Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Wer sich auf der Suche nach Möglichkeiten befindet, sein Projektmanagement in den unterschiedlichsten Bereichen zu optimieren, stößt vergleichsweise schnell auf das sogenannte Magische Dreieck. Unter dieser Bezeichnung werden mehrere Bereiche zusammengefasst. Unter anderem kann so deutlich aufgezeigt werden, dass ein „perfektes Projektmanagement“ auf mehreren Säulen aufgebaut ist – und dass es dementsprechend unerlässlich ist, den Blick über den Tellerrand zu wagen.

Definition

Das Magische Dreieck bezieht sich auf die Faktoren, die im Bereich des Projektmanagements eine besonders wichtige Rolle spielen. Hierzu zählen vor allem die Zeit, die Leistung und die Kosten. (Der Bereich der Leistung wird oft auch durch die Begriffe „Ergebnis“ bzw. „Qualität“ ausgedrückt.) Der größte Erfolg liegt – per Definition – in der Mitte des Magischen Dreiecks. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass sich immer dann Optimierungspotenzial zeigt, wenn der Schwerpunkt eben nicht mehr in der Mitte, sondern stattdessen in einer der Ecken liegt. Nur dann, wenn alle drei Bereiche ausgelotet sind und zueinander im idealen Verhältnis stehen, läuft alles optimal.  

Wer sich das Ganze bildlich vorstellen möchte, konstruiert ein Dreieck, an dessen Ecken jeweils die Begriffe „Leistung“, „Zeit“ und „Kosten“ stehen. In der Mitte befindet sich das jeweilige Ziel.  

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Dimensionen

Damit auch wirklich optimal mit dem Magischen Dreieck gearbeitet werden kann, ist es wichtig, sich ein wenig genauer mit dessen Dimensionen zu befassen. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, was mit dieser Aussage gemeint ist: 

1. Die Zeit 

Zeit bedeutet in diesem Zusammenhang eher „Zeitplanung“. Genaugenommen handelt es sich hierbei um das Startdatum und um das Ende des betreffenden Projekts. Besonders wichtig ist es hierbei jedoch auch, die entsprechenden Details zu berücksichtigen. Vor allem längere Projekte basieren nicht selten auf „Zwischenetappen“. Auch diese kleineren Ziele sollte im „großen Ziel“ berücksichtigt werden. Wer sein Projekt von Vornherein in Etappen aufteilt, profitiert oft von einer bessern Übersicht über die einzelnen Strukturen.  

2. Die Kosten 

Die Frage „Was kostet mich mein Projekt?“ sollte natürlich auch nicht ausgeklammert werden. Ansonsten wird es für das betreffende Unternehmen schwer, wirtschaftlich zu arbeiten. Um noch transparenter und fundierter planen zu können, braucht es als „Gegenpol“ natürlich das zur Verfügung stehende Budget. Es gilt als eine Art Limit, das nicht überschritten werden darf. Sollte sich zeigen, dass sich das Projekt nicht mit den zur Verfügung stehenden Mitteln realisieren lässt, ist es an der Zeit, frühzeitig zu reagieren und neu zu planen. Auf diese Weise kann die Basis für ökonomisches Handeln geschaffen werden.  

3. Die Leistung 

In diesem Bereich ist es wichtig, sich mit der Frage „Was möchte ich mit meinem Projekt erreichen?“ auseinanderzusetzen. Die Leistung steht dementsprechend am Ende und sollte allen, die am Projekt teilnehmen, bekannt sein. Klingt selbstverständlich? Das ist es leider nicht. Vor allem in großen Unternehmen kommt es immer wieder zu Missverständnissen in diesem Bereich. Eine ausgefeilte Projektplanung hilft weiter.  

Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, das magische Dreieck nicht nur zum Beginn eines Projektes, sondern auch währenddessen und am Ende zu berücksichtigen und immer wieder neu im Auge zu behalten. Weiterhin ist es auch immer wichtig, besagtes Dreieck zur „Projektnacharbeit“ zu verwenden. Auf diese Weise kann schnell in Erfahrung gebracht werden, ob alles richtig geplant wurde und ob gegebenenfalls beim nächsten Mal eine andere Herangehensweise gewählt werden sollte.  

Um genau das herauszufinden, ist es wichtig, dass alle drei Werte im richtigen (und dementsprechend in einem gleichmäßigen) Verhältnis zueinander stehen. So kann der Projekterfolg (oder -misserfolg) abschließend neutral beurteilt werden.  

Zielkonflikte 

Im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck ist auch immer wieder von Zielkonflikten die Rede. Doch wie können diese sich genau zeigen? Grundsätzlich gilt, dass sich solche Konflikte meist nur dann zeigen, wenn die drei Faktoren in einem nicht idealen Verhältnis zueinander stehen. Ein klassisches Beispiel hierfür: Die Erwartungen von Kunden an eine Marke verändern sich und das „alte“ magische Dreieck funktioniert nicht mehr so wie gewünscht. In diesem Fall stehen die einzelnen Ziele einander schnell im Weg.  

Dies ist besonders oft in den folgenden Fällen gegeben: 

1. Kosten und Zeit widersprechen sich 

Kosten und Zeit stehen dann nicht mehr im richtigen Verhältnis zueinander, wenn sich die Deadline, also die Abgabefrist eines Projektes, verändert. Um ein bestimmtes Datum überhaupt noch halten zu können, ist es dann meist wichtig, dass mehr Personal eingesetzt wird. Genau das sorgt letztendlich für eine Erhöhung der Kosten. Im schlimmsten Fall wird hiermit das Budget überschritten.  

2. Leistung und Zeit widersprechen sich 

Wurde der Leistungsanspruch zu hoch angesetzt, ist es oft nötig, die anberaumte Deadline nach hinten zu verschieben. Alternativ wäre es auch möglich, sich mit weniger Leistung zufriedenzugeben oder mehr Geld zu investieren. So oder so: Das magische Dreieck gerät so schnell aus dem Lot. Neben der Gefahr einer Budgetüberschreitung kann es letztendlich auch sein, dass die Kundenzufriedenheit abnimmt.  

3. Kosten und Leistung widersprechen sich 

Wer entscheidet – warum auch immer – weniger Geld in ein Projekt zu investieren, muss oft sowohl zeitlich als auch mit Hinblick auf die Leistung Einbußen hinnehmen. Ansonsten kann es sein, dass die Wirtschaftlichkeit eines Projektes leidet.  

So unterschiedlich die drei verschiedenen Ecken des magischen Dreiecks auch sein mögen, haben sie dennoch eines gemeinsam: Ihre Verbindung zueinander. Und genau diese sorgt dafür, dass sich, wenn sich ein Parameter verändert, automatisch auch die anderen beiden verändern. Ausgestattet mit diesem Hintergrundwissen erklärt es sich von selbst, weshalb viele Marketing Agenturen dazu raten, eine Art Reserve einzubauen. Auf diese Weise kann oft sichergestellt werden, dass die Gegenreaktion auf eine etwaige Verschiebung nicht allzu stark ausfällt. Je mehr im Vorfeld am magischen Dreieck und an möglichen Eventualitäten gearbeitet wird, desto besser lässt sich in der Regel auch mit Zwischenfällen umgehen. Das Ergebnis: Alle drei Werte bleiben weitestgehend ausgeglichen.  

Das Ziel, das durch das Arbeiten auf der Basis des magischen Dreiecks verfolgt wird, basiert jedoch nicht nur auf wirtschaftlichem Handeln, sondern letztendlich auch auf der Kundenzufriedenheit. Oder anders: Der Kunde sollte das erhalten, was er sich wünscht – selbstverständlich in der erwarteten Qualität.  

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Nutzen 

„Was bringt es eigentlich, sich die Mühe zu machen, ein magisches Dreieck auszuarbeiten?“ – hierbei handelt es sich um eine berechtigte Frage. Immerhin nimmt das Erarbeiten des Dreiecks durchaus Zeit in Anspruch. (Wer keine Lust darauf hat, diese zu investieren, kann selbstverständlich auch eine professionelle Marketingagentur damit beauftragen, ein entsprechendes Dreieck zu erstellen. Auf diese Weise ist es möglich, eine fundierte Basis für alle weiteren Arbeiten am Projekt zu schaffen.) 

Aber was bringt das Ganze eigentlich? Welche Vorteile bietet das magische Dreieck im Projektmanagement? Die folgenden Details gelten in der Regel als besonders überzeugend:

  •  Mit dem magischen Dreieck lassen sich Projekte in der Regel viel besser planen 

… unter anderem auch deswegen, weil die Verbindung zwischen den einzelnen Ecken allein durch die Visualisierung oft besser deutlich wird. Gleichzeitig wird anhand des Dreiecks unterstrichen, dass es immer sinnvoll ist, auf eine Art „Puffer“ zu setzen, um bestmöglich gegen unerwartete Zwischenfälle gewappnet zu sein.  

  • Die Konstruktion hilft dabei, die Unternehmensziele nicht aus dem Fokus zu verlieren 

Wer ein magisches Dreieck erstellt bzw. erstellen lässt, wird quasi dazu „gezwungen“, sich mit seinen eigenen Zielen auseinanderzusetzen. Oft zeigt sich hierbei, dass auch besagte Ziele mehr Gemeinsamkeiten haben als angenommen. So sind beispielsweise Umsatzsteigerungen meist direkt mit einer höheren Kundenzufriedenheit verbunden usw.. 

  • Die Planung eines Projekts wird erleichtert 

Niemand sollte ein Projekt „ins Blaue hinein“ starten. Stattdessen ist es umso wichtiger, sowohl Beginn als auch Ende und alle Zwischenschritte zu planen. Das magische Dreieck hilft dabei, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Die besagte Übersicht sorgt dann schlussendlich auch dafür, dass etwaige Risiken frühzeitig erkannt und bei der weiteren Planung berücksichtigt werden können.  

  • Puffer ermöglichen flexibleres Handeln 

Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass auch im Zusammenhang mit den bestgeplantesten Projekten Zwischenfälle auftauchen können, die eine neue Ausrichtung erforderlich machen. Wer es hier schafft, die oben erwähnten Puffer zu setzen, verschafft sich „ganz nebenbei“ ein etwas höheres Maß an Flexibilität. So lassen sich Planänderungen oft deutlich leichter realisieren, ohne dass das jeweilige Ziel ins Wanken gerät.  

  • Ein magisches Dreieck ist auch in der Rückschau sinnvoll 

Das Konstrukt mit den drei miteinander verbundenen Elementen kann auch wunderbar dazu genutzt werden, um ein Projekt, das bereits abgeschlossen wurde, nachträglich zu analysieren und Fragen wie „Was lief gut?“ und „Was lief schlecht?“ zu beantworten. So lassen sich mitunter auch Rückschlüsse auf kommende, ähnliche Projekte ziehen.  

Damit jedoch diese und weitere Vorteile des magischen Dreiecks auch wirklich bestmöglich genutzt werden können, ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Projektberichte zu erstellen und die verschiedenen Zwischenstände auszuwerten. Sollte sich in diesem Zusammenhang zeigen, dass die drei Ecken in ein falsches Verhältnis zueinander verschieben, kann so rechtzeitig gegengesteuert werden. 

Fazit 

Von einigen Experten und auch in der Fachliteratur wird hin und wieder kritisiert, dass auch das magische Dreieck kleine „Schwachstellen“ aufweist. Und in der Tat handelt es sich hierbei um kein „Allheilmittel“, das als Garantie für ein funktionierendes Projekt angesehen werden könnte. Gleichzeitig sollten die Vorzüge, die dieses Konstrukt mit sich bringt, auch auf keinen Fall unterschätzt werden.  

Vor allem dann, wenn das magische Dreieck akribisch erstellt und gepflegt wird, ergibt sich hieraus ein hohes Maß an Transparenz, dass einzelne Details eines Projekts nicht nur nachvollziehbarer, sondern auch oft effizienter werden lässt.   

Einige seiner besonderen Vorzüge kann das magische Dreieck mit Hinblick auf vorbeugende Maßnahmen ausspielen. Mit seiner Hilfe kann letztendlich auch das Risiko, das ein Projekt mit sich bringt, oft besser kalkuliert werden. Professionelle Marketingagenturen haben das Erstellen des Dreiecks, basierend auf den individuellen Charakteristika der jeweiligen Firmen, mittlerweile in ihr Leistungsportfolio aufgenommen.  

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