Modul 10: Projekt erfolgreich abschließen
Das Projekt wurde geplant, es wurde durchgeführt und immer wieder auf seine Zielvorgaben hin kontrolliert. Jetzt ist es an der Zeit das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Nachbereitung des Projektes sollte auch bei Ihrem Vorhaben nicht vergessen werden.
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Tätigkeiten im Rahmen des Projektabschlusses
Jedes Projekt neigt sich irgendwann dem Ende zu. Dabei kann man immer wieder beobachten, dass der Projektabschluss nicht erfolgreich durchgeführt wird. Oft versuchen Projektmitglieder das Ende zu verschieben, da sie zum Beispiel noch nicht genau wissen, welche Tätigkeit nach dem Projekt auf sie zukommt. Besonders wenn freie Mitarbeiter in Projekte eingebunden sind, die nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, ist eine Selbstverlängerung von Projekten zu beobachten. Aber auch Auftraggeber haben manchmal die Tendenz, die endgültige Projektabnahme zu verschieben. Der Hintergrund hierfür ist das Hinauszögern von Zahlungen, die erst mit dem endgültigen Projektabschluss zu leisten sind. Im Rahmen eines erfolgreichen Projektabschlusses sind vier Aufgaben zu erfüllen. Die Ergebnisabnahme und Implementierung, die Projektabschlussanalyse, die Erfahrungssicherung und schließlich die Projektauflösung.
1. Die Ergebnisabnahme und Implementierung
Mit der Abnahme des Ergebnisses durch den Auftraggeber wird die Abschlussphase des Projektes eingeleitet. Diese Abnahme erfolgt häufig in Form einer Begehung oder einer Abschlusspräsentation durch die Projektleitung. Die anschließende Implementierung des Projektes umfasst in der Regel die Inbetriebnahme einer Anlage, Schulungen der Mitarbeiter und die Bereitstellung von Unterlagen und zusätzlichen Serviceelementen. Zahlreiche Projektleiter arbeiten hierbei mit einer Checkliste, auf der sie sich alle vertraglich vereinbarten Leistungen vom Auftraggeber freigeben lassen.
2. Projektabschlussanalyse
Die Projektabschlussanalyse dient der abschließenden Nachkalkulation. Analysiert werden Termin-, Kosten- und Leistungsabweichungen im Hinblick auf Ursachen und mögliche Vermeidungsmaßnahmen. Die zentrale Frage der Projektbeurteilung lautet: Inwieweit wurden die Erwartungen des Kunden erfüllt? Die Projektbeurteilung ist im Wesentlichen von der Erfüllung der sich aus der Zielsetzung ergebenden Anforderungskriterien abhängig. Die erfolgreiche Beurteilung beruht auf der Einhaltung vereinbarter Leistungskriterien (bzgl. Qualität und Quantität), der Einhaltung der Termine und der Einhaltung der Kostenvorgaben. Basis für die Projektbeurteilung (i.S. eines Soll-Ist-Vergleichs) sind daher die Projektzielsetzung und die Projektplanung.
3. Erfahrungssicherung
Die bei der Projektdurchführung gesammelten Erkenntnisse werden für die Erfahrungssicherung im Rahmen einer umfangreichen Projektdokumentation gesammelt. Zweck ist die Erhaltung und Ausweitung der Projektkompetenz. Hierbei gilt die einfach Regel, dass Fehler, die Sie im Projekt einmal begangen haben, nicht wiederholt werden.
4. Projektauflösung
Mit der Projektauflösung wird das Projekt endgültig abgeschlossen. Die beteiligten Mitarbeiter werden ihren ursprünglichen Aufgabenbereichen oder neuen Projekten zugeordnet. Die im Projekt gebundenen Ressourcen stehen neuen Projekten zur Verfügung.
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