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Das agile Marketing-Meeting – 10 Tipps für mehr Effizienz in Meetings!

Jetzt mal ganz ehrlich, wie viele Stunden haben Sie schon in Meetings verbracht und haben sich anschließend gedacht: was für eine Verschwendung! Was mach ich hier eigentlich? Musste das sein?

Fast jedem ergeht es so und trotzdem sind wir auf Meetings angewiesen. Das muss nicht so sein! Und was ist der Schlüssel zu einer produktiven Besprechung statt Zeitverschwendung? Organisation. Mit einer effizienten Gestaltung eines Marketing-Meetings lässt sich die Anzahl der Besprechungen, die unproduktiv sind und kein Mehrwert liefern, reduzieren. Denn die Optimierung Ihrer Besprechung wirkt sich nicht nur positiv auf Teams aus, sondern sogar auf die gesamte Organisation.

Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, um den Wert der von uns veranstalteten Marketing-Meetings zu verbessern. Wir haben für Sie 10 einfache, aber effiziente Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre nächstes agile Meeting zu planen und erfolgreicher zu gestalten. Hier sind unsere 10 Lieblingstipps.

Meeting-Tipp Nr. 1: Warum muss das Meeting eigentlich sein

Fragen Sie sich, warum Sie das Meeting abhalten. Liegt es daran, dass Sie es immer haben? Ist es notwendig oder hat es seinen Nutzen oder Zweck überlebt? Eine abgesagte Besprechung ist viel besser als eine, bei der alle Zeit verlieren. Nur wenn Sie ein wirkliches Ziel haben, können Sie ihr Marketing-Meeting auch effizient gestalten. Mit unserem Workshop Canvas planen wir zumindest besondere Workshops & Marketing-Meetings.

Workshop Canvas

Meeting-Tipp Nr. 2: Laden Sie die richtigen Personen zum Meeting ein

Weniger ist mehr, wenn es um Meetings geht: Sie müssen nicht jeden einladen. Meetings sind teuer und blockieren oftmals produktive Ressourcen. Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, um so unproduktiver wird es. Fragen Sie sich, warum jeder Mensch da ist und welche Rolle er spielt. Wenn sie keine Rolle haben oder wenn ihre Rolle von einer besser geeigneten Person wahrgenommen wird, laden Sie sie nicht ein (wahrscheinlich werden sie sich bei Ihnen bedanken). Laden Sie sich selber auch nicht zu jedem Meeting ein. Es sei denn Sie wollen eine aktive Rolle spielen und sich einbringen. Wenn wichtige Entscheidungsträger oder Stakeholder es nicht zu Ihrer Besprechung schaffen, sollten Sie eine Verschiebung in Betracht ziehen. Es hat keinen Sinn, eine Besprechung abzuhalten, um sie erneut durchzuführen, wenn alle verfügbar sind.

Meeting-Tipp Nr. 3: Geben Sie an, welche Art von Besprechung Sie haben

Es gibt unterschiedliche Arten von Besprechungen. Klären Sie vorher um welche Art von Meeting es sich handelt. Dann ist der Ablauf auch klar und Beteiligte können sich darauf optimal vorbereiten.

Prinzipiell gibt es folgende Besprechungen:

  • Regelmäßige Besprechungen mit kleiner Teilnehmeranzahl
  • Formelle Meetings mit einer großen Teilnehmerzahl
  • Ad-hoc Besprechungen mit kleiner Teilnehmerzahl

Man kann natürlich auch noch Check-in / Check-up Mettings, Projekt-Status-Meetings, Steuerungs-Meetings und Strategie-Meetings unterscheiden. Egal welche Terminologie Sie haben, machen Sie nur allen Teilnehmern vorher transparent, um was für ein Meeting es sich handelt.

Meeting-Tipp Nr. 4: Fügen Sie der Besprechungseinladung eine Tagesordnung hinzu

Eine Agenda ermöglicht es den Menschen, sich auf das Meeting vorzubereiten, anstatt erst im Meeting sich auf das Thema einzulassen. Die meisten Menschen bevorzugen eine klare Struktur in Meetings. Dabei sollte natürlich auch die TIME-BOX, also die Meetingdauer klar sein.

Wir finden diese Strukturabbildung sehr hilfreich. Statten Sie alle Meetingräume damit aus. Dann geht es einfacher!

Team

PS: Danke an das Team von YouMagnus  für die Abbildung.

Meeting-Tipp Nr. 5: Machen Sie sich gemeinsam Notizen

Wenn jeder seine eigenen Notizen macht, kann dies zu Verwirrung führen, da jeder Teilnehmer möglicherweise andere Dinge hört und für wichtig erachtet. Machen Sie sich stattdessen gemeinsam Notizen. Wir arbeiten zum Beispiel mit Collaborationslösungen wie Nureva SPAN, Microsoft OneNote und Microsoft Tasks in den verschiedenen Meetingsituationen. Damit stellen wir sicher, dass jeder im Meeting direkt sieht was notiert wird und jeder erhält direkt ein (digitalbasiertes) Protokoll. Damit sind

(I) Informationen,

(E) Entscheidungen und

(A) Aufgaben für jeden transparent.

Für wiederkehrende Besprechungen (z.B. Daily SCRUM Meeting) benutzen wir dasselbe Dokument. So kann man immer wieder auf die Besprechungsinfos der Vergangenheit zugreifen. Die neuesten Inhalte werden immer an den Anfang des Dokumentes gesetzt.

Kleiner Tipp: Oft wird die Rolle des Protokollschreibens an Frauen delegiert. Das ist ein No-Go! Lassen sie die Protokollschreiber-Rolle rotieren. Das Aufnehmen von Notizen sollte eine gemeinsame Verantwortung sein.

Meeting-Tipp Nr. 6: Beginnen und enden Sie pünktlich (Timeboxing)

Es gibt unzählige Gründe, warum Meetings zu spät beginnen, aber es kommt viel zu oft vor. Verspätete Besprechungen in den frühen Morgenstunden können zu einem Kaskadeneffekt führen, der sich auf den Zeitplan aller Teilnehmer für den Rest des Tages auswirkt. Respektieren Sie Ihre Kollegen, indem Sie pünktlich beginnen und pünktlich enden.

Meeting-Tipp Nr. 7: Beenden Sie das Meeting mit einem Zeitfenster, um den Maßnahmenplan zu klären

Beenden Sie ein Meeting nicht, ohne zuvor Aktionselemente festgelegt zu haben. Wenn Sie am Ende des Meetings Zeit haben, um Aktionen festzulegen und Verantwortungen zuzuweisen, dann haben Sie ein direktes Commitment von den Teilnehmern. Der Microsoft Planner ist sehr gut geeignet, um direkt die Aufgaben transparent zuzuordnen, mit Prioritäten und Zuständigkeiten auszustatten.

Meeting-Tipp Nr. 8: Schalten Sie die Kameras standardmäßig ein, einschließlich der Personen, die sich mit Ihnen im Raum befinden

Hybride Meetings sind immer häufiger an der Tagesordnung und bieten Vorteile. Zeitersparnisse, weniger Reisezeiten und Reisekosten und im Zeitalter von standortübergreifenden Teams ein echte Alternative. Nutzen Sie moderne Tools wie Zooms oder Microsoft Teams und schalten Sie immer die Kameras ein. So sind die Teilnehmer auch immer mit dabei und niemand kann sich „ausklinken“.

Meeting-Tipp Nr. 9: Wirkung statt Output

Wenn Sie regelmäßige Besprechungen mit demselben Team führen, finden Sie heraus, wie Sie gemeinsam mehr Wirkung entfalten. Es geht nicht darum möglichst viele Aktivitäten in einem Meeting zu produzieren. Es sollten sich auf die reduziert und fokussiert werden, die auch eine Wirkung produzieren.

Wir finden den Mobius Loop hier ganz hilfreich.

Meeting-Tipp Nr.10: Überprüfen Sie den Wert des Meetings und suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten

Die gesamten Tipps helfen nur, wenn Sie auch richtig umgesetzt werden. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Meetings im Marketing und Vertrieb. Macht das Sinn? Sind die Meetings wertvoll? Sind wir alle mit dem Outcome zufrieden?

Ein einfaches Feedback erhalten wir durch eine Stimmungsabfrage. Wie geht es den einzelnen, was ist für ihn/ Sie gut und was können wir tun, um die Situation zu verbessern.

Sie möchten sich oder Ihre Mitarbeiter im Bereich Marketing und Vertrieb weiterbilden? Nehmen Sie Kontakt mit unserem Weiterbildungsexperten auf!

Jonas Gran

Herr Jonas Gran

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 17
Fax: +49 (0)221 - 99 555 10 77
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Seminar Agiles Marketing - Methoden und Tools

Sie möchten in Ihrem Unternehmen agile Marketingmethoden erfolgreich umsetzen? Dann ist unser Seminar Agiles Marketing - Methoden und Tools das richtige für Sie! Informieren Sie sich jetzt über die genauen Termine und die Inhalte:

Fazit

Schlechte Marketing-Meetings kosten Zeit, sind ineffizient und haben negative Auswirkungen auf das Arbeitsklima. Trotzdem bleiben Besprechungen fester Bestandteil des Arbeitsalltags und sind wichtig für interne Abstimmungen, Ideenkreation sowie Aufgabenverteilungen und sollten daher gut organisiert und strukturiert sein.

Wie? Schon 10 Tipps fertig? Wir könnten noch weitere nennen. Doch welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Was wäre Ihr Lieblingstipp für bessere Meetings? Nutzen Sie doch das Kommentarfeld für mehr Tipps, um auch im Jahr 2020 mehr Perfomance hinzubekommen.

#meeting #arbeitssorganisation #produktivität #effizienz

Brown Bag Session: Der Trend aus Amerika

Eine Brown Bag Session, gelegentlich auch Brown Bag Meeting genannt, ist ein informelles Treffen während der Mittagszeit. Die Grundidee ist, in einer eher lockeren Atmosphäre, zum Beispiel während einer Pause, einen Vortrag oder ein Referat zu halten. Der Begriff „Brown Bag“ kommt aus dem amerikanischen Sprachgebrauch und steht für eine „Tüte“ mit Essen. In Amerika ist es üblich, sein Mittagessen in einer braunen Papiertüte mit ins Unternehmen oder in die Schule, Hochschule etc. zu nehmen. Es ist daher eher üblich, zu einer Brown Bag Session sein eigenes Mittagessen mitzubringen. Gelegentlich wird im geschäftlichen Umfeld auch in ein Restaurant eingeladen und der Veranstalter oder das Management übernimmt dann die Verpflegung.

Brown Bag Session Vortrag

Während einer Brown Bag Session werden eher Themen transportiert, die zum Diskutieren anregen sollen und damit aus dem üblichen Rahmen fallen. Dementsprechend werden keine tagesaktuellen Angelegenheiten besprochen! Üblicherweise werden Brown Bag Sessions mit 10 bis 30 Personen geplant.

Ursprung der Brown Bag Sessions

Not macht erfinderisch. Diese alte Weisheit hat sich über die Jahre hin bereits mehrmals bewahrheitet. In Zeiten von kleinen Budgets für Konferenzen und Veranstaltungen in Unternehmen etabliert sich momentan eine neuartige Form des klassischen Meetings. Wie so häufig bei neuen Trends, kommt auch der Trend der Brown Bag Sessions aus den USA. Diese spezielle Form des Meetings zeichnet sich durch die meist entspannte Atmosphäre aus, in welcher eine solche Session stattfindet. Eine Besonderheit dieser Veranstaltungen ist der zeitliche Umfang. Die meisten Brown Bag Sessions werden in einem zeitlichen Rahmen von einer Stunde gehalten. Dabei stehen vor allem die anschließende Diskussion und der Meinungsaustausch zu aktuellen Themen im Vordergrund. Somit nutzt der Mitarbeiter seine Pausenzeit effektiv, um sich mit aktuellen Problem- und Fragestellungen auseinander zu setzen.

Anwendungsbereiche der Brown Bag Session

Die Meetingform Brown Bag Session kann in verschiedenster Weise vom Management angewendet werden. Sie wird einzig und allein durch den zeitlichen Rahmen eingegrenzt. Ein solches Meeting kann in erster Linie dazu beitragen, interessierten Mitarbeitern aktuelle Informationen zu einem marktrelevanten Trend oder Thema zu liefern. Dabei dient sie als Einstieg in eine neue Thematik. Durch die anschließende Diskussion schafft man zusätzlich eine Plattform, auf der die Meinungen der Teilnehmer ausgetauscht werden und neue Ideen entwickelt werden können. Eine Brown Bag Session kann sowohl intern als auch extern veranstaltet werden. Entscheidend hierbei ist vor allem die Auswahl des Themas. Erfahrungsberichte aus den USA haben gezeigt, dass sich Brown Bag Sessions besonders dazu eignen, um Abteilungen, Teams oder das Management auf ein neues Projekt einzustimmen. Die Brown Bag Session als lockeres „Kick-Off“ bietet den Vorteil, dass die Teilnehmer des Meetings unbewusst für eine Thematik sensibilisiert werden und bereits erste Informationen in entspannter Atmosphäre sammeln und sich im Team darüber austauschen können. Erfahrungen zufolge entstehen bei den Brown Bag Meetings kreativere Ergebnisse und bessere Lerneffekte. Auch an Universitäten und in anderen Bildungseinrichtungen finden Brown Bag Sessions immer häufiger Verwendung. Studenten als Teilnehmer können sich so über aktuelle Themen ihrer Umwelt informieren und Meinungen austauschen. Grade der Meinungsaustausch während der Meetings ist bei Brown Bag Sessions ein wichtiges Ziel, um durch die Anschlussdiskussion neue Standpunkte zu erläutern, Möglichkeiten abzuwägen und Problemansätze zu finden.

Business Model Canvas Seminar

Da sich momentan stetig Technologien und auch Kundenerwartungen verändern, werden Unternehmen immer wieder mit neuen Herausforderungen konfrontiert. In unserem Business Model Canvas Seminar erfahren Sie alles über innovative Geschäftsmodelle.

Legende:
Freie Plätze vorhanden.
Nur noch wenige Plätze frei!
Leider ausgebucht.

Durchführung einer Brown Bag Session

Durchführung einer Brown Bag Session

Ähnlich zu einem Seminar oder Vortrag gibt es bei Brown Bag Sessions oft einen Präsentator. Dieser Vortragende kann zusätzlich durch einen Beamer und eine entsprechende Präsentation unterstützt werden. Abhängig von der Zahl der Teilnehmer und anderer Faktoren gibt es drei verschiedene Formen zur Durchführung eines solchen Meetings. Zum einen gibt es die Seminarform. Bei dieser präsentiert ein Sprecher der Gruppe die neue Thematik. Hierbei steht vor allem die Information der Teilnehmer im Fokus. Zum anderen gibt es noch die Form der Kleingruppen. Diese wird durchgeführt, damit sich jeder im Team einbringen kann. Ein Thema kann dabei kommentiert und diskutiert werden. Des Weiteren kann sie als Möglichkeit des Brainstormings genutzt werden, um Ideen im engen Kontakt zu ergänzen und zu vervollständigen. Die dritte Form eines Brown Bag Seminars ist eine Kombination aus beiden. Bei dieser beliebten Form der Durchführung können der Gruppe zuerst Informationen zu einem Thema präsentiert und später in den Kleingruppen diskutiert werden.

Brown Bag Session im Web

Eine Brown Bag Session kann offline als entspannte, schnelle Meeting-Alternative ausgerichtet werden aber auch als Online-Variante z.B. in Form eines Webinars. Besonders diese Form der Informations- und Diskussionsveranstaltung erfreut sich wachsender Beliebtheit. Die Online-Variante der Brown Bag Session hat den zusätzlichen Vorteil, dass eine Vielzahl von Menschen die sich an unterschiedlichen Orten befinden, zu einem bestimmten Zeitpunkt, sich über ein Thema informieren und anschließend geschlossen in dieser Gruppe über das Thema diskutieren und sich austauschen können. Gerade in der Mittagspause surfen viele Mitarbeiter im Netz und informieren sich über diverse Dinge. Brown Bag Sessions ermöglichen es den Nutzern, sich gezielt für den Zeitraum von ca. 1 Stunde über ein Thema zu informieren.

MPI Dialog Tag – The German Meetings- & Events Conference

Modern. Anders. Innovativ. So präsentiert sich die Deutsche Meetings & Events Conference.

Der Dialog Tag ist eine jährlich stattfindende Konferenz, die von MPI Germany, dem weltweit größten Verband der Meeting- und Event-Industrie, in Kooperation mit dem Congress Center Essen, veranstaltet wird. Der Fokus liegt insbesondere auf innovativem Meeting Design, alternativen Lernstrategien sowie neuartigen Technologien.

Der Dialog Tag bietet Meeting- und Event-Profis, aber auch Marketing- und Kommunikations-Experten die Gelegenheit, das eigene professionelle Anforderungsprofil zu schärfen und die eigene Karriere voran zu treiben. Meeting Professionals können Konzepte in einer Test-Umgebung kennen lernen und prüfen. In enger Kooperation mit dem Congress Center Essen kann man in zahlreichen Konferenzräumen, im FutureVillage oder im MPI Café Konferenzen der etwas anderen Art erleben.

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