Ein Anforderungsworkshop ist ein elementar wichtiges Instrument im agilen Projektmanagement. Auch im klassichen Projektmanagement gibt es den Satz:
“Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet.“
Ein Anforderungsworkshop bringt die beteiligten Projektpartner zusammen und fokussiert die elementaren Fragen für das anstehende Projekt. Man kann den Anforderungsworkshop nutzen, um
- die Ziele der Stakeholder zu ermitteln und zu klären
- Anforderungen gemeinsam zu erkennen bzw. aus den Zielen oder Szenarien abzuleiten,
- allgemeine Anforderungen zu präzisieren,
- Konsens unter den Stakeholdern herzustellen,
- Anforderungen zu bewerten.
Rahmenbedingungen mit dem Projektpfeil definieren
Mit einem Anforderungsworkshop klärt man verschiedene Sichten auf die Projektaufgabe, das Anforderungsniveau und die wesentlichen Eckpfeiler. Beim Deutschen Institut für Marketing hat sich gerade in frühen Projektphasen der „Projektpfeil“ als sehr hilfreich herauskristallisiert.
Mit Hilfe dieser Struktur lassen sich die wesentlichen Rahmenbedingungen des Projektes gemeinsam mit den Stakeholdern klären:
- Ziele: Welche Ziele verfolgen wir mit dem Projekt und welche Nebenbedingungen sind essenziell?
- Zielgruppe: Welche Zielgruppe (Persona) steht im Mittelpunkt des Projektes?
- Phasen: Welche wesentlichen Projektschritte haben wir?
- Zeit: Mit welcher Projektdauer rechnen wir? Gibt es wichtige Termine / Ereignisse?
- Ressourcen: Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung (Team, Budget, externe Ressourcen)?
- Herausforderungen: Mit welchen Herausforderungen werden wir intern und extern zu tun haben?
- Erfolgsfaktoren: Was werden wir tun müssen, damit das Projekt erfolgreich wird?
Damit sind die wesentlichen Herausforderungen definiert und bieten Ihnen einen Rahmen für die agile Marketingarbeit.
Wenn Sie Anforderungsworkshops durchführen wollen, sollten Sie einige Dinge vor, während und nach dem Workshop beachten:
- Ziele: Was ist das Ziel Ihres Anforderungsworkshops und welcher Mehrwert soll dadurch erzielt werden?
- Moderator: Wählen Sie erfahrene Moderatoren aus, die den Workshop sicher halten können und durch Expertise überzeugen.
- Vorbereitung: Sind Sie ausreichend auf den Workshop vorbereitet? Auf welche möglichen Probleme können Sie sich noch vorbereiten?
- Teilnehmer: Welche Ihrer Projektpartner nehmen an dem Workshop teil?
- Material/Technik: Wie sehen die Arbeitsbedingungen in Ihrem Workshop aus? Sind genügend Tische und Stühle sowie Schreibutensilien und Präsentationsmaterialien vorhanden?
- Einladung: Wie möchten Sie die Teilnehmer zum Workshop einladen? Sprechen Sie sie persönlich an oder nutzen Sie ein persönliches Anschreiben.
- Ablauf: Was sind die Leitfragen Ihres Workshops? Welche Inhalte sollen geklärt werden? Schaffen Sie einen Überblick über die Thematik und Methodik des Workshops und teilen Sie den Ablauf Ihren Kunden vorher mit.
- Follow-up: Lassen Sie die Ergebnisse des Workshops von einer neutralen Person dokumentieren und besprechen Sie die Ergebnisse mit etwas Abstand in einem Follow-Up-Workshop erneut.
Bereiten Sie ihren Anforderungsworkshop professionell vor, führen Sie ihn strukturiert durch und bereiten Sie ihn effizient nach. So können Sie die wichtigsten Anforderungen mit Ihren Stakeholdern klären und wesentlich fixieren. Natürlich kann es im Nachgang immer wieder zu Anpassungen kommen, aber Sie haben die wichtigsten Rahmenbedingungen bis auf weiteres geklärt.
Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar
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Bastian Foerster
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