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Design Thinking – agil zum Ziel!

Design Thinking – agil zum Ziel!
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Design Thinking zählt zu den agilen Arbeitsmethoden, die ihren Ursprung oftmals im Bereich der Softwareentwicklung haben. Mit dieser Methode fokussieren Sie die Entwicklung von Lösungsansätzen komplexer Problemstellungen aus Sicht der Anwender oder Nutzer. Die methodische Herangehensweise zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass Sie bspw. bei der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen von deren Bedürfnissen und Erwartungshaltungen ausgehen. Als strukturierte und prozessorientierte Methode können Sie diese auch in vielen anderen (nicht professionellen) Arbeits- und Lebensbereichen anwenden.

Design Thinking – So läuft es ab

Design Thinking fußt auf einer zunächst bewertungsfreien Grundhaltung. Gemäß des aus der Antike bekannten und Sokrates zugewiesenen Ausspruchs „Ich weiß, dass ich nicht(s) weiß“, starten Sie quasi ohne Vorurteilswissen. Darüber hinaus profitiert diese Methode von kollaborativer Zusammenarbeit, Offenheit für Feedback und der fokussierten Kunden- bzw. Anwenderperspektive. Design Thinking durchläuft sechs Prozessschleifen:

  • Problem verstehen
  • Beobachten
  • Standpunkt festlegen
  • Ideen kreieren
  • Prototyp entwickeln
  • Testen

Insbesondere wiederholen sich die letzten beiden Phasen häufiger. Generell folgt Design Thinking einem iterativen Prozess – es können sich demnach theoretisch alle Phasen (mehrmals) wiederholen, bis eine finale Lösung gefunden ist.

Design Thinking Prozess

Design Thinking: Was ist das Problem?

Starten Sie den Prozess damit, zunächst genau das Problem zu verstehen. Entwickeln Sie dazu im Team ein gemeinsames Verständnis. Einfache Fragen helfen, den Kern der angestrebten Lösung herauszuarbeiten:

  • Um was geht es?
  • Wer hat den Nutzen bzw. wer profitiert von der Lösung?
  • Welche Rahmenbedingungen existieren?
  • Was soll die Lösung am Ende bewirken?

Design Thinking beginnt mit dem berühmten unbeschriebenen, weißen Blatt Papier. Schieben Sie Ihre Vorannahmen und Vorurteile beiseite und starten Sie wirklich bei Null. Der Prozess verläuft umso erfolgsversprechender, je weniger Sie zum Start eine (Vor-)Ahnung von dem haben, was am Ende herauskommen soll.

Design Thinking: Beobachten Sie genau

Erfolgreiches Design Thinking braucht eine solide Entscheidungsbasis. Beobachten Sie deshalb genau und tauchen Sie in die Welt Ihrer Kunden ein. Stellen Sie relevante Daten zusammen, die zu dem im ersten Schritt erarbeiteten Problemverständnis passen (könnten).

  • Um welchen Markt geht es und wie tickt er?
  • Mit wem stehen Sie im Wettbewerb und wie geht die Konkurrenz vor?
  • Recherchieren Sie (nicht nur im Internet).
  • Hören Sie sich als Inspirationshilfe themenrelevante Vorträge an.
  • Fragen Sie Kunden, Partner, Stakeholder, Lieferanten oder andere Menschen, die etwas zu dem Thema beitragen können.
  • Beobachten Sie intensiv das Verhalten Ihrer Kunden. Erkennen Sie Muster (Frequenz/ Intensität/Zeiten), Vorlieben oder andere Nutzungskriterien?

Tragen Sie alle Erkenntnisse sorgfältig zusammen und verdichten Sie die Informationen.

Empfehlung: Nutzen Sie (agile) Techniken zur Strukturierung und Visualisierung. So erkennen Sie leichter die Zusammenhänge. Für die ersten beiden Phasen im Design Thinking bietet sich methodisch zum Beispiel der Ansatz von „Jobs-to-be-done“ an.

Design Thinking Intensivworkshop

Im Design Thinking Intensivworkshop lernen Sie, wie die agile Methode genau funktioniert und wie Sie damit effektive Lösungen zu komplexen Problemen ermitteln. Hier finden die nächsten Termine:

Design Thinking: Ihr Standpunkt

Design Thinking ist Teamwork. Bringen Sie deshalb Ihr Team auf einen gemeinsamen Wissensstand. Entwickeln Sie mit Hilfe von Hypothesen ein tiefergehendes Verständnis für den Kunden und sein zu lösendes Problem. Nehmen Sie einen Standpunkt ein, von dem aus Sie zusammen einen klaren Kundenblick auf mögliche Lösungsansätze werfen können. Als Hilfskonstrukt erstellen Sie bspw. eine Persona. Dahinter steckt die facettenreiche und möglichst konkrete Beschreibung (Einstellungen, Motive, Verhalten) eines möglichen Kunden. Wichtig: an der Stelle wird keine Zielgruppe definiert! Allerdings steht die Persona für eine repräsentative Person aus Ihrer Zielgruppe. Finden Sie die Antwort auf die beiden wichtigen Fragen:

  • Welches Problem Ihres Kunden lösen Sie?
  • Und wie möchten Sie es lösen?

Beim Design Thinking geht darum, sich tief und empathisch in den Kunden hineinzudenken und hineinzufühlen. Entdecken Sie daher ganzheitlich seine wirklichen Bedürfnisse, Wünsche, aber auch Sorgen.

Design Thinking: Ideen finden

In der nächsten Phase von Design Thinking spüren Sie nun mögliche Lösungen auf. Auf den erarbeiteten Grundlagen generieren Sie viele Ideen, verwerfen viele davon und wählen letztlich nur wenige Ideen aus. Nutzen Sie auch hier weitere unterstützende Techniken und Tools, die Ihre Kreativität fördern. Der vielleicht schwierigste Part dieser Phase: Sie dürfen sich für den anstehenden Schritt nur auf eine einzige Idee (ohne Varianten) festlegen.

Design Thinking: Prototypen bauen

In der vorletzten Phase von Design Thinking bauen Sie auf Basis Ihrer (einen) ausgewählten Idee einen Prototyp. Dieser hat nicht den Anspruch, perfekt zu sein. Er kann relativ simpel gestaltet werden und soll lediglich einen ersten Eindruck seines Könnens vermitteln. Die wichtigen Rückmeldungen Ihres Kunden nutzen Sie, die Lösung weiterzuentwickeln. Bei einer Softwarelösung, einem einfachen Produkt oder einer Dienstleistung kann so ein Prototyp leichter umzusetzen sein, als bspw. bei der Entwicklung eines wasserstoffgetriebenen Raketenflugzeugs. Letztlich ist entscheidend, gemeinsam mit den Erfahrungen des Kunden herauszufinden, wie eine funktionale Lösung aussehen könnte. Vom einfach skizzierten Workflow über programmierte Dummies bis hin zum Modellbau ist hier alles denkbar.

Design Thinking: Testen, testen, testen

Dem Testen kommt beim Design Thinking eine äußerst wichtige Bedeutung zu. Denn mit den vom Kunden erhaltenen Rückmeldungen gehen Sie nochmals an den Prototyp heran. So treiben Sie die Entwicklung weiter und nähern sich Schritt für Schritt der finalen Problemlösung. Vielleicht müssen Sie auch nochmal eine ganz andere Idee entwickeln. Oder es stellt sich heraus, dass das Verständnis der Problemstellung nicht richtig entwickelt wurde. Dann sind ggf. auch die Schritte zwei, drei oder vier zu wiederholen. Schlimmstenfalls starten Sie wieder bei Null.

Design Thinking: Erfolgsfaktoren

Damit Design Thinking gelingt, beachten Sie die folgenden sechs wichtigen Erfolgsfaktoren:

  • Ihr Team vereint möglichst viele verschiedene Erfahrungshorizonte. Völlig neue Ideen entstehen am ehesten, wenn verschiedene Disziplinen zusammenkommen und aus unterschiedlichen Perspektiven die Herausforderung beleuchten.
  • Das Team durchlebt alle Phasen des Projekts selbst. Einzelne Aufgaben werden nicht extern delegiert. Design Thinking lebt davon, das Projekt gemeinsam zum Erfolg zu führen. So sind alle Teammitglieder involviert und übernehmen Verantwortung.
  • Insbesondere in der kreativen Innovationsphase sollten Sie unbedingt auch „verrückte“ Ideen zulassen. Lösen Sie voreilige Ideenbremsen. Die Methode lädt gerade dazu ein, die potenzielle Kraft ausgefallener Einfälle nicht gleich mit negativen Bewertungen im Keim zu ersticken.
  • Show don´t tell: Diese provozierende Aufforderung sorgt für die schnelle Umsetzung neuer Ideen. So kommen Innovation und Kreativität möglichst rasch in die Kraft und können realisiert werden. „Besser unperfekt gestartet als perfekt gezögert“.
  • Die beste Idee gewinnt: Der Prozess gelingt nur mit Kollaboration auf Augenhöhe. Die Bewertung einer Idee erfolgt nicht hierarchisch. Es gewinnt die Idee, die für alle am meisten Erfolg verspricht – selbst wenn sie vom frisch eingestellten Junior kommt.
  • Keine Angst vor Rückschritten: Scheuen Sie sich nicht, wenn nötig auch nochmals weiter zurückzugehen. Ihre beste Idee nützt nichts, wenn Sie nicht wirklich das Problem verstanden haben.

Design Thinking schafft die Basis für Ihre Positionierung

Design Thinking ist ein agiler Ansatz, der bei der Entwicklung von Lösungen die Kundenperspektive ins Zentrum Ihrer Überlegungen stellt. Über sich wiederholende Feedbackschleifen nähern Sie sich mit der Methode so schrittweise der besten Lösung an. Die drei wesentlichen Vorteile von Design Thinking sind:

  • Die Basis eines gemeinsamen und soliden Problemverständnisses aus Kundenperspektive verringert die Gefahr, an der erwarteten Lösung vorbei zu entwickeln.
  • Regelmäßige Feedbackschleifen und die iterative Vorgehensweise sorgen dafür, dass innerhalb des Design Thinking Prozesses jeweils neue Erkenntnisse bis hin zur finalen Lösung berücksichtigt werden können.
  • Sich vor der Erstellung des Prototyps auf eine einzige Idee festzulegen, diszipliniert und schützt davor, sich zu verzetteln.

Nach dem erfolgreichen Durchleben aller Phasen, sollten Sie ein Ergebnis erarbeitet haben, mit dem Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen. Zugleich schaffen Sie damit die Basis, sowohl Ihre Positionierung als auch Ihre Kommunikation stringent und effizient zu gestalten.

Seminar Agiles Projektmanagement

Im Seminar Agiles Projektmanagement erarbeien Sie sich die Methoden, das Mindset und die Techniken, um Agilität in Ihre Projektarbeiten zu integrieren und nachhaltig zu festigen. Hier finden Sie die nächsten Termine :

Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei der Implementierung agiler Methoden.

Unsere erfahrenen Marketingspezialisten und Marktforschungsexperten helfen Ihnen gerne. Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch!

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 100
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#DesignThinking #Positionierung #Persona #AgilesMarketing #Produktmanager

User Story – Kundenanforderungen an Funktionalitäten korrekt definieren

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Eine hohe Kundenorientierung ist im Marketing sowie im agilen Projektmanagement von besonderer Bedeutung. Schon immer gilt der Grundsatz „Der Kunde ist König“. Sie richten Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung an Ihrem Kunden aus und stellen diesen in den Fokus. Natürlich haben die Nutzer Ihres Produktes auch gewisse Ansprüche an die Funktionalität des Angebots. Es ist wichtig, dass Sie die Ansprüche Ihrer Kunden kennen und auch erfüllen können. Anhand der Erstellung einer User Story gelingt es Ihnen, diese Anforderungen der Nutzer an die Funktionalität Ihres Produktes präzise und anschaulich darzustellen. Welche weiteren Vorteile und Möglichkeiten sich Ihnen durch User Stories eröffnen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition – was ist eigentlich eine User Story?

User Story bedeutet übersetzt Anwendererzählung bzw. Nutzererzählung. Das heißt, die Anforderungen an ein Produkt werden aus der Sicht des Nutzers bzw. Verbrauchers beschrieben. User Stories sind Geschichten, die verdeutlichen, wie das Produkt verwendet werden soll. Somit ist die User Story ein zentrales Kommunikationstool zwischen Nutzern und Entwicklern. Sie dient dem gegenseitigen Verständnis und setzt den Kunden in den Fokus. Die erfassten Anforderungen beziehen sich auf die Funktionalität der Verwendung des Produktes und nicht auf die Art und Weise der Verwendung. Demnach geht es nicht um die konkrete Umsetzung, sondern lediglich darum, was das Produkt aus Verbrauchersicht „können“ bzw. welche Anforderungen es erfüllen muss.

Das Konzept der User Story stammt ursprünglich aus dem agilen Modell des Extreme Programming (XP). User Stories sind ein wichtiges Werkzeug in der agilen Softwareentwicklung und werden häufig im agilen Projektmanagement wie auch in Scrum genutzt. Scrum schreibt es zwar nicht vor, User Stories zu nutzen, dennoch sind diese oft im Product Backlog zu finden.

Prof. Dr. Michael Bernecker"Eine User Story bildet die Basis eines guten Anforderungsprofils an ein Produkt. Sie beschreibt die geforderte Funktionalität aus Sicht des Kunden und fasst somit die wichtigsten Ansprüche an das Entwicklungsteam kurz und präzise zusammen."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

 

Bestandteile einer User Story

Konkret umfasst eine User Story einen Namen, eine kurze Erzählung und Akzeptanzkriterien. Die Erstellung kann formlos erfolgen oder anhand der folgenden Vorlage:

User Story

Die elementaren Bestandteile (User, Funktionalität, Nutzen und Akzeptanzkriterium) sollten jedoch in jeder User Story enthalten sein. Dabei werden die Fragen nach dem „WER“ [Nutzer], „WAS“ [Funktionalität] und „WARUM“ [Nutzen] durch die Nutzererzählung geklärt. Das „WIE“, also die Art und Weise der Umsetzung, ist dabei nicht von Bedeutung. Theoretisch ist der Autor Story natürlich der Nutzer, praktisch verfasst sie jedoch das Entwicklungsteam des Produktes. Die User Story wird nicht zwangsläufig vom Product Owner geschrieben, da oft das gesamte agile Entwicklungsteam dahintersteckt. Letztendlich ist es nicht von Bedeutung, wer die Nutzergeschichte schreibt, sondern, dass die Sicht des Nutzers bestmöglich repräsentiert wird.

Marketingleiter

Die drei C’s einer gelungenen User Story

Für eine gute User Story sollten Sie die drei C’s berücksichtigen, die ursprünglich von Ron Jeffries formuliert wurden:

1. Card

Jede Story wird auf einer kleinen (Papier)-Karte abgebildet, denn so können die Anforderungen nicht bis ins kleinste Detail beschrieben werden. Durch die Größe der Story Card, sind Sie dazu gezwungen, sich kurz zu halten. Idealerweise besteht die User Story nur aus ein bis zwei Sätzen. Die Story Card hat somit eine repräsentative Funktion.

2. Conversation

Die Card ist der Anfang eines Gesprächs (Conversation) und dient der Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses, indem ganz einfach über die User Stories gesprochen wird. Das kann in Anforderungsworkshops, in der Schätzklausur bei Sprint Meetings zwischen Kunden und Projektmitgliedern sowie zwischen Projektmitgliedern oder zwischen Projektmitgliedern und Kunden erfolgen.

3. Confirmation

Jede User Story muss messbar bzw. testbar sein. So kann der Product Owner die Umsetzung der Einträge überprüfen. Aus diesem Grund wird auf der Rückseite der Story Card meistens das Akzeptanzkriterium (Confirmation) festgehalten.

Das Akzeptanzkriterium ist also nicht direkt Teil der eigentlichen User Story, muss jedoch immer mit festgehalten werden, um die Nutzergeschichte messbar zu machen. Das Akzeptanzkriterium wird, im Gegensatz zur tatsächlichen Story, nicht aus Sicht des Nutzers oder sogar direkt vom Nutzer formuliert, sondern durch den Anforderer bzw. Entwickler selbst. Demnach muss das Entwicklerteam festlegen, wie die korrekte Umsetzung gemessen und getestet werden kann. Das Akzeptanzkriterium definiert, zu welchem Zeitpunkt die User Story verwirklicht ist, indem es festlegt, welche Kriterien dafür erfüllt sein müssen. Dadurch definiert das Entwicklungsteam die Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit das Produkt auch von den Stakeholdern akzeptiert wird. Das bedeutet, die Anforderungen der Nutzer werden nochmals konkretisiert bzw. der Zeitpunkt, wann diese als erreicht gelten. Nachdem alle Akzeptanzkriterien festgelegt wurden, erfolgt ein Akzeptanztest, mit welchem die User Stories anhand verschiedener Testdurchläufe geprüft werden.

Seminar Agiles Marketing - Methoden und Tools

Sie möchten agile Methoden in Ihre Marketingprozesse implementieren? In unserem Seminar Agiles Marketing lernen Sie die wichtigsten Methoden und Tools agiler Marketingansätze kennen. Informieren Sie sich hier über konkrete Inhalte und sichern Sie sich jetzt einen Platz für das Seminar:

Die Basics zum agilen Projektmanagement gibt es in unserem Seminar Agiles Projektmanagement!

Tipps zur Erstellung einer guten User Story

Für eine zielführende User Story sollten Sie folgende Grundsätze beherzigen:

  • Knapp & Präzise!
    Achten Sie darauf, in kurzen Sätzen zu schreiben. Eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen verfehlt den Sinn der User Story. Durch knappe Formulierungen können Sie die wesentlichen und wichtigsten Anforderungen konkretisieren und genau veranschaulichen.
  • Bleiben Sie einfach!
    User Stories sollten für alle Mitglieder des agilen Teams verständlich sein. Nutzen Sie also eine einfache Sprache beim Verfassen der Story und verzichten Sie auf Fachwörter, die von Teammitgliedern aus anderen Abteilungen nicht unbedingt verstanden werden.
  • In die Rolle des Users schlüpfen
    Nehmen Sie die Sicht des Nutzers ein und stellen Sie sich vor, Sie möchten das Produkt für einen bestimmten Zweck nutzen. Versuchen Sie, Ihren Kunden zu verstehen – nur so können Sie korrekt formulieren, welche Anforderungen der User tatsächlich an das Produkt stellt.
  • Mehrwert
    Versuchen Sie, einen echten Mehrwert und Nutzen zu formulieren. Nur so kann Ihr Entwicklungsteam auch konkrete Produkteigenschaften und Umsetzungsmöglichkeiten ausarbeiten. User Stories dienen der Kommunikation zwischen User und Entwickler – durch den Fokus auf den wesentlichen Nutzen bzw. Mehrwert, stärken Sie somit das Verständnis und tragen zu einer effizienteren Arbeit bei.
  • Die drei W’s
    Unabhängig davon, ob Sie Ihre User Story anhand einer Vorlage formulieren, sollte diese immer die drei W-Fragen beantworten – Wer möchte was und warum?
  • Ideen in User Stories formulieren
    Versuchen Sie, neue Anregungen, Ideen und Innovationen zuerst einmal in User Stories zu verpacken. Gelingt dies nicht, sollten Sie eventuell Ihre Idee noch einmal überdenken. Jede Produktinnovation sollte auf Ihren Kunden zugeschnitten sein, eine gewisse Funktionalität vorweisen und ihm einen Vorteil bzw. Nutzen liefern.

Unterschied zwischen Epic, Theme und User Story

Im agilen Projektmanagement kommen zudem häufig die Begriffe Epic und Theme vor. Sie fragen sich, was nun der Unterschied zwischen Epics, Themes und User Stories ist? Je nach Organisation werden diese Begriffe und deren Bestandteile teilweise unterschiedlich definiert und klassifiziert:

  • EPIC
    Prinzipiell stellt ein Epic eine große User Story dar und beschreibt die Anforderungen in einer detaillierteren Form. Ab welcher Größe ein agiles Team eine User Story als Epic klassifiziert ist unterschiedlich. Epics sind demnach größere Einheiten von Aufgaben und können in kleinere User Stories zerlegt werden.
  • THEMES
    Themes beschreiben tatsächlich nur Themen und Ideen des gesamten Unternehmens. Ein Theme stellt den Überbegriff mehrerer User Stories dar. Um ein Thema im Unternehmen abzuarbeiten, ist die Umsetzung mehrere Epics und sich daraus ergebender User Stories notwendig.

Weiterführende Nutzung von User Stories

User-Story-Mapping

Um Ihre User Stories bzw. Kundengeschichten nun richtig zu nutzen, kann das User-Story-Mapping für Sie von Vorteil sein. Die User Story Map skizziert die Customer Journey, also die Reise des Kunden mit dem jeweiligen Produkt. Demnach ist die User Story Map eine Übersicht über mehrere User Stories. Die Story Map ist viel ausführlicher und stellt die verschiedenen User Stories in ihren Details und Varianten grafisch dar. Mithilfe des Instruments der User Story Map können Sie einzelne Anwendergeschichten zu einem zweckdienlichen Modell zusammenfassen. Anhand dessen identifizieren Sie Anforderung-Leistung-Lücken und können Produktentwicklungen ganzheitlich planen, um einen echten Mehrwert für Ihre Kunden zu generieren.

Die grafische Darstellung einer User Story Map erfolgt nach dem Top-Down Ansatz und stellt die Anforderungen in einer Art Baumdiagramm zusammen. Das kann beispielsweise wie folgt aussehen:

User Story Mapping

Mehr zum User-Story-Mapping finden Sie hier.

Story Decomposition

Zur genaueren Ausführung der User Stories dient Ihnen auch die Story Decomposition. Dieser Begriff umfasst die detaillierte Beschreibung der User Story. Denn erst durch die Beschreibung des Mehrwerts bzw. Nutzens können auch die nachfolgende Umsetzung akkurat geplant und zielführende Entscheidungen getroffen werden.

Fazit: Warum machen User Stories Sinn?

Generell erleichtern User Stories die Kommunikation in agilen und interdisziplinären Teams. Die User Story verhilft allen Teammitgliedern zu einem besseren Verständnis der Kunden. Durch die knappe und präzise Formulierung werden die wichtigsten Anforderungen für jeden konkret offengelegt. Infolgedessen sind Anwenderwünsche leichter verständlich. Zudem schafft die User Story eine Brücke zwischen Nutzern und Entwicklern. So wird die Zusammenarbeit im agilen Projektmanagement gefördert.

Weiterhin können Sie mit diesem Konzept flexibel arbeiten und die Story an neue Veränderungen schnell anpassen. Die Nutzergeschichte stellt ein wichtiges Feedback dar und umfasst die Validierung und Bewertung diverser Nutzeranforderungen. So können Sie auch den Aufwand Ihrer Arbeit besser einschätzen.

Vor allem aber generieren Sie durch User Stories eine hohe Benutzer- bzw. Kundenorientierung, denn der Fokus liegt bei der Erstellung auf dem Kunden und seiner Sicht der Dinge. Das führt zu einem besseren Verständnis zwischen Anwendern und Entwicklern. Durch die schnelle und einfache Erstellung wird die User Story zu einem zentralen und sehr repräsentativen Mittel, um Wünsche und anwendungsbezogene Bedürfnisse der Kunden überschaubar darzustellen.

Die Umsetzung ist für die User Story zwar unerheblich, jedoch ergibt sich diese aus einer gut formulierten Story automatisch. Mithilfe der Nutzergeschichten wird der Kontext und der Wert verdeutlicht, was wiederum zu kreativeren Lösungen führt. Nur durch die Darstellung eines echten Mehrwerts bzw. Nutzens können die Anforderungen an die Produktfunktionalität optimal geplant und umgesetzt werden.

Das DIM als Ihr Partner im agilen Projektmanagement

Sie brauchen Hilfe, um User Stories erfolgreich in Ihrem agilen Team zu implementieren?

Unsere erfahrenen Experten helfen Ihnen gerne! Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch:

Bastian FoersterBastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
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Agiles Projektmanagement: Definition, Eckpfeiler, Fakten

Agiles Projektmanagement: Definition, Eckpfeiler, Fakten
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Was ist agiles Projektmanagement eigentlich genau? Worin unterscheidet es sich vom klassischen Projektmanagement? Und worin liegen die Vorteile? Heutzutage ist diese Form des Projektmanagements in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Eingeführt wurde es damals durch die Software-Entwicklung und über die Jahre immer weiter verfeinert. Denn in jeder Branche gibt es bekanntlich immer Platz für Verbesserungen. Und das Projektmanagement muss darauf reagieren können.

Was ist agiles Projektmanagement?

Prof. Dr. Michael Bernecker"Agiles Projektmanagement beschreibt einen Prozess, bei dem Teams in kurzen Projekteinheiten arbeiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren und durch regelmäßigen Austausch und Zwischenergebnisse produktiver zu agieren."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Es gibt keine wissenschaftlich exakte Definition, was agiles Projektmanagement eigentlich ist. Es gibt jedoch ein Grundverständnis und verschiedene Frameworks (SCRUM, SCRUM@SCALE, PRINCE2, Extreme Programming,...), die agile Prinzipien im Projektmanagement eingrenzen. Grundsätzlich fokussiert sich agile Projektarbeit nicht auf die Tätigkeit im Projekt an sich, sondern auf das Ergebnis des Projektes (Produkt) und adressiert eine hohe Kundenorientierung (Stakeholder) sowie eine flexible Handlungsweise, um Veränderungen in der Projektumwelt adaptieren zu können. Durch eine iterative Vorgehensweise im Projekt wird das Projektteam stärker individuell eingebunden und die einzelnen Projektpakete werden transparenter und handelbarer.

Nähert man sich aus der Projektmanagement-Sicht dem agilen Kontext wird es vielleicht etwas einfacher. Dort unterscheidet man die institutionelle, die funktionelle und die eher allgemeine Definition:

Projektmanagement aus institutioneller Sicht ist der mit projektbezogenen Führungstätigkeiten betraute Personenkreis. Projektmanagement aus funktioneller Sicht betrachtet bezeichnet projektbezogene Führungstätigkeiten, d.h. die Planung, Organisation und Kontrolle von Projekten.

Dies führt zu einer allgemeinen Definition:

Projektmanagement ist ein eindeutig abgrenzbares Subsystem innerhalb einer Organisation (bestehend aus einer einzelnen Person oder Gruppe), das die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projektes sowie die Verantwortung gegenüber der Unternehmensleitung bzw. dem Projektauftraggeber übernimmt.

Damit versteht man agiles Projektmanagement als ein Projektmanagement, das sich nach agilen Prinzipien ausrichtet.

Agiles Projektmanagement – Ins Leben gerufen durch die Software-Entwicklung

Agiles Projektmanagement fand seinen Ursprung Berichten zufolge bereits 1957, wobei hier bestenfalls von teilweisem Projektmanagement gesprochen werden kann. 1970 wurde das Thema dann zum ersten Mal wirklich relevant und vor allem in der Branche der Software-Entwicklung eingesetzt. Anschließend wurden die Prozesse branchenübergreifend verfeinert, ehe im Jahr 2001 das sogenannte „agile manifesto“ veröffentlicht wurde. Dieses stammte von mehreren Entwicklern und soll als „formelle Proklamation“ von zwölf Grundprinzipien zur Software-Entwicklung dienen. Mittlerweile wird das agile Projektmanagement allerdings längst nicht mehr nur in Entwicklerkreisen umgesetzt, sondern findet sich auch in anderen Branchen wieder.

Agiles Projektmanagement: Die 12 Grundprinzipien aus dem „agile manifesto“

Auch wenn das „agile manifesto“ mittlerweile schon gute 17 Jahre alt ist, gilt es auch heutzutage noch immer als Grundlage für agiles Projektmanagement. Vor allem deshalb, weil hier die bis heute gültigen zwölf Grundprinzipien der agilen Arbeitsweise aufgelistet sind. Diese lauten wie folgt:

12 Prinzipien Agiles Manifest
  1. Die Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität und soll durch schnelle und fortwährende Auslieferungen erreicht werden.
  2. Die sich verändernden Rahmenbedingungen während eines Projekts müssen jederzeit beachtet werden, um dem Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
  3. Der Service oder das Produkt wird mit höherer Frequenz ausgeliefert.
  4. Ein fertiges und intaktes Produkt ist das Messinstrument für den Erfolg.
  5. Durch die agilen Prozesse wird eine nachhaltige Entwicklung gewährleistet.
  6. Entwickler und Stakeholder müssen auf täglicher Basis eng kooperieren.
  7. Für einen schnellen Erfolg sollten Meetings von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.
  8. Die Teams werden mit allen notwendigen Tools unterstützt und bleiben jederzeit motiviert, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
  9. Die Agilität soll durch einen Fokus auf technische Exzellenz und angemessenes Design gesteigert werden.
  10. Simplizität ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses.
  11. Mit großer Wahrscheinlichkeit erzielen die Teams die besten Erfolge, die sich selbst organisieren und ihre eigenen Strukturen erarbeiten.
  12. Die Arbeit wird durch die Teams in regelmäßigen Abständen überprüft und verbessert.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

Seminar Agiles Projektmanagement

Möchten Sie weiteren Input zum agilen Projektmanagement? In unserem Seminar Agiles Projektmanagement erhalten Sie Struktur und Systematik, um Projekte agil anzugehen und in Ihrem Projektteam strukturiert und systematisch mit den Tools, Methoden umzugehen. Das Seminar bieten wir vor Ort am Seminarstandort Köln, im Online-Format oder als individuelle Inhouse-Schulung an. Informieren Sie sich hier:

Seminar Agiles Marketing

Sie möchten agile Methoden in Ihre Marketingprozesse implementieren? Dann besuchen Sie unser Seminar Agiles Marketing. Informieren Sie sich hier über die Inhalte oder sichern Sie sich jetzt einen Platz für das Seminar:

Agiles Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?

Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement unterscheiden sich deutlich. So sind im klassischen Projektmanagement die Zeit und der Aufwand variabel, der Umfang der Aufgabe allerdings fest. Beim agilen Projektmanagement sind die Zeit und der Aufwand wiederum fest, während der Umfang als variabel bezeichnet werden kann. Gerade aus Sicht der Kunden ist zudem interessant, dass die Arbeiten und Arbeitsprozesse stetig verbessert werden können. Bei einem klassischen Projektmanagement ist dies nicht möglich, da durch die steifen und vorgegebenen Arbeitsprozesse keine großen Anpassungen erledigt werden können. Hierfür wird im agilen Projektmanagement normalerweise mit sogenannten „Backlogs“ gearbeitet. In diesen werden die einzelnen Aufgaben (User Stories) und Fortschritte festgehalten, auf deren Grundlage dann die einzelnen Aufgaben für die „Sprints“ definiert werden. Bei einem klassischen Projektmanagement ist es hingegen so, dass die Anforderungen am Anfang definiert und die Ergebnisse erst ganz am Ende ausgearbeitet werden.

Agiles Projektmanagement – Die Vorteile

Warum agiles Projektmanagement in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, lässt sich anhand von ein paar Vorteilen sehr gut verdeutlichen. Die Arbeit innerhalb gewisser Arbeitsprozesse wird zum Beispiel deutlich flexibler gestaltet, da zwischendurch Platz für das „Feintuning“ gelassen werden kann. Gleichzeitig führt die agile Planung mit eigenem Überblick bei den zuständigen Personen für gewöhnlich dazu, dass die Projekte deutlich schneller erledigt werden. Und dank der durchgängigen Qualitätskontrolle können die Prozesse auch gleich mit entsprechender Qualität beendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass agiles Projektmanagement auf nahezu alle Branchen übertragbar ist. Wer zumindest einen Nachteil suchen möchte, der wird hier in der Abhängigkeit von den einzelnen Arbeitskräften fündig. Immerhin müssen die leitenden Arbeitskräfte wie zum Beispiel die Stakeholder jederzeit bestens in das Projekt involviert sein und gleichzeitig über genügend Kompetenz verfügen, um den Arbeitsprozess effektiv voranzutreiben.

Eine aktuelle Studie zum Einsatz des agilen Projektmanagements hat gezeigt, dass Unternehmen folgende Punkte im agilen Projektmanagement wirklich schätzen:

  • Qualitativ bessere Projektergebnisse
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Dienstleistern
  • Schnellere Umsetzung von Projekten
  • Schnelleres Erkennen und Reagieren auf auftretende Probleme
  • Höhere Flexibilität im Projekt
  • Bessere Mitarbeitermotivation durch mehr Verantwortung und selbständiges Arbeiten

Es ist daher sinnvoll, sich mit dieser Methode auseinanderzusetzen und speziell im Marketing zu prüfen, inwieweit agiles Projektmanagement einen Mehrwert liefern kann.

Agile Methoden im agilen Projektmanagement

Aus dem agilen Manifest leiten sich verschiedene Prinzipien für ein agiles Projektmanagement ab. Doch wie sollen diese Prinzipien im Projektalltag gelebt werden? Wie kann man diese Prinzipien so einsetzen, damit das agile Projekt erfolgreich wird?

Hier setzen dann die Methoden an, die sich im Projektmanagement in den letzten Jahren etabliert haben. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre haben wir bei der Implementierung von agilem Projektmanagement die folgenden „wichtigsten“ Agile Methoden identifiziert:

  • Daily-Standup Meeting
  • Kanban Tafeln
  • Sprints
  • User Stories und User Story Mapping

Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend. Weitere Methoden sollten jedoch mit Bedacht eingeführt werden. Jede dieser Methoden muss im Projektablauf getestet und auf die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden und dann auch in der täglichen Anwendung eine Routine darstellen.

Agiles Manifest Methoden und Werte

Ein Methoden Seminar zum Agilen Projektmanagement kann einen ersten Impuls liefern. Ein Coaching bei der Implementierung hilft jedoch hier weiter. Das Deutsche Institut für Marketing begleitet Marketingorganisationen und -Abteilungen bei der Transformation.

Sie möchten von unserer Expertise profitieren und bei der Implementierung Ihres agilen Projektmanagements gecoacht werden?

Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch:

Bastian FoersterBastian Foerster

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Agile Prinzipien im Projektmanagement nach dem AGIL-Schema

Um agiles Projektmanagement wirklich erfolgreich zu implementieren macht es Sinn sich mit den agilen Prinzipien auseinanderzusetzen. Agile Projektmanagement ist mehr als nur ein paar Tools oder einfache Checklisten. Die Grundprinzipien lassen sich mit dem Agil-Schema sehr gut darstellen:

Agiles Projektmanagement

Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung sind die vier Zieldimensionen die den Erfolg eines Projektes positiv beeinflussen sollen.
Nach Talcott Parsons, einem US-amerikanischen Soziologen sollte eine Organisation diese vier Dimensionen erfüllen.

  • Adaptation (Anpassung): Beschreibt die Fähigkeit eines Projektmanagements, auf die sich verändernden äußeren Bedingungen zu reagieren und sich anzupassen.
  • Goal Attainment (Zielverfolgung): Definiert die Fähigkeit eines Projektteams, Ziele zu definieren und diese im Projekt auch zu verfolgen.
  • Integration (Eingliederung): Ist die Fähigkeit einer Projektorganisation, Kohäsion (Zusammenhalt) und Inklusion (Einschluss) im Projektteam und mit den Stakeholdern herzustellen und abzusichern.
  • Latency bzw. Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung): Ist die Fähigkeit eines Projektteams, grundlegende Strukturen und Wertmuster aufrechtzuerhalten.
    Jedes agile Projektteam sollte in diesem Kontext sich die Frage stellen, wie sie die vier Dimensionen konkret angehen, was diese Dimensionen für Sie bedeuten und wie sie ihr tägliches Handeln daran ausrichten möchten.

Agiles Projektmanagement als Segen für die Arbeitsprozesse

Mit der Entwicklung des agilen Projektmanagements hat die Arbeit in zahlreichen Branchen deutlich an Qualität gewonnen. Die Unternehmen können in kurzen Arbeitsprozessen schnell und flexibel arbeiten und jederzeit die höchste Qualität versprechen. Kunden sind bekanntermaßen von diesen Arbeitsprozessen begeistert, da aufgrund der Flexibilität auch kurzfristig Änderungen oder Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden können. Läuft agiles Projektmanagement wirklich rund, sind diese Verbesserungen durch den Kunden aber gar nicht notwendig. Immerhin sollte durch die Qualitätskontrollen ohnehin jederzeit sichergestellt werden, dass die Projekte zur größten Zufriedenheit umgesetzt werden. Zusammenfassend kann agiles Projektmanagement als echter Segen bezeichnet werden, der die Arbeit in vielerlei Hinsicht effektiver gestaltet.

Seminar Agiles Projektmanagement

Setzen Sie agile Prozesss auch in Ihrem Unternehmen ein. In unserem Seminar Agiles Projektmanagement erhalten Sie Struktur und Systematik, um Projekte agil anzugehen und in Ihrem Projektteam strukturiert und systematisch mit den Tools, Methoden umzugehen. Hier finden Sie alle Informationen zu unserem Seminar:

#AgilesProjekmanagement #Agilität #AgileOrganisation

Anforderungsworkshop – Stakeholder im Agilen Projektmanagement mitnehmen

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Ein Anforderungsworkshop ist ein elementar wichtiges Instrument im agilen Projektmanagement. Auch im klassichen Projektmanagement gibt es den Satz:

"Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet.“

Ein Anforderungsworkshop bringt die beteiligten Projektpartner zusammen und fokussiert die elementaren Fragen für das anstehende Projekt. Man kann den Anforderungsworkshop nutzen, um

  • die Ziele der Stakeholder zu ermitteln und zu klären
  • Anforderungen gemeinsam zu erkennen bzw. aus den Zielen oder Szenarien abzuleiten,
  • allgemeine Anforderungen zu präzisieren,
  • Konsens unter den Stakeholdern herzustellen,
  • Anforderungen zu bewerten.

Rahmenbedingungen mit dem Projektpfeil definieren

Mit einem Anforderungsworkshop klärt man verschiedene Sichten auf die Projektaufgabe, das Anforderungsniveau und die wesentlichen Eckpfeiler. Beim Deutschen Institut für Marketing hat sich gerade in frühen Projektphasen der „Projektpfeil“ als sehr hilfreich herauskristallisiert.

Projektpfeil

Mit Hilfe dieser Struktur lassen sich die wesentlichen Rahmenbedingungen des Projektes gemeinsam mit den Stakeholdern klären:

  • Ziele: Welche Ziele verfolgen wir mit dem Projekt und welche Nebenbedingungen sind essenziell?
  • Zielgruppe: Welche Zielgruppe (Persona) steht im Mittelpunkt des Projektes?
  • Phasen: Welche wesentlichen Projektschritte haben wir?
  • Zeit: Mit welcher Projektdauer rechnen wir? Gibt es wichtige Termine / Ereignisse?
  • Ressourcen: Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung (Team, Budget, externe Ressourcen)?
  • Herausforderungen: Mit welchen Herausforderungen werden wir intern und extern zu tun haben?
  • Erfolgsfaktoren: Was werden wir tun müssen, damit das Projekt erfolgreich wird?

Damit sind die wesentlichen Herausforderungen definiert und bieten Ihnen einen Rahmen für die agile Marketingarbeit.

Mit dem DIM Workshop Canvas zu einem erfolgreichen Anforderungsworkshop

Für die Strukturierung des Anforderungsworkshops empfehlen wir den DIM Workshop Canvas.

Workshop Canvas

Wenn Sie Anforderungsworkshops durchführen wollen, sollten Sie einige Dinge vor, während und nach dem Workshop beachten:

  • Ziele: Was ist das Ziel Ihres Anforderungsworkshops und welcher Mehrwert soll dadurch erzielt werden?
  • Moderator: Wählen Sie erfahrene Moderatoren aus, die den Workshop sicher halten können und durch Expertise überzeugen.
  • Vorbereitung: Sind Sie ausreichend auf den Workshop vorbereitet? Auf welche möglichen Probleme können Sie sich noch vorbereiten?
  • Teilnehmer: Welche Ihrer Projektpartner nehmen an dem Workshop teil?
  • Material/Technik: Wie sehen die Arbeitsbedingungen in Ihrem Workshop aus? Sind genügend Tische und Stühle sowie Schreibutensilien und Präsentationsmaterialien vorhanden?
  • Einladung: Wie möchten Sie die Teilnehmer zum Workshop einladen? Sprechen Sie sie persönlich an oder nutzen Sie ein persönliches Anschreiben.
  • Ablauf: Was sind die Leitfragen Ihres Workshops? Welche Inhalte sollen geklärt werden? Schaffen Sie einen Überblick über die Thematik und Methodik des Workshops und teilen Sie den Ablauf Ihren Kunden vorher mit.
  • Follow-up: Lassen Sie die Ergebnisse des Workshops von einer neutralen Person dokumentieren und besprechen Sie die Ergebnisse mit etwas Abstand in einem Follow-Up-Workshop erneut.

Bereiten Sie ihren Anforderungsworkshop professionell vor, führen Sie ihn strukturiert durch und bereiten Sie ihn effizient nach. So können Sie die wichtigsten Anforderungen mit Ihren Stakeholdern klären und wesentlich fixieren. Natürlich kann es im Nachgang immer wieder zu Anpassungen kommen, aber Sie haben die wichtigsten Rahmenbedingungen bis auf weiteres geklärt.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

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Bastian FoersterBastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
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Kanban Board – effiziente Visualisierung von Arbeitsprozessen

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Wer sich im Marketing mit agilen Methoden und Frameworks beschäftigt, kommt an dem Begriff Kanban Board nicht vorbei. Doch was genau ist eigentlich ein Kanban Board? Wie wichtig ist dieses Instrument im agilen Marketing und Projektmanagement? In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie für die Erstellung eines Kanban Boards wissen müssen und inwiefern Sie dieses zu einer effizienteren Arbeitsstruktur führt.

Kanban Board – Definition und Einordnung

Das Kanban Board ist ein Instrument der Kanban-Entwicklungsmethode, welche eine Methode zur Steuerung von Produktionsprozessen beschreibt. Das Tool ist ein hilfreiches Mittel, um Ihren Workflow systematisch abzubilden. Einfach gesagt ist ein Kanban Board eine Art Wand, auf der Arbeitsprozesse und Aktivitäten visualisiert werden. Der Begriff Kanban stammt aus dem japanischen und bedeutet übersetzt Karte, Tafel oder Beleg.

Ein Kanban Board, auch Kanban Tafel genannt, geht aus dem Lean Management hervor. Das Konzept wurde von Toyota entwickelt und erstmalig genutzt. Dort wurden Produktionsstrukturen mit Kanban Boards abgebildet und für die Lean Production genutzt. So konnte Toyota die Bestandsprüfung und Produktionssteuerung besser veranschaulichen und strukturiert abbilden. Dieses Instrument wurde infolgedessen zu einer zentralen Methode, um Arbeitsprozesse sinnvoller managen zu können. Kurz darauf übernahmen viele andere Betriebe das Tool für die Nutzung im Bereich der agilen Softwareentwicklung.

Prof. Dr. Michael Bernecker"In seinem ursprünglichen Konzept wurden einfache Whiteboards oder Tafeln als Kanban Board genutzt, wie Sie in den meisten Produktions- und Büroräumen zu finden sind. Inzwischen können Sie Ihr Kanban Board auch digital bzw. online mithilfe diverser Tools abbilden – oder Sie nutzen weiterhin das klassische Whiteboard. Es gibt demnach also physische und virtuelle Boards, von Bedeutung ist für das Kanban Board jedoch letztendlich die Visualisierung von Arbeitsprozessen."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Mit den Jahren erkannten immer mehr Branchen das Potenzial von Kanban Boards. Heute ist das Kanban Board, im agilen Projektmanagement sowie im Marketing generell, nicht mehr wegzudenken. Um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und zu strukturieren, ist es ein elementares Werkzeug.

Seminar Agiles Projektmanagement und Seminar Agiles Marketing

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Komponenten und Aufbau eines Kanban Boards

Im Kern beinhaltet ein klassisches Kanban Board drei oder vier verschiedene Spalten. Letztendlich ist die Spaltenanzahl jedoch nicht vorgegeben – wichtig ist, dass Sie Ihren Prozess mit dem Board optimal abbilden können. Jede Spalte repräsentiert eine Prozessphase, also eine Aktivität. Wählen Sie die Spalten so, dass das Kanban Board Ihren gesamten Workflow visualisiert. Die folgende Abbildung veranschaulicht, wie das Board aussehen kann und welche Vorteile dieses mit sich bringt.

Kanban Board

1. Spalte: Aufgabe

In der ersten Spalte halten Sie die Aufgaben fest, die an einem Tag oder in einer Woche anstehen. Welchen Zeitraum Sie wählen, ist Ihnen überlassen – Sie können die Aufgaben eines Monats oder eines Tages in dieser Spalte anführen, je nachdem was Ihnen eine strukturiertere Übersicht verschafft und für Ihren Arbeitsprozess sinnvoller ist. Diese erste Spalte gibt dem Team somit erst einmal einen Überblick darüber, was noch ansteht. Mit dieser Basis schaffen Sie eine gute Transparenz und Visualisierung der kommenden Aufgaben.

2. Spalte: In Bearbeitung

Hier werden alle Aktivitäten gesammelt, die Ihr Team aktuell zur Erfüllung der Aufgaben ausführt. Diese zweite Spalte dient demnach der Visualisierung dessen, was gerade bearbeitet wird. Dadurch hat das Team alle Aktivitäten direkt im Blick und kann sich besser austauschen. Bestenfalls halten Sie hier auch Limitierungen fest, sodass kein Mitarbeiter überfordert wird. Das bedeutet, dass Prioritäten von Maßnahmen gesetzt werden – was muss an diesem Tag oder in dieser Woche unbedingt geschafft werden? Legen Sie beispielsweise drei Aktivitäten fest, die von höherer Priorität sind. Jedes Teammitglied erhält an diesem Punkt einen Überblick darüber, was momentan geschieht und an welcher Stelle noch weiterer Bedarf an Arbeit besteht.

3. Spalte: Prüfung

Nachdem die einzelnen Aufgaben erfolgreich bearbeitet wurden erfolgt eine Prüfung dieser Aktivitäten. So fassen Sie den aktuellen Status Ihrer Arbeit strukturiert zusammen und können Optimierungspotenziale frühzeitig entdecken sowie Qualitätslücken gegebenenfalls ausbessern. Im Wesentlichen werden in dieser Spalte der Prüfung demnach ausgeführte Qualitätskontrollen abgebildet.

4. Spalte: Fertig

Zu guter Letzt sollten Sie auch die erledigten Aufgaben in Ihrem Kanban Board erfassen. Dementsprechend müssen Sie und Ihr Team vorher genau definieren, was für Sie „fertig“ heißt. Sind Aufgaben fertig, wenn sie die Qualitätskontrollen durchlaufen haben? Bestimmen Sie die sogenannte Definition of Done! Hierdurch erhöhen Sie gleichzeitig auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter – jeder sieht, was schon alles geschafft wurde!

Marketingleiter

Implementierung von Kanban Boards im Marketing

Für eine optimale Implementierung der Kanban Boards in Ihre Marketingarbeit ist es wichtig, dass Sie nicht nur bei diesen Schritten bleiben, sondern die Boards auf Ihre jeweilige Situation anpassen. Nachfolgend werden zwei Anwendungsfälle zur Veranschaulichung besprochen.

1. Kanban Board im Vertrieb

Für die Arbeit mit dem Kanban Board im Vertrieb sollten Sie die Möglichkeit schaffen, sich mit Ihren Kollegen täglich über laufende Aktivitäten auszutauschen. Das kann beispielsweise an einer Wand in Ihrem Büro oder Besprechungsraum geschehen.

Kanban Board Vertrieb

In der ersten Spalte des Kanban Boards halten Sie alle Anfragen Ihrer Kundschaft fest. Auf diese Weise sehen alle Teammitglieder, welche Anfragen an diesem Tag oder in dieser Nacht neu hinzugekommen sind.

In der nächsten Spalte befinden sich dann die Kundenanfragen, um die sich der Außendienst kümmert – oder auch der Innendienst. Das sind solche Anfragen, die bereits in Bearbeitung sind. Hier findet also eine Bedarfsentwicklung statt und der nächste Schritt im Leadprozess wird abgebildet.

Weiterhin gibt es im Vertrieb häufig den Punkt bzw. die Spalte Angebot. Damit ist ein kaufmännisches Angebot gemeint. Das heißt, dem Kunden XY oder auch allen Kunden wurde ein Angebot unterbreitet. Wichtig ist es, dass es im Kanban Board festgehalten wird – so weiß jedes Teammitglied darüber Bescheid und kann dies in der weiteren Arbeit mit dem Kunden berücksichtigen.

In der letzten Spalte schaffen Sie eine Übersicht und Transparenz darüber, was an diesem Tag oder in dieser Woche an Projekten abgeschlossen wurde. Hier werden alle Aufträge abgebildet. Sie sehen, was momentan geschieht und an welcher Stelle Sie andere Kollegen eventuell noch unterstützen können. Dementsprechend können Kapazitäten sinnvoll genutzt und vor allem gemeinsam geplant werden.

2. Kanban Board im Content Marketing

Genauso wie im Vertrieb erweisen sich Kanban Boards auch im Online Marketing als hilfreiches Tool, insbesondere im Bereich Content Marketing.

Kanban Board Content

Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten für Ihre Webseite einen bestimmten Beitrag generieren und haben Ideen für ein bestimmtes Kundensegment. Diese Content Ideen sammeln Sie dann in der ersten Kanban Board Spalte.

Für die Content Entwicklung übergeben Sie die Content Ideen an einen internen oder externen Texter. Dieser entwickelt ein Konzept für den Beitrag und schreibt den passenden Text.

Nachdem der Text verfasst wurde, wird dieser eventuell noch an eine Abteilung weitergegeben, die für die Prüfung und Freigabe des Beitrags verantwortlich ist. Dort schauen sich Ihre Kollegen beispielsweise an, ob das richtige Bildmaterial verwendet worden ist, welche Freigaben dafür notwendig sind und ob die Suchmaschinenoptimierung (SEO) richtig umgesetzt wurde.

Im letzten Schritt kann der Beitrag dann nach der erfolgten Freigabe auf der Webseite veröffentlicht werden. Je nach Unternehmen erfolgt dies durch die Abteilung, welche auch für die Freigabe verantwortlich ist, oder beispielsweise durch den Texter selbst.

Fazit: Kanban Board

Mithilfe dieser verschiedenen Varianten können Sie sich das Kanban Board bauen, was am besten zu Ihnen passt. Je nachdem wie Sie arbeiten, kann Ihr Board real an der Wand hängen oder Sie nutzen digitale Tools wie Asana, Trello, Microsoft Planner, Kanbanize oder Smartsheet. Unabhängig davon, für welche Form oder welches Tool Sie sich entscheiden, bieten Kanban Boards Ihnen und Ihrem Team eine einfache Möglichkeit, konstruktiv miteinander zu arbeiten.

Die Visualisierung der einzelnen Arbeitsprozesse macht Ihre Marketingarbeit um einiges transparenter und somit effizienter. Außerdem trägt das Kanban Board auch zum Teambuildung bei – durch den positiven Umgang mit der eigenen Arbeit sehen Sie, was Sie bereits alles geschafft haben. Das fördert auch die Motivation! Ein Kanban Board macht deutlich, an welcher Stelle sich Schwachstellen befinden oder Verbesserungsbedarf besteht und steigert die Effizienz Ihrer Marketingarbeit. Durch die Funktion als Informationsaustauschpunkt sparen Sie zudem eine Menge Zeit – so können einige, sich wiederholende Besprechungen eventuell gänzlich wegfallen. Die Kanban Methode verfolgt das Prinzip Pull statt Push, d.h. neue Arbeit wird erst dann begonnen, wenn dafür Bedarf entsteht. Mit dem Pull System wird die eigenständige und selbstorganisierte Arbeit gefördert.

Die Vorteile von Kanban Boards im Überblick

  • Visualisierung und Strukturierung
  • Hohe Transparenz
  • Verringerung von Effizienzmängeln
  • Aufdeckung von Schwächen und Optimierungspotenzialen
  • Organisationshilfe
  • Hohe Flexibilität
  • Zeitersparnis
  • Konzentration auf wesentliche Arbeit
  • Besseres Arbeitsergebnis
  • Koordination der Zusammenarbeit in agilen Teams
  • Effizienteres Teamwork
  • Förderung der eigenständigen Arbeit
  • Höhere Zufriedenheit und Motivation

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Mit Scrum erfolgreich zum agilen Projektmanagement

Mit Scrum erfolgreich zum agilen Projektmanagement
5, 2 Bewertungen

Sie möchten in Ihrem Unternehmen agiles Projektmanagement einführen? Sie suchen nach einer geeigneten Methode? Oder Sie haben schon von Scrum gehört, aber noch keine genaue Vorstellung davon? Erfahren Sie, wie Scrum funktioniert und wie Sie damit Ihr Projekt sicher ins Ziel führen.

Was ist Scrum?

Scrum ist eine agile Methode der Teamarbeit. Die Teammitglieder arbeiten nach festgelegten Regeln eigenverantwortlich zusammen und stimmen ihre Arbeitsergebnisse schrittweise in kurzen Zeitabschnitten untereinander ab. So fokussieren Sie sich auf schnelle Umsetzung und dynamische Prozesse. Dazu zerlegen Sie die Komplexität Ihres Projekts, in dem Sie es in kleinere Einheiten herunterbrechen und sich wiederholende Arbeitsprozesse solange fortführen, bis das Projektziel erreicht ist. Wesentliche Teile der Projektanforderungen und mögliche Lösungsansätze bleiben zu Beginn bewusst unklar. Anstatt mit starren und detailgenauen Lasten- und Pflichtenheften, arbeitet das Scrum-Team in sogenannten Sprints nach dem Prinzip von Transparenz, Abgleich und Anpassung.

Für welche Projekte eignet sich die Methode?

Ursprünglich stammt Scrum aus dem Bereich der agilen Softwareentwicklung. Von daher liegt nah, dass sich das Tool besonders für die Entwicklung von innovativen Produkten oder Dienstleistungen eignet. Vor allem, wenn Sie noch nicht so genau wissen, was und wie etwas am Ende herauskommen soll. Prinzipiell ermöglicht Ihnen diese Methode jedoch auch, anders gelagerte Projektaufgaben anzugehen. Drei Begriffe stehen im Fokus: Rollen, Artefakte und Ereignisse. Rollen differenzieren die einzelnen Funktionen der Teammitglieder. Artefakte unterstützen, um Anforderungen und Arbeitsergebnisse zu dokumentieren. In Scrum kommt das Team in regelmäßigen Zeitabschnitten zusammen. Dabei plant es die Projektschritte, bespricht noch abzuarbeitende bzw. erledigte Aufgaben. Retrospektiv schaut das Team, welche potenziellen Verbesserungen sich im Ablauf und der Zusammenarbeit ergeben haben. Diese Zusammenkünfte nennt man Ereignisse.

Scrum

Die drei Scrum-Rollen

Ein Scrum-Team besteht aus den folgenden drei Rollen:

  • Product Owner
  • Entwicklungsteam
  • Scrum Master

Als Product Owner verantworten Sie in Scrum-Projekten den Produkterfolg. Sie stehen sowohl für die Nutzer des Produktes als auch für die Stakeholder. Also für alle, die Interessen am Produkterfolg haben. In dieser Rolle entscheiden Sie über die Eigenschaften des Produktes. Sie priorisieren die Vorgehensweise und erläutern Ihrem Entwicklerteam die notwendigen Schritte. Sie halten regelmäßig Rücksprache mit den Stakeholdern. So eruieren Sie iterativ, welche Bedürfnisse und Wünsche existieren. Diese Erkenntnisse tragen Sie dann in Ihr Scrum-Team. Wichtig: Formulieren Sie Anforderungen möglichst aus der Anwendersicht.

Die Größe des Entwicklungsteams ergibt sich abhängig von den Anforderungen. Es sollten mindestens drei aber höchstens neun Mitglieder sein. Die Spanne muss alle benötigten Kompetenzen abdecken, den Koordinierungsaufwand jedoch in Grenzen halten. Das Team liefert dem Product Owner die von ihm gewünschten Produktfunktionalitäten in der von ihm festgelegten Reihenfolge. Es verantwortet zudem die Einhaltung vereinbarter Qualitätsstandards. Dabei organisiert sich in Scrum-Projekten das Entwicklungsteam selbst und arbeitet interdisziplinär.

In der Rolle als Scrum Master sorgen Sie zugleich als Coach dafür, dass Scrum funktioniert und gelingt. Sie arbeiten mit dem Entwicklungsteam zusammen, ohne aber selbst dazuzugehören. Sie erläutern die Regeln, überprüfen, ob sie eingehalten werden und kümmern sich, wenn Probleme auftreten. Etwa in Form mangelnder Kommunikation oder gestörter Zusammenarbeit. Als Scrum Master geben Sie allerdings keine Arbeitsanweisungen und besitzen keinerlei disziplinarische Handhabe.

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Die drei Scrum-Artefakte

Um den Projektfortschritt für alle Beteiligten transparent zu steuern und zu dokumentieren, nutzen Sie drei sogenannte Artefakte:

  • Product Backlog
    Hier versammeln sich sämtliche Eigenschaften und Funktionen, die das Produkt haben soll. Zu Projektbeginn stellt sich die Liste eher grob dar. Durch regelmäßigen Austausch zwischen Stakeholdern, Product Owner und Entwicklungsteam, gestaltet sich das Product Backlog im Projektverlauf immer detaillierter.
  • Sprint Backlog
    Anstehende Aufgaben und Anforderungen notiert das Team im Sprint Backlog. Diese arbeitet das Entwicklungsteam in einem vorgegebenen Zeitintervall, dem Sprint, ab. Ein Sprint in Scrum-Projekten dauert max. 4 Wochen, üblicherweise 14 Tage.
  • Product Increment
    Das am Ende eines Sprints erzielte Teilergebnis nennt man Product Increment. In diesem Zwischenstadium sind alle bis dahin umgesetzten Arbeiten der vorangegangenen Sprints enthalten. Wichtig: Am Ende eines jeden Sprints muss das vorliegende Inkrement als "Done" bewertet sein.

Die vier Scrum-Ereignisse

Ein Scrum-Prozess verläuft in Ereignissen, die festen Zeitfenstern (Timebox) folgen. Man unterscheidet vier Ereignisse:

  • Sprint Planning
    Hier legt das Scrum-Team fest, welche Aufgaben im nächsten Sprint wie erledigt werden sollen. Dieses Sprint-Ziel ergibt sich aus den Einträgen im Product Backlog und den vom Product Owner gesetzten Prioritäten. Außerdem: an der Stelle formuliert das Team klar, wann eine Aufgabe als erledigt gilt und ein Teilergebnis (Product Increment) als „Done“ klassifiziert wird.
  • Daily Scrum
    In täglichen Zusammenkünften von etwa 15 Minuten berichtet jedes Teammitglied, was es seit dem letzten Daily Scrum erledigt hat. Und was es bis zum nächsten Daily Scrum noch zu tun gibt. Auch berichtet es von etwaigen Arbeitsbehinderungen. Hier unterstützt der Scrum Master, die vorliegenden Störungen zu beseitigen. Auf dem „Sprint-Burndown-Chart“ wird der Projektstatus sichtbar und, ob sich das Team noch im vorgegebenen Zielkorridor befindet.
  • Sprint Review
    Zum Abschluss eines Sprints stellt das Team im Review dem Product Owner Ergebnisse und Teil-Produkte vor. Dieser prüft, ob die vereinbarten Kriterien eingehalten wurden und der Definition „Done“ entsprechen. Fällt seine Überprüfung positiv aus, gilt das Sprint-Ergebnis als abgenommen. Der Eintrag im Sprint Backlog kann abgehakt werden. Hierdurch aktualisiert sich zugleich der Product Backlog. Dieser Prozess wiederholt sich bis zur abschließend fertigen Produktentwicklung.
  • Sprint-Retrospektive
    Sie unterstützt den Lernprozess für künftige Projekte. Dazu tauschen sich zwischen einem Sprint Review und dem nächsten Sprint Planning die Teammitglieder aus. Diskutiert werden bspw. Aspekte wie Zusammenarbeit, Abläufe oder Kommunikation. Das Team hält fest, was für den nächsten Sprint verbessert werden sollte.
Marketingleiter

Fazit

Agile Methoden übertreffen nachweislich klassische Ansätze im Projektmanagement hinsichtlich des Projekterfolgs. Als Anwender sollten Sie dennoch berücksichtigen, dass die Methode von Menschen angewendet wird. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass sich die Lehrbuchversion nicht immer 1:1 auf jedes Projekt anwenden lässt. Nutzen Sie das Tool, dann liegen folgende zehn Vorteile von Scrum auf Ihrer Seite:

  1. Sie reduzieren Komplexität, in dem Sie Ihr Projekt in kleine Einheiten zerlegen.
  2. Sie fokussieren sich auf relevante Produkteigenschaften und die zu erledigenden Aufgaben.
  3. Sie nehmen Änderungswünsche und neue Entwicklungen rechtzeitig auf.
  4. Sie treiben Ihr Scrum-Projekt in dynamischen Schritten „in time“ zum Ziel.
  5. Sie steuern und dokumentieren kontinuierlich und transparent.
  6. Sie erkennen schnell Fehlentwicklungen und reagieren frühzeitig auf Störungen.
  7. Sie halten alle Beteiligten zeitnah im gegenseitigen Austausch.
  8. Sie sorgen dafür, dass alle im Scrum-Team wissen, was sie bis wann zu tun haben.
  9. Sie fördern eine sich selbstorganisierende und interdisziplinäre Arbeitsweise.
  10. Sie lernen gemeinsam für Ihr nächstes Scrum-Projekt.

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#Scrum #AgilesProjektmanagement #Agilität #AgileMethode

Is Agile Dead? Diskussion zu agilen Methoden & Organisationsprinzipien

Is Agile Dead? Diskussion zu agilen Methoden & Organisationsprinzipien
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In immer mehr Unternehmen häufen sich zunehmend misslungene agile Projekte (SCRUM). Denn ein Tool macht scheinbar noch keinen Sommer! Der Einsatz von SCRUM ist nicht in jedem Kontext sinnvoll und eine zweitägige Schulung mit einem Multiple Choice Test macht noch keinen erfahrenen SCRUM Projektmanager!

Also: Wie geht es richtig? Welche Tools machen Sinn? Und auf welche Rahmenbedingungen müssen wir beim erfolgreichen Einsatz achten?

Meetup: Reinventing Organizations

Am kommenden Montag, den 03.12.2018 ab 19:00 Uhr, führen wir gemeinsam mit Holger Gelhausen unser Meetup: Reinventing Organizations durch.

First come, first serve!

Digitales Board Nureva

Die Agenda:

  1. Welche agilen Methoden bzw. Methoden neuen Arbeitens gibt es?
  2. Wie sehen agile Organisationsprinzipien aus?
  3. Welche Organisationsprinzipien werden bei welchen Methoden angewandt?

Zum Einsatz kommt das innovative digitale Board von Nureva: https://www.nureva.com/visual-collaboration

Melden Sie sich schnell an: Wir haben nur noch wenige Plätze für den kommenden Montag frei!

Wann?
Montag, 03.12.2018, ab 19 Uhr

Wo?
DIM Deutsches Institut für Marketing GmbH
Hohenstaufenring 43-45
D-50674 Köln