Gutes Feedback geben – 5 wichtige Feedbackregeln

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Viele Lehrer, Abteilungsleiter, aber auch Schüler und Mitarbeiter sind sich einig: Gutes Feedback kann dabei helfen, besser zu werden und an sich zu arbeiten. Denn: Nur wer weiß, was er falsch gemacht hat, kann Fehler in Zukunft vermeiden. Daher sollte auch Feedback, in dessen Zusammenhang Verbesserungsvorschläge unterbreitet werden, nie als negativ aufgefasst werden. Damit genau das jedoch möglich ist, ist es wichtig, die Konstruktivität zu wahren. Aber: Was bedeutet es eigentlich, konstruktiv Feedback zu geben? Worauf sollten diejenigen, die eine Leistung bewerten, achten? Und gibt es eine Art Anleitung für ein möglichst effektives und erfolgreiches Feedbackgespräch? 

Die folgenden Abschnitte liefern Antworten auf diese und weitere Fragen. Gleichzeitig zeigen sie auf, dass es nicht nur wichtig ist, richtig Feedback zu geben, sondern auch richtig auf Feedback zu reagieren. Hier gibt es teilweise deutliche Unterschiede. Eines sollten die Beteiligten eines Feedbackgesprächs auch immer im Hinterkopf behalten: Es geht nicht darum, Kritik zu äußern, sondern vielmehr darum, das Potential des jeweils anderen zu unterstreichen und noch besser nutzbar zu machen. Viele Unternehmen haben den möglichen Nutzen von Feedbackgesprächen bereits erkannt und sie in regelmäßigen Abständen in ihre Abläufe eingeplant. Somit hat sich Feedback zu einem wichtigen Bestandteil der Personalführung entwickelt. Zurecht.

Was ist ein konstruktives Feedback?  

Wer sich vorgenommen hat, in Zukunft nur noch konstruktives Feedback zu geben, sollte selbstverständlich auch wissen, durch welche Details sich konstruktives von unkonstruktivem Feedback unterscheidet. Als Grundregel gilt: Eine Rückmeldung dieser Art gilt dann als konstruktiv, wenn es den betreffenden Personen gelingt, ein klares Bild davon zu vermitteln, was von ihnen erwartet wird. Ziel sollte es immer sein, die Arbeitsweise und die Arbeitsergebnisse zu verbessern, ohne den anderen zu demütigen oder in seiner Leistung zu schmälern.  

Ein positiver Nebeneffekt: Wer in seinen Mitarbeitergesprächen auf konstruktives Feedback setzt, kann unter anderem auch eine positive Arbeitsatmosphäre unterstützen und seine Wertschätzung für sein Team unterstreichen. Zudem kann sich konstruktives Feedback unter anderem auch positiv auf die Arbeitsmoral der betreffenden Mitarbeiter auswirken.  

Typische Charakteristika von positivem Feedback sind die folgenden Punkte:  

  1. Es geht nicht darum, einen Mitarbeiter zu kritisieren, sondern vielmehr darum, ihm aufzuzeigen, was er besser machen könnte.  
  2. Vielen Vorgesetzten ist es im Zusammenhang mit konstruktivem Feedback auch wichtig, Ratschläge an die Hand zu geben. Auf diese Weise bieten sich oft neue Perspektiven. 
  3. Konstruktives Feedback muss nicht nur aus Lob und nicht nur aus Kritik bestehen. Oft handelt es sich hierbei um eine Mischung aus beidem, die in einem angenehmen (!) Gespräch übermittelt wird.  
  4. Persönliche Kommentare oder gar Beleidigungen spielen beim konstruktiven Feedback absolut keine Rolle! Hier geht es ausschließlich um den Mitarbeiter und seine Arbeitsweise und nicht darum, ob er mit seinem Vorgesetzten auch privat auf einer Wellenlänge wäre. Genau das gilt es, sich immer wieder vor Augen zu führen.  
  5. Unabhängig davon, ob es gerade darum geht, Lob oder Kritik zu vermitteln, ist es wichtig, als Feedbackgeber eine möglichst neutrale Stimmung zu gewährleisten. Emotionen können dafür sorgen, dass die verschiedenen Botschaften bei den Mitarbeitern intensiver ankommen, als sie eigentlich gemeint sind.  

Es liegt offenbar in der Natur der Sache, dass viele Menschen eher dazu in der Lage sind, mit einem Lob als mit Kritik umzugehen. (Doch auch der richtige Umgang mit Lob muss selbstverständlich geübt sein.) 

Am besten ist es natürlich, das Feedbackgespräch mit einem möglichst positiven Gefühl und dementsprechend mit einem Lob zu beenden, um die eigene Wahrnehmung des Mitarbeiters zu stärken. Auf diese Weise lässt sich das Risiko, dass der betreffende Mitarbeiter enttäuscht von seinen eigenen Leistungen sein könnte, oft reduzieren. Ausnahmen gibt es selbstverständlich immer. Daher braucht es nicht nur Wissen darüber, wie ein konstruktives Feedback Gespräch aufgebaut werden sollte, sondern auch ein wenig Fingerspitzengefühl. Die gute Nachricht ist jedoch, dass sich dieses oft im Laufe der Zeit (und nach mehreren geführten Feedbackgesprächen) einstellt.

Feedbackregeln für ein gelungenes Feedback 

Natürlich wäre es falsch, sich beim Feedback geben ausschließlich auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Die folgenden Regeln helfen dabei, die entsprechenden Unterhaltungen noch detaillierter zu planen und so die Grundlage für ein möglichst zufriedenstellendes Endergebnis zu legen.

Die wichtigsten Regeln

Feedback

Regel Nr. 1: Eine akribische Vorbereitung 

Feedbackgespräche sollten von einer Führungskraft immer gut vorbereitet werden. Im ersten Schritt ist es wichtig, sich eingehend mit den Leistungen und dem Verhalten des betreffenden Mitarbeiters auseinanderzusetzen. Danach ist es an der Zeit, die verschiedenen Punkte individuell zu bewerten und herauszufinden, welche Folgen sie für das Unternehmen, verschiedene Projekte usw. haben könnten. Hierbei zeichnet sich häufig ab, dass es mehrere Gründe für Lob und mehrere Gründe für Kritik gibt. Am einfachsten ist es, diese in verschiedenen Unterbereiche zusammenzufassen. Dieses Vorgehen bietet die Möglichkeit, die verschiedenen Informationen transparent und in übersichtlicher Weise zu vermitteln. 

Regel Nr. 2: Ein „Ablaufplan“ 

Wenn das Grundgerüst steht, ist es an der Zeit, einen dazugehörigen Ablaufplan zu entwickeln. Wer Wert darauf legt, dass sich sein Gegenüber optimal auf das Feedbackgespräch vorbereiten kann, sollte besagten Ablaufplan im Voraus aushändigen. Somit weiß der betreffende Mitarbeiter genau, um welche Bereiche es geht und welche Themen angesprochen werden. Gleichzeitig gilt es, sich in Erinnerung zu rufen, dass dieser Ablaufplan nicht in Stein gemeißelt ist. Sollten sich während des Gesprächs andere Themen ergeben, ist es selbstverständlich erlaubt, diese aufzugreifen. Daher erklärt es sich von selbst, weshalb ein umfangreiches Feedback Gespräch nicht innerhalb von 15 Minuten beendet sein wird.  

Regel Nr. 3: Wertschätzung vermitteln 

Der Mitarbeiter, der gerade Feedback erhält, sollte sich zu jedem Zeitpunkt des Gesprächs bewusst darüber sein, dass er von seinem Vorgesetzten wertgeschätzt wird. Sinnvoll ist es hierbei, das Feedbackgespräch als Dialog zu führen.  

Zwischenfragen, wie zum Beispiel „Was halten Sie davon?“ oder „Sind sie der gleichen Meinung?“ können dabei helfen, genau das zu erreichen. Der Respekt, den einer dem anderen entgegenbringt, sollte zu jederzeit vorhanden sein. 

Regel Nr. 4: Ruhig und sachlich bleiben 

Hierbei handelt es sich um eine der Regeln, deren Einhaltung sowohl Vorgesetzten als auch Mitarbeitern schwerfällt. Während des kompletten Feedbackgesprächs ist es wichtig, sachlich zu bleiben. Emotionen wären hier fehl am Platz. Es geht nicht darum, dem Gegenüber oder einem anderen Mitarbeiter die Schuld für einen bestimmten Sachverhalt zu geben. Vielmehr ist es wichtig, sich gemeinsam auf die Suche nach konstruktiven Lösungen zu machen. Ein Blick über den Tellerrand schadet jedoch auch nicht. Daher ist es sinnvoll, sich ab und an in die Position des jeweils anderen hineinzuversetzen, um zu versuchen, zu verstehen, welche Beweggründe ihn zu den entsprechenden Aussagen führen. 

Regel Nr. 5: Die positiven Aspekte nicht außer Acht lassen 

Bei einem Feedbackgespräch treten positive Aspekte häufig in den Hintergrund. Immerhin geht es doch darum, dem betreffenden Mitarbeiter seine Fehler aufzuzeigen, oder nicht?  

Stopp! Es wäre kein richtiges Feedbackgespräch, wenn Unterhaltungen wie diese ausschließlich auf einer Aufzählung aus Fehlern beruhen würden. Daher ist es umso wichtiger, unter anderem auch positive Entwicklungen hervorzuheben. Auf diese Weise ist es ganz nebenbei oft möglich, die Motivation des betreffenden Mitarbeiters zu steigern.  

Zu guter Letzt ist es unerlässlich, sowohl als Mitarbeiter als auch als Vorgesetzter bei einem Feedbackgespräch aktiv zuzuhören und gegebenenfalls Rückfragen zu stellen. Nur so ist es möglich, den jeweils anderen und seine Beweggründe zu verstehen.

Effektive Feedbackkultur im Unternehmen leben 

Wie bereits zu Beginn erwähnt, spielen regelmäßige Feedbackgespräche in zahlreichen Unternehmen mittlerweile eine wichtige Rolle. Wie oft besagte Gespräche durchgeführt werden, ist von internen Regelungen abhängig. Für zahlreiche Betriebe hat sich ein jährliches Feedbackgespräch bewährt. Selbstverständlich kann es auch sein, dass der Bedarf an Unterhaltungen wie dieser größer ist. In diesem Fall bietet es sich an, unter anderem auf außerplanmäßige Feedbackgespräche zu setzen. Wichtig ist es jedoch auch hier, den betreffenden Mitarbeitern ausreichend Zeit zu lassen, um sich vorzubereiten. 

Es gibt etliche Unternehmen, die es geschafft haben, ihre Teams im Laufe der Zeit zu sensibilisieren. Wer hier auf ein besonders faires Miteinander setzen möchte, sollte unter anderem mit speziellen Feedbackbögen arbeiten. Diese basieren häufig auf einem Multiple Choice System und bieten auch den Mitarbeitern die Möglichkeit, nicht nur bewertet zu werden, sondern auch über die Zusammenarbeit mit ihren Vorgesetzten Rückmeldung zu geben. Hierbei handelt es sich um ein wichtiges Tool, das dabei helfen kann, das Miteinander in einem Betrieb noch weiter zu optimieren.  

Wer dann bereits länger im betreffenden Betrieb arbeitet, nimmt das Feedbackgespräch nicht mehr zwangsläufig als besonderen Einschnitt, sondern lediglich als einen Austausch wahr. Dieser kann dabei helfen, besser zu werden. Oder anders: Es gibt keinen Grund, Angst vor einem Feedback zu haben, solange dieses konstruktiv ist und es sich zum Ziel gesetzt hat, die Effektivität der eigenen Arbeit weiter voranzutreiben.

Das Feedbackgespräch - Ich-Botschaften 

Der große Tag ist gekommen: Das Feedbackgespräch steht an! Die Erfahrung zeigt, dass das Ganze deutlich einfacher und unkomplizierter vonstattengeht, wenn beide Seiten sich zwar vorbereiten, das Gespräch jedoch nicht als Wegweiser für die zukünftige Karriere, die Ankündigung einer Abmahnung oder andere Schreckensszenarien ansehen. Vielmehr gilt es, das Feedbackgespräch als das zu sehen, was es ist: Eine tolle Möglichkeit, die Atmosphäre in der Abteilung zu verbessern.

Hierbei ist es definitiv nicht egoistisch, häufig in der Ich-Perspektive zu sprechen. Immerhin geht es sowohl für Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte darum, ihren eigenen Standpunkt zu vertreten. Ich-Botschaften sind eine Kommunikationstechnik, bei der der Sprecher seine eigenen Gedanken, Gefühle und Bedürfnisse ausdrückt, anstatt Annahmen über den Empfänger zu machen oder ihn zu beschuldigen. In einem Feedbackgespräch werden Ich-Botschaften genutzt, um die persönliche Wahrnehmung einer Situation zu teilen, ohne den Empfänger anzugreifen oder zu verurteilen. Diese Technik wird bereits seit vielen Jahren in der zwischenmenschlichen Kommunikation verwendet, um Konflikte zu lösen und Verständnis zu fördern.

Drei Fragen spielen in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle: 

  • Wie nehme ich eine bestimmte Situation wahr? 
  • Wie wirkt diese Situation auf andere beziehungsweise welche Auswirkungen hat diese Situation auf das Unternehmen? 
  • Was würde ich mir gegebenenfalls wünschen? 

Über die Antworten auf diese Fragen kann (und sollte) selbstverständlich im Anschluss diskutiert werden. Häufig zeigt sich hierbei, dass sich beide Parteien möglicherweise ähnlicher sind, als es zu Beginn den Anschein hatte.  

Damit eventuelle Ähnlichkeiten und Gegensätze jedoch erkannt werden können, ist es besonders wichtig, sich konkret auszudrücken. Die Beteiligten sollten sich lieber ein wenig mehr Zeit nehmen, um sich darüber, was sie denken und fühlen, klar zu werden. Denn: Bei einem Feedbackgespräch geht es nicht darum, zwischen den Zeilen zu lesen, sondern vielmehr darum, sich sicher auszudrücken. Vor allem dann, wenn es darum geht, wie man bestimmte Situationen wahrnimmt, was man sich wünscht und wie gesteckte Ziele bestmöglich erreicht werden können.

Der richtige Umgang mit einem Feedback 

Um das Thema Feedback optimal zu nutzen, ist es wichtig, richtig mit dieser Art der Rückmeldung umgehen zu können, sowohl Feedback geben und annehmen zu können. Häufig handelt es sich hierbei um einen Prozess. Wer beispielsweise als Auszubildender sein erstes Feedback erhält, ist häufig ein wenig geschockt darüber, zu hören, dass er trotz aller Anstrengungen nicht die optimale Leistung abruft. Diejenigen, die allerdings schon länger im Berufsleben unterwegs sind, wissen genau, dass es immer Punkte gibt, in denen sie sich verbessern können. Die folgenden Tipps zeigen, wie einfach es sein kann, richtig mit positivem und negativem Feedback umzugehen.

  1. Unabhängig davon, ob das Feedback weitestgehend positiv oder eher negativ war, ist es im ersten Schritt wichtig, sich bei seinem Gegenüber zu bedanken. Immerhin hat sich die betreffende Person die Zeit genommen, eine bestehende Situation zu bewerten und sie darzulegen. 
  2. Es gilt auch, sich immer wieder in Erinnerung zu rufen, dass es sich bei einer Rückmeldung dieser Art um den Ausdruck eines persönlichen Empfindens handelt. Daher wäre es falsch, ein Feedback als „unwahr“ zu bezeichnen. Sollte der Vorgesetzte der Meinung sein, dass ein Mitarbeiter die Leistung, die von ihm erwartet wird, nicht erbringt, ist es an der Zeit, genauer nachzufragen. 
  3. Und genau und hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt, in dem sich ein Feedback Monolog in einen Dialog verwandelt. Anstatt zu diskutieren, ist es nun an der Zeit, in Erfahrung zu bringen, was den Vorgesetzten genau stört. Gleichzeitig ist es unerlässlich, realistisch zu bleiben. Viele Kritikpunkte, die in einem Feedbackgespräch angebracht werden, sind höchstwahrscheinlich nicht aus der Luft gegriffen. Nur dann, wenn beide Parteien gemeinsam darüber reden, ist es möglich, eine Lösung zu finden. 
  4. … aber wie könnte diese aussehen? Genau um diese Frage sollte sich ein großer Teil des Feedbackgesprächs drehen. Immerhin geht es nicht darum, „nur“ zu kritisieren oder „nur“ zu loben, sondern auch darum, Lösungen zu finden. Hierbei zeigt sich einmal mehr, wie wichtig es ist, dem betreffenden Mitarbeiter im Vorfeld mitzuteilen, um welche Themenbereiche es im Verlauf des Feedbackgesprächs gehen wird. Immerhin hat er so die Möglichkeit, sich ein paar Tage Gedanken über seine persönlichen Lösungsansätze zu machen.  

Kurz: Ein Feedback sollte (übrigens von beiden Seiten) als das angesehen werden, was es ist: Ein Austausch, bei dem es nicht um persönliche Belange, sondern vielmehr um das Ziel geht, das Unternehmen nach vorn zu bringen.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden 

Es gibt einige klassische Fehler, die Sie im Rahmen eines Feedbackgesprächs vermeiden sollten. Wer weiß, welche Fallstricke hier lauern, hat die Möglichkeit, sie zu umgehen. Die folgenden Fehler sind besonders weitverbreitet.  

  1. Die Beteiligten reagieren zu emotional und ziehen das komplette Gespräch (oder zumindest Teile davon) auf eine persönliche Ebene. Hier entsteht oft ein tückischer Kreislauf. Denn: Ab diesem Zeitpunkt ist es nur noch schwer möglich, rational zu bleiben und die Situation neutral zu bewerten.  
  2. Das Feedbackgespräch wird zwischen Tür und Angel bzw. mit wenig Vorbereitungszeit geführt. Auf diese Weise ist die Gefahr groß, dass wichtige Punkte vergessen werden und/ oder sich eine Partei überrumpelt fühlt.  
  3. Manchmal wird das Feedbackgespräch zu einem wichtigen Ereignis auch zu früh oder zu spät geführt. Dabei ist das wichtige Timing besonders wichtig, um Rückschlüsse ziehen und die Gesamtsituation vielleicht direkt verbessern zu können. Hinzu kommt: Wer zu lange mit seinem Feedback wartet, riskiert, dass sich in der Zwischenzeit Gefühle aufstauen.  
  4. Auch fehlende Argumente können dazu führen, dass ein Feedbackgespräch bei Weitem nicht so effektiv ist, wie es eigentlich sein könnte. Wenn Sie unzufrieden mit einer bestimmten Situation sind, sollten Sie dementsprechend nicht nur ein „Das gefällt mir nicht!“ in den Raum stellen, sondern Ihre Ansichten auch begründen können.  
  5. Einer der Hauptfehler, die im Zusammenhang mit einem Feedbackgespräch passieren können, ist schnell erklärt: Besonders schlimm ist es, überhaupt kein Feedback zu geben – und sich vielleicht still zu ärgern. Das Auslassen von Feedbackgesprächen ist nicht nur realitätsverzerrend, sondern auch unfair. Denn: Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter kein Feedback geben, denkt dieser sicherlich, alles sei in Ordnung. Wenn er dann am Ende doch eine Abmahnung erhält, ist die Wahrscheinlichkeit, dass er deswegen „aus allen Wolken“ fällt, sehr hoch.  

Frei nach dem Motto „Niemand ist perfekt!“ ist es schlussendlich auch wichtig, sich von dem Gedanken zu verabschieden, dass jedes Feedbackgespräch fehlerfrei sein muss. Es gibt auch in Feedbackgesprächen immer wieder Luft nach oben und Optimierungspotenzial. Wer sich dessen bewusst ist und auch als Vorgesetzter an sich arbeitet, ist dazu in der Lage, das Maximum aus seinen Feedbackgesprächen herauszuholen.

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Fazit zu Feedback geben

Bei einem Feedbackgespräch handelt es sich um eine wunderbare Möglichkeit, einer anderen Person eine Rückmeldung bezüglich ihres Verhaltens zu geben. Leider ist das Wort „Feedbackgespräch“ oft mit negativer Kritik und dementsprechend mit kritischen Erwartungen verbunden.  

Dabei gerät eines in Vergessenheit: Feedback birgt ein großes Potenzial in sich und bietet die Möglichkeit, immer besser zu werden. Und genau hiervon profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch der betreffende Mitarbeiter. Eine klassische Win-Win Situation, die mit Hilfe eines klassischen Mittels kreiert werden kann: Kommunikation.

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Michael BerneckerMichael Bernecker

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