Die Bezeichnung „Hybrid“ wird von vielen Menschen mit Autos in Verbindung gebracht, spätestens seit der Corona Pandemie spielt sie jedoch auch im Zusammenhang mit anderen Bereichen eine wichtige Rolle. Was steckt hinter dem Begriff „Hybride Events“? Und worauf sollte man achten, wenn man hybride Events veranstalten möchte? Wir geben einen Einblick in die neue Form der Veranstaltungen!

Definition

Bei hybriden Events treffen zwei Arten von Veranstaltungen aufeinander. Das Prinzip dahinter ist einfach: Ein Teil des Events findet online, ein anderer offline statt. Dementsprechend erklärt es sich von selbst, weshalb diese Art von Veranstaltung sich vor allem seit dem Beginn der Corona Pandemie einer besonderen Beliebtheit erfreut. Es wäre jedoch auch falsch, die hybride Variante ausschließlich als ein Produkt des Lockdowns zu sehen. Auch früher schon setzten einige Unternehmen auf diese Art von Marketing, um beispielsweise auch Menschen aus anderen Ländern zu erreichen.

Zu den besonderen Herausforderungen dieser Art von Events gehört es natürlich aktuell, dass vor Ort dafür gesorgt wird, dass alle Abstands- und Hygieneregeln beachtet werden. So entsteht – selbstverständlich auf Basis einer entsprechenden Vorarbeit – ein „rundes“ Event, mit dem zahlreiche Menschen erreicht werden können.

Die Planung von hybriden Events sollte jedoch nicht unterschätzt werden. Wer als Unternehmen keine Lust hat, sich mit dem Schaffen der technischen Voraussetzungen und den geltenden Vorgaben zu maximaler Personenanzahl vor Ort, Gestaltung der Räumlichkeiten, Einwahlcodes usw. zu befassen, kann auf die Erfahrung einer kompetenten Marketingagentur setzen.
Übrigens: Häufig wird Augmented Reality Marketing auch zum Bereich der hybriden Events gezählt, denn auch hier treffen echte und digitale Inhalte aufeinander.

Arten von hybriden Events

So vielseitig die Arten von hybriden Events auch sein mögen, sind dennoch nicht alle Veranstaltungen dazu geeignet, hybrid ausgeführt zu werden. Die folgenden Beispiele zeigen auf, welche Möglichkeiten sich ergeben. Welche Art von Event dann letztendlich die passende ist, ist vor allem von der Zielgruppe und dem Ziel der Veranstaltung abhängig.

1. Geschäftliche Events
   Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker der hybriden Events, der auch schon vor der Corona Pandemie in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle spielte. Egal, ob Tagungen, Kongresse oder Wochen-Meetings: sie alle lassen sich in der Regel wunderbar in der hybriden Variante ausführen. Mitarbeiter/-innen, die sich beispielsweise gerade im Ausland befinden, können sich digital zuschalten und verpassen nichts.

2. Messen
   Viele Messen ziehen aufgrund ihres hohen Bekanntheitsgrades jedes Jahr tausende Besucher an. Verständlich, dass sich genau das während der Corona Pandemie nicht umsetzen lässt. Hybride Events bieten sich hier umso mehr an, um Messen nicht komplett ausfallen lassen zu müssen.

3. Konzerte
   Hier gelten ähnliche Voraussetzungen wie bei Punkt 2. Während einer Pandemie scheint es mehr als unvorstellbar, mit tausenden anderer Fans vor einer Bühne zu stehen. Veranstalter und Künstler, die es dennoch ermöglichen möchten, Musik, Theater und Kultur zu genießen, steigen oft auf hybride Events um. Auf diese Welse kann der Kulturfaktor nicht nur einem kleinen Kreis, sondern einer großen Gruppe an den jeweiligen Endgeräten zugänglich gemacht werden.

5. Sportveranstaltungen
   Das Interesse an Sport aus den unterschiedlichsten Bereichen ist nach wie vor groß. Auch hier stellt die hybride Variante eine wunderbare Lösung dar, um zu ermöglichen, dass die Fans nicht nur das jeweilige Ergebnis erfahren, sondern stattdessen auch quasi „live“ mitfiebern können.
6. Produktvorstellungen
   Eine Marke bringt ein neues Produkt auf den Markt? Anstatt auf klassische Werbespots zu setzen, kann mit einem hybriden Event mehr Nähe geschaffen werden.

Es gibt noch einige weitere Arten von hybriden Events. Unternehmen, die bestimmte Informationen einer größeren Zielgruppe zukommen lassen möchten, sind gut beraten, über die entsprechenden Möglichkeiten nachzudenken. Im Gegenzug gibt es natürlich auch Veranstaltungen, die sich weniger dazu eignen, sowohl vor Ort als auch digital ausgerichtet zu werden. Mehr dazu im Abschnitt „Wann eignen sich hybride Events nicht?“.

Vorteile

Hybride Events können mit zahlreichen Vorteilen verbunden sein. Zu den überzeugendsten Gründen, weshalb es sich lohnt, hier einen Blick über den Tellerrand zu wagen, gehören die folgenden Details:

• (Oft) Großes Interesse der Besucher
  Auch wenn hybride Events nicht erst in der Corona Pandemie erfunden wurden, handelt es sich hierbei um etwas, das für viele neu ist. Dementsprechend ist das Interesse, mitzumachen und die betreffenden Veranstaltungen mitzuerleben, bei vielen groß. Hieraus ergibt sich letztendlich auch oft eine größere Bereitschaft zur Interaktion.

• Eine bessere Erreichbarkeit
  Viele Menschen, die sich für ein Event interessieren, kennen das Problem: Oft findet die Veranstaltung nicht in der Nähe statt. Manchmal kommt es auch zu Terminüberschneidungen, die dafür sorgen, dass es nicht möglich ist, einem Event beizuwohnen. Auch hier können hybride Veranstaltungen helfen. Um die entsprechenden Distanzen zu überwinden, braucht es lediglich eine stabile Internetverbindung. Das besagte Zeitproblem kann oft dadurch gelöst werden, dass viele Events auch nach ihrer Live Ausstrahlung noch abrufbar sind. Auf diese Weise können Interessenten, denen es eigentlich ansonsten nicht möglich wäre, mit dabei zu sein, ebenfalls zu (virtuellen) Besuchern werden.

• Oft günstiger als angenommen
  Klar: Das Planen eines hybriden Events braucht Zeit. Zudem ist es auch wichtig, auf die passende Technik setzen zu können. Diese beiden Faktoren können das zur Verfügung stehende Budget belasten. Allerdings zeigt sich – gerade bei wiederkehrenden Events –dass sich der Kosteneinsatz auf lange Sicht lohnt. Wurde erst einmal das „Grundequipment“ gekauft, kann es sich bei einem hybriden Event um eine durchaus günstige Form der Veranstaltung handeln.

• Individuelle Anpassungen möglich
  Ein hybrides Events ist bei Weitem nicht so standardisiert, wie oft angenommen. Stattdessen ist es häufig möglich, persönliche Vorlieben von Teilnehmern zu berücksichtigen. Wer beispielsweise ein Konzert plant und die Zuschauer als digitale Figuren vor der Bühne erscheinen lassen möchte, kann den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, ihren eigenen Avatar zu gestalten. Je nach Einstellung und Eventart stellt es oft unter anderem kein Problem dar, Menü- und Hintergrundfarben zu bestimmen.

• Corona- bzw. pandemiekonform
  Viele Veranstalter sind während der Pandemie dazu gezwungen, umzudenken und die Anzahl der zugelassenen Besucher zu reduzieren. An einem hybriden Event können so viele Zuschauer teilnehmen, wie es die technischen Voraussetzungen zulassen.

• Die Chance auf eine bessere Kundenbindung
  Gerade dann, wenn Interessenten zum ersten Mal in Kontakt mit einer (für sie) neuen Marke kommen, sind sie oft skeptisch. Hybride Events bieten ihnen die Möglichkeit, die entsprechenden Produkte und Dienstleistungen (auf Wunsch von den eigenen vier Wänden aus und ohne klassisches Verkaufsgespräch) kennenzulernen. Auf diese Weise lässt sich die Kundenbindung oft schneller und besser intensivieren.

• Hybride Events können oft auch im Bereich der Nachhaltigkeit punkten
  … unter anderem schon deswegen, weil viele Interessenten nicht zu einem bestimmten Ort anreisen müssen, sondern stattdessen die digitale Variante nutzen. Zudem kann auch Müll vor Ort vermieden werden.

• Events und Eventinhalte nachträglich analysieren
  Selbstverständlich ist es in diesem Zusammenhang immer wichtig, auf die entsprechenden Vorgaben der DSGVO zu achten. Wer genau das im Hinterkopf behält, kann ein vergangenes Event wunderbar dazu nutzen, um eine kommende Veranstaltung zu planen. Fragen wie „Welche Inhalte wurden von meinen Gästen als besonders interessant wahrgenommen?“ und „Mit welchen Details haben sich meine Besucher lange beschäftigt?“ sollten im Nachhinein ausgewertet werden.

Doch so umfangreich die Vorteile rund um hybride Events auch sein mögen, ist auch diese Art des Marketings nicht für alle Bereiche geeignet.

Wann eignen sich hybride Events nicht?

Keine Frage: Hybride Events sind modern und stellen eine tolle Alternative zu klassischen Veranstaltungen dar. Dennoch sind sie nicht für alle PR-Bereiche und im Zusammenhang mit allen Voraussetzungen geeignet. Die folgenden Punkte sollten beachtet werden, wenn Sie ein hybrides Event in Erwägung ziehen.

1. Um ein hybrides Event zu veranstalten, braucht es unter anderem Personal, das sich mit der Organisation einer solchen Veranstaltung auskennt. Es wäre definitiv falsch, das Ganze als eine Art „Selbstläufer“ zu sehen. Wer dementsprechend nicht genügend Manpower hat, mit deren Hilfe die Veranstaltung digitalisiert werden kann, sollte sich entweder eine Alternative überlegen oder auf die Expertise einer Marketingagentur setzen.
2. Auch dann, wenn nur wenig Budget zur Verfügung steht, können hybride Events in der Regel nicht durchgeführt werden. Denn: Gerade die Kosten, die zu Anfang eingeplant werden müssen, sind hoch. Hierbei gilt es vor allem, die technischen Voraussetzungen zu erfüllen. Es kann für Besucher unglaublich ermüdend sein, wenn der Ton immer wieder ausfällt oder das Bild unscharf ist.
3. Ob eine Messe oder eine andere Veranstaltung als hybrides Event durchgeführt werden kann, hängt natürlich auch immer vom jeweiligen Produkt ab. Geht es beispielsweise darum, Lebensmittel zu bewerben, fällt es schwer, deren Geschmack und andere Charakteristika über das Display zu transportieren. Aber: Auch das kann natürlich funktionieren. Wichtig ist es dann, die verschiedenen Sinneserfahrungen zu ersetzen und sich gegebenenfalls von Marketingprofis beraten zu lassen.

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Worauf gilt es bei der Organisation zu achten?

Unternehmen, die ein hybrides Event veranstalten möchten, werden mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Im ersten Schritt sollte darauf geachtet werden, dass es in den digitalen Veranstaltungen vor allem darum geht, Informationen zu vermitteln. Die persönliche Note kann in diesem Zusammenhang gegebenenfalls auf der Strecke bleiben. Daher ist es umso wichtiger, hierfür zu sensibilisieren und darauf zu achten, dass die Kundenbindung nicht leidet.

Gleichzeitig ist es wichtig, nicht nur das Sehen, sondern auch weitere Sinne anzusprechen. Faktoren wie Empathie und Authentizität spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Daher sind Unternehmen gut beraten, sich schon im Vorfeld zu überlegen, wie sie die Begeisterung für ein Produkte nach außen tragen möchten.

Bei aller Begeisterung für die digitalen Inhalte und die mit ihnen verbundenen Möglichkeiten, ist es natürlich auch unerlässlich, darauf zu achten, dass die Erlebnisse der Besucher vor Ort nicht eingeschränkt werden. Im Idealfall greifen digitale und reale Inhalte ineinander und bieten beiden Arten von Besuchern dieselben Optionen. Wenn Teilnehmer eines Workshops vor Ort mit Getränken und Snacks versorgt werden oder Material zu den behandelten Themen erhalten, sollten sich die Teilnehmer vor den Bildschirmen nicht vernachlässigt fühlen. Gerade bei Events in kleinerem Rahmen bietet es sich daher an, vorab Pakete mit dem benötigten Material und ein paar Aufmerksamkeiten an die Teilnehmer zu versenden, die auf digitalem Weg teilnehmen.

Zu guter Letzt ist es natürlich auch unerlässlich, darauf zu achten, dass in Bezug auf die Technik und die Umsetzung des Events keine Wünsche offenbleiben. Ein klassisches Beispiel: Der genutzte Server sollte natürlich an die Anzahl der Besucher angepasst sein. Einige Besucher können hier durchaus nachtragend sein. Kam es bei einem digitalen Besuch eines Events zu Problemen, kann das Interesse an einem zweiten Versuch schwinden.

Generell ist es sinnvoll, sich bei der Organisation eines hybriden Events am vorhergehenden Event zu orientieren. Fragen, wie „Was lief gut?“ und „Wofür haben sich meine Besucher mit am meisten interessiert?“ können dabei helfen, sukzessive besser zu werden.

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Fazit

Hinter hybriden Events verbirgt sich ein unglaublich hohes Potenzial. Damit dieses jedoch auch genutzt werden kann, ist es wichtig, einige Grundregeln zu beachten. Neben der Tatsache, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt werden müssen, ist es wichtig, die fehlenden Sinneserfahrungen zu ersetzen und allen Teilnehmern – denjenigen vor Ort und denjenigen vor dem Bildschirm – ein ähnlich gutes Erlebnis zu ermöglichen.

Aufgrund der zahlreichen Vorteile und da Distanzen rund um den Globus überwunden werden können, wird sich diese Art der Veranstaltungen mit großer Wahrscheinlichkeit auch nach der Corona Pandemie noch einer großen Beliebtheit erfreuen. Die anfänglich hohen Kosten amortisieren sich in der Regel schnell und die Veranstalter profitieren von einer neuen Möglichkeit, ihre Zielgruppe zu erreichen.

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