Budgets und Kosten in Projekten
Die richtige Allokation der vorhandenen Mittel und die Planung der benötigten Budgets muss bei der Planung Ihres Projektes eine zentrale Rolle einnehmen. Wie Sie ihr Projekt auf ein solides fianzielles Fundament stellen, erfahren Sie hier.
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Die Kalkulation des Projektbudgets
Jedes Projekt ist mit einem Budget ausgestattet. Dabei versteht man unter einem Budget den Geldbetrag, der für die Abwicklung des Projektes zur Verfügung steht. Häufig ist dieses Budget tendenziell eher zu knapp kalkuliert. Damit Ihr Projekt auch in der Kostendimension erfolgreich ist, müssen Sie ein konsequentes Kostenmanagement vom Anfang bis zum Ende realisieren. Durch die Presse gehen zwar immer wieder Beispiele, in denen die Kosten um mehrere 100% überschritten werden, aber dies sollte nicht der Regelfall sein. Diese betriebswirtschaftliche Begleitung Ihres Projektes beginnt bereits vor dem eigentlichen Projekt-Kick-Off. In der Angebotsphase eines Projektes muss seitens der betriebswirtschaftlichen Betreuung eines Projektes eine Vorkalkulation durchgeführt werden. Ziel dieser Kalkulation ist es, einen rentablen Marktpreis zu realisieren. Zusätzlich muss der verfügbare Mittelaufwand für die reine Projektabwicklung bestimmt werden. Die Kosten eines Projektes sind von der angestrebten Qualität, der Produktivität der Mitarbeiter und Ressourcen sowie der Projektdauer abhängig. Bei vielen Projekten, die direkt mit Kundenaufträgen zusammenhängen, besteht das Problem darin, dass bereits in der Angebotsphase, in der viele Faktoren noch gar nicht bekannt sind, exakte Budgets und Kostenvorgaben benötigt werden. Erst im Laufe der Zeit, wenn mehr Informationen zur Verfügung stehen, können die Kalkulationen präziser werden.
Auf welcher Grundlage können die Kosten kalkuliert werden?
Viele Projektleiter verlassen sich in ihrer Kalkulation auf reine Schätzungen. Das Schätzen hat allerdings einige Nachteile, die Sie beachten sollten. Schätzen ist immer ungenau, kaum überprüfbar und häufig politisch motiviert. Das heißt, wenn der Projektleiter ein Projekt unbedingt realisieren möchte, dann werden die Kosten so geschätzt, dass das Projekt auch finanziell attraktiv erscheint. In vielen Branchen existieren spezifische Kalkulationsverfahren, mit deren Hilfe man die Unsicherheit bei der Budgetierung vermindern kann.
Die Kontrolle durch den Projektleiter
Wenn das Projekt gestartet ist, dann erfolgt im Rahmen der Projektabwicklung ein kontinuierliches Kostencontrolling. Das wesentliche Instrument dabei ist ein zeitbezogener Soll-Ist-Vergleich. Die geplanten Kosten aus der Vorkalkulation werden als Basisdaten im Rahmen des Projektcontrollings eingepflegt. Während des laufenden Projektes werden die Ist-Daten erhoben und kontinuierlich mit den Soll-Werten verglichen. Bei Abweichungen kann der Projektleiter dann unverzüglich reagieren.
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt
Nach Abschluss eines Projektes erfolgt die Nachkalkulation. Für jedes Arbeitspaket können die tatsächlich angefallenen Kosten mit den zuvor geplanten Kosten verglichen werden. Dadurch ist ersichtlich, ob und warum es Abweichungen bei den Kosten gegeben hat. Analysieren Sie diese Abweichungen, damit in Zukunft Ihre Vorkalkulationen genauer werden.
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