Modernes Projektmanagement – Grundlagen
Projekte erfolgreich zu planen, zu konzipieren und erfolgreich durchzuführen gehört mittlerweile zu den Kernkompetenzen eines modernen agilen Managers. In unserer Artikelserie stellen wir Ihnen die Grundlagen komprimiert und einfach vor. Sie erhalten das heute notwendige Grundlagenwissen als Podcast und als e-Book zur Verfügung gestellt.
Wir starten mit der Einführung hier. Die erste Einheit können Sie sich hier downloaden.
Modul 1: Was ist ein Projekt?
Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten einen Menschen zum Mond befördern oder eine Pyramide bauen oder einen Tunnel von Frankreich nach England graben. Diese drei Vorhaben sind typische Beispiele für ein Projekt. Ob beim Bau der Pyramiden tatsächlich schon ein effizientes Projektmanagement angewendet wurde, sei dahin gestellt. Doch der erste Mann auf dem Mond ist ein gutes Beispiel für ein erfolgreiches Projekt. Der Eurotunnel dagegen ist ein Beispiel für ein weniger gelungenes Projekt. Der Tunnel ist zwar mittlerweile in Funktion, doch Zeit und Kosten wurden bei diesem Projekt weit überschritten. Alle drei Beispiele haben einige spezifische Gemeinsamkeiten, die Sie auf Ihre Projekte übertragen können.
Ziele eines Projektes
Ein Projekt hat grundsätzlich ein Ziel. Diese sogenannte Sachaufgabe ist die Problemstellung, die gelöst werden soll. Bei einem EDV-Projekt besteht die Sachaufgabe zum Beispiel darin, die EDV-Technik Cloud-fähig zu machen. Oder wie in unserem obigen Beispiel einen Mann zum Mond zu bringen. Neben diesem Sachziel gibt es bei einem Projekt auch immer eine zeitliche Zielvorgabe. Das EDV-Projekt muss vor dem 1. Januar 2000 fertig sein und unser amerikanischer Astronaut soll vor einem Russen auf dem Mond sein. Das Besondere an diesen Aufgaben ist, dass sie einmalig, neuartig und komplex sind. Eine Jahr-2000-Umstellung hat vorher noch niemand durchgeführt. Jemanden zum Mond zu befördern war derzeit, 1969, ebenfalls eine neuartige, einmalige und nicht ganz einfache Aufgabe. Ein weiteres Merkmal von Projekten ist ein festgelegtes Budget. Der Eurotunnel oder die Mondmission mussten mit begrenzten finanziellen und personellen Mitteln realisiert werden. Hinzu kommt bei vielen Projekten das relativ große Risiko. Bei der Mondmission ist das leicht nachvollziehbar. Wenn das Projekt scheitert sind Menschenleben gefährdet. Dies ist zwar nicht in jedem Projekt der Fall, aber unter Umständen gefährdet ein fehlgeschlagenes Projekt die Existenz eines Unternehmens oder zumindest die Karriere des Projektleiters. Bei Projekten sind in der Regel auch eine Vielzahl von Personen beteiligt, sodass immer auch deren Interessen zu berücksichtigen sind.
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Definition Projekt
Diese Kriterien zeigen, dass ein Projekt nicht beiläufig realisiert werden kann. In der Regel grenzt man ein Projekt deutlich von anderen Tätigkeiten ab und führt eine spezielle Organisation ein. Im Beispiel der Mondfahrt wurde sogar ein eigenes Forschungszentrum errichtet. Diese Merkmale von Projekten finden sich auch in einer Definition wieder, die das Deutsche Institut für Normung (DIN) veröffentlicht hat.
Die DIN-Norm 69901 definiert ein Projekt als ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.
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