Buchführung 4.0: So gelingt Finanzbuchhaltung in der Marketing-Branche

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Mittelständische Firmen stehen branchenübergreifend vor dem Problem, dass ihre Unternehmensprozesse immer komplexer und anspruchsvoller werden. Deshalb investieren sie in Software-Systeme, die ihre Arbeitsabläufe z.B. im eigenen Marketingbetrieb effizienter organisieren. Erfolgsgaranten sind in diesem Kontext intelligente IT-Systeme unterschiedlichen Ausmaßes. Ihr Ziel: Transparenz, überschaubare Kosten und effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern diverser Schnittstellen im Unternehmen.

Digitale Buchführung spart Zeit und Geld

Der digitale Wandel hat heutzutage fast alle Bereiche der Wirtschaft beeinflusst. Intelligente Datenbanken helfen im anspruchsvollen Tagesgeschäft von Marketing-Agenturen ebenso wie in den großen Marketing-Abteilungen international aufgestellter Unternehmen. Künstliche Intelligenz bzw. ihre Algorithmen analysieren Geschäftsziele und digitale Tools steuern deren Umsetzung.

Auch die Welt der Finanzen lässt sich heute größtenteils digital erledigen. Rechnungsbelege, Lieferscheine, Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen – das alles können Mitarbeiter der Buchhaltung online leisten. Der Begriff „Buchhaltung 4.0“ beschreibt die Erneuerung des gesamten Finanz- und Rechnungswesens durch den Einsatz digitaler Instrumente bzw. Programme. Mithilfe einer intelligenten Buchhaltungssoftware gelingt es, wesentliche Abläufe im Arbeitsprozess einer Finanzbuchhaltung zu automatisieren und somit zu optimieren.

Vorteile moderner Buchführung überzeugen

Die Auswahl an Buchhaltungssoftware auf dem Markt ist groß, es gibt sie als „Rundum-Sorglos-Paket“ und als überschaubare Tools. Welche der digitalen Optionen individuell betrachtet Sinn macht, können Firmenentscheider gemeinsam mit Abteilungsleitern oftmals in einer Testversion ausprobieren. Wie gesagt, der Markt ist groß, für jeden ist etwas dabei:

  • Für das Finanz- und Rechnungswesen: abgedeckt sind alle Leistungen für die Buchführung sowie Budgetierung und Risikomanagement
  • Für Marketing, Verkauf und Vertrieb: Zugriff in Echtzeit auf Kunden- und Auftragsdaten sowie Mitarbeiterdaten
  • Für Personalwirtschaft: Personalplanung und Gehaltsabrechnung

Ohne Buchhaltung geht in einem Unternehmen gar nichts. Das war in der Vergangenheit so und wird auch in digitalen Zeiten so bleiben. Nicht zu Letzt deshalb, weil sie per Gesetz vorgeschrieben ist. Mit Buchhaltung 4.0 und ihren definierten Optionen gelingt es Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung, die neuen gesetzlichen Bestimmungen gemäß GoBD zu erfüllen. Diese Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Moderne Buchführungsprogramme berücksichtigen jene Vorschriften. Sie sind inhaltlich und qualitativ dafür zertifiziert.

Digitale Features sichern den Erfolg

Ob Start-up, Einzelunternehmer oder Gründer – sie alle profitieren von digitalen Buchführungsprogrammen. Egal ob es darum geht, sich tagesaktuelle Daten abzuholen oder wichtige Kennzahlen zu vergleichen – mit wenigen Klicks generieren Nutzern Auswertungen in Echtzeit. Bilanzen durchforsten war einmal. Die richtige Software liefert heute alle erforderlichen Zahlen in wenigen Sekunden.

Zeit- und Kosteneffizienz ist bekanntlich für jedes Unternehmen wesentlich. Deshalb ist die Leistungsstärke digitaler Tools innerhalb der Buchhaltung ein echter Mehrwert für die Firma.
Auch in der Marketingbranche boomt es und ihre relevanten Zahlenkolonnen müssen korrekt zusammengefasst, eingetragen und schließlich gebucht werden. Buchhaltung 4.0 leistet das – völlig automatisiert. Die Vorteile drängen sich auf:

  • Alle Daten und Kennzahlen stehen tagesaktuell zur Verfügung
  • Personalkosten in der Buchhaltung sinken
  • Automatisierte Buchungsvorgänge sparen Zeit
  • Belege, Rechnungen, Ablage – alles wird von einem System geleistet
  • Ressourcen werden geschont – weniger Materialkosten für Drucker und Co.

Wer Veränderungsmanagement innerhalb seines Unternehmens lebt, stellt einem zeitgemäßen Buchführungssystem ein CRM-Modul (Customer Relationsship Management) an die Seite. Es unterstützt abteilungsübergreifend, identifiziert Kundenwünsche und hilft, diese schneller umzusetzen. Außerdem können Marketing-Maßnahmen sehr schnell auf neue Situationen ausgerichtet werden.

Diese Vorteile der Digitalisierung lassen vor allem in der heiß umkämpften Marketing-Branche die Konkurrenten vergleichsweise blass aussehen. Wenn Unternehmen digital analysieren, welche Probleme sie z.B. im Finanz- und Rechnungswesen lösen möchten, entsteht daraus ein ganz individuelles Setting eines wirkungsvollen, weil schlagkräftigen IT-Systems.

Überlegungen zum Datenschutz

Unternehmen, die in eine leistungsstarke Unternehmenssoftware investieren wollen, müssen sich zwangsläufig mit dem Thema „Datenschutz“ auseinandersetzen. Seit Mai 2018 gelten die neuen EU-Datenschutzrichtlinien (EU-DSGVO). Wichtig ist es zu wissen, dass z.B. Geschäftspartner und Kunden das Recht einfordern können, sich aus der Datenbank der Firma löschen zu lassen.

Mit Blick auf cloudbasierte Software wirft das Fragen auf. Denn alle Daten zu Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten werden bei dieser Art von Buchführungssoftware auf einem externen Speicher gelagert. Investoren sollten sich deshalb alle relevanten Informationen zur Datensicherheit rechtzeitig vor Kauf von favorisierten Anbietern erklären lassen.

Fazit: Die moderne Art von Buchführung mithilfe von intelligenten Software-Lösungen spart Unternehmen jeder Größenordnung Zeit und Geld. Ressourcen werden ebenfalls geschont bzw. können anderweitig genutzt werden. Langfristig sichert sich ein Unternehmen Wettbewerbsvorteile und Wachstum, wenn es den digitalen Wandel für sich nutzt.