Um Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens zu optimieren und um Projekte und Aufgaben gezielt voranzutreiben, sind regelmäßige Besprechungen ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Während die Intention dahinter positiv ist, beklagen viele Mitarbeiter, dass Konferenzen nicht wirklich etwas bringen. Wo liegen die Hauptursachen, und was kann alles schief gehen in Meetings?
Ziele
Warum kommt man zusammen? Was ist der eigentliche Zweck der Besprechung? Oftmals sind die Ziele unklar formuliert und die Ergebnisse entsprechend unbefriedigend.
Disziplin
Lange Diskussionen, ewige Monologe, Unruhe, Seitengespräche “Gesprächsdisziplin und eine kompetente Gesprächsleitung sind Voraussetzung, um die Besprechung nicht ausarten zu lassen und um zu vermeiden, dass nur „um den heißen Brei“ geredet wird.
Organisation
Eine gut strukturierte Agenda, Vorinformationen, Einladung, Zeitplan, Dokumentation und Nachbereitung – “ bei der Organisation eines Meetings wird in vielen Fällen geschludert.
Persönliche Beziehungen
Statt fachlich auf der Sachebene zu kommunizieren, stehen bei den Teilnehmenden nicht selten persönliche Sympathien oder Antipathien im Vordergrund, die den Gesprächsverlauf dominieren (z.B. durch persönliche Angriffe). Darüber hinaus wird der eigentliche Zweck des Zusammenkommens vergessen.
Deshalb beachten Sie folgende Tipps:
- Sehen Sie die Besprechung als wesentliches Instrument der Führung und Steuerung und schöpfen Sie das Potenzial aus.
- Sorgen Sie für eine optimale Vorbereitung und erstellen Sie eine klar strukturierte Agenda.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Vorhinein über die Themen, die besprochen werden.
- Wichtige Ergebnisse müssen sorgfältig dokumentiert werden. Im Nachhinein kann ein guter Bericht goldwert sein, wenn man auch andere, nicht anwesende Kollegen über das Treffen informieren möchte.
- Erstellen Sie einen Maßnahmenkatalog und leiten Sie ihn an die eingebundenen Mitarbeiter weiter. Nur so wird deutlich, wie effizient die Besprechung war und wofür sie gedient hat.
