Digitale Buchhaltung kann so manchen Start-up-Gründern das Leben erleichtern. Obwohl Gründer sehr viel Mut beweisen, indem sie einen ungewissen Schritt in Richtung Zukunft wagen, graut es den meisten vor einer der grundlegendsten Aufgaben: der klassischen Buchführung. Vor allem wenn man mit dem Thema nicht vertraut ist, kann es erst einmal sehr überfordernd wirken, sich in diesen komplexen Bereich einzufinden. Doch ist dieses scheinbar trockene Thema eines der Wichtigsten, wenn Gründer ein Unternehmen erfolgreich führen möchten.
Studie – So geht digitale Buchhaltung 2018 in Deutschland
In einer Forsa-Umfrage, die im Auftrag von sevDesk durchgeführt wurde und die Buchhaltungstätigkeiten von Selbstständigen und Freelancern erfasst, gaben mehr als die Hälfte (58%) der Befragten an, dass sie die komplette Buchhaltung an einen externen Steuerberater abgeben. Es wurden dabei verschiedene Unzufriedenheitsfaktoren bezüglich der Buchhaltung angegeben. Die Hauptfaktoren bezogen sich auf den großen Zeitaufwand, der mit der Buchhaltung verbunden ist sowie auf die als lästig empfundene Suche nach Belegen. Außerdem empfindet ein Großteil der Selbstständigen und Freelancer die Buchhaltung als zu kompliziert und ein weiterer Teil meint, sie sei zu fehleranfällig. Des Weiteren gaben 56% der Personen, die ihre Buchhaltung selbst durchführen, an, dass sie eine Buchhaltungssoftware für stationäre Computer verwenden. Dagegen erledigen 40% der Befragten ihre Buchhaltung manuell oder mithilfe von Excel und Co. 38% der Personen, die bisher keine Cloud-Buchhaltungssoftware nutzen, befürchten, dass ihre Daten in der Cloud nicht sicher aufgehoben sind. Außerdem erledigen 38% der Befragten ihre Buchhaltung zu bestimmten Zeiten, während 40% sie nur knapp vor der Abgabefrist erledigen. Etwas weniger als die Hälfte der „Selbermacher“ haben sogar mal eine Abgabefrist versäumt, wovon 65% einen Verspätungszuschlag zahlen mussten oder Steuerrückzahlungen nicht erhalten haben.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
Die digitale Buchhaltung bietet einige Vorteile, die vor allem Start-up-Gründern Erleichterung bringen können. Dadurch, dass alles digital erfasst wird, Belege also digitalisiert werden sowie Online Banking möglich ist etc., haben Start-up-Gründer einen besseren Überblick über ihre Daten. Außerdem können sie unabhängig von Zeit und Ort arbeiten. Da sich alle Belege an einem Platz befinden und schneller auffindbar sind, werden zudem Suchkosten eingespart. Damit steigt auch die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern. Des Weiteren kommt es auch extern zur Kostenreduktion, da Unternehmensunterlagen leichter anderen Bereichen, wie dem Steuerbüro, übermittelt werden können. Schließlich bietet die digitale Buchhaltung den Vorteil, dass alle Buchungen immer tagesaktuell sind.
Schritte zur digitalen Buchhaltung
Um den Übergang zur digitalen Buchhaltung erfolgreich zu gestalten, gibt es einige Schritte zu beachten:
1. Strategie festlegen:
Bei der Einführung einer digitalen Buchhaltung muss eine Strategie entwickelt werden, die einen Umsetzungsplan inklusive zeitlichem Rahmen enthält. Somit können Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereitet werden.
2. Struktur schaffen
Um die Digitalisierung überhaupt zu ermöglichen, müssen IT-Spezialisten mit einbezogen werden, damit die Transformation sicher, flexibel und adaptionsfähig erfolgen kann.
3. Die richtige Software wählen
Nicht jede Software eignet sich als Buchführungsprogramm und kann unter Umständen den ganzen Prozess erschweren. Gründer sollten darauf achten, eine Software zu wählen, deren Umgang leicht verständlich ist und genügend Support bietet. Eine Software, die diesen Anforderungen entspricht, ist die Buchhaltungssoftware von sevDesk.
4. Das Team involvieren
Nicht jeder Mitarbeiter ist für Veränderungen bereit, daher ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter auf jeder Ebene beteiligt werden und von dem Konzept überzeugt sind. Um ablehnende Haltungen zu vermeiden, müssen die Mitarbeiter ausreichend informiert und auf die Veränderung vorbereitet werden. Schulungen sollten ebenfalls organisiert werden.
5. Die Kunden mit einbeziehen
Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden müssen über die Veränderung informiert werden, da Bereiche wie die Angebotserstellung, Teile vom Service und das Mahnwesen automatisiert werden.
6. Funktionalität testen
Um sicherzustellen, dass das neu eingeführte System auch funktioniert, sollte dieses von vorneherein mehrere Wochen lang getestet werden. Dadurch können Probleme und Fehlfunktionen rechtzeitig erkannt und behoben werden.
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Fazit
Zusammenfassend bietet die digitale Buchhaltung mit der passenden Software einen großen Mehrwert für Start-up-Gründer. Mit der korrekten Einrichtung und einer vorangegangenen Testphase, in der alle Stolpersteine behoben werden, können sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden. Vor allem Personen, die in diesem Bereich kein Fachwissen besitzen, werden durch die Digitalisierung maßgeblich unterstützt, wodurch ebenfalls die Arbeitseffizienz steigt. Eine passende Software für die digitale Buchhaltung bietet das Unternehmen sevDesk an.