Messen sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, das eigene Unternehmen sowie seine Produkte und Dienstleistungen einer breiten Öffentlichkeit zu präsentieren. Doch mit der Anmeldung zur Messe ist es nicht getan. Damit sich der gewünschte Erfolg einstellt, ist eine gründliche Planung und eine ebenso perfekte Durchführung erforderlich. Grundsätzlich lässt sich das „Projekt Messe“ in vier Phasen unterteilen:
Phase #1: Langfristige Vorbereitung
Die Vorbereitung auf die Messe beginnt etwa sechs bis zwölf Monate vor dem eigentlichen Event. Mit der Anmeldung ist die Vorbereitung nicht abgeschlossen. Im Vorfeld aller Überlegungen sollte stehen, welches Ziel mit der Teilnahme verfolgt wird. Denn damit steht und fällt die weitere Planung.
Es macht einen entscheidenden Unterschied, ob es beispielsweise darum geht, eine neu entwickelte Dienstleistung vorzustellen oder die gesamte Produktpalette des Unternehmens zu präsentieren. Idealerweise sind die Ziele so formuliert, dass sie sich auch messen lassen. Beispiel: Wir wollen im Laufe der Messe 100 Interessenten dazu bringen, die Demo-Version unserer neuen Software downzuloaden.
Das entscheidende Element jeder Messe ist der Messestand. Wer bereits auf mehreren Messen vertreten war, kann zum Teil vorhandenes Equipment verwenden. Messe-Neulinge sollten sich hingegen an Spezialisten wenden, die sich primär mit der Konzeption und dem Bau von Messeständen beschäftigen.
Phase #2: Kurzfristige Vorbereitung
Die kurzfristige Vorbereitung für die Messe startet etwa sechs bis acht Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung und dauert bis zum Beginn. In diesem Zeitraum geht es unter anderem darum, das geeignete Personal für den Messestand auszuwählen.
Ob es sich dabei um ein externes Promotion-Team oder interne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter handelt, kommt auf das Ziel und die Art des Unternehmens an. Beide Varianten bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile.
Der Schlüssel zum Erfolg ist jedenfalls ein perfektes Briefing und entsprechende Produktschulungen. Gespräche mit Kunden und Interessenten sollten im Vorfeld trainiert werden.
Marketing und Vertrieb sind gefordert, wichtige Geschäftspartner persönlich von der Messe in Kenntnis zu setzen und sie zu einem Besuch zu animieren. Das funktioniert am besten, wenn auf dem Messestand ein bestimmter Benefit auf die Stammkunden wartet.
Besucher können aber auch durch innovative Marketing-Maßnahmen wie beispielsweise Podcast-Werbung generiert werden.
Um Interessenten für das Unternehmen zu begeistern, sollten auch ein paar Give-Aways für den Messestand eingeplant werden. Der eigenen Fantasie sind hier nahezu keine Grenzen gesetzt. Eine gute Auswahl attraktiver und witziger Werbegeschenke gibt es beispielsweise auf www.gifffits.de.
Phase #3: Durchführung
Eine gute Vorbereitung ist wichtig, dennoch kommt es am Ende doch immer wieder zu unerwarteten Überraschungen am Messestand. Etwa, weil der Kühlschrank kleiner als vereinbart ist oder der Nachbarstand mit seiner lauten Musik nervt.
Deswegen ist es wichtig, als Verantwortlicher aktiv am Messegeschehen teilzunehmen. Das bedeutet, alle Ansprechpartner zu kennen, die im Bedarfsfall kontaktiert werden können.
Ebenso gilt es, ständig für die Messecrew am Stand erreichbar zu sein. Denn es hilft einfach ungemein, zu wissen, dass im Bedarfsfall jederzeit ein Backup zur Verfügung steht.
Vorsicht: Geübte Langfinger treiben sich liebend gerne auf Messen herum, weil es im hektischen Treiben besonders einfach ist, etwas mitgehen zu lassen. Vor allem Laptops und Tablets sind hier schwer gefährdet und sollten keinesfalls unbeaufsichtigt am Stand gelassen werden.
Um die Performance auch noch während der Messe zu optimieren, empfehlen sich regelmäßige Lagebesprechungen. Diese sollten vor dem Beginn, während der Mittagszeit und nach dem Tagesende abgehalten werden.
Phase #4: Nachbereitung
Das „Projekt Messe“ ist nicht zu Ende, wenn die Messe selbst zu Ende ist. Die Nachbereitung gehört zu den wichtigsten Aufgaben für den nachhaltigen Erfolg.
Der Kontakt zu Kunden und Interessenten, die sich am Messestand über Produkte und Dienstleistungen informiert haben, darf auf keinen Fall abreißen. Es empfiehlt sich, spätestens etwa ein bis zwei Wochen nach dem eigentlichen Messetermin entsprechend nachzufassen.
Je nach Zielgruppe kann es sich dabei beispielsweise um eine E-Mail mit näheren Informationen zum Produkt, einen Telefonanruf oder den Besuch eines Vertriebsmitarbeiters handeln.
Abschließend ist es wichtig, zu überprüfen, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden und welche Learnings aus der Messe für die nächste Veranstaltung gezogen werden können.
