Werbemittel verwalten: Das gilt es zu berücksichtigen

Werbemittel verwalten: Das gilt es zu berücksichtigen
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Wer auf sein Unternehmen und seine Leistungen aufmerksam machen möchte, der kann dies unter anderem mit Werbemitteln erreichen. Denn diese können Sie an potenzielle Kunden verteilen, um bei diesen nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben. Doch nicht nur für die Akquise neuer Kunden eignen sich Werbeartikel ideal. Auch für die Stärkung bestehender Beziehungen sind diese die richtige Wahl, da sie den Beschenkten gegenüber Wertschätzung vermitteln. Sie helfen Ihnen folglich dabei, Ihren Kundenstamm zu erweiterten und langjährige, treue Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Jedoch gehört zu dieser Marketing-Strategie weit mehr, als die Werbemittel lediglich zu bestellen und an Kunden zu verteilen. Denn diese müssen selbstverständlich – wie andere Gegenstände und Wirtschaftsgüter auch – ordentlich verwaltet werden. Doch was müssen Sie genau beachten, wenn Sie Ihre Werbemittel verwalten?

Werbemittel verwalten – Das gibt es steuerlich zu beachten

Ob sich Werbeartikel als Betriebsausgaben abziehen lassen oder nicht, hängt grundsätzlich vom Wert des Geschenks ab. Zudem macht es einen Unterschied, ob die Werbegeschenke an Kunden bzw. Geschäftspartner überreicht werden oder ob sie für die eigenen Mitarbeiter gedacht sind.

So können Sie Werbeartikel für Kunden oder Geschäftspartner steuerlich behandeln

Beläuft sich der Wert eines oder mehrerer Werbeartikel an einen Kunden bzw. Geschäftspartner auf mehr als 35 Euro netto im Jahr, so ist es Ihnen nicht gestattet, diese als Betriebsausgaben vom Gewinn Ihrer Firma abzuziehen. Die Vorsteuer bekommen Sie nicht vom Finanzamt erstattet. Außerdem sollten Sie eine Pauschalsteuer von 30 Prozent nach § 37b EStG an das Finanzamt abführen. Denn dadurch verhindern Sie, dass der Empfänger des Werbeartikels diese Einnahme in Höhe des Preiswerts beim Finanzamt besteuern muss.

Liegt der Wert der Werbegeschenke pro Jahr und Empfänger hingegen bei oder unter 35 Euro netto, so können Sie die Kosten als Betriebsausgaben abziehen.  Dafür müssen Sie jedoch eine Liste darüber führen, wer die jeweiligen Werbeartikel erhalten hat. Ist das nicht der Fall, ist kein Betriebsausgabenabzug möglich.

Für Streuwerbeartikel gelten besondere Regeln. Dabei handelt es sich um Gegenstände, wie Kugelschreiber, Blöcke, Schlüsselanhänger und Co., deren Wert 10 Euro nicht überschreiten darf. Für diese müssen Sie weder Empfänger-Listen erstellen noch eine Pauschalsteuer beim Finanzamt abführen.

Werbemittel verwalten
© Tom Wang /shutterstock

So können Sie Werbeartikel für Ihre Mitarbeiter steuerlich behandeln

Machen Sie Ihren Mitarbeitern mit den Werbeartikeln eine Freude, so können Sie diese immer von den Betriebsausgaben abziehen – egal, wie hoch die Kosten für das Geschenk waren. Zudem fallen weder Sozialabgaben noch Lohnsteuer für die Präsente an, wenn diese die monatliche 44-Euro-Grenze nicht überschreiten.

Werbemittel verwalten – So sind Werbeartikel beim Jahresabschluss zu berücksichtigen

Sind Streuartikel am Bilanzstichtag noch vorhanden, da sie erst im Folgejahr an Kunden verteilt oder versandt werden, so müssen Sie Ihre Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten unter den Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen erfassen. Deshalb ist es essentiell, diese im Zuge der Inventur zu berücksichtigen. Denn nur so können Sie eine lückenlose Bestandsaufnahme machen. Um sich die Inventur am Ende des Geschäftsjahres zu erleichtern, gibt es digitale Hilfsmittel. So haben Sie zum Beispiel mit einem ERP-System wie lexbizz Ihre Warenwirtschaft stets im Blick. Dies erspart Ihnen unnötigen Verwaltungsaufwand und folglich Zeit sowie Kosten. Zudem hilft es Ihnen, den Überblick zu bewahren. Dadurch bleibt letztlich mehr Zeit für das Wesentliche.

Doch nicht nur geringfügige Streuartikel gilt es im Zuge der Bestandsaufnahme zu berücksichtigen. Auch Werbemittel mit einem höheren Wert, die am Bilanzstichtag noch vorhanden sind, dürfen nicht vergessen werden. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Displays oder Verkaufsregale handeln, die der Produktpräsentation dienen. Dabei ist es wichtig, die für diese Artikel anfallenden Kosten nicht als Werbeausgaben zu buchen. Vielmehr handelt es sich dabei um Betriebs- bzw. Geschäftsausstattung, die dementsprechend zu behandeln ist. Folglich gilt es, diese Werbemittel im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten auf ihre voraussichtliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

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