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Anforderungsworkshop – Stakeholder im Agilen Projektmanagement mitnehmen

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Ein Anforderungsworkshop ist ein elementar wichtiges Instrument im agilen Projektmanagement. Auch im klassichen Projektmanagement gibt es den Satz:

"Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet.“

Ein Anforderungsworkshop bringt die beteiligten Projektpartner zusammen und fokussiert die elementaren Fragen für das anstehende Projekt. Man kann den Anforderungsworkshop nutzen, um

  • die Ziele der Stakeholder zu ermitteln und zu klären
  • Anforderungen gemeinsam zu erkennen bzw. aus den Zielen oder Szenarien abzuleiten,
  • allgemeine Anforderungen zu präzisieren,
  • Konsens unter den Stakeholdern herzustellen,
  • Anforderungen zu bewerten.

Rahmenbedingungen mit dem Projektpfeil definieren

Mit einem Anforderungsworkshop klärt man verschiedene Sichten auf die Projektaufgabe, das Anforderungsniveau und die wesentlichen Eckpfeiler. Beim Deutschen Institut für Marketing hat sich gerade in frühen Projektphasen der „Projektpfeil“ als sehr hilfreich herauskristallisiert.

Projektpfeil

Mit Hilfe dieser Struktur lassen sich die wesentlichen Rahmenbedingungen des Projektes gemeinsam mit den Stakeholdern klären:

  • Ziele: Welche Ziele verfolgen wir mit dem Projekt und welche Nebenbedingungen sind essenziell?
  • Zielgruppe: Welche Zielgruppe (Persona) steht im Mittelpunkt des Projektes?
  • Phasen: Welche wesentlichen Projektschritte haben wir?
  • Zeit: Mit welcher Projektdauer rechnen wir? Gibt es wichtige Termine / Ereignisse?
  • Ressourcen: Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung (Team, Budget, externe Ressourcen)?
  • Herausforderungen: Mit welchen Herausforderungen werden wir intern und extern zu tun haben?
  • Erfolgsfaktoren: Was werden wir tun müssen, damit das Projekt erfolgreich wird?

Damit sind die wesentlichen Herausforderungen definiert und bieten Ihnen einen Rahmen für die agile Marketingarbeit.

Mit dem DIM Workshop Canvas zu einem erfolgreichen Anforderungsworkshop

Für die Strukturierung des Anforderungsworkshops empfehlen wir den DIM Workshop Canvas.

Workshop Canvas

Wenn Sie Anforderungsworkshops durchführen wollen, sollten Sie einige Dinge vor, während und nach dem Workshop beachten:

  • Ziele: Was ist das Ziel Ihres Anforderungsworkshops und welcher Mehrwert soll dadurch erzielt werden?
  • Moderator: Wählen Sie erfahrene Moderatoren aus, die den Workshop sicher halten können und durch Expertise überzeugen.
  • Vorbereitung: Sind Sie ausreichend auf den Workshop vorbereitet? Auf welche möglichen Probleme können Sie sich noch vorbereiten?
  • Teilnehmer: Welche Ihrer Projektpartner nehmen an dem Workshop teil?
  • Material/Technik: Wie sehen die Arbeitsbedingungen in Ihrem Workshop aus? Sind genügend Tische und Stühle sowie Schreibutensilien und Präsentationsmaterialien vorhanden?
  • Einladung: Wie möchten Sie die Teilnehmer zum Workshop einladen? Sprechen Sie sie persönlich an oder nutzen Sie ein persönliches Anschreiben.
  • Ablauf: Was sind die Leitfragen Ihres Workshops? Welche Inhalte sollen geklärt werden? Schaffen Sie einen Überblick über die Thematik und Methodik des Workshops und teilen Sie den Ablauf Ihren Kunden vorher mit.
  • Follow-up: Lassen Sie die Ergebnisse des Workshops von einer neutralen Person dokumentieren und besprechen Sie die Ergebnisse mit etwas Abstand in einem Follow-Up-Workshop erneut.

Bereiten Sie ihren Anforderungsworkshop professionell vor, führen Sie ihn strukturiert durch und bereiten Sie ihn effizient nach. So können Sie die wichtigsten Anforderungen mit Ihren Stakeholdern klären und wesentlich fixieren. Natürlich kann es im Nachgang immer wieder zu Anpassungen kommen, aber Sie haben die wichtigsten Rahmenbedingungen bis auf weiteres geklärt.

Sie brauchen professionelle Hilfe bei der Planung und Durchführung Ihres Anforderungsworkshops?

Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch!

Bastian FoersterBastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
Fax: +49 (0)221 - 99 555 10 77
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Agiles Projektmanagement: Definition, Eckpfeiler, Fakten

Agiles Projektmanagement: Definition, Eckpfeiler, Fakten
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Was ist agiles Projektmanagement eigentlich genau? Worin unterscheidet es sich vom klassischen Projektmanagement? Und worin liegen die Vorteile? Heutzutage ist diese Form des Projektmanagements in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Eingeführt wurde es damals durch die Software-Entwicklung und über die Jahre immer weiter verfeinert. Denn in jeder Branche gibt es bekanntlich immer Platz für Verbesserungen. Und das Projektmanagement muss darauf reagieren können.

Was ist agiles Projektmanagement?

Prof. Dr. Michael Bernecker"Agiles Projektmanagement beschreibt einen Prozess, bei dem Teams in kurzen Projekteinheiten arbeiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren und durch regelmäßigen Austausch und Zwischenergebnisse produktiver zu agieren."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Der Prozess beruht im Wesentlichen auf sogenannten „Sprints“. Für die jeweiligen Sprints, zum Beispiel eine Kalenderwoche, definiert der Product Owner gewisse Aufgaben und Herausforderungen, die vom Projektteam erfüllt werden müssen. Der Sinn und Zweck dahinter ist die stetige Optimierung der Arbeitsprozesse, die durch hochqualifizierte Mitarbeiter umgesetzt werden. Diese müssen sich bestens im jeweiligen Projekt auskennen und werden als sogenannte Stakeholder für ihren jeweiligen Bereich eingesetzt.

Agiles Projektmanagement – Ins Leben gerufen durch die Software-Entwicklung

Agiles Projektmanagement fand seinen Ursprung Berichten zufolge bereits 1957, wobei hier bestenfalls von teilweisem Projektmanagement gesprochen werden kann. 1970 wurde das Thema dann zum ersten Mal wirklich relevant und vor allem in der Branche der Software-Entwicklung eingesetzt. Anschließend wurden die Prozesse branchenübergreifend verfeinert, ehe im Jahr 2001 das sogenannte „agile manifesto“ veröffentlicht wurde. Dieses stammte von mehreren Entwicklern und soll als „formelle Proklamation“ von zwölf Grundprinzipien zur Software-Entwicklung dienen. Mittlerweile wird das agile Projektmanagement allerdings längst nicht mehr nur in Entwicklerkreisen umgesetzt, sondern findet sich auch in anderen Branchen wieder.

Agiles Projektmanagement: Die 12 Grundprinzipien aus dem „agile manifesto“

Auch wenn das „agile manifesto“ mittlerweile schon gute 17 Jahre alt ist, gilt es auch heutzutage noch immer als Grundlage für agiles Projektmanagement. Vor allem deshalb, weil hier die bis heute gültigen zwölf Grundprinzipien der agilen Arbeitsweise aufgelistet sind. Diese lauten wie folgt:

12 Prinzipien Agiles Manifest
  1. Die Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität und soll durch schnelle und fortwährende Auslieferungen erreicht werden.
  2. Die sich verändernden Rahmenbedingungen während eines Projekts müssen jederzeit beachtet werden, um dem Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
  3. Der Service oder das Produkt wird mit höherer Frequenz ausgeliefert.
  4. Ein fertiges und intaktes Produkt ist das Messinstrument für den Erfolg.
  5. Durch die agilen Prozesse wird eine nachhaltige Entwicklung gewährleistet.
  6. Entwickler und Stakeholder müssen auf täglicher Basis eng kooperieren.
  7. Für einen schnellen Erfolg sollten Meetings von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.
  8. Die Teams werden mit allen notwendigen Tools unterstützt und bleiben jederzeit motiviert, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
  9. Die Agilität soll durch einen Fokus auf technische Exzellenz und angemessenes Design gesteigert werden.
  10. Simplizität ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses.
  11. Mit großer Wahrscheinlichkeit erzielen die Teams die besten Erfolge, die sich selbst organisieren und ihre eigenen Strukturen erarbeiten.
  12. Die Arbeit wird durch die Teams in regelmäßigen Abständen überprüft und verbessert.

Agiles Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?

Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement unterscheiden sich deutlich. So sind im klassischen Projektmanagement die Zeit und der Aufwand variabel, der Umfang der Aufgabe allerdings fest. Beim agilen Projektmanagement sind die Zeit und der Aufwand wiederum fest, während der Umfang als variabel bezeichnet werden kann. Gerade aus Sicht der Kunden ist zudem interessant, dass die Arbeiten und Arbeitsprozesse stetig verbessert werden können. Bei einem klassischen Projektmanagement ist dies nicht möglich, da durch die steifen und vorgegebenen Arbeitsprozesse keine großen Anpassungen erledigt werden können. Hierfür wird im agilen Projektmanagement normalerweise mit sogenannten „Backlogs“ gearbeitet. In diesen werden die einzelnen Aufgaben und Fortschritte festgehalten, auf deren Grundlage dann die einzelnen Aufgaben für die „Sprints“ definiert werden. Bei einem klassischen Projektmanagement ist es hingegen so, dass die Anforderungen am Anfang definiert und die Ergebnisse erst ganz am Ende ausgearbeitet werden.

Seminar Agiles Marketing

Sie möchten agile Methoden in Ihre Marketingprozesse implementieren? Dann besuchen Sie unser Seminar Agiles Marketing. Informieren Sie sich hier über die inhalte oder sichern Sie sich jetzt einen Platz für das Seminar:

Agiles Projektmanagement – Die Vorteile

Warum agiles Projektmanagement in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, lässt sich anhand von ein paar Vorteilen sehr gut verdeutlichen. Die Arbeit innerhalb gewisser Arbeitsprozesse wird zum Beispiel deutlich flexibler gestaltet, da zwischendurch Platz für das „Feintuning“ gelassen werden kann. Gleichzeitig führt die agile Planung mit eigenem Überblick bei den zuständigen Personen für gewöhnlich dazu, dass die Projekte deutlich schneller erledigt werden. Und dank der durchgängigen Qualitätskontrolle können die Prozesse auch gleich mit entsprechender Qualität beendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass agiles Projektmanagement auf nahezu alle Branchen übertragbar ist. Wer zumindest einen Nachteil suchen möchte, der wird hier in der Abhängigkeit von den einzelnen Arbeitskräften fündig. Immerhin müssen die leitenden Arbeitskräfte wie zum Beispiel die Stakeholder jederzeit bestens in das Projekt involviert sein und gleichzeitig über genügend Kompetenz verfügen, um den Arbeitsprozess effektiv voranzutreiben.

Eine aktuelle Studie zum Einsatz des agilen Projektmanagements hat gezeigt, dass Unternehmen folgende Punkte im agilen Projektmanagement wirklich schätzen:

  • Qualitativ bessere Projektergebnisse
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Dienstleistern
  • Schnellere Umsetzung von Projekten
  • Schnelleres Erkennen und Reagieren auf auftretende Probleme
  • Höhere Flexibilität im Projekt
  • Bessere Mitarbeitermotivation durch mehr Verantwortung und selbständiges Arbeiten

Es ist daher sinnvoll, sich mit dieser Methode auseinanderzusetzen und speziell im Marketing zu prüfen, inwieweit agiles Projektmanagement einen Mehrwert liefern kann.

Agile Methoden im agilen Projektmanagement

Aus dem agilen Manifest leiten sich verschiedene Prinzipien für ein agiles Projektmanagement ab. Doch wie sollen diese Prinzipien im Projektalltag gelebt werden? Wie kann man diese Prinzipien so einsetzen, damit das agile Projekt erfolgreich wird?

Hier setzen dann die Methoden an, die sich im Projektmanagement in den letzten Jahren etabliert haben. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre haben wir bei der Implementierung von agilem Projektmanagement die folgenden „wichtigsten“ Agile Methoden identifiziert:

  • Daily-Standup Meeting
  • Kanban Tafeln
  • Sprints
  • User Stories und User Story Mapping

Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend. Weitere Methoden sollten jedoch mit Bedacht eingeführt werden. Jede dieser Methoden muss im Projektablauf getestet und auf die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden und dann auch in der täglichen Anwendung eine Routine darstellen.

Agiles Manifest Methoden und Werte

Ein Methoden Seminar zum Agilen Projektmanagement kann einen ersten Impuls liefern. Ein Coaching bei der Implementierung hilft jedoch hier weiter. Das Deutsche Institut für Marketing begleitet Marketingorganisationen und -Abteilungen bei der Transformation.

Sie möchten von unserer Expertise profitieren und bei der Implementierung Ihres agilen Projektmanagements gecoacht werden?

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Agile Prinzipien im Projektmanagement nach dem AGIL-Schema

Um agiles Projektmanagement wirklich erfolgreich zu implementieren macht es Sinn sich mit den agilen Prinzipien auseinanderzusetzen. Agile Projektmanagement ist mehr als nur ein paar Tools oder einfache Checklisten. Die Grundprinzipien lassen sich mit dem Agil-Schema sehr gut darstellen:

Agiles Projektmanagement

Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung sind die vier Zieldimensionen die den Erfolg eines Projektes positiv beeinflussen sollen.
Nach Talcott Parsons, einem US-amerikanischen Soziologen sollte eine Organisation diese vier Dimensionen erfüllen.

  • Adaptation (Anpassung): Beschreibt die Fähigkeit eines Projektmanagements, auf die sich verändernden äußeren Bedingungen zu reagieren und sich anzupassen.
  • Goal Attainment (Zielverfolgung): Definiert die Fähigkeit eines Projektteams, Ziele zu definieren und diese im Projekt auch zu verfolgen.
  • Integration (Eingliederung): Ist die Fähigkeit einer Projektorganisation, Kohäsion (Zusammenhalt) und Inklusion (Einschluss) im Projektteam und mit den Stakeholdern herzustellen und abzusichern.
  • Latency bzw. Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung): Ist die Fähigkeit eines Projektteams, grundlegende Strukturen und Wertmuster aufrechtzuerhalten.
    Jedes agile Projektteam sollte in diesem Kontext sich die Frage stellen, wie sie die vier Dimensionen konkret angehen, was diese Dimensionen für Sie bedeuten und wie sie ihr tägliches Handeln daran ausrichten möchten.

Agiles Projektmanagement als Segen für die Arbeitsprozesse

Mit der Entwicklung des agilen Projektmanagements hat die Arbeit in zahlreichen Branchen deutlich an Qualität gewonnen. Die Unternehmen können in kurzen Arbeitsprozessen schnell und flexibel arbeiten und jederzeit die höchste Qualität versprechen. Kunden sind bekanntermaßen von diesen Arbeitsprozessen begeistert, da aufgrund der Flexibilität auch kurzfristig Änderungen oder Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden können. Läuft agiles Projektmanagement wirklich rund, sind diese Verbesserungen durch den Kunden aber gar nicht notwendig. Immerhin sollte durch die Qualitätskontrollen ohnehin jederzeit sichergestellt werden, dass die Projekte zur größten Zufriedenheit umgesetzt werden. Zusammenfassend kann agiles Projektmanagement als echter Segen bezeichnet werden, der die Arbeit in vielerlei Hinsicht effektiver gestaltet.

#AgilesProjekmanagement #Agilität #AgileOrganisation

Product Owner – Welche Rolle spielt er im Produktmanagement?

Product Owner – Welche Rolle spielt er im Produktmanagement?
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Die Rolle des Product Owners stellt eine verantwortungsvolle und wichtige Position innerhalb des Entwicklungsprozesses im agilen Projektmanagement dar. Der Product Owner steht dabei in Beziehung zu allen Projektbeteiligten und muss verschiedene Aufgaben gewissenhaft umsetzen sowie bestimmte Fähigkeiten innehaben. Was ein Product Owner genau macht, erklären wir im folgenden Beitrag.

Was ist ein Product Owner?

Der Product Owner ist meist der Leiter der Produktentwicklung, der Geschäftsführer oder hat eine andere hochrangige Position im Unternehmen. Im Rahmen von Scrum, einer der bekanntesten Vorgehensweisen im agilen Projektmanagement, besitzt er die Autorität, alle Entscheidungen bezüglich der Produktentwicklung zu treffen. Doch auch wenn er über die Anforderungen und Vorgehensweise des Produktes bestimmt, berücksichtigt er die Vorschläge des Entwicklungsteams und der Stakeholder. Er ist allein dafür verantwortlich, die Entwicklung und Einführung des Produkts erfolgreich umzusetzen. Ein Product Owner arbeitet vor allem mit dem Product Backlog. In diesem sind alle Arbeitspakete aufgelistet, die vom Entwicklungsteam umgesetzt werden müssen. Der Product Owner trägt dabei die Entscheidung, wie die Arbeitspakete zu priorisieren sind.

Product Backlog

Beziehungen des Product Owners

Product Owner und Entwicklungsteam

Ein Product Owner muss dafür sorgen, dass das Entwicklungsteam genau versteht, wie ihre Arbeitspakete aussehen und ob die schon abgeschlossenen Arbeitspakete das gewünschte Ziel erreicht haben. Außerdem gehört es zu den Aufgaben des Product Owners, dem Team Hilfe zu leisten.

Product Owner und Stakeholder

Ein Product Owner bezieht die Stakeholder mit in seine Arbeit ein, indem er ihre Bedürfnisse erkennt und die Arbeitspakete dementsprechend priorisiert. Zudem stellt der Product Owner den Kontakt zwischen dem Entwicklungsteam und den Stakeholdern her. Durch diesen direkten Kontakt bekommt das Team die Möglichkeit, die Wünsche der Produktnutzer besser zu verstehen. Für die Kommunikation mit den Stakeholdern sowie mit dem Entwicklungsteam benötigt der Product Owner ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.

Product Owner und höheres Management

Das höhere Management, das nicht direkt für das Produkt zuständig ist, sollte dem Product Owner die Verantwortung für den Erfolg des Produkts übertragen, d.h. er sollte die Transparenz der Entwicklungsschritte gewährleisten und die Aufgaben des höheren Managements umsetzen.

Product Owner und Scrum Master

Die Beziehung zwischen dem Prodcut Owner und dem Scrum Master zeichnet sich dadurch aus, dass der Scrum Master ihn in allen Belangen bezüglich seiner Arbeit coacht. Egal, ob es um Herausforderungen, Sorgen oder Fragen geht. Ein Scrum Master beobachtet den Product Owner bei seiner Arbeit und kann ihm Rückmeldung geben und ihn damit sowohl menschlich als auch fachlich unterstützen.

Lehrgang Produktmanager

Fähigkeiten und Aufgaben eines Product Owners

Um als Product Owner erfolgreich agieren zu können und mit dem Entwicklungsteam sowie mit den Stakeholdern souverän umgehen zu können, muss er verschiedene Fähigkeiten besitzen und Aufgaben professionell umsetzen.

  • Vision vermitteln: Ein Product Owner muss in der Lage sein, dem Entwicklungsteam die Vision des Produkts zu vermitteln. Dadurch kann sich das Team besser in die Kunden hineinversetzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
  • Probleme lösen: Im Falle eines Problems erarbeiten der Product Owner und das Team gemeinsam verschiedene Lösungsvorschläge mit entsprechenden Vor- und Nachteilen. Der Product Owner gibt dem Team keine Lösungsansätze vor, um der Motivation der Produktentwickler nicht zu schaden.
  • Input managen: Wie schon erwähnt, können Stakeholder ebenfalls ihre Vorschläge und Wünsche einbringen. Ein Product Owner muss dafür sorgen, dass diese transparent für alle Beteiligten sind und diskutiert werden.
  • Transparenz schaffen: Da ein Product Owner die Entwicklungsschritte eines Produkts überprüfen muss, kontrolliert und aktualisiert er nach jedem Arbeitspaket, wie zügig das Team arbeitet und wie viel Arbeit noch erledigt werden muss. Der Product Owner kann dann die Arbeitspakete entsprechend anpassen.
  • Prioritäten setzen: Ein Product Owner kann, wie schon erwähnt, die Arbeitspakete im Product Backlog selbst priorisieren. Er kann sich dabei auf verschiedene Modelle stützen oder auf Informationen, die ihm zur Verfügung stehen.

Verantwortung des Product Owners aus der Sicht von SCRUM

Der Produkt Owner hat zusammenfassend Verantwortung über die folgenden Punkte:

  • Den wirtschaftlichen Erfolg seines Produktes
  • Die Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern
  • Den Leistungsumfang und den Liefertermin des Produktes
  • Die Priorität und die Umsetzung von Produkt Backlog Items
  • Die Berücksichtigung von Customer Insights bei der Gestaltung des Produktes

Das wesentliche Instrument des Produkt Owners ist das Product Backlog. Dort werden die umzusetzenden Produktmerkmale transparent priorisiert und dem Team zur Verfügung gestellt.

 

Product Owner – Fazit

Product Owner haben eine hochrangige und verantwortungsvolle Position inne. Sie müssen verschiedene Fähigkeiten besitzen, um die Produktentwickler zu motivieren und müssen dafür sorgen, dass sie ein umfangreiches Verständnis für ihre Arbeit aufbringen. Sie müssen mit den Stakeholdern professionell und souverän umgehen können und diese mit dem Entwicklungsteam vernetzen. Der Scrum Master steht dem Product Owner dabei zur Seite und unterstützt ihn im Hinblick auf Fragen oder bevorstehenden Herausforderungen.

Kostenlose Podcast-Serie: „Projektmanagement” (11/11)

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Modul 11: Transfer

Projektmanagement

Abschließend erhalten Sie in unserer letzen Episode einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor ein Projekt in Angriff genommen wird. Viel Spaß beim Anhören.

Hier geht es zum Download unseres letzten Podcast der Serie

"Projektmanagement".

Beantworten Sie die folgenden Fragen, um sich gut auf Ihr Projekt vorzubereiten.

  1. Was unterscheidet ein Projekt von Ihrem sonstigen Berufsalltag?
  2. Haben Sie schon einmal das magische Dreieck „live“ erlebt?
  3. Nutzen Sie alle Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und haben Sie auch alle externen Personen im Projekt berücksichtigt?
  4. Stimmt die Organisation in Ihren Projekten?
  5. Teilen Sie Ihre Projekte systematisch in Phasen ein?
  6. Wie würden Sie Ihren nächsten Projektstart durchführen?
  7. Wie strukturieren Sie Ihr Projekt richtig?
  8. Wie überwachen Sie den Ablauf Ihrer Projekte?
  9. Wie groß ist Ihr Budget? Wer legt es fest? Wann steht es zur Verfügung?
  10. Wie beenden Sie Ihr Projekt?

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Durchführung Ihres Projektes!

Wir freuen uns Sie bald unserem Projektmanagement Seminar oder in einem anderen unserer Seminare begrüßen zu können.

 

Kostenlose Podcast-Serie: „Projektmanagement” (10/11)

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Modul 10: Projekt erfolgreich abschließen

Das Projekt wurde geplant, es wurde durchgeführt und immer wieder auf seine Zielvorgaben hin kontrolliert. Jetzt ist es an der Zeit das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Nachbereitung des Projektes sollte auch bei Ihrem Vorhaben nicht vergessen werden.

Zum kostenlosen Download dieses Podcasts geht es hier.

Tätigkeiten im Rahmen des Projektabschlusses

ProjektmanagementJedes Projekt neigt sich irgendwann dem Ende zu. Dabei kann man immer wieder beobachten, dass der Projektabschluss nicht erfolgreich durchgeführt wird. Oft versuchen Projektmitglieder das Ende zu verschieben, da sie zum Beispiel noch nicht genau wissen, welche Tätigkeit nach dem Projekt auf sie zukommt. Besonders wenn freie Mitarbeiter in Projekte eingebunden sind, die nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, ist eine Selbstverlängerung von Projekten zu beobachten. Aber auch Auftraggeber haben manchmal die Tendenz, die endgültige Projektabnahme zu verschieben. Der Hintergrund hierfür ist das Hinauszögern von Zahlungen, die erst mit dem endgültigen Projektabschluss zu leisten sind. Im Rahmen eines erfolgreichen Projektabschlusses sind vier Aufgaben zu erfüllen. Die Ergebnisabnahme und Implementierung, die Projektabschlussanalyse, die Erfahrungssicherung und schließlich die Projektauflösung.

1. Die Ergebnisabnahme und Implementierung

Mit der Abnahme des Ergebnisses durch den Auftraggeber wird die Abschlussphase des Projektes eingeleitet. Diese Abnahme erfolgt häufig in Form einer Begehung oder einer Abschlusspräsentation durch die Projektleitung. Die anschließende Implementierung des Projektes umfasst in der Regel die Inbetriebnahme einer Anlage, Schulungen der Mitarbeiter und die Bereitstellung von Unterlagen und zusätzlichen Serviceelementen. Zahlreiche Projektleiter arbeiten hierbei mit einer Checkliste, auf der sie sich alle vertraglich vereinbarten Leistungen vom Auftraggeber freigeben lassen.

2. Projektabschlussanalyse

Die Projektabschlussanalyse dient der abschließenden Nachkalkulation. Analysiert werden Termin-, Kosten- und Leistungsabweichungen im Hinblick auf Ursachen und mögliche Vermeidungsmaßnahmen. Die zentrale Frage der Projektbeurteilung lautet: Inwieweit wurden die Erwartungen des Kunden erfüllt? Die Projektbeurteilung ist im Wesentlichen von der Erfüllung der sich aus der Zielsetzung ergebenden Anforderungskriterien abhängig. Die  erfolgreiche Beurteilung beruht auf der Einhaltung vereinbarter Leistungskriterien (bzgl.  Qualität und Quantität), der Einhaltung der Termine und der Einhaltung der  Kostenvorgaben. Basis für die Projektbeurteilung (i.S. eines Soll-Ist-Vergleichs) sind daher  die Projektzielsetzung und die Projektplanung.

3. Erfahrungssicherung

Die bei der Projektdurchführung gesammelten Erkenntnisse werden für die  Erfahrungssicherung im Rahmen einer umfangreichen Projektdokumentation gesammelt.  Zweck ist die Erhaltung und Ausweitung der Projektkompetenz. Hierbei gilt die einfach  Regel, dass Fehler, die Sie im Projekt einmal begangen haben, nicht wiederholt werden.

4. Projektauflösung

Mit der Projektauflösung wird das Projekt endgültig abgeschlossen. Die beteiligten  Mitarbeiter werden ihren ursprünglichen Aufgabenbereichen oder neuen Projekten  zugeordnet. Die im Projekt gebundenen Ressourcen stehen neuen Projekten zur Verfügung.

Sie würden Ihr Projekt gerne erfolgreich durchführen? In unserem Projektmanagement Seminar erhalten Sie umfangreiche Materialen und praktisches Know-How.

 

Kostenlose Podcast-Serie: „Projektmanagement” (9/11)

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Modul 9: Budgets und Kosten in Projekten

Die richtige Allokation der vorhandenen Mittel und die Planung der benötigten Budgets muss bei der Planung Ihres Projektes eine zentrale Rolle einnehmen. Wie Sie ihr Projekt auf ein solides fianzielles Fundament stellen, erfahren Sie hier.

Laden Sie sich den Podcast  zu „Budgets und Kosten in Projekten” hier kostenlos herunter.

Die Kalkulation des Projektbudgets

ProjektmanagementJedes Projekt ist mit einem Budget ausgestattet. Dabei versteht man unter einem Budget den Geldbetrag, der für die Abwicklung des Projektes zur Verfügung steht. Häufig ist dieses Budget tendenziell eher zu knapp kalkuliert. Damit Ihr Projekt auch in der Kostendimension erfolgreich ist, müssen Sie ein konsequentes Kostenmanagement vom Anfang bis zum Ende realisieren. Durch die Presse gehen zwar immer wieder Beispiele, in denen die Kosten um mehrere 100% überschritten werden, aber dies sollte nicht der Regelfall sein. Diese betriebswirtschaftliche Begleitung Ihres Projektes beginnt bereits vor dem eigentlichen Projekt-Kick-Off. In der Angebotsphase eines Projektes muss seitens der betriebswirtschaftlichen Betreuung eines Projektes eine Vorkalkulation durchgeführt werden. Ziel dieser Kalkulation ist es, einen rentablen Marktpreis zu realisieren. Zusätzlich muss der verfügbare Mittelaufwand für die reine Projektabwicklung bestimmt werden. Die Kosten eines Projektes sind von der angestrebten Qualität, der Produktivität der Mitarbeiter und Ressourcen sowie der Projektdauer abhängig. Bei vielen Projekten, die direkt mit Kundenaufträgen zusammenhängen, besteht das Problem darin, dass bereits in der Angebotsphase, in der viele Faktoren noch gar nicht bekannt sind, exakte Budgets und Kostenvorgaben benötigt werden. Erst im Laufe der Zeit, wenn mehr Informationen zur Verfügung stehen, können die Kalkulationen präziser werden.

Auf welcher Grundlage können die Kosten kalkuliert werden?

Viele Projektleiter verlassen sich in ihrer Kalkulation auf reine Schätzungen. Das Schätzen hat allerdings einige Nachteile, die Sie beachten sollten. Schätzen ist immer ungenau, kaum überprüfbar und häufig politisch motiviert. Das heißt, wenn der Projektleiter ein Projekt unbedingt realisieren möchte, dann werden die Kosten so geschätzt, dass das Projekt auch finanziell attraktiv erscheint. In vielen Branchen existieren spezifische Kalkulationsverfahren, mit deren Hilfe man die Unsicherheit bei der Budgetierung vermindern kann.

Die Kontrolle durch den Projektleiter

Wenn das Projekt gestartet ist, dann erfolgt im Rahmen der Projektabwicklung ein kontinuierliches Kostencontrolling. Das wesentliche Instrument dabei ist ein zeitbezogener Soll-Ist-Vergleich. Die geplanten Kosten aus der Vorkalkulation werden als Basisdaten im Rahmen des Projektcontrollings eingepflegt. Während des laufenden Projektes werden die Ist-Daten erhoben und kontinuierlich mit den Soll-Werten verglichen. Bei Abweichungen kann der Projektleiter dann unverzüglich reagieren.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Nach Abschluss eines Projektes erfolgt die Nachkalkulation. Für jedes Arbeitspaket können die tatsächlich angefallenen Kosten mit den zuvor geplanten Kosten verglichen werden. Dadurch ist ersichtlich, ob und warum es Abweichungen bei den Kosten gegeben hat. Analysieren Sie diese Abweichungen, damit in Zukunft Ihre Vorkalkulationen genauer werden.

Weitere erprobte Methoden und Tools können Sie in unserem Projektmanagement Seminar kennenlernen.

 

Kostenlose Podcast-Serie: „Projektmanagement” (8/11)

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Modul 8: Projekte durchführen

Nicht nur die Projektplanung und die stetige Kontrolle der Ziele sind ausschlaggebend für den Erfolg. Nach einem erfolgreichen Start ihres Projekts wird die nächste Phase des Projektes eingeleitet. Die Schnittstellen zu koordinieren und stetig zu prüfen, dass die vorgegebenen Ziele erreicht werden, ist von hoher Relevanz. Die Durchführung zeichnet sich dadurch aus, dass alle Beteiligten fortan sehr flexibel auf unerwartete Einflüsse reagieren müssen.

Mit dieser Thematik beschäftigt sich unsere achte Episode. Diese können Sie diese hier kostenlos herunterladen.

Die erfolgreiche Realisierung des Projektes

ProjektmanagementNachdem Sie Ihr Projekt gut vorbereitet haben und die Planungsphase abgeschlossen ist, folgt die Realisierung. Der erste Spatenstich oder die erste Programmzeile markiert die nächste Phase Ihres Projektes. Aus der Planungsphase kennen Sie bereits die erforderlichen Aufgaben, Zeiten und Budgets. Diese Größen nennt man im Projektmanagement Planwerte. Mit Hilfe der Planwerte wissen Sie, zu welchen Zeiten Sie bestimmte Teilaufgaben

des Projektes gelöst haben müssen. In der Abwicklungs- oder Durchführungsphase eines Projektes ermittelt der Projektleiter kontinuierlich den Projektfortschritt. In diesem Prozess der Planung, Überwachung und Steuerung wird die Ist-Analyse in Kombination mit der Abweichungsanalyse durchgeführt. Bei der Ist-Analyse erhebt das Projektteam für jedes einzelne Arbeitspaket die Zeit für die Erledigung der Aufgabe, den Stunden- und Kostenaufwand und das Ergebnis der Tätigkeit. Diese Ist-Daten vergleichen Sie dann mit den geplanten Größen.

Was tun bei Abweichungen vom Plan?

Wenn es zu keinen Abweichungen kommt, befinden Sie sich im Plan. Sie können dabei den sogenannten Fertigstellungsgrad erheben. Dieser zeigt Ihnen das Verhältnis zwischen der bisher erbrachten Leistung und der Gesamtleistung des Projektes an. Wenn Sie zum Beispiel eine Brücke von einem Kilometer Länge bauen müssten und Sie hätten 400 Meter fertiggestellt, dann hätten Sie einen Fertigstellungsgrad von 40%. Es kann Ihnen passieren, dass Sie am Stichtag erst 40% der Arbeit erledigt haben, laut Plan aber bereits 55% hätten erreicht haben sollen. In diesem Fall müssen Sie analysieren, wie es zu dieser Abweichung kommen konnte. Unabhängig davon sollten Sie in den Projektablauf korrigierend eingreifen. Korrekturmaßnahmen, die bereits relativ früh im Projekt ausgeführt werden, können unter Umständen das pünktliche Projektende noch ermöglichen. Je länger Sie Korrekturmaßnahmen aufschieben, desto unwahrscheinlicher wird dies. Achten Sie bei Planänderungen darauf, dass eine Beschleunigung des Projektes häufig zu Lasten der Kosten oder der Qualität geht. Überstunden, Wochenendarbeit oder zusätzliche Arbeitskräfte sprengen zwar Ihr Budget, Sie können aber den festgelegten Endtermin einhalten. Eine Abwägung sollte unter Berücksichtigung aller Faktoren erfolgen.

Projekt-„Kontrolle”?

Diese Projektsteuerung wird gelegentlich auch Projektcontrolling genannt. Dabei ist Projektcontrolling nicht als klassische Kontrolle zu verstehen. Der englische Begriff „"to control“" ist eher mit den Begriffen steuern, lenken oder regeln zu übersetzen.

Profitieren Sie von langjähriger Erfahrung und besuchen Sie ein Projektmanagement Seminar!