Ein Grund für Konflikte in Unternehmen ist oftmals ein mangelndes Einverständnis darüber, wann ein Projekt oder eine Idee als umgesetzt bezeichnet werden kann. Schätzt die eine Abteilung dies bereits als erledigt ein, könnte eine andere Abteilung den Fall ganz anders bewerten. Missverständnisse, Konflikte und damit vielleicht auch nachhaltige Probleme könnten die Folge sein. Mit der Definition of Done können Sie genau an dieser Stelle ansetzen und nachhaltige Schwierigkeiten umgehen. Um was es sich bei der Definition of Done handelt, wann diese zum Einsatz kommt und welchen Nutzen diese hat, erläutern wir im Folgenden.
Definition: Was ist Definition of Done?
Vereinfacht gesagt lässt sich eine Definition of Done (DoD) mit einer Checkliste vergleichen. Wer beispielsweise im Haushalt Aufgaben erledigen muss, kann diese auf einer Checkliste sammeln und Stück für Stück nach der Erfüllung abhaken. Da in diesem Fall nur eine Person an der Bewertung und Erfüllung der Aufgaben beteiligt ist, herrscht immer Klarheit darüber, wann die Aufgabe erfüllt wurde. Anders sieht es in Unternehmen und Multiprojektmanagement aus. Hier herrschen oftmals unterschiedliche Verständnisse, wenn es darum geht, ob eine Aufgabe bereits fertiggestellt wurde. Die Definition of Done schafft hierbei Abhilfe. Gesammelt werden auf dieser Checkliste alle Aktivitäten, die für jede User Story abgehakt werden müssen.
Vorrangig verfolgt die Definition of Done damit zwei große Ziele. Zum einen soll die Abstimmung zwischen dem Product Owner und dem Entwicklungsteam verfeinert werden. Auf der anderen Seite soll die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht werden. Weitere Vorteile ergeben sich durch den Einsatz. So sinkt etwa das Konfliktpotenzial wenn Einigkeit darüber herrscht, wann eine Aufgabe oder Teilaufgabe als erledigt betrachtet werden kann.
Nutzen
Schon aus der Definition ergibt sich, dass die Definition of Done einen vielseitigen Nutzen vorweisen kann. Generell ist ein gemeinsames Verständnis von Aufgaben, deren Bearbeitung und der Bewertung der Ergebnisse für die Arbeit in Teams oder Projekten unerlässlich. Neben der möglichen Konfliktvermeidung ergibt sich aus dem Nutzen ein weiterer Vorteil. Durch das gemeinsame Verständnis der Prozesse und Aufgaben können verschiedene Personen mit fast gleichbleibender Qualität an unterschiedliche Aufgaben arbeiten. Sollten neue Mitglieder in die Teams integriert werden, hilft die Definition of Done bei der Eingliederung. Ein weiterer Vorteil des Nutzens ist die Tatsache, dass auch teamübergreifend besser kommuniziert und gearbeitet werden kann. Darüber hinaus wird durch die DoD gewährleistet, dass jede Unteraufgabe entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Projektes umgesetzt wird.
Ganz besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Eingliederung des Teams. Die Definition of Done sollte bestenfalls nicht allein vom Produkt Owner vorgeben werden. Stattdessen empfiehlt es sich, diese gemeinsam im Team zu erarbeiten. Auf diesem Wege wird das „Commitment“ des Teams gesteigert, so dass die beteiligten Personen leidenschaftlich für das Projekt einstehen. Achten Sie zudem darauf, dass jeder der Beteiligten stets einen aktuellen Überblick über den Fortschritt des Prozesses hat. Die Definition of Done könnte also beispielsweise als übersichtliche Checkliste im Konferenz- oder Projektraum an der Wand veröffentlicht werden.
Wann wird Definition of Done genutzt?
Die Definition of Done wird klassischerweise vor allem in der Informatik oder Software-Entwicklung eingesetzt. Schon längst ist diese aber nicht mehr nur auf diese Bereiche begrenzt. Auch in der agilen Projektabwicklung und Scrum Projekten ist die DoD etabliert. Wer mit der DoD arbeiten möchte, sollte diese gemeinsam mit dem Team so früh wie möglich erarbeiten. Warum, dürfte auf der Hand liegen. Für ein Team wäre es unmöglich, mit der Arbeit voranzukommen, wenn keine Definition vorliegt, wann eine Aufgabe erledigt ist. Zusätzlich wäre es dann unmöglich abzuschätzen, wie viel Arbeit überhaupt in die Aufgabe oder die jeweilige Sprintwoche investiert werden muss.
Unbedingt beachten müssen Sie, dass die Definition of Done nicht dauerhaft in „Stein gemeißelt“ sein muss. Es kann hilfreich sein, diese regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Das muss nicht unmittelbar nach einer Sprintwoche geschehen, sollte aber ein stetiger Prozess sein. Auf diesem Wege können sie einfach Fehler für künftige Projekte ausmerzen oder den Arbeitsaufwand geschickt mindern. Noch vor einigen Jahren etwa legte man bei der Gestaltung einer Webseite vor allem Wert auf die Darstellung am Desktop. Immer wichtiger wurde dann jedoch die mobile Darstellung. Die Definition of Done hätte in diesem Verlauf also dahingehend angepasst werden sollen, dass neue Webseiten direkt für mobile Endgeräte optimiert werden. Andernfalls würden die Webseiten klassisch erstellt werden und würden dann allesamt eine Optimierung für die mobilen Endgeräte benötigen.
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Definition of Done Beispiele
Die Definition of Done kommt vor allem in der Informatik zum Einsatz. Beispielsweise etwa bei der Entwicklung einer neuen Software oder beim Re-Design einer Webseite. In diesem Fall werden zunächst die einzelnen Aufgaben definiert und dann in der Checkliste zusammengefasst. Abteilungsübergreifend kann diese Liste ausgeweitet werden. Eine beispielhafte und verkürzte Checkliste für das Re-Design einer Webseite haben wir im Folgenden aufgeführt:
- Designvorschlag durch Design-Abteilung erstellt
- Sicherung vorhandener Daten durch Back-Up
- Verfassen des neuen Webseiten-Codes (bestenfalls im Pair Programming)
- Überprüfung des Codes durch Code-Review
- Einhalten der Coding Standards und Guidelines erfüllt
- Einhaltung der Compliance Vorgaben vollständig erfüllt
- Tests auf der Stage wurden für Mobile und Desktop erfolgreich durchgeführt
- Keine kritischen Bugs und Probleme nach Test aufgetreten
- Übertragung der Test-Umgebung auf die Live-Umgebung der Webseite abgeschlossen
Einer der Vorteile aus dem Beispiel wird sofort ersichtlich. Zwar sind einzelne Bestandteile der DoD oftmals projektspezifisch. Viele der Unteraufgaben lassen sich jedoch auch problemlos auf andere Aufgaben übertragen und allgemein verwenden. So könnte die Checkliste aus dem Beispiel für das Re-Design für alle künftigen Re-Designs übernommen werden.
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Fazit: Förderung des Verständnisses
Die Definition of Done löst ein für viele Unternehmen schwerwiegendes Problem. Das Verständnis darüber, wann eine Aufgabe erledigt ist, ist längst nicht immer identisch. Oftmals können sich daraus horrende Folge-Schwierigkeiten ergeben. Mit der Definition of Done werden die Aufgaben im Vorfeld durch das Team definiert und ein gemeinsames Verständnis darüber geschaffen, wann die Aufgabe als erledigt betrachtet werden kann. Zahlreiche Vorteile sind die Folge. Durch den Einbezug der Mitarbeiter steigt das Commitment, zudem können die Arbeitsprozesse in der Regel spürbar beschleunigt werden. Einsetzen lässt sich die DoD schon längst nicht mehr nur im Bereich der Informatik und Software-Entwicklung. Übertragbar ist das Prinzip auf nahezu jede Branche und jedes Projekt.
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