Briefings als kurze Besprechungen oder Einweisungen sind heutzutage in allen Branchen gang und gäbe. In aller Regel werden die Absprachen getroffen, bevor ein Team ein Projekt bearbeitet.
Interessant zu wissen: Der Ursprung des Begriff Briefing stammt aus dem militärischen Bereich und bezeichnete ursprünglich die Lagebesprechung der militärischen Einheiten. Das genaue Gegenteil des Briefings ist das sogenannte Debriefing, in welchem nach einem Projekt oder Ereignis eine Nachbesprechung durchgeführt wird.
Warum sind Briefings so wichtig?
Gerade in der gemeinsamen Arbeit an mehreren Projekten sind Briefings unerlässlich. Durch die Aufgabenstellung und Angaben wird jeder beteiligten Person klar, wo der eigene Aufgabenbereich liegt.
Ein detailliertes Briefing sorgt für Klarheit und verhindert Missverständnisse. Durch eine gut strukturierte und transparente Kommunikation können mögliche Verzögerungen aufgrund von Unklarheiten oder Nachfragen vermieden werden. Wichtig ist dabei, für das interne Briefing alle Wünsche und Bedürfnisse zu berücksichtigen, die der Kunde bzw. Auftraggeber zuvor geäußert hat.
Was macht ein gutes Briefing aus?
Ein gutes Briefing sollte allen Beteiligten eines Projektes jederzeit Klarheit über den Aufgabenbereich vermitteln. Hochwertige Briefings zeichnen sich durch eine gewisse Transparenz aus und sind eindeutig mit Zielsetzungen und allen relevanten Informationen zum Projekt gefüllt.
Briefing Titel und Beschreibung
Auf den ersten Blick sollten alle Beteiligten durch das Briefing über den Titel und eine kurze Beschreibung aufgeklärt werden. Alle Teammitglieder können so sofort verstehen, warum sie für das jeweilige Projekt wichtig sind bzw. benötigt werden.
Beispiel:
Titel: Marketingkampagne zur Steigerung der Markenbekanntschaft
Beschreibung: Um unser neues Produkt auf dem nordamerikanischen Markt anzubieten, wollen wir verschiedene Maßnahmen zur Steigerung der Markenbekanntschaft ergreifen.
Zielgruppe und Zieldefinition
Ein wichtiger Bestandteil der Briefings ist die Definition der Ziele. Hierbei sollten Sie vor allem auf Ziele setzen, die im Nachhinein oder während des laufenden Projekts gemessen werden können. Ein Beispiel hierfür wäre das Ziel, bis Ende des laufenden Geschäftsjahres mindestens 2.000 neue Kunden über den Kanal XY zu generieren.
Hand in Hand geht mit der Definition der Ziele die Definition der Zielgruppe. Können Sie diese klar benennen, fällt es Ihrem Team deutlich leichter, die Inhalte des Projekts passend auf die Zielgruppe abzustimmen.
Sie sollten möglichst präzise versuchen zu ermitteln, welche Interessen und Wünsche Ihre Zielgruppe umtreiben. Zudem sollten Sie klassische demographische Daten wie das Alter und Geschlecht ermitteln.
Zu übermittelnde Botschaft und Tonalität
Innerhalb eines Briefings sollten Sie die zu übermittelnde Botschaft Ihres Projektes klar definieren. Sie sollten sich hierbei in die Lage Ihrer Zielgruppe versetzen. Wie würde diese auf die jeweilige Botschaft reagieren?
Je nach Projekt kann es zudem relevant sein, die Tonalität innerhalb der Vorbesprechungen festzulegen. Die Vorgaben kommen hierbei in aller Regel bereits vom Auftraggeber.
Materialien und zu erwartende Ergebnisse
Hilfreich kann es, je nach Projekt, sein, einen Überblick über die Materialien und zu erwartenden Ergebnisse zusammenzustellen. Handelt es sich zum Beispiel bei einer Werbeagentur um Werbekampagnen im Netz, können die verschiedenen Anzeigenformate definiert werden.
Gerade bei einem langfristigen Projekt ist es ratsam, die zu erwartenden Ergebnisse regelmäßig zu kontrollieren. Zum einen können Sie so herausfinden, ob das Projekt zeitlich im Rahmen ist. Zum anderen stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse nicht in eine falsche Richtung laufen.
Budget- und Zeitplanung
Bereits im Briefing können Sie das Budget für das jeweilige Projekt klar benennen. Je genauer Sie hier vorgehen, desto einfacher wird es Ihnen fallen, die Kontrolle über Ihre Finanzen zu behalten. Sie sollten so genau wie möglich wissen, welche Kosten im Verlauf des Projektes auf Sie zukommen.
Ein identisches Augenmerk sollten Sie auf die Zeitplanung des jeweiligen Projektes richten. Hilfreich für alle Teammitglieder ist es, wenn ein zeitlicher Fahrplan vorgegeben wird. Dies hilft dabei, die einzelnen Aufgaben rechtzeitig zusammenfügen zu können. Mögliche Konflikte und deren Lösungen können im Briefing bzw. dem dazugehörigen Meeting gesondert angesprochen werden.
Beteiligte Personen
Zum Standard eines jeden Briefings gehört die Auflistung der beteiligten Personen und Abteilungen des Projektes. Diese Informationen helfen in der Regel allen Abteilungen, da die passenden Ansprechpartner schnell ermittelt werden können.
Zusätzliche Details
Zusätzliche Details können Ihr Projektbriefing abrunden. In diesem Abschnitt können Sie alle weiteren Informationen liefern, die für Ihr Team möglicherweise von Bedeutung sind. So können Sie zum Beispiel die Marketingkanäle bestimmen, bestimmte No-Gos definieren oder weitere Hintergründe übermitteln.
Wann werden Briefings benötigt?
Für Briefings und Projektbesprechungen gibt es keinen festen Rahmen. Stattdessen können Sie selbst festlegen, ob und wann ein Briefing erforderlich ist. Insbesondere bei größeren Projekten, die mehrere Beteiligte umfassen oder sogar verschiedene Abteilungen umspannen, sind die Briefings oftmals unerlässlich.
Je nach Projekt, Bedeutung und Umfang können Sie zwischen mündlichen und schriftlichen Briefings unterscheiden. Für kleinere Projekte ist ein kurzes mündliches Gespräch mit dem Mitarbeiter und den wichtigsten Aufgaben möglicherweise ausreichend. Bei größeren Projekten sind die schriftlich festgehaltenen Briefings in der Regel die bessere Variante.
Welche Arten von Briefings gibt es?
In unterschiedlichen Arten und Varianten werden Briefings heute nahezu in allen Branchen und Industrien verwendet. So sind zum Beispiel Briefings im Marketingbereich gang und gäbe, um etwa neue Kampagnen auf dem Markt zu präsentieren. Alternativ gibt es Kundenbriefings, in denen die Kunden Ihnen die wichtigsten Informationen und Aufgaben vermitteln.
Die drei grundlegenden Arten der Briefings haben wir hier aufgeführt:
- Strategisches Briefing: Das strategische Briefing bezieht sich oft auf komplexe Vorgänge, die das gesamte Unternehmen betreffen. In diesen Briefings geht es oftmals darum, das Image eines Unternehmens aufzubessern oder den Konzern auf einem Markt neu zu positionieren.
- Kreatives Briefing: Das kreative Briefing baut auf dem strategischen Briefing auf. Die grobe Richtung des Unternehmens ist strategisch bereits definiert. Nun können sich kreative Köpfe an die Umsetzung von Marketingkampagnen und vielem mehr machen.
- Operatives Briefing: Ein operatives Briefing beschreibt einen Vorgang bzw. Arbeitsschritt, der als typischer Bestandteil des operativen Geschäfts bezeichnet werden kann. Da die Aufgaben im Wesentlichen bekannt sind, heben diese Briefings oftmals nur Besonderheiten hervor.
Häufige Fehler und wie man sie vermeiden kann
Das optimale Briefing zu erstellen, ist in vielerlei Hinsicht eine Sache der Erfahrung. Damit Sie möglichst gleich von Beginn an in die richtige Richtung steuern, haben wir typische Fehler im Zusammenhang mit den Briefings hier aufgelistet:
- Fehlende Angaben in der Briefing-Übersicht: Achten Sie bei der Erstellung und Besprechung darauf, dass alle wichtigen Informationen wie die Beschreibung des Arbeitsauftrags enthalten sind. Diese Angaben sollten bereits in der Übersicht auf einen Blick klar erkennbar sein.
- Unklare Formulierung der Anforderungen: Unklare Formulierungen der Anforderungen führen nicht selten zu schwerwiegenderen Folgeproblemen. Sämtliche Aufgaben und Arbeitsschritte sollten präzise und genau festgehalten werden.
- Informationen nicht gebündelt: Briefings sind immer dann attraktiv, wenn diese gebündelt alle wichtigen Informationen enthalten. Sie müssen keine ausschweifenden Erzählungen durchführen. Machen Sie prägnante und klar verständliche Angaben.
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Fazit
Ein Briefing ist insbesondere bei umfangreicheren Projekten unerlässlich. Je umfangreicher der Kreis der beteiligten Personen, desto wichtiger ist eine strukturierte Auflistung aller Anforderungen und Vorgaben. Das Briefing sollte deshalb unter anderem die Budget– und Zeitplanung, die Definition der Ziele und Zielgruppen und die Aufgabenverteilung enthalten. Zudem sollten Sie alle Beteiligten aufführen, um für eine möglichst reibungslose Kommunikation zu sorgen.
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