Kanban Board – effiziente Visualisierung von Arbeitsprozessen

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Wer sich im Marketing mit agilen Methoden und Frameworks beschäftigt, kommt an dem Begriff Kanban Board nicht vorbei. Doch was genau ist eigentlich ein Kanban Board? Wie wichtig ist dieses Instrument im agilen Marketing und Projektmanagement? In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie für die Erstellung eines Kanban Boards wissen müssen und inwiefern Sie dieses zu einer effizienteren Arbeitsstruktur führt.

Kanban Board – Definition und Einordnung

Das Kanban Board ist ein Instrument der Kanban-Entwicklungsmethode, welche eine Methode zur Steuerung von Produktionsprozessen beschreibt. Das Tool ist ein hilfreiches Mittel, um Ihren Workflow systematisch abzubilden. Einfach gesagt ist ein Kanban Board eine Art Wand, auf der Arbeitsprozesse und Aktivitäten visualisiert werden. Der Begriff Kanban stammt aus dem japanischen und bedeutet übersetzt Karte, Tafel oder Beleg.

Ein Kanban Board, auch Kanban Tafel genannt, geht aus dem Lean Management hervor. Das Konzept wurde von Toyota entwickelt und erstmalig genutzt. Dort wurden Produktionsstrukturen mit Kanban Boards abgebildet und für die Lean Production genutzt. So konnte Toyota die Bestandsprüfung und Produktionssteuerung besser veranschaulichen und strukturiert abbilden. Dieses Instrument wurde infolgedessen zu einer zentralen Methode, um Arbeitsprozesse sinnvoller managen zu können. Kurz darauf übernahmen viele andere Betriebe das Tool für die Nutzung im Bereich der agilen Softwareentwicklung.

Prof. Dr. Michael Bernecker"In seinem ursprünglichen Konzept wurden einfache Whiteboards oder Tafeln als Kanban Board genutzt, wie Sie in den meisten Produktions- und Büroräumen zu finden sind. Inzwischen können Sie Ihr Kanban Board auch digital bzw. online mithilfe diverser Tools abbilden – oder Sie nutzen weiterhin das klassische Whiteboard. Es gibt demnach also physische und virtuelle Boards, von Bedeutung ist für das Kanban Board jedoch letztendlich die Visualisierung von Arbeitsprozessen."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Mit den Jahren erkannten immer mehr Branchen das Potenzial von Kanban Boards. Heute ist das Kanban Board, im agilen Projektmanagement sowie im Marketing generell, nicht mehr wegzudenken. Um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und zu strukturieren, ist es ein elementares Werkzeug.

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Komponenten und Aufbau eines Kanban Boards

Im Kern beinhaltet ein klassisches Kanban Board drei oder vier verschiedene Spalten. Letztendlich ist die Spaltenanzahl jedoch nicht vorgegeben – wichtig ist, dass Sie Ihren Prozess mit dem Board optimal abbilden können. Jede Spalte repräsentiert eine Prozessphase, also eine Aktivität. Wählen Sie die Spalten so, dass das Kanban Board Ihren gesamten Workflow visualisiert. Die folgende Abbildung veranschaulicht, wie das Board aussehen kann und welche Vorteile dieses mit sich bringt.

Kanban Board

1. Spalte: Aufgabe

In der ersten Spalte halten Sie die Aufgaben fest, die an einem Tag oder in einer Woche anstehen. Welchen Zeitraum Sie wählen, ist Ihnen überlassen – Sie können die Aufgaben eines Monats oder eines Tages in dieser Spalte anführen, je nachdem was Ihnen eine strukturiertere Übersicht verschafft und für Ihren Arbeitsprozess sinnvoller ist. Diese erste Spalte gibt dem Team somit erst einmal einen Überblick darüber, was noch ansteht. Mit dieser Basis schaffen Sie eine gute Transparenz und Visualisierung der kommenden Aufgaben.

2. Spalte: In Bearbeitung

Hier werden alle Aktivitäten gesammelt, die Ihr Team aktuell zur Erfüllung der Aufgaben ausführt. Diese zweite Spalte dient demnach der Visualisierung dessen, was gerade bearbeitet wird. Dadurch hat das Team alle Aktivitäten direkt im Blick und kann sich besser austauschen. Bestenfalls halten Sie hier auch Limitierungen fest, sodass kein Mitarbeiter überfordert wird. Das bedeutet, dass Prioritäten von Maßnahmen gesetzt werden – was muss an diesem Tag oder in dieser Woche unbedingt geschafft werden? Legen Sie beispielsweise drei Aktivitäten fest, die von höherer Priorität sind. Jedes Teammitglied erhält an diesem Punkt einen Überblick darüber, was momentan geschieht und an welcher Stelle noch weiterer Bedarf an Arbeit besteht.

3. Spalte: Prüfung

Nachdem die einzelnen Aufgaben erfolgreich bearbeitet wurden erfolgt eine Prüfung dieser Aktivitäten. So fassen Sie den aktuellen Status Ihrer Arbeit strukturiert zusammen und können Optimierungspotenziale frühzeitig entdecken sowie Qualitätslücken gegebenenfalls ausbessern. Im Wesentlichen werden in dieser Spalte der Prüfung demnach ausgeführte Qualitätskontrollen abgebildet.

4. Spalte: Fertig

Zu guter Letzt sollten Sie auch die erledigten Aufgaben in Ihrem Kanban Board erfassen. Dementsprechend müssen Sie und Ihr Team vorher genau definieren, was für Sie „fertig“ heißt. Sind Aufgaben fertig, wenn sie die Qualitätskontrollen durchlaufen haben? Bestimmen Sie die sogenannte Definition of Done! Hierdurch erhöhen Sie gleichzeitig auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter – jeder sieht, was schon alles geschafft wurde!

Marketingleiter

Implementierung von Kanban Boards im Marketing

Für eine optimale Implementierung der Kanban Boards in Ihre Marketingarbeit ist es wichtig, dass Sie nicht nur bei diesen Schritten bleiben, sondern die Boards auf Ihre jeweilige Situation anpassen. Nachfolgend werden zwei Anwendungsfälle zur Veranschaulichung besprochen.

1. Kanban Board im Vertrieb

Für die Arbeit mit dem Kanban Board im Vertrieb sollten Sie die Möglichkeit schaffen, sich mit Ihren Kollegen täglich über laufende Aktivitäten auszutauschen. Das kann beispielsweise an einer Wand in Ihrem Büro oder Besprechungsraum geschehen.

Kanban Board Vertrieb

In der ersten Spalte des Kanban Boards halten Sie alle Anfragen Ihrer Kundschaft fest. Auf diese Weise sehen alle Teammitglieder, welche Anfragen an diesem Tag oder in dieser Nacht neu hinzugekommen sind.

In der nächsten Spalte befinden sich dann die Kundenanfragen, um die sich der Außendienst kümmert – oder auch der Innendienst. Das sind solche Anfragen, die bereits in Bearbeitung sind. Hier findet also eine Bedarfsentwicklung statt und der nächste Schritt im Leadprozess wird abgebildet.

Weiterhin gibt es im Vertrieb häufig den Punkt bzw. die Spalte Angebot. Damit ist ein kaufmännisches Angebot gemeint. Das heißt, dem Kunden XY oder auch allen Kunden wurde ein Angebot unterbreitet. Wichtig ist es, dass es im Kanban Board festgehalten wird – so weiß jedes Teammitglied darüber Bescheid und kann dies in der weiteren Arbeit mit dem Kunden berücksichtigen.

In der letzten Spalte schaffen Sie eine Übersicht und Transparenz darüber, was an diesem Tag oder in dieser Woche an Projekten abgeschlossen wurde. Hier werden alle Aufträge abgebildet. Sie sehen, was momentan geschieht und an welcher Stelle Sie andere Kollegen eventuell noch unterstützen können. Dementsprechend können Kapazitäten sinnvoll genutzt und vor allem gemeinsam geplant werden.

2. Kanban Board im Content Marketing

Genauso wie im Vertrieb erweisen sich Kanban Boards auch im Online Marketing als hilfreiches Tool, insbesondere im Bereich Content Marketing.

Kanban Board Content

Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten für Ihre Webseite einen bestimmten Beitrag generieren und haben Ideen für ein bestimmtes Kundensegment. Diese Content Ideen sammeln Sie dann in der ersten Kanban Board Spalte.

Für die Content Entwicklung übergeben Sie die Content Ideen an einen internen oder externen Texter. Dieser entwickelt ein Konzept für den Beitrag und schreibt den passenden Text.

Nachdem der Text verfasst wurde, wird dieser eventuell noch an eine Abteilung weitergegeben, die für die Prüfung und Freigabe des Beitrags verantwortlich ist. Dort schauen sich Ihre Kollegen beispielsweise an, ob das richtige Bildmaterial verwendet worden ist, welche Freigaben dafür notwendig sind und ob die Suchmaschinenoptimierung (SEO) richtig umgesetzt wurde.

Im letzten Schritt kann der Beitrag dann nach der erfolgten Freigabe auf der Webseite veröffentlicht werden. Je nach Unternehmen erfolgt dies durch die Abteilung, welche auch für die Freigabe verantwortlich ist, oder beispielsweise durch den Texter selbst.

Fazit: Kanban Board

Mithilfe dieser verschiedenen Varianten können Sie sich das Kanban Board bauen, was am besten zu Ihnen passt. Je nachdem wie Sie arbeiten, kann Ihr Board real an der Wand hängen oder Sie nutzen digitale Tools wie Asana, Trello, Microsoft Planner, Kanbanize oder Smartsheet. Unabhängig davon, für welche Form oder welches Tool Sie sich entscheiden, bieten Kanban Boards Ihnen und Ihrem Team eine einfache Möglichkeit, konstruktiv miteinander zu arbeiten.

Die Visualisierung der einzelnen Arbeitsprozesse macht Ihre Marketingarbeit um einiges transparenter und somit effizienter. Außerdem trägt das Kanban Board auch zum Teambuildung bei – durch den positiven Umgang mit der eigenen Arbeit sehen Sie, was Sie bereits alles geschafft haben. Das fördert auch die Motivation! Ein Kanban Board macht deutlich, an welcher Stelle sich Schwachstellen befinden oder Verbesserungsbedarf besteht und steigert die Effizienz Ihrer Marketingarbeit. Durch die Funktion als Informationsaustauschpunkt sparen Sie zudem eine Menge Zeit – so können einige, sich wiederholende Besprechungen eventuell gänzlich wegfallen. Die Kanban Methode verfolgt das Prinzip Pull statt Push, d.h. neue Arbeit wird erst dann begonnen, wenn dafür Bedarf entsteht. Mit dem Pull System wird die eigenständige und selbstorganisierte Arbeit gefördert.

Die Vorteile von Kanban Boards im Überblick

  • Visualisierung und Strukturierung
  • Hohe Transparenz
  • Verringerung von Effizienzmängeln
  • Aufdeckung von Schwächen und Optimierungspotenzialen
  • Organisationshilfe
  • Hohe Flexibilität
  • Zeitersparnis
  • Konzentration auf wesentliche Arbeit
  • Besseres Arbeitsergebnis
  • Koordination der Zusammenarbeit in agilen Teams
  • Effizienteres Teamwork
  • Förderung der eigenständigen Arbeit
  • Höhere Zufriedenheit und Motivation

Sie brauchen Hilfe bei der erfolgreichen Implementierung und Nutzung eines Kanban Boards in Ihrer Marketingarbeit?

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