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Jahresplanung – Erfolge kontrollieren und Unternehmensziele neu ausrichten

Jahresplanung für 2021? Das bringt doch nichts – wer weiß schon, wie sich die aktuelle Situation entwickelt. Stimmt das? Nicht ganz – eine Jahresplanung kann auch agil gestaltet werden und hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele effizient zu verwirklichen. Viele Unternehmen sind der Meinung, ihre Branche sei generell zu kompliziert und der Markt nicht ausreichend vorhersehbar, um effizient vorauszuplanen. Aus diesem Grund wird eine Jahresplanung immer mehr zur Seltenheit. Insbesondere in diesen Zeiten und im Hinblick auf die aktuelle Corona-Pandemie steht allerdings fast jedes Unternehmen vor dem Problem, nicht zu wissen, wie es weitergeht. Wir befinden uns aktuell wieder in einem Lockdown, der auch im unternehmerischen Kontext viele Fragen aufwirft – wie wird sich die Wirtschaft entwickeln? Welchen Herausforderungen muss sich Ihr Unternehmen weiterhin stellen? All das sind Fragen, die nicht oder nur bedingt beantwortbar sind – Marketing in Krisenzeiten ist eine Challenge für fast jedes Unternehmen und wirft viele strategische Fragen auf.

Das ist jedoch kein Grund für Unternehmen, nicht zu planen – im Gegenteil: eine Jahresplanung ist umso notwendiger! Allerdings ist eine fixe und endgültig festgelegte Jahresplanung veraltet. Stattdessen hilft Ihnen eine agile Planung dabei, langfristige Erfolge zu erzielen. Es geht nicht um die Festlegung konkreter Maßnahmen, sondern um die Definitionen realisierbarer Ziele und deren strategische Planung sowie Umsetzungsmöglichkeiten. Allerdings können und müssen Sie regelmäßige Anpassungen vornehmen. Klar, eine Jahresplanung kostet Zeit – aber wir zeigen Ihnen, warum es sich lohnt, diese zu investieren.

Strategische Jahresplanung

Definition – was fällt alles unter eine Jahresplanung?

Häufig wird gegen Ende des Jahres noch einmal das Tempo angezogen und teilweise versucht, alle Jahresziele in einem Monat abzuarbeiten. Das ist meist wenig zielführend. Ein Grund dafür kann eine fehlende Unternehmensstrategie oder eine unvollständig konkretisierte Planung darstellen. Die Jahresplanung beinhaltet die Definition und Spezifikation übergeordneter Unternehmensziele und strukturiert darauf aufbauend verschiedene Maßnahmen und Projekte.

Eine effiziente Jahresplanung setzt sich aus Retrospektion, prospektiver Antizipation sowie regelmäßiger Anpassung zusammen. Elementar für jede Jahresplanung ist über die Definition von Jahreszielen hinausgehend auch das Aufsplitten in jeweilige Teilziele. Damit bauen Sie ein Fundament für unternehmerisches Wachstum und Fortschritt. So können Sie vermeidbare Fehler frühzeitig identifizieren und notwendige Prozesse im Vorfeld organisieren.

Business Development Manager

Warum ist eine Jahresplanung sinnvoll? – Chancen und Möglichkeiten

Strukturierte Jahresplanungen ersparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern unnötigen Stress zum Jahresende und sorgen dafür, dass Sie die letzten Tage des Jahres ganz entspannt genießen können. Aber natürlich ist das nicht der ausschlaggebende Punkt – Jahresplanungen dienen dazu, den Überblick zu behalten und sich die Jahresziele strukturiert vor Augen zu führen. Diese Organisation ist das Manifest der Erreichung langfristiger Erfolge. Ohne Zweifel hielt dieses Jahr aufgrund der Pandemie einige Stolperfallen und unvorhersehbare Rahmenbedingungen für die meisten von uns bereit, weshalb es dazu gekommen sein kann, dass Ziele nicht erreicht wurden. Eine adaptive und agile Jahresplanung kann aber grundsätzlich Licht ins Dunkle bringen und Sie grob auf auftretende bzw. kommende Herausforderungen und Aufgaben vorbereiten.

Der Markt wächst stetig und der Konkurrenzdruck ist so hoch wie noch nie, Herausforderungen stellen sich jedem Unternehmen und die Komplexität steigt. Eine raffinierte Strategie und Planung mit regelmäßigen Erfolgskontrollen und Aktualisierungen leisten den Beitrag zur Entwicklung eines erfolgreichen sowie agilen Business-Plan und dienen als Wegweiser. Dabei sollten Sie sich folgende zentrale Fragen stellen und in Ihrem Jahresplan festhalten bzw. für den nächsten Jahresplan berücksichtigen:

Wie lief dieses Jahr gut und worin waren Sie erfolgreich? Was wurde im letzten Jahr vernachlässigt oder nicht ausreichend berücksichtigt? Was sollte in Zukunft anders gemacht werden? Wo sehen Sie Optimierungspotenziale? Waren die festgesetzten Ziele erreichbar? Falls ja, ist da noch Luft nach oben? Können Sie Ihre Ziele im nächsten Jahr erweitern und ausbauen? Falls nein, woran kann das gelegen haben? Haben Sie sich zu hohe Ziele gesteckt? Oder gab es andere Probleme? Welche Ziele können sie für das nächste Jahr ableiten?

Die Jahresplanung dient der Bewertung vorangegangener Jahre und darauf aufbauend der Einschätzung zukünftiger Unternehmensziele. Sie fungiert als eine Art Erfolgskontrolle bzw. Controlling-Möglichkeit und gleichzeitig als systematische Planung und Entwicklung neuer Strategien und Umsetzungsmöglichkeiten für das neue Jahr.

Seminar Strategisches Marketing

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Planungsebenen der Jahresplanung – Spezifikation des Prozesses

Was fällt alles unter die Jahresplanung? Was genau muss geplant werden und wie sieht die Erstellung und Organisation aus? Eine Jahresplanung umfasst längst nicht mehr nur die typische Budgetplanung und konkrete Zahlen, die dann in irgendein Excel Sheet eingetippt und letztlich nicht weiter genutzt werden. Auch langfristige Planungen, beispielsweise im Sinne eines 7-Jahres-Plans, sind nicht mehr up-to-date und für die meisten Unternehmen kaum nutzbar. Der Kern einer professionellen Jahresplanung umfasst die Formulierung möglichst realistischer Prognosen – Ziele werden definiert und anhand einer systematischen Planung sowie zielführenden Strategie erreichbar gemacht. Für eine effiziente Vorgehensweise sollten Sie Ihren Business-Plan auf verschiedenen Ebenen realisieren und bestimmte Aspekte unbedingt abdecken.

Jahresplanung

Jahresplanung – mit der richtigen Content Planung keine Ereignisse verpassen

Jahresplanungen erweisen sich vor allem in der Planung inhaltlicher Themenbereiche bzw. direkt für das Content Marketing als besonders sinnvoll. Mithilfe einer effizienten Jahresplanung können Sie Ihren Content optimal auf das ganze Jahr abstimmen.

Schauen Sie sich zu Beginn an, welche Anlässe wann stattfinden und welche Feiertage wie liegen. Wann ist Muttertag? Was passt thematisch zu Ostern? Welcher Content passt besser in den Sommer als in den Winter? Anhand der Jahresplanung strukturieren Sie Ihren Content und passen diesen an die jeweiligen Ereignisse und Rahmenbedingungen an. Das heißt, Sie strukturieren und sammeln Ihre Content Ideen und planen im Vorfeld, welches Thema zu welchem Monat oder Tag im Jahr passt.

Durch die Ausrichtung und Planung Ihres Contents ersparen Sie sich Stress und Druck. Aber was noch viel wichtiger ist: Sie optimieren Ihre Angebote und passen diese an ihre Umgebung an. Sogenannte Saisonkalender können Ihnen helfen, vorausschauend zu planen. Halten Sie die wichtigsten Ereignisse fest und richten Sie Ihre Themen daran aus. Was können Sie passend zum Oktoberfest machen? Wann ist die Champions League oder sogar die EM bzw. WM? Wohin passt Ihr Angebot am besten? Zu welchem Zeitpunkt sollten Sie wichtige Kampagnen starten? Wie viel Zeit benötigen diese Kampagnen und wann sollten Sie mit der Vorbereitung beginnen? All das können Sie mithilfe einer Content-Jahresplanung antizipieren und im Vorfeld festlegen. So verpassen Sie keine Ereignisse mehr und sind bei jedem Event bestens vorbereitet!

Seminar Content Marketing

In unserem Seminar Content Marketing lernen Sie, wie Sie Ihre Content Marketing Strategie ausarbeiten und konkret umsetzen. Unsere erfahrenen Fachexperten zeigen Ihnen zudem hilfreiche Tools und zahlreiche Beispiele aus der Praxis. Informieren Sie sich über genaue Inhalte und die aktuellen Termine:

Strategie Development Canvas

Der Strategie Development Canvas des DIM hilft Ihnen dabei, in Ihre Jahresplanung Struktur zu bringen. Mithilfe des Canvas können Sie die verschiedenen Komponenten und Ebenen strukturiert abbilden und so besser aufeinander abstimmen.

1. Vision

Was möchten Sie erreichen? Wo sehen Sie Ihr Unternehmen langfristig? Was ist Ihr Idealbild? Was machen Sie, warum machen Sie das und für wen machen Sie das? All diese Fragen bilden das Vision-Statement Ihres Unternehmens. Die Vision steht für Ihre langfristigen Ziele und das Idealbild Ihres Unternehmens. Halten Sie in diesem Abschnitt fest, welche Absichten Ihr Unternehmen verfolgt. Die Vision stellt den Sinn und Nutzen der Arbeit für Ihre Mitarbeiter dar und beschreibt das gewünschte Zukunftsbild des Unternehmens.

2. Mission

Die Mission umfasst die Werte Ihres Unternehmens sowie dessen gesellschaftlichen Nutzen. Wie sieht es gegenwärtig bei Ihnen aus? Wofür stehen Sie? Welcher gesellschaftlicher Nutzen geht von Ihrem Unternehmen aus? Warum gibt es Ihr Unternehmen? Die Mission beschreibt den Unternehmensgrundsatz und die Leitlinien. Halten Sie fest, welchen Mehrwert Sie Ihren Kunden liefern und welches Leitbild Sie verfolgen.

3. Strategische Ziele

In diesem Abschnitt konkretisieren Sie die Grundsätze Ihrer Vision und Mission. Dadurch schaffen Sie die Rahmenbedingungen für das weitere Vorgehen. Welche Teilziele verfolgen Sie? Welche konkreten Ziele möchten Sie im nächsten Jahr umsetzen? Definieren Sie Ihr Ziele und richten Sie Ihre Maßnahmen an diesen langfristig gesetzten Unternehmenszielen aus.

5. Geschäftsfeld

In diesem Feld bilden Sie Ihr Kundensegment ab. Wen möchten Sie erreichen? Wer ist Ihre Zielgruppe? Halten Sie zudem fest, in welches Geschäftsfeld bzw. -segment Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gehört? Wo befindet sich Ihr Unternehmen? Welche Technologie nutzen Sie? Definieren Sie Ihr Geschäftsfeld möglichst konkret und führen Sie sich die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Zielgruppe vor Augen.

6. Strategisches Muster

In diesem Feld legen Sie Ihre Strategie weitestgehend fest. Welches Muster verfolgen Sie in Ihrer Strategie? Welche Wettbewerbsstrategien nutzen Sie? Inwiefern kooperieren Sie mit anderen Unternehmen und auf welche Weise? Halten Sie fest, auf welche Weise Sie arbeiten und welche grundlegenden Funktionen Sie dabei erfüllen müssen.

7. Programme/Maßnahmen

Nachdem Sie alle Rahmenbedingungen festgelegt haben, können Sie im DIM Strategie Development Canvas nun Ihre Maßnahmen konkretisieren. Welche Projekte stehen im nächsten Jahr an? Legen Sie zudem Verantwortlichkeiten fest und setzten Sie terminierte Ziele. Was ist die Deadline für ein bestimmtes Projekt? Planen Sie dafür zur Verfügung stehende Budgets direkt mit ein.

Tipps für eine erfolgreiche Jahresplanung

  • Fokus und Sorgfalt!
    Es ist wichtig, dass Sie sich nicht ablenken lassen und fokussiert an der Jahresplanung arbeiten können. Beseitigen Sie mögliche Störquellen und sorgen Sie für ein ruhiges und angenehmes Arbeitsumfeld – beispielsweise ohne ständig eingehende Anrufe oder E-Mail-Anfragen.
  • Nehmen Sie sich Zeit!
    Die Planung „mal eben nebenbei“ zu machen wird zu wenig Erfolg führen und bewirkt eher eine Zeitverschwendung. In der Regel dauert eine effiziente und intensive Jahresplanung 1-2 Tage.
  • Bereiten Sie sich vor!
    Einfach drauf los funktioniert meistens nicht. Organisieren Sie sich, machen Sie sich Gedanken und gehen Sie diese Ideen dann gemeinsam durch.
  • Realistische Zielsetzung und Planung!
    Setzen Sie sich realistische Ziele. Sehr hoch gesteckte Neujahrsvorsätze werden in der Regel nicht realisiert – wie die meisten auch aus dem persönlichen Rahmen wissen, verfliegen diese Vorsätze oft sehr schnell. Erarbeiten Sie stattdessen einen strukturierten Plan mit erreichbaren und verpflichtenden Zielen.
  • Fakten nutzen!
    Berufen Sie sich auf aktuelle Zahlen und untermalen Sie Ihre Strategie mit tatsächlichen Fakten. Wie sah es im letzten Jahr aus? Nutzen Sie die Jahresplanung als eine Art Controlling-Methode und berücksichtigen Sie diese Kontrollkomponenten zugunsten optimierter Veränderungen.
  • Weniger ist mehr!
    Besprechen Sie einzelne Maßnahmen nicht zu detailliert und halten Sie sich nicht an Kleinigkeiten auf. Zu viele Themen können dazu führen, dass zentrale Bausteine verfehlt werden.
  • Erstellung eines agilen Plans!
    Wie bereits erwähnt, finden starre und endgültige Jahresplanungen nur noch wenig Anwendung. Stattdessen sollten Sie einen adaptiven Business-Plan entwerfen, der sich an neue Gegebenheiten und Herausforderungen anpassen lässt und einen gewissen Planungsfreiraum für Sie bereithält.

Fazit

Eine Jahresplanung ist im unternehmerischen Kontext sehr effektiv und dient der strategischen Zielsetzung und schnelleren -erreichung. Diese ist jedoch zeitaufwendig - die Zeit und der Aufwand zahlen sich am Ende aber auch aus. So können Unternehmensziele aufgesplittet und einzelne Schritte übersichtlich organisiert werden. Allerdings ist eine starre Jahresplanung nicht mehr zeitgemäß und wird durch agile sowie adaptive Planungen ersetzt. Die Szenariotechnik kann Abhilfe schaffen und Sie bei der Jahresplanung für alle Eventualitäten und Herausforderungen wappnen – so bleibt Ihre Planung adaptiv und anpassungsfähig!

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Bastian FoersterBastian Foerster

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Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA-Zyklus)

Der PDCA-Zyklus ist Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Der Zyklus dient der Problemfindung und Prozessoptimierung in Unternehmen und wird als klassisches Instrument im Qualitätsmanagement eingesetzt.

PDCA-Zyklus
PDCA-Zyklus

PDCA-Zyklus – Definition

Der PDCA-Zyklus ist eine universell einsetzbare Methode zur kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagements in Unternehmen. Der Prozess besteht aus vier Phasen: Plan, Do, Check und Act. In dieser Reihenfolge ergeben die vier Schritte einen Kreislauf, der eine stetige Optimierung garantiert.

Geschichte des PDCA-Zyklus

Die Geschichte des PDCA-Zyklus geht bis in die 1930er Jahre zurück. Damals entwickelte der amerikanische Physiker und Statistiker Walter Andrew Shewhart den sogenannten Shewhart-Zyklus, welcher als ein Vorläufermodell des PDCA-Zyklus gilt. Der Shewhart-Zyklus besteht allerdings aus nur drei Phasen:

Shewhart-Zyklus
Shewhart-Zyklus

Dieses Modell wurde anschließend von Shewharts Student William Edwards Deming, der ebenfalls Physiker und Statistiker war, zum 4-Phasen-Prozess weiterentwickelt. Daher kommt auch die Bezeichnung Demingkreis, welcher heute aber auch als PDCA-Zyklus bekannt ist.

Der PDCA-Zyklus war zu seinen Entstehungszeiten vor allem in Japan sehr populär, denn Deming wurde nach dem Zweiten Weltkrieg von General Douglas MacArthur als Wirtschaftsberater dorthin eingeladen. Er sollte mithilfe seines Demingkreises den japanischen Managern die Idee hinter einem verbesserungsorientierten Unternehmen vermitteln und dadurch zum Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft beitragen. Der PDCA-Zyklus beeinflusste das japanische Qualitätsmanagement maßgeblich.

PDCA-Zyklus – 4 Phasen

In jeder der vier Phasen des PDCA-Zyklus sind andere Vorgehensweisen notwendig. Daher ist es relevant, diese voneinander abgrenzen und unterscheiden zu können.

1. Phase des PDCA-Zyklus: Plan

PDCA-Zyklus: Schritt 1 - Plan

Jeder Verbesserungsprozess startet mit der Planung. Zunächst muss der Status Quo analysiert werden, denn es ist wichtig sich über die aktuelle Situation bewusst zu werden. Anschließend werden daraus Optimierungspotentiale erschlossen und konkrete, realistische Ziele festgesetzt und ausformuliert. In dieser Phase wird zudem ein Konzept entwickelt, welches zur Zielerreichung dient.

2. Phase des PDCA-Zyklus: Do

PDCA-Zyklus: Schritt 2 - Do

Do bedeutet nicht, dass man im zweiten Schritt des PDCA-Zyklus schon das gesamte Konzept vollständig umsetzen muss, sondern vielmehr, dass man die entwickelte Strategie zunächst einmal ausprobiert. Durch den Testlauf sollen Schwierigkeiten und Potentiale identifiziert werden und zur erfolgreichen Weiterentwicklung des Konzeptes beitragen.

Zum Beispiel kann eine Strategie zunächst an einem Arbeitsplatz ausprobiert werden, bevor sie in der ganzen Firma durchgesetzt wird. Dadurch werden Fehlinvestitionen und unerwartete Probleme möglichst klein gehalten und Konzepte können erfolgreich in der Testumgebung optimiert werden.

3. Phase des PDCA-Zyklus: Check

PDCA-Zyklus: Schritt 3 - Check

Nach dem Testlauf werden die Resultate gründlich analysiert und kontrolliert. Die Ergebnisse sollten allerdings nicht nur sorgfältig, sondern auch realistisch betrachtet werden. Denn nur so können Schwierigkeiten und Fehler erkannt und behoben werden.

Nachdem beurteilt wurde, ob das Konzept sich zur Zielerreichung eignet, kann dieses angepasst und optimiert werden. In diesem dritten Schritt werden auch die notwendigen Maßnahmen und Handlungsschritte ergriffen, um das Konzept aktiv zu verbessern. Im Anschluss an den Optimierungsprozess wird das Konzept für eine flächendeckende Umsetzung freigegeben.

4. Phase des PDCA-Zyklus: Act

PDCA-Zyklus: Schritt 4 - Act

Im letzten Schritt des PDCA-Zyklus erfolgen die Einführung und Umsetzung der entwickelten und verbesserten Strategie in allen Bereichen. Bei der Durchführung handelt es sich meistens um Maßnahmen, die nicht nur mit einem umfangreichen Aufwand, sondern auch mit hohen Investitionen einhergehen. Denn oftmals müssen dafür Arbeitspläne geändert, Schulungen durchgeführt oder ähnliche Handlungsschritte ergriffen werden.

Wenn dieser Verbesserungsprozess vorerst erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen wurde, bedeutet dies nicht, dass der Zyklus beendet ist. Denn nun wird der neue Standard kontinuierlich kontrolliert und die Zieleinhaltung überprüft.

Außerdem dient der neue Standard dann wiederum als Basis für eine weitere Optimierung. Das heißt, dass direkt im Anschluss der PDCA-Zyklus von vorne beginnt. Denn nur so kann ein kontinuierlicher Optimierungsprozess garantiert werden.

Seminar Kampagnenmanagement

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Praxisbeispiel

Wie bereits beschrieben ist der PDCA-Zyklus universell – und somit in nahezu jedem Bereich – einsetzbar. Ein einfaches Beispiel für eine Problemstellung könnte folgendermaßen aussehen: Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens soll verbessert und gestärkt werden.

Kommunikation

Plan: Zunächst werden die Ist-Situation und insbesondere auch die Problematik analysiert. Das heißt, es wird detailliert herausgestellt, an welchen Stellen die Kommunikation verbessert werden soll. Danach werden im Brainstorming mögliche Methoden und Maßnahmen gesammelt. Im Anschluss muss dann überlegt werden, welche Strategien am besten, effizientesten und lohnendsten sind.

Do: Im nächsten Schritt wird dann überlegt, in welcher Testumgebung die neue Strategie ausprobiert werden kann. Zum Beispiel kann die neue Kommunikationsstrategie zunächst in einer kleinen Abteilung angewendet werden.

Check: Nach der Testphase soll dann analysiert und herausgestellt werden, in welchen Bereichen sich die Kommunikation verbessert, nicht verändert oder sogar verschlechtert hat. Außerdem können auch noch andere Faktoren betrachtet werden, wie zum Beispiel der mit der Strategie einhergehende Aufwand und die anfallenden Kosten. Auf dieser Basis findet dann die Optimierung der Kommunikationsstrategie statt.

Act: Wenn die neu ausgearbeitete Kommunikationsstrategie in der Test-Abteilung gut funktioniert, dann kann sie auf das gesamte Unternehmen übertragen werden. Doch auch nach den vier Phasen kann nicht vorausgesetzt werden, dass die Kommunikation im Unternehmen optimal ist. Da es sich hierbei um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt, startet der PDCA-Zyklus immer wieder von neuem. Dadurch können unter anderem Kommunikationspotenziale, die im ersten Durchlauf noch nicht erkannt wurden, im Nachhinein noch ausgebaut werden.

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