Projekt Kick-Off - Die PhasenProjekt Kick-off
Nachdem Sie ein Projekt sorgfältig geplant und vorbereitet haben ist es nun an der Zeit, die Fiktion in die Realität umzuwandeln. Der Start eines Projektes ist bereits ein wichtiger Indikator für den Verlauf und den Ausgang Ihres Vorhabens. Wie Sie Ihr Projekt erfolgreich starten und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um den Projekt Kick-off möglichst erfolgreich zu meistern, wird Ihnen in unserer sechsten Episode des Podcast „Projektmanagement” erläutert.
Laden Sie sich die sechste Episode hier herunter. Das Dim-Team wünscht Ihnen viel Spaß beim Anhören!
Projekt Kick-Off – „Sage mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir wie es endet.”
Dieses Zitat, das viele Projektmanager kennen, beschreibt die Bedeutung des Projektstarts sehr deutlich. Wenn Sie ein etwas größeres Projekt starten, dann sollten Sie immer mit einem Kick-Off-Meeting beginnen. Das Kick-Off-Meeting dient dazu, alle an einem Projekt Beteiligten mit den Projektzielen und -aufgaben vertraut zu machen. Eine erste Grobplanung und der Projektablauf kann gesamtheitlich mit allen Betroffenen gestaltet werden. Entscheidend ist, dass das Projekt von Anfang an mit ganzer Energie und ohne Zeitverzug angegangen wird, da jede Nachlässigkeit in dieser Phase später zu erheblichen Problemen führt. Ein anfängliches Meeting verhindert, dass Probleme und Unklarheiten in das Projekt mit hineingenommen werden und unter Umständen zu einem späteren Zeitpunkt zum Scheitern des Projektes beitragen. Know-how-Defizite werden in der Startphase bereits erkannt und können behoben werden.
Projekt Kick-off – Was ist zu beachten?
An einem Projektstart-Workshop (PSW) sollte das gesamte Projektteam teilnehmen. Bei einem Großprojekt sollten mehrere Veranstaltungen durchgeführt werden, um so zielgruppengerecht zu arbeiten. Insbesondere bei Projekten, die in der Öffentlichkeit stattfinden, ist es sinnvoll mehrere Meetings durchzuführen, um so die Effizienz zu verbessern. Planen Sie den Workshop rechtzeitig, damit alle Teilnehmer an dem geplanten Meeting teilnehmen können und nicht zeitlich verhindert sind. Laden Sie neben dem Kernteam weitere für das Projekt wichtige Personen ein und informieren Sie die Teilnehmer über folgende Punkte:
– Zweck des Treffens
– Starttermin und Dauer
– Ort und
– Zielvorstellung (erhoffte Ergebnisse).
Für die Planung des Projekt Kick-Off empfehlen wir immer den Einsatz unserer Workshop Canvas. Er klärt alle notwendigen Punkte und sorgt dafür, dass eine strukturierte Vorbereitung umsetzen kann.
Projekt Kick-Off – Die Phasen
Ein Projektstart-Workshop sollte aus mehreren Phasen bestehen. Zu Beginn der Kennenlern-Phase klärt der Projektleiter das Programm des Workshops und die Regeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Ein Startmeeting sollte dazu dienen, dass sich die Teilnehmer gegenseitig kennen lernen sowie innerhalb der Gruppe aufgrund von Qualifikationen und Aufgaben positionieren. Die Projektziele und ein allgemeiner Projektstrukturplan werden anschließend gemeinsam erarbeitet.
Projekt Kick-Off – Dokumentation!
Achten Sie darauf, dass der gesamte Workshop ausführlich dokumentiert wird. Alle erarbeiteten Ergebnisse, getroffenen Entscheidungen und Annahmen müssen für die Folgephasen zugrunde gelegt werden können. Zudem sollten die offenen Punkte, die Aufgabenverteilung, die Termine sowie das weitere Vorgehen jedem Projektmitglied bekannt sein.
Projektrisiken kann vorgebeugt werden!
Versäumnisse in der Startphase führen häufig dazu, dass Projekttermine nicht eingehalten werden, Kosten überschritten und wichtige Aufgaben nicht zur vollständigen Zufriedenheit der Auftraggeber gelöst werden. Viele Projektleiter sind der Meinung, dass ein Projekt-Kick-Off nicht notwendig sei und dass man die Zeit lieber für operative Projektarbeit nutzen solle. Eine wissenschaftliche Studie zum Projekt Kick-off hat jedoch gezeigt, dass viele Projekte an unrealistischen Zeitschätzungen, unklaren Zieldefinitionen und personellen Fehlbesetzungen scheitern. Führen Sie daher ein ordentliches Startmeeting durch, um diese Projektrisiken bereits im Vorfeld zu klären.
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