Die Mitarbeiterkommunikation kann für Ihr Unternehmen ein strategischer Wettbewerbsvorteil sein, der perspektivisch Kosten spart, Innovation fördert sowie Fachkräfte und Talente bindet. Voraussetzung für diese Effekte: Sie sind von den Vorteilen einer transparenten, vertrauensvollen und wertschätzenden Mitarbeiterkommunikation überzeugt. Darüber hinaus muss sie entsprechend gestaltet und im Unternehmen auch gelebt werden.
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Definition Mitarbeiterkommunikation
Mitarbeiterkommunikation orientiert sich in Abgrenzung zu der nach außen gerichteten Unternehmenskommunikation nach innen. Daher wird Mitarbeiterkommunikation auch als interne Kommunikation bezeichnet. Sie umfasst den kommunikativen Austausch von Informationen, Nachrichten oder auch Meinungen zu bestimmten Themen innerhalb des Unternehmens und zwischen seinen Mitarbeitenden. Mitarbeiterkommunikation verfolgt dabei im Wesentlichen folgende Zielsetzungen:
- Abholen und mitnehmen von Mitarbeitenden, um ihnen sowohl die Komplexität von Unternehmensprozessen als auch relevante Zukunftsthemen transparent zu vermitteln.
- Bei den Mitarbeitenden Interesse wecken und Einsicht schaffen für einen kontinuierlichen unternehmerischen Wandel.
- Mitarbeitende bei der Gestaltung des Wandels aktiv einbeziehen, so dass Identität mit den eigenen Aufgaben und mit dem „Warum“ des Unternehmens entsteht.
Mitarbeiterkommunikation umfasst damit sowohl die Umsetzung von Strategien und Maßnahmen in Bezug auf die interne Kommunikation als auch hinsichtlich der Themen Mitarbeitermotivation, Engagement und Commitment.
Mitarbeiterkommunikation – darum ist sie wichtig
Mitarbeiterkommunikation ist zunächst die Basis für eine sowohl effektive als auch effiziente Arbeitsorganisation. Nur wenn Ziele, Prozesse und Ergebnisse transparent sind und jeder um seinen individuellen Aufgabenbereich sowie den der Kolleg*innen weiß, lässt sich die Arbeitsproduktivität wettbewerbsfähig gestalten. Darüber hinaus definiert und prägt gelebte Mitarbeiterkommunikation vice versa maßgeblich die Unternehmenskultur. Dabei kommt nicht nur dem täglichen formellen und informellen Umgang miteinander Bedeutung zu, sondern auch dem Umgang mit Erfolgen, Fehlern und Veränderungen. Das berühmte Zitat des amerikanischen Ökonomen Peter Drucker „culture eats strategy for breakfast“ deutet auf die Wichtigkeit einer funktionierenden Unternehmenskultur hin – und damit implizit auch auf die Bedeutung einer zeitgemäßen Mitarbeiterkommunikation. Dafür seien beispielhaft drei Themenbereiche genannt:
- Digitale Kommunikation und DemografieGerade in Zeiten neuer Kommunikations-Technologien und zunehmender Digitalisierung bleiben persönliche Begegnungen mit direkter Kommunikation mehr und mehr auf der Strecke. Hier gilt es im Bereich der Mitarbeiterkommunikation adäquaten Ausgleich zu schaffen, damit weder Isolierung noch Entfremdung entstehen. Besonders ist darauf zu achten, wenn im Unternehmen (noch) auf eine gesunde generationsübergreifende Mischung aus jüngeren aber auch älteren Mitarbeiter*innen gesetzt wird.
- Agile und dezentrale ArbeitsorganisationSowohl die dispositive Arbeit an sich als auch ihre Organisation und Umsetzung unterliegen kontinuierlichen Veränderungen, die erheblich durch die digitalen Entwicklungen in Bezug auf die Gestaltung unseres Arbeitsalltags bestimmt werden. Softwarebasierte Tools, neue Projektmanagement-Techniken wie bspw. Scrum, weitreichende Automatisierungsprozesse sowie ein zunehmend dezentrales Arbeiten, stellen hohe Anforderungen an die Gestaltung wirksamer Mitarbeiterkommunikation.
- Gewinnen und binden von Mitarbeiter*innenDer Arbeitsmarkt qualifizierter und leistungsfähiger Fachkräfte hat sich zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt. Das bedeutet, dass es immer mehr die Unternehmen sind, die mit ihrem Profil und ihren Vorzügen um die Gunst potenzieller Mitarbeiter*innen werben müssen. Noch bevor es überhaupt zu einer Zusammenarbeit kommt, steht die Mitarbeiterkommunikation im Zuge von Stellenausschreibung, Einladungsprozess, Führung von Bewerbungsgesprächen sowie Auswahlprozess auf dem Prüfstand.
Aspekte erfolgreicher Mitarbeiterkommunikation
Mitarbeiterkommunikation bezieht sich sowohl auf die verbale als auch nonverbale Kommunikation im Unternehmen. Sie unterscheidet zudem zwischen formeller (auf offiziell definierten Kommunikationskanälen im Unternehmen) und informeller Kommunikation (Flurfunk, Gerüchteküche). Mitarbeiterkommunikation verläuft dabei im Wesentlichen sowohl wechselseitig als auch einseitig zwischen den Ebenen von Mitarbeitern und Management:
- Vertikale Kommunikation – wechselseitige Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
- Horizontale Kommunikation – wechselseitige Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf gleicher Hierarchieebene
- Top-down-Kommunikation – einseitige Kommunikation von Führungsebene zu Mitarbeitern
- Upward-Kommunikation – einseitige Kommunikation (meist in Form von Berichten und Reportings) von Mitarbeitern zu Führungsebene
Um Mitarbeiterkommunikation erfolgreich gestalten zu können, ist es daher wichtig zu wissen, welche inhaltlichen Aspekte interne Kommunikation umfasst. Diese können mit den vier grundsätzlichen folgenden Themenbereichen beschrieben werden:
- Information
- Wissenstransfer
- Dialog
- Motivation
Als erfolgreich können Sie Ihre Mitarbeiterkommunikation dann werten, wenn Sie Ihre damit verbundenen Ziele erreichen. Informieren Sie anlassbezogen, eindeutig (Botschaft), zielgenau (Adressat) sowie termingerecht. Formate, Kanäle und Inhalte sollten Sie so wählen, dass die Adressaten einen barrierefreien Zugang zu diesen Informationen haben und diese aufnehmen und verwerten können. Wenn Dialog gewünscht wird, laden Sie den Teilnehmerkreis entsprechend ein und wählen Sie dafür geeignete Formate. Soll Mitarbeiterkommunikation die Motivation, Arbeitszufriedenheit und Identifikation Ihrer Belegschaft stärken, sollte sie sich kongruent zur bestehenden Unternehmenskultur verhalten. Dazu gehören bspw. eine angstbefreite Lern- und Fehlerkultur sowie ein vertrauensvoller und transparenter Wissenstransfer.
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Formate für die Mitarbeiterkommunikation
Für die Gestaltung erfolgreicher Mitarbeiterkommunikation haben sich in der Praxis eine Reihe von Formaten etabliert:
- Seminare, Workshops, Trainings, Lernwelten
- Meetings
- Mitarbeitergespräche
- “Schwarzes Brett”
- (Social) Intranet mit persönlichen Profilen und themenbezogenen Blogs
- Newsletter, Flyer, Rundschreiben, E-Mails, Videobotschaften, Podcasts
- Unternehmenszeitung, Magazine
- Events, Mitarbeiterveranstaltungen
Viele der hier aufgezählten Möglichkeiten bergen die Gefahr, sich entweder im Laufe der Zeit abzunutzen und damit ihre Wirkung zu verfehlen oder aber von der Belegschaft nicht angenommen zu werden. Um eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation gemäß den verfolgten Zielen umzusetzen, kommt es daher immer stärker darauf an, dass Sie etablierte Formate variabel, innovativ und attraktiv ausgestalten. Monotone Monologe, einseitig geführte Dialoge, wenig wertschätzende Aufforderungen oder lieblos organisierte Mitarbeiterveranstaltungen wirken hier eher kontraproduktiv.
Digitale Mitarbeiterkommunikation – Chance oder Herausforderung?
Digitale Mitarbeiterkommunikation muss sich unter anderem drei elementaren Herausforderungen stellen:
- Sie muss die gesamte Mitarbeiterschaft (barrierefrei) erreichen.
- Dabei sind ein heterogenes Nutzungsverhalten und ggf. auch ein potenzielles Verweigerungsverhalten innerhalb der Belegschaft zu berücksichtigen.
- Die Bereitstellung notwendiger personeller wie technischer Ressourcen muss bewilligt und gewährleistet sein.
Ob eine zunehmend digitale Mitarbeiterkommunikation gelingt und somit als Chance gesehen werden kann, hängt im Wesentlichen von der Belegschaft, ihrer Lernbereitschaft und der vorherrschenden Unternehmenskultur ab. Zu einer Herausforderung wird die digitale interne Kommunikation dann, wenn sie verordnet, einseitig ausgerufen und auf Knopfdruck erwartet wird.
Sollten Sie mit der Ausgestaltung von Mitarbeiterkommunikation betraut sein, kann ein vielversprechender Ansatz sein, vermehrt auf audiovisuelle Elemente und z.B. auf das Prinzip „Gamification“ (spielerische Art der Vermittlung von Inhalten) zu setzen. Dies erfordert einerseits in dem hierfür zuständigen Bereich (neue) Kompetenzen. Andererseits kann genau dies zum Vorbild werden und über ein gemeinsames Annähern und spielerisches Ausprobieren den Zugang erleichtern. Insbesondere achtsam sollten Sie mit dem Aspekt der Kontrollmöglichkeit durch digitale Instrumente umgehen. Ihre Mitarbeiter müssen überzeugt sein und darauf vertrauen können, dass Mitarbeiterkommunikation nicht zu Kontrollzwecken missbraucht wird.
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Fazit
Mitarbeiterkommunikation, ob analog oder digital, bietet vielseitige Möglichkeiten, die Herausforderungen im Arbeitsalltag gemeinsam erfolgreicher zu meistern. Dem bekannten Kommunikationsforscher Paul Watzlawick wird das Zitat zugeordnet „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Wenn Sie Mitarbeiterkommunikation in Ihrem Unternehmen also nicht selbst aktiv gestalten, findet dennoch Kommunikation statt. Diese nimmt dann so oder so erheblichen Einfluss auf die dadurch entstehende Unternehmenskultur.
Die Herausforderung liegt insbesondere darin, dass Sie weder Kommunikation noch Kultur einfach bestimmen können. Es handelt sich vielmehr um einen sich wechselseitig beeinflussenden Entstehungsprozess. Authentizität, Aufrichtigkeit und Professionalität sind dabei Grundlage für eine wertschätzende und gleichzeitig konstruktive Mitarbeiterkommunikation. Sie verfolgt letztlich das Ziel, im Unternehmen die Voraussetzungen zu schaffen, dass sich alle am Unternehmenserfolg Beteiligten auf die gemeinsame Aufgabe fokussieren können. Wenn Sie Ihrer Mitarbeiterkommunikation einen gestalteten Rahmen geben, haben sie zwar immer noch keine 100%ige Kontrolle, aber gute Chancen, einen gezielten Einfluss darauf nehmen zu können.
Herr Jonas Gran
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