Projektmanagement – Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle

Projektmanagement umfasst ein planvolles und strukturiertes Vorgehen, um im Rahmen eines Projekts ein im Vorfeld definiertes Projektziel zu erreichen. In der Regel betrauen Sie Projektteams mit der Aufgabe, zu bestimmten Themen, Aufgaben oder Problemstellungen geeignete Lösungen zu entwickeln. Diese sollen dann nach erfolgreichem Projektabschluss entweder vom Team selbst umgesetzt oder in eine bestehende, ggf. auch neu zu bildende Organisation implementiert werden. Projektmanagement bedeutet für die Projektmitglieder, dass sie sowohl sich als auch die notwendigen Arbeiten planen, organisieren und steuern. Zudem müssen die Projektmitarbeiter die Ressourcennutzung, den Fortschritt sowie den Erfolg kontrollieren und diesen dokumentieren bzw. präsentieren.

Projektmanagement vs. Prozessmanagement

Projektmanagement grenzt sich von einem kontinuierlich laufenden Prozessmanagement ab. Projekte sind dadurch charakterisiert, dass sie einmalig zu einem bestimmten Anlass initiiert werden. Die zu erarbeitenden Lösungen bzw. deren Umsetzung erfolgen gemäß den gestellten Anforderungen und definierten Zielerwartungen im Rahmen fester Anfangs- und Endtermine. Nicht zuletzt getrieben durch die zunehmende Digitalisierung, erfährt agiles Projektmanagement immer größere Wertschätzung. Unterschiede zum klassischen Projektmanagement finden Sie insbesondere in Bezug auf Herangehensweise, Methodik und Durchführung.

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Agiles Projektmanagement

Als agiles Projektmanagement hat sich bspw. die Methodik von Scrum durchgesetzt. Hier bleiben wesentliche Teile der Projektanforderungen und mögliche Lösungsansätze zu Beginn bewusst unklar. Anstatt mit starren und detailgenauen Lasten- und Pflichtenheften, arbeitet das Scrum-Team in sogenannten Sprints nach dem Prinzip von Transparenz, Abgleich und Anpassung. Die Organisationsform verändert sich mit Zielsetzung auf mehr Effizienz und höhere Geschwindigkeit. Dennoch behält der Ursprung von Projektmanagement bezüglich einer Zielsetzung und dem grundsätzlichen Ablauf weiterhin seine Gültigkeit.

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Projektmanagement: die fünf Phasen

Das Projektmanagement können Sie in folgende fünf Phasen gliedern:

  1. Vorbereitung
  2. Initiierung
  3. Planung
  4. Steuerung und Durchführung
  5. Abschluss

Setzen Sie ein Projektmanagement auf, treffen Sie die Entscheidung, dass eine bestimmte Aufgabe von einem Projektteam erledigt werden soll. So banal es auch klingen mag, allein diese Entscheidung ist bereits mit Konsequenzen behaftet. Denn Sie werden die benötigten Projektmitglieder für die Projektzeit zumindest zeitweise aus ihrem jeweiligen Arbeitsbereich herauslösen müssen. Die an der Stelle wegfallenden Ressourcen müssen für die verbleibenden Arbeitskräfte kompensierbar bleiben. Wenn Sie diese Grundsatzentscheidung getroffen haben, können Sie guten Gewissens mit Ihrem Projekt starten.

Projektmanagement Phasen

Projektmanagement Vorbereitung

Je klarer und präziser Sie Ihr Projektmanagement vorbereiten, desto wahrscheinlicher können Sie ein effizientes und erfolgreiches Ergebnis erwarten. Daher sollten Sie im Vorfeld folgende vorbereitenden Punkte berücksichtigen:

  • Idee, Sinn und Zweck des erwünschten Projekts beschreiben
  • Realitäts-Check und Überlegungen zur Machbarkeit durchgehen
  • Projektumfeld und Projektcharakter (Methodik) festlegen
  • Vorgespräche führen, Bereitschaft abfragen, Projektleitung bestimmen
  • Mögliche Hürden antizipieren, Argumentationen vorbereiten
  • Projekt beantragen und auf den Weg bringen

Bei der Vorbereitung von Projekten ist oftmals auch Fingerspitzengefühl gefragt. Es gilt Stimmungen und Meinungen zu erkennen, Erwartungshaltungen verschiedener Stakeholder zu identifizieren und Weitblick bezüglich der (auch emotionalen) Tragweite des Projekts zu beweisen.

Projektmanagement Initiierung

Mit der Initiierung startet Ihr Projekt und damit auch das Projektmanagement. In dieser Phase stellen Sie das Team zusammen, klären Inhalte und Ziele und legen Regeln in Bezug auf Organisation und Kommunikation fest. Auch hierzu die Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Inhalte, Ziele und Zeithorizont definieren
  • Konkret die erwarteten Projekt-Ergebnisse (qualitativ und quantitativ) beschreiben
  • Verstärkte Einbindung der Projektleitung in die Zusammenstellung des Projektteams
  • Ressourcenplanung (Projektteam, Ausstattung, etwaige Kompensationen)
  • Wirtschaftlichkeitsanalyse, Risikoabschätzung
  • Finales Projektteam zusammenstellen
  • Festlegung von Organisation und Kommunikation

Besonders wichtig ist an dieser Stelle ist der letztgenannte Punkt. Das Projektteam muss neben den Inhalten eine klare Vorstellung davon bekommen, wie es sich organisiert und welche Erwartungshaltungen in punkto Kommunikation bestehen.

Projektmanagement Planung

Bei Ihrer Planung sollten Sie immer im Hinterkopf haben, dass es im Projektablauf auch immer zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen kann. Dennoch sollten Sie folgende Punkte zur Orientierung berücksichtigen:

    • Festlegen der inhaltlichen und zeitlichen Projektphasen
    • Vorgabe bestimmter Methoden wie z.B. Scrum
    • Definition der Arbeitspakete und Ergebniserwartung
    • Formulierung von Zwischenzielen und Teilergebnissen
    • Konkrete Aufgabenverteilung

Sollten Sie Methoden des agilen Projektmanagements (beispielsweise Scrum) anwenden wollen, versteht es sich von selbst, dass die eingesetzten Projektmitglieder vertraut mit den Anforderungen und Regeln sind. Unter Umständen müssen Sie noch im Vorfeld des Projektstarts entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen anbieten. Stellen Sie sicher, dass alle Projektmitglieder ein klares Verständnis von ihrer Rolle, ihrem Arbeitsauftrag und der jeweiligen Ergebniserwartung haben.

Projektmanagement Steuerung und Durchführung

Im Projektmanagement entscheiden Steuerung und Durchführung wesentlich über Erfolg und Misserfolg. Es gilt alle Fäden in der Hand zu halten, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen, den Zeitplan im Auge zu haben und nicht den Überblick zu verlieren.

  • Fortgang des Projekts prüfen (Termine und Ergebnisse bzgl. definierter Zielsetzungen)
  • Ressourcen- und Qualitätssicherung gewährleisten
  • Zügigen Informationsaustausch sicherstellen (Projektteam und Stakeholder)
  • Offene Punkte diskutieren, regelmäßige Feedback-Runden, Hürden beseitigen
  • Eskalationen vermeiden oder bewältigen
  • Kosten im Auge behalten
  • Berichte und Dokumentationen erstellen

Projektmanagement Abschluss

Zu einem guten Projektmanagement gehört auch ein verbindlicher und ordnungsgemäßer Abschluss. Neben der Ergebnispräsentation sollten Sie vor allem auch die im Projekt gesammelten Erfahrungen sichern.

  • Projektabnahme (Ergebnisse, Zielerreichung) inkl. Abschlussbericht
  • Abschlussbesprechung (Rückblick, Erfahrungen sichern, Abweichungsanalyse)
  • Projektteam auflösen
  • Rollout (konkrete Umsetzung der erarbeitetet Projektergebnisse)
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Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte

Die solide Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement haben Sie bereits gelegt, wenn Sie alle bis hierhin aufgeführten Aspekte berücksichtigen. Darüber hinaus gibt es noch grundlegende Bedingungen, welche die Erfolgsaussichten Ihres Projekts begünstigen:

  • Akzeptanz und Rückhalt durch das Management
  • Wertschätzung, Empathie und Kongruenz
  • Agiles Mindset – bedarfsgerechte Vorgehensweise, zügiges proaktives Handeln, kein Perfektionismus, lösungsorientierte Flexibilität, zielfokussierte Kommunikation
  • Professionelle Ausstattung und leistungsfördernde Rahmenbedingungen

Fazit

Kein noch so perfekt aufgesetztes Projektmanagement wird reibungslos, fehlerfrei und zu 100% gelingen. Von dieser Erwartungshaltung gilt es sich zu lösen. Insbesondere wenn es sich um Projekte handelt, die sich mit neuen und unbekannten Problemfeldern beschäftigen. Hier liegt es in der Natur der Sache, dass es zu unvorhersehbaren Verläufen kommen wird. Schaffen Sie einen sinnstiftenden Projektrahmen, in dem das Projektteam motiviert, engagiert und (weitestgehend) selbstbestimmt arbeiten darf, um den Erfolg zu steigern. Stellen Sie zudem eine angstfreie Fehlerkultur her, wobei derselbe Fehler möglichst nur einmal gemacht werden sollte.
Außerdem sollte der Fokus neben einer guten Vorbereitung, Initiierung und Planung vor allem auf der Steuerung und Durchführung des Projekts liegen. Achten Sie bei allem Engagement und aller Wertschätzung auch auf die notwendige Disziplin. Berücksichtigen Sie diese Grundlagen, dann sollte Ihr nächstes Projekt gelingen und Sie ein professionelles und erfolgsversprechendes Projektmanagement aufsetzen können.

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