Eventagentur

Was ist eine Eventagentur?

EventagenturEine Eventagentur ist ein Dienstleister, der seinen Kunden Unterst├╝tzung bei nationalen oder auch internationalen Veranstaltungen und Events anbietet. Bei den Auftraggebern handelt es sich sowohl um Gesch├Ąfts-, als auch um Privatkunden. Eventagenturen managen die Planung und die Organisation der reibungslosen Durchf├╝hrung. Dabei gibt es zwei verschiedene Modelle von Agenturen: Zum einen gibt es Full-Service-Agenturen, die alle Aufgaben ├╝bernehmen. Zum anderem gibt es Anbieter, die sich die Aufgaben mit dem Auftraggeber teilen. Die Eventagentur und ihr Auftraggeber besprechen gemeinsam den Plan und die Ziele. Hier ist die Kommunikation zwischen den beiden Partnern wichtig, damit bei der Arbeit keine ├ťberschneidungen entstehen und ein einheitliches Konzept entwickelt wird. In der Branche herrscht ein hoher Wettbewerb, weswegen sich viele Eventagenturen auf Branchen, Leistungen oder Zielgruppen spezialisiert haben. Die Leistungen unterscheiden sich dadurch sehr. Hauptaufgabe ist die emotionale Verbindung von Marke und Mensch, die durch Veranstaltungen oder Events erreicht werden soll.

Leistungsangebot einer Eventagentur

Zum angebotenen Service einer Eventagentur geh├Âren immer drei Komponenten: Die Planung, Durchf├╝hrung und Nachbereitung der Leistung. In der folgenden Auflistung sehen Sie konkrete Einsatzgebiete:

  • Entwicklung von Eventkonzepten
  • Organisation von Kongressen
  • Teambuilding-Ma├čnahmen
  • Schulungen
  • Firmenpr├Ąsentationen
  • Pop-Up-Store
  • Catering
  • Personalbereitstellung (Service, Sicherheit, Reinigung)
  • Produkt-Launch bzw. Produktpr├Ąsentation
  • Hilfe bei der Suche des Standorts
  • Motivationsma├čnahmen f├╝r Mitarbeiter und Gesch├Ąftspartner
  • Messeplanung
  • Und noch vieles mehr!

Vorteile einer Eventagentur

Dadurch, dass sich Eventagenturen auf die Organisation von Events spezialisiert haben, besitzen sie ein hohes Know-how in diesem Bereich. Oft differenzieren sich Agenturen noch weiter von ihren Wettbewerbern, indem sie ihren Schwerpunkt auf bestimmte Leistungen legen. Dieses Wissen fehlt Unternehmen, weshalb sich die Beauftragung einer Agentur anbietet. Au├čerdem sind sie sehr kreativ und kennen immer die aktuellen Trends.

Klarer Vorteil einer Eventagentur ist, dass der Kunde sorgenfrei ist. Er besch├Ąftigt sich nicht mit der Planung, Organisation und Durchf├╝hrung einer Veranstaltung, was oft einen gro├čen Aufwand darstellt. Sich wie ein Gast zu f├╝hlen, ist dann selbst als Gastgeber nicht mehr schwer. Das Wissen zu Rechten und Genehmigungen, wie Bilder- oder Musikrechten, ist vorhanden, was ansonsten eine lange Recherche voraussetzen w├╝rde. Neue Technik ist auch oft im Leistungsangebot einer Eventagentur f├╝r die Kunden nutzbar.

Ein Pluspunkt gegen├╝ber der eigenen Abwicklung ist das breite Netzwerk der Agentur. Durch vorherige Projekte bestehen bereits Beziehungen zu bisherigen Partnern, wodurch auch deren Akquisition entf├Ąllt. Au├čerdem kann dem Auftraggeber so mit mehr Flexibilit├Ąt und Schnelligkeit entgegengekommen werden, da die Eventagentur bereits mit ihren Partnern zusammengearbeitet hat.

Die Vorteile einer Eventagentur im ├ťberblick

  • Spezialisiertes Wissen
  • ├ťbernahme der Aufgaben
  • Kompetenzen in Rechtsfragen
  • Vorhandenes Partnernetzwerk
  • Kreativit├Ąt

Worauf sollte man beim Einsatz einer Eventagentur achten?

Sind Sie auf der Suche nach einer passenden Eventagentur? Nicht jede Agentur ist professionell und gut, weshalb besondere Vorsicht bei der Wahl geboten ist. Achten Sie auf ausreichend Erfahrung und vorherige Projekte. Schauen Sie sich an, wie der Prozess bei anderen Kunden ablief. Oft werden auf der Homepage vergangene Auftraggeber gezeigt.

Richten Sie Ihren Blick auf die Spezialisierung. Sie ben├Âtigen eine Eventagentur f├╝r eine Messe in der Automobilbranche? Jede Agentur differenziert sich anderes. Es k├Ânnen die Branche, die Zielgruppe oder auch generell die Leistungen sein. Beachten Sie immer, ob eine Zusammenarbeit mit einem Wettbewerber nicht sinnvoller w├Ąre.

Bevor Sie verbindlich eine Beratung oder einen Vertrag abschlie├čen, sollten Sie zun├Ąchst fragen, wie umfangreich Ihnen geholfen wird. Wie sieht es aus, wenn Sie eine Veranstaltung planen, aber die Eventagentur im Nachhinein keine Erfahrung in Hotelreservierungen oder Sicherheitspersonal hat? Oder wer kommt f├╝r den Imageschaden auf, wenn das Event nicht erfolgreich wird? Kl├Ąren Sie alle Frage vorher, damit keine Probleme bei der Organisation aufkommen.

Fazit ÔÇô Eventagentur

Eventagenturen unterst├╝tzen Unternehmen bei der Organisation von Events, Veranstaltungen, Kongressen und vielem mehr. Es gibt zahlreiche Vorteile, die durch eine Agentur bestehen, wie zum Beispiel das vorhandene Partnernetzwerk oder ihr spezialisiertes Wissen. Jedoch m├╝ssen einige Punkte beachtet werden, damit die Zusammenarbeit gut gelingt und das Event erfolgreich wird. So empfiehlt es sich in jedem Falle, die Referenzen zu pr├╝fen und vor Vertragsschluss auch Schadensf├Ąlle abzukl├Ąren.