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Virtuelle Events – die Erfolgsfaktoren

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Virtuelle Events sind voll im Kommen. Haben die meisten Experten eigentlich erst für die kommenden Jahre mit einem Anstieg dieser Events gerechnet, wurde dieser durch die Corona-Pandemie deutlich vorgezogen. Unternehmen schickten ihre Mitarbeiter ins Home-Office, Meetings wurden fortan nur noch virtuell abgehalten. Selbst Produktvorstellungen oder Jubiläen werden mittlerweile zum Teil als rein virtuelle Events angeboten. In vielen Fällen zeigt sich, dass einige Unternehmen hierfür offenbar noch nicht ganz bereit sind. Damit das nicht auch auf Sie zutrifft, haben wir im Folgenden einen Leitfaden für die Organisation von virtuellen Events zusammengestellt.

Definition: Was sind virtuelle Events?

Bei einem virtuellen Event handelt es sich um Veranstaltungen, die vollständig im digitalen Raum stattfinden. Die einzelnen Teilnehmer dieser Events stehen also in keiner physischen bzw. greifbaren Verbindung zueinander. Stattdessen fokussieren sich virtuelle Events ausschließlich auf die Sinne des Hörens und Sehens. Die Teilnahme an solchen Events kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Zum Teil werden hierfür spezielle Umgebungen eingerichtet, die dann mit Devices wie VR-Brillen erkundet werden können. Möglich ist die Teilnahme aber auch per Desktop oder über mobile Endgeräte wie Tabletts und Smartphones.

Unbedingt zu unterschieden sind von den virtuellen Events natürlich die analogen Events. Eine weitere Unterteilung lässt sich zwischen den virtuellen Events und den hybriden Events machen. Letztere sind gewissermaßen eine Kombination aus rein virtuellen und rein analogen Events.

Virtuelle Meetings

Anlässe für virtuelle Events

Anlässe für virtuelle Events gibt es im Prinzip unbegrenzt. Je nach Unternehmen sind zum Beispiel Messen oder Produktvorstellungen passende Anlässe. Darüber hinaus können aber zum Beispiel auch klassische Meetings oder digitale Seminare in virtuelle Events verwandelt werden. Ein paar beliebte und typische Formen der Events haben wir im Folgenden aufgeführt. Je nach Anlass kann die passende Form für das virtuelle Event gewählt werden.

  • Kamingespräch: Ein echter Klassiker der virtuellen Events ist das sogenannte Kamingespräch. Dieses wird auch als Fireside Chat bezeichnet und soll in einer entspannten und lockeren Atmosphäre vor allem informativ sein. Wie der Name bereits verrät, bietet sich als Hintergrund zum Beispiel ein Kaminfeuer an. In der Regel sind bei einem solchen Kamingespräch nur wenige ausgewählte Teilnehmer dabei.
  • Breakout Session: Die Breakout Sessions oder Workshops sind ein wenig umfangreicher als das Kamingespräch. Für diese virtuellen Events ist deshalb etwas mehr Vorbereitung notwendig. Bestenfalls sollte hier aber dennoch auf möglichst kleine Gruppen geachtet werden, in denen sich alle Teilnehmer auch aktiv am Gespräch beteiligen.
  • World Café: Bei einem virtuellen World Café handelt es sich um Events mit wechselnden Plätzen. In diesem Fall unterhalten sich zwei oder mehrere Personen an einzelnen Tischen, die Besetzung wechselt jedoch.
  • FishBowl: Das Prinzip der FishBowl oder Podiumsdiskussion lässt sich ebenfalls in die virtuelle Welt übertragen. In diesem Fall sollte ein aktiver Platz für ein Mitglied freigehalten werden, welches sich aktiv in die Debatte einbringen möchte. Dieses Mitglied nimmt virtuell auf dem Platz seinen Platz ein und erhält dann eine gewisse Redezeit.
  • Table Session: Das Prinzip der Table Session ähnelt dem Prinzip des World Cafés. In diesem Fall werden an jeden Tisch verschiedene Teilnehmer platziert. Der jeweilige Moderator legt klare Regeln für die Kommunikation fest.

Erfolgsfaktoren

Ob die virtuellen Events zu einem Erfolg oder einer „Luftnummer“ werden, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Einer der wichtigsten Faktoren ist sicherlich die jeweilige Zielgruppe. Ist diese nicht passend, wird selbst das beste virtuelle Event keinen Erfolg bringen. Darüber hinaus finden sich weitere Erfolgsfaktoren zum Beispiel in den Inhalten und der Darstellung. Die Inhalte sollten relevant und natürlich zielgruppenorientiert sein. Darüber hinaus sollten Sie auf die passende Darstellung achten. Eine pauschale Lösung gibt es in diesem Fall nicht. Stattdessen sollte die Darstellung auf die Zielgruppe, die jeweilige Marke oder das jeweilige Produkt abgestimmt sein.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist es, dauerhaft die Aufmerksamkeit der Zielgruppe halten zu können. Dies gelingt durch ein entsprechendes Design (Look & Feel), welches zum Beispiel auch virtuelle Rundgänge oder Ähnliches ermöglicht. Für die direkte Ansprache der Zielgruppe ist es wiederum geeignet, verschiedene Interaktionsmöglichkeiten in die Events mit einzubauen. Schlussendlich ist natürlich auch die Technik ein wichtiger Erfolgsfaktor. Jedes virtuelle Event wird nur so gut sein wie die technischen Rahmenbedingungen. Es sollte also eine leistungsstarke Hard- und Softwarelösung gewählt werden, die bestenfalls mehrfach erprobt wurde.

Virtuelle Events

Technische Voraussetzungen

Die technischen Voraussetzungen sind bei den virtuellen Events natürlich nicht zu vernachlässigen. Immerhin bildet die Technologie überhaupt die Basis für die virtuelle Zusammenkunft. Welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, richtet sich jeweils nach der Art des Events. Bei firmeninternen Events ist der Aufwand oftmals deutlich geringer als bei Produktvorstellungen oder Ähnlichem. Im Folgenden haben wir ein paar technische Hilfsmittel und Voraussetzungen aufgeführt, die Sie bei der Planung der virtuellen Events berücksichtigen sollten:

  • Eventwebseite zur Vermarktung des Events
  • Registrierung der Teilnehmer
  • Unterstützungsmaßnahmen wie E-Mail-Marketing
  • Feedback einholen (zum Beispiel mit Hilfe von Tools)

Tipps

Virtuelle Events zu planen, kann richtig Spaß machen. Vor allem dann, wenn sich die Planung und das Event im weiteren Verlauf als Erfolg entpuppen. Damit das bestenfalls auch Ihnen gelingt, haben wir im Folgenden ein paar simple, aber effektive Tipps aufgeführt:

  • Nutzen Sie eine klare Struktur: Was ist das Ziel der jeweiligen Veranstaltung und was möchten Sie darüber hinaus erreichen? Diese Fragen sollten Sie für die Strukturierung der virtuellen Events nutzen. Dazu gehören nicht nur die inhaltlichen Strukturen, sondern zum Beispiel auch die Veranstaltungszeit oder die genaue Auswahl der Teilnehmer.
  • Kreativ sein: Bei den virtuellen Events handelt es sich nicht um Events, die einfach aus der „analogen Welt“ ins Digitale kopiert werden können. Hier ist Kreativität gefragt, um mit interessanten und aufsehenerregenden Events punkten zu können.
  • Motivation der Teilnehmer: Auch wenn es schwer fällt, lohnt es sich, die Teilnehmer dauerhaft zum Mitmachen zu motivieren. Alle Teilnehmer werden sich deutlich besser an die Inhalte der virtuellen Events erinnern können, wenn sie aktiv ein Teil dieser waren. Sollten die Teilnehmer hingegen nur mit Informationen „überflutet“ werden, sorgt dies für einen deutlich geringeren Erinnerungseffekt.

Fazit

Virtuelle Events sind keinesfalls mit den analogen Events gleichzusetzen. Was analog funktioniert, muss digital noch längst keine Garantie für einen Erfolg sein. Umso wichtiger ist es, möglichst mit einer klaren Struktur und Zielsetzung an die Sache heranzugehen. Zudem sollten Sie Ihre Kreativität unter Beweis stellen und die Möglichkeiten der Technologie nutzen. Dieser sind fast keine Grenzen gesetzt. Achten Sie jedoch auch auf die jeweilige Zielgruppe und ihre Bedürfnisse. Werden diese nicht von Beginn an korrekt eingeordnet, kann selbst das bestgeplante virtuelle Event niemals zu einem echten Volltreffer werden.

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Bastian Foerster

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Software für virtuelle Events – Siebzehn Anbieter im Vergleich

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Events ohne persönliches Treffen? Ein Konzept, das einst undenkbar schien, ist heute relevanter denn je. Besonders während der Corona-Pandemie haben virtuelle Events zunehmend an Bedeutung gewonnen. Internationale Unternehmen setzen schon seit geraumer Zeit auf virtuelle Veranstaltungen, da sie es Teilnehmern ermöglichen, unabhängig von geografischen oder zeitlichen Beschränkungen an Konferenzen, Workshops, Messen und weiteren Events teilzunehmen. Doch welche Aspekte sind bei der Planung eines virtuellen Events entscheidend? In diesem Blogbeitrag gehen wir genau diesen Fragen nach und bieten wertvolle Einblicke für ein erfolgreiches virtuelles Eventerlebnis.

Software für virtuelle Events

Virtual Kommunizieren - Auf welche Weise geht das?

Sowohl virtuelle als auch hybride Veranstaltungen haben in zahlreichen Bereichen ihren festen Platz gefunden. Prinzipiell lässt sich nahezu jede Art von Veranstaltung in ein virtuelles Event umwandeln. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür:

  • Web-Seminare: Webinare sind online abgehaltene Seminare, die Wissen vermitteln, Fragen beantworten und Diskussionen fördern, oft für geschäftliche Schulungen oder Produktpräsentationen genutzt.
  • Virtuelle Meetings: Virtuelle Meetings ermöglichen die Zusammenkunft von Personen aus verschiedenen Orten über das Internet, um Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen.
  • Interne hybride Veranstaltungen: Interne hybride Veranstaltungen kombinieren physische Präsenz mit virtueller Teilnahme, ideal für Mitarbeitermeetings und Schulungen.
  • Externe hybride Veranstaltungen: Bei externen hybriden Veranstaltungen können Teilnehmer vor Ort und online an Konferenzen und Messen teilnehmen, um Kontakte zu knüpfen und Wissen zu teilen.
  • Virtuelle Team-Building Events: Virtuelle Team-Building Events fördern den Teamgeist und die Zusammenarbeit in Remote-Teams durch gemeinsame Aktivitäten und Spiele.
  • Online-Netzwerkveranstaltungen: Online-Netzwerkveranstaltungen sind auf Networking und Verbindungen zwischen Teilnehmern ausgerichtet, oft mit zufälligen oder gezielten Gesprächen.
  • Online-Workshops und Trainings: Diese Veranstaltungen bieten eine interaktive Schulungsumgebung, um Fähigkeiten und Wissen zu vermitteln und zu vertiefen.
  • Virtuelle Messen und Ausstellungen: Virtuelle Messen und Ausstellungen ermöglichen Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen in digitalen Ständen zu präsentieren und online mit Interessenten in Kontakt zu treten.
  • Online Produktvorstellungen: Unternehmen nutzen Online-Produktvorstellungen, um neue Produkte oder Dienstleistungen einem breiten Publikum vorzustellen und Fragen der Teilnehmer zu beantworten.
  • Virtuelle Benefizveranstaltungen und Galas: Virtuelle Benefizveranstaltungen und Galas werden online abgehalten, um Spenden zu sammeln und das Bewusstsein für wohltätige Zwecke zu schärfen.
  • Online-Kulturveranstaltungen: Diese Events, wie Kunstausstellungen, Konzerte und Theateraufführungen, bieten Kulturinteressierten die Möglichkeit, Kulturveranstaltungen von zu Hause aus zu erleben.

Relevanz von Plattformen für virtuelle Events

Spezielle Plattformen sind für die Durchführung virtueller Veranstaltungen unerlässlich, da sie eine umfassende Palette an Funktionen und Tools bereitstellen. Solche Plattformen fungieren als Online-Software-Tools, die es ermöglichen, Veranstaltungen digital und effizient zu organisieren und durchzuführen. Sie bieten nicht nur die technische Infrastruktur für die Übertragung von Livestreams und Videokonferenzen, sondern ermöglichen auch Interaktivität und Engagement durch eine Vielzahl von Features wie Umfragen, Chats und Networking-Optionen. Diese Plattformen sind somit ein integraler Bestandteil der modernen Eventplanung, indem sie eine professionelle, benutzerfreundliche und sichere Umgebung für virtuelle Events schaffen.

Die Corona-Pandemie hat die Bedeutung virtueller Events nicht nur verstärkt, sondern auch eine allgemeine Tendenz zur Digitalisierung gefördert. In diesem Kontext ist die Auswahl einer geeigneten technischen Veranstaltungssoftware entscheidend, da sie den Grundstein für den Erfolg eines virtuellen Events legt. Eine passende Software sichert nicht nur eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung, sondern beeinflusst auch maßgeblich die Veranstaltungsqualität und das Teilnehmererlebnis. Sie bietet notwendige Funktionen und Tools, die Interaktivität, Teilnehmerengagement und eine professionelle Darstellung gewährleisten. Die Suche nach der richtigen Software kann jedoch herausfordernd sein. Glücklicherweise bietet contentmanager.de eine umfassende Marktübersicht, die diese Arbeit erleichtert. Mit siebzehn Anbietern im Vergleich finden Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um die Features zu identifizieren, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.

Arten von Software und Plattformen für virtuelle Events

Wie bereits erwähnt können Plattformen als Online-Software-Tools fungieren. Plattformen und Software können jedoch nicht immer exakt als Synonym verwendet werden.  Um den Unterschied klarer zu beleuchten:

  • Eine Plattform für virtuelle Events ist in der Regel eine umfassende Lösung, die verschiedene Werkzeuge und Funktionen in einem integrierten System bietet. Dies umfasst in der Regel Tools für die Übertragung von Live-Streams, Chat- und Interaktionsmöglichkeiten, Tools für Event-Management, Teilnehmerregistrierung, Analytik und mehr.
  • Software in diesem Kontext kann sich auf spezifische Anwendungen innerhalb einer Plattform beziehen. Zum Beispiel könnte eine Videokonferenz-Software oder eine Chat-Software Teil der umfassenderen Event-Plattform sein.

 

Für die Durchführung von virtuellen Events gibt es eine Vielfalt an Softwarelösungen und Plattformen, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Anwendungsbereiche abdecken. Im folgenden haben wir einige gängige Arten für Sie aufgelistet:

Software für virtuelle Events

Webinar-Software:

  • Anwendung: Ideal für Bildungs- und Trainingsveranstaltungen, Produktpräsentationen.
  • Beispiele: Zoom, GoToWebinar, Adobe Connect.
  • Funktionen: Live-Streaming, Interaktionstools wie Umfragen und Q&A, Aufzeichnungsfähigkeiten.

All-in-One Event-Plattformen:

  • Anwendung: Universell einsetzbar für Konferenzen, Messen, Networking-Events.
  • Beispiele: Hopin, vFairs, Eventbrite.
  • Funktionen: Integrierte Tools für Event-Management, Teilnehmerregistrierung, Networking-Bereiche, virtuelle Ausstellungsräume.

Konferenz-Management-Software:

  • Anwendung: Speziell für große, komplexe Events wie Fachkonferenzen.
  • Beispiele: Whova, Cvent, Bizzabo.
  • Funktionen: Agenda-Management, Speaker-Management, Sponsoring-Optionen, Networking-Funktionen.

Spezialisierte Plattformen für Messen und Ausstellungen:

  • Anwendung: Für virtuelle Messen und Ausstellungen mit Schwerpunkt auf Produktdarstellung.
  • Beispiele: 6Connex, ExpoPlatform.
  • Funktionen: 3D-Ausstellungsstände, virtuelle Booths, Lead-Capture-Tools.

Networking- und Community-Plattformen:

  • Anwendung: Fokus auf Netzwerkbildung und interaktive Community-Erlebnisse.
  • Beispiele: Brella, Remo, Gather.
  • Funktionen: Matchmaking-Tools, interaktive Netzwerkbereiche, Gruppen- und Einzelchats.

Streaming-Plattformen:

  • Anwendung: Für Live-Übertragungen, Konzerte, Shows.
  • Beispiele: Vimeo Livestream, YouTube Live, Twitch.
  • Funktionen: Hochqualitatives Streaming, Chat-Interaktion, On-Demand-Verfügbarkeit.

Interaktive Workshop-Tools:

  • Anwendung: Für interaktive Workshops, Brainstorming-Sessions, Team-Kollaboration.
  • Beispiele: Miro, Mural, Kahoot!.
  • Funktionen: Whiteboards, Abstimmungstools, kollaborative Arbeitsflächen.

Wichtige Funktionen und Tools

Eine erstklassige Software sollte eine Vielzahl wichtiger Funktionen und Tools bieten, um unvergessliche virtuelle Events zu bieten. Die Software sollte nicht nur Live-Übertragungen in Echtzeit unterstützen, sondern auch interaktive Funktionen wie Umfragen. Es ist wichtig, dass Online-Veranstaltungen einfach zugänglich sind, damit sie nicht abgelehnt werden. Für Sie und Ihr Unternehmen ist ein digitales Teilnehmermanagement erforderlich, das Teilnehmerdaten und -informationen erfasst, Zahlungskontrollen durchführt und Zugriffsrechte gewährt. Es ist wichtig, dass virtuelle Event-Plattformen 3D-Umgebungen oder virtuelle Veranstaltungsräume integrieren können. Bitte beachten Sie, dass das von Ihnen ausgewählte Tool die Archivierung von Inhalten ermöglicht, um sie als Referenzen oder Fortbildungen zu verwenden. Darüber hinaus sollte die Software Ihren Teilnehmern Kundensupport und technische Unterstützung bieten können. 

Auswahl der richtigen Plattform

Was für den einen eine maßgeschneiderte Plattform ist, mag für den anderen ungeeignet sein. Folgende Faktoren sollte allerdings jeder beachten:

  • Zielgruppe, Art des Events und Budget: Beginnen Sie mit der Definition Ihrer Zielgruppe und des gewünschten Eventtyps. Je nachdem, ob es sich um ein internes Meeting, eine Konferenz, ein Webinar oder eine Messe handelt, können unterschiedliche Plattformen besser geeignet sein. Das Budget ist ein wichtiger Faktor, da verschiedene Plattformen unterschiedliche Kostenstrukturen aufweisen.
  • Sicherheitsaspekte und Datenschutz: Die Sicherheit Ihrer Teilnehmerdaten und die Vertraulichkeit Ihrer Veranstaltungsinhalte sind von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Plattform angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien bietet, um Ihre Veranstaltung zu schützen.
  • Benutzerfreundlichkeit und technische Anforderungen: Die Plattform sollte benutzerfreundlich sein, sowohl für Organisatoren bei der Einrichtung und Verwaltung der Veranstaltung als auch für Teilnehmer während der Teilnahme. Prüfen Sie, ob die Plattform die technischen Anforderungen Ihrer Zielgruppe erfüllt, einschließlich Browser-Kompatibilität und Gerätezugang.

Zukunftstrends in der Software für virtuelle Events

Obwohl es vielleicht überraschend klingt, ist die Idee der Virtuellen Realität (VR) keineswegs eine Erfindung der Neuzeit. Schon im Jahr 1935 lieferte der amerikanische Science-Fiction-Autor Stanley G. Weinbaum in seiner Kurzgeschichte "Pygmalion's Spectacles" eine bemerkenswert detaillierte und visionäre Darstellung der VR-Technologie. Weinbaums Erzählung enthielt bereits Elemente, die wir heute in modernen VR-Brillen wiederfinden. In der Geschichte wird dem Protagonisten eine Brille präsentiert, die mehr als nur visuelle Eindrücke bietet. Diese Brille ermöglicht eine umfassende Sinneserfahrung, einschließlich haptischer, olfaktorischer und gustatorischer Wahrnehmungen, und schafft so eine vollständige Immersion in eine virtuelle Welt. Die Abenteuer, die der Hauptcharakter in dieser virtuellen Realität erlebt, sind so lebensnah gestaltet, dass die Grenze zwischen der realen Welt und der virtuellen Welt für ihn verschwimmt. Weinbaums Konzept war seiner Zeit weit voraus und antizipierte viele Merkmale der heutigen VR-Technologie, einschließlich der Idee der vollständigen sensorischen Immersion. Seine Arbeit beeinflusste nicht nur nachfolgende Science-Fiction-Literatur, sondern auch die reale Entwicklung der VR-Technologie. "Pygmalion's Spectacles" gilt als eine der ersten literarischen Darstellungen von VR und nimmt daher einen besonderen Platz in der Geschichte der Science-Fiction und technologischen Innovationen ein.

Virtuell und Agumented Reality (VR und AR) sind vielversprechende Trends für virtual Events. Die Integration dieser Techniken bietet eine virtuelle Umgebung in Form von 3D-Umgebungen, virtuelle Messestände und immersiven Präsentationen. Teilnehmer können sich in einer virtuellen Welt bewegen und interagieren, als wären sie physisch anwesend. Auch KI wird eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung personalisierter Event-Erlebnisse spielen. Durch die Analyse von Daten und Verhaltensweisen der Teilnehmer kann KI maßgeschneiderte Empfehlungen für Inhalte und Interaktionen bieten. Dies ermöglicht eine tiefere Einbindung und Zufriedenheit der Teilnehmer. Zudem fördern digitale Events den Trend der Nachhaltigkeit. Virtuelle Events tragen dazu bei, den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren, da sie keine physische Anreise erfordern. Softwareplattformen werden zunehmend umweltfreundliche Funktionen und Optionen für CO2-Kompensation bieten.

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Fazit - Digitale Veranstaltungen

Innovation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Planung und Durchführung von virtuellen Events. Eine erstklassige Plattform bietet nicht nur Benutzerfreundlichkeit und personalisierte Erlebnisse, sondern auch die Integration von Virtual und Augmented Reality für immersive virtuelle Stände. Dieser Wandel von physischen Events zu virtuellen Räumen eröffnet neue Möglichkeiten im Event Management und trägt zur Nachhaltigkeit bei. In einer Zeit, in der die Welt sich wandelt, ist die richtige Software für virtuelle Events entscheidend für den Erfolg und die Zukunft der Veranstaltungsbranche.

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Michael BerneckerMichael Bernecker

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