Timeboxing ist eine interessante Methode für alle, die besser mit ihrer Zeit umgehen wollen. Immerhin ist Zeit unser wertvollstes Gut. Wie wäre es also, wenn Sie Ihr Zeitmanagement so optimieren können, dass Zeiten optimal genutzt werden? Genau auf diesem Grundgedanken basiert das Timeboxing, das sich über einige prominente Anhänger freuen darf. „Masterminds“ wie Bill Gates setzen bereits seit vielen Jahren auf diese agile Methode des Zeitmanagements. Das Gute: Sie können diese Herangehensweise sowohl im privaten Bereich als auch in Ihrem Unternehmen umsetzen. Was Sie über das Timeboxing wissen müssen und welche Vorteile die Methode bringt, erfahren Sie im Folgenden.
Definition: Was ist Timeboxing?
Das Timeboxing ist eine Herangehensweise im Zeitmanagement, die einem simplen Prinzip folgt. Zeiträume und Aufgaben werden hier in Timeboxen, also Zeitblöcken, zusammengefasst. Definiert werden so klare Aufgaben, die innerhalb der jeweiligen Timebox erledigt werden müssen. Eingesetzt wird das Timeboxing sowohl im privaten Bereich als auch in vielen Unternehmen. Im persönlichen Zeitmanagement können Sie so zum Beispiel Ihren Tagesablauf optimal festlegen. Im Unternehmen sind die Timeboxen optimal für die Arbeit in unterschiedlichen Teams geeignet. Mit Hilfe dieser Methode können klare Aufgaben definiert werden. Etwa: „Abschluss der Vorarbeit für Projekt XY in drei Wochen“.
Welchen Umfang eine Timebox mit sich bringt, variiert je nach Umfang und Aufgabe. Definiert werden können die Zeiträume in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen. Gut geeignet ist die Timeboxing-Methode, um die Arbeit mehrerer Abteilungen zu koordinieren. So können zum Beispiel Projekte effektiver bearbeitet werden, wenn alle Abteilungen klaren To-Dos und Aufgaben in festlegten Zeiträumen folgen.
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Nicht umsonst erfreut sich die Timeboxing-Methode zahlreicher Anhänger. Richtig angewendet bringt diese einige bedeutende Vorteile mit sich. Grundsätzlich werden Ihr Arbeitsalltag und der Alltag im Privaten deutlich strukturierter. Das hat nicht selten auch ein wesentlich ruhigeres „Klima“ zur Folge. Es wird Ihnen zum Beispiel deutlich leichter fallen, die Arbeit abends hinter sich zu lassen. Zusätzlich dazu sorgt das Timeboxing in der Regel für ein deutlich fokussierteres Arbeiten. Ihre Aufgaben für die einzelnen Zeiträume sind klar definiert. Abweichungen gibt es nicht. Sie lassen sich also nicht von einer neuen E-Mail oder Ähnlichem ablenken. Hierfür haben Sie schließlich eine gesonderte Timebox.
Ein weiterer Vorteil: Mit jeder erledigten Aufgabe steigt Ihre Motivation dadurch, dass Sie ein Erfolgserlebnis genießen können. Zudem schützen Sie sich selbst davor, unangenehme Aufgaben immer weiter aufzuschieben. Ebenso dürfte Ihnen das Abschließen einzelner Aufgaben leichter fallen. Ist die Timebox beendet, muss die Aufgabe abgeschlossen sein. Zeit für weiteren Perfektionismus bleibt somit nicht. Ein „Verrennen“ in die einzelnen Aufgaben wird ausgeschlossen.
- (Arbeits-)Alltag wird strukturierter und entschleunigt
- Fokussiertes Arbeiten ohne Ablenkungen möglich
- Motivation steigt mit jeder erledigten Aufgabe
- Schützt vor dem Aufschieben von Arbeiten
- Finalisieren einzelner Aufgaben wird einfacher (nicht in Aufgaben „verrennen“)
Beispiel für Ihren Timebox-Tag im Büro
- Timebox 1: Beantwortung von E-Mails und Anfragen (8.30 – 9.30 Uhr)
- Timebox 2: Beratungsgespräch mit Kunde XY (9.35 – 12.00 Uhr)
- Timebox 3: Mittagspause (12.00 – 13.00 Uhr)
- Timebox 4: Austausch mit Mitarbeitern (13.00 – 15.00 Uhr)
- Timebox 5: Abarbeiten von Arbeitspaketen aus Projekt XY (15.00 – 17.00 Uhr)
- Timebox 6: Planungsbesprechung Projekt XY (17.00 – 17.30 Uhr)
Wie Sie sehen, sind Sie bei der Einteilung der Timeboxen vollkommen frei. Die meisten Timeboxen in unserem Beispiel schließen direkt aneinander an. Eine Ausnahme ist die Timebox 2, die erst fünf Minuten nach Abschluss der Timebox 1 startet. Hier kommt es auf Erfahrungswerte an. Sind Sie dennoch bereits zum 9.30 Uhr bereit für die zweite Timebox, können Sie diese Zeit zum Beispiel zur Vorbereitung auf das Beratungsgespräch nutzen.
Tipps für die Umsetzung
Damit die Timeboxing-Methode von Erfolg gekrönt ist, kommt es auf die Feinheiten an. Sie sollten immer realistische Zeitblöcke festlegen. Andernfalls gerät möglicherweise der gesamte Zeitplan des Tages durcheinander. Um herauszufinden, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen, sollten Sie eine Testphase starten. So finden Sie heraus, welche Zeitblöcke realistisch sind. Unbedingt einbauen sollten Sie dabei einen Puffer. Auch wenn es sich nur um wenige Minuten handelt, kann Ihnen dieser Puffer eine große Hilfe sein. Am Ende der Testphase sollten Sie die Ergebnisse unbedingt auswerten. So können Sie prüfen, wie effektiv das Timeboxing für Sie wirklich war. Welche Aufgaben hätten einen deutlich größeren Zeitblock gebraucht? Welche ToDos können auch mit weniger Zeit zufriedenstellend erledigt werden? Werten Sie die Erfolge der Timeboxes aus. Ganz besonders wichtig ist zudem das disziplinierte Arbeiten. Sie müssen konsequent bleiben und Schlussstriche unter Aufgaben ziehen. Auch wenn dies am Anfang schwerfällt, wird sich der Schritt auszahlen, um insgesamt effizienter zu arbeiten.
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Fazit: Zeit effektiver und strukturierter nutzen
Das Timeboxing ist eine hochspannende Methode, um Arbeiten effizient zu erledigen. Im Büro-Alltag können Sie klare Zeitspannen für einzelne Aufgaben festlegen. So wissen Sie am Ende des Tages genau, welche Aufgaben erledigt sein werden. Auch im privaten Rahmen können Sie auf diese Methode des Zeitmanagements zurückgreifen. Freizeit und Alltag lassen sich so strukturierter planen und Sie können einzelne Dinge intensiver genießen. Beim Planen des Timeboxing sollten Sie jedoch jederzeit strukturiert und realistisch vorgehen. Definieren Sie ausreichend lange Zeiträume, um sich nicht selbst zusätzlich unter Druck zu setzen. Zudem sollten Sie sich kleinere Puffer lassen. Vor allem in Besprechungen oder Kundenterminen kann es immer mal länger dauern als gedacht. Die Puffer sorgen dafür, dass derartige Zwischenfälle nicht den gesamten Tagesplan durcheinanderwirbeln.
Bastian Foerster
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