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Virtuelle Events – die Erfolgsfaktoren

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Virtuelle Events sind voll im Kommen. Haben die meisten Experten eigentlich erst für die kommenden Jahre mit einem Anstieg dieser Events gerechnet, wurde dieser durch die Corona-Pandemie deutlich vorgezogen. Unternehmen schickten ihre Mitarbeiter ins Home-Office, Meetings wurden fortan nur noch virtuell abgehalten. Selbst Produktvorstellungen oder Jubiläen werden mittlerweile zum Teil als rein virtuelle Events angeboten. In vielen Fällen zeigt sich, dass einige Unternehmen hierfür offenbar noch nicht ganz bereit sind. Damit das nicht auch auf Sie zutrifft, haben wir im Folgenden einen Leitfaden für die Organisation von virtuellen Events zusammengestellt.

Definition: Was sind virtuelle Events?

Bei einem virtuellen Event handelt es sich um Veranstaltungen, die vollständig im digitalen Raum stattfinden. Die einzelnen Teilnehmer dieser Events stehen also in keiner physischen bzw. greifbaren Verbindung zueinander. Stattdessen fokussieren sich virtuelle Events ausschließlich auf die Sinne des Hörens und Sehens. Die Teilnahme an solchen Events kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Zum Teil werden hierfür spezielle Umgebungen eingerichtet, die dann mit Devices wie VR-Brillen erkundet werden können. Möglich ist die Teilnahme aber auch per Desktop oder über mobile Endgeräte wie Tabletts und Smartphones.

Unbedingt zu unterschieden sind von den virtuellen Events natürlich die analogen Events. Eine weitere Unterteilung lässt sich zwischen den virtuellen Events und den hybriden Events machen. Letztere sind gewissermaßen eine Kombination aus rein virtuellen und rein analogen Events.

Virtuelle Meetings

Anlässe für virtuelle Events

Anlässe für virtuelle Events gibt es im Prinzip unbegrenzt. Je nach Unternehmen sind zum Beispiel Messen oder Produktvorstellungen passende Anlässe. Darüber hinaus können aber zum Beispiel auch klassische Meetings oder digitale Seminare in virtuelle Events verwandelt werden. Ein paar beliebte und typische Formen der Events haben wir im Folgenden aufgeführt. Je nach Anlass kann die passende Form für das virtuelle Event gewählt werden.

  • Kamingespräch: Ein echter Klassiker der virtuellen Events ist das sogenannte Kamingespräch. Dieses wird auch als Fireside Chat bezeichnet und soll in einer entspannten und lockeren Atmosphäre vor allem informativ sein. Wie der Name bereits verrät, bietet sich als Hintergrund zum Beispiel ein Kaminfeuer an. In der Regel sind bei einem solchen Kamingespräch nur wenige ausgewählte Teilnehmer dabei.
  • Breakout Session: Die Breakout Sessions oder Workshops sind ein wenig umfangreicher als das Kamingespräch. Für diese virtuellen Events ist deshalb etwas mehr Vorbereitung notwendig. Bestenfalls sollte hier aber dennoch auf möglichst kleine Gruppen geachtet werden, in denen sich alle Teilnehmer auch aktiv am Gespräch beteiligen.
  • World Café: Bei einem virtuellen World Café handelt es sich um Events mit wechselnden Plätzen. In diesem Fall unterhalten sich zwei oder mehrere Personen an einzelnen Tischen, die Besetzung wechselt jedoch.
  • FishBowl: Das Prinzip der FishBowl oder Podiumsdiskussion lässt sich ebenfalls in die virtuelle Welt übertragen. In diesem Fall sollte ein aktiver Platz für ein Mitglied freigehalten werden, welches sich aktiv in die Debatte einbringen möchte. Dieses Mitglied nimmt virtuell auf dem Platz seinen Platz ein und erhält dann eine gewisse Redezeit.
  • Table Session: Das Prinzip der Table Session ähnelt dem Prinzip des World Cafés. In diesem Fall werden an jeden Tisch verschiedene Teilnehmer platziert. Der jeweilige Moderator legt klare Regeln für die Kommunikation fest.

Erfolgsfaktoren

Ob die virtuellen Events zu einem Erfolg oder einer „Luftnummer“ werden, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Einer der wichtigsten Faktoren ist sicherlich die jeweilige Zielgruppe. Ist diese nicht passend, wird selbst das beste virtuelle Event keinen Erfolg bringen. Darüber hinaus finden sich weitere Erfolgsfaktoren zum Beispiel in den Inhalten und der Darstellung. Die Inhalte sollten relevant und natürlich zielgruppenorientiert sein. Darüber hinaus sollten Sie auf die passende Darstellung achten. Eine pauschale Lösung gibt es in diesem Fall nicht. Stattdessen sollte die Darstellung auf die Zielgruppe, die jeweilige Marke oder das jeweilige Produkt abgestimmt sein.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist es, dauerhaft die Aufmerksamkeit der Zielgruppe halten zu können. Dies gelingt durch ein entsprechendes Design (Look & Feel), welches zum Beispiel auch virtuelle Rundgänge oder Ähnliches ermöglicht. Für die direkte Ansprache der Zielgruppe ist es wiederum geeignet, verschiedene Interaktionsmöglichkeiten in die Events mit einzubauen. Schlussendlich ist natürlich auch die Technik ein wichtiger Erfolgsfaktor. Jedes virtuelle Event wird nur so gut sein wie die technischen Rahmenbedingungen. Es sollte also eine leistungsstarke Hard- und Softwarelösung gewählt werden, die bestenfalls mehrfach erprobt wurde.

Virtuelle Events

Technische Voraussetzungen

Die technischen Voraussetzungen sind bei den virtuellen Events natürlich nicht zu vernachlässigen. Immerhin bildet die Technologie überhaupt die Basis für die virtuelle Zusammenkunft. Welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, richtet sich jeweils nach der Art des Events. Bei firmeninternen Events ist der Aufwand oftmals deutlich geringer als bei Produktvorstellungen oder Ähnlichem. Im Folgenden haben wir ein paar technische Hilfsmittel und Voraussetzungen aufgeführt, die Sie bei der Planung der virtuellen Events berücksichtigen sollten:

  • Eventwebseite zur Vermarktung des Events
  • Registrierung der Teilnehmer
  • Unterstützungsmaßnahmen wie E-Mail-Marketing
  • Feedback einholen (zum Beispiel mit Hilfe von Tools)

Tipps

Virtuelle Events zu planen, kann richtig Spaß machen. Vor allem dann, wenn sich die Planung und das Event im weiteren Verlauf als Erfolg entpuppen. Damit das bestenfalls auch Ihnen gelingt, haben wir im Folgenden ein paar simple, aber effektive Tipps aufgeführt:

  • Nutzen Sie eine klare Struktur: Was ist das Ziel der jeweiligen Veranstaltung und was möchten Sie darüber hinaus erreichen? Diese Fragen sollten Sie für die Strukturierung der virtuellen Events nutzen. Dazu gehören nicht nur die inhaltlichen Strukturen, sondern zum Beispiel auch die Veranstaltungszeit oder die genaue Auswahl der Teilnehmer.
  • Kreativ sein: Bei den virtuellen Events handelt es sich nicht um Events, die einfach aus der „analogen Welt“ ins Digitale kopiert werden können. Hier ist Kreativität gefragt, um mit interessanten und aufsehenerregenden Events punkten zu können.
  • Motivation der Teilnehmer: Auch wenn es schwer fällt, lohnt es sich, die Teilnehmer dauerhaft zum Mitmachen zu motivieren. Alle Teilnehmer werden sich deutlich besser an die Inhalte der virtuellen Events erinnern können, wenn sie aktiv ein Teil dieser waren. Sollten die Teilnehmer hingegen nur mit Informationen „überflutet“ werden, sorgt dies für einen deutlich geringeren Erinnerungseffekt.

Fazit

Virtuelle Events sind keinesfalls mit den analogen Events gleichzusetzen. Was analog funktioniert, muss digital noch längst keine Garantie für einen Erfolg sein. Umso wichtiger ist es, möglichst mit einer klaren Struktur und Zielsetzung an die Sache heranzugehen. Zudem sollten Sie Ihre Kreativität unter Beweis stellen und die Möglichkeiten der Technologie nutzen. Dieser sind fast keine Grenzen gesetzt. Achten Sie jedoch auch auf die jeweilige Zielgruppe und ihre Bedürfnisse. Werden diese nicht von Beginn an korrekt eingeordnet, kann selbst das bestgeplante virtuelle Event niemals zu einem echten Volltreffer werden.

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Bastian Foerster

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Social Enterprise Software – Einsatz, Möglichkeiten, Tools

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Microsoft gab am 13.7.2018 bekannt, dass sie ihre eigene Software Teams nun kostenlos zur Verfügung stellen. Doch was ist Microsoft Teams und welchen Mehrwert bietet diese Software?

Social Enterprise Software ist die korrekte Software-Kategorie für Microsoft Teams. So bietet diese Social Enterprise Software eine Lösung für die interne Kommunikation insbesondere großer Unternehmen. Die Anforderungen an Unternehmen und ihre Kommunikation haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Weg von einer starren hierarchischen und von Fakten getriebenen Kommunikation hin zu einer kollaborativen und demokratischen Kommunikation. Genauso wie Social Media Plattformen in der externen Kommunikation zum Standard geworden sind, stellt sich die Frage, wie die Interne Kommunikation diesen Anforderungen folgen kann.

Social Enterprise Software

Social Enterprise Software = Interne Kommunikation 2.0

Seit über 20 Jahren setzen Unternehmen immer häufiger auf die klassischen Intranet-Lösungen, um Kommunikation im Unternehmen zu strukturieren und Informationen bereitzustellen. Vielfach werden diese Intranet-Lösungen für eine schnelle und einfache Antwort auf die Klagen der Mitarbeiter über zu wenig Informationen missbraucht: „Schau einfach ins Intranet“. Dummerweise sind die meisten Intranetauftritte wenig User-zentriert und entsprechen nicht dem modernen Look & Feel. Mit anderen Worten: „Niemand hat Lust, sich mehr als nötig damit zu beschäftigen“. Das Intranet ist der erste Schritt der Digitalisierung (Schwarzes Brett in Digital). Der zweite Schritt umfasst mehr: Austausch, Interaktion und Kommunikation. Die Chance für eine moderne und damit digitale Interne Kommunikation 2.0 kann mit Tools, wie Microsoft Teams, realisiert werden. Dies ist aber leider nur die Voraussetzung und nicht die Lösung!

Implementierung von Social Enterprise Software

Bei der Implementierung solcher Tools ist es jedoch nicht mit dem Buchen einer Cloud Lösung getan, sondern es stellt sich eher die Frage, inwieweit eine solche Softwareplattform die Kommunikationsstrukturen im Unternehmen verändern kann und soll. Dementsprechend macht es Sinn, den Kommunikationsbedarf in Teams und Abteilungen sowie im Gesamtunternehmen zu erheben. So kann eine sinnvolle Strategie entwickelt werden, um die Rahmenbedingungen für den Einsatz festzulegen und interne Policies zu formulieren, auf welche Art und Weise Kommunikation im Unternehmen mithilfe einer solchen Software gestaltet werden soll.

Die Erfahrungen in letzten Jahren haben gezeigt, dass eine gut gemanagte Einführung einer solchen Software Erfolg von Misserfolg unterscheidet.

Aktuell existieren im Markt verschiedene Lösungen. Ein großer Funktionsumfang lockt vielleicht den IT-Manager, aber wird dieser wirklich benötigt? Die Auswahl eines passenden Systems sollte anhand der Rahmenbedingungen im Unternehmen geklärt werden.

Aus der Sicht der Internen Kommunikation können Social Enterprise Lösungen verschiedene Ziele begleiten:

  • Die Kommunikation im Unternehmen nimmt zu
  • Die Kommunikation im Unternehmen wird analog zu Facebok und Co. informeller
  • Mitarbeiter können sich aktiver einbringen
  • Der Wissenstransfer im Unternehmen wird erleichtert

Diese Punkte zeigen, dass es also nicht nur um eine Kommunikationsplattform geht, sondern auch Organisationsentwicklungsprozesse begleitet werden können. Daher sind solche Plattformen besonders sinnvoll, wenn die Organisation an folgenden Themen arbeitet:

  • Agiles Management & Projektmanagement
  • Knacken von Silo-Strukturen
  • Integration der Mitarbeiter in den Kommunikations- & Entscheidungsprozess
  • Hin zu mehr New Work und Abbau von Hierarchien.

Die größten Herausforderungen bei der Implementierung einer Social Enterprise Software sind der Aufbau von Akzeptanz beim Management und die Überzeugung der Mitarbeiter, diese Plattform auch aktiv zu nutzen.

Social Enterprise Software: Tools

Wir stellen Ihnen im Folgenden die bekanntesten Social Enterprise Softwarelösungen vor:

Microsoft Teams

Die Social Enterprise Software Microsoft Teams bietet dem Nutzer die Möglichkeit, vielfältige Kommunikationswege geräteunabhängig zu organisieren und zu nutzen. Microsoft Teams fungiert als Hub, der gängige Endgeräte, wie Tablet, PC und Mobilphone, vernetzt und dabei als Plattform für Gruppenchats, Onlinebesprechungen sowie als Telefonsystem dient. Für Onlinebesprechungen sind Audio-, Video- und Webkonferenzen möglich. Hier können Funktionen wie Planungshilfe, Notizen, Desktopfreigabe und Dateiuploads genutzt werden. Weiter bietet Microsoft Teams die Möglichkeit, Apps an einem zentralen Ort zu verwalten, um schneller zwischen Anwendungen hin und her zu wechseln. Einige der bereitgestellten Apps sind jedoch nur auf Englisch verfügbar. Microsoft Teams dient dem Zweck, eine Chatumgebung zur effektiveren und strukturierteren Teamarbeit zu erschaffen, in der Informationen und Dateien unkompliziert geteilt werden können. Dementsprechend ist das  System übersichtlich und geradlinig gestaltet. Ohne Abonnement ist Microsoft Teams mit einer eingeschränkten Funktionsfähigkeit kostenlos als Vorschau erhältlich. In einem Office 365-Abonnement, das zwischen drei Kosten- und Funktionalitätsvarianten variiert, ist der Zugriff auf die Software automatisch freigeschaltet. Das größte Paket Office 365 Business Premium enthält sämtliche Office-Anwendungen sowie Features und ist im Jahresabonnement für 10,50 € erhältlich. Anwendbar ist die Software sowohl für Windows wie auch Mac.

Microsoft Teams

Facebook Workplace

Aktuell nutzen mehr als 30.000 kleine und große Unternehmen Workplace von Facebook. Das System ist eine kollaborative Software, die als Plattform für unternehmensinterne Kommunikation genutzt werden kann. Als Features bietet Workplace den Gruppenchat, die Möglichkeit zum Direktaustausch mit Kollegen sowie alle Features des sozialen Netzwerks. Gleichzeitig beinhaltet die Plattform Optionen für Video-Anrufe sowie den einfachen Austausch von Dateien. Die News-Feed-Funktion von Workplace eröffnet zudem eine für den Nutzer personalisierte Informationsquelle. Relevante und aktuelle Informationen des Unternehmens können hiermit jederzeit aufgerufen und mit Reaktionen oder Kommentaren versehen werden. Schließlich verbindet und integriert die Software bereits genutzte Apps zur vereinfachten Übersicht und Anwendung. In puncto Design zeigt sich Workplace in klassischer und bekannter Facebook Aufmachung. Die Premium Version, inklusive aller Features – darunter ein 1:1 Email Support für Administratoren – beträgt pro aktivem Benutzer $3 pro Monat. Eine Standard Version ist frei erhältlich.

Yammer

Yammer ist Teil des Pakets Microsoft Office 365 und stellt ein privates soziales Netzwerk dar, das innerhalb von Organisationen zur offenen Kommunikation genutzt werden kann. Hiermit lassen sich sowohl Supportprobleme sowie Feedback zu spezifischen Projekten sammeln und strukturieren. Gleichzeitig können auf der Plattform Arbeits- oder Projektgruppen erstellt werden, in denen sich alle beteiligten Akteure austauschen und informieren können. Yammer soll als soziales Netzwerk den Austausch zwischen Kollegen anregen, wodurch sowohl eine effektivere Beantwortung von Diskussionsfragen wie auch das Teilen von Erfahrungswerten bestärkt werden soll. Die Software lässt sich neben den klassischen Desktopanwendungen Windows und Mac auch mobil durch eine App nutzen. Eine Basic Version von Yammer ist kostenlos, die Enterprise Versionen variieren zwischen $3 und 24$ je Nutzer und Monat. Anforderungsspezifisch kann Yammer mit SharePoints oder mit dem kompletten Office 365 Paket erworben werden.

Bitrix24

Bitrix24 verbindet das klassische und das social Intranet sowie das Projektmanagement mit weiteren Tools, um tägliche Aufgaben zu strukturieren und Arbeitsprozesse zu erleichtern. Nach der Registrierung und dem Einladen von Kollegen landet der Nutzer automatisch im Activity Stream von Bitrix24, in dem alle aktuellen Aufgaben und Projekte des Unternehmens komprimiert und übersichtlich dargestellt werden. Sowohl das Erstellen von Kommentaren wie auch der Austausch von Dateien können einfach über den Acitivity Stream oder innerhalb von Arbeitsgruppen vollzogen werden. Gleichzeitig bietet die Software einen Arbeitsbereich in dem aktuelle Aufgaben ausgearbeitet, delegiert und nach Abschluss durch Vorgesetzte bewertet werden können. Schließlich lassen sich Unternehmensorganigramme wie auch die Zeiterfassung durch Bitrix24 bequem und einfach abwickeln. Empfehlenswert erscheint die Software vor allem für kleine- und mittelständische Unternehmen. Aktuell wird Bitrix24 von mehr als 3.000.000 Organisationen verwendet und ist zu vier verschiedenen Tarifen mit unterschiedlichen Funktionalitäten buchbar. Für bis zu 12 Nutzer und unter Einschränkung von spezifischen Features ist die Software frei verwendbar. Bitrix24 Professional – mit einer unbegrenzten Nutzer- sowie Speicherkapazität – ist für 199 € monatlich erhältlich.

Chatter (Sales Cloud)

Chatter ist ein unternehmensinternes soziales Netzwerk von Salesforce, das sowohl die Produktivität von Mitarbeitern steigern, die Einführung von Innovationen beschleunigen und die Diffusion von Wissen erhöhen soll. Neben der Vernetzung von Mitarbeitern beinhaltet Chatter Optionen zur Erstellung von Supportvorgängen und projektbezogenen Anwendungen, die mobil und im direkten Austausch mit Kollegen vollzogen werden können. Teams lassen sich abteilungs- oder projektspezifisch durch die Erstellung von Accounts strukturieren und durch  Kampagnen produktiv und gezielt steuern. Mit dem Fokus auf die mobile Anwendung lässt sich Chatter auch bequem von unterwegs mithilfe der Salesforce1 Mobil App bedienen und per Files Connect App verwalten. Hiermit können geteilte Dateien und Informationen von jeglichem Mobilgerät aufgerufen und abgespeicherte Dateien bei Drittanbietern sicher synchronisiert werden. Sales Cloud ist in vier verschiedenen Ausführungen erhältlich, die in der Anzahl enthaltener Funktionen variieren. Die Kosten betragen monatlich zwischen 25 € (Lightning Essentials: Enthält einsatzbereites CRM für bis zu 5 Anwender) und 300 € (Lightning Unlimited: Unbeschränkte CRM-Funktionen und Rund-um-die-Uhr-Support) pro Benutzer/Monat.

Asana

Mit Asana können sowohl Arbeitsprozesse als auch Teamprojekte strukturiert, anschaulich abgebildet und gemanagt werden. Mithilfe der interaktiven Oberfläche lassen sich Verantwortlichkeiten sowie Zeitvorgaben für Aufgaben klar definieren und sind gleichzeitig für jeden Mitarbeiter sichtbar. Die Zeitleistenfunktion bietet zudem eine Übersicht über den gesamten Projektverlauf. Sie kann zum Stecken von Langzeitzielen und Deadlines sowie zur Erstellung einer Pfadübersicht bis hin zur Zielerreichung verwendet werden. Grundsätzlich bietet Asana die Freiheit, Projekte nach den Vorstellungen des Nutzers zu gestalten. Die Software verfügt daher über zahlreiche Darstellungs- und Organisationsformen, die per Drag-and-Drop-Funktion einfach und schnell angepasst werden können. Asana wird in über 194 Ländern von mehreren Millionen Nutzern verwendet. Die Software ist in der Basisversion (unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und Projekten; Beschränkung auf bis zu 15 Teammitglieder) frei und als Premiumversion (unbegrenzte Kapazitäten und zahlreichen Features) für 9,25 € pro Mitglied pro Monat erhältlich.

Slack

Die Social Enterprise Software Slack ist in Form von Channels aufgebaut, welche Nachrichten, Tools sowie Dateien an einem Ort verbinden. Channels zur Kommunikation können nach Teams, Projekten oder Kunden sowie durch unternehmensspezifische Themen strukturiert werden. Der inhaltliche Schwerpunkt kann somit im Vorhinein definiert werden, wodurch unternehmerische Kommunikation effektiver und zielgerichteter stattfinden kann. Slack verfügt zudem über eine Suchfunktion, die sich das kollektive Wissen aller Mitarbeiter zu Nutzen macht. Mithilfe der Schlagwortsuchfunktion können frühere Entscheidungen und Unterhaltungen abgerufen und gewonnene Informationen für aktuelle Problemlösungen verwendet werden. Zuletzt lassen sich Tools oder Services mit Slack verbinden, wodurch ein wertvoller Kontext für interne Diskussionen hinzugefügt werden kann. Die Software ist in drei Ausführungen: Kostenlos (0€ mit eingeschränkten Funktionen), Standard (6,25€ pro aktivem Benutzer pro Monat) und Plus (11,75€ pro aktivem Benutzer pro Monat) erhältlich.

Jive-n

Jive-n ist eine Software zur Erstellung eines interaktiven Intranets, welches alle Mitarbeiter, Informationen und Systeme sowie auch Kunden in einem Hub beziehungsweise in einem digitalen Arbeitsplatz miteinander verknüpft. Hierzu integriert die Software alle isolierten Systeme und IT-Infrastrukturen und bietet gleichzeitig die Vorzüge eines sozialen Netzwerks. In der Anwendung und im Design legt Jive-n seinen Schwerpunkt auf Schlichtheit und Einfachheit der Bedienung, um die Handhabung für den User möglichst nutzerfreundlich zu gestalten. Jive-n bietet damit eine Plattform zur Kommunikation, Organisation und Zusammenarbeit im ansprechenden Design. Neben diesen Funktionalitäten ist die Option für verschiedene Analysetools, wie etwa das Engagement-Analytik-Dashboard hervorzuheben, welches auf der Basis kumulierter Daten Einblicke in Prozesse und Interaktionen innerhalb des Unternehmens liefert. Die Ergebnisse von Analysen lassen sich zudem übersichtlich und einfach auf einem Dashboard visualisieren und teilen. Auch Jive-n ist in drei verschiedenen Versionen mit unterschiedlichem Featureumfang erhältlich. Die günstigste Version kostet $5 pro Nutzer im Monat, dass umfangreichste Paket Premier+ $16 pro Nutzer im Monat.

Social Enterprise Software – Fazit

Die Wahl einer geeigneten Social Enterprise Software dürfte vor allem in puncto Design und Interface-Gestaltung sehr subjektiv ausfallen. Zudem ähnelt sich der Großteil der etablierten Software-Optionen in ihren Funktionalitäten und ihrer zugrundeliegenden Konzeption. Daher sollte speziell darauf geachtet werden, welcher Umfang und welche Art von spezifischen Features tatsächlich benötigt wird und in welcher Größenkategorie sich das betroffene Unternehmen bewegt. Wichtig ist folglich, bei einer Entscheidung die Anzahl mitwirkender Personen zu kalkulieren. Freie Versionen sind häufig nur für kleine Unternehmen mit geringer Mitarbeiterzahl geeignet.