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Das agile Marketing-Meeting – 10 Tipps für mehr Effizienz in Meetings!

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Jetzt mal ganz ehrlich, wie viele Stunden haben Sie schon in Meetings verbracht und haben sich anschließend gedacht: was für eine Verschwendung! Was mach ich hier eigentlich? Musste das sein?

Fast jedem ergeht es so und trotzdem sind wir auf Meetings angewiesen. Das muss nicht so sein! Und was ist der Schlüssel zu einer produktiven Besprechung statt Zeitverschwendung? Organisation. Mit einer effizienten Gestaltung eines Marketing-Meetings lässt sich die Anzahl der Besprechungen, die unproduktiv sind und kein Mehrwert liefern, reduzieren. Denn die Optimierung Ihrer Besprechung wirkt sich nicht nur positiv auf Teams aus, sondern sogar auf die gesamte Organisation.

Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, um den Wert der von uns veranstalteten Marketing-Meetings zu verbessern. Wir haben für Sie 10 einfache, aber effiziente Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre nächstes agile Meeting zu planen und erfolgreicher zu gestalten. Hier sind unsere 10 Lieblingstipps.

Meeting-Tipp Nr. 1: Warum muss das Meeting eigentlich sein

Fragen Sie sich, warum Sie das Meeting abhalten. Liegt es daran, dass Sie es immer haben? Ist es notwendig oder hat es seinen Nutzen oder Zweck überlebt? Eine abgesagte Besprechung ist viel besser als eine, bei der alle Zeit verlieren. Nur wenn Sie ein wirkliches Ziel haben, können Sie ihr Marketing-Meeting auch effizient gestalten. Mit unserem Workshop Canvas planen wir zumindest besondere Workshops & Marketing-Meetings.

Workshop Canvas

Meeting-Tipp Nr. 2: Laden Sie die richtigen Personen zum Meeting ein

Weniger ist mehr, wenn es um Meetings geht: Sie müssen nicht jeden einladen. Meetings sind teuer und blockieren oftmals produktive Ressourcen. Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, um so unproduktiver wird es. Fragen Sie sich, warum jeder Mensch da ist und welche Rolle er spielt. Wenn sie keine Rolle haben oder wenn ihre Rolle von einer besser geeigneten Person wahrgenommen wird, laden Sie sie nicht ein (wahrscheinlich werden sie sich bei Ihnen bedanken). Laden Sie sich selber auch nicht zu jedem Meeting ein. Es sei denn Sie wollen eine aktive Rolle spielen und sich einbringen. Wenn wichtige Entscheidungsträger oder Stakeholder es nicht zu Ihrer Besprechung schaffen, sollten Sie eine Verschiebung in Betracht ziehen. Es hat keinen Sinn, eine Besprechung abzuhalten, um sie erneut durchzuführen, wenn alle verfügbar sind.

Meeting-Tipp Nr. 3: Geben Sie an, welche Art von Besprechung Sie haben

Es gibt unterschiedliche Arten von Besprechungen. Klären Sie vorher um welche Art von Meeting es sich handelt. Dann ist der Ablauf auch klar und Beteiligte können sich darauf optimal vorbereiten.

Prinzipiell gibt es folgende Besprechungen:

  • Regelmäßige Besprechungen mit kleiner Teilnehmeranzahl
  • Formelle Meetings mit einer großen Teilnehmerzahl
  • Ad-hoc Besprechungen mit kleiner Teilnehmerzahl

Man kann natürlich auch noch Check-in / Check-up Mettings, Projekt-Status-Meetings, Steuerungs-Meetings und Strategie-Meetings unterscheiden. Egal welche Terminologie Sie haben, machen Sie nur allen Teilnehmern vorher transparent, um was für ein Meeting es sich handelt.

Meeting-Tipp Nr. 4: Fügen Sie der Besprechungseinladung eine Tagesordnung hinzu

Eine Agenda ermöglicht es den Menschen, sich auf das Meeting vorzubereiten, anstatt erst im Meeting sich auf das Thema einzulassen. Die meisten Menschen bevorzugen eine klare Struktur in Meetings. Dabei sollte natürlich auch die TIME-BOX, also die Meetingdauer klar sein.

Wir finden diese Strukturabbildung sehr hilfreich. Statten Sie alle Meetingräume damit aus. Dann geht es einfacher!

Team

PS: Danke an das Team von YouMagnus  für die Abbildung.

Meeting-Tipp Nr. 5: Machen Sie sich gemeinsam Notizen

Wenn jeder seine eigenen Notizen macht, kann dies zu Verwirrung führen, da jeder Teilnehmer möglicherweise andere Dinge hört und für wichtig erachtet. Machen Sie sich stattdessen gemeinsam Notizen. Wir arbeiten zum Beispiel mit Collaborationslösungen wie Nureva SPAN, Microsoft OneNote und Microsoft Tasks in den verschiedenen Meetingsituationen. Damit stellen wir sicher, dass jeder im Meeting direkt sieht was notiert wird und jeder erhält direkt ein (digitalbasiertes) Protokoll. Damit sind

(I) Informationen,

(E) Entscheidungen und

(A) Aufgaben für jeden transparent.

Für wiederkehrende Besprechungen (z.B. Daily SCRUM Meeting) benutzen wir dasselbe Dokument. So kann man immer wieder auf die Besprechungsinfos der Vergangenheit zugreifen. Die neuesten Inhalte werden immer an den Anfang des Dokumentes gesetzt.

Kleiner Tipp: Oft wird die Rolle des Protokollschreibens an Frauen delegiert. Das ist ein No-Go! Lassen sie die Protokollschreiber-Rolle rotieren. Das Aufnehmen von Notizen sollte eine gemeinsame Verantwortung sein.

Meeting-Tipp Nr. 6: Beginnen und enden Sie pünktlich (Timeboxing)

Es gibt unzählige Gründe, warum Meetings zu spät beginnen, aber es kommt viel zu oft vor. Verspätete Besprechungen in den frühen Morgenstunden können zu einem Kaskadeneffekt führen, der sich auf den Zeitplan aller Teilnehmer für den Rest des Tages auswirkt. Respektieren Sie Ihre Kollegen, indem Sie pünktlich beginnen und pünktlich enden.

Meeting-Tipp Nr. 7: Beenden Sie das Meeting mit einem Zeitfenster, um den Maßnahmenplan zu klären

Beenden Sie ein Meeting nicht, ohne zuvor Aktionselemente festgelegt zu haben. Wenn Sie am Ende des Meetings Zeit haben, um Aktionen festzulegen und Verantwortungen zuzuweisen, dann haben Sie ein direktes Commitment von den Teilnehmern. Der Microsoft Planner ist sehr gut geeignet, um direkt die Aufgaben transparent zuzuordnen, mit Prioritäten und Zuständigkeiten auszustatten.

Meeting-Tipp Nr. 8: Schalten Sie die Kameras standardmäßig ein, einschließlich der Personen, die sich mit Ihnen im Raum befinden

Hybride Meetings sind immer häufiger an der Tagesordnung und bieten Vorteile. Zeitersparnisse, weniger Reisezeiten und Reisekosten und im Zeitalter von standortübergreifenden Teams ein echte Alternative. Nutzen Sie moderne Tools wie Zooms oder Microsoft Teams und schalten Sie immer die Kameras ein. So sind die Teilnehmer auch immer mit dabei und niemand kann sich „ausklinken“.

Meeting-Tipp Nr. 9: Wirkung statt Output

Wenn Sie regelmäßige Besprechungen mit demselben Team führen, finden Sie heraus, wie Sie gemeinsam mehr Wirkung entfalten. Es geht nicht darum möglichst viele Aktivitäten in einem Meeting zu produzieren. Es sollten sich auf die reduziert und fokussiert werden, die auch eine Wirkung produzieren.

Wir finden den Mobius Loop hier ganz hilfreich.

Meeting-Tipp Nr.10: Überprüfen Sie den Wert des Meetings und suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten

Die gesamten Tipps helfen nur, wenn Sie auch richtig umgesetzt werden. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Meetings im Marketing und Vertrieb. Macht das Sinn? Sind die Meetings wertvoll? Sind wir alle mit dem Outcome zufrieden?

Ein einfaches Feedback erhalten wir durch eine Stimmungsabfrage. Wie geht es den einzelnen, was ist für ihn/ Sie gut und was können wir tun, um die Situation zu verbessern.

Sie möchten sich oder Ihre Mitarbeiter im Bereich Marketing und Vertrieb weiterbilden? Nehmen Sie Kontakt mit unserem Weiterbildungsexperten auf!

Jonas Gran

Herr Jonas Gran

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 17
Fax: +49 (0)221 - 99 555 10 77
E-Mail senden

Seminar Agiles Marketing - Methoden und Tools

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Fazit

Schlechte Marketing-Meetings kosten Zeit, sind ineffizient und haben negative Auswirkungen auf das Arbeitsklima. Trotzdem bleiben Besprechungen fester Bestandteil des Arbeitsalltags und sind wichtig für interne Abstimmungen, Ideenkreation sowie Aufgabenverteilungen und sollten daher gut organisiert und strukturiert sein.

Wie? Schon 10 Tipps fertig? Wir könnten noch weitere nennen. Doch welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Was wäre Ihr Lieblingstipp für bessere Meetings? Nutzen Sie doch das Kommentarfeld für mehr Tipps, um auch im Jahr 2020 mehr Perfomance hinzubekommen.

#meeting #arbeitssorganisation #produktivität #effizienz

Collaboration-Tools — gemeinsam Großes erreichen

Collaboration-Tools — gemeinsam Großes erreichen
5, 7 Bewertungen

Collaboration-Tools verändern die heutige Arbeitswelt: Sie ermöglichen eine effizientere Kommunikation, eine bessere Absprache im Team sowie eine koordinierte Bearbeitung von anfallenden Aufgaben und Projekten. Diese Form der computergestützten Zusammenarbeit hat die Art und Weise, wie Teams miteinander arbeiten, nachhaltig beeinflusst. Grundprinzip aller Tools, die sich diesem Segment zuordnen lassen, ist der Informationsaustausch und die Kommunikation von Personen.

Was sind Collaboration-Tools?

Der Begriff „Collaboration-Tools“ bezeichnet übergreifend jede Form der digitalen oder technisch unterstützten Zusammenarbeit. Hierbei handelt es sich häufig um Apps oder andere Formen von Software, die es Personen ermöglichen, zeitgleich auf dieselben Dateien zuzugreifen. Häufig werden diese Tools zwecks Präsentationen, Meetings oder für Konferenzen parallel mit anderen Medien genutzt, um Sachverhalte für Gesprächspartner verständlicher machen zu können. Einige Tools bieten weitere interne Funktionen, die dies unterstützen und es beispielsweise ermöglichen, Notizen für die weitere Bearbeitung zu hinterlassen. Somit bieten diese Tools eine Plattform, um auf digitaler Ebene miteinander zu interagieren und so effizienter an gemeinsamen Projekten zu arbeiten.

Collaboration-Tools
Collaboration-Tool Microsoft Office 365
Digital Brand Manager (DIM)

Welche Vorteile bieten Collaboration-Tools?

Die Modernisierung der interaktiven Arbeit bringt einige wichtige Vorteile mit sich. So können räumlich getrennte Teams weiterhin effizient an denselben Aufgaben arbeiten. Zudem bieten sie die Möglichkeit, Kompetenzen und Kenntnisse durch die gemeinsame Bearbeitung zu vermitteln und erweitern daher ebenfalls das Bildungsangebot. Aus diesem Grund erfreuen sich diese Tools nicht nur bei Berufstätigen, sondern auch bei Studenten und Schülern zunehmender Beliebtheit. Letztere profitieren ebenfalls von den genannten Vorteilen, wenn sie zum Beispiel gemeinsame Arbeiten verfassen müssen oder sich von Kommilitonen dabei unterstützen lassen, sich neues Wissen anzueignen. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der durch die zahlreichen Vorteile der Collaboration-Tools ermöglicht wird, ist das sogenannte „Home Office“. Kann der Arbeitsplatz aufgrund von Krankheit oder anderer Faktoren nicht aufgesucht werden, bieten diese Tools die Möglichkeit, Büro-, Verwaltungs- und Planungstätigkeiten interaktiv mit anderen Angestellten auch von zu Hause aus wahrzunehmen.

Collaboration-Tools
Microsoft Office 365 Anwendungen

Die Nachteile der Collaboration-Tools

Wie in vielen anderen Lebensbereichen, die aufgrund der Digitalisierung stärker verknüpft und zugänglicher geworden sind, bieten auch Collaboration-Tools Grund zur Diskussion, wenn es um die Privatsphäre und den Datenschutz geht. Die allgegenwärtige Zugänglichkeit von Projekten und Teils streng vertraulichen Informationen bedarf eines verstärkten Schutzes und diverser Sicherheitsmaßnahmen, um vor unrechtmäßiger Vervielfältigung, Sabotage oder anderen Formen des Informationsmissbrauchs geschützt zu sein. Trotz diverser interner Schutzmaßnahmen, die diese Programme bieten, ist ein ausnahmsloser Schutz jedoch keineswegs gewährleistet. Ein weiterer Kritikpunkt, der im Kontext mit Collaboration-Tools diskutiert wird, ist die zunehmende Überwachung und Kontrolle (der Arbeitsleistung). Neben dem Vorteil möglicher Effizienzsteigerungen können sie auch zur Folge haben kann, dass Mitarbeiter verstärkt unter psychischem Druck stehen.

Seminar Agiles Marketing - Methoden und Tools

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Fazit

Collaboration-Tools haben den Arbeitsmarkt nachhaltig verändert und revolutioniert, denn in vielen Bereichen profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von ihren Vorzügen. Aus diesem Grund ist Software dieser Art bereits zum festen Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Die Vorzüge sind jedoch unter Vorbehalt berechtigter Risiken zu genießen, da diese Tools nicht uneingeschränkt vor Missbrauch zu schützen sind und eine unverhältnismäßige Überwachung begünstigen. Schlussendlich sind Collaboration-Tools daher differenziert zu betrachten und keineswegs rein positiv oder völlig negativ zu werten. Die Vor- und Nachteile sollten stets abgewogen werden und möglichen Risiken im Vorfeld vorgebeugt werden.