Mitarbeiterbefragung – Einsatz, Vorgehensweise und Tipps

Mitarbeiterbefragung – Einsatz, Vorgehensweise und Tipps
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Ob Großunternehmen oder Kleinbetrieb mit wenigen Mitarbeitern: Eine Mitarbeiterbefragung in regelmäßigen Abständen verbessert das allgemeine Betriebsklima, erhöht die Motivation der Mitarbeiter und ermöglicht eine attraktivere Gestaltung der Arbeitsumgebung.

Die Mitarbeiterbefragung und was man darunter versteht

Eine Mitarbeiterbefragung hat häufig zum Ziel, durch die Erhebung von Daten die Personalebene sowie die Unternehmensstrukturen auf ihre Effizienz hin zu überprüfen. Die aus einer solchen Befragung gewonnenen Erkenntnisse können die Basis für Veränderungsprozesse im Unternehmen bilden. Es geht in erster Linie um eine Analyse des Ist-Zustandes in einem Unternehmen. Dies geschieht durch die Befragung selbst (Diagnosefunktion). Daran anschließend geht es um die Ableitung notwendiger Veränderungen (Interventionsfunktion).

Prof. Dr. Michael Bernecker„In vielen Branchen ist es schwierig, neue, gute Mitarbeiter zu finden. Wenn man ein gutes Team hat, ist es daher umso wichtiger, dieses zu halten. Eine Mitarbeiterbefragung bietet dahingehend die optimale Basis, um das Arbeitsklima und mögliches Optimierungspotenzial zu erkennen.“ – Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Deshalb wird die Mitarbeiterbefragung auch als Hilfsmittel für die sogenannte partizipative Unternehmensführung bezeichnet. Sie bezieht die Mitarbeiter also bei wichtigen Entscheidungen mit ein.

So laufen Mitarbeiterbefragungen ab

In der Regel handelt es sich um eine schriftliche Mitarbeiterbefragung, die von der Geschäftsführung in Auftrag gegeben wird. Je nach Größe des Unternehmens oder Willen der Chefetage findet solch eine Befragung einmal oder mehrmals pro Jahr statt. Vor der eigentlichen Befragung wird dieses Szenarium geplant. Hierfür wird eine Person für die Projektleitung beauftragt, welche sich erfahrungsgemäß mit den Abteilungsleitern zusammenschließt.

Im nächsten Schritt wird ein Projektplan erstellt, der sämtliche Unternehmenswünsche beinhaltet wie auch die Projektzeit, Datenschutzpunkte, Fragebogeninhalte, Einladung, Druck und Versand der Fragebögen, gewünschter Zeitraum zur Datenerfassung und das Datum der Ergebnisübergabe. Der Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung muss gut überlegt sein. Die Teilnahmequote ist um einiges höher, wenn die Befragung außerhalb von Schulferien, besonderen Feiertagen oder Urlaubszeiten stattfindet.

Zur Anwendung kommen Papierfragebögen oder elektronische Befragungsmaßnahmen. Setzt man auf elektronische Befragungen, stellt das Unternehmen sicher, dass jeder Mitarbeiter die notwendigen Mittel besitzt, an dieser Umfrage teilzunehmen. Zudem ist hinreichend Vorlaufzeit einzuplanen, sodass jeder Mitarbeiter rechtzeitig darüber informiert ist.

Relativ kurz sollte der Zeitraum zwischen dem Ende der Mitarbeiterbefragungen und der Berichtsauswertung sein. Unternehmen, die zu lange für die Analyse brauchen, verschwenden wertvolle Zeit, in der bereits Verbesserungen eintreten könnten. Zudem geht die Bereitschaft, etwas zu ändern, nach und nach verloren. Beobachten die Mitarbeiter, dass sie ernstgenommen werden, verbessert dies zunehmend das Betriebsklima und den Erfolg des ganzen Unternehmens.

Eine Mitarbeiterbefragung betrifft sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens. Dazu zählen neben den fix angestellten Personen auch Praktikanten, Zeitarbeiter, Langzeitkranke, Azubis und die Geschäftsführung. Vom Produktmanager bis hin zum Reinigungspersonal hat jeder das Recht auf seine Meinung. Nur dann ist eine Mitarbeiterbefragung glaubhaft und nützlich für die komplette Gemeinschaft. Zu beachten gilt ferner, dass der Unternehmer verpflichtet ist, den Betriebsrat rechtzeitig über die Mitarbeiterbefragung zu informieren. Dies besagt die Informationspflicht nach § 80 Absatz 2 BetrVG. Eine reine Information wird nicht empfohlen; der Betriebsrat wird im besten Falle von Anfang an in das Prozedere eingebunden. Wird die Befragung gegen den Willen des Betriebsrats durchgeführt, könnte dies dem Betriebsklima schaden und die Befragung in ein negatives Licht stellen. Bindet man wichtige Personen bereits in die Planung ein, wirkt dies auf die restlichen Mitarbeiter vertrauenswürdiger.

Voraussetzungen für eine gute Mitarbeiterbefragung

Wie erhält man aussagekräftige Antworten im Rahmen einer Befragung der Mitarbeiter? Damit dieses Instrument funktioniert, sind verschiedene Faktoren zu beachten. Bei der Ausarbeitung einer Mitarbeiterbefragung sollte vor allem darauf geachtet werden, dass:

  • die Zielsetzung klar ist – welche Informationen sind gewünscht? Was soll verändert werden?
  • der Datenschutz gewährleistet ist – Mitarbeiter antworten nur bei gewährleisteter Anonymität offen.
  • offene Kommunikation im Unternehmen stattfindet – eine frühzeitige Information an die Mitarbeiter verhindert Spekulationen und Ängste.
  • die Gestaltung des Fragebogens kompetent durchgeführt wird – so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig.
  • eine detaillierte Auswertung stattfindet – die Festlegung von Kriterien wie Unternehmensbereiche oder Personengruppen ist Teil der Zielsetzung.
  • die Ergebnisse der Befragung intern veröffentlicht werden – eine transparente Vorgehensweise stärkt die Motivation und das Vertrauen der Mitarbeiter.
  • eventuelle Rückfragen der Mitarbeiter möglich sind – dies zeigt die Wertschätzung gegenüber der Arbeitnehmerschaft.
  • mögliche Umsetzungsmaßnahmen zeitnah in Angriff genommen werden – dies zeigt den Willen, Veränderungs- und Optimierungsprozesse anzugehen.

Eine derartige oder ähnliche Strukturierung der Arbeitnehmerbefragung gewährleistet einen jederzeit transparenten und nachvollziehbaren Prozess. Eine Befragung, die schlecht vorbereitet, intransparent und vor allem ohne sichtbare Folgen bleibt, ist kontraproduktiv.

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Ziele vor der Mitarbeiterbefragung festlegen

Vor Beginn der Mitarbeiterbefragung werden Ziele festgelegt. Beispielsweise Messziele, Veränderungsziele oder Kommunikationsziele. Fragen, die ins Leere laufen, kosten die Mitarbeiter unnötig Zeit.

Diese Tipps helfen bei der Mitarbeiterbefragung:

  • Neutrale Fragestellungen wählen
  • Klar formulierte und leicht verständliche Fragen
  • Antworten, die sich eindeutig zuordnen lassen
  • Fragen, die nicht pauschalisieren

Mitarbeiter sind oft neugierig und möchten wissen, warum eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird. Ist dies nicht klar, machen sich wiederum Ängste breit. Manche glauben, es handelt sich um einen Schritt in Richtung Personalabbau oder Gehaltskürzungen. Eine klare und transparente Kommunikation zu den Zielen des Projektes nimmt den Mitarbeitern die Angst. Außerdem werden diese dadurch ermutigt, am Prozess teilzunehmen.

Die klassischen W-Fragen kommen hier zum Einsatz:

  • Warum wird befragt?
  • Wann findet die Mitarbeiterbefragung statt?
  • Wer wird befragt?
  • Wie wird befragt?

Nach der Mitarbeiterbefragung handeln

Sämtliche Themen der Mitarbeiterbefragung werden danach unterschiedlich aufgearbeitet, um die Struktur zu verbessern. Hierfür eignen sich Maßnahmen wie Expertengruppen, Großgruppenveranstaltungen, Teamworkshops oder Diskussionsrunden. Die Mitarbeiter sollten noch tiefer eingebunden werden und an der Umstrukturierung teilnehmen dürfen. Damit fühlen sich alle Beteiligten angehört; dies erhöht im Endeffekt den Erfolg des kompletten Unternehmens.

Wer eine solche Befragung der Belegschaft durchführen möchte, tut gut daran, sich beraten zu lassen. Auch wir beraten Sie gerne zur Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragungen!

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Die Mitarbeiterbefragung und wozu sie dienen kann

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument, um dem Unternehmen wertvolle Hinweise auf verbesserungswürdige Teilbereiche der Unternehmensstruktur zu liefern. Am häufigsten werden solche Befragungen genutzt, um Erkenntnisse in den folgenden Bereichen zu erhalten:

  • Unternehmensklima
  • Wissensmanagement
  • Personalentwicklung
  • Personalbindung
  • betriebliche Gesundheitsförderung
  • Entgelte und Nebenleistungen
  • Unternehmensführung
  • Work-Life-Balance

Die wichtigste Funktion einer Befragung unter Mitarbeitern liegt in ihrem Potenzial, als Basis für wichtige Veränderungsprozesse dienen zu können.

Als Beispiel kann die Einschätzung bezüglich des Betriebsklimas mittels einer Mitarbeiterbefragung dienen. Aus den gegebenen Antworten lassen sich Rückschlüsse darauf ziehen, mit welchen Maßnahmen das Klima verbessert werden kann. Wenn sich die Mitarbeiter im schlecht ausgestatteten Pausenraum unwohl fühlen, kann eine Umgestaltung helfen. Auch ein neuer Kaffeevollautomat kann Wunder wirken.

Ein wichtiger Bereich im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung ist die Personalebene. Fühlen sich Mitarbeiter wahrgenommen? Sorgt sich der Personalverantwortliche um eine angemessene Förderung seiner Belegschaft? Gibt es genügend Fortbildungsangebote? Werden zu viele oder zu wenige Mitarbeitergespräche geführt? Wie schätzen diese die Entscheidungsstrukturen ein? Mit gezielten Fragen lassen sich sehr schnell Schwachpunkte finden, die nach Veränderung schreien.

Befragungen zur Entlohnung und vom Unternehmen gezahlter Lohnnebenleistungen lassen wichtige Aufschlüsse zu eventuellen Anreizen zu. Eine Mitarbeiterbefragung bei Autoherstellern wie Porsche, Mercedes oder Volkswagen würde vermutlich zeigen, dass die jährlich gezahlte Erfolgsbeteiligung Mitarbeiter sehr motiviert. Bei einem anderen Unternehmen ist es vielleicht eine spezielle Urlaubsregelung, die für Zufriedenheit oder für eine schlechte Atmosphäre sorgt.

Der Bereich Work-Life-Balance gewinnt in vielen Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Eine Mitarbeiterbefragung kann zeigen, ob das Unternehmen genug tut, um ein gutes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu gewährleisten. Hier könnten neue Arbeitszeitmodelle oder eine betriebliche Kinderbetreuung für eine Verbesserung der Situation sorgen.

Ängste und Bedenken vor der Mitarbeiterbefragung ernstnehmen

Bereits im Vorfeld von Mitarbeiterbefragungen kommt es bei Arbeitnehmern oftmals zu Ängsten und Bedenken. Was passiert nach der Auswertung mit den Daten? Sind diese anonym oder kostet es dem Angestellten den Job, wenn die Wahrheit ausgesprochen wird? Eine Mitarbeiterbefragung sollte niemals auf Kosten der Mitarbeiter geschehen, sondern die Gemeinschaft verbessern. Deswegen wird den Unternehmen nahegelegt, dem Team im Vorfeld sämtliche Ängste und Bedenken zu nehmen. Dies geschieht direkt und transparent durch Kommunikation im Unternehmen, entweder durch den Betriebsrat oder durch die Abteilungsleiter, falls es sich um ein Großunternehmen handelt. Bei Kleinbetrieben übernimmt diese Aufgabe oftmals die Geschäftsleitung persönlich. Anonymität und Diskretion stehen bei einer Mitarbeiterbefragung an oberster Stelle. Hierzu eignet sich ein Datenschutzbeauftragter, der diese Aufgabe übernimmt und überwacht. Je kleiner das Unternehmen, desto mehr Ängste werden geschürt, weil die Anonymität durch wenige Personen leidet. „Schließlich muss es ja irgendjemand gewesen sein“. Umso wichtiger ist es, mit den Mitarbeitern offen und ehrlich über ihre Diskrepanzen zu sprechen, um Konflikte aller Art zu vermeiden.

Mitarbeiterbefragung oder persönliches Gespräch?

Kritiker von Mitarbeiterbefragungen betonen, dass diese überflüssig seien, wenn es nur genügend persönliche Gespräche mit den Mitarbeitern gibt. Allerdings merken Befürworter dieser Methode an, dass ein persönliches Gespräch selten durchstrukturiert geführt wird. Deshalb könne es eine Befragung mithilfe eines Fragebogens nicht ersetzen.

Selbstverständlich ist ein gut geführtes Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter nützlich. Allerdings wird zumindest der Angestellte auf bestimmte Fragen nicht ehrlich antworten. Davon hält ihn das Abhängigkeitsverhältnis ab, in dem er sich befindet.

Bei der Befragung hingegen kann der Mitarbeiter vollkommen anonym bleiben und muss keine Repressalien fürchten, wenn er eine negative Antwort äußert. Papier ist geduldig und hegt keine Rachegefühle. Deshalb sollte jedes Unternehmen zumindest in regelmäßigen Abständen eine Mitarbeiterbefragung durchführen.

Personalverantwortliche im Bereich Mitarbeiterbefragung schulen

Da eine Mitarbeiterbefragung in den Bereich Personal gehört, ist es für Unternehmen sinnvoll, seinen Personalverantwortlichen zu ermöglichen, sich in diesem Bereich weiterzubilden. Es gibt spezielle Schulungsangebote. Dort wird das notwendige Wissen vermittelt, um eine Befragung der Mitarbeiter kompetent durchzuführen. Diese Investition wird sich für das Unternehmen früher oder später in Form von wichtigen Veränderungsprozessen und zufriedener Mitarbeiter auszahlen.

Fazit Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen stoßen Diskussionen in einem Unternehmen an und sind ein wichtiges Instrument, um notwendige Veränderungen überhaupt zu erkennen und zu begreifen. Die Anonymität kehrt durchaus Problematiken hervor, die sonst unbeachtet geblieben wären. Jeder Unternehmer sollte sich diesem mächtigen Werkzeug bedienen und damit die komplette Unternehmerschaft analysieren.

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