Modul 7: Sinnvolle Projektplanung
Die im Vorfeld getroffenen Strategien in die Praxis umzusetzen stellt meist eine höhere Hürde dar als gedacht. Mit einer sinnvollen Projektplanung, die sich immer wieder mit den Zielen des Projektes auseinander setzt, können Sie gewährleisten, dass das Projekt in die richtige Richtung steuert. Die siebte Episode soll Ihnen Ratschläge liefern, die Ihnen bei der Kontrolle Ihrer angestrebten Ziele hilft.
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Welche Vorgehensweise ist bei der Projektplanung optimal?
Falls Sie die Aufgabe erhalten haben, ein Projekt durchzuführen, dann stehen Sie vor der Frage der optimalen Vorgehensweise. Dieses Auseinandersetzen mit der Zukunft wird üblicherweise als Projektplanung bezeichnet. Einige Projektmanager sind zwar der Meinung, dass sie ihre Projekte auch ohne Planung in den Griff bekommen; dies sind dann aber häufig auch diejenigen, die sich über zu viel Stress und Arbeit am Projektende beklagen. Es ist richtig, das man zu viel planen kann. Sie sollten in Ihrem Projekt lieber so viel wie nötig und so wenig wie möglich planen. Die Pläne geben Ihrem Projekt die notwendige Sicherheit, die Sie in Ihrem Projekt benötigen. Ausgangspunkt Ihrer Planung ist ein Projektstrukturplan. Er hat seine Grundlage in der Grobgliederung, die während des Projekt Kick-Offs erarbeitet wurde. Während der Erstellung eines Projektstrukturplanes erfolgt eine übersichtliche, systematische und meist grafische Darstellung aller wesentlichen Aufgaben, die erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen.
Was beinhaltet ein Projektstrukturplan?
Der Projektstrukturplan beinhaltet alle Teilaufgaben des Projektes und strukturiert sogenannte Arbeitspakete. Ein Arbeitspaket beschreibt eine klar definierte Aufgabe, die an eine ausführende Stelle übertragen werden kann. Der Projektstrukturplan stellt das gesamte Projekt grafisch dar. Er ordnet alle Arbeitspakete nach Zusammengehörigkeit und schafft dadurch Transparenz und Sicherheit im Projekt. Da ein Projekt einen zeitlichen Ablauf darstellt, überführt man den Projektstrukturplan in einen Ablaufplan. Die einzelnen Arbeitspakete werden zunächst in Tätigkeiten umformuliert. Die dadurch entstehenden Vorgänge können dann logisch der Reihenfolge ihrer Erarbeitung nach strukturiert werden. Diese Ablaufplanung folgt dem Muster: Ein Vorgang kann erst anfangen, wenn sein direkter Vorgänger abgeschlossen ist. Dadurch entsteht ein sogenannter Netzplan.
Wie sieht ein idealer Netzplan aus?
Der Netzplan wird in einem weiteren Schritt um Termine und konkrete Daten ergänzt. Das Ergebnis kennt der eine oder andere von Ihnen vielleicht als Balkenplan, der Ihnen angibt, an welchem Tag welche Tätigkeiten in einer bestimmten Reihenfolge zu bearbeiten sind. Diese Pläne ergänzt man im Projektmanagement um die sogenannten Ressourcen. Ressourcen sind die notwendigen Mitarbeiter, Maschinen oder sonstigen Einsatzmittel, die zur Erledigung der einzelnen Aufgaben notwendig sind.
Die Projektplanung sollte ständig aktualisiert werden
Diese unterschiedlichen Teilpläne realisiert die Projektleitung zunächst in der beschriebenen Reihenfolge. Um einen optimierten Plan zu erhalten, müssen die Besonderheiten der Teilpläne aufeinander abgestimmt werden. Dabei sind es häufig Kleinigkeiten, die dazu führen, dass bereits erstellte Pläne nochmals überarbeitet werden müssen. Daher ist eine kontinuierliche Planung im Projektmanagement unumgänglich.
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