Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA-Zyklus)

Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA-Zyklus)
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Der PDCA-Zyklus ist Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Der Zyklus dient der Problemfindung und Prozessoptimierung in Unternehmen und wird als klassisches Instrument im Qualitätsmanagement eingesetzt.

PDCA-Zyklus
PDCA-Zyklus

PDCA-Zyklus – Definition

Der PDCA-Zyklus ist eine universell einsetzbare Methode zur kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagements in Unternehmen. Der Prozess besteht aus vier Phasen: Plan, Do, Check und Act. In dieser Reihenfolge ergeben die vier Schritte einen Kreislauf, der eine stetige Optimierung garantiert.

Geschichte des PDCA-Zyklus

Die Geschichte des PDCA-Zyklus geht bis in die 1930er Jahre zurück. Damals entwickelte der amerikanische Physiker und Statistiker Walter Andrew Shewhart den sogenannten Shewhart-Zyklus, welcher als ein Vorläufermodell des PDCA-Zyklus gilt. Der Shewhart-Zyklus besteht allerdings aus nur drei Phasen:

Shewhart-Zyklus
Shewhart-Zyklus

Dieses Modell wurde anschließend von Shewharts Student William Edwards Deming, der ebenfalls Physiker und Statistiker war, zum 4-Phasen-Prozess weiterentwickelt. Daher kommt auch die Bezeichnung Demingkreis, welcher heute aber auch als PDCA-Zyklus bekannt ist.

Der PDCA-Zyklus war zu seinen Entstehungszeiten vor allem in Japan sehr populär, denn Deming wurde nach dem Zweiten Weltkrieg von General Douglas MacArthur als Wirtschaftsberater dorthin eingeladen. Er sollte mithilfe seines Demingkreises den japanischen Managern die Idee hinter einem verbesserungsorientierten Unternehmen vermitteln und dadurch zum Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft beitragen. Der PDCA-Zyklus beeinflusste das japanische Qualitätsmanagement maßgeblich.

PDCA-Zyklus – 4 Phasen

In jeder der vier Phasen des PDCA-Zyklus sind andere Vorgehensweisen notwendig. Daher ist es relevant, diese voneinander abgrenzen und unterscheiden zu können.

1. Phase des PDCA-Zyklus: Plan

PDCA-Zyklus: Schritt 1 - Plan

Jeder Verbesserungsprozess startet mit der Planung. Zunächst muss der Status Quo analysiert werden, denn es ist wichtig sich über die aktuelle Situation bewusst zu werden. Anschließend werden daraus Optimierungspotentiale erschlossen und konkrete, realistische Ziele festgesetzt und ausformuliert. In dieser Phase wird zudem ein Konzept entwickelt, welches zur Zielerreichung dient.

2. Phase des PDCA-Zyklus: Do

PDCA-Zyklus: Schritt 2 - Do

Do bedeutet nicht, dass man im zweiten Schritt des PDCA-Zyklus schon das gesamte Konzept vollständig umsetzen muss, sondern vielmehr, dass man die entwickelte Strategie zunächst einmal ausprobiert. Durch den Testlauf sollen Schwierigkeiten und Potentiale identifiziert werden und zur erfolgreichen Weiterentwicklung des Konzeptes beitragen.

Zum Beispiel kann eine Strategie zunächst an einem Arbeitsplatz ausprobiert werden, bevor sie in der ganzen Firma durchgesetzt wird. Dadurch werden Fehlinvestitionen und unerwartete Probleme möglichst klein gehalten und Konzepte können erfolgreich in der Testumgebung optimiert werden.

3. Phase des PDCA-Zyklus: Check

PDCA-Zyklus: Schritt 3 - Check

Nach dem Testlauf werden die Resultate gründlich analysiert und kontrolliert. Die Ergebnisse sollten allerdings nicht nur sorgfältig, sondern auch realistisch betrachtet werden. Denn nur so können Schwierigkeiten und Fehler erkannt und behoben werden.

Nachdem beurteilt wurde, ob das Konzept sich zur Zielerreichung eignet, kann dieses angepasst und optimiert werden. In diesem dritten Schritt werden auch die notwendigen Maßnahmen und Handlungsschritte ergriffen, um das Konzept aktiv zu verbessern. Im Anschluss an den Optimierungsprozess wird das Konzept für eine flächendeckende Umsetzung freigegeben.

4. Phase des PDCA-Zyklus: Act

PDCA-Zyklus: Schritt 4 - Act

Im letzten Schritt des PDCA-Zyklus erfolgen die Einführung und Umsetzung der entwickelten und verbesserten Strategie in allen Bereichen. Bei der Durchführung handelt es sich meistens um Maßnahmen, die nicht nur mit einem umfangreichen Aufwand, sondern auch mit hohen Investitionen einhergehen. Denn oftmals müssen dafür Arbeitspläne geändert, Schulungen durchgeführt oder ähnliche Handlungsschritte ergriffen werden.

Wenn dieser Verbesserungsprozess vorerst erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen wurde, bedeutet dies nicht, dass der Zyklus beendet ist. Denn nun wird der neue Standard kontinuierlich kontrolliert und die Zieleinhaltung überprüft.

Außerdem dient der neue Standard dann wiederum als Basis für eine weitere Optimierung. Das heißt, dass direkt im Anschluss der PDCA-Zyklus von vorne beginnt. Denn nur so kann ein kontinuierlicher Optimierungsprozess garantiert werden.

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Praxisbeispiel

Wie bereits beschrieben ist der PDCA-Zyklus universell – und somit in nahezu jedem Bereich – einsetzbar. Ein einfaches Beispiel für eine Problemstellung könnte folgendermaßen aussehen: Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens soll verbessert und gestärkt werden.

Kommunikation

Plan: Zunächst werden die Ist-Situation und insbesondere auch die Problematik analysiert. Das heißt, es wird detailliert herausgestellt, an welchen Stellen die Kommunikation verbessert werden soll. Danach werden im Brainstorming mögliche Methoden und Maßnahmen gesammelt. Im Anschluss muss dann überlegt werden, welche Strategien am besten, effizientesten und lohnendsten sind.

Do: Im nächsten Schritt wird dann überlegt, in welcher Testumgebung die neue Strategie ausprobiert werden kann. Zum Beispiel kann die neue Kommunikationsstrategie zunächst in einer kleinen Abteilung angewendet werden.

Check: Nach der Testphase soll dann analysiert und herausgestellt werden, in welchen Bereichen sich die Kommunikation verbessert, nicht verändert oder sogar verschlechtert hat. Außerdem können auch noch andere Faktoren betrachtet werden, wie zum Beispiel der mit der Strategie einhergehende Aufwand und die anfallenden Kosten. Auf dieser Basis findet dann die Optimierung der Kommunikationsstrategie statt.

Act: Wenn die neu ausgearbeitete Kommunikationsstrategie in der Test-Abteilung gut funktioniert, dann kann sie auf das gesamte Unternehmen übertragen werden. Doch auch nach den vier Phasen kann nicht vorausgesetzt werden, dass die Kommunikation im Unternehmen optimal ist. Da es sich hierbei um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt, startet der PDCA-Zyklus immer wieder von neuem. Dadurch können unter anderem Kommunikationspotenziale, die im ersten Durchlauf noch nicht erkannt wurden, im Nachhinein noch ausgebaut werden.

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