Das Product Backlog – Wie Sie Ihr agiles Projekt organisieren

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Das Product Backlog ist eine zentrale Praktik, die insbesondere im agilen Projektmanagement Anwendung findet. Dabei geht es um die Entwicklung eines Produktes auf der Basis hoher Flexibilität und Anpassung. Bei optimalem Einsatz des Product Backlogs wird die Bearbeitung von Kundenaufträgen signifikant erleichtert.

1. Anwendung eines Product Backlogs

Das Product Backlog wird hauptsächlich im agilen Projektmanagement (zum Beispiel Scrum) eingesetzt. Scrum gilt als Rahmenwerk, innerhalb dessen unterschiedliche Prozesse und Techniken angewendet werden. Ziel der Scrum-Methode ist die Entwicklung eines Produktes mit höchstmöglichem Wert. Das Product Backlog ist eine geeignete Methode zur schnellen und optimalen Zielerreichung, denn im darin wird die ausstehende Arbeit festgehalten, die zur Produktentwicklung notwendig ist. Zudem werden in dem Dokument Kundenbedürfnisse untersucht, Aufgaben der Markteinführung festgelegt und Fehler identifiziert, um diese schnellstmöglich beseitigen zu können.

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2. Die 5 Eigenschaften des Product Backlogs

Verantwortlich für das Product Backlog ist der Product Owner. Er sollte das Dokument kontinuierlich an die geänderten Bedingungen anpassen. Dabei gilt es, die folgenden Eigenschaften einzuhalten, um eine optimale Nutzung des Product Backlogs sicherzustellen.

2.1 Adäquat detailliert

Das Product Backlog muss angemessen detailliert sein. Dabei stellt sich die Frage: Was bedeutet angemessen? Wie detailliert ein Eintrag sein soll, ist abhängig von der Position des Eintrags im Product Backlog, was wiederum vom Grad der Priorisierung abhängt. Es gilt: Je höher die Priorität des Eintrags ist, desto weiter oben befindet sich der Eintrag im Product Backlog. Zudem gilt, dass der Detaillierungsgrad der Einträge abnimmt. Somit werden hochpriorisierte Einträge sehr detailliert abgebildet und niedrigpriorisierte Einträge nur grob skizziert. Schließlich müssen Einträge, die im nächsten so genannten Sprint (regelmäßige und wiederholbare Arbeitsabläufe) bearbeitet werden sollen, detaillierter dargestellt werden, als vage Ideen, die sich am Ende des Product Backlogs befinden. Durch diese Eigenschaft wird das Product Backlog insgesamt kurz und knapp gehalten. Während des gesamten Projektverlaufs werden Anforderungen identifiziert und verfeinert.

2.2 Abgeschätzt

Das Abschätzen der Product Backlog Einträge hilft dabei, die ungefähre Größe der Anforderung auszudrücken. Dies ist hilfreich, um die Einträge zu priorisieren und den Projektfortschritt zu verfolgen. Die Abschätzungen der Einträge finden normalerweise regelmäßig im Sprint statt, da neue Einträge abgeschätzt und die Abschätzung bestehender Einträge angepasst werden muss.

2.3 Veränderlich

Das Product Backlog ist kein Dokument, das zu Beginn des Projektes erstellt wird und dann final ist. Es wird kontinuierlich an die aktuellen Bedingungen angepasst. Dazu zählt unter anderem das Hinzufügen neuer Einträge, die Veränderung der Reihenfolge der Einträge, das Entfernen sowie die Modifizierung und Verfeinerung bestehender Einträge. Wie stark sich das Product Backlog über den Projektverlauf hinweg verändert, wird durch den Innovationsgrad des Produktes beeinflusst. Die Veränderungen des Backlogs werden nicht nur durch das eigene Scrum-Team angestoßen, auch das Feedback der Kunden, Anwender und anderer Interessenvertreter bietet Anpassungsmöglichkeiten des Product Backlogs.  Durch die agilen Prozesse werden Anforderungen sehr zeitnah in Produktinkremente (Ergebnis eines Sprints) umgesetzt. Dies ermöglicht das regelmäßige Einholen von Feedback und die anschließende Einarbeitung ins Product Backlog. Dadurch wächst und verändert sich das Product Backlog ständig.

Product Backlog

2.4 Priorisiert

Die Einträge werden nach ihrer Priorisierung in das Product Backlog eingebaut. Dadurch wird dem Team eine Richtung vorgegeben und die wichtigsten Einträge stehen im Fokus. Alle Einträge sollten nach denselben festgelegten Kriterien priorisiert werden. Hierzu lassen sich die Faktoren Wert, Risiko, Auslieferbarkeit und Abhängigkeiten aufstellen. Ein wertvoller Eintrag ist einer, der zur Entstehung des Produkts wirklich notwendig ist. Bekannt ist, dass Produktentwicklungen mit Risiken einhergehen. Ein Risiko erfolgt aus Unsicherheit, Unsicherheit wiederum entsteht durch Wissensmangel. Somit kann ein risikoreicher Eintrag den Erfolg der Produktentwicklung beeinflussen. Aus diesem Grund sollten risikobehaftete Anforderungen mit der höchsten Priorität eingestuft werden. Unter der Auslieferbarkeit eines Produkts wird die Aktualisierung der Software verstanden. Die Software sollte frühzeitig und regelmäßig aktualisiert werden, sodass das Produkt mit der richtigen Funktionalität realisiert wird. Weiterhin gelten Abhängigkeiten als Kriterium für die Priorisierung der Einträge. Abhängigkeiten können zwischen verschiedenen Anforderungen entstehen, sie können aber auch angestoßen durch mehrere Teammitglieder im Scrum-Projekt zustande kommen. Falls Abhängigkeiten mit einer Anforderung einhergehen, so muss der Eintrag, der von anderen abhängt, zuerst implementiert werden und hat im Regelfall einen höheren Aufwand. Aus diesem Grund sollten Abhängigkeiten so weit wie möglich aufgelöst werden.

2.5 Sichtbar

Die letzte wichtige Eigenschaft eines Product Backlogs ist die der Sichtbarkeit. Das Product Backlog sollte für alle Scrum-Teammitglieder sichtbar und leicht zugänglich sein, da es als zentrales Kommunikationsmittel für die noch ausstehenden Arbeiten dient.

Produktmanager

3. Gestaltung des Inhalts eines Product Backlogs

Product Backlog Einträge werden, wie zuvor beschrieben, über den gesamten Projektverlauf hinweg identifiziert, verfasst, weiter detailliert und entfernt. Hierzu dient das Feedback der Kunden, Anwender und anderer Interessenvertreter. Bei der Erstellung des Product Backlogs werden die notwendigen Einträge zur Produktentwicklung vom gesamten Scrum-Team sowie von den Interessenvertretern gesammelt und eingetragen. Wichtig dabei ist, die Einträge zunächst nur zu skizzieren und die minimale Produktfunktionalität aufzuzeigen. Dabei ist es hilfreich, sich auf die Produktvision zu konzentrieren. Detaillierungen der am höchsten priorisierten Einträge können im nächsten Schritt erfolgen. Dadurch bleibt das Product Backlog übersichtlich und Veränderungen der Einträge sind leicht umzusetzen. Bevor eine Anforderung eingetragen wird, sollte stets das Kundenbedürfnis fokussiert werden. So werden nur die Anforderungen eingetragen, die auch zur Produktentwicklung beitragen.

User Stories

Das Verfassen der Anforderungen im Product Backlog kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen. Eine Art ist das Verfassen der Anforderungen mit User Stories. User Stories sind Geschichten, die verdeutlichen, wie das Produkt verwendet werden soll. Konkret umfasst eine User Story einen Namen, eine kurze Erzählung und Akzeptanzkriterien. Zur Erstellung einer Benutzergeschichte gelten 3-C-Kriterien: Card, Conversation und Confirmation. User Stories sollen kurz und knapp gehalten werden.

  • Card steht dafür, dass jede User Story auf einer Papierkarte abgebildet werden kann, denn so können die Anforderungen nicht bis ins kleinste Detail beschrieben werden.
  • User Stories stellen keine Kommunikationsmethode zwischen Projektmitgliedern oder zwischen Projektmitgliedern und Kunde dar. Sie sollen einzig die Bedeutung und Aussage der Anforderungen festhalten. Hierfür steht das zweite C – Conversation.
  • Zuletzt beinhaltet Confirmation, dass jede User Story messbar bzw. testbar ist. So kann der Product Owner die Umsetzung der Einträge überprüfen.

Zur Strukturierung der Einträge im Product Backlog werden diese ebenso nach Themen gruppiert. Anschließend werden zunächst die Themenblöcke nach Priorität strukturiert und im nächsten Schritt wird die Struktur der Einträge innerhalb eines Themas nach der Priorität angepasst.

Da das Product Backlog bei häufiger Bearbeitung und Anpassung schnell unübersichtlich wird, ist eine regelmäßige Pflege des Dokuments notwendig. Der Product Owner ist dafür verantwortlich, dass die Eigenschaften des Product Backlogs erfüllt werden, das gesamte Team setzt jedoch die Pflegemaßnahmen um. Zu den Pflegemaßnahmen zählen die Aufbereitung, Anpassung und Entfernung bestehender Einträge und das Hinzufügen neuer Anforderungen, die Priorisierung der Einträge sowie die Schätzung der bestehenden und der neuen Backlog-Einträge.

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Bastian FoersterHerr Bastian Foerster

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4. Product Backlog: Fazit

Im Product Backlog werden die ausstehenden Arbeitsschritte, die zur Produktentwicklung notwendig sind, durch den Product Owner festgehalten. Dazu werden Kundenbedürfnisse untersucht, Aufgaben der Markteinführung festgehalten und Fehler identifiziert, um diese schnellstmöglich zu beheben. Das Dokument sollte angemessen detailliert formuliert und fortlaufend angepasst werden. Die Einträge werden vorher abgeschätzt, nach Themen gruppiert und nach Priorität sortiert. Abschließend ist es wichtig, dass alle Team-Mitglieder Zugriff auf das Dokument besitzen, um über alle noch anstehenden Arbeitsschritte informiert zu sein.

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