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Planning Poker: Alles Wichtige zum Scrum Poker

Planning Poker ist eine hilfreiche Methode für die Aufwandsschätzung, denn wohl jeder von uns weiß, dass es nicht immer einfach ist, den Aufwand für etwas genau einzuschätzen. Das trifft im Privaten zu, aber vor allem auch im Beruflichen. Viele Unternehmen müssen Produkte oder Projekte entwickeln und benötigen hierfür einen präzisen Überblick über den zu erwartenden Aufwand. Diese Herausforderung wird umso schwerer, wenn es sich um ein gänzlich neues und unbekanntes Projekt handelt. Planning Poker setzt genau an dieser Stelle an und hilft als agiles Verfahren beim Einschätzen des Aufwands. Angenehmer Nebeneffekt: Der Spaß bleibt in diesem Fall nicht auf der Strecke. Was mit Planning Poker gemeint ist und wie dieses funktioniert, zeigen wir im Folgenden.

Definition: Was ist Planning Poker?

Planning Poker wird oftmals auch als Scrum Poker bezeichnet, da es sich um eine agile Methode zur Aufwandsschätzung handelt.

Wie der Name bereits vermuten lässt, werden beim Planning Poker keine klassischen Schätzungen vorgenommen. Das Prinzip gleicht eher einem Spiel. Die Mitglieder des jeweiligen Teams schätzen hierbei den Aufwand und die Komplexität der anfallenden Aufgaben. Beim Planning Poker kommen hierfür Spielkarten ins Spiel, die mit unterschiedlichen Zahlenwerten belegt sind. Anhand dieser Zahlenwerte können alle Teilnehmer ihre Einschätzungen vorlegen.

Für wen eignet sich die Methode?

Vereinfacht gesagt eignet sich Planning Poker für alle Unternehmen und Abteilungen, die den Aufwand für etwas einschätzen müssen. Im klassischen Sinne wurde Planning Poker vor allem bei der Softwareentwicklung eingesetzt. Mittlerweile findet das Verfahren aber auch in vielen anderen Branchen und Bereichen Anwendung. Integriert werden sollten in die Spielrunden möglichst alle am Produkt oder Projekt beteiligten Abteilungen. Darüber hinaus werden oftmals auch die externen Auftraggeber integriert, um diesen einen Überblick zu ermöglichen. Je nach Unternehmen kommen oftmals auch die sogenannten „Scrum Master“ zum Einsatz, die hier in der Planungsrunde die Rolle des Moderators übernehmen.

Ablauf/Durchführung

Bevor es losgehen kann, müssen die Spielrunden und die Spielkarten erst einmal vorbereitet werden. Zur Vorbereitung gehört zum Beispiel das Definieren der anfallenden Aufgaben. Zudem muss ein spezielles Kartendeck erstellt werden. Nach der Spielrunde werden die Resultate im Rahmen einer Ergebnisfindung ermittelt.

  • Vorbereitung der Spielrunde und Spielkarten
  • Durchführung der Spielrunden
  • Ermittlung der Ergebnisse
Planning Poker

Vorbereitung der Spielrunde und Spielkarten

Die Grundvoraussetzung für die Spielrunden beim Planning Poker liegt in der Definition der Aufgaben. Je größer das Projekt, desto mehr Aufgaben müssen eingeschätzt werden. Und umso länger wird die Spielrunde insgesamt dauern. Wurden die Aufgaben klar definiert, können die Spielkarten erstellt oder ausgeteilt werden. Wichtig: Bei der Definition der Aufgaben sollten Sie so präzise wie möglich Vorgehen. Nur dann ist die Einschätzung der Komplexität am Ende auch wirklich vielversprechend.

Die Spielkarten beim Planning Poker

Die Spielkarten sind beim Planning Poker der wichtigste Bestandteil. Diese dienen zum Schätzen des Aufwands der jeweiligen Aufgabe. Insgesamt besteht ein Set beim Planning Poker standardmäßig aus 13 Spielkarten. Die einzelnen Spielkarten und ihre Bedeutungen haben wir hier aufgeführt:

  •  0: Der geringste Aufwand - die Aufgabe ist so gut wie abgehakt
  • 0.5: sehr geringer Aufwand
  • 1-5: tendenziell Aufgaben mit eher geringem Aufwand
  • 8-13: Aufgaben mit mittlerem Aufwand
  • 13: Aufgabe mit maximalem Aufwand, die innerhalb des festgelegten Zeitraums erfüllt werden kann
  • 20 + 40: Komplexe Aufgaben, die in Unteraufgaben aufgeteilt werden sollten
  • 100: umfangreicher Aufwand, der zum aktuellen Zeitpunkt nicht genau einschätzt werden kann
  • Fragezeichen-Karte: Keine Einschätzung möglich, da zum Beispiel die Expertise in diesem Bereich fehlt
  • Kaffeetassen-Karte: Wie sollte es anders sein? Die Kaffeetassen-Karte wird gelegt, wenn die Spieler eine Pause wünschen.

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Durchführung der Spielrunden

Für die Spielrunden beim Planning Poker erhält jeder Teilnehmer einen eigenen Satz der Spielkarten. Der jeweilige Moderator stellt nun die Aufgaben vor und liefert ein paar weitere Details und Informationen. Eröffnet wird dann eine kurze Diskussionsrunde, in der zum Beispiel mögliche Fragen beantwortet werden können. Ist diese Diskussionsrunde beendet, legen alle Mitspieler ihre Karte für die Einschätzung des Aufwands auf den Tisch. Zunächst mit der jeweiligen Zahl nach unten, also verdeckt. Aufgedeckt werden die Zahlenwerte anschließend von allen Spielteilnehmern gleichzeitig. Eine Beeinflussung durch andere Werte soll so verhindert werden. Gleichzeitig fördert das verdeckte Ablegen der Karte, dass alle Spielteilnehmer offen ihre Einschätzung kundtun.

Ermittlung der Ergebnisse

Nach jeder Bewertungsrunde erfolgt eine Auswertung der Ergebnisse. Generell sind dabei drei unterschiedliche Ausgänge möglich:

  • Konsens: Ein Konsens liegt vor, wenn alle Spielteilnehmer die gleiche Aufwandsschätzung umgedreht haben.
  • Geringe Abweichungen: Liegen die Schätzwerte eng beieinander, liegen lediglich geringe Abweichungen vor. In diesem Fall wird der Mittelwert der Schätzungen als Grundlage genommen.
  • Dissens: Bei einem Dissens sind die Abweichungen der Spielteilnehmer groß. Die Teilnehmer mit dem höchsten Wert und dem niedrigsten Wert können ihre Gründe darstellen und erhalten Input von den anderen Teilnehmern. Abgestimmt wird dann erneut. Und zwar bis ein Konsens erreicht wurde.
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Vorteile

Planning Poker ist eine sehr interessante Methode der agilen Aufwandsschätzung. Nicht zuletzt deshalb, weil sie einige Vorteile aufweisen kann. Die Aufwandsschätzung ist hier einfach, gleichzeitig durch die gemeinsame Schätzung aber auch sehr effektiv. Ein Begleiteffekt: Die Einschätzungen werden besser von den Mitarbeitern akzeptiert, da sie diese selbst abgegeben haben. Während der Diskussionsrunden wird zudem der Ideenaustausch gefördert. Ebenso das Teambuilding und der Lernaspekt. Mitarbeiter, die sich oftmals mit ihren Meinungen zurückhalten, werden beim Planning Poker ebenfalls direkt mit eingebunden. Dadurch kommen Sichtweisen zum Vorschein, die unter anderen Umständen möglicherweise verborgen geblieben wären. Nicht zuletzt sorgt der spielerische Charakter für zusätzlichen Spaß. Meetings zur Aufwandsschätzung dürften von den Mitarbeitern künftig also wesentlich freudiger erwartet werden.

  • Einfache und schnelle Schätzung des Aufwands
  • Hohe Qualität durch die gemeinsamen Schätzrunden
  • Große Akzeptanz bei den Mitarbeitern
  • Förderung des Ideenaustauschs
  • Förderung von Teambuilding und des Lernaspekts
  • Integration von zurückhaltenden Mitarbeitern
  • Aufdecken neuer Sichtweisen
  • Spielerischer Charakter sorgt für Spaß
Planning Poker

Fazit: Unbedingt ausprobieren

Die Meetings zur Aufwandsschätzung von Aufgaben und Projekten sind nicht unbedingt für ihren hohen Unterhaltungswert bekannt. Planning Poker ist eine interessante Möglichkeit, um diese „eingerosteten“ Strukturen etwas aufzulockern. Die Vorbereitung gelingt vergleichsweise einfach, die Funktionsweise ist zudem enorm effektiv. Zahlreiche Mitarbeiter und ihre Meinungen können in die Bewertung des Aufwands mit einbezogen werden. So ergeben sich weitere Vorteile wie eine vergrößerte Akzeptanz, das Aufdecken neuer Sichtweisen oder auch die Förderung des Teambuildings. Gerade auch die Mitarbeiter, die sich normalerweise mit ihren Meinungen zurückhalten, werden aktiv in den Prozess integriert. Eine hohe Qualität in der Schätzung ist normalerweise die Folge. Wer bislang ausschließlich auf „trockene“ Planungsrunden gesetzt hat, sollte diese neue Herangehensweise also durchaus ausprobieren.

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Multiprojektmanagement: Definition, Herausforderungen & die besten Tools

Der geschäftliche Alltag ist vielerorts geprägt von Projekten und dem dazugehörigen Projektmanagement. Dies kann schon im Einzelfall umfangreich ausfallen. Noch umfangreicher wird es, wenn gleich mehrere Projekte parallel bearbeitet werden müssen. Das sogenannte Multiprojektmanagement ist also gewissermaßen das „Projektmanagement für Fortgeschrittene“. Im Folgenden verraten wir Ihnen, welche Aufgaben und Herausforderungen das Multiprojektmanagement bereithält. Zusätzlich zeigen wir fünf clevere Tools auf, die Ihnen die Arbeit im Multiprojektmanagement deutlich erleichtern können.

Definition: Was ist Multiprojektmanagement?

Für die Multiprojektmanagement Definition können wir uns einer vorhandenen DIN-Norm orientieren. Die DIN 69909 erklärt, dass Multiprojektmanagement ein „organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte“ ist. Und weiter: „Das Multiprojektmanagement kann in Form von Programmen oder Projektportfolios organisiert werden. Dazu gehört insbesondere die Koordinierung mehrerer Projekte bezüglich ihrer Abhängigkeiten und gemeinsamer Ressourcen.“ Multiprojektmanager müssen also mehrere Projekte gleichzeitig betreuen und organisieren - und dafür sorgen, dass die operativen und strategischen Entscheidungen in die gleiche Richtung verlaufen. Unterscheiden lässt sich das Multiprojektmanagement in die folgenden Bereiche:

  • Programmmanagement: Klare Zielvorgaben sollen im Verbund mehrerer Programme erreicht werden
  • Projektportfoliomanagement: Führung und Organisation einzelner Projekte, die mit einer vordefinierten Gruppe an Ressourcen/Mitteln umgesetzt werden soll

Aufgaben im Multiprojektmanagement

Die Aufgaben im Multiprojektmanagement sind vielseitig und stellen sich in ganz unterschiedlichen Bereichen. Eine wichtige Aufgabe ist in der Regel das Management der Ressourcen. Die Mitarbeiter oder auch Arbeitsmittel können Ressourcen sein, die nur begrenzt zur Verfügung stehen. Durch die Bearbeitung mehrerer Projekte parallel können sich hier also leicht Konflikte ergeben. Diese gilt es nicht nur zu lösen, sondern bestenfalls bereits im Vorfeld zu eliminieren. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Abstimmung der einzelnen Projekte mit projektübergreifenden Bereichen. Hierzu kann zum Beispiel das Qualitätsmanagement gehören. Die Abstimmung sollte hier möglichst präzise erfolgen. Im schlechtesten Fall werden die projektübergreifenden Bereiche sonst überlastet, was zu massiven Verzögerungen führen kann.

Genauso wichtig ist die Abstimmung zwischen den einzelnen Projekten. Gerade dann, wenn diese von einander abhängig sind oder aufeinander aufbauen, ist eine gute Koordination von enormer Bedeutung. Hilfreich ist es zudem, wenn innerhalb der Projekte gewisse Synergieeffekte erkennbar sind. Bestenfalls sollten Sie diese schon vor den eigentlichen Projektstarts ausfindig gemacht haben.

Multiprojektmanagement

Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Wenig überraschend ist das Multiprojektmanagement mit einigen Herausforderungen verbunden. Generell bewegt sich das Multiprojektmanagement in einem spannungsgeladenen Umfeld. Auf der einen Seite stehen die operativen Herausforderungen. Hierzu gehören die angesprochenen Aufgaben rund um Ressourcenkonflikte, zeitliche Herausforderungen und die generell wirtschaftliche Abwicklung der Projekte. Auf der anderen Seite stehen die strategischen Herausforderungen, die mit diesen in Einklang gebracht werden müssen. Zu den strategischen Herausforderungen gehört zum Beispiel das Setzen des richtigen Schwerpunkts. Aus diesen beiden großen Bereichen ergeben sich wiederum zahlreiche weitere kleinere Herausforderungen.

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Die Projekte laufen oftmals in ganz verschiedenen Unternehmensbereichen, was speziell das Koordinieren der einzelnen Ressourcen kompliziert machen kann. Darüber hinaus ist das Projektmanagement stets agil und beweglich. Das bedeutet, dass sich die Priorität und die Bedeutung für die Unternehmensstrategie der einzelnen Projekte durchaus ändern kann. Zusätzlich müssen Sie beachten, dass die Projektkosten nicht nur das Projekt-Budget, sondern auch das Gesamtbudget einhalten. Diese Aufgabe wird umso schwerer, da die Projektumgebungen immer internationaler werden. Es wird mehr gefordert, gleichzeitig hat die Konkurrenz zugelegt. Auch die Berichtsanforderungen sind deutlich umfangreicher als noch vor einigen Jahren. Ein paar der Herausforderungen im Multiprojektmanagement haben wir hier übersichtlich aufgeführt:

  • Harmonische Verbindung zwischen operativen und strategischen Plänen schaffen
  • Ressourcen aus verschiedenen Unternehmensbereichen müssen möglicherweise koordiniert werden
  • Priorität und Bedeutung der Projekte für die Strategie können sich ändern
  • Projektkosten müssen im Kostenplan und Gesamtbudget bleiben
  • Die Projekte können voneinander abhängig sein
  • Berichtsanforderungen nehmen zu

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Probleme im Multiprojektmanagement

Es liegt schon fast in der Natur der Sache, dass sich bei der parallelen Bearbeitung mehrerer Projekte Probleme und Überraschungen ergeben können. Generell lässt sich ein Großteil dieser Probleme im Planungsprozess bereits aus dem Weg räumen. Je genauer Sie in der Projektplanung vorgehen, desto weniger Überraschungen werden Ihnen im weiteren Verlauf begegnen. Zu den häufigsten Problemen im Multiprojektmanagement gehören vor allem die Terminverschiebungen und Konflikte rund um die Ressourcen. Darüber hinaus kann es aber zum Beispiel auch weitere Probleme wie ungewollte Kostensteigerungen oder Abweichungen von der gewünschten Qualität geben.

Eine Vielzahl dieser Probleme hat die gleichen Ursachen. Oftmals fehlt es der Leitung schlichtweg an der erforderlichen Übersicht über die Projekte und die Ressourcen. Ebenso werden möglicherweise falsche Prioritäten und Ausrichtungen verfolgt. Schon allein deshalb lohnt es sich meist, im Multiprojektmanagement auf erfahrenere Kräfte zurückzugreifen.

Die besten Tools zum Managen mehrerer Projekte

Eine weitere Möglichkeit, um sich die Arbeit im Multiprojektmanagement zu erleichtern, sind die Multiprojektmanagement Tools. Heutzutage wimmelt es nur so vor Projektmanagement-Tools, von denen die meisten auch für das Managen mehrerer Projekte parallel geeignet sind. Gute Tools können vom gesamten Team genutzt werden, da diese eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweisen. Quasi im gleichen Atemzug sorgt dies in der Regel auch für eine gesteigerte Produktivität. Darüber hinaus spielen natürlich die verschiedenen Funktionen eine Rolle. Die Übersicht sollte hier in Echtzeit erfolgen, um möglichst immer einen guten Überblick zu haben. Darüber hinaus sollten Sie die Ressourcenplanungen, das Reporting oder auch die zeitliche Darstellung aller Projekte gebündelt in der Software handhaben können. Um Ihnen hier ein wenig Inspiration zu liefern, haben wir die besten Multiprojetmanagement Tools hier einmal aufgeführt:

  • Asana
  • Wrike
  • Planta Portfolio
  • MS Project for the Web
  • awork
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Fazit

Das Multiprojektmanagement bringt spannende und ganz eigene Herausforderungen mit sich. Die wohl größte Herausforderung ist hier die Koordination von knappen Ressourcen wie Arbeitskräften, Verbrauchsmitteln und insbesondere der Zeit. Nur mit einer guten Kommunikation und Übersicht ist es möglich, mehrere Projekte parallel erfolgreich führen zu können. Hilfreich sind deshalb, noch mehr als im klassischen Projektmanagement, die Multiprojektmanagement Tools. Mit diesen können Sie einen großen Teil der Arbeit erleichtern und insbesondere rund um die Koordination einige Vorteile nutzen.

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Projektmanagement – Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle

Projektmanagement umfasst ein planvolles und strukturiertes Vorgehen, um im Rahmen eines Projekts ein im Vorfeld definiertes Projektziel zu erreichen. In der Regel betrauen Sie Projektteams mit der Aufgabe, zu bestimmten Themen, Aufgaben oder Problemstellungen geeignete Lösungen zu entwickeln. Diese sollen dann nach erfolgreichem Projektabschluss entweder vom Team selbst umgesetzt oder in eine bestehende, ggf. auch neu zu bildende Organisation implementiert werden. Projektmanagement bedeutet für die Projektmitglieder, dass sie sowohl sich als auch die notwendigen Arbeiten planen, organisieren und steuern. Zudem müssen die Projektmitarbeiter die Ressourcennutzung, den Fortschritt sowie den Erfolg kontrollieren und diesen dokumentieren bzw. präsentieren.

Projektmanagement vs. Prozessmanagement

Projektmanagement grenzt sich von einem kontinuierlich laufenden Prozessmanagement ab. Projekte sind dadurch charakterisiert, dass sie einmalig zu einem bestimmten Anlass initiiert werden. Die zu erarbeitenden Lösungen bzw. deren Umsetzung erfolgen gemäß den gestellten Anforderungen und definierten Zielerwartungen im Rahmen fester Anfangs- und Endtermine. Nicht zuletzt getrieben durch die zunehmende Digitalisierung, erfährt agiles Projektmanagement immer größere Wertschätzung. Unterschiede zum klassischen Projektmanagement finden Sie insbesondere in Bezug auf Herangehensweise, Methodik und Durchführung.

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Als agiles Projektmanagement hat sich bspw. die Methodik von Scrum durchgesetzt. Hier bleiben wesentliche Teile der Projektanforderungen und mögliche Lösungsansätze zu Beginn bewusst unklar. Anstatt mit starren und detailgenauen Lasten- und Pflichtenheften, arbeitet das Scrum-Team in sogenannten Sprints nach dem Prinzip von Transparenz, Abgleich und Anpassung. Die Organisationsform verändert sich mit Zielsetzung auf mehr Effizienz und höhere Geschwindigkeit. Dennoch behält der Ursprung von Projektmanagement bezüglich einer Zielsetzung und dem grundsätzlichen Ablauf weiterhin seine Gültigkeit.

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Projektmanagement: die fünf Phasen

Das Projektmanagement können Sie in folgende fünf Phasen gliedern:

  1. Vorbereitung
  2. Initiierung
  3. Planung
  4. Steuerung und Durchführung
  5. Abschluss

Setzen Sie ein Projektmanagement auf, treffen Sie die Entscheidung, dass eine bestimmte Aufgabe von einem Projektteam erledigt werden soll. So banal es auch klingen mag, allein diese Entscheidung ist bereits mit Konsequenzen behaftet. Denn Sie werden die benötigten Projektmitglieder für die Projektzeit zumindest zeitweise aus ihrem jeweiligen Arbeitsbereich herauslösen müssen. Die an der Stelle wegfallenden Ressourcen müssen für die verbleibenden Arbeitskräfte kompensierbar bleiben. Wenn Sie diese Grundsatzentscheidung getroffen haben, können Sie guten Gewissens mit Ihrem Projekt starten.

Projektmanagement Phasen

Projektmanagement Vorbereitung

Je klarer und präziser Sie Ihr Projektmanagement vorbereiten, desto wahrscheinlicher können Sie ein effizientes und erfolgreiches Ergebnis erwarten. Daher sollten Sie im Vorfeld folgende vorbereitenden Punkte berücksichtigen:

  • Idee, Sinn und Zweck des erwünschten Projekts beschreiben
  • Realitäts-Check und Überlegungen zur Machbarkeit durchgehen
  • Projektumfeld und Projektcharakter (Methodik) festlegen
  • Vorgespräche führen, Bereitschaft abfragen, Projektleitung bestimmen
  • Mögliche Hürden antizipieren, Argumentationen vorbereiten
  • Projekt beantragen und auf den Weg bringen

Bei der Vorbereitung von Projekten ist oftmals auch Fingerspitzengefühl gefragt. Es gilt Stimmungen und Meinungen zu erkennen, Erwartungshaltungen verschiedener Stakeholder zu identifizieren und Weitblick bezüglich der (auch emotionalen) Tragweite des Projekts zu beweisen.

Projektmanagement Initiierung

Mit der Initiierung startet Ihr Projekt und damit auch das Projektmanagement. In dieser Phase stellen Sie das Team zusammen, klären Inhalte und Ziele und legen Regeln in Bezug auf Organisation und Kommunikation fest. Auch hierzu die Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Inhalte, Ziele und Zeithorizont definieren
  • Konkret die erwarteten Projekt-Ergebnisse (qualitativ und quantitativ) beschreiben
  • Verstärkte Einbindung der Projektleitung in die Zusammenstellung des Projektteams
  • Ressourcenplanung (Projektteam, Ausstattung, etwaige Kompensationen)
  • Wirtschaftlichkeitsanalyse, Risikoabschätzung
  • Finales Projektteam zusammenstellen
  • Festlegung von Organisation und Kommunikation

Besonders wichtig ist an dieser Stelle ist der letztgenannte Punkt. Das Projektteam muss neben den Inhalten eine klare Vorstellung davon bekommen, wie es sich organisiert und welche Erwartungshaltungen in punkto Kommunikation bestehen.

Projektmanagement Planung

Bei Ihrer Planung sollten Sie immer im Hinterkopf haben, dass es im Projektablauf auch immer zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen kann. Dennoch sollten Sie folgende Punkte zur Orientierung berücksichtigen:

    • Festlegen der inhaltlichen und zeitlichen Projektphasen
    • Vorgabe bestimmter Methoden wie z.B. Scrum
    • Definition der Arbeitspakete und Ergebniserwartung
    • Formulierung von Zwischenzielen und Teilergebnissen
    • Konkrete Aufgabenverteilung

Sollten Sie Methoden des agilen Projektmanagements (beispielsweise Scrum) anwenden wollen, versteht es sich von selbst, dass die eingesetzten Projektmitglieder vertraut mit den Anforderungen und Regeln sind. Unter Umständen müssen Sie noch im Vorfeld des Projektstarts entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen anbieten. Stellen Sie sicher, dass alle Projektmitglieder ein klares Verständnis von ihrer Rolle, ihrem Arbeitsauftrag und der jeweiligen Ergebniserwartung haben.

Projektmanagement Steuerung und Durchführung

Im Projektmanagement entscheiden Steuerung und Durchführung wesentlich über Erfolg und Misserfolg. Es gilt alle Fäden in der Hand zu halten, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen, den Zeitplan im Auge zu haben und nicht den Überblick zu verlieren.

  • Fortgang des Projekts prüfen (Termine und Ergebnisse bzgl. definierter Zielsetzungen)
  • Ressourcen- und Qualitätssicherung gewährleisten
  • Zügigen Informationsaustausch sicherstellen (Projektteam und Stakeholder)
  • Offene Punkte diskutieren, regelmäßige Feedback-Runden, Hürden beseitigen
  • Eskalationen vermeiden oder bewältigen
  • Kosten im Auge behalten
  • Berichte und Dokumentationen erstellen

Projektmanagement Abschluss

Zu einem guten Projektmanagement gehört auch ein verbindlicher und ordnungsgemäßer Abschluss. Neben der Ergebnispräsentation sollten Sie vor allem auch die im Projekt gesammelten Erfahrungen sichern.

  • Projektabnahme (Ergebnisse, Zielerreichung) inkl. Abschlussbericht
  • Abschlussbesprechung (Rückblick, Erfahrungen sichern, Abweichungsanalyse)
  • Projektteam auflösen
  • Rollout (konkrete Umsetzung der erarbeitetet Projektergebnisse)
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Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte

Die solide Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement haben Sie bereits gelegt, wenn Sie alle bis hierhin aufgeführten Aspekte berücksichtigen. Darüber hinaus gibt es noch grundlegende Bedingungen, welche die Erfolgsaussichten Ihres Projekts begünstigen:

  • Akzeptanz und Rückhalt durch das Management
  • Wertschätzung, Empathie und Kongruenz
  • Agiles Mindset – bedarfsgerechte Vorgehensweise, zügiges proaktives Handeln, kein Perfektionismus, lösungsorientierte Flexibilität, zielfokussierte Kommunikation
  • Professionelle Ausstattung und leistungsfördernde Rahmenbedingungen

Fazit

Kein noch so perfekt aufgesetztes Projektmanagement wird reibungslos, fehlerfrei und zu 100% gelingen. Von dieser Erwartungshaltung gilt es sich zu lösen. Insbesondere wenn es sich um Projekte handelt, die sich mit neuen und unbekannten Problemfeldern beschäftigen. Hier liegt es in der Natur der Sache, dass es zu unvorhersehbaren Verläufen kommen wird. Schaffen Sie einen sinnstiftenden Projektrahmen, in dem das Projektteam motiviert, engagiert und (weitestgehend) selbstbestimmt arbeiten darf, um den Erfolg zu steigern. Stellen Sie zudem eine angstfreie Fehlerkultur her, wobei derselbe Fehler möglichst nur einmal gemacht werden sollte.
Außerdem sollte der Fokus neben einer guten Vorbereitung, Initiierung und Planung vor allem auf der Steuerung und Durchführung des Projekts liegen. Achten Sie bei allem Engagement und aller Wertschätzung auch auf die notwendige Disziplin. Berücksichtigen Sie diese Grundlagen, dann sollte Ihr nächstes Projekt gelingen und Sie ein professionelles und erfolgsversprechendes Projektmanagement aufsetzen können.

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OKR (Objectives and Key Results ): Das müssen Sie wissen

OKR ist eine der meistgenutzten Management-Methoden aus der Reihe der zahlreichen Methoden, die den Erfolg und die Effektivität im Unternehmen steigern sollen. Hier werden Ziele definiert, die jedoch nicht nur für das komplette Unternehmen, sondern auch die einzelnen Mitarbeiter gelten. Der Gedanke: Nicht nur die Zielsetzung ist erforderlich, sondern auch der konkrete Weg der Umsetzung sollte festgehalten werden. Ein enorm spannender Ansatz. Und wir zeigen Ihnen im Folgenden alles, was Sie über die OKR-Methode wissen müssen.

OKR Definition: Was ist die OKR-Methode?

OKR ist die Abkürzung für Objektives and Key Results. Hinter diesen Begriffen steht eine weit verbreitete Management-Methode. Die Ziele in der OKR-Methode werden klar definiert. Diese gelten allerdings nicht nur für das gesamte Unternehmen, sondern werden auf die einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen (Objectives). Der Grundgedanke hinter der Methode lautet, dass die Zieldefinierung allein für das Erreichen dieser Ziele nicht ausreicht. Auch die Umsetzung spielt in der OKR-Methode eine wichtige Rolle. Deshalb wird gleichzeitig festgelegt, woran der Erfolg überhaupt gemessen werden kann (Key Results). Festgelegt werden die Ziele dabei immer für einen verhältnismäßig kurzen Zeitraum, also zum Beispiel für ein Quartal. Durch die genaue Zieldefinierung und die Umsetzung der Ziele strebt diese Methode eine Förderung des Commitment der Mitarbeiter an. Nicht zuletzt wird die Motivation der Mitarbeiter durch die vielen kleinen Erfolgserlebnisse gesteigert, die sich beim Erreichen der Ziele einstellen.

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Bestandteile der OKR-Methode

Die OKR-Methode ist eine detaillierte und präzise Management-Methode. Damit diese jedoch auch funktioniert, müssen alle Bestandteile vorhanden sein. Grundsätzlich besteht die OKR-Methode aus drei übergeordneten Bereichen:

  • Gesamtübersicht
  • Zielsetzungen & Ergebniskennzahlen
  • Berücksichtigungen

In jedem der Bereiche werden unterschiedliche Fragen definiert, mit denen Zielsetzung, Erfolg, Hindernisse oder Ergebniskennzahlen genau bestimmt werden können. Maßgeblich für den Erfolg der Methode verantwortlich ist hier das präzise Arbeiten. Je genauer die Vorgaben in den einzelnen Bereichen, desto leichter wird es Ihnen und Ihren Mitarbeitern fallen, die gesteckten Ziele zu erreichen.

OKR Template

Gesamtübersicht

Die Gesamtübersicht dient als grobe Übersicht über die OKR-Methode. In diesem Bereich stellen Sie die berühmte Frage nach dem „Warum?“. Zunächst wird also definiert, warum die Marke oder das Unternehmen überhaupt vorhanden ist, was das „eigene“ Warum genau ist und worin die Kernziele bestehen. Die übergeordnete Frage lautet also: Warum sind wir hier?

Zusätzlich dazu gibt es in der Gesamtübersicht den Bereich der Zieldefinition. Hier lautet die übergeordnete Frage: Was sind unsere Ziele? Beantwortet wird in diesem Bereich zum Beispiel, wo Sie am Ende stehen wollen, welches endgültige Ziel Sie haben oder was Sie als Team, im Unternehmen oder als Einzelperson erreichen wollen. Definiert wird in der Gesamtübersicht zudem, wie Erfolg in Ihrem Fall definiert wird. Die übergeordnete Frage lautet hier: „Wie sieht Erfolg aus?“ Sie definieren also Ihre eigene Definition vom Erfolg, legen aber auch fest, woran Sie den Erfolg konkret festmachen können.

Zielsetzungen & Ergebniskennzahlen

Der zweite große Bereich in der OKR-Methode sind die Zielsetzungen und Ergebniskennzahlen. Für die Zielsetzungen wird genau definiert, welche ehrgeizigen Ziele Ihr Unternehmen verfolgt und was Sie im jeweiligen Zeitraum erreichen wollen. Mit Blick auf die Ergebniskennzahlen sollten Sie zunächst überlegen, wie Sie das Erreichen der Zielsetzungen überwachen und messen können. Darüber hinaus sollten Sie spezifische Messergebnisse festlegen, mit denen Sie prüfen können, ob einzelne Ziele erreicht werden konnten.

Berücksichtigungen

Ein sehr wichtiger Bestandteil der OKR-Methode ist der Bereich der Berücksichtigungen. Hier wird also aufgeführt, was Sie zusätzlich für das Erreichen der Ziele berücksichtigen müssen. Im positiven wie im negativen Sinne. Deshalb unterteilt sich diese Sektion in die Befähigungen und die Blockierer. Bei den Befähigungen wird zum Beispiel überlegt, auf welchem Wege Sie den Erfolg beschleunigen können. Gleichzeitig können Sie definieren, welche Faktoren Ihnen beim Erreichen der Ergebniskennzahlen behilflich sein können.

Der Bereich der Blockierer ist hingegen das genaue Gegenteil. Hier prüfen Sie, was für Sie auf dem Weg zu Ihren Zielen hinderlich sein könnte. Sie definieren also, welche Hürden und Hindernisse Ihnen im Weg stehen oder stehen könnten.

Business Development Manager

Vorteile der OKR-Methode

Die OKR-Methode wäre natürlich nicht so beliebt, wenn sie keine Vorteile mit sich bringen würde. Die wesentlichen Vorteile liegen dabei vor allem in den folgenden Punkten:

  • Transparenz für alle Teammitglieder
  • Steigerung von Commitment und Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Verbesserte Kommunikation zwischen den Abteilungen
  • Präziserer Fokus auf die konkreten Ziele

Ein großer Vorteil für Ihr Team ist die gesteigerte Transparenz. Alle Teammitglieder können die angestrebten Ziele überprüfen und genau nachvollziehen, wie diese erreicht werden sollen. Jeder Mitarbeiter weiß somit genau, was von ihm erwartet wird. Der Mitarbeiter kann sich zudem exakt auf das Ziel konzentrieren, das ihm für den jeweiligen Zeitraum gesetzt wurde. Eine Steigerung des Commitment ist die Folge. Zusätzlich steigern Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter, wenn diese ihre Ziele besser kennen, verstehen und vor allem erreichen können. Indem sich eher Erfolgserlebnisse einstellen, steigt auch die Zufriedenheit im Team.

Ein weiterer großer Vorteil: Sie erhöhen den Fokus Ihrer Mitarbeiter. Diese wollen ihre eigenen Ziele erreichen und arbeiten demnach deutlich fokussierter. Hierfür ist es wichtig, dass Sie genaue Ziele definieren und zum Beispiel mit konkreten Zahlen für die einzelnen Quartale arbeiten. Insgesamt schaffen Sie durch das deutlich fokussiertere Arbeiten und den engen Austausch auch eine verbesserte Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Abteilungen.

Fazit

Viele Management-Methoden legen die Zieldefinition als Grundlage fest. Das Besondere an der OKR-Methode ist zum einen die detaillierte Definition der Ziele, die nicht nur für das Unternehmen an sich gilt, sondern für jedes Team und jeden Mitarbeiter Ziele festlegt. Zum anderen zeichnet sich die OKR-Methode dadurch aus, dass Ziele nur in Verbindung mit Kennzahlen aufgestellt werden. Vage Zielvorgaben gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen können Mitarbeiter fokussiert und zielgerichtet an die Arbeit gehen – und werden durch die Erfolgserlebnisse beim Erreichen der Zielvorgaben motiviert.

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Projektphasen – Podcast Projektmanagement (5/11)

Projektphasen im agilen Projektmanagement

Ein großes Projekt ist oft komplex und bedarf einer genauen Analyse und Strukturierung der zu erfüllenden Aufgaben. Daher ist es ratsam ein Projekt in mehrere Phasen zu gliedern. Zu dem gibt ein Ablaufplan den Projektphasen den nötigen zeitlichen Rahmen. In dieser Episode erfahren Sie, wie ein Projekt in die richtigen Phasen eingeteilt wird.

Die fünfte Episode unseres Podcast Projektmanagement können Sie sich hier kostenlos herunterladen.

Planung der Projektphasen?

ProjektmanagementStellen Sie sich vor, Sie müssen ein komplexes Projekt strukturieren und für Ihre Vorgehensweise einen Ablaufplan erstellen. Im ersten Augenblick werden Sie von der Komplexität Ihres Projektes vielleicht erschlagen sein. Eine Möglichkeit, um ein Gesamtprojekt überschaubarer zu machen ist, es in Projektphasen einzuteilen. Das gesamte Projekt wird zunächst in mehrere aufeinander folgende Projektphasen strukturiert. Mit Hilfe des Top-Down-Ansatzes werden die Probleme des Projektes in mehrere Teilschritte untergliedert. Für jede Teilphase wird anhand einer Leistungsbeschreibung des Projektes ein Ziel verfolgt und geprüft. In der Regel ist eine Projektphase mit einem sogenannten Meilenstein abgeschlossen. Dieser Meilenstein ist keine Tätigkeit, sondern ein Zustand.
In diesem Fall der Zustand, dass eine Phase abgeschlossen ist. Die zeitlich logische Aneinanderreihung unterschiedlicher Projektphasen führt zu einem Projektphasenmodell. In vielen Branchen existieren Vorschläge, nach denen ein Phasenmodell aufzustellen ist. In sämtlichen Phasenmodellen finden sich vier grundlegende Phasen wieder: Der Projektstart (Kick-Off), die Projektplanung, die Projektdurchführung und der Projektabschluss.

Projektphase 1: Projekt Kick-Off

Unabhängig von der spezifischen Branche hat ein Projekt immer eine erste Phase, in der das Projekt gestartet wird. Diese Startphase, die bei größeren Projekten unter Umständen auch mehrere Monate dauern kann, sollte immer durch ein Projekt Kick-Off-Meeting ausgelöst werden. Klären Sie in diesem Meeting mit den Projektteilnehmern die Ausgangslage, definieren Sie die Projektziele und beginnen Sie mit der Teamfindungsphase.

Projektphase 2: Projektplanung

Im Rahmen der Projektplanung erarbeitet das Projektteam die Projektstruktur und den Ablaufplan. Dabei werden bereits die benötigten Ressourcen berücksichtigt, um schon in dieser frühen Projektphase zu erkennen, ob die Aufgaben des Projektes in der geplanten Zeit realisierbar sind.

Projektphase 3: Projektdurchführung

In der Projektdurchführung erfolgt die Steuerung der Aufgaben, Termine und Kosten. Die Projektteilnehmer sind in dieser Phase mit Aufgaben im Änderungsmanagement betraut. Abweichungen vom geplanten Ablauf führen zu Eingriffen, die die Erreichung der geplanten Ziele sichern sollen.

 

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Projektphase 4: Projektabschluss

Der Projektabschluss dient der Kontrolle, ob die vereinbarten Projektziele erreicht wurden. Neben dem Projektendergebnis wird mit Hilfe eines Soll-Ist-Vergleiches auch die Abwicklung des Projektes überprüft. Die vereinbarten Termine, die Kosten und die Qualität der erbrachten Leistung werden dokumentiert. Die Erfahrungen im Projektablauf sollten Sie immer dokumentieren, um aus den begangenen Fehlern zu lernen.

Diese Phaseneinteilung ist für die Projektaktivitäten sehr hilfreich. Die Projektphasen schaffen Entscheidungspunkte für überschaubare Probleme. Sie können systematischer vorgehen, Probleme schneller erkennen, Lösungsmöglichkeiten frühzeitiger auslösen und die Kontrolle wird erleichtert. Die Planung nach Projektphasen verringert die Projektrisiken.

Es existieren in der Unternehmenspraxis und in der Fachliteratur verschiedenste Phasenmodelle. Es gibt also nicht nur eine Möglichkeit seine Projekte zu strukturieren:

So gliedert man üblicherweise Softwareprojekte in die Phasen: Anstoß, Studie, Projektierung, Entwurf, Implementierung, Systemintegration / Test, Abnahme und spätere Betreuung der Software.

Nach dem PRINCE2-Projektframework unterscheidet man die Grobphasen:

Vorbereiten des Projektes, Initiieren de Projektes, Steuerung einer Phase, Management der Produktlieferung, Management des Phasenüberganges und Abschluß eines Projektes.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

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Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement als moderner Ansatz im Projektmanagement. Reflektieren Sie doch mal jenseits der "normalen" Projektarbeit, wie Sie flexibler, schneller und damit auch effizienter ihre Projektphasen strukturieren könne. Agiles Projektmanagement kann dazu eine Lösung darstellen.

Handbuch Projektmanagement

Erfahren Sie mehr zum Projektmanagement im Handbuch Projektmanagement!

Die Bedeutung professionellen und systematischen Projektmanagements hat in den letzten Jahren kontinuierlich zugenommen, gerade von dem Hintergrund, dass nicht nur die absolute Zahl von Projekten deutlich angewachsen ist, sondern auch deren Umfang und Komplexität. Entscheidend für den Erfolg von Projekten ist nicht nur die "Hardware" wie Technik, Informatik, Produkte oder Dienstleistungen, sondern in mindestens genauso entscheidendem Maße die zielorientierte uns systematische Abwicklung aller Projektprozesse.

Die Integration einer Vielzahl von Autoren aus unterschiedlichen Fachbereichen ermöglicht eine Darstellung des Themas in seiner vollständigen Breite sowie der zwingenden Tiefe. Ferner werden verschiedene Aspekte des Projektmanagements beleuchtet, so dass der Leser sich innerhalb kurzer Zeit einen umfassenden Überblick über dieses komplexe Thema verschaffen kann.

Agiles Projektmanagement: Definition, Eckpfeiler, Fakten

Was ist agiles Projektmanagement eigentlich genau? Worin unterscheidet es sich vom klassischen Projektmanagement? Und worin liegen die Vorteile? Heutzutage ist diese Form des Projektmanagements in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Eingeführt wurde es damals durch die Software-Entwicklung und über die Jahre immer weiter verfeinert. Denn in jeder Branche gibt es bekanntlich immer Platz für Verbesserungen. Und das Projektmanagement muss darauf reagieren können.

Was ist agiles Projektmanagement?

Prof. Dr. Michael Bernecker"Agiles Projektmanagement beschreibt einen Prozess, bei dem Teams in kurzen Projekteinheiten arbeiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren und durch regelmäßigen Austausch und Zwischenergebnisse produktiver zu agieren."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Es gibt keine wissenschaftlich exakte Definition, was agiles Projektmanagement eigentlich ist. Es gibt jedoch ein Grundverständnis und verschiedene Frameworks (SCRUM, SCRUM@SCALE, PRINCE2, Extreme Programming,...), die agile Prinzipien im Projektmanagement eingrenzen. Grundsätzlich fokussiert sich agile Projektarbeit nicht auf die Tätigkeit im Projekt an sich, sondern auf das Ergebnis des Projektes (Produkt) und adressiert eine hohe Kundenorientierung (Stakeholder) sowie eine flexible Handlungsweise, um Veränderungen in der Projektumwelt adaptieren zu können. Durch eine iterative Vorgehensweise im Projekt wird das Projektteam stärker individuell eingebunden und die einzelnen Projektpakete werden transparenter und handelbarer.

Nähert man sich aus der Projektmanagement-Sicht dem agilen Kontext wird es vielleicht etwas einfacher. Dort unterscheidet man die institutionelle, die funktionelle und die eher allgemeine Definition:

Projektmanagement aus institutioneller Sicht ist der mit projektbezogenen Führungstätigkeiten betraute Personenkreis. Projektmanagement aus funktioneller Sicht betrachtet bezeichnet projektbezogene Führungstätigkeiten, d.h. die Planung, Organisation und Kontrolle von Projekten.

Dies führt zu einer allgemeinen Definition:

Projektmanagement ist ein eindeutig abgrenzbares Subsystem innerhalb einer Organisation (bestehend aus einer einzelnen Person oder Gruppe), das die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projektes sowie die Verantwortung gegenüber der Unternehmensleitung bzw. dem Projektauftraggeber übernimmt.

Damit versteht man agiles Projektmanagement als ein Projektmanagement, das sich nach agilen Prinzipien ausrichtet.

Agiles Projektmanagement – Ins Leben gerufen durch die Software-Entwicklung

Agiles Projektmanagement fand seinen Ursprung Berichten zufolge bereits 1957, wobei hier bestenfalls von teilweisem Projektmanagement gesprochen werden kann. 1970 wurde das Thema dann zum ersten Mal wirklich relevant und vor allem in der Branche der Software-Entwicklung eingesetzt. Anschließend wurden die Prozesse branchenübergreifend verfeinert, ehe im Jahr 2001 das sogenannte „agile manifesto“ veröffentlicht wurde. Dieses stammte von mehreren Entwicklern und soll als „formelle Proklamation“ von zwölf Grundprinzipien zur Software-Entwicklung dienen. Mittlerweile wird das agile Projektmanagement allerdings längst nicht mehr nur in Entwicklerkreisen umgesetzt, sondern findet sich auch in anderen Branchen wieder.

Online-Zertifikatslehrgang: Scrum Master:in Zertifizierung (DIM)

Agiles Projektmanagement verbreitet sich in den letzten Jahren in immer mehr Branchen und Abteilungen. Scrum ist dabei das wohl bekannteste Framework, welches zur agilen Umsetzung von Projekten und vor allem dem agilen und kundenzentrierten Produktmanagement dient.
Scrum beinhaltet verschiedene Rollen, Events und Artefakten, die gemeinsam auf den Scrum-Werten aufbauen. In den vier kompakten Online-Modulen des Zertifikatslehrgangs Scrum Master:in Zertifizierung (DIM) lernen Sie das Scrum Framework anzuwenden und die Theorie dahinter zu verstehen. Sie werden in einem interaktiven Lernraum optimal auf Ihre Prüfung vorbereitet und können jedezeit auf das hinterlegte Material zugreifen. Ein Einstieg ist regelmäßig möglich.

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Agiles Projektmanagement: Die 12 Grundprinzipien aus dem „agile manifesto“

Auch wenn das „agile manifesto“ mittlerweile schon gute 17 Jahre alt ist, gilt es auch heutzutage noch immer als Grundlage für agiles Projektmanagement. Vor allem deshalb, weil hier die bis heute gültigen zwölf Grundprinzipien der agilen Arbeitsweise aufgelistet sind. Diese lauten wie folgt:

12 Prinzipien Agiles Manifest
  1. Die Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität und soll durch schnelle und fortwährende Auslieferungen erreicht werden.
  2. Die sich verändernden Rahmenbedingungen während eines Projekts müssen jederzeit beachtet werden, um dem Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
  3. Der Service oder das Produkt wird mit höherer Frequenz ausgeliefert.
  4. Ein fertiges und intaktes Produkt ist das Messinstrument für den Erfolg.
  5. Durch die agilen Prozesse wird eine nachhaltige Entwicklung gewährleistet.
  6. Entwickler und Stakeholder müssen auf täglicher Basis eng kooperieren.
  7. Für einen schnellen Erfolg sollten Meetings von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.
  8. Die Teams werden mit allen notwendigen Tools unterstützt und bleiben jederzeit motiviert, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
  9. Die Agilität soll durch einen Fokus auf technische Exzellenz und angemessenes Design gesteigert werden.
  10. Simplizität ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses.
  11. Mit großer Wahrscheinlichkeit erzielen die Teams die besten Erfolge, die sich selbst organisieren und ihre eigenen Strukturen erarbeiten.
  12. Die Arbeit wird durch die Teams in regelmäßigen Abständen überprüft und verbessert.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

Seminar Agiles Projektmanagement

Möchten Sie weiteren Input zum agilen Projektmanagement? In unserem Seminar Agiles Projektmanagement erhalten Sie Struktur und Systematik, um Projekte agil anzugehen und in Ihrem Projektteam strukturiert und systematisch mit den Tools, Methoden umzugehen. Das Seminar bieten wir vor Ort am Seminarstandort Köln, im Online-Format oder als individuelle Inhouse-Schulung an. Informieren Sie sich hier:

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Seminar Agiles Marketing

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Agiles Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?

Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement unterscheiden sich deutlich. So sind im klassischen Projektmanagement die Zeit und der Aufwand variabel, der Umfang der Aufgabe allerdings fest. Beim agilen Projektmanagement sind die Zeit und der Aufwand wiederum fest, während der Umfang als variabel bezeichnet werden kann. Gerade aus Sicht der Kunden ist zudem interessant, dass die Arbeiten und Arbeitsprozesse stetig verbessert werden können. Bei einem klassischen Projektmanagement ist dies nicht möglich, da durch die steifen und vorgegebenen Arbeitsprozesse keine großen Anpassungen erledigt werden können. Hierfür wird im agilen Projektmanagement normalerweise mit sogenannten „Backlogs“ gearbeitet. In diesen werden die einzelnen Aufgaben (User Stories) und Fortschritte festgehalten, auf deren Grundlage dann die einzelnen Aufgaben für die „Sprints“ definiert werden. Bei einem klassischen Projektmanagement ist es hingegen so, dass die Anforderungen am Anfang definiert und die Ergebnisse erst ganz am Ende ausgearbeitet werden.

Agiles Projektmanagement – Die Vorteile

Warum agiles Projektmanagement in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, lässt sich anhand von ein paar Vorteilen sehr gut verdeutlichen. Die Arbeit innerhalb gewisser Arbeitsprozesse wird zum Beispiel deutlich flexibler gestaltet, da zwischendurch Platz für das „Feintuning“ gelassen werden kann. Gleichzeitig führt die agile Planung mit eigenem Überblick bei den zuständigen Personen für gewöhnlich dazu, dass die Projekte deutlich schneller erledigt werden. Und dank der durchgängigen Qualitätskontrolle können die Prozesse auch gleich mit entsprechender Qualität beendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass agiles Projektmanagement auf nahezu alle Branchen übertragbar ist. Wer zumindest einen Nachteil suchen möchte, der wird hier in der Abhängigkeit von den einzelnen Arbeitskräften fündig. Immerhin müssen die leitenden Arbeitskräfte wie zum Beispiel die Stakeholder jederzeit bestens in das Projekt involviert sein und gleichzeitig über genügend Kompetenz verfügen, um den Arbeitsprozess effektiv voranzutreiben.

Eine aktuelle Studie zum Einsatz des agilen Projektmanagements hat gezeigt, dass Unternehmen folgende Punkte im agilen Projektmanagement wirklich schätzen:

  • Qualitativ bessere Projektergebnisse
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Dienstleistern
  • Schnellere Umsetzung von Projekten
  • Schnelleres Erkennen und Reagieren auf auftretende Probleme
  • Höhere Flexibilität im Projekt
  • Bessere Mitarbeitermotivation durch mehr Verantwortung und selbständiges Arbeiten

Es ist daher sinnvoll, sich mit dieser Methode auseinanderzusetzen und speziell im Marketing zu prüfen, inwieweit agiles Projektmanagement einen Mehrwert liefern kann.

Agile Methoden im agilen Projektmanagement

Aus dem agilen Manifest leiten sich verschiedene Prinzipien für ein agiles Projektmanagement ab. Doch wie sollen diese Prinzipien im Projektalltag gelebt werden? Wie kann man diese Prinzipien so einsetzen, damit das agile Projekt erfolgreich wird?

Hier setzen dann die Methoden an, die sich im Projektmanagement in den letzten Jahren etabliert haben. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre haben wir bei der Implementierung von agilem Projektmanagement die folgenden „wichtigsten“ Agile Methoden identifiziert:

  • Daily-Standup Meeting
  • Kanban Tafeln
  • Sprints
  • User Stories und User Story Mapping

Kanban Board

Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend. Weitere Methoden sollten jedoch mit Bedacht eingeführt werden. Jede dieser Methoden muss im Projektablauf getestet und auf die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden und dann auch in der täglichen Anwendung eine Routine darstellen.

Agiles Manifest Methoden und Werte

Sie möchten von unserer Expertise profitieren und bei der Implementierung Ihres agilen Projektmanagements gecoacht werden?

Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch:

Bastian FoersterBastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
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Agile Prinzipien im Projektmanagement nach dem AGIL-Schema

Um agiles Projektmanagement wirklich erfolgreich zu implementieren macht es Sinn sich mit den agilen Prinzipien auseinanderzusetzen. Agile Projektmanagement ist mehr als nur ein paar Tools oder einfache Checklisten. Die Grundprinzipien lassen sich mit dem Agil-Schema sehr gut darstellen:

Agiles Projektmanagement

Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung sind die vier Zieldimensionen die den Erfolg eines Projektes positiv beeinflussen sollen.
Nach Talcott Parsons, einem US-amerikanischen Soziologen sollte eine Organisation diese vier Dimensionen erfüllen.

  • Adaptation (Anpassung): Beschreibt die Fähigkeit eines Projektmanagements, auf die sich verändernden äußeren Bedingungen zu reagieren und sich anzupassen.
  • Goal Attainment (Zielverfolgung): Definiert die Fähigkeit eines Projektteams, Ziele zu definieren und diese im Projekt auch zu verfolgen.
  • Integration (Eingliederung): Ist die Fähigkeit einer Projektorganisation, Kohäsion (Zusammenhalt) und Inklusion (Einschluss) im Projektteam und mit den Stakeholdern herzustellen und abzusichern.
  • Latency bzw. Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung): Ist die Fähigkeit eines Projektteams, grundlegende Strukturen und Wertmuster aufrechtzuerhalten.
    Jedes agile Projektteam sollte in diesem Kontext sich die Frage stellen, wie sie die vier Dimensionen konkret angehen, was diese Dimensionen für Sie bedeuten und wie sie ihr tägliches Handeln daran ausrichten möchten.

Agiles Projektmanagement als Segen für die Arbeitsprozesse

Mit der Entwicklung des agilen Projektmanagements hat die Arbeit in zahlreichen Branchen deutlich an Qualität gewonnen. Die Unternehmen können in kurzen Arbeitsprozessen schnell und flexibel arbeiten und jederzeit die höchste Qualität versprechen. Kunden sind bekanntermaßen von diesen Arbeitsprozessen begeistert, da aufgrund der Flexibilität auch kurzfristig Änderungen oder Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden können. Läuft agiles Projektmanagement wirklich rund, sind diese Verbesserungen durch den Kunden aber gar nicht notwendig. Immerhin sollte durch die Qualitätskontrollen ohnehin jederzeit sichergestellt werden, dass die Projekte zur größten Zufriedenheit umgesetzt werden. Zusammenfassend kann agiles Projektmanagement als echter Segen bezeichnet werden, der die Arbeit in vielerlei Hinsicht effektiver gestaltet.

Seminar Agiles Projektmanagement

Setzen Sie agile Prozesss auch in Ihrem Unternehmen ein. In unserem Seminar Agiles Projektmanagement erhalten Sie Struktur und Systematik, um Projekte agil anzugehen und in Ihrem Projektteam strukturiert und systematisch mit den Tools, Methoden umzugehen. Hier finden Sie alle Informationen zu unserem Seminar:

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#AgilesProjekmanagement #Agilität #AgileOrganisation

Anforderungsworkshop – Stakeholder im Agilen Projektmanagement mitnehmen

Ein Anforderungsworkshop ist ein elementar wichtiges Instrument im agilen Projektmanagement. Auch im klassichen Projektmanagement gibt es den Satz:

"Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet.“

Ein Anforderungsworkshop bringt die beteiligten Projektpartner zusammen und fokussiert die elementaren Fragen für das anstehende Projekt. Man kann den Anforderungsworkshop nutzen, um

  • die Ziele der Stakeholder zu ermitteln und zu klären
  • Anforderungen gemeinsam zu erkennen bzw. aus den Zielen oder Szenarien abzuleiten,
  • allgemeine Anforderungen zu präzisieren,
  • Konsens unter den Stakeholdern herzustellen,
  • Anforderungen zu bewerten.

Rahmenbedingungen mit dem Projektpfeil definieren

Mit einem Anforderungsworkshop klärt man verschiedene Sichten auf die Projektaufgabe, das Anforderungsniveau und die wesentlichen Eckpfeiler. Beim Deutschen Institut für Marketing hat sich gerade in frühen Projektphasen der „Projektpfeil“ als sehr hilfreich herauskristallisiert.

Projektpfeil

Mit Hilfe dieser Struktur lassen sich die wesentlichen Rahmenbedingungen des Projektes gemeinsam mit den Stakeholdern klären:

  • Ziele: Welche Ziele verfolgen wir mit dem Projekt und welche Nebenbedingungen sind essenziell?
  • Zielgruppe: Welche Zielgruppe (Persona) steht im Mittelpunkt des Projektes?
  • Phasen: Welche wesentlichen Projektschritte haben wir?
  • Zeit: Mit welcher Projektdauer rechnen wir? Gibt es wichtige Termine / Ereignisse?
  • Ressourcen: Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung (Team, Budget, externe Ressourcen)?
  • Herausforderungen: Mit welchen Herausforderungen werden wir intern und extern zu tun haben?
  • Erfolgsfaktoren: Was werden wir tun müssen, damit das Projekt erfolgreich wird?

Damit sind die wesentlichen Herausforderungen definiert und bieten Ihnen einen Rahmen für die agile Marketingarbeit.

Mit dem DIM Workshop Canvas zu einem erfolgreichen Anforderungsworkshop

Für die Strukturierung des Anforderungsworkshops empfehlen wir den DIM Workshop Canvas.

Workshop Canvas

Wenn Sie Anforderungsworkshops durchführen wollen, sollten Sie einige Dinge vor, während und nach dem Workshop beachten:

  • Ziele: Was ist das Ziel Ihres Anforderungsworkshops und welcher Mehrwert soll dadurch erzielt werden?
  • Moderator: Wählen Sie erfahrene Moderatoren aus, die den Workshop sicher halten können und durch Expertise überzeugen.
  • Vorbereitung: Sind Sie ausreichend auf den Workshop vorbereitet? Auf welche möglichen Probleme können Sie sich noch vorbereiten?
  • Teilnehmer: Welche Ihrer Projektpartner nehmen an dem Workshop teil?
  • Material/Technik: Wie sehen die Arbeitsbedingungen in Ihrem Workshop aus? Sind genügend Tische und Stühle sowie Schreibutensilien und Präsentationsmaterialien vorhanden?
  • Einladung: Wie möchten Sie die Teilnehmer zum Workshop einladen? Sprechen Sie sie persönlich an oder nutzen Sie ein persönliches Anschreiben.
  • Ablauf: Was sind die Leitfragen Ihres Workshops? Welche Inhalte sollen geklärt werden? Schaffen Sie einen Überblick über die Thematik und Methodik des Workshops und teilen Sie den Ablauf Ihren Kunden vorher mit.
  • Follow-up: Lassen Sie die Ergebnisse des Workshops von einer neutralen Person dokumentieren und besprechen Sie die Ergebnisse mit etwas Abstand in einem Follow-Up-Workshop erneut.

Bereiten Sie ihren Anforderungsworkshop professionell vor, führen Sie ihn strukturiert durch und bereiten Sie ihn effizient nach. So können Sie die wichtigsten Anforderungen mit Ihren Stakeholdern klären und wesentlich fixieren. Natürlich kann es im Nachgang immer wieder zu Anpassungen kommen, aber Sie haben die wichtigsten Rahmenbedingungen bis auf weiteres geklärt.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

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Sie brauchen professionelle Hilfe bei der Planung und Durchführung Ihres Anforderungsworkshops?

Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch!

Bastian FoersterBastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
Fax: +49 (0)221 - 99 555 10 77
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