Arbeitszeugnis erstellen: Worauf Arbeitgeber dabei achten sollten

Unternehmensgründer, die Mitarbeiter beschäftigen, sollten sich frühestmöglich über das Thema Arbeitsrecht informieren. Denn fordert ein Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis, ist umfängliches Know-how auf diesem Gebiet für Gründer unumgänglich. Zudem sollten diese über ihre Rechte und Pflichten Bescheid wissen. Wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut ist und was es bei der Erstellung zu beachten gibt, lesen Sie im folgenden Artikel.

Arbeitgeber muss Arbeitszeugnis auf Nachfrage erstellen

Das Arbeitszeugnis ist ein wesentlicher Bestandteil in einem Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Ein solches Zeugnis hat zum Zweck, vorhandene oder fehlende Kenntnisse und Fertigkeiten sowie soziale Kompetenzen des Beschäftigten zu beschreiben. Ein Arbeitszeugnis sollte wohlwollend formuliert sein und muss dabei den Anforderungen der Zeugniswahrheit entsprechen. Unterschieden wird zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis. Während bei ersterem lediglich Dauer, Art und Umfang der Arbeitsleistung erwähnt wird, ist das qualifizierte Zeugnis ausführlicher. Dieses enthält zusätzlich Angaben zu Leistung und Führung und bewertet damit den Arbeitnehmer.

Die Richtlinien für ein Arbeitszeugnis sind rechtlich festgelegt. Denn laut Paragraf 109 der GewO (Gewerbeordnung) hat jeder Beschäftigte einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei muss dieses objektiv und sachlich verfasst sowie klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Punkte enthalten, die es zum Ziel haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut bestehende Aussage über den Beschäftigten zu treffen.

Diese Regelung widerspricht sich allerdings mit der sogenannten Geheimsprache in einem Arbeitszeugnis, die mittlerweile zum Alltag geworden ist. Mit dieser erhalten andere Vorgesetzte bestimmte Hinweise zu den Leistungen des Arbeitnehmers.
Doch trotz Verbot einer Geheimsprache werden häufig ungültige "verschlüsselte" Formulierungen verwendet, bei denen der Teufel im Detail steckt. Zu diesen gehören:

  • "stets zur vollsten Zufriedenheit" = eine sehr gute Bewertung
  • "stets zur vollen Zufriedenheit" = eine gute Bewertung
  • "zur vollen Zufriedenheit" = eine befriedigende Bewertung
Unternehmensgründer, die Mitarbeiter beschäftigen, sollten sich frühestmöglich über das Thema Arbeitsrecht informieren. Denn fordert ein Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis, ist umfängliches Know-how auf diesem Gebiet für Gründer unumgänglich. Zudem sollten diese über ihre Rechte und Pflichten Bescheid wissen. Wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut ist und was es bei der Erstellung zu beachten gibt, lesen Sie im folgenden Artikel.

Bei der Arbeitszeugnis-Anfertigung auf den Aufbau achten

Bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen sollten sich Arbeitgeber an ein bestimmtes Aufbauschema halten, welches mittlerweile weit verbreitet ist. Dieses setzt sich aus bestimmten Elementen zusammen. In welchem Umfang ein Arbeitszeugnis angefertigt wird, richtet sich nach dessen Art und nach der Dauer der Beschäftigung des Arbeitnehmers. Während es bei kurzen Beschäftigungen von bis zu zwei Jahren genügt, eine Bewertung auf einer Seite zu verfassen, sollten Bewertungen von Arbeitnehmern, die über zwei Jahre beschäftigt waren aufgrund der ausführlichen Tätigkeitsbeschreibung rund zwei Seiten in Anspruch nehmen. Zudem sollte zwischen einem einfachen Zeugnis und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden werden. Letzteres beinhaltet folgende Punkte:

  • Überschrift
  • Einleitung
  • Persönliche Daten des Arbeitnehmers
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Leistungsbeurteilung
  • Arbeitsqualität
  • Führungsleistung
  • Soziales Verhalten inklusive Führungsbeurteilung
  • Schlussformulierung
  • Ort und Datum der Zeugnisausstellung
  • Unterschrift und Name des Zeugnisverfassers

Die Verfasser sind rechtlich nicht an den Inhalt und die Reihenfolge bei einem Arbeitszeugnis gebunden, vielmehr handelt es sich hierbei um die allgemeine Norm. Kleine Änderungen in der Reihenfolge sind nicht schlimm, doch starke Abweichungen davon sowie das Auslassen von bestimmten Punkten fallen auf. Dies kann dazu führen, dass der Eindruck entsteht, dass der Zeugnisverfasser nicht professionell arbeitet. Daher sollten sich Arbeitgeber möglichst an den oben genannten Aufbau halten.

Auf professionelle Hilfe bei Arbeitszeugnis-Erstellung setzen

Die Erstellung von Arbeitszeugnissen kann herausfordernd und zeitintensiv sein, insbesondere dann, wenn dann, wenn mehrere Abteilungen (z. B. HR-Experten, Führungskräfte und das Management) involviert sind involviert sind. Um diesen Prozess übersichtlich und zeitsparend zu gestalten, können Arbeitgeber auf die Nutzung von digitalen Hilfsmitteln zurückgreifen. So z. B. auf ein Zeugnis-Management-Tool (externer Link). Dieses hat zum Vorteil, dass sich durch automatisierte Abläufe, Vorlagen und Textbausteine professionelle und rechtssichere Arbeitszeugnisse innerhalb kurzer Zeit erstellen lassen.

Weitere Informationen zum Thema Arbeitszeugnisse und Unternehmensvorteile sind bei Haufe zu finden.