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Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA-Zyklus)

Der PDCA-Zyklus ist Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Der Zyklus dient der Problemfindung und Prozessoptimierung in Unternehmen und wird als klassisches Instrument im Qualitätsmanagement eingesetzt.

PDCA-Zyklus
PDCA-Zyklus

PDCA-Zyklus – Definition

Der PDCA-Zyklus ist eine universell einsetzbare Methode zur kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagements in Unternehmen. Der Prozess besteht aus vier Phasen: Plan, Do, Check und Act. In dieser Reihenfolge ergeben die vier Schritte einen Kreislauf, der eine stetige Optimierung garantiert.

Geschichte des PDCA-Zyklus

Die Geschichte des PDCA-Zyklus geht bis in die 1930er Jahre zurück. Damals entwickelte der amerikanische Physiker und Statistiker Walter Andrew Shewhart den sogenannten Shewhart-Zyklus, welcher als ein Vorläufermodell des PDCA-Zyklus gilt. Der Shewhart-Zyklus besteht allerdings aus nur drei Phasen:

Shewhart-Zyklus
Shewhart-Zyklus

Dieses Modell wurde anschließend von Shewharts Student William Edwards Deming, der ebenfalls Physiker und Statistiker war, zum 4-Phasen-Prozess weiterentwickelt. Daher kommt auch die Bezeichnung Demingkreis, welcher heute aber auch als PDCA-Zyklus bekannt ist.

Der PDCA-Zyklus war zu seinen Entstehungszeiten vor allem in Japan sehr populär, denn Deming wurde nach dem Zweiten Weltkrieg von General Douglas MacArthur als Wirtschaftsberater dorthin eingeladen. Er sollte mithilfe seines Demingkreises den japanischen Managern die Idee hinter einem verbesserungsorientierten Unternehmen vermitteln und dadurch zum Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft beitragen. Der PDCA-Zyklus beeinflusste das japanische Qualitätsmanagement maßgeblich.

PDCA-Zyklus – 4 Phasen

In jeder der vier Phasen des PDCA-Zyklus sind andere Vorgehensweisen notwendig. Daher ist es relevant, diese voneinander abgrenzen und unterscheiden zu können.

1. Phase des PDCA-Zyklus: Plan

PDCA-Zyklus: Schritt 1 - Plan

Jeder Verbesserungsprozess startet mit der Planung. Zunächst muss der Status Quo analysiert werden, denn es ist wichtig sich über die aktuelle Situation bewusst zu werden. Anschließend werden daraus Optimierungspotentiale erschlossen und konkrete, realistische Ziele festgesetzt und ausformuliert. In dieser Phase wird zudem ein Konzept entwickelt, welches zur Zielerreichung dient.

2. Phase des PDCA-Zyklus: Do

PDCA-Zyklus: Schritt 2 - Do

Do bedeutet nicht, dass man im zweiten Schritt des PDCA-Zyklus schon das gesamte Konzept vollständig umsetzen muss, sondern vielmehr, dass man die entwickelte Strategie zunächst einmal ausprobiert. Durch den Testlauf sollen Schwierigkeiten und Potentiale identifiziert werden und zur erfolgreichen Weiterentwicklung des Konzeptes beitragen.

Zum Beispiel kann eine Strategie zunächst an einem Arbeitsplatz ausprobiert werden, bevor sie in der ganzen Firma durchgesetzt wird. Dadurch werden Fehlinvestitionen und unerwartete Probleme möglichst klein gehalten und Konzepte können erfolgreich in der Testumgebung optimiert werden.

3. Phase des PDCA-Zyklus: Check

PDCA-Zyklus: Schritt 3 - Check

Nach dem Testlauf werden die Resultate gründlich analysiert und kontrolliert. Die Ergebnisse sollten allerdings nicht nur sorgfältig, sondern auch realistisch betrachtet werden. Denn nur so können Schwierigkeiten und Fehler erkannt und behoben werden.

Nachdem beurteilt wurde, ob das Konzept sich zur Zielerreichung eignet, kann dieses angepasst und optimiert werden. In diesem dritten Schritt werden auch die notwendigen Maßnahmen und Handlungsschritte ergriffen, um das Konzept aktiv zu verbessern. Im Anschluss an den Optimierungsprozess wird das Konzept für eine flächendeckende Umsetzung freigegeben.

4. Phase des PDCA-Zyklus: Act

PDCA-Zyklus: Schritt 4 - Act

Im letzten Schritt des PDCA-Zyklus erfolgen die Einführung und Umsetzung der entwickelten und verbesserten Strategie in allen Bereichen. Bei der Durchführung handelt es sich meistens um Maßnahmen, die nicht nur mit einem umfangreichen Aufwand, sondern auch mit hohen Investitionen einhergehen. Denn oftmals müssen dafür Arbeitspläne geändert, Schulungen durchgeführt oder ähnliche Handlungsschritte ergriffen werden.

Wenn dieser Verbesserungsprozess vorerst erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen wurde, bedeutet dies nicht, dass der Zyklus beendet ist. Denn nun wird der neue Standard kontinuierlich kontrolliert und die Zieleinhaltung überprüft.

Außerdem dient der neue Standard dann wiederum als Basis für eine weitere Optimierung. Das heißt, dass direkt im Anschluss der PDCA-Zyklus von vorne beginnt. Denn nur so kann ein kontinuierlicher Optimierungsprozess garantiert werden.

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Praxisbeispiel

Wie bereits beschrieben ist der PDCA-Zyklus universell – und somit in nahezu jedem Bereich – einsetzbar. Ein einfaches Beispiel für eine Problemstellung könnte folgendermaßen aussehen: Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens soll verbessert und gestärkt werden.

Kommunikation

Plan: Zunächst werden die Ist-Situation und insbesondere auch die Problematik analysiert. Das heißt, es wird detailliert herausgestellt, an welchen Stellen die Kommunikation verbessert werden soll. Danach werden im Brainstorming mögliche Methoden und Maßnahmen gesammelt. Im Anschluss muss dann überlegt werden, welche Strategien am besten, effizientesten und lohnendsten sind.

Do: Im nächsten Schritt wird dann überlegt, in welcher Testumgebung die neue Strategie ausprobiert werden kann. Zum Beispiel kann die neue Kommunikationsstrategie zunächst in einer kleinen Abteilung angewendet werden.

Check: Nach der Testphase soll dann analysiert und herausgestellt werden, in welchen Bereichen sich die Kommunikation verbessert, nicht verändert oder sogar verschlechtert hat. Außerdem können auch noch andere Faktoren betrachtet werden, wie zum Beispiel der mit der Strategie einhergehende Aufwand und die anfallenden Kosten. Auf dieser Basis findet dann die Optimierung der Kommunikationsstrategie statt.

Act: Wenn die neu ausgearbeitete Kommunikationsstrategie in der Test-Abteilung gut funktioniert, dann kann sie auf das gesamte Unternehmen übertragen werden. Doch auch nach den vier Phasen kann nicht vorausgesetzt werden, dass die Kommunikation im Unternehmen optimal ist. Da es sich hierbei um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt, startet der PDCA-Zyklus immer wieder von neuem. Dadurch können unter anderem Kommunikationspotenziale, die im ersten Durchlauf noch nicht erkannt wurden, im Nachhinein noch ausgebaut werden.

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5 Faktoren für eine erfolgreiche Trainer-Website

Im Wettkampf um die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden ist ein professioneller Internetauftritt unerlässlich. Auch Trainer müssen sich den Herausforderungen des Web 2.0 stellen und die Vorteile digitaler Kommunikation nutzen. Wie aber gelingt es Ihnen, eine erfolgreiche Website zu etablieren? Welche Faktoren sind zu beachten? Die Erstellung einer Website ist dank kompakter Baukasten-Angebote heute einfacher denn je. Auch Programmierer und Grafikdesigner bieten umfangreiche Hilfestellungen auf dem Weg zum repräsentativen Internetauftritt. Es gilt jedoch, einige wichtige Faktoren zu beachten, die den tatsächlichen Erfolg einer Website definieren.

Die Basiskriterien für Trainer Websites

Grundsätzlich lassen sich einige wesentliche Bereiche identifizieren, anhand derer die Bewertung einer Website erfolgt. Die Beachtung von Barrierefreiheit und Usability sind dabei als Basiskriterien für die Handhabung durch den User von großer Bedeutung. Hier entscheidet sich, ob der User überhaupt auf eine Seite zugreifen kann. Gleiches gilt für Suchmaschinen: Kann eine Seite nicht ausgelesen werden, ist sie für Suchmaschinen nicht von Bedeutung und somit auch für potenzielle Kunden nicht auffindbar. Der Auffindbarkeit durch Suchmaschinen kommt besonders im Zuge der sogenannten Suchmaschinen-Optimierung (SEO) eine Schlüsselrolle zu. So kann die erfolgreiche Platzierung eines Onlineangebotes durch zielgerichtete Maßnahmen begünstigt werden. Dabei sind qualitative Seiteninhalte sowohl für die Umsetzung von SEO als auch für den direkten Kundenkontakt unerlässlich (OnPage-Optimierung). Inhalte einer Website stellen somit den zentralen Erfolgsbaustein dar. Aufbau der Reputation einer Website (OffPage Optimierung) sowie weitere Faktoren wie beispielsweise die Einhaltung rechtlicher Grundsätze, runden das Profil einer erfolgreichen Website ab.

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Die 5 Faktoren zum Erfolg

Ist das Ziel einer Website formuliert, gilt es, das eigene Angebot in Form von Produkten oder Dienstleistungen online abzubilden. Besonders im Bereich des Bildungsmarketings ergeben sich vielzählige Möglichkeiten, Strategien des Online Marketing gewinnbringend einzusetzen.

1. Funktionsfähigkeit und Zielerfüllung

Garantieren Sie, dass Ihre Website funktioniert. Ist dies nicht der Fall, laufen Sie Gefahr, Kunden noch vor Kaufabschluss zu verlieren. Nur die kontinuierliche Überprüfung der Website kann diesem Szenario vorbeugen. Dazu zählt auch das Angebot einer mobilen Version Ihrer Seite. Außerdem müssen Sie klar kommunizieren, womit Sie Umsätze generieren wollen. Geben Sie diese Information an den Kunden weiter, indem Sie Möglichkeiten zur Zielerreichung auf der Seite prominent platzieren (Kontaktdaten, Möglichkeiten zur Online Buchung u.a.).

2. Keep it short and simple

Vereinfachen Sie die Handhabung Ihrer Seite so weit, dass der User keine andere Möglichkeit hat, als einem bestimmten Verkaufspfad zu folgen. So generieren Sie neue Kaufabschlüsse und entlasten den User in seiner Kaufentscheidung.

3. User Experience

Sorgen Sie dafür, dass der Besuch Ihrer Website zum Erlebnis wird. Ein ansprechendes Design sowie die Einbindung multimedialer Inhalte machen das immaterielle Gut Bildung greifbar.

4. Erzeugen Sie Vertrauen

Sie sind zertifiziert und ausgezeichnet? Dann platzieren Sie diese Prädikate auf Ihre Website. So schaffen Sie Vertrauen, ein wesentlicher Faktor, den User bei Ihrer Kaufentscheidung einbeziehen. In Kombination mit der bildlichen Darstellung aller Ansprechpartner Ihres Unternehmens, kann der User Nähe und Emotionalität zu Ihnen und Ihrem Angebot aufbauen.

5. Tracking

Mit Hilfe von Tools wie Google Analytics können Sie Daten generieren, die es Ihnen ermöglichen, umfassende Website Analysen zu erstellen. So können Sie verfolgen, wie sich Besucher auf Ihrer Seite bewegen und an welchen Stellen Optimierungspotenziale vorhanden sind.

 

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Sie sind Trainer oder Coach und haben einen eigenen Website Auftritt? Der Trainer Website-Check wurde von Experten des Deutschen Institut für Marketing entwickelt, um Trainern und Coaches die Möglichkeit zu geben, Ihren persönlichen Website Auftritt mit Hilfe von relevanten Beurteilungskriterien zu analysieren und zu optimieren. Um den Test durchführen zu können, müssen Sie einfach nur in der vorgesehenen Eingabemaske Ihren Namen und den Link zu Ihrer Website angeben. Der Trainer Website-Check öffnet dann Ihre Website mit einer Schritt für Schritt Analyse.

ACHTUNG: Sollten Sie Skripte auf Ihrer Webseite verwenden, die eine Anzeige in einem externen Frame blockieren, könnte das Ergebnis möglicherweise fehlerhaft sein. Um Ihre Trainer-Website trotzdem beurteilen zu können, öffnen Sie diese in einem weiteren Tab und wechseln Sie dann für die Beantwortung der Fragen zwischen den Tabs.

  1. Schritt: Geben Sie Ihren Namen und den Link zu Ihrer Website an.

Website testen

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2. Schritt: Ihre Website wird im Analyse Tool angezeigt.

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Die Beurteilungskriterien des Tools

Die Zielgruppen von Trainer und Coaches haben auf Grund ihrer fachlichen und methodischen Spezialisierung ganz unterschiedliche Anforderungen an eine Website. Dies sollte natürlich durch den Auftritt berücksichtigt werden. Für den Trainer Website-Check hat das Deutsche Institut für Marketing jedoch einen Fragenkatalog entwickelt, der die wichtigsten übergreifenden Kriterien berücksichtigt. Die Fragen sind dabei nach folgenden Kategorien gegliedert:

  • Darstellung
  • Inhalte
  • Funktionen

 

Alle weiteren Informationen zum Trainer Website-Check finden Sie hier!

Das Ergebnis der Analyse

Das Ergebnis des Trainer Website-Check wird Ihnen nach Beantwortung aller Fragen direkt angezeigt. Dabei erhalten Sie eine erste Auswertung zu den Kriterien Darstellung, Inhalte und Funktionen, um einschätzen zu können, welche Teile Ihrer Website positiv und welche noch verbesserungswürdig sind. Weiterhin können Sie die Ergebnisse im Anschluss direkt ausdrucken.

 

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