Virtuelle Events sind voll im Kommen. Haben die meisten Experten eigentlich erst für die kommenden Jahre mit einem Anstieg dieser Events gerechnet, wurde dieser durch die Corona-Pandemie deutlich vorgezogen. Unternehmen schickten ihre Mitarbeiter ins Home-Office, Meetings wurden fortan nur noch virtuell abgehalten. Selbst Produktvorstellungen oder Jubiläen werden mittlerweile zum Teil als rein virtuelle Events angeboten. In vielen Fällen zeigt sich, dass einige Unternehmen hierfür offenbar noch nicht ganz bereit sind. Damit das nicht auch auf Sie zutrifft, haben wir im Folgenden einen Leitfaden für die Organisation von virtuellen Events zusammengestellt.
Definition: Was sind virtuelle Events?
Bei einem virtuellen Event handelt es sich um Veranstaltungen, die vollständig im digitalen Raum stattfinden. Die einzelnen Teilnehmer dieser Events stehen also in keiner physischen bzw. greifbaren Verbindung zueinander. Stattdessen fokussieren sich virtuelle Events ausschließlich auf die Sinne des Hörens und Sehens. Die Teilnahme an solchen Events kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Zum Teil werden hierfür spezielle Umgebungen eingerichtet, die dann mit Devices wie VR-Brillen erkundet werden können. Möglich ist die Teilnahme aber auch per Desktop oder über mobile Endgeräte wie Tabletts und Smartphones.
Unbedingt zu unterschieden sind von den virtuellen Events natürlich die analogen Events. Eine weitere Unterteilung lässt sich zwischen den virtuellen Events und den hybriden Events machen. Letztere sind gewissermaßen eine Kombination aus rein virtuellen und rein analogen Events.
Anlässe für virtuelle Events
Anlässe für virtuelle Events gibt es im Prinzip unbegrenzt. Je nach Unternehmen sind zum Beispiel Messen oder Produktvorstellungen passende Anlässe. Darüber hinaus können aber zum Beispiel auch klassische Meetings oder digitale Seminare in virtuelle Events verwandelt werden. Ein paar beliebte und typische Formen der Events haben wir im Folgenden aufgeführt. Je nach Anlass kann die passende Form für das virtuelle Event gewählt werden.
- Kamingespräch: Ein echter Klassiker der virtuellen Events ist das sogenannte Kamingespräch. Dieses wird auch als Fireside Chat bezeichnet und soll in einer entspannten und lockeren Atmosphäre vor allem informativ sein. Wie der Name bereits verrät, bietet sich als Hintergrund zum Beispiel ein Kaminfeuer an. In der Regel sind bei einem solchen Kamingespräch nur wenige ausgewählte Teilnehmer dabei.
- Breakout Session: Die Breakout Sessions oder Workshops sind ein wenig umfangreicher als das Kamingespräch. Für diese virtuellen Events ist deshalb etwas mehr Vorbereitung notwendig. Bestenfalls sollte hier aber dennoch auf möglichst kleine Gruppen geachtet werden, in denen sich alle Teilnehmer auch aktiv am Gespräch beteiligen.
- World Café: Bei einem virtuellen World Café handelt es sich um Events mit wechselnden Plätzen. In diesem Fall unterhalten sich zwei oder mehrere Personen an einzelnen Tischen, die Besetzung wechselt jedoch.
- FishBowl: Das Prinzip der FishBowl oder Podiumsdiskussion lässt sich ebenfalls in die virtuelle Welt übertragen. In diesem Fall sollte ein aktiver Platz für ein Mitglied freigehalten werden, welches sich aktiv in die Debatte einbringen möchte. Dieses Mitglied nimmt virtuell auf dem Platz seinen Platz ein und erhält dann eine gewisse Redezeit.
- Table Session: Das Prinzip der Table Session ähnelt dem Prinzip des World Cafés. In diesem Fall werden an jeden Tisch verschiedene Teilnehmer platziert. Der jeweilige Moderator legt klare Regeln für die Kommunikation fest.
Erfolgsfaktoren
Ob die virtuellen Events zu einem Erfolg oder einer „Luftnummer“ werden, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Einer der wichtigsten Faktoren ist sicherlich die jeweilige Zielgruppe. Ist diese nicht passend, wird selbst das beste virtuelle Event keinen Erfolg bringen. Darüber hinaus finden sich weitere Erfolgsfaktoren zum Beispiel in den Inhalten und der Darstellung. Die Inhalte sollten relevant und natürlich zielgruppenorientiert sein. Darüber hinaus sollten Sie auf die passende Darstellung achten. Eine pauschale Lösung gibt es in diesem Fall nicht. Stattdessen sollte die Darstellung auf die Zielgruppe, die jeweilige Marke oder das jeweilige Produkt abgestimmt sein.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist es, dauerhaft die Aufmerksamkeit der Zielgruppe halten zu können. Dies gelingt durch ein entsprechendes Design (Look & Feel), welches zum Beispiel auch virtuelle Rundgänge oder Ähnliches ermöglicht. Für die direkte Ansprache der Zielgruppe ist es wiederum geeignet, verschiedene Interaktionsmöglichkeiten in die Events mit einzubauen. Schlussendlich ist natürlich auch die Technik ein wichtiger Erfolgsfaktor. Jedes virtuelle Event wird nur so gut sein wie die technischen Rahmenbedingungen. Es sollte also eine leistungsstarke Hard- und Softwarelösung gewählt werden, die bestenfalls mehrfach erprobt wurde.
Technische Voraussetzungen
Die technischen Voraussetzungen sind bei den virtuellen Events natürlich nicht zu vernachlässigen. Immerhin bildet die Technologie überhaupt die Basis für die virtuelle Zusammenkunft. Welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, richtet sich jeweils nach der Art des Events. Bei firmeninternen Events ist der Aufwand oftmals deutlich geringer als bei Produktvorstellungen oder Ähnlichem. Im Folgenden haben wir ein paar technische Hilfsmittel und Voraussetzungen aufgeführt, die Sie bei der Planung der virtuellen Events berücksichtigen sollten:
- Eventwebseite zur Vermarktung des Events
- Registrierung der Teilnehmer
- Unterstützungsmaßnahmen wie E-Mail-Marketing
- Feedback einholen (zum Beispiel mit Hilfe von Tools)
Tipps
Virtuelle Events zu planen, kann richtig Spaß machen. Vor allem dann, wenn sich die Planung und das Event im weiteren Verlauf als Erfolg entpuppen. Damit das bestenfalls auch Ihnen gelingt, haben wir im Folgenden ein paar simple, aber effektive Tipps aufgeführt:
- Nutzen Sie eine klare Struktur: Was ist das Ziel der jeweiligen Veranstaltung und was möchten Sie darüber hinaus erreichen? Diese Fragen sollten Sie für die Strukturierung der virtuellen Events nutzen. Dazu gehören nicht nur die inhaltlichen Strukturen, sondern zum Beispiel auch die Veranstaltungszeit oder die genaue Auswahl der Teilnehmer.
- Kreativ sein: Bei den virtuellen Events handelt es sich nicht um Events, die einfach aus der „analogen Welt“ ins Digitale kopiert werden können. Hier ist Kreativität gefragt, um mit interessanten und aufsehenerregenden Events punkten zu können.
- Motivation der Teilnehmer: Auch wenn es schwer fällt, lohnt es sich, die Teilnehmer dauerhaft zum Mitmachen zu motivieren. Alle Teilnehmer werden sich deutlich besser an die Inhalte der virtuellen Events erinnern können, wenn sie aktiv ein Teil dieser waren. Sollten die Teilnehmer hingegen nur mit Informationen „überflutet“ werden, sorgt dies für einen deutlich geringeren Erinnerungseffekt.
Fazit
Virtuelle Events sind keinesfalls mit den analogen Events gleichzusetzen. Was analog funktioniert, muss digital noch längst keine Garantie für einen Erfolg sein. Umso wichtiger ist es, möglichst mit einer klaren Struktur und Zielsetzung an die Sache heranzugehen. Zudem sollten Sie Ihre Kreativität unter Beweis stellen und die Möglichkeiten der Technologie nutzen. Dieser sind fast keine Grenzen gesetzt. Achten Sie jedoch auch auf die jeweilige Zielgruppe und ihre Bedürfnisse. Werden diese nicht von Beginn an korrekt eingeordnet, kann selbst das bestgeplante virtuelle Event niemals zu einem echten Volltreffer werden.
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