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Scrum Board – das Must-Have im modernen Marketing

Eine treffende Organisation und eine genaue Übersicht sind im Marketing von größter Bedeutung. Genau aus diesen Gründen erfreuen sich die Scrum Boards im Marketing größter Beliebtheit. Vereinfacht gesagt bietet Ihnen dieses die Möglichkeit, den Status eines oder mehrerer Projekte zu überwachen. Daraus ergeben sich gleich mehrere Vorteile. Was ein Scrum Board genau ist, welchen Nutzen es mit sich bringt und welche Elemente vorhanden sein müssen, erfahren Sie im Folgenden.

Definition: Was ist ein Scrum Board?

Ein Scrum Board ist eine Unterstützung, die heutzutage aus den meisten Marketingabteilungen nicht mehr wegzudenken ist. Mit Hilfe eines solchen Boards lassen sich eines oder mehrere Projekte überprüfen und der Status einsehen. Darüber hinaus unterstützt das Scrum Board dabei, allen am Projekt Beteiligten den gleichen Wissensstand zu vermitteln. In der Regel kommt ein Scrum Board vor allem zum Einsatz, um sogenannte Sprintplanungen für die jeweiligen Projekt-Teams aufzustellen. Damit unterscheidet sich das Scrum Board von seinem nahen Verwandten, dem Kanban Board. Letzteres dient vor allem dazu, aktuell laufende Arbeiten zu verwalten und zu managen. 

Wie ein Scrum Board genau aufgebaut wird, ist grundsätzlich jedem Ersteller selbst überlassen. In aller Regel werden farbliche Kennzeichnungen wie unterschiedliche Karten oder Farben genutzt. Aber auch funktionale Kennzeichen sind möglich. Wie umfangreich das Scrum Board dabei gestaltet wird, ist ebenfalls variabel. Viele Marketingexperten schwören darauf, das Scrum Board so übersichtlich wie möglich zu halten und dieses demnach auf nur wenige Punkte zu reduzieren. Unterschiede gibt es zudem in der allgemeinen Darstellung: Während viele Marketingexperten ein Scrum Board am Computer bzw. digital einrichten, muss in anderen Fällen das klassische Whiteboard herhalten.

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Elemente eines Scrum Boards

Die Elemente eines Scrum Boards sind nicht fest vorgegeben, sondern sollten bestenfalls individuell für die Projekte und Projektmitglieder bestimmt werden. Generell gilt dabei, dass die Struktur so übersichtlich wie möglich gehalten werden sollte. Die simpelste Form eines Scrum Boards ist auf drei Elemente reduziert: Zum einen Arbeiten, die erledigt werden müssen. Zum anderen Arbeiten, die bereits erledigt wurden oder erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Mit Hilfe der verschiedenen Aufgabenkarten können diese einfach dem jeweiligen Status zugeordnet werden. 

Die Aufgabenkarte enthält ebenfalls unterschiedliche Elemente. In der Regel ist hier ein Titel oder eine Aufgabenbeschreibung zu finden. Darüber hinaus sollten auch die Priorität und der mögliche Aufwand formuliert werden. Hilfreich ist es zudem, mögliche Abhängigkeiten darzustellen. So ist immer ersichtlich, wenn eine Aufgabe aufgrund einer nicht beendeten vorherigen Aufgabe noch nicht bearbeitet werden kann. Zur besseren Übersicht haben wir die möglichen Elemente des Scrum Boards hier einmal aufgelistet: 

  • User-Stories: Die Spalte für die User-Stories sollte eine Kurzbeschreibung der jeweiligen Aufgabe enthalten. 
  • To Do: In diese Spalte werden Aufgaben einsortiert, die noch erledigt werden müssen. Aufgaben mit höherer Priorität sollten oben in der Spalte stehen. 
  • Doing (WIP): In der Spalte Doing sind die Aufgaben einsortiert, die gerade bearbeitet werden (Work in Progress). 
  • Test: Die Test-Spalte wird genutzt, um Projekte vor dem Launch oder der Veröffentlichung in einer Testumgebung zu prüfen und dies hier darzustellen. 
  • Done: Die Spalte für erledigte Aufgaben bildet die letzte Kategorie-Spalte des Scrum Boards. Ziel ist es, alle Aufgaben früher oder später in die Done-Spalte verschieben zu können.
Scrum Board

Nutzen eines Scrum Boards

Klar: Der wohl größte Nutzen der Scrum Boards liegt darin, den Status eines oder mehrerer Projekte sofort überprüfen zu können. Das ist jedoch längst nicht der einzige Vorteil. Überprüfen lässt sich anhand der verschiedenen Prioritäten und Aufgaben auch, ob das Team derzeit an den richtigen Dingen arbeitet oder seinen Fokus lieber anderweitig ausrichten sollte. Wesentlich erforderlich ist hierfür ein dauerhaft nachvollziehbarer Aufbau im Scrum Board. Die wichtigste User Story und die dazugehörigen Aufgaben sollten ganz oben stehen. Sind hier dann langfristig keine Fortschritte zu erkennen, für untere Aufgaben aber schon, deutet dies auf eine verschobene Priorisierung hin. 

Einen großen Nutzen bieten die Scrum Boards im Marketing zudem bei der Kontrolle der Zusammenarbeit. Da die einzelnen Teammitglieder auf Aufgaben verteilt werden, lässt sich deren Bearbeitung leicht nachvollziehen. So ergibt sich oftmals ein genauer Blick darauf, ob die Zusammenarbeit im Team gut läuft oder hier mehrere Einzelkämpfer nebeneinander arbeiten. In diesem Zusammenhang lässt sich zudem die mögliche Unterstützung von Teammitgliedern durch andere Teammitglieder nennen. Klemmt ein Projekt an einer Stelle, weil der Mitarbeiter nicht weiterkommt, können die anderen Teammitglieder dies mit dem Scrum Board nachvollziehen und Unterstützung leisten.

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Tipps zur Umsetzung

Das Scrum Board kann ein mächtiges Werkzeug sein. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass dieses auch effektiv umgesetzt wird. Genau aus diesem Grund wollen wir Ihnen zusätzlich noch ein paar Tipps für die Umsetzung mit an die Hand geben. Es kann zum Beispiel hilfreich sein, durch kurze und effektive Meetings das Scrum Board zu unterstützen. Alle Mitarbeiter werden auf den aktuellen Stand gebracht und mögliche Problemstellen identifiziert. Darüber hinaus sollte ein Scrum-Board-Admin bestimmt werden, der möglichst als einziger Beteiligter die vollen Zugriffsrechte für das jeweilige Board erhält. 

Darüber hinaus sollte die Aufgabe natürlich möglichst detailliert erstellt werden. Je mehr Informationen für die Mitglieder bereitstehen, desto effektiver wird sich die Aufgabe meistern lassen. Die dafür notwendigen Ressourcen sollten möglichst realistisch eingeschätzt und zugeordnet werden, um hier keine Komplikationen zu fördern. Generell gilt zudem, dass das Scrum Board so umfangreich wie nötig, aber so übersichtlich wie möglich gestaltet werden sollte. 

  • Ergänzende Kommunikation durch kurze, effektive Meetings 
  • Bestimmen Sie einen Scrum-Board-Admin 
  • Aufgaben möglichst detailliert erstellen 
  • Ressourcen realistisch einschätzen und zuordnen 
  • So umfangreich wie nötig, so übersichtlich wie möglich

Fazit

Für ein agiles Marketing ist das Scrum Board eigentlich unverzichtbar. Dieses liefert stetig einen aktuellen Überblick über die Projekte und deren Status. Darüber hinaus können mögliche Schwachstellen identifiziert und beseitigt werden. Wichtig für die effektive Nutzung eines Scrum Boards ist der strukturierte Aufbau, der so übersichtlich wie möglich, aber auch so umfangreich wie nötig gestaltet werden sollte. Hilfreich kann es zudem sein, die Kommunikation rund um das Projekt mit kurzen und prägnanten Meetings zu unterstützen.

Sie haben Fragen zum Thema Scrum Board? Kontaktieren Sie uns gerne!

Bastian Foerster

Bastian Foerster
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#ScrumBoard #Scrum #Board #Marketing #Projektmanagement #Agilität #agil

Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Wer sich auf der Suche nach Möglichkeiten befindet, sein Projektmanagement in den unterschiedlichsten Bereichen zu optimieren, stößt vergleichsweise schnell auf das sogenannte Magische Dreieck. Unter dieser Bezeichnung werden mehrere Bereiche zusammengefasst. Unter anderem kann so deutlich aufgezeigt werden, dass ein „perfektes Projektmanagement“ auf mehreren Säulen aufgebaut ist – und dass es dementsprechend unerlässlich ist, den Blick über den Tellerrand zu wagen.

Definition

Das Magische Dreieck bezieht sich auf die Faktoren, die im Bereich des Projektmanagements eine besonders wichtige Rolle spielen. Hierzu zählen vor allem die Zeit, die Leistung und die Kosten. (Der Bereich der Leistung wird oft auch durch die Begriffe „Ergebnis“ bzw. „Qualität“ ausgedrückt.) Der größte Erfolg liegt – per Definition – in der Mitte des Magischen Dreiecks. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass sich immer dann Optimierungspotenzial zeigt, wenn der Schwerpunkt eben nicht mehr in der Mitte, sondern stattdessen in einer der Ecken liegt. Nur dann, wenn alle drei Bereiche ausgelotet sind und zueinander im idealen Verhältnis stehen, läuft alles optimal.  

Wer sich das Ganze bildlich vorstellen möchte, konstruiert ein Dreieck, an dessen Ecken jeweils die Begriffe „Leistung“, „Zeit“ und „Kosten“ stehen. In der Mitte befindet sich das jeweilige Ziel.  

Unsere passenden Seminare zum Thema

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Dimensionen

Damit auch wirklich optimal mit dem Magischen Dreieck gearbeitet werden kann, ist es wichtig, sich ein wenig genauer mit dessen Dimensionen zu befassen. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, was mit dieser Aussage gemeint ist: 

1. Die Zeit 

Zeit bedeutet in diesem Zusammenhang eher „Zeitplanung“. Genaugenommen handelt es sich hierbei um das Startdatum und um das Ende des betreffenden Projekts. Besonders wichtig ist es hierbei jedoch auch, die entsprechenden Details zu berücksichtigen. Vor allem längere Projekte basieren nicht selten auf „Zwischenetappen“. Auch diese kleineren Ziele sollte im „großen Ziel“ berücksichtigt werden. Wer sein Projekt von Vornherein in Etappen aufteilt, profitiert oft von einer bessern Übersicht über die einzelnen Strukturen.  

2. Die Kosten 

Die Frage „Was kostet mich mein Projekt?“ sollte natürlich auch nicht ausgeklammert werden. Ansonsten wird es für das betreffende Unternehmen schwer, wirtschaftlich zu arbeiten. Um noch transparenter und fundierter planen zu können, braucht es als „Gegenpol“ natürlich das zur Verfügung stehende Budget. Es gilt als eine Art Limit, das nicht überschritten werden darf. Sollte sich zeigen, dass sich das Projekt nicht mit den zur Verfügung stehenden Mitteln realisieren lässt, ist es an der Zeit, frühzeitig zu reagieren und neu zu planen. Auf diese Weise kann die Basis für ökonomisches Handeln geschaffen werden.  

3. Die Leistung 

In diesem Bereich ist es wichtig, sich mit der Frage „Was möchte ich mit meinem Projekt erreichen?“ auseinanderzusetzen. Die Leistung steht dementsprechend am Ende und sollte allen, die am Projekt teilnehmen, bekannt sein. Klingt selbstverständlich? Das ist es leider nicht. Vor allem in großen Unternehmen kommt es immer wieder zu Missverständnissen in diesem Bereich. Eine ausgefeilte Projektplanung hilft weiter.  

Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, das magische Dreieck nicht nur zum Beginn eines Projektes, sondern auch währenddessen und am Ende zu berücksichtigen und immer wieder neu im Auge zu behalten. Weiterhin ist es auch immer wichtig, besagtes Dreieck zur „Projektnacharbeit“ zu verwenden. Auf diese Weise kann schnell in Erfahrung gebracht werden, ob alles richtig geplant wurde und ob gegebenenfalls beim nächsten Mal eine andere Herangehensweise gewählt werden sollte.  

Um genau das herauszufinden, ist es wichtig, dass alle drei Werte im richtigen (und dementsprechend in einem gleichmäßigen) Verhältnis zueinander stehen. So kann der Projekterfolg (oder -misserfolg) abschließend neutral beurteilt werden.  

Zielkonflikte 

Im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck ist auch immer wieder von Zielkonflikten die Rede. Doch wie können diese sich genau zeigen? Grundsätzlich gilt, dass sich solche Konflikte meist nur dann zeigen, wenn die drei Faktoren in einem nicht idealen Verhältnis zueinander stehen. Ein klassisches Beispiel hierfür: Die Erwartungen von Kunden an eine Marke verändern sich und das „alte“ magische Dreieck funktioniert nicht mehr so wie gewünscht. In diesem Fall stehen die einzelnen Ziele einander schnell im Weg.  

Dies ist besonders oft in den folgenden Fällen gegeben: 

1. Kosten und Zeit widersprechen sich 

Kosten und Zeit stehen dann nicht mehr im richtigen Verhältnis zueinander, wenn sich die Deadline, also die Abgabefrist eines Projektes, verändert. Um ein bestimmtes Datum überhaupt noch halten zu können, ist es dann meist wichtig, dass mehr Personal eingesetzt wird. Genau das sorgt letztendlich für eine Erhöhung der Kosten. Im schlimmsten Fall wird hiermit das Budget überschritten.  

2. Leistung und Zeit widersprechen sich 

Wurde der Leistungsanspruch zu hoch angesetzt, ist es oft nötig, die anberaumte Deadline nach hinten zu verschieben. Alternativ wäre es auch möglich, sich mit weniger Leistung zufriedenzugeben oder mehr Geld zu investieren. So oder so: Das magische Dreieck gerät so schnell aus dem Lot. Neben der Gefahr einer Budgetüberschreitung kann es letztendlich auch sein, dass die Kundenzufriedenheit abnimmt.  

3. Kosten und Leistung widersprechen sich 

Wer entscheidet – warum auch immer – weniger Geld in ein Projekt zu investieren, muss oft sowohl zeitlich als auch mit Hinblick auf die Leistung Einbußen hinnehmen. Ansonsten kann es sein, dass die Wirtschaftlichkeit eines Projektes leidet.  

So unterschiedlich die drei verschiedenen Ecken des magischen Dreiecks auch sein mögen, haben sie dennoch eines gemeinsam: Ihre Verbindung zueinander. Und genau diese sorgt dafür, dass sich, wenn sich ein Parameter verändert, automatisch auch die anderen beiden verändern. Ausgestattet mit diesem Hintergrundwissen erklärt es sich von selbst, weshalb viele Marketing Agenturen dazu raten, eine Art Reserve einzubauen. Auf diese Weise kann oft sichergestellt werden, dass die Gegenreaktion auf eine etwaige Verschiebung nicht allzu stark ausfällt. Je mehr im Vorfeld am magischen Dreieck und an möglichen Eventualitäten gearbeitet wird, desto besser lässt sich in der Regel auch mit Zwischenfällen umgehen. Das Ergebnis: Alle drei Werte bleiben weitestgehend ausgeglichen.  

Das Ziel, das durch das Arbeiten auf der Basis des magischen Dreiecks verfolgt wird, basiert jedoch nicht nur auf wirtschaftlichem Handeln, sondern letztendlich auch auf der Kundenzufriedenheit. Oder anders: Der Kunde sollte das erhalten, was er sich wünscht – selbstverständlich in der erwarteten Qualität.  

Zertifikatslehrgang Produktmanager/in

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Nutzen 

„Was bringt es eigentlich, sich die Mühe zu machen, ein magisches Dreieck auszuarbeiten?“ – hierbei handelt es sich um eine berechtigte Frage. Immerhin nimmt das Erarbeiten des Dreiecks durchaus Zeit in Anspruch. (Wer keine Lust darauf hat, diese zu investieren, kann selbstverständlich auch eine professionelle Marketingagentur damit beauftragen, ein entsprechendes Dreieck zu erstellen. Auf diese Weise ist es möglich, eine fundierte Basis für alle weiteren Arbeiten am Projekt zu schaffen.) 

Aber was bringt das Ganze eigentlich? Welche Vorteile bietet das magische Dreieck im Projektmanagement? Die folgenden Details gelten in der Regel als besonders überzeugend:

  •  Mit dem magischen Dreieck lassen sich Projekte in der Regel viel besser planen 

… unter anderem auch deswegen, weil die Verbindung zwischen den einzelnen Ecken allein durch die Visualisierung oft besser deutlich wird. Gleichzeitig wird anhand des Dreiecks unterstrichen, dass es immer sinnvoll ist, auf eine Art „Puffer“ zu setzen, um bestmöglich gegen unerwartete Zwischenfälle gewappnet zu sein.  

  • Die Konstruktion hilft dabei, die Unternehmensziele nicht aus dem Fokus zu verlieren 

Wer ein magisches Dreieck erstellt bzw. erstellen lässt, wird quasi dazu „gezwungen“, sich mit seinen eigenen Zielen auseinanderzusetzen. Oft zeigt sich hierbei, dass auch besagte Ziele mehr Gemeinsamkeiten haben als angenommen. So sind beispielsweise Umsatzsteigerungen meist direkt mit einer höheren Kundenzufriedenheit verbunden usw.. 

  • Die Planung eines Projekts wird erleichtert 

Niemand sollte ein Projekt „ins Blaue hinein“ starten. Stattdessen ist es umso wichtiger, sowohl Beginn als auch Ende und alle Zwischenschritte zu planen. Das magische Dreieck hilft dabei, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Die besagte Übersicht sorgt dann schlussendlich auch dafür, dass etwaige Risiken frühzeitig erkannt und bei der weiteren Planung berücksichtigt werden können.  

  • Puffer ermöglichen flexibleres Handeln 

Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass auch im Zusammenhang mit den bestgeplantesten Projekten Zwischenfälle auftauchen können, die eine neue Ausrichtung erforderlich machen. Wer es hier schafft, die oben erwähnten Puffer zu setzen, verschafft sich „ganz nebenbei“ ein etwas höheres Maß an Flexibilität. So lassen sich Planänderungen oft deutlich leichter realisieren, ohne dass das jeweilige Ziel ins Wanken gerät.  

  • Ein magisches Dreieck ist auch in der Rückschau sinnvoll 

Das Konstrukt mit den drei miteinander verbundenen Elementen kann auch wunderbar dazu genutzt werden, um ein Projekt, das bereits abgeschlossen wurde, nachträglich zu analysieren und Fragen wie „Was lief gut?“ und „Was lief schlecht?“ zu beantworten. So lassen sich mitunter auch Rückschlüsse auf kommende, ähnliche Projekte ziehen.  

Damit jedoch diese und weitere Vorteile des magischen Dreiecks auch wirklich bestmöglich genutzt werden können, ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Projektberichte zu erstellen und die verschiedenen Zwischenstände auszuwerten. Sollte sich in diesem Zusammenhang zeigen, dass die drei Ecken in ein falsches Verhältnis zueinander verschieben, kann so rechtzeitig gegengesteuert werden. 

Fazit 

Von einigen Experten und auch in der Fachliteratur wird hin und wieder kritisiert, dass auch das magische Dreieck kleine „Schwachstellen“ aufweist. Und in der Tat handelt es sich hierbei um kein „Allheilmittel“, das als Garantie für ein funktionierendes Projekt angesehen werden könnte. Gleichzeitig sollten die Vorzüge, die dieses Konstrukt mit sich bringt, auch auf keinen Fall unterschätzt werden.  

Vor allem dann, wenn das magische Dreieck akribisch erstellt und gepflegt wird, ergibt sich hieraus ein hohes Maß an Transparenz, dass einzelne Details eines Projekts nicht nur nachvollziehbarer, sondern auch oft effizienter werden lässt.   

Einige seiner besonderen Vorzüge kann das magische Dreieck mit Hinblick auf vorbeugende Maßnahmen ausspielen. Mit seiner Hilfe kann letztendlich auch das Risiko, das ein Projekt mit sich bringt, oft besser kalkuliert werden. Professionelle Marketingagenturen haben das Erstellen des Dreiecks, basierend auf den individuellen Charakteristika der jeweiligen Firmen, mittlerweile in ihr Leistungsportfolio aufgenommen.  

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PEST-Analyse: Definition, Nutzen und Einflussfaktoren

Bei der PEST-Analyse handelt es sich um eine weit verbreitete Analyse im Bereich des Projektmanagements, aber auch in der Unternehmensführung. Das grobe Ziel besteht darin, verschiedene Einflussfaktoren auf das Unternehmen oder Projekt zu ermitteln und deren Auswirkungen zu berechnen. Im Folgenden geben wir eine genaue Erklärung über die Definition, den Nutzen und die verschiedenen Einflussfaktoren.

Definition: Was ist die PEST-Analyse?

Der Name PEST-Analyse lässt beim ersten Hinhören nichts Gutes erhoffen. Wohl auch deshalb verwenden viele Menschen lieber den Begriff STEP-Analyse. Doch keine Sorge: Es handelt sich hierbei nicht um eine Analyse aus dem Gesundheitswesen. Stattdessen hat die PEST-Analyse ihren Ursprung in der Unternehmensentwicklung. Die Bezeichnung PEST ist dabei lediglich eine Abkürzung und steht im Englischen für Political Economic Socio-Cultural and Technical Change. Gemeint sind damit die unterschiedlichen Einflussfaktoren, die der PEST-Analyse zugrunde liegen. Diese werden mitsamt ihren Auswirkungen ermittelt, um die Ausrichtungen, Chancen und Risiken für Projekte oder ganze Unternehmensstrategien festzulegen. Als Untersuchungsgegenstand gilt dabei die unmittelbare Umgebung des jeweiligen Projektes oder Unternehmens. Die vier Einflussfaktoren im Überblick:

  • Politische Einflussfaktoren
  • Wirtschaftliche Einflussfaktoren
  • Sozio-kulturelle Einflussfaktoren
  • Technologische Einflussfaktoren
PEST-Analyse

Politische Einflussfaktoren

Einer der Einflussfaktoren bei der PEST-Analyse sind die politischen Einflussfaktoren. Je nach Projekt oder Unternehmen können diese massiv sein. Gemeint sind mit den politischen Einflussfaktoren zum Beispiel Änderungen in der Regierung durch neue Wahlen. Aber auch rechtliche Vorschriften oder Beschränkungen werden zu den politischen Einflussfaktoren gezählt. Ebenso wie der Wegfall von möglichen Unterstützern in der Politik oder die Schwächung der Lobby-Arbeit.

  • Regierungsänderungen durch neue Wahlen
  • Rechtliche Beschränkungen und Vorschriften
  • Wegfall von politischen Unterstützern
  • Schwächungen der Lobby

Wirtschaftliche Einflussfaktoren

Neben den politischen Einflussfaktoren sind auch die wirtschaftlichen Einflussfaktoren bei der PEST-Analyse von Bedeutung. Auch in diesem Fall kommen ganz unterschiedliche Faktoren unter dem Oberbegriff der wirtschaftlichen Einflussfaktoren zusammen. So kann es sich hierbei zum Beispiel um generelle Einflüsse wie etwa die Veränderung der Kaufkraft oder auch durch die Internationalisierung handeln. Ebenfalls Teil der wirtschaftlichen Einflussfaktoren sind die wirtschaftlichen Entwicklungen, mögliche Risiken im wirtschaftlichen Handel oder auch die Abhängigkeit von Kredit- und Geldgebern.

  • Veränderung der Kaufkraft
  • Globalisierung
  • Wirtschaftliche Entwicklungen einzelner Branchen und Nationen
  • Abhängigkeit von Geld- und Kreditgebern
  • Risiken im wirtschaftlichen Handel
Performance Marketing Manager DIM

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Sozio-kulturelle Einflussfaktoren

Nicht zu unterschätzen sind bei der PEST-Analyse die sozio-kulturellen Einflussfaktoren. Diese spielen insbesondere dann eine wichtige Rolle, wenn es sich um langfristige Projekte oder Unternehmenspläne handelt. Ein gutes Beispiel hierfür sind mögliche Tabu-Themen in der Gesellschaft. Erotik und Sexualität wurden vor einigen Jahren noch deutlich konservativer behandelt als zur heutigen Zeit. Ein derartiger Wandel ist für den Einfluss auf das jeweilige Projekt nicht zu unterschätzen. Ebenfalls zu den sozio-kulturellen Einflussfaktoren können aber auch mögliche Trends oder die Alters- und Kundenstruktur gezählt werden. Nicht zu vergessen sind zudem zwischenmenschliche Konflikte oder ethnische und kulturelle Unterschiede. Einige Projekte oder Produkte können in einigen Ländern aufgrund der kulturellen Gewohnheiten deutlich kritischer betrachtet, oder sogar abgelehnt werden.

  • Einstellung zu gesellschaftlichen Themen (Tabu-Themen)
  • Mögliche Trends
  • Alters- und Kundenstruktur
  • Zwischenmenschliche Konflikte
  • Ethnische und kulturelle Unterschiede

Technologische Einflussfaktoren

Der Einfluss der technologischen Faktoren wurde speziell in den vergangenen Jahren deutlich unterstrichen. Neue Technologien haben massive Auswirkungen auf Projekte. Hierbei kann es sich um positive und negative Auswirkungen handeln. Genau das Gleiche gilt für einzelne Neuentwicklungen von bereits vorhandenen Technologien oder für den Zugang zu alternativen Technologien für mögliche Handelsvorteile. Auch technologische Abhängigkeiten wie etwa im Zuge der Robotic oder das fehlende Vertrauen bei der Einführung neuer Technologien müssen hier analysiert werden.

  • Einfluss neuer Technologien und technologischer Neuentwicklungen
  • Zugang zu alternativen Technologien für mögliche operative Vorteile
  • Technologische Abhängigkeiten
  • Mangelndes Vertrauen bei der Einführung neuer Technologien

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Nutzen

Die PEST-Analyse hat einen vielseitigen Nutzen. In erster Linie dient diese dafür, um mögliche Chancen und Risiken zu ermitteln, die das Projekt begleiten. Die zu erwartenden Auswirkungen auf das Projekt werden aufgeführt und anschließend Maßnahmen ergriffen, um diese zu umgehen. Wichtig ist die PEST-Analyse demnach vor allem in der Anfangsphase eines Projektes, da so alle relevanten Informationen gesammelt und verarbeitet werden können. Die Daten dienen im weiteren Verlauf dazu, das gesamte Projekt zu strukturieren. Aber: Nach einer gewissen Zeit empfiehlt sich die Durchführung der Analyse erneut. So können mögliche Veränderungen oder Neuauswirkungen erkannt und bewertet werden.

PESTEL-Analyse

Sehr geläufig ist heutzutage auch die sogenannte PESTEL-Analyse. In diesem Fall handelt es sich um eine Erweiterung der PEST-Analyse. Bei der PESTEL-Analyse kommen zwei weitere Elemente ins Spiel: Die ökologischen Einflussfaktoren (Ecological) und die rechtlichen Einflussfaktoren (Legal). Zu den ökologischen Faktoren gehören unter anderem Faktoren wie mögliche Umweltvorgaben, die Infrastruktur, Entsorgung oder die Energiequellen. Zu den rechtlichen Einflussfaktoren gehören unter anderem verschiedene Gesetzgebungen, Verbote wie ein Werbeverbot oder auch steuerrechtliche Faktoren.

Fazit

Bei der PEST-Analyse handelt es sich um ein vielseitiges und wichtiges Werkzeug im Projektmanagement. Zahlreiche Einflussfaktoren werden hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf das Projekt ermittelt und entsprechende Maßnahmen geplant. Was im „kleinen Kreis“ für die Projekte möglich ist, lässt sich jedoch auch auf die größere Bühne der Unternehmensführung übertragen. Ratsam ist es dabei in allen Fällen, die PEST-Analyse möglichst in der Anfangsphase eines Projektes durchzuführen, um so einen Überblick über die wesentlichen Anforderungen und Chancen zu erhalten. Je strukturierter und gewissenhafter die PEST-Analyse durchgeführt wird, desto weniger Unstimmigkeiten und Probleme ergeben sich in der Regel im weiteren Verlauf des Projektes.

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Planning Poker: Alles Wichtige zum Scrum Poker

Planning Poker ist eine hilfreiche Methode für die Aufwandsschätzung, denn wohl jeder von uns weiß, dass es nicht immer einfach ist, den Aufwand für etwas genau einzuschätzen. Das trifft im Privaten zu, aber vor allem auch im Beruflichen. Viele Unternehmen müssen Produkte oder Projekte entwickeln und benötigen hierfür einen präzisen Überblick über den zu erwartenden Aufwand. Diese Herausforderung wird umso schwerer, wenn es sich um ein gänzlich neues und unbekanntes Projekt handelt. Planning Poker setzt genau an dieser Stelle an und hilft als agiles Verfahren beim Einschätzen des Aufwands. Angenehmer Nebeneffekt: Der Spaß bleibt in diesem Fall nicht auf der Strecke. Was mit Planning Poker gemeint ist und wie dieses funktioniert, zeigen wir im Folgenden.

Definition: Was ist Planning Poker?

Planning Poker wird oftmals auch als Scrum Poker bezeichnet, da es sich um eine agile Methode zur Aufwandsschätzung handelt.

Wie der Name bereits vermuten lässt, werden beim Planning Poker keine klassischen Schätzungen vorgenommen. Das Prinzip gleicht eher einem Spiel. Die Mitglieder des jeweiligen Teams schätzen hierbei den Aufwand und die Komplexität der anfallenden Aufgaben. Beim Planning Poker kommen hierfür Spielkarten ins Spiel, die mit unterschiedlichen Zahlenwerten belegt sind. Anhand dieser Zahlenwerte können alle Teilnehmer ihre Einschätzungen vorlegen.

Für wen eignet sich die Methode?

Vereinfacht gesagt eignet sich Planning Poker für alle Unternehmen und Abteilungen, die den Aufwand für etwas einschätzen müssen. Im klassischen Sinne wurde Planning Poker vor allem bei der Softwareentwicklung eingesetzt. Mittlerweile findet das Verfahren aber auch in vielen anderen Branchen und Bereichen Anwendung. Integriert werden sollten in die Spielrunden möglichst alle am Produkt oder Projekt beteiligten Abteilungen. Darüber hinaus werden oftmals auch die externen Auftraggeber integriert, um diesen einen Überblick zu ermöglichen. Je nach Unternehmen kommen oftmals auch die sogenannten „Scrum Master“ zum Einsatz, die hier in der Planungsrunde die Rolle des Moderators übernehmen.

Ablauf/Durchführung

Bevor es losgehen kann, müssen die Spielrunden und die Spielkarten erst einmal vorbereitet werden. Zur Vorbereitung gehört zum Beispiel das Definieren der anfallenden Aufgaben. Zudem muss ein spezielles Kartendeck erstellt werden. Nach der Spielrunde werden die Resultate im Rahmen einer Ergebnisfindung ermittelt.

  • Vorbereitung der Spielrunde und Spielkarten
  • Durchführung der Spielrunden
  • Ermittlung der Ergebnisse
Planning Poker

Vorbereitung der Spielrunde und Spielkarten

Die Grundvoraussetzung für die Spielrunden beim Planning Poker liegt in der Definition der Aufgaben. Je größer das Projekt, desto mehr Aufgaben müssen eingeschätzt werden. Und umso länger wird die Spielrunde insgesamt dauern. Wurden die Aufgaben klar definiert, können die Spielkarten erstellt oder ausgeteilt werden. Wichtig: Bei der Definition der Aufgaben sollten Sie so präzise wie möglich Vorgehen. Nur dann ist die Einschätzung der Komplexität am Ende auch wirklich vielversprechend.

Die Spielkarten beim Planning Poker

Die Spielkarten sind beim Planning Poker der wichtigste Bestandteil. Diese dienen zum Schätzen des Aufwands der jeweiligen Aufgabe. Insgesamt besteht ein Set beim Planning Poker standardmäßig aus 13 Spielkarten. Die einzelnen Spielkarten und ihre Bedeutungen haben wir hier aufgeführt:

  •  0: Der geringste Aufwand - die Aufgabe ist so gut wie abgehakt
  • 0.5: sehr geringer Aufwand
  • 1-5: tendenziell Aufgaben mit eher geringem Aufwand
  • 8-13: Aufgaben mit mittlerem Aufwand
  • 13: Aufgabe mit maximalem Aufwand, die innerhalb des festgelegten Zeitraums erfüllt werden kann
  • 20 + 40: Komplexe Aufgaben, die in Unteraufgaben aufgeteilt werden sollten
  • 100: umfangreicher Aufwand, der zum aktuellen Zeitpunkt nicht genau einschätzt werden kann
  • Fragezeichen-Karte: Keine Einschätzung möglich, da zum Beispiel die Expertise in diesem Bereich fehlt
  • Kaffeetassen-Karte: Wie sollte es anders sein? Die Kaffeetassen-Karte wird gelegt, wenn die Spieler eine Pause wünschen.

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Durchführung der Spielrunden

Für die Spielrunden beim Planning Poker erhält jeder Teilnehmer einen eigenen Satz der Spielkarten. Der jeweilige Moderator stellt nun die Aufgaben vor und liefert ein paar weitere Details und Informationen. Eröffnet wird dann eine kurze Diskussionsrunde, in der zum Beispiel mögliche Fragen beantwortet werden können. Ist diese Diskussionsrunde beendet, legen alle Mitspieler ihre Karte für die Einschätzung des Aufwands auf den Tisch. Zunächst mit der jeweiligen Zahl nach unten, also verdeckt. Aufgedeckt werden die Zahlenwerte anschließend von allen Spielteilnehmern gleichzeitig. Eine Beeinflussung durch andere Werte soll so verhindert werden. Gleichzeitig fördert das verdeckte Ablegen der Karte, dass alle Spielteilnehmer offen ihre Einschätzung kundtun.

Ermittlung der Ergebnisse

Nach jeder Bewertungsrunde erfolgt eine Auswertung der Ergebnisse. Generell sind dabei drei unterschiedliche Ausgänge möglich:

  • Konsens: Ein Konsens liegt vor, wenn alle Spielteilnehmer die gleiche Aufwandsschätzung umgedreht haben.
  • Geringe Abweichungen: Liegen die Schätzwerte eng beieinander, liegen lediglich geringe Abweichungen vor. In diesem Fall wird der Mittelwert der Schätzungen als Grundlage genommen.
  • Dissens: Bei einem Dissens sind die Abweichungen der Spielteilnehmer groß. Die Teilnehmer mit dem höchsten Wert und dem niedrigsten Wert können ihre Gründe darstellen und erhalten Input von den anderen Teilnehmern. Abgestimmt wird dann erneut. Und zwar bis ein Konsens erreicht wurde.
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Vorteile

Planning Poker ist eine sehr interessante Methode der agilen Aufwandsschätzung. Nicht zuletzt deshalb, weil sie einige Vorteile aufweisen kann. Die Aufwandsschätzung ist hier einfach, gleichzeitig durch die gemeinsame Schätzung aber auch sehr effektiv. Ein Begleiteffekt: Die Einschätzungen werden besser von den Mitarbeitern akzeptiert, da sie diese selbst abgegeben haben. Während der Diskussionsrunden wird zudem der Ideenaustausch gefördert. Ebenso das Teambuilding und der Lernaspekt. Mitarbeiter, die sich oftmals mit ihren Meinungen zurückhalten, werden beim Planning Poker ebenfalls direkt mit eingebunden. Dadurch kommen Sichtweisen zum Vorschein, die unter anderen Umständen möglicherweise verborgen geblieben wären. Nicht zuletzt sorgt der spielerische Charakter für zusätzlichen Spaß. Meetings zur Aufwandsschätzung dürften von den Mitarbeitern künftig also wesentlich freudiger erwartet werden.

  • Einfache und schnelle Schätzung des Aufwands
  • Hohe Qualität durch die gemeinsamen Schätzrunden
  • Große Akzeptanz bei den Mitarbeitern
  • Förderung des Ideenaustauschs
  • Förderung von Teambuilding und des Lernaspekts
  • Integration von zurückhaltenden Mitarbeitern
  • Aufdecken neuer Sichtweisen
  • Spielerischer Charakter sorgt für Spaß
Planning Poker

Fazit: Unbedingt ausprobieren

Die Meetings zur Aufwandsschätzung von Aufgaben und Projekten sind nicht unbedingt für ihren hohen Unterhaltungswert bekannt. Planning Poker ist eine interessante Möglichkeit, um diese „eingerosteten“ Strukturen etwas aufzulockern. Die Vorbereitung gelingt vergleichsweise einfach, die Funktionsweise ist zudem enorm effektiv. Zahlreiche Mitarbeiter und ihre Meinungen können in die Bewertung des Aufwands mit einbezogen werden. So ergeben sich weitere Vorteile wie eine vergrößerte Akzeptanz, das Aufdecken neuer Sichtweisen oder auch die Förderung des Teambuildings. Gerade auch die Mitarbeiter, die sich normalerweise mit ihren Meinungen zurückhalten, werden aktiv in den Prozess integriert. Eine hohe Qualität in der Schätzung ist normalerweise die Folge. Wer bislang ausschließlich auf „trockene“ Planungsrunden gesetzt hat, sollte diese neue Herangehensweise also durchaus ausprobieren.

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Multiprojektmanagement: Definition, Herausforderungen & die besten Tools

Der geschäftliche Alltag ist vielerorts geprägt von Projekten und dem dazugehörigen Projektmanagement. Dies kann schon im Einzelfall umfangreich ausfallen. Noch umfangreicher wird es, wenn gleich mehrere Projekte parallel bearbeitet werden müssen. Das sogenannte Multiprojektmanagement ist also gewissermaßen das „Projektmanagement für Fortgeschrittene“. Im Folgenden verraten wir Ihnen, welche Aufgaben und Herausforderungen das Multiprojektmanagement bereithält. Zusätzlich zeigen wir fünf clevere Tools auf, die Ihnen die Arbeit im Multiprojektmanagement deutlich erleichtern können.

Definition: Was ist Multiprojektmanagement?

Für die Multiprojektmanagement Definition können wir uns einer vorhandenen DIN-Norm orientieren. Die DIN 69909 erklärt, dass Multiprojektmanagement ein „organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte“ ist. Und weiter: „Das Multiprojektmanagement kann in Form von Programmen oder Projektportfolios organisiert werden. Dazu gehört insbesondere die Koordinierung mehrerer Projekte bezüglich ihrer Abhängigkeiten und gemeinsamer Ressourcen.“ Multiprojektmanager müssen also mehrere Projekte gleichzeitig betreuen und organisieren - und dafür sorgen, dass die operativen und strategischen Entscheidungen in die gleiche Richtung verlaufen. Unterscheiden lässt sich das Multiprojektmanagement in die folgenden Bereiche:

  • Programmmanagement: Klare Zielvorgaben sollen im Verbund mehrerer Programme erreicht werden
  • Projektportfoliomanagement: Führung und Organisation einzelner Projekte, die mit einer vordefinierten Gruppe an Ressourcen/Mitteln umgesetzt werden soll

Aufgaben im Multiprojektmanagement

Die Aufgaben im Multiprojektmanagement sind vielseitig und stellen sich in ganz unterschiedlichen Bereichen. Eine wichtige Aufgabe ist in der Regel das Management der Ressourcen. Die Mitarbeiter oder auch Arbeitsmittel können Ressourcen sein, die nur begrenzt zur Verfügung stehen. Durch die Bearbeitung mehrerer Projekte parallel können sich hier also leicht Konflikte ergeben. Diese gilt es nicht nur zu lösen, sondern bestenfalls bereits im Vorfeld zu eliminieren. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Abstimmung der einzelnen Projekte mit projektübergreifenden Bereichen. Hierzu kann zum Beispiel das Qualitätsmanagement gehören. Die Abstimmung sollte hier möglichst präzise erfolgen. Im schlechtesten Fall werden die projektübergreifenden Bereiche sonst überlastet, was zu massiven Verzögerungen führen kann.

Genauso wichtig ist die Abstimmung zwischen den einzelnen Projekten. Gerade dann, wenn diese von einander abhängig sind oder aufeinander aufbauen, ist eine gute Koordination von enormer Bedeutung. Hilfreich ist es zudem, wenn innerhalb der Projekte gewisse Synergieeffekte erkennbar sind. Bestenfalls sollten Sie diese schon vor den eigentlichen Projektstarts ausfindig gemacht haben.

Multiprojektmanagement

Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Wenig überraschend ist das Multiprojektmanagement mit einigen Herausforderungen verbunden. Generell bewegt sich das Multiprojektmanagement in einem spannungsgeladenen Umfeld. Auf der einen Seite stehen die operativen Herausforderungen. Hierzu gehören die angesprochenen Aufgaben rund um Ressourcenkonflikte, zeitliche Herausforderungen und die generell wirtschaftliche Abwicklung der Projekte. Auf der anderen Seite stehen die strategischen Herausforderungen, die mit diesen in Einklang gebracht werden müssen. Zu den strategischen Herausforderungen gehört zum Beispiel das Setzen des richtigen Schwerpunkts. Aus diesen beiden großen Bereichen ergeben sich wiederum zahlreiche weitere kleinere Herausforderungen.

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Die Projekte laufen oftmals in ganz verschiedenen Unternehmensbereichen, was speziell das Koordinieren der einzelnen Ressourcen kompliziert machen kann. Darüber hinaus ist das Projektmanagement stets agil und beweglich. Das bedeutet, dass sich die Priorität und die Bedeutung für die Unternehmensstrategie der einzelnen Projekte durchaus ändern kann. Zusätzlich müssen Sie beachten, dass die Projektkosten nicht nur das Projekt-Budget, sondern auch das Gesamtbudget einhalten. Diese Aufgabe wird umso schwerer, da die Projektumgebungen immer internationaler werden. Es wird mehr gefordert, gleichzeitig hat die Konkurrenz zugelegt. Auch die Berichtsanforderungen sind deutlich umfangreicher als noch vor einigen Jahren. Ein paar der Herausforderungen im Multiprojektmanagement haben wir hier übersichtlich aufgeführt:

  • Harmonische Verbindung zwischen operativen und strategischen Plänen schaffen
  • Ressourcen aus verschiedenen Unternehmensbereichen müssen möglicherweise koordiniert werden
  • Priorität und Bedeutung der Projekte für die Strategie können sich ändern
  • Projektkosten müssen im Kostenplan und Gesamtbudget bleiben
  • Die Projekte können voneinander abhängig sein
  • Berichtsanforderungen nehmen zu

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Probleme im Multiprojektmanagement

Es liegt schon fast in der Natur der Sache, dass sich bei der parallelen Bearbeitung mehrerer Projekte Probleme und Überraschungen ergeben können. Generell lässt sich ein Großteil dieser Probleme im Planungsprozess bereits aus dem Weg räumen. Je genauer Sie in der Projektplanung vorgehen, desto weniger Überraschungen werden Ihnen im weiteren Verlauf begegnen. Zu den häufigsten Problemen im Multiprojektmanagement gehören vor allem die Terminverschiebungen und Konflikte rund um die Ressourcen. Darüber hinaus kann es aber zum Beispiel auch weitere Probleme wie ungewollte Kostensteigerungen oder Abweichungen von der gewünschten Qualität geben.

Eine Vielzahl dieser Probleme hat die gleichen Ursachen. Oftmals fehlt es der Leitung schlichtweg an der erforderlichen Übersicht über die Projekte und die Ressourcen. Ebenso werden möglicherweise falsche Prioritäten und Ausrichtungen verfolgt. Schon allein deshalb lohnt es sich meist, im Multiprojektmanagement auf erfahrenere Kräfte zurückzugreifen.

Die besten Tools zum Managen mehrerer Projekte

Eine weitere Möglichkeit, um sich die Arbeit im Multiprojektmanagement zu erleichtern, sind die Multiprojektmanagement Tools. Heutzutage wimmelt es nur so vor Projektmanagement-Tools, von denen die meisten auch für das Managen mehrerer Projekte parallel geeignet sind. Gute Tools können vom gesamten Team genutzt werden, da diese eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweisen. Quasi im gleichen Atemzug sorgt dies in der Regel auch für eine gesteigerte Produktivität. Darüber hinaus spielen natürlich die verschiedenen Funktionen eine Rolle. Die Übersicht sollte hier in Echtzeit erfolgen, um möglichst immer einen guten Überblick zu haben. Darüber hinaus sollten Sie die Ressourcenplanungen, das Reporting oder auch die zeitliche Darstellung aller Projekte gebündelt in der Software handhaben können. Um Ihnen hier ein wenig Inspiration zu liefern, haben wir die besten Multiprojetmanagement Tools hier einmal aufgeführt:

  • Asana
  • Wrike
  • Planta Portfolio
  • MS Project for the Web
  • awork
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Fazit

Das Multiprojektmanagement bringt spannende und ganz eigene Herausforderungen mit sich. Die wohl größte Herausforderung ist hier die Koordination von knappen Ressourcen wie Arbeitskräften, Verbrauchsmitteln und insbesondere der Zeit. Nur mit einer guten Kommunikation und Übersicht ist es möglich, mehrere Projekte parallel erfolgreich führen zu können. Hilfreich sind deshalb, noch mehr als im klassischen Projektmanagement, die Multiprojektmanagement Tools. Mit diesen können Sie einen großen Teil der Arbeit erleichtern und insbesondere rund um die Koordination einige Vorteile nutzen.

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Projektmanagement – Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle

Projektmanagement umfasst ein planvolles und strukturiertes Vorgehen, um im Rahmen eines Projekts ein im Vorfeld definiertes Projektziel zu erreichen. In der Regel betrauen Sie Projektteams mit der Aufgabe, zu bestimmten Themen, Aufgaben oder Problemstellungen geeignete Lösungen zu entwickeln. Diese sollen dann nach erfolgreichem Projektabschluss entweder vom Team selbst umgesetzt oder in eine bestehende, ggf. auch neu zu bildende Organisation implementiert werden. Projektmanagement bedeutet für die Projektmitglieder, dass sie sowohl sich als auch die notwendigen Arbeiten planen, organisieren und steuern. Zudem müssen die Projektmitarbeiter die Ressourcennutzung, den Fortschritt sowie den Erfolg kontrollieren und diesen dokumentieren bzw. präsentieren.

Projektmanagement vs. Prozessmanagement

Projektmanagement grenzt sich von einem kontinuierlich laufenden Prozessmanagement ab. Projekte sind dadurch charakterisiert, dass sie einmalig zu einem bestimmten Anlass initiiert werden. Die zu erarbeitenden Lösungen bzw. deren Umsetzung erfolgen gemäß den gestellten Anforderungen und definierten Zielerwartungen im Rahmen fester Anfangs- und Endtermine. Nicht zuletzt getrieben durch die zunehmende Digitalisierung, erfährt agiles Projektmanagement immer größere Wertschätzung. Unterschiede zum klassischen Projektmanagement finden Sie insbesondere in Bezug auf Herangehensweise, Methodik und Durchführung.

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Agiles Projektmanagement

Als agiles Projektmanagement hat sich bspw. die Methodik von Scrum durchgesetzt. Hier bleiben wesentliche Teile der Projektanforderungen und mögliche Lösungsansätze zu Beginn bewusst unklar. Anstatt mit starren und detailgenauen Lasten- und Pflichtenheften, arbeitet das Scrum-Team in sogenannten Sprints nach dem Prinzip von Transparenz, Abgleich und Anpassung. Die Organisationsform verändert sich mit Zielsetzung auf mehr Effizienz und höhere Geschwindigkeit. Dennoch behält der Ursprung von Projektmanagement bezüglich einer Zielsetzung und dem grundsätzlichen Ablauf weiterhin seine Gültigkeit.

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Projektmanagement: die fünf Phasen

Das Projektmanagement können Sie in folgende fünf Phasen gliedern:

  1. Vorbereitung
  2. Initiierung
  3. Planung
  4. Steuerung und Durchführung
  5. Abschluss

Setzen Sie ein Projektmanagement auf, treffen Sie die Entscheidung, dass eine bestimmte Aufgabe von einem Projektteam erledigt werden soll. So banal es auch klingen mag, allein diese Entscheidung ist bereits mit Konsequenzen behaftet. Denn Sie werden die benötigten Projektmitglieder für die Projektzeit zumindest zeitweise aus ihrem jeweiligen Arbeitsbereich herauslösen müssen. Die an der Stelle wegfallenden Ressourcen müssen für die verbleibenden Arbeitskräfte kompensierbar bleiben. Wenn Sie diese Grundsatzentscheidung getroffen haben, können Sie guten Gewissens mit Ihrem Projekt starten.

Projektmanagement Phasen

Projektmanagement Vorbereitung

Je klarer und präziser Sie Ihr Projektmanagement vorbereiten, desto wahrscheinlicher können Sie ein effizientes und erfolgreiches Ergebnis erwarten. Daher sollten Sie im Vorfeld folgende vorbereitenden Punkte berücksichtigen:

  • Idee, Sinn und Zweck des erwünschten Projekts beschreiben
  • Realitäts-Check und Überlegungen zur Machbarkeit durchgehen
  • Projektumfeld und Projektcharakter (Methodik) festlegen
  • Vorgespräche führen, Bereitschaft abfragen, Projektleitung bestimmen
  • Mögliche Hürden antizipieren, Argumentationen vorbereiten
  • Projekt beantragen und auf den Weg bringen

Bei der Vorbereitung von Projekten ist oftmals auch Fingerspitzengefühl gefragt. Es gilt Stimmungen und Meinungen zu erkennen, Erwartungshaltungen verschiedener Stakeholder zu identifizieren und Weitblick bezüglich der (auch emotionalen) Tragweite des Projekts zu beweisen.

Projektmanagement Initiierung

Mit der Initiierung startet Ihr Projekt und damit auch das Projektmanagement. In dieser Phase stellen Sie das Team zusammen, klären Inhalte und Ziele und legen Regeln in Bezug auf Organisation und Kommunikation fest. Auch hierzu die Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Inhalte, Ziele und Zeithorizont definieren
  • Konkret die erwarteten Projekt-Ergebnisse (qualitativ und quantitativ) beschreiben
  • Verstärkte Einbindung der Projektleitung in die Zusammenstellung des Projektteams
  • Ressourcenplanung (Projektteam, Ausstattung, etwaige Kompensationen)
  • Wirtschaftlichkeitsanalyse, Risikoabschätzung
  • Finales Projektteam zusammenstellen
  • Festlegung von Organisation und Kommunikation

Besonders wichtig ist an dieser Stelle ist der letztgenannte Punkt. Das Projektteam muss neben den Inhalten eine klare Vorstellung davon bekommen, wie es sich organisiert und welche Erwartungshaltungen in punkto Kommunikation bestehen.

Projektmanagement Planung

Bei Ihrer Planung sollten Sie immer im Hinterkopf haben, dass es im Projektablauf auch immer zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen kann. Dennoch sollten Sie folgende Punkte zur Orientierung berücksichtigen:

    • Festlegen der inhaltlichen und zeitlichen Projektphasen
    • Vorgabe bestimmter Methoden wie z.B. Scrum
    • Definition der Arbeitspakete und Ergebniserwartung
    • Formulierung von Zwischenzielen und Teilergebnissen
    • Konkrete Aufgabenverteilung

Sollten Sie Methoden des agilen Projektmanagements (beispielsweise Scrum) anwenden wollen, versteht es sich von selbst, dass die eingesetzten Projektmitglieder vertraut mit den Anforderungen und Regeln sind. Unter Umständen müssen Sie noch im Vorfeld des Projektstarts entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen anbieten. Stellen Sie sicher, dass alle Projektmitglieder ein klares Verständnis von ihrer Rolle, ihrem Arbeitsauftrag und der jeweiligen Ergebniserwartung haben.

Projektmanagement Steuerung und Durchführung

Im Projektmanagement entscheiden Steuerung und Durchführung wesentlich über Erfolg und Misserfolg. Es gilt alle Fäden in der Hand zu halten, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen, den Zeitplan im Auge zu haben und nicht den Überblick zu verlieren.

  • Fortgang des Projekts prüfen (Termine und Ergebnisse bzgl. definierter Zielsetzungen)
  • Ressourcen- und Qualitätssicherung gewährleisten
  • Zügigen Informationsaustausch sicherstellen (Projektteam und Stakeholder)
  • Offene Punkte diskutieren, regelmäßige Feedback-Runden, Hürden beseitigen
  • Eskalationen vermeiden oder bewältigen
  • Kosten im Auge behalten
  • Berichte und Dokumentationen erstellen

Projektmanagement Abschluss

Zu einem guten Projektmanagement gehört auch ein verbindlicher und ordnungsgemäßer Abschluss. Neben der Ergebnispräsentation sollten Sie vor allem auch die im Projekt gesammelten Erfahrungen sichern.

  • Projektabnahme (Ergebnisse, Zielerreichung) inkl. Abschlussbericht
  • Abschlussbesprechung (Rückblick, Erfahrungen sichern, Abweichungsanalyse)
  • Projektteam auflösen
  • Rollout (konkrete Umsetzung der erarbeitetet Projektergebnisse)
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Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte

Die solide Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement haben Sie bereits gelegt, wenn Sie alle bis hierhin aufgeführten Aspekte berücksichtigen. Darüber hinaus gibt es noch grundlegende Bedingungen, welche die Erfolgsaussichten Ihres Projekts begünstigen:

  • Akzeptanz und Rückhalt durch das Management
  • Wertschätzung, Empathie und Kongruenz
  • Agiles Mindset – bedarfsgerechte Vorgehensweise, zügiges proaktives Handeln, kein Perfektionismus, lösungsorientierte Flexibilität, zielfokussierte Kommunikation
  • Professionelle Ausstattung und leistungsfördernde Rahmenbedingungen

Fazit

Kein noch so perfekt aufgesetztes Projektmanagement wird reibungslos, fehlerfrei und zu 100% gelingen. Von dieser Erwartungshaltung gilt es sich zu lösen. Insbesondere wenn es sich um Projekte handelt, die sich mit neuen und unbekannten Problemfeldern beschäftigen. Hier liegt es in der Natur der Sache, dass es zu unvorhersehbaren Verläufen kommen wird. Schaffen Sie einen sinnstiftenden Projektrahmen, in dem das Projektteam motiviert, engagiert und (weitestgehend) selbstbestimmt arbeiten darf, um den Erfolg zu steigern. Stellen Sie zudem eine angstfreie Fehlerkultur her, wobei derselbe Fehler möglichst nur einmal gemacht werden sollte.
Außerdem sollte der Fokus neben einer guten Vorbereitung, Initiierung und Planung vor allem auf der Steuerung und Durchführung des Projekts liegen. Achten Sie bei allem Engagement und aller Wertschätzung auch auf die notwendige Disziplin. Berücksichtigen Sie diese Grundlagen, dann sollte Ihr nächstes Projekt gelingen und Sie ein professionelles und erfolgsversprechendes Projektmanagement aufsetzen können.

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OKR (Objectives and Key Results ): Das müssen Sie wissen

OKR ist eine der meistgenutzten Management-Methoden aus der Reihe der zahlreichen Methoden, die den Erfolg und die Effektivität im Unternehmen steigern sollen. Hier werden Ziele definiert, die jedoch nicht nur für das komplette Unternehmen, sondern auch die einzelnen Mitarbeiter gelten. Der Gedanke: Nicht nur die Zielsetzung ist erforderlich, sondern auch der konkrete Weg der Umsetzung sollte festgehalten werden. Ein enorm spannender Ansatz. Und wir zeigen Ihnen im Folgenden alles, was Sie über die OKR-Methode wissen müssen.

OKR Definition: Was ist die OKR-Methode?

OKR ist die Abkürzung für Objektives and Key Results. Hinter diesen Begriffen steht eine weit verbreitete Management-Methode. Die Ziele in der OKR-Methode werden klar definiert. Diese gelten allerdings nicht nur für das gesamte Unternehmen, sondern werden auf die einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen (Objectives). Der Grundgedanke hinter der Methode lautet, dass die Zieldefinierung allein für das Erreichen dieser Ziele nicht ausreicht. Auch die Umsetzung spielt in der OKR-Methode eine wichtige Rolle. Deshalb wird gleichzeitig festgelegt, woran der Erfolg überhaupt gemessen werden kann (Key Results). Festgelegt werden die Ziele dabei immer für einen verhältnismäßig kurzen Zeitraum, also zum Beispiel für ein Quartal. Durch die genaue Zieldefinierung und die Umsetzung der Ziele strebt diese Methode eine Förderung des Commitment der Mitarbeiter an. Nicht zuletzt wird die Motivation der Mitarbeiter durch die vielen kleinen Erfolgserlebnisse gesteigert, die sich beim Erreichen der Ziele einstellen.

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Bestandteile der OKR-Methode

Die OKR-Methode ist eine detaillierte und präzise Management-Methode. Damit diese jedoch auch funktioniert, müssen alle Bestandteile vorhanden sein. Grundsätzlich besteht die OKR-Methode aus drei übergeordneten Bereichen:

  • Gesamtübersicht
  • Zielsetzungen & Ergebniskennzahlen
  • Berücksichtigungen

In jedem der Bereiche werden unterschiedliche Fragen definiert, mit denen Zielsetzung, Erfolg, Hindernisse oder Ergebniskennzahlen genau bestimmt werden können. Maßgeblich für den Erfolg der Methode verantwortlich ist hier das präzise Arbeiten. Je genauer die Vorgaben in den einzelnen Bereichen, desto leichter wird es Ihnen und Ihren Mitarbeitern fallen, die gesteckten Ziele zu erreichen.

OKR Template

Gesamtübersicht

Die Gesamtübersicht dient als grobe Übersicht über die OKR-Methode. In diesem Bereich stellen Sie die berühmte Frage nach dem „Warum?“. Zunächst wird also definiert, warum die Marke oder das Unternehmen überhaupt vorhanden ist, was das „eigene“ Warum genau ist und worin die Kernziele bestehen. Die übergeordnete Frage lautet also: Warum sind wir hier?

Zusätzlich dazu gibt es in der Gesamtübersicht den Bereich der Zieldefinition. Hier lautet die übergeordnete Frage: Was sind unsere Ziele? Beantwortet wird in diesem Bereich zum Beispiel, wo Sie am Ende stehen wollen, welches endgültige Ziel Sie haben oder was Sie als Team, im Unternehmen oder als Einzelperson erreichen wollen. Definiert wird in der Gesamtübersicht zudem, wie Erfolg in Ihrem Fall definiert wird. Die übergeordnete Frage lautet hier: „Wie sieht Erfolg aus?“ Sie definieren also Ihre eigene Definition vom Erfolg, legen aber auch fest, woran Sie den Erfolg konkret festmachen können.

Zielsetzungen & Ergebniskennzahlen

Der zweite große Bereich in der OKR-Methode sind die Zielsetzungen und Ergebniskennzahlen. Für die Zielsetzungen wird genau definiert, welche ehrgeizigen Ziele Ihr Unternehmen verfolgt und was Sie im jeweiligen Zeitraum erreichen wollen. Mit Blick auf die Ergebniskennzahlen sollten Sie zunächst überlegen, wie Sie das Erreichen der Zielsetzungen überwachen und messen können. Darüber hinaus sollten Sie spezifische Messergebnisse festlegen, mit denen Sie prüfen können, ob einzelne Ziele erreicht werden konnten.

Berücksichtigungen

Ein sehr wichtiger Bestandteil der OKR-Methode ist der Bereich der Berücksichtigungen. Hier wird also aufgeführt, was Sie zusätzlich für das Erreichen der Ziele berücksichtigen müssen. Im positiven wie im negativen Sinne. Deshalb unterteilt sich diese Sektion in die Befähigungen und die Blockierer. Bei den Befähigungen wird zum Beispiel überlegt, auf welchem Wege Sie den Erfolg beschleunigen können. Gleichzeitig können Sie definieren, welche Faktoren Ihnen beim Erreichen der Ergebniskennzahlen behilflich sein können.

Der Bereich der Blockierer ist hingegen das genaue Gegenteil. Hier prüfen Sie, was für Sie auf dem Weg zu Ihren Zielen hinderlich sein könnte. Sie definieren also, welche Hürden und Hindernisse Ihnen im Weg stehen oder stehen könnten.

Business Development Manager

Vorteile der OKR-Methode

Die OKR-Methode wäre natürlich nicht so beliebt, wenn sie keine Vorteile mit sich bringen würde. Die wesentlichen Vorteile liegen dabei vor allem in den folgenden Punkten:

  • Transparenz für alle Teammitglieder
  • Steigerung von Commitment und Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Verbesserte Kommunikation zwischen den Abteilungen
  • Präziserer Fokus auf die konkreten Ziele

Ein großer Vorteil für Ihr Team ist die gesteigerte Transparenz. Alle Teammitglieder können die angestrebten Ziele überprüfen und genau nachvollziehen, wie diese erreicht werden sollen. Jeder Mitarbeiter weiß somit genau, was von ihm erwartet wird. Der Mitarbeiter kann sich zudem exakt auf das Ziel konzentrieren, das ihm für den jeweiligen Zeitraum gesetzt wurde. Eine Steigerung des Commitment ist die Folge. Zusätzlich steigern Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter, wenn diese ihre Ziele besser kennen, verstehen und vor allem erreichen können. Indem sich eher Erfolgserlebnisse einstellen, steigt auch die Zufriedenheit im Team.

Ein weiterer großer Vorteil: Sie erhöhen den Fokus Ihrer Mitarbeiter. Diese wollen ihre eigenen Ziele erreichen und arbeiten demnach deutlich fokussierter. Hierfür ist es wichtig, dass Sie genaue Ziele definieren und zum Beispiel mit konkreten Zahlen für die einzelnen Quartale arbeiten. Insgesamt schaffen Sie durch das deutlich fokussiertere Arbeiten und den engen Austausch auch eine verbesserte Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Abteilungen.

Fazit

Viele Management-Methoden legen die Zieldefinition als Grundlage fest. Das Besondere an der OKR-Methode ist zum einen die detaillierte Definition der Ziele, die nicht nur für das Unternehmen an sich gilt, sondern für jedes Team und jeden Mitarbeiter Ziele festlegt. Zum anderen zeichnet sich die OKR-Methode dadurch aus, dass Ziele nur in Verbindung mit Kennzahlen aufgestellt werden. Vage Zielvorgaben gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen können Mitarbeiter fokussiert und zielgerichtet an die Arbeit gehen – und werden durch die Erfolgserlebnisse beim Erreichen der Zielvorgaben motiviert.

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