Was ist agiles Projektmanagement eigentlich genau? Worin unterscheidet es sich vom klassischen Projektmanagement? Und worin liegen die Vorteile? Heutzutage ist diese Form des Projektmanagements in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Eingeführt wurde es damals durch die Software-Entwicklung und über die Jahre immer weiter verfeinert. Denn in jeder Branche gibt es bekanntlich immer Platz für Verbesserungen. Und das Projektmanagement muss darauf reagieren können.
“Agiles Projektmanagement beschreibt einen Prozess, bei dem Teams in kurzen Projekteinheiten arbeiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren und durch regelmäßigen Austausch und Zwischenergebnisse produktiver zu agieren.”
– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing
Es gibt keine wissenschaftlich exakte Definition, was agiles Projektmanagement eigentlich ist. Es gibt jedoch ein Grundverständnis und verschiedene Frameworks (SCRUM, SCRUM@SCALE, PRINCE2, Extreme Programming,…), die agile Prinzipien im Projektmanagement eingrenzen. Grundsätzlich fokussiert sich agile Projektarbeit nicht auf die Tätigkeit im Projekt an sich, sondern auf das Ergebnis des Projektes (Produkt) und adressiert eine hohe Kundenorientierung (Stakeholder) sowie eine flexible Handlungsweise, um Veränderungen in der Projektumwelt adaptieren zu können. Durch eine iterative Vorgehensweise im Projekt wird das Projektteam stärker individuell eingebunden und die einzelnen Projektpakete werden transparenter und handelbarer.
Nähert man sich aus der Projektmanagement-Sicht dem agilen Kontext wird es vielleicht etwas einfacher. Dort unterscheidet man die institutionelle, die funktionelle und die eher allgemeine Definition:
Projektmanagement aus institutioneller Sicht ist der mit projektbezogenen Führungstätigkeiten betraute Personenkreis. Projektmanagement aus funktioneller Sicht betrachtet bezeichnet projektbezogene Führungstätigkeiten, d.h. die Planung, Organisation und Kontrolle von Projekten.
Dies führt zu einer allgemeinen Definition:
Projektmanagement ist ein eindeutig abgrenzbares Subsystem innerhalb einer Organisation (bestehend aus einer einzelnen Person oder Gruppe), das die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projektes sowie die Verantwortung gegenüber der Unternehmensleitung bzw. dem Projektauftraggeber übernimmt.
Damit versteht man agiles Projektmanagement als ein Projektmanagement, das sich nach agilen Prinzipien ausrichtet.
Agiles Projektmanagement – Ins Leben gerufen durch die Software-Entwicklung
Agiles Projektmanagement fand seinen Ursprung Berichten zufolge bereits 1957, wobei hier bestenfalls von teilweisem Projektmanagement gesprochen werden kann. 1970 wurde das Thema dann zum ersten Mal wirklich relevant und vor allem in der Branche der Software-Entwicklung eingesetzt. Anschließend wurden die Prozesse branchenübergreifend verfeinert, ehe im Jahr 2001 das sogenannte „agile manifesto“ veröffentlicht wurde. Dieses stammte von mehreren Entwicklern und soll als „formelle Proklamation“ von zwölf Grundprinzipien zur Software-Entwicklung dienen. Mittlerweile wird das agile Projektmanagement allerdings längst nicht mehr nur in Entwicklerkreisen umgesetzt, sondern findet sich auch in anderen Branchen wieder.
Agiles Projektmanagement: Die 12 Grundprinzipien aus dem „agile manifesto“
Auch wenn das „agile manifesto“ mittlerweile schon gute 17 Jahre alt ist, gilt es auch heutzutage noch immer als Grundlage für agiles Projektmanagement. Vor allem deshalb, weil hier die bis heute gültigen zwölf Grundprinzipien der agilen Arbeitsweise aufgelistet sind. Diese lauten wie folgt:
- Die Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität und soll durch schnelle und fortwährende Auslieferungen erreicht werden.
- Die sich verändernden Rahmenbedingungen während eines Projekts müssen jederzeit beachtet werden, um dem Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
- Der Service oder das Produkt wird mit höherer Frequenz ausgeliefert.
- Ein fertiges und intaktes Produkt ist das Messinstrument für den Erfolg.
- Durch die agilen Prozesse wird eine nachhaltige Entwicklung gewährleistet.
- Entwickler und Stakeholder müssen auf täglicher Basis eng kooperieren.
- Für einen schnellen Erfolg sollten Meetings von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.
- Die Teams werden mit allen notwendigen Tools unterstützt und bleiben jederzeit motiviert, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
- Die Agilität soll durch einen Fokus auf technische Exzellenz und angemessenes Design gesteigert werden.
- Simplizität ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses.
- Mit großer Wahrscheinlichkeit erzielen die Teams die besten Erfolge, die sich selbst organisieren und ihre eigenen Strukturen erarbeiten.
- Die Arbeit wird durch die Teams in regelmäßigen Abständen überprüft und verbessert.
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Agiles Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?
Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement unterscheiden sich deutlich. So sind im klassischen Projektmanagement die Zeit und der Aufwand variabel, der Umfang der Aufgabe allerdings fest. Beim agilen Projektmanagement sind die Zeit und der Aufwand wiederum fest, während der Umfang als variabel bezeichnet werden kann. Gerade aus Sicht der Kunden ist zudem interessant, dass die Arbeiten und Arbeitsprozesse stetig verbessert werden können. Bei einem klassischen Projektmanagement ist dies nicht möglich, da durch die steifen und vorgegebenen Arbeitsprozesse keine großen Anpassungen erledigt werden können. Hierfür wird im agilen Projektmanagement normalerweise mit sogenannten „Backlogs“ gearbeitet. In diesen werden die einzelnen Aufgaben (User Stories) und Fortschritte festgehalten, auf deren Grundlage dann die einzelnen Aufgaben für die „Sprints“ definiert werden. Bei einem klassischen Projektmanagement ist es hingegen so, dass die Anforderungen am Anfang definiert und die Ergebnisse erst ganz am Ende ausgearbeitet werden.
Agiles Projektmanagement – Die Vorteile
Warum agiles Projektmanagement in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, lässt sich anhand von ein paar Vorteilen sehr gut verdeutlichen. Die Arbeit innerhalb gewisser Arbeitsprozesse wird zum Beispiel deutlich flexibler gestaltet, da zwischendurch Platz für das „Feintuning“ gelassen werden kann. Gleichzeitig führt die agile Planung mit eigenem Überblick bei den zuständigen Personen für gewöhnlich dazu, dass die Projekte deutlich schneller erledigt werden. Und dank der durchgängigen Qualitätskontrolle können die Prozesse auch gleich mit entsprechender Qualität beendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass agiles Projektmanagement auf nahezu alle Branchen übertragbar ist. Wer zumindest einen Nachteil suchen möchte, der wird hier in der Abhängigkeit von den einzelnen Arbeitskräften fündig. Immerhin müssen die leitenden Arbeitskräfte wie zum Beispiel die Stakeholder jederzeit bestens in das Projekt involviert sein und gleichzeitig über genügend Kompetenz verfügen, um den Arbeitsprozess effektiv voranzutreiben.
Eine aktuelle Studie zum Einsatz des agilen Projektmanagements hat gezeigt, dass Unternehmen folgende Punkte im agilen Projektmanagement wirklich schätzen:
- Qualitativ bessere Projektergebnisse
- Einfachere Zusammenarbeit mit Dienstleistern
- Schnellere Umsetzung von Projekten
- Schnelleres Erkennen und Reagieren auf auftretende Probleme
- Höhere Flexibilität im Projekt
- Bessere Mitarbeitermotivation durch mehr Verantwortung und selbständiges Arbeiten
Es ist daher sinnvoll, sich mit dieser Methode auseinanderzusetzen und speziell im Marketing zu prüfen, inwieweit agiles Projektmanagement einen Mehrwert liefern kann.
Agile Methoden im agilen Projektmanagement
Aus dem agilen Manifest leiten sich verschiedene Prinzipien für ein agiles Projektmanagement ab. Doch wie sollen diese Prinzipien im Projektalltag gelebt werden? Wie kann man diese Prinzipien so einsetzen, damit das agile Projekt erfolgreich wird?
Hier setzen dann die Methoden an, die sich im Projektmanagement in den letzten Jahren etabliert haben. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre haben wir bei der Implementierung von agilem Projektmanagement die folgenden „wichtigsten“ Agile Methoden identifiziert:
- Daily-Standup Meeting
- Kanban Tafeln
- Sprints
- User Stories und User Story Mapping
Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend. Weitere Methoden sollten jedoch mit Bedacht eingeführt werden. Jede dieser Methoden muss im Projektablauf getestet und auf die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden und dann auch in der täglichen Anwendung eine Routine darstellen.
Agile Prinzipien im Projektmanagement nach dem AGIL-Schema
Um agiles Projektmanagement wirklich erfolgreich zu implementieren macht es Sinn sich mit den agilen Prinzipien auseinanderzusetzen. Agile Projektmanagement ist mehr als nur ein paar Tools oder einfache Checklisten. Die Grundprinzipien lassen sich mit dem Agil-Schema sehr gut darstellen:
Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung sind die vier Zieldimensionen die den Erfolg eines Projektes positiv beeinflussen sollen.
Nach Talcott Parsons, einem US-amerikanischen Soziologen sollte eine Organisation diese vier Dimensionen erfüllen.
- Adaptation (Anpassung): Beschreibt die Fähigkeit eines Projektmanagements, auf die sich verändernden äußeren Bedingungen zu reagieren und sich anzupassen.
- Goal Attainment (Zielverfolgung): Definiert die Fähigkeit eines Projektteams, Ziele zu definieren und diese im Projekt auch zu verfolgen.
- Integration (Eingliederung): Ist die Fähigkeit einer Projektorganisation, Kohäsion (Zusammenhalt) und Inklusion (Einschluss) im Projektteam und mit den Stakeholdern herzustellen und abzusichern.
- Latency bzw. Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung): Ist die Fähigkeit eines Projektteams, grundlegende Strukturen und Wertmuster aufrechtzuerhalten.
Jedes agile Projektteam sollte in diesem Kontext sich die Frage stellen, wie sie die vier Dimensionen konkret angehen, was diese Dimensionen für Sie bedeuten und wie sie ihr tägliches Handeln daran ausrichten möchten.
Agiles Projektmanagement als Segen für die Arbeitsprozesse
Mit der Entwicklung des agilen Projektmanagements hat die Arbeit in zahlreichen Branchen deutlich an Qualität gewonnen. Die Unternehmen können in kurzen Arbeitsprozessen schnell und flexibel arbeiten und jederzeit die höchste Qualität versprechen. Kunden sind bekanntermaßen von diesen Arbeitsprozessen begeistert, da aufgrund der Flexibilität auch kurzfristig Änderungen oder Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden können. Läuft agiles Projektmanagement wirklich rund, sind diese Verbesserungen durch den Kunden aber gar nicht notwendig. Immerhin sollte durch die Qualitätskontrollen ohnehin jederzeit sichergestellt werden, dass die Projekte zur größten Zufriedenheit umgesetzt werden. Zusammenfassend kann agiles Projektmanagement als echter Segen bezeichnet werden, der die Arbeit in vielerlei Hinsicht effektiver gestaltet.
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