Jetzt mal ganz ehrlich, wie viele Stunden haben Sie schon in Meetings verbracht und haben sich anschließend gedacht: was für eine Verschwendung! Was mach ich hier eigentlich? Musste das sein?

Fast jedem ergeht es so und trotzdem sind wir auf Meetings angewiesen. Das muss nicht so sein! Und was ist der Schlüssel zu einer produktiven Besprechung statt Zeitverschwendung? Organisation. Mit einer effizienten Gestaltung eines Marketing-Meetings lässt sich die Anzahl der Besprechungen, die unproduktiv sind und kein Mehrwert liefern, reduzieren. Denn die Optimierung Ihrer Besprechung wirkt sich nicht nur positiv auf Teams aus, sondern sogar auf die gesamte Organisation.

Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, um den Wert der von uns veranstalteten Marketing-Meetings zu verbessern. Wir haben für Sie 10 einfache, aber effiziente Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre nächstes agile Meeting zu planen und erfolgreicher zu gestalten. Hier sind unsere 10 Lieblingstipps.

Meeting-Tipp Nr. 1: Warum muss das Meeting eigentlich sein

Fragen Sie sich, warum Sie das Meeting abhalten. Liegt es daran, dass Sie es immer haben? Ist es notwendig oder hat es seinen Nutzen oder Zweck überlebt? Eine abgesagte Besprechung ist viel besser als eine, bei der alle Zeit verlieren. Nur wenn Sie ein wirkliches Ziel haben, können Sie ihr Marketing-Meeting auch effizient gestalten. Mit unserem Workshop Canvas planen wir zumindest besondere Workshops & Marketing-Meetings.

Meeting-Tipp Nr. 2: Laden Sie die richtigen Personen zum Meeting ein

Weniger ist mehr, wenn es um Meetings geht: Sie müssen nicht jeden einladen. Meetings sind teuer und blockieren oftmals produktive Ressourcen. Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, um so unproduktiver wird es. Fragen Sie sich, warum jeder Mensch da ist und welche Rolle er spielt. Wenn sie keine Rolle haben oder wenn ihre Rolle von einer besser geeigneten Person wahrgenommen wird, laden Sie sie nicht ein (wahrscheinlich werden sie sich bei Ihnen bedanken). Laden Sie sich selber auch nicht zu jedem Meeting ein. Es sei denn Sie wollen eine aktive Rolle spielen und sich einbringen. Wenn wichtige Entscheidungsträger oder Stakeholder es nicht zu Ihrer Besprechung schaffen, sollten Sie eine Verschiebung in Betracht ziehen. Es hat keinen Sinn, eine Besprechung abzuhalten, um sie erneut durchzuführen, wenn alle verfügbar sind.

Meeting-Tipp Nr. 3: Geben Sie an, welche Art von Besprechung Sie haben

Es gibt unterschiedliche Arten von Besprechungen. Klären Sie vorher um welche Art von Meeting es sich handelt. Dann ist der Ablauf auch klar und Beteiligte können sich darauf optimal vorbereiten.

Prinzipiell gibt es folgende Besprechungen:

• Regelmäßige Besprechungen mit kleiner Teilnehmeranzahl
• Formelle Meetings mit einer großen Teilnehmerzahl
• Ad-hoc Besprechungen mit kleiner Teilnehmerzahl

Man kann natürlich auch noch Check-in / Check-up Mettings, Projekt-Status-Meetings, Steuerungs-Meetings und Strategie-Meetings unterscheiden. Egal welche Terminologie Sie haben, machen Sie nur allen Teilnehmern vorher transparent, um was für ein Meeting es sich handelt.

Meeting-Tipp Nr. 4: Fügen Sie der Besprechungseinladung eine Tagesordnung hinzu

Eine Agenda ermöglicht es den Menschen, sich auf das Meeting vorzubereiten, anstatt erst im Meeting sich auf das Thema einzulassen. Die meisten Menschen bevorzugen eine klare Struktur in Meetings. Dabei sollte natürlich auch die TIME-BOX, also die Meetingdauer klar sein.

Wir finden diese Strukturabbildung sehr hilfreich. Statten Sie alle Meetingräume damit aus. Dann geht es einfacher!

PS: Danke an das Team von YouMagnus  für die Abbildung.

Meeting-Tipp Nr. 5: Machen Sie sich gemeinsam Notizen

Wenn jeder seine eigenen Notizen macht, kann dies zu Verwirrung führen, da jeder Teilnehmer möglicherweise andere Dinge hört und für wichtig erachtet. Machen Sie sich stattdessen gemeinsam Notizen. Wir arbeiten zum Beispiel mit Collaborationslösungen wie Nureva SPAN, Microsoft OneNote und Microsoft Tasks in den verschiedenen Meetingsituationen. Damit stellen wir sicher, dass jeder im Meeting direkt sieht was notiert wird und jeder erhält direkt ein (digitalbasiertes) Protokoll. Damit sind

(I) Informationen,

(E) Entscheidungen und

(A) Aufgaben für jeden transparent.

Für wiederkehrende Besprechungen (z.B. Daily SCRUM Meeting) benutzen wir dasselbe Dokument. So kann man immer wieder auf die Besprechungsinfos der Vergangenheit zugreifen. Die neuesten Inhalte werden immer an den Anfang des Dokumentes gesetzt.

Kleiner Tipp: Oft wird die Rolle des Protokollschreibens an Frauen delegiert. Das ist ein No-Go! Lassen sie die Protokollschreiber-Rolle rotieren. Das Aufnehmen von Notizen sollte eine gemeinsame Verantwortung sein.

Meeting-Tipp Nr. 6: Beginnen und enden Sie pünktlich (Timeboxing)

Es gibt unzählige Gründe, warum Meetings zu spät beginnen, aber es kommt viel zu oft vor. Verspätete Besprechungen in den frühen Morgenstunden können zu einem Kaskadeneffekt führen, der sich auf den Zeitplan aller Teilnehmer für den Rest des Tages auswirkt. Respektieren Sie Ihre Kollegen, indem Sie pünktlich beginnen und pünktlich enden.

Meeting-Tipp Nr. 7: Beenden Sie das Meeting mit einem Zeitfenster, um den Maßnahmenplan zu klären

Beenden Sie ein Meeting nicht, ohne zuvor Aktionselemente festgelegt zu haben. Wenn Sie am Ende des Meetings Zeit haben, um Aktionen festzulegen und Verantwortungen zuzuweisen, dann haben Sie ein direktes Commitment von den Teilnehmern. Der Microsoft Planner ist sehr gut geeignet, um direkt die Aufgaben transparent zuzuordnen, mit Prioritäten und Zuständigkeiten auszustatten.

Meeting-Tipp Nr. 8: Schalten Sie die Kameras standardmäßig ein, einschließlich der Personen, die sich mit Ihnen im Raum befinden

Hybride Meetings sind immer häufiger an der Tagesordnung und bieten Vorteile. Zeitersparnisse, weniger Reisezeiten und Reisekosten und im Zeitalter von standortübergreifenden Teams ein echte Alternative. Nutzen Sie moderne Tools wie Zooms oder Microsoft Teams und schalten Sie immer die Kameras ein. So sind die Teilnehmer auch immer mit dabei und niemand kann sich „ausklinken“.

Meeting-Tipp Nr. 9: Wirkung statt Output

Wenn Sie regelmäßige Besprechungen mit demselben Team führen, finden Sie heraus, wie Sie gemeinsam mehr Wirkung entfalten. Es geht nicht darum möglichst viele Aktivitäten in einem Meeting zu produzieren. Es sollten sich auf die reduziert und fokussiert werden, die auch eine Wirkung produzieren.

Wir finden den Mobius Loop hier ganz hilfreich.

Meeting-Tipp Nr.10: Überprüfen Sie den Wert des Meetings und suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten

Die gesamten Tipps helfen nur, wenn Sie auch richtig umgesetzt werden. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Meetings im Marketing und Vertrieb. Macht das Sinn? Sind die Meetings wertvoll? Sind wir alle mit dem Outcome zufrieden?

Ein einfaches Feedback erhalten wir durch eine Stimmungsabfrage. Wie geht es den einzelnen, was ist für ihn/ Sie gut und was können wir tun, um die Situation zu verbessern.

Seminar Agiles Marketing - Methoden und Tools

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Fazit

Schlechte Marketing-Meetings kosten Zeit, sind ineffizient und haben negative Auswirkungen auf das Arbeitsklima. Trotzdem bleiben Besprechungen fester Bestandteil des Arbeitsalltags und sind wichtig für interne Abstimmungen, Ideenkreation sowie Aufgabenverteilungen und sollten daher gut organisiert und strukturiert sein.

Wie? Schon 10 Tipps fertig? Wir könnten noch weitere nennen. Doch welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Was wäre Ihr Lieblingstipp für bessere Meetings? Nutzen Sie doch das Kommentarfeld für mehr Tipps, um auch im Jahr 2020 mehr Perfomance hinzubekommen.

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