Geschäftsprozesse digital abbilden: gar nicht so leicht!Agenturen arbeiten zunehmend digital und nutzen dabei verschiedenste Softwarelösungen. In der Praxis bedeutet dies, dass natürlich im Vorfeld Kriterien definiert werden müssen, die bei der Auswahl einer Software zu berücksichtigen sind. Je genauer die Spezifikation an die Software formuliert wird, desto eher findet sich ein passendes Produkt, dass auch einen Mehrwert bietet.
Warum die Nutzbarkeit im Alltag eine wichtige Rolle spielt
Wer eine gute Software sucht, hat definitiv die Möglichkeit, sich online umzusehen und sollte dabei auch auf die Nutzbarkeit bzw. auf die Usability achten. Das bedeutet, dass die Software möglichst intuitiv genutzt und bedient werden kann. Generell ist es wichtig, dass eine Software logisch aufgesetzt ist und so gut wie ohne Anleitung bedient werden kann. Wenn eine Nutzeroberfläche selbsterklärend ist, führt dies in der Regel dazu, dass mit der Software sehr gut gearbeitet werden kann.
Gleichzeitig steigt die Akzeptanz der Software durch die Nutzer. Das bedeutet konkret, dass diese besonders gerne mit einer Software arbeiten, die über ein hohes Maß an Usability verfügt. Wenn die Software einen Mehrwert bietet, kann sie sich meist automatisch etablieren und wird gerne von den Nutzern angenommen und bedient.
Häufig werden Softwarelösungen in Modulen angeboten. Das bedeutet, dass jedes Modul eine gewisse Funktionalität abdeckt und somit gearbeitet werden kann. In der Praxis können dann modulare Ergänzungen gekauft werden, die dafür sorgen, dass mit der Software noch mehr Funktionalität abgedeckt werden kann. Wenn eine Firma wächst oder z.B. andere Leistungen anbietet, ist es denkbar, dass diese durch zusätzliche Module problemlos ergänzt werden können. Häufig bieten Softwarefirmen Produkte mit einem modularen Aufbau an, da z.B. kleinere Firmen oder Kunden meist nur einen Teil der Funktionalität benötigen, die bei großen Kunden erforderlich ist.
Geschäftsprozesse digital abbilden: gar nicht so leicht!
Der Gedanke, dass Geschäftsprozesse, die z.B. auf Papier oder über andere Wege abgedeckt werden, in digitaler Form dargestellt werden, ist relativ logisch und einleuchtend. Dennoch ist es gar nicht so leicht, Prozesse digital darzustellen und somit dafür zu sorgen, dass die Effizienz deutlich gesteigert werden kann. Tools und Softwarelösungen können hier in jedem Fall von Vorteil sein, jedoch sollte im Vorfeld genau geklärt werden, was eine Software leisten kann und darf und wo die natürlichen Grenzen dieser sind.
Arbeitsabläufe können digital deutlich vereinfacht werden und zudem über die Cloud von überall auf der Welt genutzt werden – das bedeutet jedoch nicht, dass dieser Prozess einfach ist und ein Selbstläufer wird. Oftmals dauert es mehrere Anläufe, bis Prozesse wirklich digital funktionieren und wahrgenommen werden können. Häufig werden Tools auch in einer eigenen App dargestellt. Das hat den großen Vorteil, dass Prozesse smart und mobile genutzt werden können.
Was die Zusammenarbeit von einzelnen Arbeitsgruppen oder z.B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angeht, gibt es ebenfalls starke Unterschiede bei den Tools. Das bedeutet, dass im Vorfeld ein Blick auf den Markt geworfen werden sollte, welche Agentursoftware wirklich von Vorteil ist und genutzt werden kann. Dieser Ratgeber zeigt, welche Agentursoftware sich für die interne Kommunikation, als PowerPoint Alternative oder z. B. zum kollaborativen Arbeiten am besten eignet und wie man diese am besten einführt (ein oft unterschätztes Thema).
Tools müssen skalierbar sein: Wachstum sollte definiert werden können!
Wenn eine Firma sich dazu entscheidet ein Tool zu nutzen, ist dies meist an die aktuelle Situation angepasst. Es ist jedoch auch essentiell, dass ein Blick in die Zukunft gewagt wird. Das bedeutet, dass ein Tool wachsen muss, wenn auch die Firma wächst. Je größer die Anforderungen sind, desto eher ist es erforderlich, dass das Tool mitwächst. Was die Anzahl der Nutzer und auch der Profile innerhalb der Software angeht, darf es so gut wie keine Limitierungen geben. Ebenfalls ist anzumerken, dass z.B. die Anzahl der Datensätze nicht limitiert sein darf. Auch was den Speicherplatz angeht, sollte eine Software viele Möglichkeiten bieten und keine Limitierungen.
Ferner müssen Softwarelösungen auch bezahlbar sein. Eine gute Software, bzw. ein gutes Tool ist nur dann von Vorteil, wenn es sich auch lohnt bzw. rechnet. Der Aufwand, der alternativ für andere Aktivitäten genutzt werden muss, ist nicht zu unterschätzen. Das bedeutet, dass natürlich sehr viel getan werden muss, damit ein Tool sich amortisiert. Wenn klar berechnet werden kann, welche Aufwände durch das Tool erledigt werden, ist dies in jedem Fall von Vorteil. Eine solche Rechnung, bzw. ein Business Case kann die Anschaffung eines Tools deutlich untermauern. Je besser das Tool zur eigenen Agentur passt, desto eher ist es auch wirtschaftlich tragbar.
Die Abbildung der DSGVO sollte ebenfalls berücksichtigt werden, wenn ein Tool gesucht wird. Das bedeutet, dass die Daten entsprechend der Gesetze und der Vorgaben behandelt werden. Tools, die in der Lage sind, modernste Standards zu wahren, sind in jedem Fall deutlich gefragter, als wenn die Tools Probleme machen und manuelle Workarounds definiert werden müssen.