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Sailboat Retrospektive – Segeln Sie zum Projekterfolg

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Die Sailboat Retrospective ist eine Methode, die oft in agilen Teams, insbesondere in Scrum-Teams, verwendet wird, um zurückzublicken und zu reflektieren, wie ein Projekt oder ein Sprint verlaufen ist. Es ist eine spielerische Art, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu suchen.

Durchführung der Sailboat Retrospektive

Hier ist, wie eine Sailboat Retrospective normalerweise durchgeführt wird:

  1. Bild zeichnen: Zeichnen Sie zuerst ein Bild auf ein Whiteboard oder ein großes Stück Papier. Es sollte ein Segelboot auf dem Wasser zeigen, mit Felsen unter Wasser, Inseln in der Ferne, und Wind oder Wolken im Hintergrund.
  2. Erklärung: Jeder Teil des Bildes stellt einen Aspekt des Projekts oder des Sprints dar:
    • Das Segelboot ist Ihr Team oder Projekt.
    • Der Wind repräsentiert die Dinge, die das Team voranbringen oder helfen, seine Ziele zu erreichen.
    • Die Inseln sind die Ziele oder die Vision, auf die das Team hinarbeitet.
    • Die Felsen unter Wasser stellen Risiken oder Probleme dar, die das Projekt gefährden könnten.
    • Die Anker symbolisieren Hindernisse oder Verzögerungen, die das Team daran hindern, voranzukommen.
  1. Brainstorming: Teilen Sie das Team in kleinere Gruppen auf und lassen Sie sie für jeden Bereich des Bildes (Wind, Felsen, Inseln, Anker) Ideen generieren. Die Teammitglieder sollten auf Post-its schreiben und sie an die entsprechenden Teile des Bildes kleben.
  2. Diskussion: Sobald alle Ideen gesammelt sind, sollte das Team sie durchgehen und diskutieren. Für die positiven Aspekte (Wind, Inseln) sollten sie darüber nachdenken, wie sie diese Aspekte noch weiter verstärken können. Für die negativen Aspekte (Felsen, Anker) sollten sie Strategien entwickeln, um diese Probleme zu überwinden oder zu minimieren.
  3. Handlungsplan: Am Ende der Retrospektive sollte das Team konkrete Schritte identifiziert haben, die es unternehmen kann, um seine Leistung im nächsten Sprint oder Projekt zu verbessern.

Die Sailboat Retrospective ist eine leistungsfähige Methode, weil sie eine visuelle Darstellung der Herausforderungen und Möglichkeiten bietet, vor denen ein Team steht. Es ermutigt das Team, aus der Perspektive des "großen Bildes" zu denken, und hilft dabei, Probleme und Lösungen auf kreative Weise zu identifizieren.

Agiler Projektmanager (DIM)

Agiler Projektmanager

Was ist die Zielsetzung und das Anwendungsgebiet des Modells der Sailboat Retrospektive?

Die Sailboat Retrospective ist eine Methode zur Verbesserung der Teamleistung, indem sie hilft, Stärken und Schwächen zu identifizieren, Probleme aufzuzeigen und Lösungen zu finden.

Die Hauptziele dieser Methode sind:

  1. Reflexion und Lernen: Sie ermöglicht es Teams, zurückzublicken und darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Es geht darum, aus Erfahrungen zu lernen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
  2. Förderung der Zusammenarbeit und des Engagements: Die Methode ermutigt alle Teammitglieder, ihre Gedanken und Meinungen zu äußern. Dies kann das Engagement erhöhen und zu einem stärkeren Teamgefühl beitragen.
  3. Identifizierung von Hindernissen und Möglichkeiten: Sie hilft Teams, sowohl die Faktoren, die die Leistung behindern (Anker und Felsen), als auch die Elemente, die sie unterstützen (Wind), zu identifizieren.
  4. Entwicklung von Aktionsplänen: Nachdem Probleme und Chancen identifiziert wurden, kann das Team konkrete Maßnahmen planen, um die Leistung zu verbessern.

Hinsichtlich der Anwendungsbereiche ist die Sailboat Retrospective in verschiedenen Kontexten nützlich:

  1. Agile Entwicklung: Sie wird oft in agilen oder Scrum-Teams verwendet, um Sprints oder Iterationen zu überprüfen. Sie kann am Ende jedes Sprints durchgeführt werden, um das Team zu verbessern und das nächste Arbeitspaket effektiver zu gestalten.
  2. Projektmanagement: Sie kann auch zur Überprüfung eines gesamten Projekts oder zur Halbzeitüberprüfung verwendet werden. Es ist nützlich, um sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg ist und um eventuelle Probleme oder Risiken zu erkennen.
  3. Team-Building und Entwicklung: Abseits des Projektmanagements kann die Sailboat Retrospective auch in anderen Team-Building- und Entwicklungskontexten verwendet werden, um die Teamleistung zu verbessern und einen kooperativeren Arbeitsstil zu fördern.

Für wen ist das Modell geeignet?

Das Sailboat Retrospective Modell ist vielseitig und kann von vielen Arten von Teams und Organisationen angewendet werden. Hier sind einige Beispiele, für wen dieses Modell geeignet sein könnte:

  • Agile oder Scrum-Teams: Die Sailboat Retrospective ist besonders gut geeignet für agile oder Scrum-Teams, die iterative Entwicklungszyklen (Sprints) durchlaufen. Sie kann verwendet werden, um am Ende jedes Sprints oder Projekts über die Arbeit zu reflektieren und Bereiche zur Verbesserung zu identifizieren.
  • Projektteams: Jedes Team, das an einem Projekt arbeitet, kann von diesem Modell profitieren. Es kann helfen, Hindernisse zu identifizieren, die das Team davon abhalten, seine Ziele zu erreichen, sowie positive Faktoren zu erkennen, die das Team unterstützen.
  • Führungskräfte und Manager: Führungskräfte und Manager können das Modell verwenden, um ihre Teams besser zu verstehen und zu unterstützen. Es kann helfen, das Engagement und die Moral des Teams zu stärken und Lösungen für Probleme zu finden.
  • Organisationen, die kontinuierliche Verbesserung anstreben: Jede Organisation oder jedes Team, das sich auf kontinuierliche Verbesserung und Lernen konzentriert, kann von der Sailboat Retrospective profitieren. Es fördert Reflexion, kritisches Denken und Problemlösung.

Obwohl es in vielen Situationen nützlich ist, eignet es sich besonders gut für Teams, die in einer agilen, kollaborativen und iterativen Umgebung arbeiten. Es ist auch am effektivsten in Teams, die offen für Feedback und kontinuierliche Verbesserung sind.

Unsere passenden Seminare

Unsere unterschiedlichen Seminare aus den Bereichen Marketing und Management sowie Business Development bieten interessante Einblicke und praxisnahen Input. Informieren Sie sich hier über Inhalte und die nächsten Termine:

Vorausetzungen und notwendiger Input für das Modell

Um die Sailboat Retrospective effektiv durchzuführen, benötigen Sie einige Voraussetzungen und Inputs. Hier sind die wichtigsten:

  • Ein engagiertes Team: Jedes Mitglied des Teams muss bereit sein, offen und ehrlich seine Gedanken und Erfahrungen zu teilen. Sie müssen bereit sein, sowohl positive als auch negative Aspekte ihrer Arbeit zu besprechen.
  • Ein Moderator: Es ist hilfreich, wenn eine Person (oft der Scrum Master oder Teamleiter) die Diskussion leitet und sicherstellt, dass alle eine Chance haben, sich zu äußern und dass die Diskussion konstruktiv und auf das Ziel der Verbesserung ausgerichtet bleibt.
  • Zeit und Raum: Sie benötigen einen ruhigen Raum, in dem das Team ungestört arbeiten kann, sowie ausreichend Zeit, um die Retrospektive durchzuführen. In der Regel dauert eine Sailboat Retrospective zwischen einer und zwei Stunden.
  • Materialien: Sie benötigen ein großes Blatt Papier oder ein Whiteboard, um das Segelboot-Diagramm zu zeichnen. Außerdem benötigen Sie Marker und Post-it-Notizen, auf denen die Teammitglieder ihre Gedanken aufschreiben und auf das Diagramm kleben können.

Hinsichtlich des Inputs sollte das Team vor Beginn der Retrospektive über Folgendes nachdenken:

  • Positive Erfahrungen: Was hat im letzten Sprint oder Projekt gut funktioniert? Welche Elemente haben dazu beigetragen, dass das Team seine Ziele erreicht hat?
  • Herausforderungen und Hindernisse: Was hat das Team daran gehindert, so effektiv zu sein, wie es hätte sein können? Gab es irgendwelche Verzögerungen oder Probleme?
  • Risiken und Bedrohungen: Gibt es potenzielle Probleme, die das Team in der Zukunft beeinträchtigen könnten?
  • Ziele und Visionen: Was sind die langfristigen Ziele des Teams? Wie sieht die ideale Zukunft aus?

Diese Überlegungen helfen, das Segelboot-Diagramm zu füllen und eine produktive Diskussion zu führen.

Sailboat Retrospektive

Vor- und Nachteile der Sailboat Retrospective

Die Sailboat Retrospective bietet mehrere Vorteile, aber wie jedes Modell hat sie auch ihre Nachteile. Hier sind einige davon:

Vorteile:

  • Visuelle Darstellung: Die Sailboat Retrospective bietet eine visuelle Metapher, die es den Teammitgliedern erleichtert, die Herausforderungen und Möglichkeiten ihres Projekts oder Sprints zu verstehen. Dies kann helfen, komplexe Themen zugänglicher und verständlicher zu machen.
  • Förderung der Zusammenarbeit: Die Methode ermutigt alle Teammitglieder, ihre Gedanken und Meinungen zu äußern. Dies fördert die Zusammenarbeit und hilft dabei, ein stärkeres Teamgefühl zu schaffen.
  • Identifizierung von Hindernissen und Möglichkeiten: Sie hilft Teams, sowohl die Faktoren, die die Leistung behindern, als auch die Elemente, die sie unterstützen, zu identifizieren.
  • Action-oriented: Die Sailboat Retrospective endet in der Regel mit der Entwicklung eines konkreten Aktionsplans, was sie zu einer sehr praxisorientierten Methode macht.

Nachteile:

  • Zeitintensiv: Die Durchführung einer Sailboat Retrospective kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn das Team groß ist oder wenn die Diskussion sehr umfangreich wird.
  • Abhängigkeit von Offenheit und Ehrlichkeit: Das Modell erfordert, dass die Teammitglieder offen und ehrlich über ihre Erfahrungen und Meinungen sprechen. Wenn einige Mitglieder zurückhaltend sind oder sich unwohl fühlen, ihre Meinung zu äußern, kann das die Effektivität der Retrospektive beeinträchtigen.
  • Erfordert gute Moderation: Wenn die Diskussion nicht gut moderiert wird, kann sie leicht vom Thema abweichen oder unproduktiv werden. Es ist wichtig, dass der Moderator oder Scrum Master die Diskussion leitet und sicherstellt, dass sie konstruktiv und zielgerichtet bleibt.
  • Möglicher Mangel an konkreten, quantitativen Daten: Während die Sailboat Retrospektive qualitative Einsichten und Reflexionen liefert, kann sie an quantitativen, messbaren Daten fehlen. Es kann schwierig sein, die Ergebnisse zu messen oder sie in konkrete Leistungskennzahlen umzusetzen.

Trotz dieser möglichen Nachteile bleibt die Sailboat Retrospektive ein beliebtes und nützliches Werkzeug für viele Teams, besonders in agilen und Scrum-Umgebungen.

Wir unterstützen Sie bei Ihrem Projekterfolg!

Lassen Sie sich von unserem Experten beraten.

Bastian FoersterBastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 15
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#Projektmanagement #SailboatRetrospektive

Die wichtigsten Aufgaben im Produktmanagement

Was macht eigentlich ein Produktmanager den ganzen Tag? Welche Aufgaben sind rund um ein Produkt oder Produktportfolio zu erfüllen und welche Prioritäten sollte man im Produktmanagement setzen?

Diese spannenden Fragen zu den Aufgaben des Produktmanagements stellt sich sicherlich der eine oder andere Interessierte. Wichtig dabei ist der Kontext im Produktmanagement. In den letzten 15 Jahren haben wir beim Deutschen Institut für Marketing viele Produktmanager und Produktmanagerinnen ausgebildet. Was interessant ist, ist die Frage, in welchem Unternehmenstyp sich diese Rolle befindet. Da gibt es eindeutige Unterschiede zwischen großen Mittelständlern und Konzernen sowie die Rolle des Produktmanagers in einem Start-Up. Die Aufgaben des Produktmanagements sind zwar in jedem Unternehmen und jeder Abteilung prinzipiell gleich, variieren aber in einigen wichtigen Punkten.

Aufgaben des Produktmanagements

Aufgaben des Produktmanagements in einem Großunternehmen

Als Produktmanager in einem großen Unternehmen hat man eine spannende und anspruchsvolle Rolle. Produktmanager sind maßgeblich daran beteiligt, neue Produkte oder Produktlinien zu entwickeln, diese erfolgreich auf den Markt zu bringen und zu verwalten. Dabei tragen sie die Verantwortung dafür, dass die Produkte den Bedürfnissen der Kunden entsprechen, einen Wettbewerbsvorteil bieten und die Unternehmensziele unterstützen. Zu den Hauptaufgaben gehören:

  1. Marktforschung: Die Marktforschung dient der Identifizierung von Marktchancen, Kundenbedürfnissen und -anforderungen, sowie der Wettbewerbsanalyse, um die Marktlücke und die Zielgruppe für ein Produkt oder eine Produktlinie zu bestimmen.
  2. Produktstrategie: Entwicklung einer klaren Produktvision und -strategie, die auf Marktforschung und Geschäftszielen basiert, einschließlich der Festlegung von Zielen für Umsatz, Marktanteil und Kundenzufriedenheit.
  3. Produktentwicklung: Zusammenarbeit in der Produktentwicklung mit internen Teams wie Design, Engineering, und Qualitätssicherung, um die Anforderungen des Produkts in die Realität umzusetzen. Dies umfasst die Erstellung von Produktanforderungsdokumenten (PRDs), die Festlegung von Meilensteinen und die Überwachung des Fortschritts.
  4. Projektmanagement: Das Projektmanagement beinhaltet die Koordination und Verwaltung der verschiedenen Aspekte der Produktentwicklung, um sicherzustellen, dass das Produkt termingerecht und innerhalb des Budgets fertiggestellt wird.
  5. Preisgestaltung und Positionierung: Bestimmung der optimalen Preisstrategie und Positionierung des Produkts im Markt, um die Verkaufsziele zu erreichen und sich von Wettbewerbern abzuheben.
  6. Marketing und Promotion: Zusammenarbeit mit dem Marketingteam, um effektive Kommunikations- und Vermarktungsstrategien zu entwickeln, die das Produkt bekannt machen und dessen Verkauf fördern.
  7. Vertriebsunterstützung: Bereitstellung von Schulungen, Materialien und Informationen für das Vertriebsteam, um ihnen zu helfen, das Produkt erfolgreich zu verkaufen.
  8. Produktlaunch: Planung und Durchführung von Produktlaunches, einschließlich der Koordination mit Vertriebs-, Marketing- und Supportteams.
  9. Kundenbetreuung: Zusammenarbeit mit dem Kundensupport, um sicherzustellen, dass Kundenprobleme schnell und effizient gelöst werden, und um Kundenfeedback für zukünftige Produktverbesserungen zu sammeln.
  10. Produktlebenszyklus-Management: Überwachung der Leistung des Produkts im Laufe der Zeit und Anpassung der Strategie, um auf Marktveränderungen zu reagieren, einschließlich möglicher Erweiterungen, Produktaktualisierungen oder Auslaufen von Produkten.

Diese Aufgaben können je nach Unternehmensstruktur, Branche und Produktart variieren, aber sie bieten einen allgemeinen Überblick über die Verantwortlichkeiten eines Produktmanagers in einem großen Unternehmen.

Zertifizierter Produktmanager (DIM)

Zertifizierter Produktmanager

Wenn Sie als Produktmanager durchstarten wollen, bietet unser Lehrgang zum Zertifizierten Produktmanager alle Inhalte die Sie dazu benötigen. Sie erfahren, was erfolgreiches Produktmanagement ausmacht, wie Sie an die strategische Planung rangehen und die richtigen Produktentscheidungen treffen.

Informieren Sie sich im Info-Video genauer über unseren Lehrgang zum zertifizierten Produktmanager:

Produktmanagement Aufgaben in einem Start-up

In Start-ups kann die Rolle des Produktmanagers ähnliche Aufgaben wie in größeren Unternehmen beinhalten, aber es gibt einige Unterschiede und zusätzliche Herausforderungen, die sich aus der geringeren Unternehmensgröße, der begrenzten Ressourcen und der schnelleren, agileren Umgebung ergeben. In Start-ups können Produktmanager erwarten, dass sie:

  • Mehr Verantwortung übernehmen: Produktmanager in Start-ups haben oft mehr Verantwortung und Einfluss auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens, da es weniger Managementebenen gibt.
  • Enger mit dem Gründerteam zusammenarbeiten: In Start-ups arbeiten Produktmanager in der Regel enger mit den Gründern und Entscheidungsträgern zusammen, um die Produktvision und -strategie zu entwickeln und umzusetzen.
  • Mehrere Hüte tragen: Aufgrund der geringeren Mitarbeiterzahl in Start-ups müssen Produktmanager oft zusätzliche Rollen übernehmen, wie zum Beispiel Projektleitung, Design, Marketing oder sogar Programmierung.
  • Flexibler und anpassungsfähiger sein: In einer Start-up-Umgebung ändern sich Prioritäten und Pläne oft schnell. Produktmanager müssen in der Lage sein, sich an diese Veränderungen anzupassen und schnell auf Marktbedingungen und Kundenfeedback zu reagieren.
  • Enge Budgets verwalten: Start-ups haben in der Regel begrenzte Ressourcen, sodass Produktmanager effizient und kostenbewusst arbeiten müssen, um das Beste aus den verfügbaren Mitteln herauszuholen.
  • In Risikosituationen arbeiten: In Start-ups ist das Scheitern eher eine Option als in größeren Unternehmen. Produktmanager müssen in der Lage sein, unter Unsicherheit zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen, auch wenn nicht alle Informationen verfügbar sind.
  • Netzwerken und Partnerschaften aufbauen: In Start-ups kann es wichtig sein, Beziehungen zu anderen Unternehmen, Investoren und Branchenexperten aufzubauen, um Wachstum und Erfolg zu fördern.
  • Schnelleres Lernen und Anpassen: Produktmanager in Start-ups müssen oft neue Fähigkeiten erlernen und sich an neue Technologien und Branchentrends anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Unsere Produktmanagement Seminare

Entdecken Sie durch unsere Produktmanagement Seminare die Faktoren des erfolgreichen Produktmanagements und maximieren Sie den Erfolg Ihrer Produkte! Informieren Sie sich hier über Inhalte und die nächsten Termine:

Fazit zu den Aufgaben des Produktmanagements

Das Produktmanagement umfasst eine breite Palette von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die eng miteinander verflochten sind und eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Produkts spielen. Produktmanager müssen nicht nur technisches Wissen besitzen, sondern auch über Vertriebskenntnisse verfügen, um sicherzustellen, dass das Produkt erfolgreich auf dem Markt eingeführt wird.

Ein innovativer Ansatz ist unerlässlich, um neue Produktideen zu generieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten. Produktmanager sind dafür verantwortlich, den gesamten Lebenszyklus des Produkts zu koordinieren, angefangen bei der Konzeption und Entwicklung bis hin zur Markteinführung und kontinuierlichen Aktualisierung.

Die Zusammenarbeit mit anderen Produktmanagern und verschiedenen Schnittstellen, sowohl abteilungsübergreifend als auch mit externen Stakeholdern, ist von großer Bedeutung. Produktmanager müssen die Anforderungen der verschiedenen Interessengruppen berücksichtigen und sicherstellen, dass die Produktanforderungen klar definiert und verstanden werden.

Insgesamt erfordert das Produktmanagement ein hohes Maß an strategischer Planung, analytischen Fähigkeiten und kommunikativer Kompetenz. Durch die effektive Koordination aller relevanten Aufgaben und die Berücksichtigung von technischen Aspekten, Vertriebszielen, Innovationspotenzial und Produktlebenszyklus können Produktmanager dazu beitragen, erfolgreiche Produkte auf den Markt zu bringen und das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben.

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Lassen Sie sich von unserem Experten beraten!

Jonas Gran DIMJonas Gran

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 15
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Scrum Board – das Must-Have im modernen Marketing

Eine treffende Organisation und eine genaue Übersicht sind im Marketing von größter Bedeutung. Genau aus diesen Gründen erfreuen sich die Scrum Boards im Marketing größter Beliebtheit. Vereinfacht gesagt bietet Ihnen dieses die Möglichkeit, den Status eines oder mehrerer Projekte zu überwachen. Daraus ergeben sich gleich mehrere Vorteile. Was ein Scrum Board genau ist, welchen Nutzen es mit sich bringt und welche Elemente vorhanden sein müssen, erfahren Sie im Folgenden.

Definition: Was ist ein Scrum Board?

Ein Scrum Board ist eine Unterstützung, die heutzutage aus den meisten Marketingabteilungen nicht mehr wegzudenken ist. Mit Hilfe eines solchen Boards lassen sich eines oder mehrere Projekte überprüfen und der Status einsehen. Darüber hinaus unterstützt das Scrum Board dabei, allen am Projekt Beteiligten den gleichen Wissensstand zu vermitteln. In der Regel kommt ein Scrum Board vor allem zum Einsatz, um sogenannte Sprintplanungen für die jeweiligen Projekt-Teams aufzustellen. Damit unterscheidet sich das Scrum Board von seinem nahen Verwandten, dem Kanban Board. Letzteres dient vor allem dazu, aktuell laufende Arbeiten zu verwalten und zu managen. 

Wie ein Scrum Board genau aufgebaut wird, ist grundsätzlich jedem Ersteller selbst überlassen. In aller Regel werden farbliche Kennzeichnungen wie unterschiedliche Karten oder Farben genutzt. Aber auch funktionale Kennzeichen sind möglich. Wie umfangreich das Scrum Board dabei gestaltet wird, ist ebenfalls variabel. Viele Marketingexperten schwören darauf, das Scrum Board so übersichtlich wie möglich zu halten und dieses demnach auf nur wenige Punkte zu reduzieren. Unterschiede gibt es zudem in der allgemeinen Darstellung: Während viele Marketingexperten ein Scrum Board am Computer bzw. digital einrichten, muss in anderen Fällen das klassische Whiteboard herhalten.

Marketingleiter

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Elemente eines Scrum Boards

Die Elemente eines Scrum Boards sind nicht fest vorgegeben, sondern sollten bestenfalls individuell für die Projekte und Projektmitglieder bestimmt werden. Generell gilt dabei, dass die Struktur so übersichtlich wie möglich gehalten werden sollte. Die simpelste Form eines Scrum Boards ist auf drei Elemente reduziert: Zum einen Arbeiten, die erledigt werden müssen. Zum anderen Arbeiten, die bereits erledigt wurden oder erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Mit Hilfe der verschiedenen Aufgabenkarten können diese einfach dem jeweiligen Status zugeordnet werden. 

Die Aufgabenkarte enthält ebenfalls unterschiedliche Elemente. In der Regel ist hier ein Titel oder eine Aufgabenbeschreibung zu finden. Darüber hinaus sollten auch die Priorität und der mögliche Aufwand formuliert werden. Hilfreich ist es zudem, mögliche Abhängigkeiten darzustellen. So ist immer ersichtlich, wenn eine Aufgabe aufgrund einer nicht beendeten vorherigen Aufgabe noch nicht bearbeitet werden kann. Zur besseren Übersicht haben wir die möglichen Elemente des Scrum Boards hier einmal aufgelistet: 

  • User-Stories: Die Spalte für die User-Stories sollte eine Kurzbeschreibung der jeweiligen Aufgabe enthalten. 
  • To Do: In diese Spalte werden Aufgaben einsortiert, die noch erledigt werden müssen. Aufgaben mit höherer Priorität sollten oben in der Spalte stehen. 
  • Doing (WIP): In der Spalte Doing sind die Aufgaben einsortiert, die gerade bearbeitet werden (Work in Progress). 
  • Test: Die Test-Spalte wird genutzt, um Projekte vor dem Launch oder der Veröffentlichung in einer Testumgebung zu prüfen und dies hier darzustellen. 
  • Done: Die Spalte für erledigte Aufgaben bildet die letzte Kategorie-Spalte des Scrum Boards. Ziel ist es, alle Aufgaben früher oder später in die Done-Spalte verschieben zu können.
Scrum Board

Nutzen eines Scrum Boards

Klar: Der wohl größte Nutzen der Scrum Boards liegt darin, den Status eines oder mehrerer Projekte sofort überprüfen zu können. Das ist jedoch längst nicht der einzige Vorteil. Überprüfen lässt sich anhand der verschiedenen Prioritäten und Aufgaben auch, ob das Team derzeit an den richtigen Dingen arbeitet oder seinen Fokus lieber anderweitig ausrichten sollte. Wesentlich erforderlich ist hierfür ein dauerhaft nachvollziehbarer Aufbau im Scrum Board. Die wichtigste User Story und die dazugehörigen Aufgaben sollten ganz oben stehen. Sind hier dann langfristig keine Fortschritte zu erkennen, für untere Aufgaben aber schon, deutet dies auf eine verschobene Priorisierung hin. 

Einen großen Nutzen bieten die Scrum Boards im Marketing zudem bei der Kontrolle der Zusammenarbeit. Da die einzelnen Teammitglieder auf Aufgaben verteilt werden, lässt sich deren Bearbeitung leicht nachvollziehen. So ergibt sich oftmals ein genauer Blick darauf, ob die Zusammenarbeit im Team gut läuft oder hier mehrere Einzelkämpfer nebeneinander arbeiten. In diesem Zusammenhang lässt sich zudem die mögliche Unterstützung von Teammitgliedern durch andere Teammitglieder nennen. Klemmt ein Projekt an einer Stelle, weil der Mitarbeiter nicht weiterkommt, können die anderen Teammitglieder dies mit dem Scrum Board nachvollziehen und Unterstützung leisten.

Unsere passenden Seminare zum Thema

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Tipps zur Umsetzung

Das Scrum Board kann ein mächtiges Werkzeug sein. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass dieses auch effektiv umgesetzt wird. Genau aus diesem Grund wollen wir Ihnen zusätzlich noch ein paar Tipps für die Umsetzung mit an die Hand geben. Es kann zum Beispiel hilfreich sein, durch kurze und effektive Meetings das Scrum Board zu unterstützen. Alle Mitarbeiter werden auf den aktuellen Stand gebracht und mögliche Problemstellen identifiziert. Darüber hinaus sollte ein Scrum-Board-Admin bestimmt werden, der möglichst als einziger Beteiligter die vollen Zugriffsrechte für das jeweilige Board erhält. 

Darüber hinaus sollte die Aufgabe natürlich möglichst detailliert erstellt werden. Je mehr Informationen für die Mitglieder bereitstehen, desto effektiver wird sich die Aufgabe meistern lassen. Die dafür notwendigen Ressourcen sollten möglichst realistisch eingeschätzt und zugeordnet werden, um hier keine Komplikationen zu fördern. Generell gilt zudem, dass das Scrum Board so umfangreich wie nötig, aber so übersichtlich wie möglich gestaltet werden sollte. 

  • Ergänzende Kommunikation durch kurze, effektive Meetings 
  • Bestimmen Sie einen Scrum-Board-Admin 
  • Aufgaben möglichst detailliert erstellen 
  • Ressourcen realistisch einschätzen und zuordnen 
  • So umfangreich wie nötig, so übersichtlich wie möglich

Fazit

Für ein agiles Marketing ist das Scrum Board eigentlich unverzichtbar. Dieses liefert stetig einen aktuellen Überblick über die Projekte und deren Status. Darüber hinaus können mögliche Schwachstellen identifiziert und beseitigt werden. Wichtig für die effektive Nutzung eines Scrum Boards ist der strukturierte Aufbau, der so übersichtlich wie möglich, aber auch so umfangreich wie nötig gestaltet werden sollte. Hilfreich kann es zudem sein, die Kommunikation rund um das Projekt mit kurzen und prägnanten Meetings zu unterstützen.

Sie haben Fragen zum Thema Scrum Board? Kontaktieren Sie uns gerne!

Bastian Foerster

Bastian Foerster
Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
Fax: +49 (0)221 - 99 555 10 77
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#ScrumBoard #Scrum #Board #Marketing #Projektmanagement #Agilität #agil

Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Wer sich auf der Suche nach Möglichkeiten befindet, sein Projektmanagement in den unterschiedlichsten Bereichen zu optimieren, stößt vergleichsweise schnell auf das sogenannte Magische Dreieck. Unter dieser Bezeichnung werden mehrere Bereiche zusammengefasst. Unter anderem kann so deutlich aufgezeigt werden, dass ein „perfektes Projektmanagement“ auf mehreren Säulen aufgebaut ist – und dass es dementsprechend unerlässlich ist, den Blick über den Tellerrand zu wagen.

Definition

Das Magische Dreieck bezieht sich auf die Faktoren, die im Bereich des Projektmanagements eine besonders wichtige Rolle spielen. Hierzu zählen vor allem die Zeit, die Leistung und die Kosten. (Der Bereich der Leistung wird oft auch durch die Begriffe „Ergebnis“ bzw. „Qualität“ ausgedrückt.) Der größte Erfolg liegt – per Definition – in der Mitte des Magischen Dreiecks. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass sich immer dann Optimierungspotenzial zeigt, wenn der Schwerpunkt eben nicht mehr in der Mitte, sondern stattdessen in einer der Ecken liegt. Nur dann, wenn alle drei Bereiche ausgelotet sind und zueinander im idealen Verhältnis stehen, läuft alles optimal.  

Wer sich das Ganze bildlich vorstellen möchte, konstruiert ein Dreieck, an dessen Ecken jeweils die Begriffe „Leistung“, „Zeit“ und „Kosten“ stehen. In der Mitte befindet sich das jeweilige Ziel.  

Unsere passenden Seminare zum Thema

Sie möchten Ihre Kompetenzen im Projektmanagement ausbauen und Praxistipps erlernen? Unser Business Development Seminar bietet Ihnen neue Impulse und Ansätze für die Unternehmensentwicklung. Liegt Ihr Schwerpunkt auf dem Marketing im Spezifischen, dann könnte unser Methoden-Workshop Agiles Marketing oder auch unser Seminar Strategisches Marketing das Richtige für Sie sein.

Dimensionen

Damit auch wirklich optimal mit dem Magischen Dreieck gearbeitet werden kann, ist es wichtig, sich ein wenig genauer mit dessen Dimensionen zu befassen. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, was mit dieser Aussage gemeint ist: 

1. Die Zeit 

Zeit bedeutet in diesem Zusammenhang eher „Zeitplanung“. Genaugenommen handelt es sich hierbei um das Startdatum und um das Ende des betreffenden Projekts. Besonders wichtig ist es hierbei jedoch auch, die entsprechenden Details zu berücksichtigen. Vor allem längere Projekte basieren nicht selten auf „Zwischenetappen“. Auch diese kleineren Ziele sollte im „großen Ziel“ berücksichtigt werden. Wer sein Projekt von Vornherein in Etappen aufteilt, profitiert oft von einer bessern Übersicht über die einzelnen Strukturen.  

2. Die Kosten 

Die Frage „Was kostet mich mein Projekt?“ sollte natürlich auch nicht ausgeklammert werden. Ansonsten wird es für das betreffende Unternehmen schwer, wirtschaftlich zu arbeiten. Um noch transparenter und fundierter planen zu können, braucht es als „Gegenpol“ natürlich das zur Verfügung stehende Budget. Es gilt als eine Art Limit, das nicht überschritten werden darf. Sollte sich zeigen, dass sich das Projekt nicht mit den zur Verfügung stehenden Mitteln realisieren lässt, ist es an der Zeit, frühzeitig zu reagieren und neu zu planen. Auf diese Weise kann die Basis für ökonomisches Handeln geschaffen werden.  

3. Die Leistung 

In diesem Bereich ist es wichtig, sich mit der Frage „Was möchte ich mit meinem Projekt erreichen?“ auseinanderzusetzen. Die Leistung steht dementsprechend am Ende und sollte allen, die am Projekt teilnehmen, bekannt sein. Klingt selbstverständlich? Das ist es leider nicht. Vor allem in großen Unternehmen kommt es immer wieder zu Missverständnissen in diesem Bereich. Eine ausgefeilte Projektplanung hilft weiter.  

Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, das magische Dreieck nicht nur zum Beginn eines Projektes, sondern auch währenddessen und am Ende zu berücksichtigen und immer wieder neu im Auge zu behalten. Weiterhin ist es auch immer wichtig, besagtes Dreieck zur „Projektnacharbeit“ zu verwenden. Auf diese Weise kann schnell in Erfahrung gebracht werden, ob alles richtig geplant wurde und ob gegebenenfalls beim nächsten Mal eine andere Herangehensweise gewählt werden sollte.  

Um genau das herauszufinden, ist es wichtig, dass alle drei Werte im richtigen (und dementsprechend in einem gleichmäßigen) Verhältnis zueinander stehen. So kann der Projekterfolg (oder -misserfolg) abschließend neutral beurteilt werden.  

Zielkonflikte 

Im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck ist auch immer wieder von Zielkonflikten die Rede. Doch wie können diese sich genau zeigen? Grundsätzlich gilt, dass sich solche Konflikte meist nur dann zeigen, wenn die drei Faktoren in einem nicht idealen Verhältnis zueinander stehen. Ein klassisches Beispiel hierfür: Die Erwartungen von Kunden an eine Marke verändern sich und das „alte“ magische Dreieck funktioniert nicht mehr so wie gewünscht. In diesem Fall stehen die einzelnen Ziele einander schnell im Weg.  

Dies ist besonders oft in den folgenden Fällen gegeben: 

1. Kosten und Zeit widersprechen sich 

Kosten und Zeit stehen dann nicht mehr im richtigen Verhältnis zueinander, wenn sich die Deadline, also die Abgabefrist eines Projektes, verändert. Um ein bestimmtes Datum überhaupt noch halten zu können, ist es dann meist wichtig, dass mehr Personal eingesetzt wird. Genau das sorgt letztendlich für eine Erhöhung der Kosten. Im schlimmsten Fall wird hiermit das Budget überschritten.  

2. Leistung und Zeit widersprechen sich 

Wurde der Leistungsanspruch zu hoch angesetzt, ist es oft nötig, die anberaumte Deadline nach hinten zu verschieben. Alternativ wäre es auch möglich, sich mit weniger Leistung zufriedenzugeben oder mehr Geld zu investieren. So oder so: Das magische Dreieck gerät so schnell aus dem Lot. Neben der Gefahr einer Budgetüberschreitung kann es letztendlich auch sein, dass die Kundenzufriedenheit abnimmt.  

3. Kosten und Leistung widersprechen sich 

Wer entscheidet – warum auch immer – weniger Geld in ein Projekt zu investieren, muss oft sowohl zeitlich als auch mit Hinblick auf die Leistung Einbußen hinnehmen. Ansonsten kann es sein, dass die Wirtschaftlichkeit eines Projektes leidet.  

So unterschiedlich die drei verschiedenen Ecken des magischen Dreiecks auch sein mögen, haben sie dennoch eines gemeinsam: Ihre Verbindung zueinander. Und genau diese sorgt dafür, dass sich, wenn sich ein Parameter verändert, automatisch auch die anderen beiden verändern. Ausgestattet mit diesem Hintergrundwissen erklärt es sich von selbst, weshalb viele Marketing Agenturen dazu raten, eine Art Reserve einzubauen. Auf diese Weise kann oft sichergestellt werden, dass die Gegenreaktion auf eine etwaige Verschiebung nicht allzu stark ausfällt. Je mehr im Vorfeld am magischen Dreieck und an möglichen Eventualitäten gearbeitet wird, desto besser lässt sich in der Regel auch mit Zwischenfällen umgehen. Das Ergebnis: Alle drei Werte bleiben weitestgehend ausgeglichen.  

Das Ziel, das durch das Arbeiten auf der Basis des magischen Dreiecks verfolgt wird, basiert jedoch nicht nur auf wirtschaftlichem Handeln, sondern letztendlich auch auf der Kundenzufriedenheit. Oder anders: Der Kunde sollte das erhalten, was er sich wünscht – selbstverständlich in der erwarteten Qualität.  

Zertifikatslehrgang Produktmanager/in

Sie möchte auch über das Magische Dreieck hinaus Ihre Kompetenzen im Projektmanagement stärken? Im Rahmen unseres Zertifikats-Lehrgang Agiler Projektmanager lernen Sie Konzepte, Methoden und Tools kennen, die es Ihnen ermöglichen, Produktivität mit agilem Arbeiten zu verbinden.

Nutzen 

„Was bringt es eigentlich, sich die Mühe zu machen, ein magisches Dreieck auszuarbeiten?“ – hierbei handelt es sich um eine berechtigte Frage. Immerhin nimmt das Erarbeiten des Dreiecks durchaus Zeit in Anspruch. (Wer keine Lust darauf hat, diese zu investieren, kann selbstverständlich auch eine professionelle Marketingagentur damit beauftragen, ein entsprechendes Dreieck zu erstellen. Auf diese Weise ist es möglich, eine fundierte Basis für alle weiteren Arbeiten am Projekt zu schaffen.) 

Aber was bringt das Ganze eigentlich? Welche Vorteile bietet das magische Dreieck im Projektmanagement? Die folgenden Details gelten in der Regel als besonders überzeugend:

  •  Mit dem magischen Dreieck lassen sich Projekte in der Regel viel besser planen 

… unter anderem auch deswegen, weil die Verbindung zwischen den einzelnen Ecken allein durch die Visualisierung oft besser deutlich wird. Gleichzeitig wird anhand des Dreiecks unterstrichen, dass es immer sinnvoll ist, auf eine Art „Puffer“ zu setzen, um bestmöglich gegen unerwartete Zwischenfälle gewappnet zu sein.  

  • Die Konstruktion hilft dabei, die Unternehmensziele nicht aus dem Fokus zu verlieren 

Wer ein magisches Dreieck erstellt bzw. erstellen lässt, wird quasi dazu „gezwungen“, sich mit seinen eigenen Zielen auseinanderzusetzen. Oft zeigt sich hierbei, dass auch besagte Ziele mehr Gemeinsamkeiten haben als angenommen. So sind beispielsweise Umsatzsteigerungen meist direkt mit einer höheren Kundenzufriedenheit verbunden usw.. 

  • Die Planung eines Projekts wird erleichtert 

Niemand sollte ein Projekt „ins Blaue hinein“ starten. Stattdessen ist es umso wichtiger, sowohl Beginn als auch Ende und alle Zwischenschritte zu planen. Das magische Dreieck hilft dabei, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Die besagte Übersicht sorgt dann schlussendlich auch dafür, dass etwaige Risiken frühzeitig erkannt und bei der weiteren Planung berücksichtigt werden können.  

  • Puffer ermöglichen flexibleres Handeln 

Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass auch im Zusammenhang mit den bestgeplantesten Projekten Zwischenfälle auftauchen können, die eine neue Ausrichtung erforderlich machen. Wer es hier schafft, die oben erwähnten Puffer zu setzen, verschafft sich „ganz nebenbei“ ein etwas höheres Maß an Flexibilität. So lassen sich Planänderungen oft deutlich leichter realisieren, ohne dass das jeweilige Ziel ins Wanken gerät.  

  • Ein magisches Dreieck ist auch in der Rückschau sinnvoll 

Das Konstrukt mit den drei miteinander verbundenen Elementen kann auch wunderbar dazu genutzt werden, um ein Projekt, das bereits abgeschlossen wurde, nachträglich zu analysieren und Fragen wie „Was lief gut?“ und „Was lief schlecht?“ zu beantworten. So lassen sich mitunter auch Rückschlüsse auf kommende, ähnliche Projekte ziehen.  

Damit jedoch diese und weitere Vorteile des magischen Dreiecks auch wirklich bestmöglich genutzt werden können, ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Projektberichte zu erstellen und die verschiedenen Zwischenstände auszuwerten. Sollte sich in diesem Zusammenhang zeigen, dass die drei Ecken in ein falsches Verhältnis zueinander verschieben, kann so rechtzeitig gegengesteuert werden. 

Fazit 

Von einigen Experten und auch in der Fachliteratur wird hin und wieder kritisiert, dass auch das magische Dreieck kleine „Schwachstellen“ aufweist. Und in der Tat handelt es sich hierbei um kein „Allheilmittel“, das als Garantie für ein funktionierendes Projekt angesehen werden könnte. Gleichzeitig sollten die Vorzüge, die dieses Konstrukt mit sich bringt, auch auf keinen Fall unterschätzt werden.  

Vor allem dann, wenn das magische Dreieck akribisch erstellt und gepflegt wird, ergibt sich hieraus ein hohes Maß an Transparenz, dass einzelne Details eines Projekts nicht nur nachvollziehbarer, sondern auch oft effizienter werden lässt.   

Einige seiner besonderen Vorzüge kann das magische Dreieck mit Hinblick auf vorbeugende Maßnahmen ausspielen. Mit seiner Hilfe kann letztendlich auch das Risiko, das ein Projekt mit sich bringt, oft besser kalkuliert werden. Professionelle Marketingagenturen haben das Erstellen des Dreiecks, basierend auf den individuellen Charakteristika der jeweiligen Firmen, mittlerweile in ihr Leistungsportfolio aufgenommen.  

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#Projektmanagement #MagischesDreieck #Projektplanung #AgilesProjektmanagement

PEST-Analyse: Definition, Nutzen und Einflussfaktoren

Bei der PEST-Analyse handelt es sich um eine weit verbreitete Analyse im Bereich des Projektmanagements, aber auch in der Unternehmensführung. Das grobe Ziel besteht darin, verschiedene Einflussfaktoren auf das Unternehmen oder Projekt zu ermitteln und deren Auswirkungen zu berechnen. Im Folgenden geben wir eine genaue Erklärung über die Definition, den Nutzen und die verschiedenen Einflussfaktoren.

Definition: Was ist die PEST-Analyse?

Der Name PEST-Analyse lässt beim ersten Hinhören nichts Gutes erhoffen. Wohl auch deshalb verwenden viele Menschen lieber den Begriff STEP-Analyse. Doch keine Sorge: Es handelt sich hierbei nicht um eine Analyse aus dem Gesundheitswesen. Stattdessen hat die PEST-Analyse ihren Ursprung in der Unternehmensentwicklung. Die Bezeichnung PEST ist dabei lediglich eine Abkürzung und steht im Englischen für Political Economic Socio-Cultural and Technical Change. Gemeint sind damit die unterschiedlichen Einflussfaktoren, die der PEST-Analyse zugrunde liegen. Diese werden mitsamt ihren Auswirkungen ermittelt, um die Ausrichtungen, Chancen und Risiken für Projekte oder ganze Unternehmensstrategien festzulegen. Als Untersuchungsgegenstand gilt dabei die unmittelbare Umgebung des jeweiligen Projektes oder Unternehmens. Die vier Einflussfaktoren im Überblick:

  • Politische Einflussfaktoren
  • Wirtschaftliche Einflussfaktoren
  • Sozio-kulturelle Einflussfaktoren
  • Technologische Einflussfaktoren
PEST-Analyse

Politische Einflussfaktoren

Einer der Einflussfaktoren bei der PEST-Analyse sind die politischen Einflussfaktoren. Je nach Projekt oder Unternehmen können diese massiv sein. Gemeint sind mit den politischen Einflussfaktoren zum Beispiel Änderungen in der Regierung durch neue Wahlen. Aber auch rechtliche Vorschriften oder Beschränkungen werden zu den politischen Einflussfaktoren gezählt. Ebenso wie der Wegfall von möglichen Unterstützern in der Politik oder die Schwächung der Lobby-Arbeit.

  • Regierungsänderungen durch neue Wahlen
  • Rechtliche Beschränkungen und Vorschriften
  • Wegfall von politischen Unterstützern
  • Schwächungen der Lobby

Wirtschaftliche Einflussfaktoren

Neben den politischen Einflussfaktoren sind auch die wirtschaftlichen Einflussfaktoren bei der PEST-Analyse von Bedeutung. Auch in diesem Fall kommen ganz unterschiedliche Faktoren unter dem Oberbegriff der wirtschaftlichen Einflussfaktoren zusammen. So kann es sich hierbei zum Beispiel um generelle Einflüsse wie etwa die Veränderung der Kaufkraft oder auch durch die Internationalisierung handeln. Ebenfalls Teil der wirtschaftlichen Einflussfaktoren sind die wirtschaftlichen Entwicklungen, mögliche Risiken im wirtschaftlichen Handel oder auch die Abhängigkeit von Kredit- und Geldgebern.

  • Veränderung der Kaufkraft
  • Globalisierung
  • Wirtschaftliche Entwicklungen einzelner Branchen und Nationen
  • Abhängigkeit von Geld- und Kreditgebern
  • Risiken im wirtschaftlichen Handel
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Sozio-kulturelle Einflussfaktoren

Nicht zu unterschätzen sind bei der PEST-Analyse die sozio-kulturellen Einflussfaktoren. Diese spielen insbesondere dann eine wichtige Rolle, wenn es sich um langfristige Projekte oder Unternehmenspläne handelt. Ein gutes Beispiel hierfür sind mögliche Tabu-Themen in der Gesellschaft. Erotik und Sexualität wurden vor einigen Jahren noch deutlich konservativer behandelt als zur heutigen Zeit. Ein derartiger Wandel ist für den Einfluss auf das jeweilige Projekt nicht zu unterschätzen. Ebenfalls zu den sozio-kulturellen Einflussfaktoren können aber auch mögliche Trends oder die Alters- und Kundenstruktur gezählt werden. Nicht zu vergessen sind zudem zwischenmenschliche Konflikte oder ethnische und kulturelle Unterschiede. Einige Projekte oder Produkte können in einigen Ländern aufgrund der kulturellen Gewohnheiten deutlich kritischer betrachtet, oder sogar abgelehnt werden.

  • Einstellung zu gesellschaftlichen Themen (Tabu-Themen)
  • Mögliche Trends
  • Alters- und Kundenstruktur
  • Zwischenmenschliche Konflikte
  • Ethnische und kulturelle Unterschiede

Technologische Einflussfaktoren

Der Einfluss der technologischen Faktoren wurde speziell in den vergangenen Jahren deutlich unterstrichen. Neue Technologien haben massive Auswirkungen auf Projekte. Hierbei kann es sich um positive und negative Auswirkungen handeln. Genau das Gleiche gilt für einzelne Neuentwicklungen von bereits vorhandenen Technologien oder für den Zugang zu alternativen Technologien für mögliche Handelsvorteile. Auch technologische Abhängigkeiten wie etwa im Zuge der Robotic oder das fehlende Vertrauen bei der Einführung neuer Technologien müssen hier analysiert werden.

  • Einfluss neuer Technologien und technologischer Neuentwicklungen
  • Zugang zu alternativen Technologien für mögliche operative Vorteile
  • Technologische Abhängigkeiten
  • Mangelndes Vertrauen bei der Einführung neuer Technologien

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Nutzen

Die PEST-Analyse hat einen vielseitigen Nutzen. In erster Linie dient diese dafür, um mögliche Chancen und Risiken zu ermitteln, die das Projekt begleiten. Die zu erwartenden Auswirkungen auf das Projekt werden aufgeführt und anschließend Maßnahmen ergriffen, um diese zu umgehen. Wichtig ist die PEST-Analyse demnach vor allem in der Anfangsphase eines Projektes, da so alle relevanten Informationen gesammelt und verarbeitet werden können. Die Daten dienen im weiteren Verlauf dazu, das gesamte Projekt zu strukturieren. Aber: Nach einer gewissen Zeit empfiehlt sich die Durchführung der Analyse erneut. So können mögliche Veränderungen oder Neuauswirkungen erkannt und bewertet werden.

PESTEL-Analyse

Sehr geläufig ist heutzutage auch die sogenannte PESTEL-Analyse. In diesem Fall handelt es sich um eine Erweiterung der PEST-Analyse. Bei der PESTEL-Analyse kommen zwei weitere Elemente ins Spiel: Die ökologischen Einflussfaktoren (Ecological) und die rechtlichen Einflussfaktoren (Legal). Zu den ökologischen Faktoren gehören unter anderem Faktoren wie mögliche Umweltvorgaben, die Infrastruktur, Entsorgung oder die Energiequellen. Zu den rechtlichen Einflussfaktoren gehören unter anderem verschiedene Gesetzgebungen, Verbote wie ein Werbeverbot oder auch steuerrechtliche Faktoren.

Fazit

Bei der PEST-Analyse handelt es sich um ein vielseitiges und wichtiges Werkzeug im Projektmanagement. Zahlreiche Einflussfaktoren werden hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf das Projekt ermittelt und entsprechende Maßnahmen geplant. Was im „kleinen Kreis“ für die Projekte möglich ist, lässt sich jedoch auch auf die größere Bühne der Unternehmensführung übertragen. Ratsam ist es dabei in allen Fällen, die PEST-Analyse möglichst in der Anfangsphase eines Projektes durchzuführen, um so einen Überblick über die wesentlichen Anforderungen und Chancen zu erhalten. Je strukturierter und gewissenhafter die PEST-Analyse durchgeführt wird, desto weniger Unstimmigkeiten und Probleme ergeben sich in der Regel im weiteren Verlauf des Projektes.

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#PESTAnalyse #Einflussfaktoren #BusinessDevelopment #Analyse #Politik #Wirtschaft #Technologie #SozioKultur

Planning Poker: Alles Wichtige zum Scrum Poker

Planning Poker ist eine hilfreiche Methode für die Aufwandsschätzung, denn wohl jeder von uns weiß, dass es nicht immer einfach ist, den Aufwand für etwas genau einzuschätzen. Das trifft im Privaten zu, aber vor allem auch im Beruflichen. Viele Unternehmen müssen Produkte oder Projekte entwickeln und benötigen hierfür einen präzisen Überblick über den zu erwartenden Aufwand. Diese Herausforderung wird umso schwerer, wenn es sich um ein gänzlich neues und unbekanntes Projekt handelt. Planning Poker setzt genau an dieser Stelle an und hilft als agiles Verfahren beim Einschätzen des Aufwands. Angenehmer Nebeneffekt: Der Spaß bleibt in diesem Fall nicht auf der Strecke. Was mit Planning Poker gemeint ist und wie dieses funktioniert, zeigen wir im Folgenden.

Definition: Was ist Planning Poker?

Planning Poker wird oftmals auch als Scrum Poker bezeichnet, da es sich um eine agile Methode zur Aufwandsschätzung handelt.

Wie der Name bereits vermuten lässt, werden beim Planning Poker keine klassischen Schätzungen vorgenommen. Das Prinzip gleicht eher einem Spiel. Die Mitglieder des jeweiligen Teams schätzen hierbei den Aufwand und die Komplexität der anfallenden Aufgaben. Beim Planning Poker kommen hierfür Spielkarten ins Spiel, die mit unterschiedlichen Zahlenwerten belegt sind. Anhand dieser Zahlenwerte können alle Teilnehmer ihre Einschätzungen vorlegen.

Für wen eignet sich die Methode?

Vereinfacht gesagt eignet sich Planning Poker für alle Unternehmen und Abteilungen, die den Aufwand für etwas einschätzen müssen. Im klassischen Sinne wurde Planning Poker vor allem bei der Softwareentwicklung eingesetzt. Mittlerweile findet das Verfahren aber auch in vielen anderen Branchen und Bereichen Anwendung. Integriert werden sollten in die Spielrunden möglichst alle am Produkt oder Projekt beteiligten Abteilungen. Darüber hinaus werden oftmals auch die externen Auftraggeber integriert, um diesen einen Überblick zu ermöglichen. Je nach Unternehmen kommen oftmals auch die sogenannten „Scrum Master“ zum Einsatz, die hier in der Planungsrunde die Rolle des Moderators übernehmen.

Ablauf/Durchführung

Bevor es losgehen kann, müssen die Spielrunden und die Spielkarten erst einmal vorbereitet werden. Zur Vorbereitung gehört zum Beispiel das Definieren der anfallenden Aufgaben. Zudem muss ein spezielles Kartendeck erstellt werden. Nach der Spielrunde werden die Resultate im Rahmen einer Ergebnisfindung ermittelt.

  • Vorbereitung der Spielrunde und Spielkarten
  • Durchführung der Spielrunden
  • Ermittlung der Ergebnisse
Planning Poker

Vorbereitung der Spielrunde und Spielkarten

Die Grundvoraussetzung für die Spielrunden beim Planning Poker liegt in der Definition der Aufgaben. Je größer das Projekt, desto mehr Aufgaben müssen eingeschätzt werden. Und umso länger wird die Spielrunde insgesamt dauern. Wurden die Aufgaben klar definiert, können die Spielkarten erstellt oder ausgeteilt werden. Wichtig: Bei der Definition der Aufgaben sollten Sie so präzise wie möglich Vorgehen. Nur dann ist die Einschätzung der Komplexität am Ende auch wirklich vielversprechend.

Die Spielkarten beim Planning Poker

Die Spielkarten sind beim Planning Poker der wichtigste Bestandteil. Diese dienen zum Schätzen des Aufwands der jeweiligen Aufgabe. Insgesamt besteht ein Set beim Planning Poker standardmäßig aus 13 Spielkarten. Die einzelnen Spielkarten und ihre Bedeutungen haben wir hier aufgeführt:

  •  0: Der geringste Aufwand - die Aufgabe ist so gut wie abgehakt
  • 0.5: sehr geringer Aufwand
  • 1-5: tendenziell Aufgaben mit eher geringem Aufwand
  • 8-13: Aufgaben mit mittlerem Aufwand
  • 13: Aufgabe mit maximalem Aufwand, die innerhalb des festgelegten Zeitraums erfüllt werden kann
  • 20 + 40: Komplexe Aufgaben, die in Unteraufgaben aufgeteilt werden sollten
  • 100: umfangreicher Aufwand, der zum aktuellen Zeitpunkt nicht genau einschätzt werden kann
  • Fragezeichen-Karte: Keine Einschätzung möglich, da zum Beispiel die Expertise in diesem Bereich fehlt
  • Kaffeetassen-Karte: Wie sollte es anders sein? Die Kaffeetassen-Karte wird gelegt, wenn die Spieler eine Pause wünschen.

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Durchführung der Spielrunden

Für die Spielrunden beim Planning Poker erhält jeder Teilnehmer einen eigenen Satz der Spielkarten. Der jeweilige Moderator stellt nun die Aufgaben vor und liefert ein paar weitere Details und Informationen. Eröffnet wird dann eine kurze Diskussionsrunde, in der zum Beispiel mögliche Fragen beantwortet werden können. Ist diese Diskussionsrunde beendet, legen alle Mitspieler ihre Karte für die Einschätzung des Aufwands auf den Tisch. Zunächst mit der jeweiligen Zahl nach unten, also verdeckt. Aufgedeckt werden die Zahlenwerte anschließend von allen Spielteilnehmern gleichzeitig. Eine Beeinflussung durch andere Werte soll so verhindert werden. Gleichzeitig fördert das verdeckte Ablegen der Karte, dass alle Spielteilnehmer offen ihre Einschätzung kundtun.

Ermittlung der Ergebnisse

Nach jeder Bewertungsrunde erfolgt eine Auswertung der Ergebnisse. Generell sind dabei drei unterschiedliche Ausgänge möglich:

  • Konsens: Ein Konsens liegt vor, wenn alle Spielteilnehmer die gleiche Aufwandsschätzung umgedreht haben.
  • Geringe Abweichungen: Liegen die Schätzwerte eng beieinander, liegen lediglich geringe Abweichungen vor. In diesem Fall wird der Mittelwert der Schätzungen als Grundlage genommen.
  • Dissens: Bei einem Dissens sind die Abweichungen der Spielteilnehmer groß. Die Teilnehmer mit dem höchsten Wert und dem niedrigsten Wert können ihre Gründe darstellen und erhalten Input von den anderen Teilnehmern. Abgestimmt wird dann erneut. Und zwar bis ein Konsens erreicht wurde.
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Vorteile

Planning Poker ist eine sehr interessante Methode der agilen Aufwandsschätzung. Nicht zuletzt deshalb, weil sie einige Vorteile aufweisen kann. Die Aufwandsschätzung ist hier einfach, gleichzeitig durch die gemeinsame Schätzung aber auch sehr effektiv. Ein Begleiteffekt: Die Einschätzungen werden besser von den Mitarbeitern akzeptiert, da sie diese selbst abgegeben haben. Während der Diskussionsrunden wird zudem der Ideenaustausch gefördert. Ebenso das Teambuilding und der Lernaspekt. Mitarbeiter, die sich oftmals mit ihren Meinungen zurückhalten, werden beim Planning Poker ebenfalls direkt mit eingebunden. Dadurch kommen Sichtweisen zum Vorschein, die unter anderen Umständen möglicherweise verborgen geblieben wären. Nicht zuletzt sorgt der spielerische Charakter für zusätzlichen Spaß. Meetings zur Aufwandsschätzung dürften von den Mitarbeitern künftig also wesentlich freudiger erwartet werden.

  • Einfache und schnelle Schätzung des Aufwands
  • Hohe Qualität durch die gemeinsamen Schätzrunden
  • Große Akzeptanz bei den Mitarbeitern
  • Förderung des Ideenaustauschs
  • Förderung von Teambuilding und des Lernaspekts
  • Integration von zurückhaltenden Mitarbeitern
  • Aufdecken neuer Sichtweisen
  • Spielerischer Charakter sorgt für Spaß
Planning Poker

Fazit: Unbedingt ausprobieren

Die Meetings zur Aufwandsschätzung von Aufgaben und Projekten sind nicht unbedingt für ihren hohen Unterhaltungswert bekannt. Planning Poker ist eine interessante Möglichkeit, um diese „eingerosteten“ Strukturen etwas aufzulockern. Die Vorbereitung gelingt vergleichsweise einfach, die Funktionsweise ist zudem enorm effektiv. Zahlreiche Mitarbeiter und ihre Meinungen können in die Bewertung des Aufwands mit einbezogen werden. So ergeben sich weitere Vorteile wie eine vergrößerte Akzeptanz, das Aufdecken neuer Sichtweisen oder auch die Förderung des Teambuildings. Gerade auch die Mitarbeiter, die sich normalerweise mit ihren Meinungen zurückhalten, werden aktiv in den Prozess integriert. Eine hohe Qualität in der Schätzung ist normalerweise die Folge. Wer bislang ausschließlich auf „trockene“ Planungsrunden gesetzt hat, sollte diese neue Herangehensweise also durchaus ausprobieren.

#PlanningPoker #Scrum #ScrumPoker #Projekt

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Multiprojektmanagement: Definition, Herausforderungen & die besten Tools

Der geschäftliche Alltag ist vielerorts geprägt von Projekten und dem dazugehörigen Projektmanagement. Dies kann schon im Einzelfall umfangreich ausfallen. Noch umfangreicher wird es, wenn gleich mehrere Projekte parallel bearbeitet werden müssen. Das sogenannte Multiprojektmanagement ist also gewissermaßen das „Projektmanagement für Fortgeschrittene“. Im Folgenden verraten wir Ihnen, welche Aufgaben und Herausforderungen das Multiprojektmanagement bereithält. Zusätzlich zeigen wir fünf clevere Tools auf, die Ihnen die Arbeit im Multiprojektmanagement deutlich erleichtern können.

Definition: Was ist Multiprojektmanagement?

Für die Multiprojektmanagement Definition können wir uns einer vorhandenen DIN-Norm orientieren. Die DIN 69909 erklärt, dass Multiprojektmanagement ein „organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte“ ist. Und weiter: „Das Multiprojektmanagement kann in Form von Programmen oder Projektportfolios organisiert werden. Dazu gehört insbesondere die Koordinierung mehrerer Projekte bezüglich ihrer Abhängigkeiten und gemeinsamer Ressourcen.“ Multiprojektmanager müssen also mehrere Projekte gleichzeitig betreuen und organisieren - und dafür sorgen, dass die operativen und strategischen Entscheidungen in die gleiche Richtung verlaufen. Unterscheiden lässt sich das Multiprojektmanagement in die folgenden Bereiche:

  • Programmmanagement: Klare Zielvorgaben sollen im Verbund mehrerer Programme erreicht werden
  • Projektportfoliomanagement: Führung und Organisation einzelner Projekte, die mit einer vordefinierten Gruppe an Ressourcen/Mitteln umgesetzt werden soll

Aufgaben im Multiprojektmanagement

Die Aufgaben im Multiprojektmanagement sind vielseitig und stellen sich in ganz unterschiedlichen Bereichen. Eine wichtige Aufgabe ist in der Regel das Management der Ressourcen. Die Mitarbeiter oder auch Arbeitsmittel können Ressourcen sein, die nur begrenzt zur Verfügung stehen. Durch die Bearbeitung mehrerer Projekte parallel können sich hier also leicht Konflikte ergeben. Diese gilt es nicht nur zu lösen, sondern bestenfalls bereits im Vorfeld zu eliminieren. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Abstimmung der einzelnen Projekte mit projektübergreifenden Bereichen. Hierzu kann zum Beispiel das Qualitätsmanagement gehören. Die Abstimmung sollte hier möglichst präzise erfolgen. Im schlechtesten Fall werden die projektübergreifenden Bereiche sonst überlastet, was zu massiven Verzögerungen führen kann.

Genauso wichtig ist die Abstimmung zwischen den einzelnen Projekten. Gerade dann, wenn diese von einander abhängig sind oder aufeinander aufbauen, ist eine gute Koordination von enormer Bedeutung. Hilfreich ist es zudem, wenn innerhalb der Projekte gewisse Synergieeffekte erkennbar sind. Bestenfalls sollten Sie diese schon vor den eigentlichen Projektstarts ausfindig gemacht haben.

Multiprojektmanagement

Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Wenig überraschend ist das Multiprojektmanagement mit einigen Herausforderungen verbunden. Generell bewegt sich das Multiprojektmanagement in einem spannungsgeladenen Umfeld. Auf der einen Seite stehen die operativen Herausforderungen. Hierzu gehören die angesprochenen Aufgaben rund um Ressourcenkonflikte, zeitliche Herausforderungen und die generell wirtschaftliche Abwicklung der Projekte. Auf der anderen Seite stehen die strategischen Herausforderungen, die mit diesen in Einklang gebracht werden müssen. Zu den strategischen Herausforderungen gehört zum Beispiel das Setzen des richtigen Schwerpunkts. Aus diesen beiden großen Bereichen ergeben sich wiederum zahlreiche weitere kleinere Herausforderungen.

Unsere Strategie & Management Seminare

In unseren Seminaren zum Thema Strategie und Management liegt der Fokus auf der Entwicklung, Planung, Durchführung und Durchsetzung zielführender Strategien im Marketing und Management. Einen passenden Einstieg bietet unser Strategisches Marketing Seminar.
Möchten Sie hingegen mehr zu agilen Methoden im Marketing kennen lernen, ist unser agiles Marketing-Seminar das Richtige für Sie.
Falls Sie jedoch erfahren möchten, wie Sie die Performance Ihrer Marketing-Aktivitäten erfolgreich messen, ist unser Performance Marketing Seminar die optimale Lösung. Mehr zu den Terminen und genauen Inhalten:

Die Projekte laufen oftmals in ganz verschiedenen Unternehmensbereichen, was speziell das Koordinieren der einzelnen Ressourcen kompliziert machen kann. Darüber hinaus ist das Projektmanagement stets agil und beweglich. Das bedeutet, dass sich die Priorität und die Bedeutung für die Unternehmensstrategie der einzelnen Projekte durchaus ändern kann. Zusätzlich müssen Sie beachten, dass die Projektkosten nicht nur das Projekt-Budget, sondern auch das Gesamtbudget einhalten. Diese Aufgabe wird umso schwerer, da die Projektumgebungen immer internationaler werden. Es wird mehr gefordert, gleichzeitig hat die Konkurrenz zugelegt. Auch die Berichtsanforderungen sind deutlich umfangreicher als noch vor einigen Jahren. Ein paar der Herausforderungen im Multiprojektmanagement haben wir hier übersichtlich aufgeführt:

  • Harmonische Verbindung zwischen operativen und strategischen Plänen schaffen
  • Ressourcen aus verschiedenen Unternehmensbereichen müssen möglicherweise koordiniert werden
  • Priorität und Bedeutung der Projekte für die Strategie können sich ändern
  • Projektkosten müssen im Kostenplan und Gesamtbudget bleiben
  • Die Projekte können voneinander abhängig sein
  • Berichtsanforderungen nehmen zu

Inhouse Schulung Agiles Projektmanagement

Hat dieser Beitrag Ihr Interesse für Agiles Projektmanagement geweckt oder Sie möchten mehr Agilität in Ihre derzeitigen Unternehmensprozesse implementieren? Dann ist unser Agiles Projektmanagement Seminar genau das Richtige! Dort erhalten Sie einen umfassenden Einblick in den wichtigen Aspekten, Techniken und Prinzipien des agilen Projektmanagements. Unsere Inhouse Schulungen sind auf Ihre Bedürfnisse angepasst und werden in enger Absprache mit unseren Fachexperten auf konzipiert.
Für eine Anfrage bezüglich eines Angebotes nutzen Sie bitte unser Kontaktformular.

Probleme im Multiprojektmanagement

Es liegt schon fast in der Natur der Sache, dass sich bei der parallelen Bearbeitung mehrerer Projekte Probleme und Überraschungen ergeben können. Generell lässt sich ein Großteil dieser Probleme im Planungsprozess bereits aus dem Weg räumen. Je genauer Sie in der Projektplanung vorgehen, desto weniger Überraschungen werden Ihnen im weiteren Verlauf begegnen. Zu den häufigsten Problemen im Multiprojektmanagement gehören vor allem die Terminverschiebungen und Konflikte rund um die Ressourcen. Darüber hinaus kann es aber zum Beispiel auch weitere Probleme wie ungewollte Kostensteigerungen oder Abweichungen von der gewünschten Qualität geben.

Eine Vielzahl dieser Probleme hat die gleichen Ursachen. Oftmals fehlt es der Leitung schlichtweg an der erforderlichen Übersicht über die Projekte und die Ressourcen. Ebenso werden möglicherweise falsche Prioritäten und Ausrichtungen verfolgt. Schon allein deshalb lohnt es sich meist, im Multiprojektmanagement auf erfahrenere Kräfte zurückzugreifen.

Die besten Tools zum Managen mehrerer Projekte

Eine weitere Möglichkeit, um sich die Arbeit im Multiprojektmanagement zu erleichtern, sind die Multiprojektmanagement Tools. Heutzutage wimmelt es nur so vor Projektmanagement-Tools, von denen die meisten auch für das Managen mehrerer Projekte parallel geeignet sind. Gute Tools können vom gesamten Team genutzt werden, da diese eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweisen. Quasi im gleichen Atemzug sorgt dies in der Regel auch für eine gesteigerte Produktivität. Darüber hinaus spielen natürlich die verschiedenen Funktionen eine Rolle. Die Übersicht sollte hier in Echtzeit erfolgen, um möglichst immer einen guten Überblick zu haben. Darüber hinaus sollten Sie die Ressourcenplanungen, das Reporting oder auch die zeitliche Darstellung aller Projekte gebündelt in der Software handhaben können. Um Ihnen hier ein wenig Inspiration zu liefern, haben wir die besten Multiprojetmanagement Tools hier einmal aufgeführt:

  • Asana
  • Wrike
  • Planta Portfolio
  • MS Project for the Web
  • awork
Scrum Master Zertifizierung

Online-Lehrgang Scrum Master Zertifizierung

Werden Sie zum Scrum Master und unterstützen Sie agil arbeitende Teams in Projekten. Unser Online-Lehrgang Scrum Master Zertifizierung vermittelt Ihnen die wesentlichen Aspekte von Scrum und bereitet Sie systematisch nach dem aktuellen Scrum Guide 2020 auf die offizielle Zertifizierung Professional Scrum Master (PSM I) vor. Ihr Plus: Zwei ausführliche Fragenkataloge mit deutschen und englischen Fragen.

Legende:
Freie Plätze vorhanden.
Nur noch wenige Plätze frei!
Leider ausgebucht.

Fazit

Das Multiprojektmanagement bringt spannende und ganz eigene Herausforderungen mit sich. Die wohl größte Herausforderung ist hier die Koordination von knappen Ressourcen wie Arbeitskräften, Verbrauchsmitteln und insbesondere der Zeit. Nur mit einer guten Kommunikation und Übersicht ist es möglich, mehrere Projekte parallel erfolgreich führen zu können. Hilfreich sind deshalb, noch mehr als im klassischen Projektmanagement, die Multiprojektmanagement Tools. Mit diesen können Sie einen großen Teil der Arbeit erleichtern und insbesondere rund um die Koordination einige Vorteile nutzen.

#Multiprojektmanagement #Projektmanagement #Performance #Programmmanagement #Projektportfoliomanagement #Management

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