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Change Management – der Veränderungsprozess als Chance

Change Management hat immer und immer wieder Konjunktur. Beispielhaft stehen wir sowohl als Gesellschaft, als auch als einzelne Personen vor Herausforderungen wie:

  • Digitalisierung und technischem Fortschritt
  • Einer anstehenden Energiewende in Verbindung mit einem tiefgreifenden ökonomischen Strukturwandel
  • Einem gesellschaftlichen, politischen und ökologischen Wandel
  • Alternativen Formen von „New Work“, neu gedacht sowohl in Zeiten eines gesellschaftlichen Wertewandels als auch in Folge einer Corona-Pandemie.

Der Lauf der Zeit lässt sich in der Regel kaum aufhalten – solchen einschneidenden Veränderungen sollte man daher professionell, analytisch und konsequent mit Change Management begegnen.

Change Management – Historie

Change Management wendeten erstmals der Amerikaner Fritz Roethlisberger und der Australier George Elton Mayo in den 1930er Jahren im Zusammenhang mit dem Bereich der Organisationsentwicklung an. Die Optimierung von Effektivität (tun wir die richtigen Dinge?) und Effizienz (tun wir die Dinge richtig?) sollte letztlich zu einer Steigerung von Leistung und Produktivität führen.

Change Management kam dann folgend auch in den 1970er, 80er und 90er Jahre eine große Bedeutung zu. Angesichts zunehmend herausfordernder ökonomischer sowie technologisch fortschreitender Entwicklungen, waren es in erster Line Beratungsfirmen, die im Zuge sog. Reengineering-Programme eine konsequente Neuausrichtung von Geschäftsprozessen anstießen. Damit sollten mit Blick auf Kosten, Qualität, Service oder Durchlaufzeiten von Arbeitsvorgängen deutlich bessere Kennzahlen erreicht werden.

Mit Change Management verbindet man im 21. Jahrhundert gemeinhin Forderungen nach Agilität, Flexibilität oder einem lebenslangen Lernen. Ganz allgemein gesprochen ist Veränderungsbereitschaft gefragt. Sowohl Unternehmen und Organisationen als insbesondere auch die für sie arbeitenden Menschen sind an dieser Stelle gefordert, Change Management zu organisieren und zu gestalten.

Change Management – Definition

Change Management verfolgt das Ziel, eine kontinuierliche Anpassung von

  • Strukturen
  • Prozesse und
  • Verhaltensweisen

dauerhaft zu vollziehen. Kurz gesagt, es geht beim Change Management um einen planvollen Managementprozess, der ausgehend von einem bestehenden Ausgangszustand in einem definierten Zielzustand mündet.

Change-Management-Prozess

Change Management vs. Organisationsentwicklung

Change Management geht historisch gesehen auf die Ansätze der Organisationsentwicklung zurück. Beiden Begriffen gemein ist ein Verständnis von Veränderungsmanagement, das ökonomische Ziele von Unternehmen (z.B. Steigerung der Produktivität oder Gewinnmaximierung) zunehmend mit sozialen Zielen der Belegschaft (bspw. Wertschätzung, stärkere Einbindung in Prozesse und Work-Life Balance) in Einklang zu bringen versucht.

Organisation als System

Die Mitte der 50er Jahre geborenen Anfänge der Organisationsentwicklung wollten eine Organisation als solche und ihre einzelnen Bestandteile (wie Maschinen, Menschen, Prozesse, Verfahren und Werte) künftig weniger getrennt betrachten, sondern mehr als Einheit verstehen. In diesem Kontext entstanden erstmals die Begrifflichkeiten von Arbeits- und Mitarbeiterzufriedenheit. Trotz dieses vermehrten Bezugs zur Umwelt, bleibt die Organisationsentwicklung grundsätzlich stärker bei Veränderungsprozessen, die sich mit einem vergleichbar längeren Zeitbezug originär auf eine Organisation ausrichten.

Zusammenfassend lässt sich die inhaltliche Ausrichtung von Organisationsentwicklung mit folgenden Punkten skizzieren:

  • Veränderungen werden als langfristige Prozesse gesehen, welche in die bestehende Organisation implementiert werden sollen.
  • Ziel ist die effektive und effiziente Verbindung von ökonomischen Unternehmenszielen mit Arbeits- und Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Die Belegschaft wird maßgeblich bei der Entwicklung der angestrebten Veränderungsziele eingebunden.
Change Management

Change Management – ganzheitlich und integrierter Ansatz

Change Management versteht sich im Vergleich und in Abgrenzung dazu als ganzheitlicher und integrierter, stärker managementorientierter Ansatz. Dabei werden insbesondere die auch außerhalb der Organisation liegenden Bezugsgrößen aktiv in den Fokus gerückt. Beispielhaft seien hier der Klimawandel, neu entwickelte Technologien oder die angestrebte Energiewende genannt.

Weil sich Change Management als strukturierter und zeitlich determinierter Managementprozess versteht, folgen die Methoden entsprechend den grundlegenden Abläufen eines vorausschauend unternehmerischen Handelns. Das heißt konkret:

  • Analyse des Status quo, dessen Bewertung und Feststellen des qualifizierten Veränderungsbedarfs
  • Definition von Zielen, geeignete Strategien und Maßnahmen erarbeiten
  • Angestrebte Veränderungen kommunizieren, Akzeptanz bei der Belegschaft schaffen
  • Veränderungsprozesse gestalten, moderieren und umsetzen
  • Prozessfortschritte dokumentieren, analysieren und kontrollieren

An der Stelle verbindet sich Change Management auch zunehmend mit agilen Arbeitsmethoden wie bspw. Scrum.

Scrum Master Zertifizierung

Scrum-Master Zertifizierung (DIM)

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Herausforderungen des Change Managements

Change Management bedeutet, Prozesse zu initiieren, zu gestalten, zu moderieren und umzusetzen, welche ungewohnt, noch wenig bekannt und damit neu sind. Grundsätzlich fallen derartige Veränderungen schwer. Egal, ob im beruflichen oder privatem Umfeld stellen uns solche Lebensphasen vor Herausforderungen. Elisabeth Kübler-Ross hat 1969 mit ihrem Modell einen 7-stufigen Prozess beschrieben, der das menschliche emotionale Verhalten in Veränderungssituation in Form einer sog. Veränderungskurve beschreibt. Diese Phasen sind:

  1. Schockphase als erste Reaktion auf eine anstehende Veränderung, gefolgt von innerem Widerstand.
  2. Verneinungsphase, in der sich der innere Widerstand zu einer heftigen Abwehrreaktion entwickelt.
  3. In der Trauerphase wird realisiert, dass Widerstand und Abwehr nicht erfolgreich sind und es dominiert die Trauer über den Verlust des Altbewährten.
  4. Die Abschiedsphase läutet die Bereitschaft ein, loszulassen.
  5. In der Akzeptanzphase entwickelt sich langsam die Einsicht, sich konstruktiv mit den anstehenden Veränderungen zu befassen.
  6. Testphase: Hier bringt man sich erstmals aktiv in den laufenden Change-Prozess ein. Neue Dinge werden ausprobiert, um die Veränderung mitzugestalten.
  7. Mit der Integrationsphase wird die angestrebte Veränderung zur Realität. Die neue Situation ist nun vertrauter. Nach und nach stabilisieren sich die angestrebten Veränderungen im Alltag.

Zusätzlich zählen zu den Herausforderungen im Change Management alle jene Faktoren, die auch sonst im Management-Alltag zu Stolperfallen werden können: zu wenig Klarheit, keine Prioritäten und kaum konkrete Zielformulierung, zu wenig Transparenz und dadurch auch keine (breite) Akzeptanz.

Change Management – Drei wesentliche Erfolgsfaktoren

Damit Change Management gelingt, sollte der damit verbundene Managementprozess klar strukturiert werden. Drei Erfolgsfaktoren sind dabei von elementarer Bedeutung:

  • Ziele möglichst SMART (spezifisch, messbar, attraktiv, terminiert) definieren und formulieren.
  • Mitarbeiter*innen beteiligen: Sie sind von den gewünschten Veränderungen meist unmittelbar betroffen und müssen diese mittragen. Nur mit ihnen kann der Change-Prozess gelingen. Daher ist Transparenz, Moderation und Überzeugungskraft gefragt.
  • Planvoll vorgehen: Eine klar strukturierte Planung unterstützt die Umsetzung der einzelnen Veränderungsschritte. Dazu gehört insbesondere auch eine realistische Ressourcenplanung.

Darüber hinaus spielen die generelle Unternehmens- und Fehlerkultur, das im Unternehmen praktizierte Konfliktmanagement sowie Mitarbeiterführung und Führungsqualitäten eine entscheidende Rolle.

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Change Management - Vorgehensweise

Zu den häufig verwendeten Modellen zur Strukturierung des Change Managements gehört das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger. Es basiert wiederum auf dem 3-Phasen-Modell (Auflockern, Hinüberleiten, Verfestigen) von Kurt Lewin und dem populären 8-Stufen-Modell von John Kotter. Krüger verbindet die Vorteile beider Modelle und postuliert, dass innerhalb seiner fünf Phasen eine gewisse Flexibilität bestehen müsse. Demnach ist es bei der Durchführung von Change Management auch erlaubt, in frühere Phasen zurückzufallen.

Change Management nach dem 5-Phasen-Modell von Krüger

  1. Initialisierung: Schaffen Sie mit einer IST-Analyse eine geeignete Ausgangslage. Erkennen Sie Ihren konkreten Veränderungsbedarf und implementieren Sie einen oder mehrere qualifizierte Change Manager.
  2. Konzeption: Bestimmen Sie Projektverantwortliche. Diese erarbeiten Konzepte und darauf aufbauend einen abgestimmten Maßnahmenkatalog.
  3. Mobilisierung: Kommunizieren Sie möglichst früh und transparent. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit der Veränderungsbereitschaft in der Belegschaft.
  4. Umsetzung: Stellen Sie Teams zusammen, die die geplanten Maßnahmen umsetzen. Projektverantwortliche (z.B. Product Owner) überprüfen die Fortschritte und sorgen für eine bedarfsgerechte Anpassung der Vorgehensweise.
  5. Verstetigung: Der Change Prozess ist erfolgreich abgeschlossen. Schaffen Sie aber ein Bewusstsein dafür, dass das einzig Stetige der Wandel ist und weitere Veränderungen kommen werden.

Zum Themenbereich Change Management gibt es weitere vergleichbare Modelle (z.B. ADKAR-Modell von Jeff Hiatt). Sie unterscheiden sich dabei im Wesentlichen lediglich durch ihre Tiefe, Differenzierung und gesetzten Schwerpunkte. Einigkeit besteht darin, dass es sich bei Change Management um einen kontinuierlichen und strukturierten Managementprozess handelt. Inwieweit dieser eher top-down (Kotter), flexibel (Krüger) oder stärker belegschaftsorientiert (Hiatt) gestaltet wird, hängt von individuellen Faktoren wie Unternehmens- und Fehlerkultur, Führungsgrundätzen und dem konkreten Veränderungsbedarf ab.

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