Ist die Schichtplanung mit Excel überhaupt noch zeitgemäß für ein Unternehmen?

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Die Erstellung eines Schichtplans ist ein komplexer Prozess, bei dem viele Faktoren beachtet werden müssen. Neben zeitlichen Aspekten müssen natürlich auch die gesetzlichen Vorgaben sowie interne Vorschriften und die Wünsche der Mitarbeiter integriert werden. Die Pläne werden in vielen Unternehmen einfach mit Excel erstellt, da das Programm in den meisten Firmen zur Grundausstattung gehört. Trotz der vielen Möglichkeiten und der Nutzung von Formeln hat das Programm auch seine Grenzen.

Schichtplanung erstellen

Die Vorteile bei der Schichtplanung mit Excel

Da Excel in den meisten Unternehmen für die tägliche Arbeit gebraucht wird, entstehen keine Extrakosten, wenn mit dem Programm auch die Schichtpläne erstellt werden. Zudem ist das Programm relativ flexibel und man kann die Tabellen gut an die eigenen Anforderungen anpassen. Die Software ist sehr umfangreich und Mitarbeiter können in allen Bereichen damit verwaltet werden. So gibt es zusätzlich die Möglichkeit auch Arbeits- und Urlaubsplanungen zu dokumentieren und für eine umfassende Organisation zu sorgen.

Die Nachteile überwiegen

Diese Komplexität sorgt allerdings auch für Schwierigkeiten. Für eine gute Schichtplanung sind komplizierte Formeln notwendig und wenn man individuellen Anforderungen gerecht werden möchte, dann bedarf es jahrelanger Excel Erfahrung. Vor allem in kleinen Betrieben ist diese meistens nicht vorhanden. Zudem ist die Einrichtung eines solchen Excel Dokumentes sehr zeitaufwendig. Das Programm selbst kostet kaum etwas, die aufgebrachte Zeit um dieses einzurichten muss jedoch auch mit einberechnet werden, wodurch der Preis dann doch gar nicht so gering ist. Durch die manuelle Eingabe können zudem hinsichtlich der Arbeitszeit schnell Fehler entstehen und das Programm ist intransparent, da sich Mitarbeit nicht sicher sein können, ob die Zeiten stimmen.

Darum nützen digitale Dienstpläne einem Unternehmen mehr

Besser sind dagegen digitale Tools oder eine bereits fertige Excel Vorlage. Die Vorlage deckt dabei alle Varianten des 3-Schichten-Systems ab und kann einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Digitale Lösungen sind jedoch noch besser, mit dem Programm von Papershift lassen sich Dienst- und Urlaubsplanung, Zeiterfassungen und Abrechnung in einem Tool automatisieren. Je mehr solche organisatorischen Dinge digital automatisiert werden, desto reibungsloser funktioniert die Planung und desto einfacher macht man es auch Mitarbeitern. Digitale Angebote haben aber auch noch viele weitere Vorteile:

Immense Zeitersparnis

Eine Schichtplan Software sorgt dafür, dass nur wenige Klicks notwendig sind, um eine Schicht zu erstellen und Mitarbeiter zuweisen zu können. Die Tools rechnen dann potenzielle Arbeitszeiten bereits zusammen, sodass auch Konflikte mit den Wünschen der Mitarbeiter angezeigt werden. So plant man nicht blind, sondern kann immer den besten Kompromiss finden.

Keine Zettelwirtschaft

Online kann sich ganz einfach ein- und ausgestempelt werden und der Zugriff kann von jedem mobilen Gerät aus erfolgen. Schriftliche Anträge und unzählige Formulare die dann per Hand bearbeitet werden müssen gehören der Vergangenheit an. Die Umstellung auf ein solches Tool schont so auch die Umwelt. Durch die cloudbasierte Funktion können die Mitarbeiter zudem ständig auf die Schichtplanung zugreifen und es kommt zu keinen Unstimmigkeiten.

Sichtbar für das Personal

Durch das transparente Vergabeverfahren kann sich das Personal auf noch nicht vergebene Schichten bewerben und es muss einfach nur der verfügbare Mitarbeiter zugeordnet werden. Das erhöht die Planungssicherheit und die jeweiligen Personen sind zufriedener mit den Arbeitszeiten. Zudem kann der Dienstplan auch möglichst früh bekannt gegeben werden und es entstehen keine rechtlichen Konflikte.

Dienstplanwünsche können leichter umgesetzt werden

Integriert man die Mitarbeiter mit in die Gestaltung der Schichtpläne fühlen sich diese wertgeschätzt. Umplanungen oder Ausfälle werden dadurch seltener. Man kann aber auch die eigene Arbeit erleichtern und das Personal selbst den Schichtplan gestalten lassen. Durch diese Rechtevergabe muss man die Organisation nicht mehr selbst übernehmen, sondern nur noch die endgültige Entscheidung. Das stärkt zudem die Mitarbeiterbindung an das Unternehmen.

Daten sind sicher und gespeichert

Papier kann schnell verloren gehen, Excel Dokumente sind plötzlich gelöscht: Das kann bei einer professionellen Software für Schichtpläne nicht passieren. Die Daten werden immer gespeichert und auch, wenn es zu einem Server Crash kommt gehen durch die Speicherung auf unterschiedlichen Servern nie Daten verloren. Ein Tool für die digitale Schichtplanung macht es also für Arbeitgeber und Arbeitnehmer deutlich einfacher flexibel die Schichten zu planen.

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