Mit der Eisenhower Matrix die eigene Zeit besser nutzen?! Für viele Menschen ist Zeit heutzutage der größte Luxus überhaupt. Weil das gesamte Leben im Prinzip immer stressiger wird, sind Methoden für effektives Zeitmanagement wieder sehr gefragt. Eine sehr beliebte und vor allem im Geschäftsleben verbreitete Herangehensweise an das Zeitmanagement ist die sogenannte Eisenhower Matrix, welche auch als Eisenhower Prinzip bezeichnet wird. Ihren Namen hat diese „Strategie“ vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Allerdings ist nicht bekannt, ob Eisenhower selbst überhaupt mit dieser Herangehensweise in Berührung kam. Was es mit der Eisenhower Matrix genau auf sich hat, was sie bringen soll und wo mögliche Kritikpunkte liegen, erfahren Sie im Folgenden.
“Die Grundidee der Eisenhower Matrix besteht darin, dass sich Aufgaben und bevorste
hende Projekte nach unterschiedlichen Prioritäten sortieren lassen. So sollen Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit systematisch koordiniert und abgearbeitet werden.”
Prof. Dr. Michael Bernecker – Geschäftsführer des Deutschen Instituts für Marketing
hende Projekte nach unterschiedlichen Prioritäten sortieren lassen. So sollen Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit systematisch koordiniert und abgearbeitet werden.”Konkret sind mit den Prioritäten die beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit gemeint. Als wichtig wird eine Aufgabe dann bezeichnet, wenn sie auf dem Weg zur Erreichung eines Ziels hilfreich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, kann die Aufgabe auch nicht als wichtig bezeichnet werden. Dringend ist eine Aufgabe wiederum dann, wenn sie zum Beispiel nur innerhalb einer bestimmten Zeit erledigt werden kann. Durch die Einteilung in diese beiden Kategorien soll sich jeder Mensch dann einen Überblick über seine Aufgaben verschaffen können und sehen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Wichtig ist hierbei, die einzelnen Kategorien streng voneinander zu trennen. Heißt: Im besten Fall sollte zum Beispiel eine Aufgabe die wichtig ist, niemals dringend werden. Oftmals lässt sich dies jedoch nicht vermeiden, so dass dann schnell gehandelt werden muss.
Eisenhower Matrix: Wie gehe ich mit den Aufgaben um?
Aus den beiden unterschiedlichen Parametern der Wichtigkeit und Dringlichkeit lassen sich jetzt insgesamt vier verschiedene Kombinationen bilden, die im Sinne der Verdeutlichung oftmals als Quadrate dargestellt werden. Möglich sind für die Aufgaben dabei die folgenden Kombinationen:
- Wichtig und dringlich: Ist eine Aufgabe wichtig und dringend zugleich, sollte sie mit der höchsten Priorität angegangen werden. Diese Aufgabe muss zuerst erledigt werden, da sie möglicherweise für weitere Aufgaben von Bedeutung ist. Die Eisenhower Matrix empfiehlt dabei, wichtige und dringliche Aufgaben selbst in die Hand zu nehmen, um sicherzustellen, dass diese Aufgaben wirklich ordnungsgemäß erfüllt werden.
- Wichtig, aber nicht dringlich: Ist eine Aufgabe für das Erreichen eines Ziels zwar wichtig, aber muss nicht innerhalb einer bestimmten Zeit erledigt werden, kümmert sich die jeweilige Person ebenfalls selbst um diese Aufgabe. Allerdings erst im Anschluss an die Aufgaben, die als wichtig und dringlich eingestuft werden.
- Dringlich, aber nicht wichtig: Da sich jede Person selbst nur auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren sollte, empfiehlt die Eisenhower Matrix das Delegieren von Aufgaben, wenn diese dringlich, aber nicht wichtig sind. Damit der Zeitplan eingehalten werden kann, werden diese Aufgaben delegiert. Die jeweilige Person kann sich in der Zeit dann um die wichtigen Aufgaben kümmern.
- Nicht wichtig und nicht dringlich: Die vierte mögliche Kombination wird von Aufgaben gebildet, die nicht dringlich und auch nicht wichtig sind. Derartige Aufgaben sollten laut Eisenhower Matrix erst einmal nicht bearbeitet werden, damit die Zeit für die wichtigeren Aufgaben genutzt werden kann.
Eisenhower Matrix – Vorteile
Das Eisenhower Prinzip hat sich in den letzten Jahren in vielen Fällen als Erfolgsmodell herausgestellt – und das nicht ohne Grund. Vorteile liefert die Matrix vor allem in der Organisation. Jeder Mensch kann anhand kurzer Einteilungen erkennen, welche Priorität eine Aufgabe mit sich bringt und wie diese am besten erledigt werden sollte. Dadurch, dass hier auch andere Personen mit eingebunden werden, kann die Qualität bei allen Aufgaben hoch gehalten werden. Hier wird also eine schnelle Erreichung des Ziels mit einer hochwertigen Arbeit kombiniert – viel besser geht es nicht. Darüber hinaus ist die Eisenhower Matrix auch enorm einfach zu verstehen. Innerhalb weniger Augenblicke kann jeder Mensch seine Einteilungen vornehmen und sieht im Prinzip sofort, was seine nächsten Schritte sein sollten.
Kritik an der Eisenhower Matrix
Trotz aller positiven Erfahrungen gibt es allerdings auch ein paar Kritikpunkte, die an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben sollen. Die erste Schwierigkeit bei der Anwendung ist etwa das korrekte Einteilen in die unterschiedlichen Kategorien. Dies funktioniert zum Beispiel im Berufsleben nur dann, wenn die betreffende Person gut in verschiedene Vorgänge integriert ist und so auch bewerten kann, welche Prozesse wichtig und dringlich sind. Werden falsche Einteilungen vorgenommen, kann dies verheerende Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben. Darüber hinaus ist ein weiterer Kritikpunkt vieler Experten, dass die Eisenhower Matrix dann an ihre Grenzen kommt, wenn viele Aufgaben in einem Bereich erledigt werden müssen. Dann nämlich fällt die Einteilung schwerer, gleichzeitig kann es sein, dass trotz erfolgreicher Einteilung einfach zu viel Arbeit auf den Einzelnen entfällt. Darüber hinaus harmoniert die Eisenhower Matrix in den Augen vieler Experten außerdem nicht mehr mit dem heutigen Verständnis eines gesunden Zeitmanagements. Denn in diesem kommt es schließlich darauf an, zu verhindern, dass Aufgaben mit besonderer Dringlichkeit in den Vordergrund gestellt werden.
Eisenhower Matrix – Fazit: Mit cleverer Einteilung zum Zeitgewinn
Die eigene Zeit effektiv zu planen, ist für die Menschen im 21. Jahrhundert eine der größten Schwierigkeiten. Das Prinzip einer gesunden Zeiteinteilung ist dabei nicht neu, sondern wurde bereits vor vielen, vielen Jahren umgesetzt. Mit der Eisenhower Matrix bedienen sich die Menschen einer der bekanntesten Methoden zur Zeiteinteilung, die gleichzeitig auch zu den simpelsten gehört. Im besten Fall bearbeitet jeder Mensch überwiegend Aufgaben, die als dringlich und wichtig eingestuft werden können. Dringende Aufgaben ohne große Wichtigkeit können delegiert werden. Wird die Herangehensweise der Matrix effektiv umgesetzt, sollte sich also ein Zeitgewinn deutlich erkennen lassen. Die gewonnene Zeit kann dann wiederum für andere Dinge genutzt werden. Sei es für die wichtigen, aber nicht dringlichen Aufgaben oder einfach für eine kreative Pause zur Regeneration.
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