Sie möchten in Ihrem Unternehmen agiles Projektmanagement einführen? Sie suchen nach einer geeigneten Methode? Oder Sie haben schon von Scrum gehört, aber noch keine genaue Vorstellung davon? Erfahren Sie, wie Scrum funktioniert und wie Sie damit Ihr Projekt sicher ins Ziel führen.
Was ist Scrum?
Scrum ist eine agile Methode der Teamarbeit. Die Teammitglieder arbeiten nach festgelegten Regeln eigenverantwortlich zusammen und stimmen ihre Arbeitsergebnisse schrittweise in kurzen Zeitabschnitten untereinander ab. So fokussieren Sie sich auf schnelle Umsetzung und dynamische Prozesse. Dazu zerlegen Sie die Komplexität Ihres Projekts, in dem Sie es in kleinere Einheiten herunterbrechen und sich wiederholende Arbeitsprozesse solange fortführen, bis das Projektziel erreicht ist. Wesentliche Teile der Projektanforderungen und mögliche Lösungsansätze bleiben zu Beginn bewusst unklar. Anstatt mit starren und detailgenauen Lasten- und Pflichtenheften, arbeitet das Scrum-Team in sogenannten Sprints nach dem Prinzip von Transparenz, Abgleich und Anpassung.
Für welche Projekte eignet sich die Methode?
Ursprünglich stammt Scrum aus dem Bereich der agilen Softwareentwicklung. Von daher liegt nah, dass sich das Tool besonders für die Entwicklung von innovativen Produkten oder Dienstleistungen eignet. Vor allem, wenn Sie noch nicht so genau wissen, was und wie etwas am Ende herauskommen soll. Prinzipiell ermöglicht Ihnen diese Methode jedoch auch, anders gelagerte Projektaufgaben anzugehen. Drei Begriffe stehen im Fokus: Rollen, Artefakte und Ereignisse. Rollen differenzieren die einzelnen Funktionen der Teammitglieder. Artefakte unterstützen, um Anforderungen und Arbeitsergebnisse zu dokumentieren. In Scrum kommt das Team in regelmäßigen Zeitabschnitten zusammen. Dabei plant es die Projektschritte, bespricht noch abzuarbeitende bzw. erledigte Aufgaben. Retrospektiv schaut das Team, welche potenziellen Verbesserungen sich im Ablauf und der Zusammenarbeit ergeben haben. Diese Zusammenkünfte nennt man Ereignisse.
Die drei Scrum-Rollen
Ein Scrum-Team besteht aus den folgenden drei Rollen:
- Product Owner
- Entwicklungsteam
- Scrum Master
Als Product Owner verantworten Sie in Scrum-Projekten den Produkterfolg. Sie stehen sowohl für die Nutzer des Produktes als auch für die Stakeholder. Also für alle, die Interessen am Produkterfolg haben. In dieser Rolle entscheiden Sie über die Eigenschaften des Produktes. Sie priorisieren die Vorgehensweise und erläutern Ihrem Entwicklerteam die notwendigen Schritte. Sie halten regelmäßig Rücksprache mit den Stakeholdern. So eruieren Sie iterativ, welche Bedürfnisse und Wünsche existieren. Diese Erkenntnisse tragen Sie dann in Ihr Scrum-Team. Wichtig: Formulieren Sie Anforderungen möglichst aus der Anwendersicht.
Die Größe des Entwicklungsteams ergibt sich abhängig von den Anforderungen. Es sollten mindestens drei aber höchstens neun Mitglieder sein. Die Spanne muss alle benötigten Kompetenzen abdecken, den Koordinierungsaufwand jedoch in Grenzen halten. Das Team liefert dem Product Owner die von ihm gewünschten Produktfunktionalitäten in der von ihm festgelegten Reihenfolge. Es verantwortet zudem die Einhaltung vereinbarter Qualitätsstandards. Dabei organisiert sich in Scrum-Projekten das Entwicklungsteam selbst und arbeitet interdisziplinär.
In der Rolle als Scrum Master sorgen Sie zugleich als Coach dafür, dass Scrum funktioniert und gelingt. Sie arbeiten mit dem Entwicklungsteam zusammen, ohne aber selbst dazuzugehören. Sie erläutern die Regeln, überprüfen, ob sie eingehalten werden und kümmern sich, wenn Probleme auftreten. Etwa in Form mangelnder Kommunikation oder gestörter Zusammenarbeit. Als Scrum Master geben Sie allerdings keine Arbeitsanweisungen und besitzen keinerlei disziplinarische Handhabe.
Die drei Scrum-Artefakte
Um den Projektfortschritt für alle Beteiligten transparent zu steuern und zu dokumentieren, nutzen Sie drei sogenannte Artefakte:
- Product Backlog
Hier versammeln sich sämtliche Eigenschaften und Funktionen, die das Produkt haben soll. Zu Projektbeginn stellt sich die Liste eher grob dar. Durch regelmäßigen Austausch zwischen Stakeholdern, Product Owner und Entwicklungsteam, gestaltet sich das Product Backlog im Projektverlauf immer detaillierter. - Sprint Backlog
Anstehende Aufgaben und Anforderungen notiert das Team im Sprint Backlog. Diese arbeitet das Entwicklungsteam in einem vorgegebenen Zeitintervall, dem Sprint, ab. Ein Sprint in Scrum-Projekten dauert max. 4 Wochen, üblicherweise 14 Tage. - Product Increment
Das am Ende eines Sprints erzielte Teilergebnis nennt man Product Increment. In diesem Zwischenstadium sind alle bis dahin umgesetzten Arbeiten der vorangegangenen Sprints enthalten. Wichtig: Am Ende eines jeden Sprints muss das vorliegende Inkrement als “Done” bewertet sein.
Die vier Scrum-Ereignisse
Ein Scrum-Prozess verläuft in Ereignissen, die festen Zeitfenstern (Timebox) folgen. Man unterscheidet vier Ereignisse:
- Sprint Planning
Hier legt das Scrum-Team fest, welche Aufgaben im nächsten Sprint wie erledigt werden sollen. Dieses Sprint-Ziel ergibt sich aus den Einträgen im Product Backlog und den vom Product Owner gesetzten Prioritäten. Außerdem: an der Stelle formuliert das Team klar, wann eine Aufgabe als erledigt gilt und ein Teilergebnis (Product Increment) als „Done“ klassifiziert wird. - Daily Scrum
In täglichen Zusammenkünften von etwa 15 Minuten berichtet jedes Teammitglied, was es seit dem letzten Daily Scrum erledigt hat. Und was es bis zum nächsten Daily Scrum noch zu tun gibt. Auch berichtet es von etwaigen Arbeitsbehinderungen. Hier unterstützt der Scrum Master, die vorliegenden Störungen zu beseitigen. Auf dem „Sprint-Burndown-Chart“ wird der Projektstatus sichtbar und, ob sich das Team noch im vorgegebenen Zielkorridor befindet. - Sprint Review
Zum Abschluss eines Sprints stellt das Team im Review dem Product Owner Ergebnisse und Teil-Produkte vor. Dieser prüft, ob die vereinbarten Kriterien eingehalten wurden und der Definition „Done“ entsprechen. Fällt seine Überprüfung positiv aus, gilt das Sprint-Ergebnis als abgenommen. Der Eintrag im Sprint Backlog kann abgehakt werden. Hierdurch aktualisiert sich zugleich der Product Backlog. Dieser Prozess wiederholt sich bis zur abschließend fertigen Produktentwicklung. - Sprint-Retrospektive
Sie unterstützt den Lernprozess für künftige Projekte. Dazu tauschen sich zwischen einem Sprint Review und dem nächsten Sprint Planning die Teammitglieder aus. Diskutiert werden bspw. Aspekte wie Zusammenarbeit, Abläufe oder Kommunikation. Das Team hält fest, was für den nächsten Sprint verbessert werden sollte.
Fazit
Agile Methoden übertreffen nachweislich klassische Ansätze im Projektmanagement hinsichtlich des Projekterfolgs. Als Anwender sollten Sie dennoch berücksichtigen, dass die Methode von Menschen angewendet wird. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass sich die Lehrbuchversion nicht immer 1:1 auf jedes Projekt anwenden lässt. Nutzen Sie das Tool, dann liegen folgende zehn Vorteile von Scrum auf Ihrer Seite:
- Sie reduzieren Komplexität, in dem Sie Ihr Projekt in kleine Einheiten zerlegen.
- Sie fokussieren sich auf relevante Produkteigenschaften und die zu erledigenden Aufgaben.
- Sie nehmen Änderungswünsche und neue Entwicklungen rechtzeitig auf.
- Sie treiben Ihr Scrum-Projekt in dynamischen Schritten „in time“ zum Ziel.
- Sie steuern und dokumentieren kontinuierlich und transparent.
- Sie erkennen schnell Fehlentwicklungen und reagieren frühzeitig auf Störungen.
- Sie halten alle Beteiligten zeitnah im gegenseitigen Austausch.
- Sie sorgen dafür, dass alle im Scrum-Team wissen, was sie bis wann zu tun haben.
- Sie fördern eine sich selbstorganisierende und interdisziplinäre Arbeitsweise.
- Sie lernen gemeinsam für Ihr nächstes Scrum-Projekt.
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