Die Produktentwicklung trägt in jedem Unternehmen entscheidend dazu bei, die wirtschaftliche Existenz zu sichern. In diesem Kontext unterstützt eine Produkt Roadmap alle daran beteiligten Stakeholder. Unabhängig, ob innovative Neuentwicklung oder Weiterentwicklung und Optimierung bereits bestehender Produkte, die Produkt Roadmap überführt strategische Planungs- und Entwicklungsprozesse in eine visuelle Darstellung. Sie ist damit nicht nur ein wichtiges Kommunikationstool, sondern informiert zugleich über:
- die verfolgte Vision und Mission im Unternehmen
- die gewählte Produktausrichtung (Merkmale und Funktionalitäten)
- die gesetzten Prioritäten (Nutzen, Ästhetik, Design, Preis)
- die zeitlichen Entwicklungsfortschritte (Ziele, Meilensteine)
- Budgeteinsatz und Ressourcen
- Marktforschung, Kunden- und Marktanalyse
Für die Darstellung einer Produkt Roadmap gibt es verschiede, meist softwarebasierte Tools (z.B. Wrike, Aha! oder ProductPlan). Diese können je nach Bedarf (Umfang, Größe des Teams, Detailtiefe) und Zielgruppe (Entwicklungs- und Produktteam, Marketing und Vertrieb, Geschäftsführung, Kunde) individuell ausgewählt und angepasst werden. Darüber hinaus hängt die verwendete Struktur einer Produkt Roadmap von weiteren Faktoren ab. Etwa davon, ob im Unternehmen nur ein oder mehrere Produkte entwickelt werden oder ob, mit Blick auf die Arbeitsorganisation, in agilen Teams oder nach Vorbild des klassischen Projektmanagements mit dem sog. Wasserfallmodell gearbeitet wird.
Zusammenspiel von agiler Produkt Roadmap und klassischem Projektmanagement
Das Wasserfallmodell unterteilt ein Projekt klassisch in unterschiedliche Phasen. Dabei werden die Projektschritte bereits vom Projektstart bis zu dessen Ende sehr detailliert geplant. Der Verlauf des Projektes wird durch die Abfolge inhaltlich sukzessiv aufeinander aufbauender Phasen angenommen. Der wesentliche Unterschied zur (agilen) Produkt Roadmap ist, dass alle Projektbeteiligten gemeinsam an ihrer Erstellung mitwirken und sie dann im Dialog kontinuierlich überarbeiten und anpassen. Somit strömen in den Entwicklungsfortgang kurzfristige Erkenntnisse und Änderungen ein, die sich aus dem bisherigen Prozess ergeben. Damit ist die Produkt Roadmap auch als ein flexibles Instrument der Produktentwicklung anzusehen.
Auf diese Art visualisiert die Produkt Roadmap den Zusammenhang zwischen den zu erledigen Teilaufgaben und den langfristig angestrebten Geschäftszielen. Mit diesem Verständnis können alle Beteiligten während der oft langwierigen und nicht selten mit Rückschlägen verbundenen Entwicklungsphase den angepeilten Kurs halten.
Produkt Roadmap und agile Produktentwicklung
Weil technischer Fortschritt zunehmend schneller voranschreitet und mitunter zu einem höheren Markt- und Wettbewerbsdruck führt, verkürzen sich entsprechend die Produktzyklen. Zeit wird deshalb ein immer wichtigerer Faktor. Als Antwort darauf, setzt sich mehr und mehr die oben bereits erwähnte agile Arbeitsweise durch. Hierbei arbeiten Mitarbeitende in sog. agilen Teams gemeinsam, eigenverantwortlich und selbstbestimmt in routinierten Arbeitsschritten an der Erreichung einer vereinbarten Zielsetzung.
In dem Zusammenhang erhält die Produkt Roadmap ob ihrer eingangs skizzierter Eigenschaften ihre zentrale Bedeutung. Denn sowohl das Entwicklungsteam als auch Führungskräfte, das Marketing, der Vertrieb, Lieferanten und ggf. Kunden erhalten mit der Produkt Roadmap den jeweils aktuellen Status quo. Weil die Zielgruppen einer Produkt Roadmap demnach unterschiedlich sein können, richtet sich der Inhalt und ggf. auch die Darstellung danach aus.
Zertifizierter Produktmanager (DIM)
Unterschiedliche Darstellungsformen von Produkt Roadmaps
Je nachdem, ob nur ein Produkt oder mehrere unterschiedliche Produkte entwickelt werden, arbeiten die Entwicklungsteams die jeweiligen Produkt Roadmaps für jedes einzelne Produkt ab. Abhängig von Größe und Organisation des Unternehmens (Konzern oder Startup) folgen einer Produkt Roadmap ggf. auch mehrere Teams gleichzeitig, wenn sie am selben Produkt arbeiten. Wichtig ist an der Stelle, dass die Produkt Roadmap nicht zu komplex wird und damit ihren eigentlichen Sinn, die Vermittlung einer schnellen Übersicht, verlieren würde.
Für obere Führungsetagen wie Bereichsleitung, Geschäftsführung oder Vorstand kommt es mitunter weniger auf entwicklungstechnische Details an. (Wobei das z.B. mit Blick auf den aufgedeckten Abgasskandal bei Diesel-PKWs durchaus auch seine Berechtigung hätte oder auch gehabt hat.) Hier können verschiedene Produkt Roadmaps zusammengeführt werden, so dass eine Gesamtsicht entsteht, die zeigt, wie die Entwicklungsschritte auf übergeordnete Unternehmensziele einzahlen. Da Zeit als kritischer Faktor gilt, werden solche Roadmaps oftmals in Form entsprechender Zeitschienen nach Wochen, Monaten oder Quartalen aufgebaut. In dem Fall enthält die Produkt Roadmap keine ausführlichen Informationen zu Funktionen oder Produktstories. Für diese Zielgruppen stehen zeitliche und kostenmäßige Transparenz im Vordergrund.
Marketing, Vertrieb und Kundendienst dagegen benötigen zur Vorbereitung ihrer Arbeit stets aktuelle und detaillierte Informationen über den Status geplanter Funktionen und Produktverbesserungen. Nur so ist eine frühzeitig vorbereitende und effektive Kommunikation möglich. Die Ankündigung und Vorstellung neuer Features, die Erklärung von Vorteilen gegenüber dem Wettbewerb sowie ein verlässliches Timing unterstützen bei der Planung von kreativen Kampagnen und dem Aufbau von Argumentationsketten vor dem finalen Rollout.
Vorbereitungen für die Erstellung einer Produkt Roadmap
Da es viele verschiedene (nicht standardisierte) Möglichkeiten gibt, eine Produkt Roadmap zu erstellen, sollten im Vorfeld einige wichtige Vorüberlegungen angestellt und Fragen beantwortet werden.
- Welches Produkt oder welche Funktionen sollen aus welchem Grund entwickelt werden?
Zu Beginn eines Entwicklungsprozesses sollte immer die Frage nach dem „Warum?“ stehen. Aufbauend auf Vision, Mission und den abgeleiteten Geschäftszielen, legt die Produktstrategie fest, wie diese mit den zu entwickelnden Produkten (Angeboten) erreicht werden sollen. Welche Probleme löst das Produkt für dessen Anwender? Wie unterscheiden sich die eigenen Produkte von denen der Wettbewerber? Was macht die eigenen Produkte besonders? (Design, Funktionalität, Preis)
- Wann und wie sollen welche Produkte und Funktionen entwickelt werden?
Im Laufe des Entwicklungsprozesses eines Produktes kommen immer wieder Situationen auf, die Entscheidungen erfordern. So entstehen beispielsweise bei der konkreten Produktausgestaltung Optionen in Bezug auf Funktionen, Ästhetik und Design. Mit Hilfe der Produkt Roadmap hat man jederzeit eine Orientierung hinsichtlich der verfolgten (strategischen) Ziele und den gesetzten Prioritäten. Das hilft bei der Gewichtung der folgenden Projektschritte.
Im agilen Kontext (zum Beispiel Scrum) werden diese Schritte in sog. Sprints organisiert. In diesen kurzen, jedoch fest definierten Zeiträumen von meist ein oder zwei Wochen, wird von den Teams ein bestimmtes verabredetes Arbeitskontingent erledigt. Sogenannte Sprint Reviews und Sprint Retrospektiven sorgen für eine stetige Überprüfung der Fortschritte und eine Dokumentation der Lernprozesse während der gesamten Entwicklungsphase.
Zwischen den Sprints kann, wenn notwendig, auch ein Daily Scrum vereinbart werden. Hierzu kommen die Teammitglieder täglich für maximal 15 Minuten zusammen, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen. Mit der Zerteilung der Aufgaben in kleinere Einheiten wird die Komplexität reduziert. Der Fokus liegt auf den relevanten Produkteigenschaften und die zu erledigenden Aufgaben. Durch die kurzfristigen aber regelmäßigen Sprints und die Daily Scrums können Änderungswünsche und neue Entwicklungen rechtzeitig aufgenommen und umgesetzt werden.
- Wer ist in welcher Phase des Entwicklungsprozesses beteiligt?
Wie bereits skizziert, sind im Verlauf einer Produktentwicklung unterschiedliche Unternehmensbereiche und Personengruppen involviert. Zu Beginn werden zunächst die Entwickler sicherstellen, dass die notwendigen Funktionen zur Problemlösung der Kunden verlässlich ihren Dienst erfüllen. Designer, Produkt-, Marketing- und Vertriebsmanager kommen sukzessive hinzu. Bei der Vorbereitung einer Produkt Roadmap sollte daher geklärt werden, wer ab welchem Zeitpunkt welche Einblicke und Informationstiefe benötigt, um wiederum seinem Aufgabenbereich zeitgerecht nachkommen zu können. So kann durchaus auch das Controlling zu einer berechtigten Zielgruppe einer Produkt Roadmap gehören, um bspw. den finanziellen Ressourceneinsatz stets im Blick zu haben. Etwaig teure „nice-to-have“ Funktionalitäten werden dadurch schnell Einhalt geboten.
Produkt Roadmap erstellen in 5 Schritten
Nachdem die Vorüberlegungen abgeschlossen sind, kann die Produkt Roadmap erstellt werden. Hierzu gibt es, wie schon erwähnt, unterschiedliche SaaS-Angebote (Software as a Service), deren Auswahl, Implementierung und Handling vor dem Produktivstart abgeschlossen sein sollte. In folgenden fünf Schritte kann eine Produkt Roadmap erstellt werden:
- Festlegen der Ziele: Hier helfen die Vorüberlegungen zu der Frage nach dem „Warum?“ Die Schärfung des Gesamtverständnisses zu Beginn, unterstützt alle Beteiligten dabei, an den unterschiedlichen Stellen im Entwicklungsprozess, die Orientierung zu behalten. Wenn bspw. die Unternehmensvision (Google: “to provide access to the world’s information in one click.”) in der Produkt Roadmap präsent verankert ist, führt das Mission-Statement (“to organize the world’s information and make it universally accessible and useful.”) unweigerlich zu einem zielgerichteten Fokus bei der fortlaufenden Produktentwicklung.
- Informationen sammeln und strukturieren: Wenn im Vorfeld festgelegt wurde, wann und wie, welche Produkte oder Funktionen entwickelt werden sollen, können dazu nun zielgerichtete Informationen eingeholt werden. Als Quellen dienen beispielsweise:
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- Sekundärforschung: Auswertung von Informationen aus bereits vorhandenen Quellen
- Kollegen*innen und Mitarbeiter*innen aus dem Marketing, Vertrieb, Kundendienst und der (technischen) Entwicklung
- Kunden*innen und Anwender*innen
- Datenanalysen: Nutzungsdaten, Suchverhalten im Internet und Kommentare in den Sozialen Medien
Abschließend müssen die gesammelten Informationen gebrauchsfähig gemacht werden. Strukturiert und (visuell) aufbereitet, sollten sie mit Blick auf die festgelegten Ziele, Antworten auf die Frage nach dem „Warum?“ und Inspiration für die Entwicklung der Produkte geben.
- Roadmap-Typ auswählen: Bei diesem Schritt helfen sowohl die Vorüberlegungen zu Produktumfang, Teamgröße und Detailtiefe als auch zu den am Entwicklungsprozess beteiligten Unternehmensbereichen und Personengruppen. Infrage kommende Tools sollten vor dem Start bereits angeschaut, ggf. getestet und gemeinsam ausgewählt werden. So wird keine Zielgruppe der Produkt Roadmap überrascht und in der Produktivphase überfordert.
- Priorisierung und Auswahl von Roadmap Elementen: Je nach gewähltem Roadmap-Typ und der beteiligten Personengruppen, stehen drei wesentliche Elemente (Perspektiven) zur Auswahl, wonach die Produkt Roadmap ausgerichtet werden kann:
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- nach Funktionen (Fokus auf funktionale Entwicklung)
- nach Zielen (Fokus z.B. von Bereichsleitung, Geschäftsführung, Vorstand)
- nach Aufgaben und Themen (Fokus Produktmanagement)
Diese Strukturierung und Priorisierung sind deshalb wichtig, weil ansonsten die Produkt Roadmap zu komplex und damit unübersichtlich wird. Das birgt Gefahren wie zum Beispiel, dass Teams aufgrund fehlender Informationen nicht alle Aufgaben sauber abarbeiten können und somit ein unvollständiges Produkt entsteht, welches relevante Kundenprobleme nicht ausreichend gut löst. Priorisierungstechniken wie bspw. RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort, zu Deutsch, Reichweite, Einfluss, Zuversicht und Aufwand) oder MoSCoW (Must-haves, Should-haves, Could-haves und Won’t-haves) können an der Stelle zusätzlich helfen.
- Gestalten, befüllen und pflegen der Produkt Roadmap: Nun ist es an der Zeit, das ausgewählte Template mit Leben zu füllen und kontinuierlich zu pflegen. Um mit der Produkt Roadmap reibungslos und effektiv im Echtbetrieb arbeiten zu können, empfiehlt es sich, dass sich alle Beteiligten vor dem Produktivstart ausreichend mit dem gewählten Layout, der priorisierten Ausrichtung, den Funktionalitäten und der gewünschten Arbeitsweise vertraut machen. Implementierung sowie moderierte Anleitungen zum Umgang bieten erfahrene Dienstleister bspw. in Form von Seminaren oder gemeinsamen Workshops an. Eine Expertise, die man nutzen sollte.
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Fazit – Roadmapping als Fahrplan im Produktmanagement
Eine Produkt Roadmap visualisiert den Zusammenhang zwischen den für die Produktentwicklung zu erledigen Teilaufgaben und den langfristig angestrebten Geschäftszielen. Während die Produkt Roadmap die eher allgemeine Richtung sowie die Produktziele umfasst, zeigt der (klassische) Projektplan die spezifischen Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen auf, die bis zum Projektabschluss notwendig sind. Ein wichtiger Ratschlag für die Erstellung einer Produkt Roadmap lautet, dass ihre Inhalte für die jeweilige Zielgruppe leicht zu erfassen sein müssen. Zu viele oder auch zu wenige (relevante) Details können zu Unklarheiten führen, wodurch der Entwicklungsprozess gestört wird. In die Produkt Roadmap sollten deshalb nur so viele Details aufgenommen werden, wie es für die Zielgruppe und den Entwicklungsprozess notwendig ist. Eine Produkt Roadmap zeigt die dahinterliegende Vision und unterstützt die Kommunikation bei der Entscheidungsfindung für die nächsten Schritte der Produktentwicklung. Ein agiler Arbeitskontext gewährleistet, dass Komplexität reduziert wird und der Fokus auf den relevanten Produkteigenschaften und den zu erledigenden Aufgaben liegt. Zudem können Änderungswünsche oder neue Erkenntnisse rechtzeitig aufgenommen und in den weiteren Prozess eingeführt werden.
Bastian Foerster
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