Schlagwort-Archive: Agiles Projektmanagement

Stacey Matrix – Orientierung bei unsicheren Problemlagen

Die Stacey Matrix, benannt nach dem britischen Professor für Management Ralph D. Stacey, leistet in ihrer Ursprungsform eine strukturierende Hilfestellung bei der Auswahl von Managementstrategien unter Unsicherheit. In der Praxis finden Sie die Stacey Matrix häufig auch im engen Zusammenhang mit dem sog. Cynefin-Framework, das 1999 von Dave Snowden entwickelt wurde. Beide Ansätze ordnen Problemsituationen nach den vier Problemlagen „einfach“, „kompliziert“, „komplex“ und „chaotisch“.

Stacey Matrix und Cynefin-Framework

Die Stacey Matrix visualisiert in ihrer schematischen Darstellung insbesondere den Zusammenhang zwischen Anforderung (Was) und Lösungsansatz (Wie). Darüber hinaus gibt Ihnen das Cynefin-Framework für jede der vier Cluster spezifische Handlungsempfehlungen (z.B. agieren, reagieren, analysieren oder probieren). Diese unterscheiden sich abhängig von der jeweiligen Einordnung. Eine praktische Anwendung findet sich in der Kombination von Stacey Matrix und Cynefin-Framework, wenn es beispielsweise um die Frage geht, welche (agile) Arbeitsmethode zur Lösung welcher Problemsituation eingesetzt werden soll. Hier zeigt sich, dass bei einfacher Problemstellung noch traditionelle Methoden als Lösungsansatz ausreichen, während bei zunehmenden komplexen bis hin zu chaotischen Situationen vermehrt agile Methoden (z.B. Scrum, Kanban Board oder Design Thinking) vorteilhaft erscheinen.

Stacey Matrix „Wie-Achse“ und „Was-Achse“

Streng genommen stellt sich die Stacey Matrix zunächst weniger als eine Matrix, denn mehr als ein Koordinatensystem mit zwei Achsen dar. Dabei wird die horizontale Achse „Wie-Achse“ und die vertikale Achse als „Was-Achse“ bezeichnet.

  • Wie-Achse: Mit welcher Methode kann eine Problemstellung so gelöst werden, dass das bestmögliche Ergebnis erzielt wird? Dabei kann die potenzielle Lösung in ihrer Ausprägung „klar und bekannt“ aber auch „unbekannt und völlig neu“ sein.
  • Was-Achse: Mit welchem Problem sind wir konfrontiert und was ist die konkrete Aufgabenstellung? Diese kann sich entweder als „klar und eindeutig“ oder als „unklar und mehrdeutig“ herausstellen.

In dieses zweidimensionale Koordinatensystem lassen sich dann diagonal von links unten nach rechts oben die vier Kategorien „einfach“, „kompliziert“, „komplex“ und „chaotisch“ abtragen, so dass die Stacey Matrix entsteht. Je weiter man auf dieser Diagonalen nach rechts oben wandert, desto weiter entfernt man sich aus der Komfortzone, in der sowohl Problemstellungen als auch mögliche Lösungen noch überschaubar sind.

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Stacey Matrix - einfach, kompliziert, komplex und chaotisch

Folgend werden die in der Stacey Matrix verwendeten Kategorien bzgl. ihres inhaltlichen Verständnisses näher definiert:

  • Bei einer einfachen Aufgabenstellung können Sie ohne großen Aufwand das Problem beschreiben und auf bekannte Lösungen zurückgreifen. Diese Lösungen haben sich in vergleichbaren Problemlagen bereits bewährt und bieten deshalb eine relativ hohe Gewissheit und Vorhersagbarkeit in Bezug auf die erfolgreiche Lösung der Aufgabe. So können Sie beispielsweise auf Basis von „Best Practices“, vorliegender Checklisten oder einer eher traditionellen Projektmanagement-Methode die Problemlösung zügig angehen und vorantreiben.
  • Komplizierte Problemfelder erkennen Sie daran, dass eine Vielzahl von Handlungsmöglichkeiten mit einer jeweilig bestimmten Kausalität verknüpft sind. Hier ist die Vielzahl dafür verantwortlich, dass Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, tiefergehend analysieren und planvoll vorgehen sollten.
  • Komplexe Umgebungen sind dadurch gekennzeichnet, dass viele Variablen in gegenseitiger Wechselwirkung zueinanderstehen. In dem Fall hilft Ihnen auch eine weitreichende Analyse nicht weiter. Es ist Ihnen unmöglich, genaue Vorhersagen zu treffen. Hier wird nur die Vorgehensweise von „Trial and Error“ dazu führen, aus aufgestellten Hypothesen und den jeweilig resultierenden Ergebnissen sukzessiv zu lernen.
  • Gemeinhin verstehen wir unter Chaos den Zustand völliger Unordnung. In einer solchen Situation sind weder die exakten Anforderungen noch die Spuren eines möglichen Lösungskorridors zu erkennen. Um im Chaos Klarheit und zunehmende Sicherheit zu gewinnen, sind in erster Linie schnelles Handeln und ein experimentelles Vorgehen von Nöten. Langwierige Analysen oder endlose Diskussionen über das Für und Wider wirken eher kontraproduktiv und führen nicht zum Ziel.
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Stacey Matrix – Beispiel Digitalisierung

Die Stacey Matrix können Sie beispielsweise heranziehen, wenn Sie sich dem tieferen Verständnis von Digitalisierung für Ihr Unternehmen nähern möchten. Digitalisierung stellt für viele nicht nur eine große Herausforderung in Bezug auf die „Wie-Achse“, sondern auch bereits in Bezug auf die „Was-Achse“ dar. Mit folgenden Gedankenschritten gelangen Sie auf der Diagonalen von „kompliziert“ über „komplex“ bis unter Umständen hin zum Punkt „chaotisch“:

  • Digitalisierung ist schon gar nicht einfach aber auch nicht nur kompliziert. Bereits die Implementierung einer Softwarelösung in Verbindung mit digital automatisiert gesteuerten Prozessen (z.B. Kundendialog, Customer Journey), bewirkt eine sofortige wechselseitige Beeinflussung relevanter Parameter (Informations-. Kommunikations- und Kaufverhalten). Damit ist bereits der Tatbestand einer komplexen Herausforderung gegeben.
  • Gerade in noch verhältnismäßig jungen und dynamischen Problemräumen, wie der der Digitalisierung, existiert noch kein breites gemeinsames Verständnis. Damit wandert man in der Stacey Matrix automatisch auf der vertikalen „Was-Achse“ nach oben (unklare und mehrdeutige Anforderung).
  • In Verbindung mit der Erkenntnis, dass auch das „Wie“ noch eher „unbekannt“ wenn nicht gar „völlig neu“ ist, führt ein solch fehlendes Verständnis in der Logik der Stacey Matrix in eine chaotische Problemlage.

Stacey Matrix und Cynefin-Framework Handlungsanweisungen

Anstatt mit einer schnellen, Hauptsache digitalen Umsetzung zu starten, nehmen Sie sich die Zeit, zunächst gemeinsam im Unternehmen zu verstehen, was digitale Transformation eigentlich für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden, Ihre Branche und Ihren Markt konkret bedeutet. Erst dann ist nach und nach ein zielgerichtetes, effektives und effizientes Handeln möglich. In Verbindung von Stacey Matrix und Cynefin-Framework werden den vier Zuständen folgende verschiedene Handlungsalternativen zugeschrieben:

  • Einfacher Problemkontext: Fakten feststellen (wahrnehmen), Auswahl bekannter Regeln vornehmen (klassifizieren) und als Lösung „Best Practice“ anwenden.
  • Komplizierter Problemkontext: Fakten einschätzen, entdeckte Zusammenhänge analysieren, Ziele formulieren, priorisieren, planen, umsetzen und kontrollieren.
  • Komplexer Problemkontext: Experimentieren, Hypothesen anhand der wahrgenommenen Ergebnisse überprüfen, Erkenntnisse entweder adaptieren oder aber neue Hypothesen aufstellen.
  • Chaotischer Problemkontext: schnelles Handeln um Wirkung zu erzeugen, die Auswirkungen wahrnehmen und sichern, darauf weitere stabilisierende Aktionen aufbauen und versuchen schnellstmöglich in Richtung Komplexität zu gelangen.

Anhand dieser Handlungsanweisungen können Sie sehr anschaulich nachvollziehen, wie sich das Thema Digitalisierung Schritt für Schritt weiter in unser Alltagsleben integrieren wird. So gesehen sind auch 25 Jahre Internet im Vergleich zu Entwicklungen anderer Technologien noch eher ein kurzer Zeitraum. Als Sidestep mit aktuellem Bezug sei an der Stelle auf die mitunter chaotisch anmutenden Bewältigungsstrategien im Umgang mit Covid 19 erinnert.

Fazit

Die Stacey Matrix stellt ein geeignetes und nützliches Instrument dar, mit dem Sie sich in neuen Problemräumen schneller orientieren können. Zusammen mit den Handlungsalternativen aus dem Cynefin-Framework, dient Ihnen dies als Navigationshilfe zur Bewältigung Ihrer unternehmerischen Herausforderungen. Vor allem in komplizierten, komplexen oder gar chaotischen Entscheidungssituationen sorgt die Stacey Matrix für mehr Klarheit.

Selbst wenn durch diese erste bloße Einordnung zunächst noch keine Probleme gelöst werden, so braucht es doch gerade in unsicheren Problemlagen Führung und Sicherheit. Dies schaffen Sie nur, wenn Sie wissen, was zu tun ist. Letztlich visualisiert die Stacey Matrix unterschiedliches organisatorisches Handeln und fördert dessen Verständnis. Zusätzlich bietet sie Ihnen einen guten Startpunkt für Reflexionen über die Einflussfaktoren von Kundenwünschen und innovativer Technologien in Bezug auf die eigene bestehende Realität Ihres Unternehmens.

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#StaceyMatrix #CynefinFramework #Management #Problemlösungen

Projektmanagement – Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle

Projektmanagement umfasst ein planvolles und strukturiertes Vorgehen, um im Rahmen eines Projekts ein im Vorfeld definiertes Projektziel zu erreichen. In der Regel betrauen Sie Projektteams mit der Aufgabe, zu bestimmten Themen, Aufgaben oder Problemstellungen geeignete Lösungen zu entwickeln. Diese sollen dann nach erfolgreichem Projektabschluss entweder vom Team selbst umgesetzt oder in eine bestehende, ggf. auch neu zu bildende Organisation implementiert werden. Projektmanagement bedeutet für die Projektmitglieder, dass sie sowohl sich als auch die notwendigen Arbeiten planen, organisieren und steuern. Zudem müssen die Projektmitarbeiter die Ressourcennutzung, den Fortschritt sowie den Erfolg kontrollieren und diesen dokumentieren bzw. präsentieren.

Projektmanagement vs. Prozessmanagement

Projektmanagement grenzt sich von einem kontinuierlich laufenden Prozessmanagement ab. Projekte sind dadurch charakterisiert, dass sie einmalig zu einem bestimmten Anlass initiiert werden. Die zu erarbeitenden Lösungen bzw. deren Umsetzung erfolgen gemäß den gestellten Anforderungen und definierten Zielerwartungen im Rahmen fester Anfangs- und Endtermine. Nicht zuletzt getrieben durch die zunehmende Digitalisierung, erfährt agiles Projektmanagement immer größere Wertschätzung. Unterschiede zum klassischen Projektmanagement finden Sie insbesondere in Bezug auf Herangehensweise, Methodik und Durchführung.

Agiles Marketing Seminar

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Agiles Projektmanagement

Als agiles Projektmanagement hat sich bspw. die Methodik von Scrum durchgesetzt. Hier bleiben wesentliche Teile der Projektanforderungen und mögliche Lösungsansätze zu Beginn bewusst unklar. Anstatt mit starren und detailgenauen Lasten- und Pflichtenheften, arbeitet das Scrum-Team in sogenannten Sprints nach dem Prinzip von Transparenz, Abgleich und Anpassung. Die Organisationsform verändert sich mit Zielsetzung auf mehr Effizienz und höhere Geschwindigkeit. Dennoch behält der Ursprung von Projektmanagement bezüglich einer Zielsetzung und dem grundsätzlichen Ablauf weiterhin seine Gültigkeit.

Seminar Agiles Projektmanagement

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Projektmanagement: die fünf Phasen

Das Projektmanagement können Sie in folgende fünf Phasen gliedern:

  1. Vorbereitung
  2. Initiierung
  3. Planung
  4. Steuerung und Durchführung
  5. Abschluss

Setzen Sie ein Projektmanagement auf, treffen Sie die Entscheidung, dass eine bestimmte Aufgabe von einem Projektteam erledigt werden soll. So banal es auch klingen mag, allein diese Entscheidung ist bereits mit Konsequenzen behaftet. Denn Sie werden die benötigten Projektmitglieder für die Projektzeit zumindest zeitweise aus ihrem jeweiligen Arbeitsbereich herauslösen müssen. Die an der Stelle wegfallenden Ressourcen müssen für die verbleibenden Arbeitskräfte kompensierbar bleiben. Wenn Sie diese Grundsatzentscheidung getroffen haben, können Sie guten Gewissens mit Ihrem Projekt starten.

Projektmanagement Phasen

Projektmanagement Vorbereitung

Je klarer und präziser Sie Ihr Projektmanagement vorbereiten, desto wahrscheinlicher können Sie ein effizientes und erfolgreiches Ergebnis erwarten. Daher sollten Sie im Vorfeld folgende vorbereitenden Punkte berücksichtigen:

  • Idee, Sinn und Zweck des erwünschten Projekts beschreiben
  • Realitäts-Check und Überlegungen zur Machbarkeit durchgehen
  • Projektumfeld und Projektcharakter (Methodik) festlegen
  • Vorgespräche führen, Bereitschaft abfragen, Projektleitung bestimmen
  • Mögliche Hürden antizipieren, Argumentationen vorbereiten
  • Projekt beantragen und auf den Weg bringen

Bei der Vorbereitung von Projekten ist oftmals auch Fingerspitzengefühl gefragt. Es gilt Stimmungen und Meinungen zu erkennen, Erwartungshaltungen verschiedener Stakeholder zu identifizieren und Weitblick bezüglich der (auch emotionalen) Tragweite des Projekts zu beweisen.

Projektmanagement Initiierung

Mit der Initiierung startet Ihr Projekt und damit auch das Projektmanagement. In dieser Phase stellen Sie das Team zusammen, klären Inhalte und Ziele und legen Regeln in Bezug auf Organisation und Kommunikation fest. Auch hierzu die Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Inhalte, Ziele und Zeithorizont definieren
  • Konkret die erwarteten Projekt-Ergebnisse (qualitativ und quantitativ) beschreiben
  • Verstärkte Einbindung der Projektleitung in die Zusammenstellung des Projektteams
  • Ressourcenplanung (Projektteam, Ausstattung, etwaige Kompensationen)
  • Wirtschaftlichkeitsanalyse, Risikoabschätzung
  • Finales Projektteam zusammenstellen
  • Festlegung von Organisation und Kommunikation

Besonders wichtig ist an dieser Stelle ist der letztgenannte Punkt. Das Projektteam muss neben den Inhalten eine klare Vorstellung davon bekommen, wie es sich organisiert und welche Erwartungshaltungen in punkto Kommunikation bestehen.

Projektmanagement Planung

Bei Ihrer Planung sollten Sie immer im Hinterkopf haben, dass es im Projektablauf auch immer zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen kann. Dennoch sollten Sie folgende Punkte zur Orientierung berücksichtigen:

    • Festlegen der inhaltlichen und zeitlichen Projektphasen
    • Vorgabe bestimmter Methoden wie z.B. Scrum
    • Definition der Arbeitspakete und Ergebniserwartung
    • Formulierung von Zwischenzielen und Teilergebnissen
    • Konkrete Aufgabenverteilung

Sollten Sie Methoden des agilen Projektmanagements (beispielsweise Scrum) anwenden wollen, versteht es sich von selbst, dass die eingesetzten Projektmitglieder vertraut mit den Anforderungen und Regeln sind. Unter Umständen müssen Sie noch im Vorfeld des Projektstarts entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen anbieten. Stellen Sie sicher, dass alle Projektmitglieder ein klares Verständnis von ihrer Rolle, ihrem Arbeitsauftrag und der jeweiligen Ergebniserwartung haben.

Projektmanagement Steuerung und Durchführung

Im Projektmanagement entscheiden Steuerung und Durchführung wesentlich über Erfolg und Misserfolg. Es gilt alle Fäden in der Hand zu halten, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen, den Zeitplan im Auge zu haben und nicht den Überblick zu verlieren.

  • Fortgang des Projekts prüfen (Termine und Ergebnisse bzgl. definierter Zielsetzungen)
  • Ressourcen- und Qualitätssicherung gewährleisten
  • Zügigen Informationsaustausch sicherstellen (Projektteam und Stakeholder)
  • Offene Punkte diskutieren, regelmäßige Feedback-Runden, Hürden beseitigen
  • Eskalationen vermeiden oder bewältigen
  • Kosten im Auge behalten
  • Berichte und Dokumentationen erstellen

Projektmanagement Abschluss

Zu einem guten Projektmanagement gehört auch ein verbindlicher und ordnungsgemäßer Abschluss. Neben der Ergebnispräsentation sollten Sie vor allem auch die im Projekt gesammelten Erfahrungen sichern.

  • Projektabnahme (Ergebnisse, Zielerreichung) inkl. Abschlussbericht
  • Abschlussbesprechung (Rückblick, Erfahrungen sichern, Abweichungsanalyse)
  • Projektteam auflösen
  • Rollout (konkrete Umsetzung der erarbeitetet Projektergebnisse)
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Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte

Die solide Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement haben Sie bereits gelegt, wenn Sie alle bis hierhin aufgeführten Aspekte berücksichtigen. Darüber hinaus gibt es noch grundlegende Bedingungen, welche die Erfolgsaussichten Ihres Projekts begünstigen:

  • Akzeptanz und Rückhalt durch das Management
  • Wertschätzung, Empathie und Kongruenz
  • Agiles Mindset – bedarfsgerechte Vorgehensweise, zügiges proaktives Handeln, kein Perfektionismus, lösungsorientierte Flexibilität, zielfokussierte Kommunikation
  • Professionelle Ausstattung und leistungsfördernde Rahmenbedingungen

Fazit

Kein noch so perfekt aufgesetztes Projektmanagement wird reibungslos, fehlerfrei und zu 100% gelingen. Von dieser Erwartungshaltung gilt es sich zu lösen. Insbesondere wenn es sich um Projekte handelt, die sich mit neuen und unbekannten Problemfeldern beschäftigen. Hier liegt es in der Natur der Sache, dass es zu unvorhersehbaren Verläufen kommen wird. Schaffen Sie einen sinnstiftenden Projektrahmen, in dem das Projektteam motiviert, engagiert und (weitestgehend) selbstbestimmt arbeiten darf, um den Erfolg zu steigern. Stellen Sie zudem eine angstfreie Fehlerkultur her, wobei derselbe Fehler möglichst nur einmal gemacht werden sollte.
Außerdem sollte der Fokus neben einer guten Vorbereitung, Initiierung und Planung vor allem auf der Steuerung und Durchführung des Projekts liegen. Achten Sie bei allem Engagement und aller Wertschätzung auch auf die notwendige Disziplin. Berücksichtigen Sie diese Grundlagen, dann sollte Ihr nächstes Projekt gelingen und Sie ein professionelles und erfolgsversprechendes Projektmanagement aufsetzen können.

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#Projektmanagement #Projektleitung #Scrum #AgilesProjektmanagement

Agile Prinzipien, die im Marketing auch funktionieren!

Agile Prinzipien, die auch für Marketingteams relevant sind, lassen sich in den verschiedenen agilen Frameworks (z.B. SCRUM) finden. Für die Implementierung eines Agilen Marketing- oder agilen Projektmanagements im Marketing, macht es Sinn sich mit diesen agilen Prinzipien auseinander zu setzen.
Grundlegende agile Prinzipien stammen aus dem agilen Manifest und beschäftigen sich mit der Entwicklung von Software. Um eine passende Implementierung im Marketing zu erreichen, muss hier natürlich eine Reflektion erfolgen. Eine einfache und simple Übertragung macht da nicht immer Sinn und ist oftmals auch kontraproduktiv.

Agile Prinzipien

Wesentliche agile Prinzipien gemäß dem Manifest lauten:

  • Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.
  • Schnelle Anforderungsänderungen sind selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil der Kunden.
  • Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.
  • Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten.
  • Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.
  • Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
  • Eine funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.
  • Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.
  • Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.
  • Einfachheit - die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren - ist essenziell.
  • Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.
  • In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Agile Prinzipien im Marketing und ihre Kernfragen

Ein Marketingleiter bzw. -verantwortlicher, der sich mit Agilem Marketing auseinandersetzt, sollte diese Grundprinzipen mit seinem Team diskutieren und folgende Kernfragen in den Vordergrund stellen:

  • Wie verstehen wir das?
  • Passt das zu uns?
  • Welche Erfahrungen haben wir damit?
  • Wie könnte es funktionieren?
  • Haben wir ein Commitment dazu?
  • Wie wollen wir das implentieren und zum Leben bringen?

Seminar Agiles Marketing - Methoden und Tools

Lernen Sie, wie Sie agiles Marketing kundenzentriert ausrichten können und bewusst auf die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen können.  Wir geben Ihnen im Seminar Agiles Marketing die nötigen Tools und Methoden an die Hand:

Implementierung der agilen Prinzipien

Dabei sollte eher ein Bezug zum Agilen Marketing Manifesto hergestellt werden. Dieses passt besser zu den Herausforderungen im Marketing-Umfeld.
Eine einfache erste Anpassung der agilen Prinzipien und Adaption für das Marketing sind:

  • Schenken Sie einer schnellen und kontinuierlichen Befriedigung der Kundenbedürfnisse oberste Priorität.
  • Heißen Sie Veränderungen willkommen. Das schnelle Reagieren auf Veränderungen verschafft Ihnen Wettbewerbsvorteile.
  • Entwickeln Sie fortlaufend Marketingprogramme – je kürzer die zeitlichen Frequenzen, desto besser.
  • Damit Sie erfolgreich Marketing betreiben können, bedarf es einer engen Abstimmung aller Beteiligten, insbesondere mit Produktentwicklung und Vertrieb.
  • Bauen Sie die Marketingpläne um motivierte Personen herum und geben Sie diesen die Unterstützung und das Umfeld, um diese Aufgaben bestmöglich zu erledigen.
  • Lernen Sie mittels der Feedbackschleife (Implementieren – Evaluieren – Lernen), um sich weiterzuentwickeln.
  • Für ein nachhaltiges Marketing müssen Sie konstant und regelmäßig wirksamen Content und wirksame Lösungen liefern.
  • Fürchten Sie sich nicht vor Fehlern, die Sie begehen. Nur sollten Ihnen die gleichen Fehler nicht zweimal unterlaufen.
  • Durch kontinuierliches Beachten der Marketinggrundlagen und guten Lösungen steigern Sie die Agilität.
  • Einfachheit ist wesentlich.
Agile Prinzipien im Marketing

Zertifikatslehrgang Business Development Manager (DIM)

Digitalisierung, Industrie 4.0 und die Märkte des 21. Jahrhunderts benötigen einen Begleiter und Gestalter im Unternehmen – den Business Development Manager. Unser Online-Zertifikatslehrgang Business Development Manager (DIM) verschafft Ihnen das nötige Rüstzeug und bietet Ihnen Struktur und Überblick, um in der Funktion des Business Development Managers Geschäftsfelder und Unternehmen mit zu gestalten. Bilden Sie sich flexibel von zu Hause aus weiter!

Business Development Manager DIM

Diese Einzelaussagen sind im Zweifel diskussionswürdig und sollten nicht „wortwörtlich“, sondern sinngemäß diskutiert werden. Die Auseinandersetzung mit diesen Prinzipen führt sehr schnell zu einer spannenden Diskussion in der Marketingabteilung, die über ein Reifegradmodell zu der Frage führt:

Wie agil ist unsere Marketingabteilung?

In den Diskussionen hierzu haben wir in den letzten Jahren immer wieder diese Herausforderungen festgestellt:

  • Oftmals fehlende Transparenz über die Leistungsanforderungen.
  • Fehlendes Verständnis über Customer Centricity.
  • Kaum einheitliches Verständnis zu Leistungen und Service Level Agreements.
  • Silo-Denken: Durch die Verteilung von Kompetenzen, Budgets und Aktivitäten auf verschiedene Bereich keine kundenorientierten und durchgängigen Prozesse.
  • Keine Selbstorganisation, sondern hierarchische Strukturen.
  • Keine Test- und Fehler-Kultur.
  • Meinungen und Bauchgefühl, anstelle von Fakten und Belegen dominieren den Arbeitsalltag.

Seminar Agiles Projektmanagement - Methoden und Techniken

In unserem Seminar Agiles Projektmanagement erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Techniken und Methoden des agilen Arbeitens innerhalb von Projekten. Sie lernen, wie Sie ihre Projekte einem dynamischen Umfeld anpassen können und flexibel auf sich verändernde Rahmenbedingungen reagieren.

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Design Thinking – agil zum Ziel!

Design Thinking zählt zu den agilen Arbeitsmethoden, die ihren Ursprung oftmals im Bereich der Softwareentwicklung haben. Mit dieser Methode fokussieren Sie die Entwicklung von Lösungsansätzen komplexer Problemstellungen aus Sicht der Anwender oder Nutzer. Die methodische Herangehensweise zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass Sie bspw. bei der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen von deren Bedürfnissen und Erwartungshaltungen ausgehen. Als strukturierte und prozessorientierte Methode können Sie diese auch in vielen anderen (nicht professionellen) Arbeits- und Lebensbereichen anwenden.

Design Thinking – So läuft es ab

Design Thinking fußt auf einer zunächst bewertungsfreien Grundhaltung. Gemäß des aus der Antike bekannten und Sokrates zugewiesenen Ausspruchs „Ich weiß, dass ich nicht(s) weiß“, starten Sie quasi ohne Vorurteilswissen. Darüber hinaus profitiert diese Methode von kollaborativer Zusammenarbeit, Offenheit für Feedback und der fokussierten Kunden- bzw. Anwenderperspektive. Design Thinking durchläuft sechs Prozessschleifen:

  • Problem verstehen
  • Beobachten
  • Standpunkt festlegen
  • Ideen kreieren
  • Prototyp entwickeln
  • Testen

Insbesondere wiederholen sich die letzten beiden Phasen häufiger. Generell folgt Design Thinking einem iterativen Prozess – es können sich demnach theoretisch alle Phasen (mehrmals) wiederholen, bis eine finale Lösung gefunden ist.

Design Thinking Prozess

Design Thinking: Was ist das Problem?

Starten Sie den Prozess damit, zunächst genau das Problem zu verstehen. Entwickeln Sie dazu im Team ein gemeinsames Verständnis. Einfache Fragen helfen, den Kern der angestrebten Lösung herauszuarbeiten:

  • Um was geht es?
  • Wer hat den Nutzen bzw. wer profitiert von der Lösung?
  • Welche Rahmenbedingungen existieren?
  • Was soll die Lösung am Ende bewirken?

Design Thinking beginnt mit dem berühmten unbeschriebenen, weißen Blatt Papier. Schieben Sie Ihre Vorannahmen und Vorurteile beiseite und starten Sie wirklich bei Null. Der Prozess verläuft umso erfolgsversprechender, je weniger Sie zum Start eine (Vor-)Ahnung von dem haben, was am Ende herauskommen soll.

Design Thinking: Beobachten Sie genau

Erfolgreiches Design Thinking braucht eine solide Entscheidungsbasis. Beobachten Sie deshalb genau und tauchen Sie in die Welt Ihrer Kunden ein. Stellen Sie relevante Daten zusammen, die zu dem im ersten Schritt erarbeiteten Problemverständnis passen (könnten).

  • Um welchen Markt geht es und wie tickt er?
  • Mit wem stehen Sie im Wettbewerb und wie geht die Konkurrenz vor?
  • Recherchieren Sie (nicht nur im Internet).
  • Hören Sie sich als Inspirationshilfe themenrelevante Vorträge an.
  • Fragen Sie Kunden, Partner, Stakeholder, Lieferanten oder andere Menschen, die etwas zu dem Thema beitragen können.
  • Beobachten Sie intensiv das Verhalten Ihrer Kunden. Erkennen Sie Muster (Frequenz/ Intensität/Zeiten), Vorlieben oder andere Nutzungskriterien?

Tragen Sie alle Erkenntnisse sorgfältig zusammen und verdichten Sie die Informationen.

Empfehlung: Nutzen Sie (agile) Techniken zur Strukturierung und Visualisierung. So erkennen Sie leichter die Zusammenhänge. Für die ersten beiden Phasen im Design Thinking bietet sich methodisch zum Beispiel der Ansatz von „Jobs-to-be-done“ an.

Design Thinking Intensivworkshop

Im Design Thinking Intensivworkshop lernen Sie, wie die agile Methode genau funktioniert und wie Sie damit effektive Lösungen zu komplexen Problemen ermitteln. Hier finden die nächsten Termine:

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Design Thinking: Ihr Standpunkt

Design Thinking ist Teamwork. Bringen Sie deshalb Ihr Team auf einen gemeinsamen Wissensstand. Entwickeln Sie mit Hilfe von Hypothesen ein tiefergehendes Verständnis für den Kunden und sein zu lösendes Problem. Nehmen Sie einen Standpunkt ein, von dem aus Sie zusammen einen klaren Kundenblick auf mögliche Lösungsansätze werfen können. Als Hilfskonstrukt erstellen Sie bspw. eine Persona. Dahinter steckt die facettenreiche und möglichst konkrete Beschreibung (Einstellungen, Motive, Verhalten) eines möglichen Kunden. Wichtig: an der Stelle wird keine Zielgruppe definiert! Allerdings steht die Persona für eine repräsentative Person aus Ihrer Zielgruppe. Finden Sie die Antwort auf die beiden wichtigen Fragen:

  • Welches Problem Ihres Kunden lösen Sie?
  • Und wie möchten Sie es lösen?

Beim Design Thinking geht darum, sich tief und empathisch in den Kunden hineinzudenken und hineinzufühlen. Entdecken Sie daher ganzheitlich seine wirklichen Bedürfnisse, Wünsche, aber auch Sorgen.

Design Thinking: Ideen finden

In der nächsten Phase von Design Thinking spüren Sie nun mögliche Lösungen auf. Auf den erarbeiteten Grundlagen generieren Sie viele Ideen, verwerfen viele davon und wählen letztlich nur wenige Ideen aus. Nutzen Sie auch hier weitere unterstützende Techniken und Tools, die Ihre Kreativität fördern. Der vielleicht schwierigste Part dieser Phase: Sie dürfen sich für den anstehenden Schritt nur auf eine einzige Idee (ohne Varianten) festlegen.

Design Thinking: Prototypen bauen

In der vorletzten Phase von Design Thinking bauen Sie auf Basis Ihrer (einen) ausgewählten Idee einen Prototyp. Dieser hat nicht den Anspruch, perfekt zu sein. Er kann relativ simpel gestaltet werden und soll lediglich einen ersten Eindruck seines Könnens vermitteln. Die wichtigen Rückmeldungen Ihres Kunden nutzen Sie, die Lösung weiterzuentwickeln. Bei einer Softwarelösung, einem einfachen Produkt oder einer Dienstleistung kann so ein Prototyp leichter umzusetzen sein, als bspw. bei der Entwicklung eines wasserstoffgetriebenen Raketenflugzeugs. Letztlich ist entscheidend, gemeinsam mit den Erfahrungen des Kunden herauszufinden, wie eine funktionale Lösung aussehen könnte. Vom einfach skizzierten Workflow über programmierte Dummies bis hin zum Modellbau ist hier alles denkbar.

Produktmanager

Design Thinking: Testen, testen, testen

Dem Testen kommt beim Design Thinking eine äußerst wichtige Bedeutung zu. Denn mit den vom Kunden erhaltenen Rückmeldungen gehen Sie nochmals an den Prototyp heran. So treiben Sie die Entwicklung weiter und nähern sich Schritt für Schritt der finalen Problemlösung. Vielleicht müssen Sie auch nochmal eine ganz andere Idee entwickeln. Oder es stellt sich heraus, dass das Verständnis der Problemstellung nicht richtig entwickelt wurde. Dann sind ggf. auch die Schritte zwei, drei oder vier zu wiederholen. Schlimmstenfalls starten Sie wieder bei Null.

Design Thinking: Erfolgsfaktoren

Damit Design Thinking gelingt, beachten Sie die folgenden sechs wichtigen Erfolgsfaktoren:

  • Ihr Team vereint möglichst viele verschiedene Erfahrungshorizonte. Völlig neue Ideen entstehen am ehesten, wenn verschiedene Disziplinen zusammenkommen und aus unterschiedlichen Perspektiven die Herausforderung beleuchten.
  • Das Team durchlebt alle Phasen des Projekts selbst. Einzelne Aufgaben werden nicht extern delegiert. Design Thinking lebt davon, das Projekt gemeinsam zum Erfolg zu führen. So sind alle Teammitglieder involviert und übernehmen Verantwortung.
  • Insbesondere in der kreativen Innovationsphase sollten Sie unbedingt auch „verrückte“ Ideen zulassen. Lösen Sie voreilige Ideenbremsen. Die Methode lädt gerade dazu ein, die potenzielle Kraft ausgefallener Einfälle nicht gleich mit negativen Bewertungen im Keim zu ersticken.
  • Show don´t tell: Diese provozierende Aufforderung sorgt für die schnelle Umsetzung neuer Ideen. So kommen Innovation und Kreativität möglichst rasch in die Kraft und können realisiert werden. „Besser unperfekt gestartet als perfekt gezögert“.
  • Die beste Idee gewinnt: Der Prozess gelingt nur mit Kollaboration auf Augenhöhe. Die Bewertung einer Idee erfolgt nicht hierarchisch. Es gewinnt die Idee, die für alle am meisten Erfolg verspricht – selbst wenn sie vom frisch eingestellten Junior kommt.
  • Keine Angst vor Rückschritten: Scheuen Sie sich nicht, wenn nötig auch nochmals weiter zurückzugehen. Ihre beste Idee nützt nichts, wenn Sie nicht wirklich das Problem verstanden haben.

Design Thinking schafft die Basis für Ihre Positionierung

Design Thinking ist ein agiler Ansatz, der bei der Entwicklung von Lösungen die Kundenperspektive ins Zentrum Ihrer Überlegungen stellt. Über sich wiederholende Feedbackschleifen nähern Sie sich mit der Methode so schrittweise der besten Lösung an. Die drei wesentlichen Vorteile von Design Thinking sind:

  • Die Basis eines gemeinsamen und soliden Problemverständnisses aus Kundenperspektive verringert die Gefahr, an der erwarteten Lösung vorbei zu entwickeln.
  • Regelmäßige Feedbackschleifen und die iterative Vorgehensweise sorgen dafür, dass innerhalb des Design Thinking Prozesses jeweils neue Erkenntnisse bis hin zur finalen Lösung berücksichtigt werden können.
  • Sich vor der Erstellung des Prototyps auf eine einzige Idee festzulegen, diszipliniert und schützt davor, sich zu verzetteln.

Nach dem erfolgreichen Durchleben aller Phasen, sollten Sie ein Ergebnis erarbeitet haben, mit dem Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen. Zugleich schaffen Sie damit die Basis, sowohl Ihre Positionierung als auch Ihre Kommunikation stringent und effizient zu gestalten.

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#DesignThinking #Positionierung #Persona #AgilesMarketing #Produktmanager

User Story – Kundenanforderungen an Funktionalitäten korrekt definieren

Eine hohe Kundenorientierung ist im Marketing sowie im agilen Projektmanagement von besonderer Bedeutung. Schon immer gilt der Grundsatz „Der Kunde ist König“. Sie richten Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung an Ihrem Kunden aus und stellen diesen in den Fokus. Natürlich haben die Nutzer Ihres Produktes auch gewisse Ansprüche an die Funktionalität des Angebots. Es ist wichtig, dass Sie die Ansprüche Ihrer Kunden kennen und auch erfüllen können. Anhand der Erstellung einer User Story gelingt es Ihnen, diese Anforderungen der Nutzer an die Funktionalität Ihres Produktes präzise und anschaulich darzustellen. Welche weiteren Vorteile und Möglichkeiten sich Ihnen durch User Stories eröffnen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition – was ist eigentlich eine User Story?

User Story bedeutet übersetzt Anwendererzählung bzw. Nutzererzählung. Das heißt, die Anforderungen an ein Produkt werden aus der Sicht des Nutzers bzw. Verbrauchers beschrieben. User Stories sind Geschichten, die verdeutlichen, wie das Produkt verwendet werden soll. Somit ist die User Story ein zentrales Kommunikationstool zwischen Nutzern und Entwicklern. Sie dient dem gegenseitigen Verständnis und setzt den Kunden in den Fokus. Die erfassten Anforderungen beziehen sich auf die Funktionalität der Verwendung des Produktes und nicht auf die Art und Weise der Verwendung. Demnach geht es nicht um die konkrete Umsetzung, sondern lediglich darum, was das Produkt aus Verbrauchersicht „können“ bzw. welche Anforderungen es erfüllen muss.

Das Konzept der User Story stammt ursprünglich aus dem agilen Modell des Extreme Programming (XP). User Stories sind ein wichtiges Werkzeug in der agilen Softwareentwicklung und werden häufig im agilen Projektmanagement wie auch in Scrum genutzt. Scrum schreibt es zwar nicht vor, User Stories zu nutzen, dennoch sind diese oft im Product Backlog zu finden.

Prof. Dr. Michael Bernecker"Eine User Story bildet die Basis eines guten Anforderungsprofils an ein Produkt. Sie beschreibt die geforderte Funktionalität aus Sicht des Kunden und fasst somit die wichtigsten Ansprüche an das Entwicklungsteam kurz und präzise zusammen."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

 

Bestandteile einer User Story

Konkret umfasst eine User Story einen Namen, eine kurze Erzählung und Akzeptanzkriterien. Die Erstellung kann formlos erfolgen oder anhand der folgenden Vorlage:

User Story

Die elementaren Bestandteile (User, Funktionalität, Nutzen und Akzeptanzkriterium) sollten jedoch in jeder User Story enthalten sein. Dabei werden die Fragen nach dem „WER“ [Nutzer], „WAS“ [Funktionalität] und „WARUM“ [Nutzen] durch die Nutzererzählung geklärt. Das „WIE“, also die Art und Weise der Umsetzung, ist dabei nicht von Bedeutung. Theoretisch ist der Autor Story natürlich der Nutzer, praktisch verfasst sie jedoch das Entwicklungsteam des Produktes. Die User Story wird nicht zwangsläufig vom Product Owner geschrieben, da oft das gesamte agile Entwicklungsteam dahintersteckt. Letztendlich ist es nicht von Bedeutung, wer die Nutzergeschichte schreibt, sondern, dass die Sicht des Nutzers bestmöglich repräsentiert wird.

Marketingleiter

Die drei C’s einer gelungenen User Story

Für eine gute User Story sollten Sie die drei C’s berücksichtigen, die ursprünglich von Ron Jeffries formuliert wurden:

1. Card

Jede Story wird auf einer kleinen (Papier)-Karte abgebildet, denn so können die Anforderungen nicht bis ins kleinste Detail beschrieben werden. Durch die Größe der Story Card, sind Sie dazu gezwungen, sich kurz zu halten. Idealerweise besteht die User Story nur aus ein bis zwei Sätzen. Die Story Card hat somit eine repräsentative Funktion.

2. Conversation

Die Card ist der Anfang eines Gesprächs (Conversation) und dient der Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses, indem ganz einfach über die User Stories gesprochen wird. Das kann in Anforderungsworkshops, in der Schätzklausur bei Sprint Meetings zwischen Kunden und Projektmitgliedern sowie zwischen Projektmitgliedern oder zwischen Projektmitgliedern und Kunden erfolgen.

3. Confirmation

Jede User Story muss messbar bzw. testbar sein. So kann der Product Owner die Umsetzung der Einträge überprüfen. Aus diesem Grund wird auf der Rückseite der Story Card meistens das Akzeptanzkriterium (Confirmation) festgehalten.

Das Akzeptanzkriterium ist also nicht direkt Teil der eigentlichen User Story, muss jedoch immer mit festgehalten werden, um die Nutzergeschichte messbar zu machen. Das Akzeptanzkriterium wird, im Gegensatz zur tatsächlichen Story, nicht aus Sicht des Nutzers oder sogar direkt vom Nutzer formuliert, sondern durch den Anforderer bzw. Entwickler selbst. Demnach muss das Entwicklerteam festlegen, wie die korrekte Umsetzung gemessen und getestet werden kann. Das Akzeptanzkriterium definiert, zu welchem Zeitpunkt die User Story verwirklicht ist, indem es festlegt, welche Kriterien dafür erfüllt sein müssen. Dadurch definiert das Entwicklungsteam die Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit das Produkt auch von den Stakeholdern akzeptiert wird. Das bedeutet, die Anforderungen der Nutzer werden nochmals konkretisiert bzw. der Zeitpunkt, wann diese als erreicht gelten. Nachdem alle Akzeptanzkriterien festgelegt wurden, erfolgt ein Akzeptanztest, mit welchem die User Stories anhand verschiedener Testdurchläufe geprüft werden.

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Tipps zur Erstellung einer guten User Story

Für eine zielführende User Story sollten Sie folgende Grundsätze beherzigen:

  • Knapp & Präzise!
    Achten Sie darauf, in kurzen Sätzen zu schreiben. Eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen verfehlt den Sinn der User Story. Durch knappe Formulierungen können Sie die wesentlichen und wichtigsten Anforderungen konkretisieren und genau veranschaulichen.
  • Bleiben Sie einfach!
    User Stories sollten für alle Mitglieder des agilen Teams verständlich sein. Nutzen Sie also eine einfache Sprache beim Verfassen der Story und verzichten Sie auf Fachwörter, die von Teammitgliedern aus anderen Abteilungen nicht unbedingt verstanden werden.
  • In die Rolle des Users schlüpfen
    Nehmen Sie die Sicht des Nutzers ein und stellen Sie sich vor, Sie möchten das Produkt für einen bestimmten Zweck nutzen. Versuchen Sie, Ihren Kunden zu verstehen – nur so können Sie korrekt formulieren, welche Anforderungen der User tatsächlich an das Produkt stellt.
  • Mehrwert
    Versuchen Sie, einen echten Mehrwert und Nutzen zu formulieren. Nur so kann Ihr Entwicklungsteam auch konkrete Produkteigenschaften und Umsetzungsmöglichkeiten ausarbeiten. User Stories dienen der Kommunikation zwischen User und Entwickler – durch den Fokus auf den wesentlichen Nutzen bzw. Mehrwert, stärken Sie somit das Verständnis und tragen zu einer effizienteren Arbeit bei.
  • Die drei W’s
    Unabhängig davon, ob Sie Ihre User Story anhand einer Vorlage formulieren, sollte diese immer die drei W-Fragen beantworten – Wer möchte was und warum?
  • Ideen in User Stories formulieren
    Versuchen Sie, neue Anregungen, Ideen und Innovationen zuerst einmal in User Stories zu verpacken. Gelingt dies nicht, sollten Sie eventuell Ihre Idee noch einmal überdenken. Jede Produktinnovation sollte auf Ihren Kunden zugeschnitten sein, eine gewisse Funktionalität vorweisen und ihm einen Vorteil bzw. Nutzen liefern.

Unterschied zwischen Epic, Theme und User Story

Im agilen Projektmanagement kommen zudem häufig die Begriffe Epic und Theme vor. Sie fragen sich, was nun der Unterschied zwischen Epics, Themes und User Stories ist? Je nach Organisation werden diese Begriffe und deren Bestandteile teilweise unterschiedlich definiert und klassifiziert:

  • EPIC
    Prinzipiell stellt ein Epic eine große User Story dar und beschreibt die Anforderungen in einer detaillierteren Form. Ab welcher Größe ein agiles Team eine User Story als Epic klassifiziert ist unterschiedlich. Epics sind demnach größere Einheiten von Aufgaben und können in kleinere User Stories zerlegt werden.
  • THEMES
    Themes beschreiben tatsächlich nur Themen und Ideen des gesamten Unternehmens. Ein Theme stellt den Überbegriff mehrerer User Stories dar. Um ein Thema im Unternehmen abzuarbeiten, ist die Umsetzung mehrere Epics und sich daraus ergebender User Stories notwendig.

Weiterführende Nutzung von User Stories

User-Story-Mapping

Um Ihre User Stories bzw. Kundengeschichten nun richtig zu nutzen, kann das User-Story-Mapping für Sie von Vorteil sein. Die User Story Map skizziert die Customer Journey, also die Reise des Kunden mit dem jeweiligen Produkt. Demnach ist die User Story Map eine Übersicht über mehrere User Stories. Die Story Map ist viel ausführlicher und stellt die verschiedenen User Stories in ihren Details und Varianten grafisch dar. Mithilfe des Instruments der User Story Map können Sie einzelne Anwendergeschichten zu einem zweckdienlichen Modell zusammenfassen. Anhand dessen identifizieren Sie Anforderung-Leistung-Lücken und können Produktentwicklungen ganzheitlich planen, um einen echten Mehrwert für Ihre Kunden zu generieren.

Die grafische Darstellung einer User Story Map erfolgt nach dem Top-Down Ansatz und stellt die Anforderungen in einer Art Baumdiagramm zusammen. Das kann beispielsweise wie folgt aussehen:

User Story Mapping

Mehr zum User-Story-Mapping finden Sie hier.

Story Decomposition

Zur genaueren Ausführung der User Stories dient Ihnen auch die Story Decomposition. Dieser Begriff umfasst die detaillierte Beschreibung der User Story. Denn erst durch die Beschreibung des Mehrwerts bzw. Nutzens können auch die nachfolgende Umsetzung akkurat geplant und zielführende Entscheidungen getroffen werden.

Fazit: Warum machen User Stories Sinn?

Generell erleichtern User Stories die Kommunikation in agilen und interdisziplinären Teams. Die User Story verhilft allen Teammitgliedern zu einem besseren Verständnis der Kunden. Durch die knappe und präzise Formulierung werden die wichtigsten Anforderungen für jeden konkret offengelegt. Infolgedessen sind Anwenderwünsche leichter verständlich. Zudem schafft die User Story eine Brücke zwischen Nutzern und Entwicklern. So wird die Zusammenarbeit im agilen Projektmanagement gefördert.

Weiterhin können Sie mit diesem Konzept flexibel arbeiten und die Story an neue Veränderungen schnell anpassen. Die Nutzergeschichte stellt ein wichtiges Feedback dar und umfasst die Validierung und Bewertung diverser Nutzeranforderungen. So können Sie auch den Aufwand Ihrer Arbeit besser einschätzen.

Vor allem aber generieren Sie durch User Stories eine hohe Benutzer- bzw. Kundenorientierung, denn der Fokus liegt bei der Erstellung auf dem Kunden und seiner Sicht der Dinge. Das führt zu einem besseren Verständnis zwischen Anwendern und Entwicklern. Durch die schnelle und einfache Erstellung wird die User Story zu einem zentralen und sehr repräsentativen Mittel, um Wünsche und anwendungsbezogene Bedürfnisse der Kunden überschaubar darzustellen.

Die Umsetzung ist für die User Story zwar unerheblich, jedoch ergibt sich diese aus einer gut formulierten Story automatisch. Mithilfe der Nutzergeschichten wird der Kontext und der Wert verdeutlicht, was wiederum zu kreativeren Lösungen führt. Nur durch die Darstellung eines echten Mehrwerts bzw. Nutzens können die Anforderungen an die Produktfunktionalität optimal geplant und umgesetzt werden.

Das DIM als Ihr Partner im agilen Projektmanagement

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Agiles Projektmanagement: Definition, Eckpfeiler, Fakten

Was ist agiles Projektmanagement eigentlich genau? Worin unterscheidet es sich vom klassischen Projektmanagement? Und worin liegen die Vorteile? Heutzutage ist diese Form des Projektmanagements in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Eingeführt wurde es damals durch die Software-Entwicklung und über die Jahre immer weiter verfeinert. Denn in jeder Branche gibt es bekanntlich immer Platz für Verbesserungen. Und das Projektmanagement muss darauf reagieren können.

Was ist agiles Projektmanagement?

Prof. Dr. Michael Bernecker"Agiles Projektmanagement beschreibt einen Prozess, bei dem Teams in kurzen Projekteinheiten arbeiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren und durch regelmäßigen Austausch und Zwischenergebnisse produktiver zu agieren."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Es gibt keine wissenschaftlich exakte Definition, was agiles Projektmanagement eigentlich ist. Es gibt jedoch ein Grundverständnis und verschiedene Frameworks (SCRUM, SCRUM@SCALE, PRINCE2, Extreme Programming,...), die agile Prinzipien im Projektmanagement eingrenzen. Grundsätzlich fokussiert sich agile Projektarbeit nicht auf die Tätigkeit im Projekt an sich, sondern auf das Ergebnis des Projektes (Produkt) und adressiert eine hohe Kundenorientierung (Stakeholder) sowie eine flexible Handlungsweise, um Veränderungen in der Projektumwelt adaptieren zu können. Durch eine iterative Vorgehensweise im Projekt wird das Projektteam stärker individuell eingebunden und die einzelnen Projektpakete werden transparenter und handelbarer.

Nähert man sich aus der Projektmanagement-Sicht dem agilen Kontext wird es vielleicht etwas einfacher. Dort unterscheidet man die institutionelle, die funktionelle und die eher allgemeine Definition:

Projektmanagement aus institutioneller Sicht ist der mit projektbezogenen Führungstätigkeiten betraute Personenkreis. Projektmanagement aus funktioneller Sicht betrachtet bezeichnet projektbezogene Führungstätigkeiten, d.h. die Planung, Organisation und Kontrolle von Projekten.

Dies führt zu einer allgemeinen Definition:

Projektmanagement ist ein eindeutig abgrenzbares Subsystem innerhalb einer Organisation (bestehend aus einer einzelnen Person oder Gruppe), das die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projektes sowie die Verantwortung gegenüber der Unternehmensleitung bzw. dem Projektauftraggeber übernimmt.

Damit versteht man agiles Projektmanagement als ein Projektmanagement, das sich nach agilen Prinzipien ausrichtet.

Agiles Projektmanagement – Ins Leben gerufen durch die Software-Entwicklung

Agiles Projektmanagement fand seinen Ursprung Berichten zufolge bereits 1957, wobei hier bestenfalls von teilweisem Projektmanagement gesprochen werden kann. 1970 wurde das Thema dann zum ersten Mal wirklich relevant und vor allem in der Branche der Software-Entwicklung eingesetzt. Anschließend wurden die Prozesse branchenübergreifend verfeinert, ehe im Jahr 2001 das sogenannte „agile manifesto“ veröffentlicht wurde. Dieses stammte von mehreren Entwicklern und soll als „formelle Proklamation“ von zwölf Grundprinzipien zur Software-Entwicklung dienen. Mittlerweile wird das agile Projektmanagement allerdings längst nicht mehr nur in Entwicklerkreisen umgesetzt, sondern findet sich auch in anderen Branchen wieder.

Agiles Projektmanagement: Die 12 Grundprinzipien aus dem „agile manifesto“

Auch wenn das „agile manifesto“ mittlerweile schon gute 17 Jahre alt ist, gilt es auch heutzutage noch immer als Grundlage für agiles Projektmanagement. Vor allem deshalb, weil hier die bis heute gültigen zwölf Grundprinzipien der agilen Arbeitsweise aufgelistet sind. Diese lauten wie folgt:

12 Prinzipien Agiles Manifest
  1. Die Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität und soll durch schnelle und fortwährende Auslieferungen erreicht werden.
  2. Die sich verändernden Rahmenbedingungen während eines Projekts müssen jederzeit beachtet werden, um dem Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
  3. Der Service oder das Produkt wird mit höherer Frequenz ausgeliefert.
  4. Ein fertiges und intaktes Produkt ist das Messinstrument für den Erfolg.
  5. Durch die agilen Prozesse wird eine nachhaltige Entwicklung gewährleistet.
  6. Entwickler und Stakeholder müssen auf täglicher Basis eng kooperieren.
  7. Für einen schnellen Erfolg sollten Meetings von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.
  8. Die Teams werden mit allen notwendigen Tools unterstützt und bleiben jederzeit motiviert, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
  9. Die Agilität soll durch einen Fokus auf technische Exzellenz und angemessenes Design gesteigert werden.
  10. Simplizität ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses.
  11. Mit großer Wahrscheinlichkeit erzielen die Teams die besten Erfolge, die sich selbst organisieren und ihre eigenen Strukturen erarbeiten.
  12. Die Arbeit wird durch die Teams in regelmäßigen Abständen überprüft und verbessert.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

Seminar Agiles Projektmanagement

Möchten Sie weiteren Input zum agilen Projektmanagement? In unserem Seminar Agiles Projektmanagement erhalten Sie Struktur und Systematik, um Projekte agil anzugehen und in Ihrem Projektteam strukturiert und systematisch mit den Tools, Methoden umzugehen. Das Seminar bieten wir vor Ort am Seminarstandort Köln, im Online-Format oder als individuelle Inhouse-Schulung an. Informieren Sie sich hier:

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Seminar Agiles Marketing

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Agiles Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?

Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement unterscheiden sich deutlich. So sind im klassischen Projektmanagement die Zeit und der Aufwand variabel, der Umfang der Aufgabe allerdings fest. Beim agilen Projektmanagement sind die Zeit und der Aufwand wiederum fest, während der Umfang als variabel bezeichnet werden kann. Gerade aus Sicht der Kunden ist zudem interessant, dass die Arbeiten und Arbeitsprozesse stetig verbessert werden können. Bei einem klassischen Projektmanagement ist dies nicht möglich, da durch die steifen und vorgegebenen Arbeitsprozesse keine großen Anpassungen erledigt werden können. Hierfür wird im agilen Projektmanagement normalerweise mit sogenannten „Backlogs“ gearbeitet. In diesen werden die einzelnen Aufgaben (User Stories) und Fortschritte festgehalten, auf deren Grundlage dann die einzelnen Aufgaben für die „Sprints“ definiert werden. Bei einem klassischen Projektmanagement ist es hingegen so, dass die Anforderungen am Anfang definiert und die Ergebnisse erst ganz am Ende ausgearbeitet werden.

Agiles Projektmanagement – Die Vorteile

Warum agiles Projektmanagement in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, lässt sich anhand von ein paar Vorteilen sehr gut verdeutlichen. Die Arbeit innerhalb gewisser Arbeitsprozesse wird zum Beispiel deutlich flexibler gestaltet, da zwischendurch Platz für das „Feintuning“ gelassen werden kann. Gleichzeitig führt die agile Planung mit eigenem Überblick bei den zuständigen Personen für gewöhnlich dazu, dass die Projekte deutlich schneller erledigt werden. Und dank der durchgängigen Qualitätskontrolle können die Prozesse auch gleich mit entsprechender Qualität beendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass agiles Projektmanagement auf nahezu alle Branchen übertragbar ist. Wer zumindest einen Nachteil suchen möchte, der wird hier in der Abhängigkeit von den einzelnen Arbeitskräften fündig. Immerhin müssen die leitenden Arbeitskräfte wie zum Beispiel die Stakeholder jederzeit bestens in das Projekt involviert sein und gleichzeitig über genügend Kompetenz verfügen, um den Arbeitsprozess effektiv voranzutreiben.

Eine aktuelle Studie zum Einsatz des agilen Projektmanagements hat gezeigt, dass Unternehmen folgende Punkte im agilen Projektmanagement wirklich schätzen:

  • Qualitativ bessere Projektergebnisse
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Dienstleistern
  • Schnellere Umsetzung von Projekten
  • Schnelleres Erkennen und Reagieren auf auftretende Probleme
  • Höhere Flexibilität im Projekt
  • Bessere Mitarbeitermotivation durch mehr Verantwortung und selbständiges Arbeiten

Es ist daher sinnvoll, sich mit dieser Methode auseinanderzusetzen und speziell im Marketing zu prüfen, inwieweit agiles Projektmanagement einen Mehrwert liefern kann.

Agile Methoden im agilen Projektmanagement

Aus dem agilen Manifest leiten sich verschiedene Prinzipien für ein agiles Projektmanagement ab. Doch wie sollen diese Prinzipien im Projektalltag gelebt werden? Wie kann man diese Prinzipien so einsetzen, damit das agile Projekt erfolgreich wird?

Hier setzen dann die Methoden an, die sich im Projektmanagement in den letzten Jahren etabliert haben. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre haben wir bei der Implementierung von agilem Projektmanagement die folgenden „wichtigsten“ Agile Methoden identifiziert:

  • Daily-Standup Meeting
  • Kanban Tafeln
  • Sprints
  • User Stories und User Story Mapping

Kanban Board

Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend. Weitere Methoden sollten jedoch mit Bedacht eingeführt werden. Jede dieser Methoden muss im Projektablauf getestet und auf die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden und dann auch in der täglichen Anwendung eine Routine darstellen.

Agiles Manifest Methoden und Werte

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Agile Prinzipien im Projektmanagement nach dem AGIL-Schema

Um agiles Projektmanagement wirklich erfolgreich zu implementieren macht es Sinn sich mit den agilen Prinzipien auseinanderzusetzen. Agile Projektmanagement ist mehr als nur ein paar Tools oder einfache Checklisten. Die Grundprinzipien lassen sich mit dem Agil-Schema sehr gut darstellen:

Agiles Projektmanagement

Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung sind die vier Zieldimensionen die den Erfolg eines Projektes positiv beeinflussen sollen.
Nach Talcott Parsons, einem US-amerikanischen Soziologen sollte eine Organisation diese vier Dimensionen erfüllen.

  • Adaptation (Anpassung): Beschreibt die Fähigkeit eines Projektmanagements, auf die sich verändernden äußeren Bedingungen zu reagieren und sich anzupassen.
  • Goal Attainment (Zielverfolgung): Definiert die Fähigkeit eines Projektteams, Ziele zu definieren und diese im Projekt auch zu verfolgen.
  • Integration (Eingliederung): Ist die Fähigkeit einer Projektorganisation, Kohäsion (Zusammenhalt) und Inklusion (Einschluss) im Projektteam und mit den Stakeholdern herzustellen und abzusichern.
  • Latency bzw. Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung): Ist die Fähigkeit eines Projektteams, grundlegende Strukturen und Wertmuster aufrechtzuerhalten.
    Jedes agile Projektteam sollte in diesem Kontext sich die Frage stellen, wie sie die vier Dimensionen konkret angehen, was diese Dimensionen für Sie bedeuten und wie sie ihr tägliches Handeln daran ausrichten möchten.

Agiles Projektmanagement als Segen für die Arbeitsprozesse

Mit der Entwicklung des agilen Projektmanagements hat die Arbeit in zahlreichen Branchen deutlich an Qualität gewonnen. Die Unternehmen können in kurzen Arbeitsprozessen schnell und flexibel arbeiten und jederzeit die höchste Qualität versprechen. Kunden sind bekanntermaßen von diesen Arbeitsprozessen begeistert, da aufgrund der Flexibilität auch kurzfristig Änderungen oder Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden können. Läuft agiles Projektmanagement wirklich rund, sind diese Verbesserungen durch den Kunden aber gar nicht notwendig. Immerhin sollte durch die Qualitätskontrollen ohnehin jederzeit sichergestellt werden, dass die Projekte zur größten Zufriedenheit umgesetzt werden. Zusammenfassend kann agiles Projektmanagement als echter Segen bezeichnet werden, der die Arbeit in vielerlei Hinsicht effektiver gestaltet.

Seminar Agiles Projektmanagement

Setzen Sie agile Prozesss auch in Ihrem Unternehmen ein. In unserem Seminar Agiles Projektmanagement erhalten Sie Struktur und Systematik, um Projekte agil anzugehen und in Ihrem Projektteam strukturiert und systematisch mit den Tools, Methoden umzugehen. Hier finden Sie alle Informationen zu unserem Seminar:

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#AgilesProjekmanagement #Agilität #AgileOrganisation

Anforderungsworkshop – Stakeholder im Agilen Projektmanagement mitnehmen

Ein Anforderungsworkshop ist ein elementar wichtiges Instrument im agilen Projektmanagement. Auch im klassichen Projektmanagement gibt es den Satz:

"Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet.“

Ein Anforderungsworkshop bringt die beteiligten Projektpartner zusammen und fokussiert die elementaren Fragen für das anstehende Projekt. Man kann den Anforderungsworkshop nutzen, um

  • die Ziele der Stakeholder zu ermitteln und zu klären
  • Anforderungen gemeinsam zu erkennen bzw. aus den Zielen oder Szenarien abzuleiten,
  • allgemeine Anforderungen zu präzisieren,
  • Konsens unter den Stakeholdern herzustellen,
  • Anforderungen zu bewerten.

Rahmenbedingungen mit dem Projektpfeil definieren

Mit einem Anforderungsworkshop klärt man verschiedene Sichten auf die Projektaufgabe, das Anforderungsniveau und die wesentlichen Eckpfeiler. Beim Deutschen Institut für Marketing hat sich gerade in frühen Projektphasen der „Projektpfeil“ als sehr hilfreich herauskristallisiert.

Projektpfeil

Mit Hilfe dieser Struktur lassen sich die wesentlichen Rahmenbedingungen des Projektes gemeinsam mit den Stakeholdern klären:

  • Ziele: Welche Ziele verfolgen wir mit dem Projekt und welche Nebenbedingungen sind essenziell?
  • Zielgruppe: Welche Zielgruppe (Persona) steht im Mittelpunkt des Projektes?
  • Phasen: Welche wesentlichen Projektschritte haben wir?
  • Zeit: Mit welcher Projektdauer rechnen wir? Gibt es wichtige Termine / Ereignisse?
  • Ressourcen: Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung (Team, Budget, externe Ressourcen)?
  • Herausforderungen: Mit welchen Herausforderungen werden wir intern und extern zu tun haben?
  • Erfolgsfaktoren: Was werden wir tun müssen, damit das Projekt erfolgreich wird?

Damit sind die wesentlichen Herausforderungen definiert und bieten Ihnen einen Rahmen für die agile Marketingarbeit.

Mit dem DIM Workshop Canvas zu einem erfolgreichen Anforderungsworkshop

Für die Strukturierung des Anforderungsworkshops empfehlen wir den DIM Workshop Canvas.

Workshop Canvas

Wenn Sie Anforderungsworkshops durchführen wollen, sollten Sie einige Dinge vor, während und nach dem Workshop beachten:

  • Ziele: Was ist das Ziel Ihres Anforderungsworkshops und welcher Mehrwert soll dadurch erzielt werden?
  • Moderator: Wählen Sie erfahrene Moderatoren aus, die den Workshop sicher halten können und durch Expertise überzeugen.
  • Vorbereitung: Sind Sie ausreichend auf den Workshop vorbereitet? Auf welche möglichen Probleme können Sie sich noch vorbereiten?
  • Teilnehmer: Welche Ihrer Projektpartner nehmen an dem Workshop teil?
  • Material/Technik: Wie sehen die Arbeitsbedingungen in Ihrem Workshop aus? Sind genügend Tische und Stühle sowie Schreibutensilien und Präsentationsmaterialien vorhanden?
  • Einladung: Wie möchten Sie die Teilnehmer zum Workshop einladen? Sprechen Sie sie persönlich an oder nutzen Sie ein persönliches Anschreiben.
  • Ablauf: Was sind die Leitfragen Ihres Workshops? Welche Inhalte sollen geklärt werden? Schaffen Sie einen Überblick über die Thematik und Methodik des Workshops und teilen Sie den Ablauf Ihren Kunden vorher mit.
  • Follow-up: Lassen Sie die Ergebnisse des Workshops von einer neutralen Person dokumentieren und besprechen Sie die Ergebnisse mit etwas Abstand in einem Follow-Up-Workshop erneut.

Bereiten Sie ihren Anforderungsworkshop professionell vor, führen Sie ihn strukturiert durch und bereiten Sie ihn effizient nach. So können Sie die wichtigsten Anforderungen mit Ihren Stakeholdern klären und wesentlich fixieren. Natürlich kann es im Nachgang immer wieder zu Anpassungen kommen, aber Sie haben die wichtigsten Rahmenbedingungen bis auf weiteres geklärt.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

Möchten Sie weiteren Input zum agilen Projektmanagement? Wir haben Seminare für Sie als Offene Formate, oder auch als Inhouse Workshops!

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Sie brauchen professionelle Hilfe bei der Planung und Durchführung Ihres Anforderungsworkshops?

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