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Mitarbeiterkommunikation – ein strategischer Wettbewerbsvorteil

Die Mitarbeiterkommunikation kann für Ihr Unternehmen ein strategischer Wettbewerbsvorteil sein, der perspektivisch Kosten spart, Innovation fördert sowie Fachkräfte und Talente bindet. Voraussetzung für diese Effekte: Sie sind von den Vorteilen einer transparenten, vertrauensvollen und wertschätzenden Mitarbeiterkommunikation überzeugt. Darüber hinaus muss sie entsprechend gestaltet und im Unternehmen auch gelebt werden.

Definition Mitarbeiterkommunikation

Mitarbeiterkommunikation orientiert sich in Abgrenzung zu der nach außen gerichteten Unternehmenskommunikation nach innen. Daher wird Mitarbeiterkommunikation auch als interne Kommunikation bezeichnet. Sie umfasst den kommunikativen Austausch von Informationen, Nachrichten oder auch Meinungen zu bestimmten Themen innerhalb des Unternehmens und zwischen seinen Mitarbeitenden. Mitarbeiterkommunikation verfolgt dabei im Wesentlichen folgende Zielsetzungen:

  • Abholen und mitnehmen von Mitarbeitenden, um ihnen sowohl die Komplexität von Unternehmensprozessen als auch relevante Zukunftsthemen transparent zu vermitteln.
  • Bei den Mitarbeitenden Interesse wecken und Einsicht schaffen für einen kontinuierlichen unternehmerischen Wandel.
  • Mitarbeitende bei der Gestaltung des Wandels aktiv einbeziehen, so dass Identität mit den eigenen Aufgaben und mit dem „Warum“ des Unternehmens entsteht.

Mitarbeiterkommunikation umfasst damit sowohl die Umsetzung von Strategien und Maßnahmen in Bezug auf die interne Kommunikation als auch hinsichtlich der Themen Mitarbeitermotivation, Engagement und Commitment.

Mitarbeiterkommunikation – darum ist sie wichtig

Mitarbeiterkommunikation ist zunächst die Basis für eine sowohl effektive als auch effiziente Arbeitsorganisation. Nur wenn Ziele, Prozesse und Ergebnisse transparent sind und jeder um seinen individuellen Aufgabenbereich sowie den der Kolleg*innen weiß, lässt sich die Arbeitsproduktivität wettbewerbsfähig gestalten. Darüber hinaus definiert und prägt gelebte Mitarbeiterkommunikation vice versa maßgeblich die Unternehmenskultur. Dabei kommt nicht nur dem täglichen formellen und informellen Umgang miteinander Bedeutung zu, sondern auch dem Umgang mit Erfolgen, Fehlern und Veränderungen. Das berühmte Zitat des amerikanischen Ökonomen Peter Drucker „culture eats strategy for breakfast“ deutet auf die Wichtigkeit einer funktionierenden Unternehmenskultur hin – und damit implizit auch auf die Bedeutung einer zeitgemäßen Mitarbeiterkommunikation. Dafür seien beispielhaft drei Themenbereiche genannt:

  • Digitale Kommunikation und DemografieGerade in Zeiten neuer Kommunikations-Technologien und zunehmender Digitalisierung bleiben persönliche Begegnungen mit direkter Kommunikation mehr und mehr auf der Strecke. Hier gilt es im Bereich der Mitarbeiterkommunikation adäquaten Ausgleich zu schaffen, damit weder Isolierung noch Entfremdung entstehen. Besonders ist darauf zu achten, wenn im Unternehmen (noch) auf eine gesunde generationsübergreifende Mischung aus jüngeren aber auch älteren Mitarbeiter*innen gesetzt wird.
  • Agile und dezentrale ArbeitsorganisationSowohl die dispositive Arbeit an sich als auch ihre Organisation und Umsetzung unterliegen kontinuierlichen Veränderungen, die erheblich durch die digitalen Entwicklungen in Bezug auf die Gestaltung unseres Arbeitsalltags bestimmt werden. Softwarebasierte Tools, neue Projektmanagement-Techniken wie bspw. Scrum, weitreichende Automatisierungsprozesse sowie ein zunehmend dezentrales Arbeiten, stellen hohe Anforderungen an die Gestaltung wirksamer Mitarbeiterkommunikation.
  • Gewinnen und binden von Mitarbeiter*innenDer Arbeitsmarkt qualifizierter und leistungsfähiger Fachkräfte hat sich zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt. Das bedeutet, dass es immer mehr die Unternehmen sind, die mit ihrem Profil und ihren Vorzügen um die Gunst potenzieller Mitarbeiter*innen werben müssen. Noch bevor es überhaupt zu einer Zusammenarbeit kommt, steht die Mitarbeiterkommunikation im Zuge von Stellenausschreibung, Einladungsprozess, Führung von Bewerbungsgesprächen sowie Auswahlprozess auf dem Prüfstand.
Mitarbeiterkommunikation

Aspekte erfolgreicher Mitarbeiterkommunikation

Mitarbeiterkommunikation bezieht sich sowohl auf die verbale als auch nonverbale Kommunikation im Unternehmen. Sie unterscheidet zudem zwischen formeller (auf offiziell definierten Kommunikationskanälen im Unternehmen) und informeller Kommunikation (Flurfunk, Gerüchteküche). Mitarbeiterkommunikation verläuft dabei im Wesentlichen sowohl wechselseitig als auch einseitig zwischen den Ebenen von Mitarbeitern und Management:

  • Vertikale Kommunikation – wechselseitige Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
  • Horizontale Kommunikation – wechselseitige Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf gleicher Hierarchieebene
  • Top-down-Kommunikation – einseitige Kommunikation von Führungsebene zu Mitarbeitern
  • Upward-Kommunikation – einseitige Kommunikation (meist in Form von Berichten und Reportings) von Mitarbeitern zu Führungsebene

Um Mitarbeiterkommunikation erfolgreich gestalten zu können, ist es daher wichtig zu wissen, welche inhaltlichen Aspekte interne Kommunikation umfasst. Diese können mit den vier grundsätzlichen folgenden Themenbereichen beschrieben werden:

  • Information
  • Wissenstransfer
  • Dialog
  • Motivation

Als erfolgreich können Sie Ihre Mitarbeiterkommunikation dann werten, wenn Sie Ihre damit verbundenen Ziele erreichen. Informieren Sie anlassbezogen, eindeutig (Botschaft), zielgenau (Adressat) sowie termingerecht. Formate, Kanäle und Inhalte sollten Sie so wählen, dass die Adressaten einen barrierefreien Zugang zu diesen Informationen haben und diese aufnehmen und verwerten können. Wenn Dialog gewünscht wird, laden Sie den Teilnehmerkreis entsprechend ein und wählen Sie dafür geeignete Formate. Soll Mitarbeiterkommunikation die Motivation, Arbeitszufriedenheit und Identifikation Ihrer Belegschaft stärken, sollte sie sich kongruent zur bestehenden Unternehmenskultur verhalten. Dazu gehören bspw. eine angstbefreite Lern- und Fehlerkultur sowie ein vertrauensvoller und transparenter Wissenstransfer.

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Formate für die Mitarbeiterkommunikation

Für die Gestaltung erfolgreicher Mitarbeiterkommunikation haben sich in der Praxis eine Reihe von Formaten etabliert:

  • Seminare, Workshops, Trainings, Lernwelten
  • Meetings
  • Mitarbeitergespräche
  • "Schwarzes Brett"
  • (Social) Intranet mit persönlichen Profilen und themenbezogenen Blogs
  • Newsletter, Flyer, Rundschreiben, E-Mails, Videobotschaften, Podcasts
  • Unternehmenszeitung, Magazine
  • Events, Mitarbeiterveranstaltungen

Viele der hier aufgezählten Möglichkeiten bergen die Gefahr, sich entweder im Laufe der Zeit abzunutzen und damit ihre Wirkung zu verfehlen oder aber von der Belegschaft nicht angenommen zu werden. Um eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation gemäß den verfolgten Zielen umzusetzen, kommt es daher immer stärker darauf an, dass Sie etablierte Formate variabel, innovativ und attraktiv ausgestalten. Monotone Monologe, einseitig geführte Dialoge, wenig wertschätzende Aufforderungen oder lieblos organisierte Mitarbeiterveranstaltungen wirken hier eher kontraproduktiv.

Mitarbeiterkommunikation_Grafik

Digitale Mitarbeiterkommunikation – Chance oder Herausforderung?

Digitale Mitarbeiterkommunikation muss sich unter anderem drei elementaren Herausforderungen stellen:

  • Sie muss die gesamte Mitarbeiterschaft (barrierefrei) erreichen.
  • Dabei sind ein heterogenes Nutzungsverhalten und ggf. auch ein potenzielles Verweigerungsverhalten innerhalb der Belegschaft zu berücksichtigen.
  • Die Bereitstellung notwendiger personeller wie technischer Ressourcen muss bewilligt und gewährleistet sein.

Ob eine zunehmend digitale Mitarbeiterkommunikation gelingt und somit als Chance gesehen werden kann, hängt im Wesentlichen von der Belegschaft, ihrer Lernbereitschaft und der vorherrschenden Unternehmenskultur ab. Zu einer Herausforderung wird die digitale interne Kommunikation dann, wenn sie verordnet, einseitig ausgerufen und auf Knopfdruck erwartet wird.

Sollten Sie mit der Ausgestaltung von Mitarbeiterkommunikation betraut sein, kann ein vielversprechender Ansatz sein, vermehrt auf audiovisuelle Elemente und z.B. auf das Prinzip „Gamification“ (spielerische Art der Vermittlung von Inhalten) zu setzen. Dies erfordert einerseits in dem hierfür zuständigen Bereich (neue) Kompetenzen. Andererseits kann genau dies zum Vorbild werden und über ein gemeinsames Annähern und spielerisches Ausprobieren den Zugang erleichtern. Insbesondere achtsam sollten Sie mit dem Aspekt der Kontrollmöglichkeit durch digitale Instrumente umgehen. Ihre Mitarbeiter müssen überzeugt sein und darauf vertrauen können, dass Mitarbeiterkommunikation nicht zu Kontrollzwecken missbraucht wird.

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Fazit

Mitarbeiterkommunikation, ob analog oder digital, bietet vielseitige Möglichkeiten, die Herausforderungen im Arbeitsalltag gemeinsam erfolgreicher zu meistern. Dem bekannten Kommunikationsforscher Paul Watzlawick wird das Zitat zugeordnet „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Wenn Sie Mitarbeiterkommunikation in Ihrem Unternehmen also nicht selbst aktiv gestalten, findet dennoch Kommunikation statt. Diese nimmt dann so oder so erheblichen Einfluss auf die dadurch entstehende Unternehmenskultur.

Die Herausforderung liegt insbesondere darin, dass Sie weder Kommunikation noch Kultur einfach bestimmen können. Es handelt sich vielmehr um einen sich wechselseitig beeinflussenden Entstehungsprozess. Authentizität, Aufrichtigkeit und Professionalität sind dabei Grundlage für eine wertschätzende und gleichzeitig konstruktive Mitarbeiterkommunikation. Sie verfolgt letztlich das Ziel, im Unternehmen die Voraussetzungen zu schaffen, dass sich alle am Unternehmenserfolg Beteiligten auf die gemeinsame Aufgabe fokussieren können. Wenn Sie Ihrer Mitarbeiterkommunikation einen gestalteten Rahmen geben, haben sie zwar immer noch keine 100%ige Kontrolle, aber gute Chancen, einen gezielten Einfluss darauf nehmen zu können.

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Unser Experte helft Ihnen gerne weiter!Jonas Gran

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Collaboration-Tools — gemeinsam Großes erreichen

Collaboration-Tools verändern die heutige Arbeitswelt: Sie ermöglichen eine effizientere Kommunikation, eine bessere Absprache im Team sowie eine koordinierte Bearbeitung von anfallenden Aufgaben und Projekten. Diese Form der computergestützten Zusammenarbeit hat die Art und Weise, wie Teams miteinander arbeiten, nachhaltig beeinflusst. Grundprinzip aller Tools, die sich diesem Segment zuordnen lassen, ist der Informationsaustausch und die Kommunikation von Personen.

Was sind Collaboration-Tools?

Der Begriff „Collaboration-Tools“ bezeichnet übergreifend jede Form der digitalen oder technisch unterstützten Zusammenarbeit. Hierbei handelt es sich häufig um Apps oder andere Formen von Software, die es Personen ermöglichen, zeitgleich auf dieselben Dateien zuzugreifen. Häufig werden diese Tools zwecks Präsentationen, Meetings oder für Konferenzen parallel mit anderen Medien genutzt, um Sachverhalte für Gesprächspartner verständlicher machen zu können. Einige Tools bieten weitere interne Funktionen, die dies unterstützen und es beispielsweise ermöglichen, Notizen für die weitere Bearbeitung zu hinterlassen. Somit bieten diese Tools eine Plattform, um auf digitaler Ebene miteinander zu interagieren und so effizienter an gemeinsamen Projekten zu arbeiten.

Collaboration-Tools
Collaboration-Tool Microsoft Office 365
Digital Brand Manager (DIM)

Welche Vorteile bieten Collaboration-Tools?

Die Modernisierung der interaktiven Arbeit bringt einige wichtige Vorteile mit sich. So können räumlich getrennte Teams weiterhin effizient an denselben Aufgaben arbeiten. Zudem bieten sie die Möglichkeit, Kompetenzen und Kenntnisse durch die gemeinsame Bearbeitung zu vermitteln und erweitern daher ebenfalls das Bildungsangebot. Aus diesem Grund erfreuen sich diese Tools nicht nur bei Berufstätigen, sondern auch bei Studenten und Schülern zunehmender Beliebtheit. Letztere profitieren ebenfalls von den genannten Vorteilen, wenn sie zum Beispiel gemeinsame Arbeiten verfassen müssen oder sich von Kommilitonen dabei unterstützen lassen, sich neues Wissen anzueignen. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der durch die zahlreichen Vorteile der Collaboration-Tools ermöglicht wird, ist das sogenannte „Home Office“. Kann der Arbeitsplatz aufgrund von Krankheit oder anderer Faktoren nicht aufgesucht werden, bieten diese Tools die Möglichkeit, Büro-, Verwaltungs- und Planungstätigkeiten interaktiv mit anderen Angestellten auch von zu Hause aus wahrzunehmen.

Collaboration-Tools
Microsoft Office 365 Anwendungen

Die Nachteile der Collaboration-Tools

Wie in vielen anderen Lebensbereichen, die aufgrund der Digitalisierung stärker verknüpft und zugänglicher geworden sind, bieten auch Collaboration-Tools Grund zur Diskussion, wenn es um die Privatsphäre und den Datenschutz geht. Die allgegenwärtige Zugänglichkeit von Projekten und Teils streng vertraulichen Informationen bedarf eines verstärkten Schutzes und diverser Sicherheitsmaßnahmen, um vor unrechtmäßiger Vervielfältigung, Sabotage oder anderen Formen des Informationsmissbrauchs geschützt zu sein. Trotz diverser interner Schutzmaßnahmen, die diese Programme bieten, ist ein ausnahmsloser Schutz jedoch keineswegs gewährleistet. Ein weiterer Kritikpunkt, der im Kontext mit Collaboration-Tools diskutiert wird, ist die zunehmende Überwachung und Kontrolle (der Arbeitsleistung). Neben dem Vorteil möglicher Effizienzsteigerungen können sie auch zur Folge haben kann, dass Mitarbeiter verstärkt unter psychischem Druck stehen.

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Fazit

Collaboration-Tools haben den Arbeitsmarkt nachhaltig verändert und revolutioniert, denn in vielen Bereichen profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von ihren Vorzügen. Aus diesem Grund ist Software dieser Art bereits zum festen Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Die Vorzüge sind jedoch unter Vorbehalt berechtigter Risiken zu genießen, da diese Tools nicht uneingeschränkt vor Missbrauch zu schützen sind und eine unverhältnismäßige Überwachung begünstigen. Schlussendlich sind Collaboration-Tools daher differenziert zu betrachten und keineswegs rein positiv oder völlig negativ zu werten. Die Vor- und Nachteile sollten stets abgewogen werden und möglichen Risiken im Vorfeld vorgebeugt werden.