Ein Mitarbeitergespräch ist eine besondere Situation für Führungskräfte und Angestellte – obwohl sie im Unternehmensalltag häufig auftritt. Als Marketingleiter beispielsweise ist es völlig normal, Gespräche mit den einzelnen Mitarbeitern des Marketing-Teams zu führen.

Genau wie im privaten Umfeld stellt die Kommunikation auch im beruflichen Rahmen die Basis für jegliche Beziehung zwischen Menschen dar. Ohne die redliche Zusammenkunft erfahren wir nichts und können uns nicht mitteilen. Sie dient dem Austausch von Informationen, Befindlichkeiten, Zielen oder Erwartungen. Aus diesen Gründen ist der Wortwechsel ein existenzielles Werkzeug im Privat- und Berufsleben. Das Mitarbeitergespräch ist eine spezielle Form der Kommunikation.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Unter einem Mitarbeitergespräch verstehen Kommunikationsexperten ein Gespräch zwischen einer Führungskraft und einem Mitarbeiter. Diese Form des Gesprächs findet entweder in regelmäßigen Zeitabständen oder aber aus bestimmten Anlässen statt. Für eine gute Mitarbeiterführung stellt es einen wichtigen Baustein dar. Ein solches Gespräch ist allerdings nicht einfach nette Plauderei. Es verfolgt ganz spezielle Ziele:

• Zielvereinbarungen,
• Leistungsbeurteilungen,
• Weiterbildungen,
• Feedback,
• Entwicklungsmöglichkeiten,
• Fragen.

Die Themen beim Mitarbeitergespräch behandeln also ausschließlich Bereiche, die sich auf die Aufgaben des Mitarbeiters, seine Leistung oder seine Defizite beziehen. Insbesondere kann ein solches Mitarbeitergespräch angesetzt werden als:

• Gespräch am Ende der Probezeit,
• Kündigungsgespräch bei Vertragsbeendigung oder Auflösung,
• Kritikgespräch,
• Krankenrückkehrgespräch,
• Karrieregespräch bei geplanter Beförderung oder veränderten Aufgaben,
• Konfliktgespräch (meist moderiert zum Zweck der Analyse und Bewältigung),
• Personalentwicklungsgespräch (bei geplanten Weiterbildungen oder anderen Förderungen),
• Gehaltsgespräch.

Mitarbeitergespräch – die Herausforderung

Das Mitarbeitergespräch ist für beide Seiten meist eine Herausforderung, denn ein Gespräch auf Augenhöhe ist durch die Hierarchien oft schwierig. Die Führungskraft muss Zielvorgaben weitergeben und der Mitarbeiter empfindet diese häufig als nicht zumutbar. Dies geschieht vor allem dann, wenn das Gespräch als Bestandteil sogenannter Zielvereinbarungsprozesse angesehen wird. Im Idealfall trennt man beide Teile des Gesprächs voneinander oder bereitet das Mitarbeitergespräch so vor, dass die angestrebte Zielvereinbarung wirklich von beiden Seiten erarbeitet werden kann und nicht einfach vorgegeben ist.

Mitarbeitergespräche werden in der Regel nur einmal im Jahr angesetzt oder situationsbezogen geführt. Dabei finden eigentlich sehr viel mehr dieser Gespräche über das Jahr verteilt statt. Denn auch ein kurzes Gespräch auf dem Gang, während der Kaffeepause in der Kantine oder im Rahmen eines Mitarbeiterausfluges kann durchaus als Mitarbeitergespräch eingestuft werden. Auch hier kann es um durchaus wichtige Themen gehen, die dann aber in einem eher inoffiziellen Rahmen besprochen werden.

Das Mitarbeitergespräch planen

Geht es hingegen um sehr wichtige Themen geht, wie ein Feedback, anzusprechende Kritik oder das Ende der Probezeit, dann sollte das Gespräch tatsächlich gut vorbereitet sein, unter vier Augen und mit der notwendigen Ruhe geführt werden. Damit dies gelingt, am besten verschiedene Dinge schon vorher festlegen, die dem Mitarbeitergespräch eine entsprechende Struktur geben:

• Festlegen der organisatorischen Eckpunkte: Zeitpunkt, Ort, Dauer;
• Eingrenzen des Gesprächsinhalts;
• Festlegen der Gesprächsart (Feedback, Gehalt, Entwicklung, Kündigung).

Beim Gespräch selbst kommt es sehr auf die Kompetenz der Führungskraft an, da er das Mitarbeitergespräch lenken muss. Bei einem solchen Gespräch können sich schwierige Situationen ergeben, die nicht von Beginn an absehbar waren. Auf diese muss der Vorgesetzte klug und angemessen reagieren. Daher haben wir folgende Tipps für Sie:

1. Schaffen Sie eine gute Gesprächsatmosphäre.
2. Halten Sie sich an die vorher festgelegten Themen.
3. Kommunizieren Sie die persönliche Wahrnehmung offen und wohlwollend.
4. Zuerst loben, was es zu loben gibt.
5. Äußern Sie nach dem Lob auch Kritik offen (hier bedarf es großer Sensibilität).
6. Bleiben Sie dem Mitarbeiter gegenüber fair (fördert die Motivation).
7. Leisten Sie mit Anregungen Hilfestellung zur Verbesserung.
8. Verdeutlichen Sie durch Transparenz den Weg zur geäußerten Meinung.
9. Sprechen Sie auch „Soft Skills“, wie die soziale Kompetenz des Mitarbeiters, an.
10. Benennen Sie wichtige Ziele.
11. Kündigen Sie eine Überprüfung der getroffenen Vereinbarungen nach Ablauf einer angemessenen Frist an.
12. Halten Sie alle Ergebnisse des Mitarbeitergespräches fest (durch ein Protokoll).

Um ein Mitarbeitergespräch zu dokumentieren und die wichtigsten Fakten nachweisbar festzuhalten, eignet sich ein Protokoll, dass die Führungskraft anfertigt. Viele Unternehmen verfügen inzwischen über eigene Protokollvorlagen. Es gibt solche Muster auch im Internet als Download, diese müssen dann allerdings noch an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Im Idealfall stellt die Personalabteilung eine Protokollvorlage zur Verfügung. Ein solcher Beleg kann an den Mitarbeiter ausgehändigt werden. Auf diese Weise hat er die getroffenen Vereinbarungen zur Verfügung und kann sich um deren Umsetzung kümmern.

Mitarbeitergespräch – Die richtigen Fragen stellen

Bei einem effektiven und für beide Seiten produktiven Mitarbeitergespräch kommt es vor allem auf die richtigen Fragen an. Viele Führungskräfte nutzen feste Fragenkataloge und setzen diese bei jedem Mitarbeiter ein. Damit die Führungskraft aber wirklich aufschlussreiche Antworten erhält, sollten sich die Fragen stets an die Person anpassen, die einem im Gespräch gegenübersitzt. Trotzdem können vorformulierte Fragen zumindest ein Rahmen sein, an dem sich der Leiter orientiert. Die folgenden Fragen können ein solcher Rahmen sein:

• An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?
• Wie kommen Sie dabei voran?
• Was macht Ihnen bei Ihrer Arbeit am meisten Freude?
• Wie würden Sie die Arbeitsatmosphäre beschreiben?
• Gibt es Themen, über die Sie mit mir sprechen möchten?
• Was motiviert Sie besonders, diese Arbeit zu machen?
• Existieren Schwierigkeiten, bei denen ich Ihnen helfen kann?
• Was haben Sie in den letzten 12 Monaten bezüglich Ihrer Tätigkeit gelernt?
• In welchen Bereichen möchten Sie sich noch weiterentwickeln?
• Inwiefern kann ich Sie bei Ihrer Entwicklung unterstützen und fördern?
• Geben wir Ihnen ausreichend oft Feedback oder wünschen Sie mehr Rückmeldungen?
• Gibt es Dinge, die Sie sich von mir als Ihren Vorgesetzten wünschen?

Bei all diesen Fragen fällt auf, dass es sich um sogenannte „offene Fragen“ handelt. Der Mitarbeiter hat jeweils die Möglichkeit, ausführlich zu antworten und ist nicht auf ein Ja oder Nein beschränkt. Dadurch erhält er die Chance, mit der Führungskraft in einen echten Dialog einzusteigen und ist nicht gezwungen, jede Frage mit nur einem Wort zu beantworten. Sicher gibt es auch Themen, bei denen eine „geschlossene Frage“ ausreichend ist, in der Regel sind aber offen formulierte Fragestellungen für beide Seiten gewinnbringend.

Die Formulierung der Fragen gibt dem Mitarbeiter also einen deutlichen Hinweis darauf, ob der Leiter tatsächlich an dem, was er sagt, interessiert ist oder den Termin einfach schnell abhaken möchte.

Das schwierige Mitarbeitergespräch als Chance zur Weiterentwicklung

In manchem Mitarbeitergespräch sind die Kommunikationsfähigkeiten einer Führungskraft ganz besonders gefragt. Das schwierige Mitarbeitergespräch, in dem es beispielsweise um eine Versetzung, Kritik aufgrund schlechter Leistungen oder sogar um eine Kündigung geht, verlangt besonders viel Einfühlungsvermögen. Denn es geht dabei nicht selten um einschneidende Veränderungen. Um ein solches Mitarbeitergespräch „erfolgreich“ zu führen, bedarf es einer besonders intensiven Vorbereitung. Zu dieser gehört:

• Kenntnis aller relevanten Fakten,
• Einholen aller wichtigen Informationen (z. B. als Beleg für Fehlverhalten),
• Formulieren von Zielen (z. B. exakte Verhaltensvorgaben),
• klare Verabredung zur Überprüfung der Ziele.

Gerade bei dieser Art von Mitarbeitergesprächen ist es wichtig, dass die Führungskraft zwischen Sach- und Beziehungsebene unterscheiden kann. Manchmal muss ein schwieriges Mitarbeitergespräch mit jemandem geführt werden, der einem im Grunde sympathisch ist. Hier gilt es, auf der Sachebene zu bleiben und nicht immer wieder auf die Beziehungsebene zu wechseln. Auf diese Weise kann es erst gar nicht zu Missverständnissen kommen, die im Nachhinein zu unklaren Verabredungen führen können.

Nach dem Mitarbeitergespräch ist vor der Überprüfung

Das beste Mitarbeitergespräch ist sinnlos, wenn sich die im Gespräch getroffenen Vereinbarungen nicht überprüfen lassen. Deshalb ist es wichtig, dass die Führungskraft einige Zeit nach dem Gespräch das Protokoll noch einmal zur Hand nimmt und prüft, wie weit der Angestellte bei der Umsetzung der verabredeten Ziele vorangekommen ist. Falls die Entwicklung bis dahin nicht so verlaufen ist, wie gewünscht oder erwartet, kann es sinnvoll sein, den Mitarbeiter in seinen Vorhaben noch einmal zu stärken und falls notwendig ihn zu unterstützen.

Mitarbeitergespräch – Chance für Mitarbeiter und Führungskraft

Zwar erscheint ein Mitarbeitergespräch auf den ersten Blick als lästige Pflichtaufgabe, beinhaltet aber für den Angestellten und den Vorgesetzten die Chance, wichtige Themen anzusprechen, Probleme zu lösen und Anliegen zu kommunizieren. Dies führt in den meisten Fällen nicht nur zu einer größeren Zufriedenheit auf beiden Seiten, sondern wirkt sich aufgrund geklärter Sachverhalte, vereinbarter Ziele und größerer Motivation auch positiv auf das ganze Unternehmen aus. Insofern ist das Mitarbeitergespräch ein sinnvolles Instrument der Personalführung.