Digital Asset Management – Bringen Sie Ordnung in Ihre Inhalte

Digital Asset Management soll den Arbeitsalltag erleichtern. Viele Unternehmen wissen, wie herausfordernd es sein kann, Bilder, Videos und andere Dateien sicher zu speichern – und bei Bedarf möglichst schnell wiederzufinden. Exakt an dieser Stelle setzen die modernen Lösungen rund um Digital Asset Management an. Hierbei handelt es sich um eine besondere Technologie, die die Möglichkeit bietet, alle entsprechenden Daten an einem Ort abzulegen.

Auf diese Weise haben unter anderem auch die Mitglieder eines Teams die Möglichkeit, bei der Suche von Bildern und anderen Dateien auf dieselben Grundvoraussetzungen vertrauen zu können. Die Daten können unkompliziert abgerufen und Abläufe somit vereinfacht werden. Doch worum handelt es sich bei Digital Assets genau? Und was sollte im Zusammenhang mit einem funktionierenden Digital Asset Management beachtet werden?

Was sind Digital Assets?

Unter der Bezeichnung Digital Assets werden alle Mediendateien zusammengefasst. Hierzu gehören zum Beispiel:

  • Bilder bzw. Fotos
  • Videos
  • Audiodateien
  • Dokumente
  • andere Dateien.

Eine Grundvoraussetzung dafür, dass aus einem einfachen Bild dann jedoch wirklich ein „Digital Asset“ werden kann, ist, dass die entsprechenden Nutzungsrechte vorliegen. Sinn einer solchen Software ist es beispielsweise nicht, sich im Internet über die Suchmaschinen auf Bildersuche zu begeben, urheberrechtlich geschützte Bilder herunterzuladen und für alle Mitarbeiter freizugeben. Auch für Digital Assets gelten Urheberrecht und Datenschutz.

Je nach Unternehmen kann es sein, dass die Anzahl an Digital Assets, die regelmäßig genutzt bzw. entsprechend zentral gespeichert wird, immer größer wird. Wer auf eine sinnvolle Struktur verzichtet, bemerkt schnell, dass sich die Suche nach bestimmten Inhalten mitunter als schwierig erweisen kann. So können beispielsweise unterschiedliche Speicherorte dafür sorgen, dass Inhalte nicht mehr gefunden werden.

Digital Assets kommen heutzutage in den unterschiedlichsten Bereichen und schon lange nicht mehr nur in der Kreativbranche zum Einsatz. Unter anderem profitieren auch Unternehmen, die beispielsweise einen Blog betreiben davon, wenn ein vollständiger Bilderpool dafür sorgt, dass der entsprechende Content untermalt werden kann. Wurden die Digital Assets zentral abgelegt, kann sich jeder Autor genau das Bild aussuchen, das am besten zu seinem Post passt. Eine praktische Suchfunktion hilft dabei, hier den Überblick zu bewahren. Der Vorteil: der Nutzer / die Nutzerin verliert keine Zeit, indem er Mitarbeiter*innen nach Bilddateien u. ä. fragen muss und weiß – sofern alle Dateien bzw. Digital Assets korrekt beschriftet wurden – genau, ob und unter welchen Voraussetzungen das betreffende Bild verwendet werden darf.

Was ist Digital Asset Management?

Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich beim Digital Asset Management um ein System, das es erlaubt, die Inhalte „zu managen“. Durch die Tatsache, dass Bilder, Videos und Dokumente an einem zentralen Ort abgelegt wurden, sind sie für alle Berechtigten zugänglich – sofern diese mit den entsprechenden Rechten ausgestattet wurden.

Digital Asset Management

Im Zusammenhang mit der entsprechenden Organisation ist es natürlich wichtig, dass unter anderem auch unternehmensinterne Richtlinien erfüllt werden. So sollte sich beispielsweise jede*r Mitarbeiter*in darauf verlassen können, dass die Daten, die abgelegt wurden, auch ohne Einschränkungen genutzt werden können. Eine Nutzung beinhaltet hierbei unter anderem das Abrufen, das Organisieren, das Suchen und das Teilen der entsprechenden Inhalte. Wer inwieweit Zugriff auf die Daten erhält, kann durch den Administrator festgelegt werden.

Die verschiedenen Lösungen unterscheiden sich im Hinblick auf deren Aufbau, die Funktionen und die Individualisierungsmöglichkeiten voneinander. Daher ist es durchaus sinnvoll, sich im Vorfeld mit den einzelnen Individualisierungsmöglichkeiten des Digital Asset Management Systems auseinanderzusetzen.

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Was sind die Vorteile einer Digital Asset Management Software?

Die Vorteile einer modernen Digital Asset Management Software zeigen sich in den unterschiedlichsten Bereichen. Die Nutzer profitieren unter anderem von den folgenden Punkten.

  1. Alle Daten befinden sich an einem zentralen Ort. Wer bestimmte Dateien benötigt, weiß dementsprechend genau, wo er suchen muss.
  2. Wenn Suchabläufe besser strukturiert werden, zeigt sich dies oft auch anhand der Tatsache, dass es leichter wird, im Kreativitätsfluss zu bleiben.
  3. Über die Einstellungen einer Digital Asset Management Software lassen sich auch Rechte vergeben. So kann festgelegt werden, wer wann Zugriff auf welche Daten hat.
  4. Die Daten sind von überall aus abrufbar. Hierbei handelt es sich dementsprechend auch um eine hervorragende Lösung für größere Unternehmen mit mehreren Niederlassungen sowie das Arbeiten aus dem Homeoffice.

Kurz: eine moderne Digital Asset Management Software stellt eine wunderbare Möglichkeit dar, die Suche nach Bildern, Videos und Dokumenten in einem Unternehmen zu vereinfachen, Abläufe flexibler zu gestalten und ganz nebenbei auch die Sicherheit zu erhöhen. Immerhin werden die betreffenden Daten unter ihrer Nutzung nicht mehr irgendwo bzw. auf irgendwelchen Datenträgern, sondern an einer für jeden nachvollziehbaren Stelle abgelegt.

Hierbei gilt es jedoch, immer auch in Erinnerung zu behalten, dass eine funktionierende Digital Asset Management Software natürlich auch von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gepflegt werden muss. Nur dann, wenn die entsprechenden Dateien abgelegt, beschriftet und allen Berechtigten zugänglich gemacht werden, ist es möglich, auch wirklich in vollem Umfang zu profitieren. Wer seine Dateien ohne wichtige Vermerke, zum Beispiel zum Copyright, ablegt, stellt seine Kolleg*innen vor das Problem, zwar über die Daten zu verfügen, sich aber dennoch auf die Suche nach zusätzlichen Informationen begeben zu müssen.

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Fazit

Während sich viele Unternehmen früher noch mit der Frage auseinandersetzten, ob sich der Einsatz einer Digital Asset Management Software in ihrem Fall lohnt, gehören die Funktionen mittlerweile in vielen Betrieben schon zum Standard. Der Vorteil, von jedem Ort der Welt auf den zentralen Speicher zugreifen zu können, sorgt dafür, dass lange Suchen nach Bildern und anderen Dateien der Vergangenheit angehören. Wie jedes System muss jedoch auch das Digital Asset Management gepflegt werden. Bildbeschriftungen, Copyright-Vermerke und Co. helfen dabei, die Vorzüge des zentralen Speichers noch besser nutzen zu können. Zudem bieten die Systeme oft die Möglichkeit, die Sicherheit der Daten – zum Beispiel mit Hilfe von Wasserzeichen – noch weiter zu erhöhen.

Kurz: spätestens dann, wenn in einem Betrieb mehrere Mitarbeiter*innen auf Bilddaten zugreifen können sollen, macht es Sinn, über den Einsatz der modernen Digital Asset Management Softwares nachzudenken. So verhindern Sie, dass Bilder auf einzelnen Geräten gespeichert werden und dann für die anderen Mitarbeitenden nicht mehr erreichbar sind. Um vollends von den Vorteilen profitieren zu können, ist es wichtig, alle im Team, die über die entsprechenden Rechte zur Bildnutzung verfügen, einzuweisen. So entsteht nach und nach ein verlässlicher Pool aus Dateien, mit dessen Hilfe unterschiedliche Abläufe optimiert werden können.

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