Projektphasen – Podcast Projektmanagement (5/11)

Projektphasen – Podcast Projektmanagement (5/11)
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Projektphasen

Ein großes Projekt ist oft komplex und bedarf einer genauen Analyse und Strukturierung der zu erfüllenden Aufgaben. Daher ist es ratsam ein Projekt in mehrere Phasen zu gliedern. Zu dem gibt ein Ablaufplan den Projektphasen den nötigen zeitlichen Rahmen. In dieser Episode erfahren Sie, wie ein Projekt in die richtigen Phasen eingeteilt wird.

Die fünfte Episode unseres Podcast Projektmanagement können Sie sich hier kostenlos herunterladen.

Planung der Projektphasen?

ProjektmanagementStellen Sie sich vor, Sie müssen ein komplexes Projekt strukturieren und für Ihre Vorgehensweise einen Ablaufplan erstellen. Im ersten Augenblick werden Sie von der Komplexität Ihres Projektes vielleicht erschlagen sein. Eine Möglichkeit, um ein Gesamtprojekt überschaubarer zu machen ist, es in Projektphasen einzuteilen. Das gesamte Projekt wird zunächst in mehrere aufeinander folgende Projektphasen strukturiert. Mit Hilfe des Top-Down-Ansatzes werden die Probleme des Projektes in mehrere Teilschritte untergliedert. Für jede Teilphase wird anhand einer Leistungsbeschreibung des Projektes ein Ziel verfolgt und geprüft. In der Regel ist eine Projektphase mit einem sogenannten Meilenstein abgeschlossen. Dieser Meilenstein ist keine Tätigkeit, sondern ein Zustand.
In diesem Fall der Zustand, dass eine Phase abgeschlossen ist. Die zeitlich logische Aneinanderreihung unterschiedlicher Projektphasen führt zu einem Projektphasenmodell. In vielen Branchen existieren Vorschläge, nach denen ein Phasenmodell aufzustellen ist. In sämtlichen Phasenmodellen finden sich vier grundlegende Phasen wieder: Der Projektstart (Kick-Off), die Projektplanung, die Projektdurchführung und der Projektabschluss.

Projektphase 1: Projekt Kick-Off

Unabhängig von der spezifischen Branche hat ein Projekt immer eine erste Phase, in der das Projekt gestartet wird. Diese Startphase, die bei größeren Projekten unter Umständen auch mehrere Monate dauern kann, sollte immer durch ein Projekt Kick-Off-Meeting ausgelöst werden. Klären Sie in diesem Meeting mit den Projektteilnehmern die Ausgangslage, definieren Sie die Projektziele und beginnen Sie mit der Teamfindungsphase.

Projektphase 2: Projektplanung

Im Rahmen der Projektplanung erarbeitet das Projektteam die Projektstruktur und den Ablaufplan. Dabei werden bereits die benötigten Ressourcen berücksichtigt, um schon in dieser frühen Projektphase zu erkennen, ob die Aufgaben des Projektes in der geplanten Zeit realisierbar sind.

Projektphase 3: Projektdurchführung

In der Projektdurchführung erfolgt die Steuerung der Aufgaben, Termine und Kosten. Die Projektteilnehmer sind in dieser Phase mit Aufgaben im Änderungsmanagement betraut. Abweichungen vom geplanten Ablauf führen zu Eingriffen, die die Erreichung der geplanten Ziele sichern sollen.

Projektphase 4: Projektabschluss

Der Projektabschluss dient der Kontrolle, ob die vereinbarten Projektziele erreicht wurden. Neben dem Projektendergebnis wird mit Hilfe eines Soll-Ist-Vergleiches auch die Abwicklung des Projektes überprüft. Die vereinbarten Termine, die Kosten und die Qualität der erbrachten Leistung werden dokumentiert. Die Erfahrungen im Projektablauf sollten Sie immer dokumentieren, um aus den begangenen Fehlern zu lernen.

Diese Phaseneinteilung ist für die Projektaktivitäten sehr hilfreich. Die Projektphasen schaffen Entscheidungspunkte für überschaubare Probleme. Sie können systematischer vorgehen, Probleme schneller erkennen, Lösungsmöglichkeiten frühzeitiger auslösen und die Kontrolle wird erleichtert. Die Planung nach Projektphasen verringert die Projektrisiken.

Wie Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können, können Sie auch in unserem Projektmanagement Seminar erfahren!