Zehn Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung

Zehn Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung
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Im heutigen Wettbewerb ist es keine leichte Aufgabe, sich von seinen Konkurrenten abzuheben und den „reizüberfluteten” Kunden von seinem Produkt zu überzeugen. Übliche Formen der Werbung erhalten immer weniger Akzeptanz, der Kunde wird mit Angeboten und Informationen überflutet und nimmt immer weniger davon auf.

Veranstaltungen agieren auf der Ebene der erlebnisorientierten Kommunikation. Der einzigartige Vorteil gegenüber klassischen Werbeformen ist hierbei die emotionale Ansprache. über positive Wahrnehmung, Aktivität, Freude und einem Zugehörigkeitsgefühl wird der Kunde emotional an das Unternehmen und seine Produkte herangeführt.

Eine gute Veranstaltung ist ein komplexes Gebilde und sollte bei erfolgreicher Durchführung vor allem intensive Eindrücke hinterlassen. Damit auch Ihre nächste Veranstaltung ein Erfolg wird, erhalten Sie zehn Tipps von uns:

  1. Konzeption: Wichtig ist eine genaue Analyse Ihrer Kommunikationssituation. Sie müssen sich überlegen, welche Art der Veranstaltung zu Ihnen passt, welche Ziele Sie damit erreichen wollen, welche Inhalte transportiert werden sollen.
  2. Zielgruppen-Charakterisierung: Nach dem Sie die verschiedenen Zielgruppen des Events wie Kunden, Medienvertreter etc. benannt haben, sollten Sie versuchen diese zu charakterisieren. Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben die Besucher an die Veranstaltung?
  3. Terminplanung: Wichtig ist eine Auflistung aller Organisationsphasen. Wie viel Zeit nimmt die Vorbereitung in Anspruch? Wie sind die Termine verteilt? Gibt es Konkurrenzveranstaltungen? Wie lange soll die Veranstaltung dauern?
  4. Finanzielle Planung: Eine Aufstellung aller möglich anfallenden Kosten ist wichtig, um abschätzen zu können, ob das verfügbare Budget ausreichend ist. Auch die Einnahmen und Erlöse müssen kalkuliert werden und über Finanzierungsmöglichkeiten nachgedacht werden. Möglich ist hier auch die Zusammenarbeit mit Sponsoren.
  5. Kommunikationsplanung: Wie sieht die Gestaltung der eigenen kommunikativen Maßnahmen auf dem Event aus? Welche Medien können genutzt werden und wird dabei die Zielgruppe integriert? Wichtig ist hier auch die Kommunikation im Vorfeld: wie soll die Werbung des Ereignisses aussehen? Über welche Medien kann sinnvoll kommuniziert werden?
  6. Kooperation mit externen Partnern: Verschiedene Aufgaben können durch externe Dienstleister übernommen werden, so z.B. für technisch-organisatorische Angelegenheiten.
  7. Location: Die passende Location sollte unter Berücksichtigung der Zielstellung und Zielgruppen gefunden werden. Berücksichtigt werden verschiedene Aspekte, u.a. Art der Veranstaltung, Exklusivität, Image, Kapazität, Kosten.
  8. Catering: Auch das Catering sollte an die Idee des Events angepasst sein. Berücksichtigung finden auch die passende Dekoration, Tischordnung, Cateringcrew usw.
  9. Integration des Events im Marketing-Mix: Ihr Event sollte, um eine nachhaltige Wirkung zu erreichen, in den Marketing-Mix, speziell in das Kommunikationskonzept integriert werden.
  10. Nachbereitung: Wichtige Aufgaben nach einem Event sind u.a. Abrechnungen, Erfolgsmessung, ein persönliches „Danke” für die Beteiligten sowie Feedbackgespräche.

Wenn Sie an weiteren Informationen rund um das Thema Event und Sponsoring interessiert sind, besuchen Sie unser Seminar „Event- und Sponsoringprojekte professionell managen”.

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