Mitarbeiterbefragung – Einsatz, Vorgehensweise und Tipps

Mitarbeiterbefragung – Einsatz, Vorgehensweise und Tipps
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Mitarbeiterbefragungen verbessern in regelmäßigen Abständen – unabhängig ob im Großunternehmen oder im Kleinbetrieb – das allgemeine Betriebsklima. Sie erhöhen nicht nur die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter, sondern ermöglichen auch eine attraktivere Gestaltung der Arbeitsumgebung und eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Das Deutsche Institut für Marketing berät und unterstützt Sie dahingehend gerne bei der Umsetzung: Vom Erheben der Daten bis zur Auswertung Ihrer Mitarbeiterbefragung.

1. Definition und Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Werden innerhalb von Unternehmen Befragungen durchgeführt, bei denen es sich ausschließlich um unternehmensinterne Sachverhalte (z.B. die Mitarbeitermotivation) handelt, so werden diese als "Mitarbeiterbefragung" bezeichnet. Mitarbeiterbefragungen zählen somit zu den Instrumenten der internen Kommunikation.

Eine Mitarbeiterbefragung hat häufig zum Ziel, durch die Erhebung von Daten die Personalebene sowie die Unternehmensstrukturen auf ihre Effizienz hin zu überprüfen. Die aus einer solchen Befragung gewonnenen Erkenntnisse können die Basis für Veränderungsprozesse im Unternehmen bilden. Es geht in erster Linie darum, eine Analyse des Ist-Zustandes in einem Unternehmen zu erstellen. Dies geschieht durch die Befragung selbst (Diagnosefunktion). Daran anschließend folgen weitere Maßnahmen, wie die Ableitung notwendiger Veränderungen (Interventionsfunktion).

Prof. Dr. Michael Bernecker"In vielen Branchen ist es schwierig, neue, gute Mitarbeiter zu finden. Wenn man ein gutes Team hat, ist es daher umso wichtiger, dieses zu halten. Eine Mitarbeiterbefragung bietet dahingehend die optimale Basis, um das Arbeitsklima und mögliches Optimierungspotenzial zu erkennen." – Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Deshalb wird die Mitarbeiterbefragung auch als Hilfsmittel für die sogenannte partizipative Unternehmensführung bezeichnet. Sie bezieht die Mitarbeiter also bei wichtigen Entscheidungen mit ein und bietet ihnen die Möglichkeit, Feedback zu geben.

2. Ablauf von Mitarbeiterbefragungen

In der Regel handelt es sich um eine schriftliche Mitarbeiterbefragung anhand eines Fragebogens, die von der Geschäftsführung in Auftrag gegeben wird. Je nach Größe des Unternehmens oder Willen der Führungsebene findet solch eine Befragung einmal oder mehrmals pro Jahr statt. Vor der eigentlichen Umsetzung der Befragung wird dieses Szenarium geplant. Hierfür wird eine Person für die Projektleitung beauftragt, welche sich erfahrungsgemäß mit den Abteilungsleitern zusammenschließt.

Im nächsten Schritt wird ein Projektplan erstellt, der sämtliche Unternehmenswünsche beinhaltet, wie auch die Projektzeit, Datenschutzpunkte, Fragebogeninhalte, Einladung, Druck und Versand der Fragebögen, gewünschter Zeitraum zur Datenerfassung sowie das Datum der Ergebnisübergabe. Der Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung muss gut überlegt sein. Die Teilnahmequote ist um einiges höher, wenn die Befragung außerhalb von Schulferien, besonderen Feiertagen oder Urlaubszeiten stattfindet.

Zur Anwendung kommen Papierfragebögen oder elektronische Befragungsmaßnahmen. Setzt man auf elektronische Befragungen, stellt das Unternehmen sicher, dass jeder Mitarbeiter die notwendigen Mittel besitzt, an dieser Umfrage teilzunehmen. Zudem ist hinreichend Vorlaufzeit einzuplanen, sodass jeder Mitarbeiter rechtzeitig darüber informiert ist.

Relativ kurz sollte der Zeitraum zwischen dem Ende der Mitarbeiterbefragungen und der Berichtsauswertung sein. Unternehmen, die zu lange für die Analyse brauchen, verschwenden wertvolle Zeit, in der bereits Verbesserungen eintreten könnten. Zudem geht die Bereitschaft etwas zu ändern nach und nach verloren. Beobachten die Mitarbeiter, dass sie ernstgenommen werden, verbessert dies zunehmend das Betriebsklima, die allgemeine Zufriedenheit und den Erfolg des ganzen Unternehmens.

Eine Mitarbeiterbefragung betrifft sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens. Dazu zählen neben den festangestellten Personen auch Praktikanten, Zeitarbeiter, Langzeitkranke, Azubis und die Geschäftsführung. Vom Produktmanager bis hin zum Reinigungspersonal hat jeder das Recht auf seine Meinung. Nur dann ist eine Mitarbeiterbefragung glaubhaft und nützlich für die komplette Gemeinschaft. Zu beachten gilt ferner, dass der Unternehmer verpflichtet ist, den Betriebsrat rechtzeitig über die Mitarbeiterbefragung zu informieren. Dies besagt die Informationspflicht nach § 80 Absatz 2 BetrVG. Eine reine Information wird nicht empfohlen; der Betriebsrat wird im besten Falle von Anfang an in das Prozedere eingebunden. Wird die Befragung gegen den Willen des Betriebsrats durchgeführt, könnte dies dem Betriebsklima schaden und die Befragung in ein negatives Licht stellen. Bindet man wichtige Personen bereits in die Planung ein, wirkt dies auf die restlichen Mitarbeiter vertrauenswürdiger.

3. Voraussetzungen für eine gute Mitarbeiterbefragung

Wie erhält man aussagekräftige Antworten im Rahmen einer Befragung der Mitarbeiter? Damit dieses Instrument funktioniert und das Ziel des Unternehmens erreicht wird, sind verschiedene Faktoren zu beachten. Bei der Ausarbeitung einer Mitarbeiterbefragung sollte vor allem darauf geachtet werden, dass:

  1. die Zielsetzung klar ist – welche Informationen sind gewünscht? Was soll verändert werden?
  2. Vorgesetzte eingebunden sinddadurch wird die Unterstützung für das Projekt gesichert und der Stellenwert der Befragung gesteigert. Auch im Hinblick auf eine spätere Maßnahmenumsetzung hilft die frühzeitige Einbindung der Vorgesetzten bei einer komplikationsfreien Durchführung.
  3. der Datenschutz gewährleistet ist – Mitarbeiter antworten nur bei gewährleisteter Anonymität offen. Es können dafür Personen eingebunden werden, die das Vertrauen der Belegschaft innehaben, um somit die Anonymität bezüglich ihrer Daten glaubhaft nachzuweisen.
  4. offene Kommunikation im Unternehmen stattfindet – eine frühzeitige Information an die Mitarbeiter verhindert Spekulationen und Ängste.
  5. die Freiwilligkeit betont wirdkein Mitarbeiter sollte sich gezwungen fühlen, an der Befragung teilzunehmen. Da die Freiwilligkeit der Teilnahme unumgänglich ist, sollte die Wichtigkeit der Teilnahme klar kommuniziert werden, sodass die Vorteile jedem bewusst werden.
  6. die Gestaltung des Fragebogens kompetent durchgeführt wird – so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig.
  7. eine detaillierte Auswertung stattfindet – die Festlegung von Kriterien, wie Unternehmensbereiche oder Personengruppen, ist Teil der Zielsetzung.
  8. die Ergebnisse der Befragung intern veröffentlicht werden – eine transparente Vorgehensweise stärkt die Motivation und das Vertrauen der Mitarbeiter.
  9. eventuelle Rückfragen der Mitarbeiter möglich sind – dies zeigt die Wertschätzung gegenüber der Arbeitnehmerschaft.
  10. mögliche Umsetzungsmaßnahmen zeitnah in Angriff genommen werden – dies zeigt den Willen, Veränderungs- und Optimierungsprozesse anzugehen.

Eine derartige oder ähnliche Strukturierung der Arbeitnehmerbefragung gewährleistet einen jederzeit transparenten und nachvollziehbaren Prozess. Eine Befragung, die schlecht vorbereitet, intransparent und vor allem ohne sichtbare Folgen bleibt, ist kontraproduktiv.

3.1 Ziele vor der Mitarbeiterbefragung festlegen

Vor Beginn der Mitarbeiterbefragung werden Ziele festgelegt. Beispielsweise Messziele, Veränderungsziele oder Kommunikationsziele. Fragen, die ins Leere laufen, kosten die Mitarbeiter unnötig Zeit.

Diese Tipps helfen bei der Mitarbeiterbefragung:

  • Neutrale Fragestellungen
  • Klar formulierte und leicht verständliche Fragen
  • Antworten, die sich eindeutig zuordnen lassen
  • Fragen, die nicht pauschalisieren

Mitarbeiter sind oft neugierig und möchten wissen, warum eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird. Ist dies nicht klar, machen sich wiederum Ängste breit. Manche glauben, es handelt sich um einen Schritt in Richtung Personalabbau oder Gehaltskürzungen. Eine Mitarbeiterbefragung sollte niemals auf Kosten der Mitarbeiter geschehen, sondern die Gemeinschaft verbessern. Eine klare und transparente Kommunikation zu den Zielen des Projektes nimmt den Mitarbeitern die Angst. Außerdem werden diese dadurch ermutigt, am Prozess teilzunehmen.

Die klassischen W-Fragen kommen hier zum Einsatz:

  • Warum wird befragt?
  • Wann findet die Mitarbeiterbefragung statt?
  • Wer wird befragt?
  • Wie wird befragt?

3.2 Nach der Mitarbeiterbefragung handeln

Sämtliche Themen der Mitarbeiterbefragung werden danach unterschiedlich aufgearbeitet, um die Struktur zu verbessern. Hierfür eignen sich Maßnahmen wie Expertengruppen, Großgruppenveranstaltungen, Teamworkshops oder Diskussionsrunden. Die Mitarbeiter sollten noch tiefer eingebunden werden und an der Umstrukturierung teilnehmen dürfen. Damit fühlen sich alle Beteiligten angehört; dies erhöht im Endeffekt den Erfolg des kompletten Unternehmens.

3.3 Personalverantwortliche im Bereich Mitarbeiterbefragung weiterbilden

Da eine Mitarbeiterbefragung in den Bereich Personal gehört, ist es für Unternehmen sinnvoll, den Personalverantwortlichen zu ermöglichen, sich in diesem Bereich weiterzubilden. Es gibt spezielle Schulungsangebote, durch die das notwendige Wissen vermittelt wird, um eine Befragung der Mitarbeiter kompetent durchzuführen. Diese Investition wird sich für das Unternehmen früher oder später in Form von wichtigen Veränderungsprozessen und zufriedener Mitarbeiter auszahlen.

Auch wir beraten Sie und/oder Ihren Personalverantwortlichen gerne zur Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragungen!

Sie möchten eine Mitarbeiterbefragung durchführen? Nehmen Sie Kontakt mit unserem Marktforschungsexperten auf!

Bastian Foerster

Herr Bastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
Fax: +49 (0)221 - 99 555 10 77
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4. Zweck einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument, um dem Unternehmen wertvolle Hinweise auf verbesserungswürdige Teilbereiche der Unternehmensstruktur zu liefern. Am häufigsten werden solche Befragungen genutzt, um Erkenntnisse zu den folgenden Bereichen zu erhalten:

  • Unternehmensklima
  • Wissensmanagement
  • Personalentwicklung
  • Personalbindung
  • betriebliche Gesundheitsförderung
  • Entgelte und Nebenleistungen
  • Unternehmensführung
  • Work-Life-Balance

Die wichtigste Funktion einer Befragung unter Mitarbeitern liegt in ihrem Potenzial, als Basis für wichtige Veränderungsprozesse dienen zu können.

Als Beispiel kann die Einschätzung bezüglich des Betriebsklimas mittels einer Mitarbeiterbefragung dienen. Aus den gegebenen Antworten lassen sich Rückschlüsse darauf ziehen, mit welchen Maßnahmen das Klima verbessert werden kann. Wenn sich die Mitarbeiter im schlecht ausgestatteten Pausenraum unwohl fühlen, kann eine Umgestaltung helfen. Auch ein neuer Kaffeevollautomat kann Wunder wirken.

Ein wichtiger Bereich im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung ist die Personalebene. Fühlen sich Mitarbeiter wahrgenommen? Sorgt sich der Personalverantwortliche um eine angemessene Förderung seiner Belegschaft? Gibt es genügend Fortbildungsangebote? Werden zu viele oder zu wenige Mitarbeitergespräche geführt? Wie schätzen diese die Entscheidungsstrukturen ein? Mit gezielten Fragen lassen sich sehr schnell Schwachpunkte finden, die einer Veränderung bedürfen.

Befragungen zur Entlohnung und vom Unternehmen gezahlter Lohnnebenleistungen lassen wichtige Aufschlüsse zu eventuellen Anreizen zu. Eine Mitarbeiterbefragung bei Autoherstellern wie Porsche, Mercedes oder Volkswagen würde vermutlich zeigen, dass die jährlich gezahlte Erfolgsbeteiligung Mitarbeiter sehr motiviert. Bei einem anderen Unternehmen ist es vielleicht eine spezielle Urlaubsregelung, die für Zufriedenheit oder für eine schlechte Atmosphäre sorgt.

Der Bereich Work-Life-Balance gewinnt in vielen Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Eine Mitarbeiterbefragung kann zeigen, ob das Unternehmen genügend Maßnahmen ergreift, um ein gutes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu gewährleisten. Hier könnten neue Arbeitszeitmodelle oder eine betriebliche Kinderbetreuung für eine Verbesserung der Situation sorgen.

5. Mitarbeiterbefragung oder persönliches Gespräch?

Mitarbeiterbefragung oder persönliches GesprächKritiker von Mitarbeiterbefragungen betonen, dass diese überflüssig seien, wenn es nur genügend persönliche Gespräche mit den Mitarbeitern gibt. Allerdings merken Befürworter dieser Methode an, dass ein persönliches Gespräch selten durchstrukturiert geführt wird. Deshalb könne es eine Befragung mithilfe eines Fragebogens nicht ersetzen.

Selbstverständlich ist ein gut geführtes Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter nützlich. Allerdings wird zumindest der Angestellte auf bestimmte Fragen nicht ehrlich antworten. Davon hält ihn das Abhängigkeitsverhältnis ab, in dem er sich befindet.

Bei der Befragung hingegen kann der Mitarbeiter vollkommen anonym bleiben und muss keine Repressalien fürchten, wenn er eine negative Antwort äußert. Deshalb sollte jedes Unternehmen zumindest in regelmäßigen Abständen eine Mitarbeiterbefragung durchführen.

6. Fünf DIM-Tipps für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen

Tipp #1 für Ihre Mitarbeiterbefragung: Relevante Befragungsthemen beachten

Machen Sie sich im Vorfeld detaillierte Gedanken, welche Themenbereiche Sie abfragen möchten. Auch eine umfassende Befragung, die sämtliche relevante Bereiche abdeckt, bietet sich an. Hierbei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiterbefragung nicht zu langatmig wird, da dies sonst zu Verzerrungseffekten bei der Datenerhebung führen könnte. Es bietet sich ebenfalls an, regelmäßig die allgemeine Arbeitssituation zu erfassen, um Benchmarks zu erhalten und zusätzlich zu beliebigen Zeitpunkten Mitarbeiterbefragungen mit spezifischen Themen durchzuführen.

Tipp #2 für Ihre Mitarbeiterbefragung: Ergebnisse pro Abteilung berücksichtigen

Brechen Sie die Ergebnisse auf die Abteilungen herunter, sodass Sie Unterschiede zwischen den einzelnen Bereichen feststellen können. Möglicherweise unterscheiden sich dabei die Gründe für die (Un-)Zufriedenheit. Feedbackgespräche pro Abteilung können sich für die Ergebnisauswertung als äußerst hilfreich erweisen. Je individueller und maßgeschneiderter die Handlungsmaßnahmen nach der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sind, desto zufriedener und motivierter sind auch die Mitarbeiter.

Tipp #3 für Ihre Mitarbeiterbefragung: Erwartungen der Mitarbeiter erfüllen

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, dann wecken Sie damit immer Erwartungen bei den Mitarbeitern. Sie sollten daher identifizierte Verbesserungspotentiale tatsächlich umsetzen und dies gegenüber der Belegschaft kommunizieren. Werden keine Verbesserungen nach einer Mitarbeiterbefragung realisiert, kann das verstärkt zu Frustrationen unter den Mitarbeitern führen. Dies sorgt in der Folge für eine erhöhte Unzufriedenheit und Demotivation der Mitarbeiter, was sich nachteilig auf das gesamte Unternehmen auswirkt. Zeigt man den Mitarbeitern mit Taten, dass Ihre Meinungen zählen und Sie einen wichtigen Teil des Unternehmens darstellen, hat dies dagegen rein positive Effekte.

Tipp #4 für Ihre Mitarbeiterbefragung: DISG verknüpfen

Jeder Mensch reagiert, je nach Persönlichkeitstyp, anders auf die gegebenen Arbeitsbedingungen. Das DISG-Profil zeigt mit Hilfe von vier verschiedenen Persönlichkeitstypen auf, wie sich Personen in Arbeits- und Stresssituationen individuell verhalten. Dadurch werden persönliche Antriebs- und Motivationsaspekte sichtbar. Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen möchten, kann Ihnen die Aufnahme des DISG-Modells in die Befragung die Ergebnisanalyse deutlich erleichtern. Zudem werden darauf aufbauende Maßnahmen erfolgversprechender.

Tipp #5 für Ihre Mitarbeiterbefragung: Employee Net Promoter Score einbinden (eNPS)

Integrieren Sie den Employee Net Promoter Score (eNPS) in Ihre Mitarbeiterbefragung. Hierdurch erfahren Sie, inwieweit die Mitarbeiter das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würden. Daraus lässt sich auch die Gesamtzufriedenheit der Mitarbeiter ableiten. Sinnvoll ist es zudem, den eNPS in regelmäßigen Abständen abzufragen, um Benchmarks zu erhalten und langfristige Veränderungen wahrzunehmen. Die Entwicklung der Mitarbeiterzufriedenheit wird somit anhand eines Wertes identifiziert. Schwächen können damit frühzeitig ermittelt und behoben werden. Zusätzlich kann im Anschluss an den eNPS eine offene Frage gestellt werden, um den Grund für die jeweilige Bewertung herauszufinden.

7. Fazit Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen stoßen Diskussionen in einem Unternehmen an und sind ein wichtiges Instrument, um notwendige Veränderungen überhaupt zu erkennen und zu begreifen. Die Anonymität kehrt durchaus Problematiken hervor, die sonst unbeachtet geblieben wären. Jeder Unternehmer sollte sich diesem mächtigen Werkzeug bedienen und damit alle unternehmensrelevanten Bereiche analysieren.

Corinna Scheffen"Mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen können Sie Bereiche in Ihrem Unternehmen mit besonderem Entwicklungspotenzial identifizieren und somit die Zufriedenheit sowie das Engagement Ihrer Mitarbeiter maßgeblich steigern. Da die Mitarbeiter einen entscheidenden Erfolgsfaktor für das gesamte Unternehmen darstellen, gilt es, die aus der Befragung abgeleiteten Handlungsmaßnahmen zielführend umzusetzen. Nur dann erreichen Sie ein positives Arbeitsklima, dass sich auf alle Unternehmensbereiche gewinnversprechend auswirkt." – Corinna Scheffen, Projektassistentin am Deutschen Institut für Marketing

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