Die Ursachen, die ein Unternehmen zum Sparen animieren können, sind vielfältig. Ein negativer Cashflow kann dafür ebenso verantwortlich sein, wie ein hinkendes Wachstum. Gerade die Arbeit im Büro bietet genügend Ansätze, um die Kosten deutlich zu reduzieren und auf diese Weise den Gewinn zu steigern. Wir werfen einen Blick auf verschiedene Maßnahmen, die in diesem Kontext besonders vielversprechend sind.
Den Energieverbrauch senken
Tatsächlich stellt der Energieverbrauch in den Büroräumen einen wesentlichen Kostenpunkt dar. In der Regel handelt es sich um große Flächen, die über lange Perioden beheizt werden müssen. Experten halten derweil eine Temperatur zwischen 20 und 22 Grad Celsius für ideal. Hier ist eine angenehme und produktive Arbeitsphase möglich. Mit jedem zusätzlichen Grad, welches im Innenraum des Büros vorherrscht, steigt der Energieverbrauch bereits um sechs Prozent. Auch aus diesem Grund ist es bedeutsam, die Temperatur im Blick zu behalten.
Legt man einen durchaus üblichen Jahresverbrauch von 8.100 kWh/Jahr zugrunde, so lässt sich die genaue Ersparnis berechnen, die mit jedem Grad möglich ist. Diese liegt bei einem durchschnittlichen Energiepreis bei immerhin 140 Euro pro Jahr. Wer die bislang auf 25 Grad Celsius beheizten Räume demnach auf noch immer komfortable 21 Grad herunterfährt, kann auf diese Weise pro Jahr eine Ersparnis von 560 Euro erzielen, ohne Einschränkungen hinnehmen zu müssen.
In großen Mengen einkaufen
Einst nahm Loriot in seinem Spielfilm das Einkaufen in großen Mengen auf die Schippe, das bis heute in Büros üblich ist. Wer sich jedoch dafür entscheidet, nur nach Bedarf zu kaufen, muss nicht nur den Arbeitsalltag immer wieder für neue Bestellungen unterbrechen. Darüber hinaus geht der Nutzen der Mengenrabatte verloren, welche die meisten Händler ihren Kunden einräumen. Da sich aus der Sicht des Verkäufers die mit einer Bestellung verbundenen Kosten relational reduzieren, ergibt sich daraus eine gewinnbringende Situation für beide Seiten.
Doch nicht nur bei Papier, Schnellheftern und Bleistiften bietet der Mengenrabatt die Chance zu Ersparnissen. Auch kostenintensive Anschaffungen, wie etwa der Kauf von Toner, lassen sich im Internet auf diese Weise kostengünstig gestalten.
Das Inventar erneuern
Wer an der falschen Stelle spart, entscheidet sich oft dafür, die elektrischen Geräte über einen Zeitraum von vielen Jahren zu nutzen. Dies mag zunächst die Möglichkeit bieten, teuren Anschaffungen aus dem Weg zu gehen. Auf der anderen Seite waren die technischen Standards vor einigen Jahren noch ganz andere. Moderne Geräte verfügen in aller Regel über eine höhere Energieeffizienzklasse. Diese bietet die Möglichkeit, im laufenden Betrieb Strom zu sparen. So ist es auch während der Benutzung möglich, die laufenden Kosten positiv zu beeinflussen.
Wer Drucker, Kopierer und Computerbildschirme austauscht, die bereits zehn Jahre oder älter sind, kann nach den Rechnungen einiger Experten den Energieverbrauch um bis zu 60 Prozent senken. Der Blick auf die technischen Daten, die inzwischen bei allen Geräten und Verkäufern transparent gemacht werden, lohnt sich also. Der Kauf selbst bietet zudem die Gelegenheit, die Investition von der Steuer abzusetzen und damit finanzielle Vorteile zu erfahren. Werden die Geräte abseits der Benutzung zudem ganz von der Stromversorgung getrennt, was etwa mithilfe einer Steckleiste leicht möglich ist, verstärkt sich dieser Effekt noch weiter.
Die Wasserversorgung umstellen
Für einen klaren Kopf im Büroalltag ist es natürlich wichtig, genügend Flüssigkeit zu sich zu nehmen. Gerade in kleinen und mittleren Büros dominieren dabei noch immer die klassischen Plastikflaschen. Dabei ist diese Lösung weder aus Sicht der Umwelt, noch im Hinblick auf die Finanzen eine gute Lösung. Stattdessen liegen die Kosten bei rund 0,50 Euro pro Flasche, was auf Dauer einen wesentlichen Unterschied machen kann. Hinzu kommt der nicht zu unterschätzende logistische Aufwand, mit dem der Bestand immer wieder aufgefüllt werden muss.
Eine äußerst praktikable Alternative stellt hierbei der Wasserspender mit Gallonen dar. Bereits für kleine Büros ab sechs Personen sind passende Angebote verfügbar. Zum einen reduziert sich auf diese Weise die Menge des Plastikmülls, die im Laufe der Zeit anfällt. Auf der anderen Seite sinkt der Literpreis des Wassers auf diese Weise um bis zu 80 Prozent. Schon nach kurzer Zeit rechnet sich auf diese Weise die anfängliche Investition. Selbst kleine Büros können hier pro Jahr mit einer Ersparnis im dreistelligen Bereich rechnen.
Lieferscheine und Rechnungen per E-Mail
In vielen Büros ist es noch immer üblich, Rechnungen und Lieferscheine per Post zu senden. Diese Firmen sind der Meinung, der Kunde würde sich eher über eine klassische Rechnung freuen, die nach Hause in den Briefkasten flattert. Dabei werden erhebliche Kosten in Kauf genommen, die sich leicht hätten mithilfe einer E-Mail umgehen lassen. Von besonderer Brisanz ist dieses Thema, da die passenden Adressen der Kunden in der Regel ohnehin verfügbar wären.
Bereits das Ausdrucken der Rechnungen bringt letztlich einige Kosten mit sich. Doch dies ist noch nicht der einzige Punkt, an dem sich die Nachteile der Postlösung zeigen. Darüber hinaus macht das Briefporto von aktuell 0,70 Euro einen großen Anteil der Kosten aus. In Kombination mit dem Aufwand, der für das Gestalten, Ausdrucken, Falten und Frankieren der Briefe in Kauf genommen werden muss, lässt sich der Nutzen dieser Vorgehensweise durchaus infrage stellen. Bereits bei 1.000 Rechnungen pro Jahr liegt die mögliche Ersparnis bei mehr als 800 Euro.
Nicht auf Kosten der Effizienz
Dies waren nur einige Beispiele dafür, wie im Alltag im Büro Geld gespart werden kann. Wichtig ist in jedem Fall, dass die getroffenen Maßnahmen nicht auf Kosten der effizienten Arbeit gehen. Ansonsten ist es zwar möglich, die Ausgaben zu reduzieren, auf der anderen Seite sinken jedoch die Umsätze und machen den Effekt schnell zunichte. Wer jedoch die aktuelle Situation im Büro genau unter die Lupe nimmt, kann in der Regel sehr genau die ausbaufähigen Stellen erkennen. Auf diese Weise ist es möglich, diese ganz gezielt ins Visier zu nehmen und auf die einzelnen Kostenpunkte zu reagieren. Die einzelnen Möglichkeiten, die auf den ersten Blick einen großen Aufwand mit sich bringen, spielen sich im Büro schon nach wenigen Wochen ein. Im Anschluss ist es möglich, dauerhaft von den Vorteilen zu profitieren, die mit der in die Wege geleiteten Umstellung verbunden sind. Natürlich ist es für Führungspersonen und Angestellte gleichermaßen möglich, diese Schritte in die Wege zu leiten.