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Scrum Retrospektive

Den Begriff der Retrospektive dürften die meisten Menschen kennen. Dieser bezeichnet einen Rückblick auf bereits geschehene Ereignisse. Die Scrum Retrospektive bildet dabei keine Ausnahme. Auch in diesem Fall wird noch einmal ein Rückblick auf zurückliegende Ereignisse geworfen. Welche Regeln dabei gelten und welche Ziele verfolgt werden, zeigen wir Ihnen im Folgenden. Zudem werfen wir einen Blick auf die einzelnen Phasen der Scrum Retrospektive und geben ein paar nützliche Tipps. 

Scrum Retrospektive Definition 

Bei der Scrum Retrospektive handelt es sich um ein regelmäßiges Treffen des Scrum-Teams, bei welchem ein Rückblick auf die zurückliegenden Sprints geworfen wird. Das Treffen dient also vornehmlich dem Austausch der Beteiligten, die sich hier über die verschiedenen Prozesse, Herausforderungen, Werkzeuge oder Beziehungen austauschen. Der wohl wichtigste Bestandteil der Scrum Retrospektive ist jedoch die Reflexion der bisherigen Erfahrungen. 

Welche Beteiligten an der Scrum Retrospektive teilnehmen, ist nicht allgemein definiert. In der Regel sind die Entwickler und der Scrum-Master dabei. Oftmals nehmen aber zum Beispiel auch die Product Owner an den Meetings teil. Handelt es sich um eine Team Retrospektive, sind ausschließlich die Vertreter des Teams dabei. In diesem Fall wird also auf die Teilnahme des Scrum Masters und des Product Owners verzichtet. Bei einer sogenannten Overall Retrospektive wiederum, sind jeweils ein Vertreter des Teams, der Scrum Master, der Product Owner und die Manager der Linien mit dabei. 

Regeln

Ganz ohne feste Regeln geht es bei der Scrum Retrospektive nicht. Allerdings ist hier kein umfangreicher Regelkatalog erforderlich. Stattdessen sind vor allem zwei Regeln von großer Bedeutung: 

  • Die goldene Regel: Die goldene Regel der Scrum Retrospektive lautet, dass sich alle Teilnehmer mit Wertschätzung und Respekt begegnen sollten. Die Team-Arbeit steht im Vordergrund, so dass sich alle Teilnehmer mit ihrem besten Wissen und den besten Fähigkeiten in das Meeting einbringen sollten. Harsche Kritik oder Schuldzuweisungen sind nicht gewünscht. 
  • Die Vegas-Regel: Angelehnt an den berühmten Spruch: „Was in Vegas passiert, bleibt in Vegas“, gilt auch bei der Scrum Retrospektive die Regel: Was hier gesprochen wird, bleibt ausschließlich bei den Teilnehmern des Meetings. Immerhin basiert der gesamte Ansatz der Scrum Retrospektive auf dem Grundsatz des Vertrauens. 

Ziele

Mit der Scrum Retrospektive werden unterschiedliche Ziele verfolgt. Grundsätzlich sind die Meetings dafür geeignet, um die Abläufe und Inhalte zu verbessern. Mögliche „Bottlenecks“ können identifiziert werden und deren Auswirkungen auf die weiteren Arbeiten thematisiert werden. Darüber hinaus liegt ein weiteres Ziel darin, die Kommunikation zwischen Scrum Master, den Entwicklern und dem Produkt Owner kontinuierlich zu verbessern. Zudem bietet jedes Meeting den Raum für Feedbacks im Team und liefert Platz zur Beseitigung von Missverständnissen. 

Phasen

Unterteilen lässt sich die Scrum Retrospektive generell in fünf allgemeine Phasen.:

1. Das Ankommen

Erschaffen werden sollte für das Meeting eine angenehme und angemessen Atmosphäre. Die Mitarbeiter sollten sich in der Atmosphäre wohlfühlen, zudem sollte sich jeder Teilnehmer gerne aktiv an der Diskussion beteiligen wollen. Hierfür ist es ratsam, zu Beginn eine kurze „Check-In-Frage“ zu stellen, bei der jeder Teilnehmer bereits zum ersten Mal etwas sagen kann. Während des Ankommens werden zudem auch die Ziele der Retrospektive definiert und vom Scrum Master die jeweilige Methode für den Austausch festgelegt. 

2. Das Sammeln von Informationen

Die zweite Phase ist das Sammeln von Informationen. Umgesetzt wird dies zum Beispiel mit Hilfe von verschiedenen Fragen, die sich auf die zurückliegenden Sprints beziehen. Ermittelt wird so unter anderem, was in den Sprints gut gelaufen ist und was eher weniger erfreulich verlief. 

3. Das Entwickeln von Erkenntnissen

Die dritte Phase baut auf dem Sammeln der Informationen aus der zweiten Phase auf. In dieser Phase geht es um das Entwickeln von Erkenntnissen. Wichtig hierbei ist zu beachten, dass konkrete Ursachen ermittelt werden sollten und nicht nur Maßnahmen für mögliche Symptome. 

4. Das Festlegen von Maßnahmen

Nach dem Entwickeln der Erkenntnisse und den damit verbundenen Maßnahmen werden diese für die kommenden Sprints festgehalten und bestimmt. 

5. Der Abschluss

Der Abschluss der Retrospektive ist vor allem für den Moderator hilfreich. Besprochen wird hier, was beim jeweiligen Treffen gut lief und was beim nächsten Mal verbessert werden könnte. Der Moderator kann diese Anregungen nutzen und die Retrospektive für die Vorbereitung des nächsten Treffens berücksichtigen. 

Scrum Retrospektive

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Tipps

Damit die Scrum Retrospektive wirklich den gewünschten Erfolg bringt, sollten neben den Regeln und Zielen weitere Dinge beachtet werden. Im Folgenden haben wir ein paar Tipps formuliert, die bei der Durchführung der Meetings helfen können:

  • Neutralen Moderator bestimmen

Der Moderator der Scrum Retrospektive ist maßgeblich für den Erfolg und den Nutzen dieser Meetings verantwortlich. Der Moderator sollte neutral sein und so zum Beispiel auch ausgeglichene Redezeiten ermöglichen. Sämtliche eigenen Empfindungen und Meinungen dürfen den Moderator bei der Moderation der Meetings nicht beeinflussen.

  • Die Themen sind variabel

Es ist nicht ratsam, für die Scrum Retrospektive einen vorgefertigten „Fahrplan“ zu nutzen. Vielmehr geht es darum, aktuelle und relevante Themen abzuarbeiten. Was wirklich wichtig ist, wird in der Scrum Retrospektive nahezu automatisch thematisiert werden. Es ist nicht erforderlich, sich einen Katalog mit mehreren Themen und Gesprächspunkten vorzubereiten.

  • Konstruktive Reflexion

Überprüft werden sollten in jeder Retrospektive auch die Maßnahmen der vorherigen Meetings. Macht es noch Sinn, diese weiter anzuwenden oder sollten diese möglichst wieder überarbeitet werden? Generell gilt, dass der Nutzen der Retrospektiven für jeden Teilnehmer klar ersichtlich sein sollte. Ist er dies nicht, sollte für die weiteren Meetings etwas verändert werden.

  • Feste Zeiten nutzen

Während die Themen variabel sind, gilt dies in der Scrum Retrospektive nicht für die Zeiten. Jedes Team sollte einen festen Zeitraum nutzen können. Ratsam ist es, hier zunächst einen Zeitraum von beispielsweise zehn Minuten einzuräumen. Anschließend kann der Moderator fragen, ob der Zeitraum um zwei, drei oder fünf Minuten verlängert werden soll.

Fazit

Die Scrum Retrospektive ist eine optimale Ergänzung zum Scrum Board oder einer „stillen Teamarbeit“. Die Meetings werden zu einem festen Termin veranstaltet und dienen dazu, die letzten Sprints noch einmal Revue passieren zu lassen. Charakterisiert sind diese Meetings vor allem durch einen überschaubaren Kreis der Teilnehmer. Zudem müssen mit der goldenen Regel und der sogenannten Vegas-Regel nur zwei wirkliche Regeln beachtet werden. Deren Einhaltung ist allerdings elementar und grundlegend für den Erfolg der Retrospektiven verantwortlich. Achten Sie zudem darauf, auch jede der Retrospektiven für die Verbesserung zu nutzen und so spätere Retrospektiven noch etwas effizienter zu gestalten. 

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Bastian Foerster

Bastian Foerster

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#Scrum #ScrumRetrospektive #ScrumBoard #DIM #Projektmanagement #Marketing

Agile Strategieentwicklung – flexibel und handlungsschnell zum Ziel

Agile Strategieentwicklung orientiert und bezieht sich in ihrer Vorgehensweise an den Prinzipien des agilen Arbeitens. Diese stammen ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung und gehen auf das sog. „Agile Manifest“ von 2001 zurück. Es wurde im Original zunächst mit nur wenigen Worten sowie mit der Aufstellung von vier (agilen) Werten verfasst. Diese Werte wurden darüber hinaus mit 12 Prinzipien des agilen Arbeitens erweitert und ausführlicher beschrieben. Um sie beispielsweise für agile Strategieentwicklung zu nutzen, und auf andere Bereiche übertragen zu können, bedarf es einer Reflexion, Interpretation und Transformation. Eine einfache 1:1 Übertragung wird selten gelingen und ist mitunter wenig sinnvoll.

Wirkungsrichtung von Strategien

Mit einer Strategie legen Sie grundsätzlich den Kurs fest, auf dem Sie Ihr Unternehmen erfolgreich steuern möchten. Im Zuge einer (agilen) Strategieentwicklung suchen Sie nach geeigneten Lösungsoptionen für die Bewältigung bestehender und definiter Herausforderungen. Somit stellt eine Strategie eine elementare Grundvoraussetzung für unternehmerischen Erfolg dar. Sie wirkt dabei auf verschiedenen Ebenen:

  • Auf organisatorischer Ebene verschafft eine Strategie sowohl nach innen als auch nach außen Orientierung, Richtung und gibt den Akteuren im Unternehmen einen zielfokussierten Handlungsrahmen an die Hand.
  • Eine Strategie spiegelt zugleich auch das Selbstverständnis des Unternehmens wider. Sie sollte daher Antworten auf die beiden wichtigen Fragen „Warum?“ und „Wozu?“ geben können und sich damit in Vision und Mission des Unternehmens wiederfinden.

Agile Strategieentwicklung – Mitarbeiter, Produkte, Organisation

Wenn Sie agile Strategieentwicklung als richtungsweisendes Instrumentarium etablieren möchten, brauchen Sie Klarheit und Einsicht darüber, dass diese (agile) Art der Strategie Einfluss auf Ihre:

  • Mitarbeiter (Haltung, Verhalten und Arbeitsweisen)
  • Produkte und Dienstleistungen (Entwicklung und Fertigstellung)
  • gesamte Organisation (Prozesse)

haben wird. Agile Werte und Prinzipien sowie agile Praktiken und Methoden (z.B. Scrum, Design Thinking oder Jobs-to-be-done), die der Umsetzung dienen, bilden die Basis für Ihre agile Strategieentwicklung. Sie sind untrennbar miteinander verbunden und damit als ein ganzheitlicher Ansatz zu verstehen.

Agile Strategieentwicklung vs. klassische Strategieentwicklung

Agile Strategieentwicklung unterscheidet sich vom klassischen Weg der Strategieentwicklung im Wesentlichen durch das sog. „Agile Mindset“, also eine agil geprägte Haltung und Perspektive, sowie durch ein grundlegend verschieden handlungsaktives methodisches Vorgehen.

Im Duden werden dem Wort „agil“ Eigenschaften „von großer Beweglichkeit, regsam und wendig“ zugeschrieben. Im übertragenden Sinne zeichnet sich demnach eine agile Grundhaltung insbesondere durch Einstellungen und Fähigkeiten aus, die Faktoren wie Ungewissheit, Unsicherheit und Veränderungen akzeptieren und diesen situativ wie konstruktiv begegnen. Somit fokussiert sich agile Strategieentwicklung insbesondere darauf, bei einer grundlegenden und richtungsweisenden Orientierung dennoch ausreichend anpassungsfähig zu bleiben und vor allem handlungsschnell agieren zu können.

Zertifikatslehrgang Produktmanager/in

Die Produktmanagerin oder der Produktmanager kann als zentrale Anlaufstelle für das operative Marketing angesehen werden. Ihre bzw. seine Arbeit legt den Grundstein für den Erfolg eines bestimmten Produkts oder einer Produktgruppe. Bilden Sie sich mit dem Lehrgang „Zertifizierte/r Produktmanager/in (DIM)“ zum erfolgreichen Produktmanager weiter. Erfahren Sie im Rahmen unserer Weiterbildung die wichtigsten Fachkenntnisse für Ihre Arbeit als Produktmanager:innen!

Digitalisierung und Globalisierung als Treiber

Agile Strategieentwicklung steht besonders deshalb hoch im Kurs, weil auf dem breiten ökonomischen Spielfeld sowohl Konkurrenz, Komplexität als auch Geschwindigkeit kontinuierlich zunehmen. Digitalisierung und Globalisierung sind wesentliche Treiber dafür, dass zunehmend neue Geschäftsfelder und Wertschöpfungsketten entstehen, welche die bisher Etablierten teils disruptiv verdrängen und ersetzen. Agile Strategieentwicklung unterstützt vor diesem vermehrt ungewissen Hintergrund, sich permanent, vorausschauend und damit frühzeitig, auf neue mögliche Situationen einzustellen und geeignete Handlungsoptionen zu entwickeln.

Unterschied und Verbindung von agilen Werten, Prinzipien, Praktiken und Methoden

Agile Prinzipien gelten allgemeingültig und sind nicht verhandelbar. Sie folgen Leitlinien (Werten) und legen Spielregeln (Prozesse, Praktiken, Methoden) für die gemeinsame Arbeit fest. Agile Strategieentwicklung kann mit der grundlegenden Frage überschrieben werden: In welcher Form und nach welchen Regeln möchten wir als (agiles) Team und als (agile) Organisation gemeinsam erfolgreich arbeiten?

Hierbei besteht ein Unterschied und gleichzeitig eine Verbindung zwischen den agilen Werten, Prinzipien, Praktiken und Methoden. Während ein agiler Wert eine gewünschte Leitvorstellung beschreibt (z.B. Transparenz), legt das korrespondierende agile Prinzip die dazu konkrete Handlungsanweisung fest (regelmäßiger Austausch und offene Kommunikation). Die dazu passende Praktik (kurze tägliche Reports mit Aus- und Rückblick auf den jeweils aktuellen Projektstand) ist wiederum Bestandteil einer Methode (z.B. Scrum).

Prinzipien einer agilen Strategie

Folgende fünf agilen Werte sind beispielhaft Scrum entnommen, einer sehr verbreiteten und häufig verwendeten agilen Projektmanagementmethode zur Umsetzung agiler Strategien:

  • Offenheit/Transparenz
  • Mut
  • Respekt
  • Fokussierung
  • Verbindlichkeit

Die den Werten entsprechenden Prinzipien konkretisieren, in welcher Art und Weise der jeweilige Wert beim arbeitsteiligen Miteinander mit Leben erfüllt werden soll. Bezogen auf die fünf genannten Werte können die Prinzipien so formuliert werden:

  • Offenheit/Transparenz: Persönliche Interaktion und Kommunikation in Form eines gemeinsamen, regelmäßigen Austauschs bilden Grundlage für ein gemeinsames Verständnis – sowohl im Team als auch in Diskussionen mit Kunden und weiteren Stakeholdern.
  • Mut: Autonom arbeitende und entsprechend bevollmächtigte Teams sind ermächtigt, sich selbst zu organisieren und eigene Entscheidungen zu treffen. Eine konstruktive Fehler- und Lernkultur versteht sich dabei als Ausgangspunkt für die Ermutigung, Fehler machen zu dürfen, um daraus zu lernen.
  • Respekt: Die sich selbstorganisierenden Teams sind respektierte Experten und wissen am besten, mit welchen Werkzeugen und Methoden sie ihre Zusammenarbeit gestalten, optimieren und erfolgreich zum Ziel zu führen. Ein wertschätzender und respektvoller Umgang gilt dabei als Fundament für ein konstruktives Miteinander.
  • Fokussierung: Dies bedeutet im Kern, Prioritäten zu setzen. Durch die Priorisierung sollen sowohl die Teams als auch die gesamte Organisation zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten. Im Prozessverlauf gilt es immer wieder zu entscheiden, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge, wie oder auch gar nicht angegangen werden.
  • Verbindlichkeit: Als eigenverantwortlicher Teil eines Teams bzw. der gesamten Organisation gilt es, termingerecht handfeste Arbeitsergebnisse zu produzieren. Darunter sind relevante und funktionierende Lösungen zu verstehen, statt bloßer Auflistungen ausgeführter Aktivitäten.

Unsere passenden Seminare zum Thema

Das Seminar Business Development liefert spannende Inhalte: Im zweitägigen Seminar werden Handlungsempfehlungen, Methoden und Tipps und Tricks für Ihre Projekte diskutiert, die Sie im Rahmen des Business Development unterstützen. Ebenfalls spannende Inhalte bietet das Seminar Agiles Marketing, wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung von agilen Methoden benötigen!

Vorteile agiler Strategieentwicklung

Agile Strategieentwicklung besitzt gegenüber der klassischen Vorgehensweise einige offensichtliche Vorteile. Diese beziehen sich durchweg auf eine höhere Flexibilität sowie verbesserter Effektivität und Effizienz im Zuge der Bewältigung zunehmend komplexer unternehmerischer Herausforderungen. Während bspw. bei der klassischen Variante zum Projektstart ein relativ statisch abzuarbeitendes Pflichtenheft erstellt wird, dem umfassende Dokumentationen folgen, schafft agile Strategieentwicklung Voraussetzungen, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Damit reduziert sich bspw. das Risiko, dass ein (Teil-) Projekt scheitert. 

Insbesondere schaffen agile Prinzipien einen allgemeingültigen Handlungsrahmen für alle Beteiligten. Gemeinsame Ziele, autonomes, eigenverantwortliches und fokussiertes Arbeiten erhöhen Motivation, Ressourceneffizienz und Verbindlichkeit. Ein kontinuierlicher Austausch mit lösungsorientiertem Feedback führt letztlich dazu, flexibel und schnell zum Ziel zu gelangen. Agile Strategieentwicklung setzt demnach stärker auf Geschwindigkeit, notwendige Anpassungen und Flexibilität. Weniger auf das Streben nach einer einzig, vermeintlich besten Lösung.   

Agile Strategieentwicklung - Tipps für die Umsetzung

Agile Strategieentwicklung im Unternehmen einzuführen und dauerhaft fortzuführen stellt hohe Anforderungen an Führungsetage, Mitarbeiter, Kunden und Prozesse. Agiles arbeiten setzt sowohl eine bestimmte Haltung als auch bestimmte Fähigkeiten voraus. Die Bereitschaft, sich immer wieder auf veränderte Situationen neu einzulassen, alte Muster loszulassen und über Bord zu werfen, erfordert ein funktionierendes Change Management.  

Agile Strategieentwicklung bedeutet daher letztlich auch einen Kulturwandel. Folgende Tipps in Form der „3K“ (Klarheit, Kompetenz und Konsequenz) können Ihnen bei der Einführung und Umsetzung helfen: 

  • Klarheit

Bevor Sie agile Strategieentwicklung in die Umsetzung bringen, beantworten Sie sich selbst einige Leitfragen: Warum? Warum jetzt? Wozu? Was soll anders werden? Welche Werte sind wichtig und passen zu Unternehmen und Mitarbeiter*innen? Wodurch wird die aktuelle Unternehmenskultur geprägt? Wie ist Ihre Vorstellung davon, wie Veränderung im Unternehmen dauerhaft gelingen kann?  

  • Kompetenz

Lassen Sie sich bei dem Prozess extern von erfahrenen Experten unterstützen. Holen Sie sich selbst, Ihre Mitarbeiter*innen und ggf. auch andere Stakeholder (Kunden, Lieferanten, Investoren etc.) dort ab, wo sie aktuell stehen. Planen Sie für die angestrebte Transformation ausreichend Zeit und weitere (personelle und finanzielle) Ressourcen ein. Agile Strategieentwicklung bedeutet, dauerhaft Veränderungen zu etablieren. Sie laufen einen Marathon. Im Sprint ist es nicht zu schaffen.  

  • Konsequenz

Agile Strategieentwicklung umzusetzen heißt, beharrlich und konsequent zu sein. Dazu gehören Forderung und Förderung. Kreieren Sie deshalb eine breit akzeptierte Lern- und Fehlerkultur. Alte Muster haben einen großen Zeitvorsprung. Um hier nicht vorschnell wieder in vergangene und nicht mehr gewünschte Denkweisen und Abläufe zu verfallen, müssen alle Beteiligten Wunsch, Willen und Überzeugung mitbringen, mit den neuen (agilen) Prinzipien und Regeln gemeinsam zum Ziel kommen zu wollen.   

Agile Strategieentwicklung

Fazit 

Agile Strategieentwicklung ist kein Tool, das man mal eben so einsetzt. Es bedarf einer entsprechend agilen Grundhaltung und dem offenen Verständnis gegenüber einer stetigen Veränderungsbereitschaft. Agile Werte, Prinzipien, Praktiken und Methoden bilden das Handwerkszeug, mit dem Teams offen, mutig respektvoll, fokussiert und verbindlich an die anstehenden Aufgaben herantreten. Agile Strategieentwicklung funktioniert nur dann, wenn die agilen Prinzipien verinnerlicht und konsequent gelebt werden. Fundament bildet eine Unternehmenskultur, die dazu ermutigt, aus Fehlern lernen zu dürfen. Führungskräfte müssen loslassen können und Mitarbeiten müssen ihre Arbeit verbindlich, eigenverantwortlich und lösungsorientiert zum Ziel führen. Agile Strategieentwicklung wird damit immer noch nicht zu einem Selbstläufer. Sie besitzen damit jedoch gute Voraussetzungen, so dass ihre Umsetzung gelingen kann.  

Sie haben noch Fragen zur agilen Strategieentwicklung? Scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren!

Bastian Foerster

Bastian Foerster

Tel.: +49 (0)221 - 99 555 10 16
Fax: +49 (0)221 - 99 555 10 77
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#AgileStrategieentwicklung #Flexibilität #AgilePrinzipien #DIM #Marketing

Scrum Board – das Must-Have im modernen Marketing

Eine treffende Organisation und eine genaue Übersicht sind im Marketing von größter Bedeutung. Genau aus diesen Gründen erfreuen sich die Scrum Boards im Marketing größter Beliebtheit. Vereinfacht gesagt bietet Ihnen dieses die Möglichkeit, den Status eines oder mehrerer Projekte zu überwachen. Daraus ergeben sich gleich mehrere Vorteile. Was ein Scrum Board genau ist, welchen Nutzen es mit sich bringt und welche Elemente vorhanden sein müssen, erfahren Sie im Folgenden.

Definition: Was ist ein Scrum Board?

Ein Scrum Board ist eine Unterstützung, die heutzutage aus den meisten Marketingabteilungen nicht mehr wegzudenken ist. Mit Hilfe eines solchen Boards lassen sich eines oder mehrere Projekte überprüfen und der Status einsehen. Darüber hinaus unterstützt das Scrum Board dabei, allen am Projekt Beteiligten den gleichen Wissensstand zu vermitteln. In der Regel kommt ein Scrum Board vor allem zum Einsatz, um sogenannte Sprintplanungen für die jeweiligen Projekt-Teams aufzustellen. Damit unterscheidet sich das Scrum Board von seinem nahen Verwandten, dem Kanban Board. Letzteres dient vor allem dazu, aktuell laufende Arbeiten zu verwalten und zu managen. 

Wie ein Scrum Board genau aufgebaut wird, ist grundsätzlich jedem Ersteller selbst überlassen. In aller Regel werden farbliche Kennzeichnungen wie unterschiedliche Karten oder Farben genutzt. Aber auch funktionale Kennzeichen sind möglich. Wie umfangreich das Scrum Board dabei gestaltet wird, ist ebenfalls variabel. Viele Marketingexperten schwören darauf, das Scrum Board so übersichtlich wie möglich zu halten und dieses demnach auf nur wenige Punkte zu reduzieren. Unterschiede gibt es zudem in der allgemeinen Darstellung: Während viele Marketingexperten ein Scrum Board am Computer bzw. digital einrichten, muss in anderen Fällen das klassische Whiteboard herhalten.

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Elemente eines Scrum Boards

Die Elemente eines Scrum Boards sind nicht fest vorgegeben, sondern sollten bestenfalls individuell für die Projekte und Projektmitglieder bestimmt werden. Generell gilt dabei, dass die Struktur so übersichtlich wie möglich gehalten werden sollte. Die simpelste Form eines Scrum Boards ist auf drei Elemente reduziert: Zum einen Arbeiten, die erledigt werden müssen. Zum anderen Arbeiten, die bereits erledigt wurden oder erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Mit Hilfe der verschiedenen Aufgabenkarten können diese einfach dem jeweiligen Status zugeordnet werden. 

Die Aufgabenkarte enthält ebenfalls unterschiedliche Elemente. In der Regel ist hier ein Titel oder eine Aufgabenbeschreibung zu finden. Darüber hinaus sollten auch die Priorität und der mögliche Aufwand formuliert werden. Hilfreich ist es zudem, mögliche Abhängigkeiten darzustellen. So ist immer ersichtlich, wenn eine Aufgabe aufgrund einer nicht beendeten vorherigen Aufgabe noch nicht bearbeitet werden kann. Zur besseren Übersicht haben wir die möglichen Elemente des Scrum Boards hier einmal aufgelistet: 

  • User-Stories: Die Spalte für die User-Stories sollte eine Kurzbeschreibung der jeweiligen Aufgabe enthalten. 
  • To Do: In diese Spalte werden Aufgaben einsortiert, die noch erledigt werden müssen. Aufgaben mit höherer Priorität sollten oben in der Spalte stehen. 
  • Doing (WIP): In der Spalte Doing sind die Aufgaben einsortiert, die gerade bearbeitet werden (Work in Progress). 
  • Test: Die Test-Spalte wird genutzt, um Projekte vor dem Launch oder der Veröffentlichung in einer Testumgebung zu prüfen und dies hier darzustellen. 
  • Done: Die Spalte für erledigte Aufgaben bildet die letzte Kategorie-Spalte des Scrum Boards. Ziel ist es, alle Aufgaben früher oder später in die Done-Spalte verschieben zu können.
Scrum Board

Nutzen eines Scrum Boards

Klar: Der wohl größte Nutzen der Scrum Boards liegt darin, den Status eines oder mehrerer Projekte sofort überprüfen zu können. Das ist jedoch längst nicht der einzige Vorteil. Überprüfen lässt sich anhand der verschiedenen Prioritäten und Aufgaben auch, ob das Team derzeit an den richtigen Dingen arbeitet oder seinen Fokus lieber anderweitig ausrichten sollte. Wesentlich erforderlich ist hierfür ein dauerhaft nachvollziehbarer Aufbau im Scrum Board. Die wichtigste User Story und die dazugehörigen Aufgaben sollten ganz oben stehen. Sind hier dann langfristig keine Fortschritte zu erkennen, für untere Aufgaben aber schon, deutet dies auf eine verschobene Priorisierung hin. 

Einen großen Nutzen bieten die Scrum Boards im Marketing zudem bei der Kontrolle der Zusammenarbeit. Da die einzelnen Teammitglieder auf Aufgaben verteilt werden, lässt sich deren Bearbeitung leicht nachvollziehen. So ergibt sich oftmals ein genauer Blick darauf, ob die Zusammenarbeit im Team gut läuft oder hier mehrere Einzelkämpfer nebeneinander arbeiten. In diesem Zusammenhang lässt sich zudem die mögliche Unterstützung von Teammitgliedern durch andere Teammitglieder nennen. Klemmt ein Projekt an einer Stelle, weil der Mitarbeiter nicht weiterkommt, können die anderen Teammitglieder dies mit dem Scrum Board nachvollziehen und Unterstützung leisten.

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Tipps zur Umsetzung

Das Scrum Board kann ein mächtiges Werkzeug sein. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass dieses auch effektiv umgesetzt wird. Genau aus diesem Grund wollen wir Ihnen zusätzlich noch ein paar Tipps für die Umsetzung mit an die Hand geben. Es kann zum Beispiel hilfreich sein, durch kurze und effektive Meetings das Scrum Board zu unterstützen. Alle Mitarbeiter werden auf den aktuellen Stand gebracht und mögliche Problemstellen identifiziert. Darüber hinaus sollte ein Scrum-Board-Admin bestimmt werden, der möglichst als einziger Beteiligter die vollen Zugriffsrechte für das jeweilige Board erhält. 

Darüber hinaus sollte die Aufgabe natürlich möglichst detailliert erstellt werden. Je mehr Informationen für die Mitglieder bereitstehen, desto effektiver wird sich die Aufgabe meistern lassen. Die dafür notwendigen Ressourcen sollten möglichst realistisch eingeschätzt und zugeordnet werden, um hier keine Komplikationen zu fördern. Generell gilt zudem, dass das Scrum Board so umfangreich wie nötig, aber so übersichtlich wie möglich gestaltet werden sollte. 

  • Ergänzende Kommunikation durch kurze, effektive Meetings 
  • Bestimmen Sie einen Scrum-Board-Admin 
  • Aufgaben möglichst detailliert erstellen 
  • Ressourcen realistisch einschätzen und zuordnen 
  • So umfangreich wie nötig, so übersichtlich wie möglich

Fazit

Für ein agiles Marketing ist das Scrum Board eigentlich unverzichtbar. Dieses liefert stetig einen aktuellen Überblick über die Projekte und deren Status. Darüber hinaus können mögliche Schwachstellen identifiziert und beseitigt werden. Wichtig für die effektive Nutzung eines Scrum Boards ist der strukturierte Aufbau, der so übersichtlich wie möglich, aber auch so umfangreich wie nötig gestaltet werden sollte. Hilfreich kann es zudem sein, die Kommunikation rund um das Projekt mit kurzen und prägnanten Meetings zu unterstützen.

Sie haben Fragen zum Thema Scrum Board? Kontaktieren Sie uns gerne!

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#ScrumBoard #Scrum #Board #Marketing #Projektmanagement #Agilität #agil

Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Wer sich auf der Suche nach Möglichkeiten befindet, sein Projektmanagement in den unterschiedlichsten Bereichen zu optimieren, stößt vergleichsweise schnell auf das sogenannte Magische Dreieck. Unter dieser Bezeichnung werden mehrere Bereiche zusammengefasst. Unter anderem kann so deutlich aufgezeigt werden, dass ein „perfektes Projektmanagement“ auf mehreren Säulen aufgebaut ist – und dass es dementsprechend unerlässlich ist, den Blick über den Tellerrand zu wagen.

Definition

Das Magische Dreieck bezieht sich auf die Faktoren, die im Bereich des Projektmanagements eine besonders wichtige Rolle spielen. Hierzu zählen vor allem die Zeit, die Leistung und die Kosten. (Der Bereich der Leistung wird oft auch durch die Begriffe „Ergebnis“ bzw. „Qualität“ ausgedrückt.) Der größte Erfolg liegt – per Definition – in der Mitte des Magischen Dreiecks. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass sich immer dann Optimierungspotenzial zeigt, wenn der Schwerpunkt eben nicht mehr in der Mitte, sondern stattdessen in einer der Ecken liegt. Nur dann, wenn alle drei Bereiche ausgelotet sind und zueinander im idealen Verhältnis stehen, läuft alles optimal.  

Wer sich das Ganze bildlich vorstellen möchte, konstruiert ein Dreieck, an dessen Ecken jeweils die Begriffe „Leistung“, „Zeit“ und „Kosten“ stehen. In der Mitte befindet sich das jeweilige Ziel.  

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Dimensionen

Damit auch wirklich optimal mit dem Magischen Dreieck gearbeitet werden kann, ist es wichtig, sich ein wenig genauer mit dessen Dimensionen zu befassen. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, was mit dieser Aussage gemeint ist: 

1. Die Zeit 

Zeit bedeutet in diesem Zusammenhang eher „Zeitplanung“. Genaugenommen handelt es sich hierbei um das Startdatum und um das Ende des betreffenden Projekts. Besonders wichtig ist es hierbei jedoch auch, die entsprechenden Details zu berücksichtigen. Vor allem längere Projekte basieren nicht selten auf „Zwischenetappen“. Auch diese kleineren Ziele sollte im „großen Ziel“ berücksichtigt werden. Wer sein Projekt von Vornherein in Etappen aufteilt, profitiert oft von einer bessern Übersicht über die einzelnen Strukturen.  

2. Die Kosten 

Die Frage „Was kostet mich mein Projekt?“ sollte natürlich auch nicht ausgeklammert werden. Ansonsten wird es für das betreffende Unternehmen schwer, wirtschaftlich zu arbeiten. Um noch transparenter und fundierter planen zu können, braucht es als „Gegenpol“ natürlich das zur Verfügung stehende Budget. Es gilt als eine Art Limit, das nicht überschritten werden darf. Sollte sich zeigen, dass sich das Projekt nicht mit den zur Verfügung stehenden Mitteln realisieren lässt, ist es an der Zeit, frühzeitig zu reagieren und neu zu planen. Auf diese Weise kann die Basis für ökonomisches Handeln geschaffen werden.  

3. Die Leistung 

In diesem Bereich ist es wichtig, sich mit der Frage „Was möchte ich mit meinem Projekt erreichen?“ auseinanderzusetzen. Die Leistung steht dementsprechend am Ende und sollte allen, die am Projekt teilnehmen, bekannt sein. Klingt selbstverständlich? Das ist es leider nicht. Vor allem in großen Unternehmen kommt es immer wieder zu Missverständnissen in diesem Bereich. Eine ausgefeilte Projektplanung hilft weiter.  

Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, das magische Dreieck nicht nur zum Beginn eines Projektes, sondern auch währenddessen und am Ende zu berücksichtigen und immer wieder neu im Auge zu behalten. Weiterhin ist es auch immer wichtig, besagtes Dreieck zur „Projektnacharbeit“ zu verwenden. Auf diese Weise kann schnell in Erfahrung gebracht werden, ob alles richtig geplant wurde und ob gegebenenfalls beim nächsten Mal eine andere Herangehensweise gewählt werden sollte.  

Um genau das herauszufinden, ist es wichtig, dass alle drei Werte im richtigen (und dementsprechend in einem gleichmäßigen) Verhältnis zueinander stehen. So kann der Projekterfolg (oder -misserfolg) abschließend neutral beurteilt werden.  

Zielkonflikte 

Im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck ist auch immer wieder von Zielkonflikten die Rede. Doch wie können diese sich genau zeigen? Grundsätzlich gilt, dass sich solche Konflikte meist nur dann zeigen, wenn die drei Faktoren in einem nicht idealen Verhältnis zueinander stehen. Ein klassisches Beispiel hierfür: Die Erwartungen von Kunden an eine Marke verändern sich und das „alte“ magische Dreieck funktioniert nicht mehr so wie gewünscht. In diesem Fall stehen die einzelnen Ziele einander schnell im Weg.  

Dies ist besonders oft in den folgenden Fällen gegeben: 

1. Kosten und Zeit widersprechen sich 

Kosten und Zeit stehen dann nicht mehr im richtigen Verhältnis zueinander, wenn sich die Deadline, also die Abgabefrist eines Projektes, verändert. Um ein bestimmtes Datum überhaupt noch halten zu können, ist es dann meist wichtig, dass mehr Personal eingesetzt wird. Genau das sorgt letztendlich für eine Erhöhung der Kosten. Im schlimmsten Fall wird hiermit das Budget überschritten.  

2. Leistung und Zeit widersprechen sich 

Wurde der Leistungsanspruch zu hoch angesetzt, ist es oft nötig, die anberaumte Deadline nach hinten zu verschieben. Alternativ wäre es auch möglich, sich mit weniger Leistung zufriedenzugeben oder mehr Geld zu investieren. So oder so: Das magische Dreieck gerät so schnell aus dem Lot. Neben der Gefahr einer Budgetüberschreitung kann es letztendlich auch sein, dass die Kundenzufriedenheit abnimmt.  

3. Kosten und Leistung widersprechen sich 

Wer entscheidet – warum auch immer – weniger Geld in ein Projekt zu investieren, muss oft sowohl zeitlich als auch mit Hinblick auf die Leistung Einbußen hinnehmen. Ansonsten kann es sein, dass die Wirtschaftlichkeit eines Projektes leidet.  

So unterschiedlich die drei verschiedenen Ecken des magischen Dreiecks auch sein mögen, haben sie dennoch eines gemeinsam: Ihre Verbindung zueinander. Und genau diese sorgt dafür, dass sich, wenn sich ein Parameter verändert, automatisch auch die anderen beiden verändern. Ausgestattet mit diesem Hintergrundwissen erklärt es sich von selbst, weshalb viele Marketing Agenturen dazu raten, eine Art Reserve einzubauen. Auf diese Weise kann oft sichergestellt werden, dass die Gegenreaktion auf eine etwaige Verschiebung nicht allzu stark ausfällt. Je mehr im Vorfeld am magischen Dreieck und an möglichen Eventualitäten gearbeitet wird, desto besser lässt sich in der Regel auch mit Zwischenfällen umgehen. Das Ergebnis: Alle drei Werte bleiben weitestgehend ausgeglichen.  

Das Ziel, das durch das Arbeiten auf der Basis des magischen Dreiecks verfolgt wird, basiert jedoch nicht nur auf wirtschaftlichem Handeln, sondern letztendlich auch auf der Kundenzufriedenheit. Oder anders: Der Kunde sollte das erhalten, was er sich wünscht – selbstverständlich in der erwarteten Qualität.  

Zertifikatslehrgang Produktmanager/in

Sie möchte auch über das Magische Dreieck hinaus Ihre Kompetenzen im Projektmanagement stärken? Im Rahmen unseres Zertifikats-Lehrgang Agiler Projektmanager lernen Sie Konzepte, Methoden und Tools kennen, die es Ihnen ermöglichen, Produktivität mit agilem Arbeiten zu verbinden.

Nutzen 

„Was bringt es eigentlich, sich die Mühe zu machen, ein magisches Dreieck auszuarbeiten?“ – hierbei handelt es sich um eine berechtigte Frage. Immerhin nimmt das Erarbeiten des Dreiecks durchaus Zeit in Anspruch. (Wer keine Lust darauf hat, diese zu investieren, kann selbstverständlich auch eine professionelle Marketingagentur damit beauftragen, ein entsprechendes Dreieck zu erstellen. Auf diese Weise ist es möglich, eine fundierte Basis für alle weiteren Arbeiten am Projekt zu schaffen.) 

Aber was bringt das Ganze eigentlich? Welche Vorteile bietet das magische Dreieck im Projektmanagement? Die folgenden Details gelten in der Regel als besonders überzeugend:

  •  Mit dem magischen Dreieck lassen sich Projekte in der Regel viel besser planen 

… unter anderem auch deswegen, weil die Verbindung zwischen den einzelnen Ecken allein durch die Visualisierung oft besser deutlich wird. Gleichzeitig wird anhand des Dreiecks unterstrichen, dass es immer sinnvoll ist, auf eine Art „Puffer“ zu setzen, um bestmöglich gegen unerwartete Zwischenfälle gewappnet zu sein.  

  • Die Konstruktion hilft dabei, die Unternehmensziele nicht aus dem Fokus zu verlieren 

Wer ein magisches Dreieck erstellt bzw. erstellen lässt, wird quasi dazu „gezwungen“, sich mit seinen eigenen Zielen auseinanderzusetzen. Oft zeigt sich hierbei, dass auch besagte Ziele mehr Gemeinsamkeiten haben als angenommen. So sind beispielsweise Umsatzsteigerungen meist direkt mit einer höheren Kundenzufriedenheit verbunden usw.. 

  • Die Planung eines Projekts wird erleichtert 

Niemand sollte ein Projekt „ins Blaue hinein“ starten. Stattdessen ist es umso wichtiger, sowohl Beginn als auch Ende und alle Zwischenschritte zu planen. Das magische Dreieck hilft dabei, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Die besagte Übersicht sorgt dann schlussendlich auch dafür, dass etwaige Risiken frühzeitig erkannt und bei der weiteren Planung berücksichtigt werden können.  

  • Puffer ermöglichen flexibleres Handeln 

Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass auch im Zusammenhang mit den bestgeplantesten Projekten Zwischenfälle auftauchen können, die eine neue Ausrichtung erforderlich machen. Wer es hier schafft, die oben erwähnten Puffer zu setzen, verschafft sich „ganz nebenbei“ ein etwas höheres Maß an Flexibilität. So lassen sich Planänderungen oft deutlich leichter realisieren, ohne dass das jeweilige Ziel ins Wanken gerät.  

  • Ein magisches Dreieck ist auch in der Rückschau sinnvoll 

Das Konstrukt mit den drei miteinander verbundenen Elementen kann auch wunderbar dazu genutzt werden, um ein Projekt, das bereits abgeschlossen wurde, nachträglich zu analysieren und Fragen wie „Was lief gut?“ und „Was lief schlecht?“ zu beantworten. So lassen sich mitunter auch Rückschlüsse auf kommende, ähnliche Projekte ziehen.  

Damit jedoch diese und weitere Vorteile des magischen Dreiecks auch wirklich bestmöglich genutzt werden können, ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Projektberichte zu erstellen und die verschiedenen Zwischenstände auszuwerten. Sollte sich in diesem Zusammenhang zeigen, dass die drei Ecken in ein falsches Verhältnis zueinander verschieben, kann so rechtzeitig gegengesteuert werden. 

Fazit 

Von einigen Experten und auch in der Fachliteratur wird hin und wieder kritisiert, dass auch das magische Dreieck kleine „Schwachstellen“ aufweist. Und in der Tat handelt es sich hierbei um kein „Allheilmittel“, das als Garantie für ein funktionierendes Projekt angesehen werden könnte. Gleichzeitig sollten die Vorzüge, die dieses Konstrukt mit sich bringt, auch auf keinen Fall unterschätzt werden.  

Vor allem dann, wenn das magische Dreieck akribisch erstellt und gepflegt wird, ergibt sich hieraus ein hohes Maß an Transparenz, dass einzelne Details eines Projekts nicht nur nachvollziehbarer, sondern auch oft effizienter werden lässt.   

Einige seiner besonderen Vorzüge kann das magische Dreieck mit Hinblick auf vorbeugende Maßnahmen ausspielen. Mit seiner Hilfe kann letztendlich auch das Risiko, das ein Projekt mit sich bringt, oft besser kalkuliert werden. Professionelle Marketingagenturen haben das Erstellen des Dreiecks, basierend auf den individuellen Charakteristika der jeweiligen Firmen, mittlerweile in ihr Leistungsportfolio aufgenommen.  

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Bastian Foerster

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#Projektmanagement #MagischesDreieck #Projektplanung #AgilesProjektmanagement

Stacey Matrix – Orientierung bei unsicheren Problemlagen

Die Stacey Matrix, benannt nach dem britischen Professor für Management Ralph D. Stacey, leistet in ihrer Ursprungsform eine strukturierende Hilfestellung bei der Auswahl von Managementstrategien unter Unsicherheit. In der Praxis finden Sie die Stacey Matrix häufig auch im engen Zusammenhang mit dem sog. Cynefin-Framework, das 1999 von Dave Snowden entwickelt wurde. Beide Ansätze ordnen Problemsituationen nach den vier Problemlagen „einfach“, „kompliziert“, „komplex“ und „chaotisch“.

Stacey Matrix und Cynefin-Framework

Die Stacey Matrix visualisiert in ihrer schematischen Darstellung insbesondere den Zusammenhang zwischen Anforderung (Was) und Lösungsansatz (Wie). Darüber hinaus gibt Ihnen das Cynefin-Framework für jede der vier Cluster spezifische Handlungsempfehlungen (z.B. agieren, reagieren, analysieren oder probieren). Diese unterscheiden sich abhängig von der jeweiligen Einordnung. Eine praktische Anwendung findet sich in der Kombination von Stacey Matrix und Cynefin-Framework, wenn es beispielsweise um die Frage geht, welche (agile) Arbeitsmethode zur Lösung welcher Problemsituation eingesetzt werden soll. Hier zeigt sich, dass bei einfacher Problemstellung noch traditionelle Methoden als Lösungsansatz ausreichen, während bei zunehmenden komplexen bis hin zu chaotischen Situationen vermehrt agile Methoden (z.B. Scrum, Kanban Board oder Design Thinking) vorteilhaft erscheinen.

Stacey Matrix „Wie-Achse“ und „Was-Achse“

Streng genommen stellt sich die Stacey Matrix zunächst weniger als eine Matrix, denn mehr als ein Koordinatensystem mit zwei Achsen dar. Dabei wird die horizontale Achse „Wie-Achse“ und die vertikale Achse als „Was-Achse“ bezeichnet.

  • Wie-Achse: Mit welcher Methode kann eine Problemstellung so gelöst werden, dass das bestmögliche Ergebnis erzielt wird? Dabei kann die potenzielle Lösung in ihrer Ausprägung „klar und bekannt“ aber auch „unbekannt und völlig neu“ sein.
  • Was-Achse: Mit welchem Problem sind wir konfrontiert und was ist die konkrete Aufgabenstellung? Diese kann sich entweder als „klar und eindeutig“ oder als „unklar und mehrdeutig“ herausstellen.

In dieses zweidimensionale Koordinatensystem lassen sich dann diagonal von links unten nach rechts oben die vier Kategorien „einfach“, „kompliziert“, „komplex“ und „chaotisch“ abtragen, so dass die Stacey Matrix entsteht. Je weiter man auf dieser Diagonalen nach rechts oben wandert, desto weiter entfernt man sich aus der Komfortzone, in der sowohl Problemstellungen als auch mögliche Lösungen noch überschaubar sind.

Stacey Matrix

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Stacey Matrix - einfach, kompliziert, komplex und chaotisch

Folgend werden die in der Stacey Matrix verwendeten Kategorien bzgl. ihres inhaltlichen Verständnisses näher definiert:

  • Bei einer einfachen Aufgabenstellung können Sie ohne großen Aufwand das Problem beschreiben und auf bekannte Lösungen zurückgreifen. Diese Lösungen haben sich in vergleichbaren Problemlagen bereits bewährt und bieten deshalb eine relativ hohe Gewissheit und Vorhersagbarkeit in Bezug auf die erfolgreiche Lösung der Aufgabe. So können Sie beispielsweise auf Basis von „Best Practices“, vorliegender Checklisten oder einer eher traditionellen Projektmanagement-Methode die Problemlösung zügig angehen und vorantreiben.
  • Komplizierte Problemfelder erkennen Sie daran, dass eine Vielzahl von Handlungsmöglichkeiten mit einer jeweilig bestimmten Kausalität verknüpft sind. Hier ist die Vielzahl dafür verantwortlich, dass Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, tiefergehend analysieren und planvoll vorgehen sollten.
  • Komplexe Umgebungen sind dadurch gekennzeichnet, dass viele Variablen in gegenseitiger Wechselwirkung zueinanderstehen. In dem Fall hilft Ihnen auch eine weitreichende Analyse nicht weiter. Es ist Ihnen unmöglich, genaue Vorhersagen zu treffen. Hier wird nur die Vorgehensweise von „Trial and Error“ dazu führen, aus aufgestellten Hypothesen und den jeweilig resultierenden Ergebnissen sukzessiv zu lernen.
  • Gemeinhin verstehen wir unter Chaos den Zustand völliger Unordnung. In einer solchen Situation sind weder die exakten Anforderungen noch die Spuren eines möglichen Lösungskorridors zu erkennen. Um im Chaos Klarheit und zunehmende Sicherheit zu gewinnen, sind in erster Linie schnelles Handeln und ein experimentelles Vorgehen von Nöten. Langwierige Analysen oder endlose Diskussionen über das Für und Wider wirken eher kontraproduktiv und führen nicht zum Ziel.
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Stacey Matrix – Beispiel Digitalisierung

Die Stacey Matrix können Sie beispielsweise heranziehen, wenn Sie sich dem tieferen Verständnis von Digitalisierung für Ihr Unternehmen nähern möchten. Digitalisierung stellt für viele nicht nur eine große Herausforderung in Bezug auf die „Wie-Achse“, sondern auch bereits in Bezug auf die „Was-Achse“ dar. Mit folgenden Gedankenschritten gelangen Sie auf der Diagonalen von „kompliziert“ über „komplex“ bis unter Umständen hin zum Punkt „chaotisch“:

  • Digitalisierung ist schon gar nicht einfach aber auch nicht nur kompliziert. Bereits die Implementierung einer Softwarelösung in Verbindung mit digital automatisiert gesteuerten Prozessen (z.B. Kundendialog, Customer Journey), bewirkt eine sofortige wechselseitige Beeinflussung relevanter Parameter (Informations-. Kommunikations- und Kaufverhalten). Damit ist bereits der Tatbestand einer komplexen Herausforderung gegeben.
  • Gerade in noch verhältnismäßig jungen und dynamischen Problemräumen, wie der der Digitalisierung, existiert noch kein breites gemeinsames Verständnis. Damit wandert man in der Stacey Matrix automatisch auf der vertikalen „Was-Achse“ nach oben (unklare und mehrdeutige Anforderung).
  • In Verbindung mit der Erkenntnis, dass auch das „Wie“ noch eher „unbekannt“ wenn nicht gar „völlig neu“ ist, führt ein solch fehlendes Verständnis in der Logik der Stacey Matrix in eine chaotische Problemlage.

Stacey Matrix und Cynefin-Framework Handlungsanweisungen

Anstatt mit einer schnellen, Hauptsache digitalen Umsetzung zu starten, nehmen Sie sich die Zeit, zunächst gemeinsam im Unternehmen zu verstehen, was digitale Transformation eigentlich für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden, Ihre Branche und Ihren Markt konkret bedeutet. Erst dann ist nach und nach ein zielgerichtetes, effektives und effizientes Handeln möglich. In Verbindung von Stacey Matrix und Cynefin-Framework werden den vier Zuständen folgende verschiedene Handlungsalternativen zugeschrieben:

  • Einfacher Problemkontext: Fakten feststellen (wahrnehmen), Auswahl bekannter Regeln vornehmen (klassifizieren) und als Lösung „Best Practice“ anwenden.
  • Komplizierter Problemkontext: Fakten einschätzen, entdeckte Zusammenhänge analysieren, Ziele formulieren, priorisieren, planen, umsetzen und kontrollieren.
  • Komplexer Problemkontext: Experimentieren, Hypothesen anhand der wahrgenommenen Ergebnisse überprüfen, Erkenntnisse entweder adaptieren oder aber neue Hypothesen aufstellen.
  • Chaotischer Problemkontext: schnelles Handeln um Wirkung zu erzeugen, die Auswirkungen wahrnehmen und sichern, darauf weitere stabilisierende Aktionen aufbauen und versuchen schnellstmöglich in Richtung Komplexität zu gelangen.

Anhand dieser Handlungsanweisungen können Sie sehr anschaulich nachvollziehen, wie sich das Thema Digitalisierung Schritt für Schritt weiter in unser Alltagsleben integrieren wird. So gesehen sind auch 25 Jahre Internet im Vergleich zu Entwicklungen anderer Technologien noch eher ein kurzer Zeitraum. Als Sidestep mit aktuellem Bezug sei an der Stelle auf die mitunter chaotisch anmutenden Bewältigungsstrategien im Umgang mit Covid 19 erinnert.

Fazit

Die Stacey Matrix stellt ein geeignetes und nützliches Instrument dar, mit dem Sie sich in neuen Problemräumen schneller orientieren können. Zusammen mit den Handlungsalternativen aus dem Cynefin-Framework, dient Ihnen dies als Navigationshilfe zur Bewältigung Ihrer unternehmerischen Herausforderungen. Vor allem in komplizierten, komplexen oder gar chaotischen Entscheidungssituationen sorgt die Stacey Matrix für mehr Klarheit.

Selbst wenn durch diese erste bloße Einordnung zunächst noch keine Probleme gelöst werden, so braucht es doch gerade in unsicheren Problemlagen Führung und Sicherheit. Dies schaffen Sie nur, wenn Sie wissen, was zu tun ist. Letztlich visualisiert die Stacey Matrix unterschiedliches organisatorisches Handeln und fördert dessen Verständnis. Zusätzlich bietet sie Ihnen einen guten Startpunkt für Reflexionen über die Einflussfaktoren von Kundenwünschen und innovativer Technologien in Bezug auf die eigene bestehende Realität Ihres Unternehmens.

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#StaceyMatrix #CynefinFramework #Management #Problemlösungen

Timeboxing: So optimieren Sie Ihr Zeitmanagement

Timeboxing ist eine interessante Methode für alle, die besser mit ihrer Zeit umgehen wollen. Immerhin ist Zeit unser wertvollstes Gut. Wie wäre es also, wenn Sie Ihr Zeitmanagement so optimieren können, dass Zeiten optimal genutzt werden? Genau auf diesem Grundgedanken basiert das Timeboxing, das sich über einige prominente Anhänger freuen darf. „Masterminds“ wie Bill Gates setzen bereits seit vielen Jahren auf diese agile Methode des Zeitmanagements. Das Gute: Sie können diese Herangehensweise sowohl im privaten Bereich als auch in Ihrem Unternehmen umsetzen. Was Sie über das Timeboxing wissen müssen und welche Vorteile die Methode bringt, erfahren Sie im Folgenden.

Definition: Was ist Timeboxing?

Das Timeboxing ist eine Herangehensweise im Zeitmanagement, die einem simplen Prinzip folgt. Zeiträume und Aufgaben werden hier in Timeboxen, also Zeitblöcken, zusammengefasst. Definiert werden so klare Aufgaben, die innerhalb der jeweiligen Timebox erledigt werden müssen. Eingesetzt wird das Timeboxing sowohl im privaten Bereich als auch in vielen Unternehmen. Im persönlichen Zeitmanagement können Sie so zum Beispiel Ihren Tagesablauf optimal festlegen. Im Unternehmen sind die Timeboxen optimal für die Arbeit in unterschiedlichen Teams geeignet. Mit Hilfe dieser Methode können klare Aufgaben definiert werden. Etwa: „Abschluss der Vorarbeit für Projekt XY in drei Wochen“.

Welchen Umfang eine Timebox mit sich bringt, variiert je nach Umfang und Aufgabe. Definiert werden können die Zeiträume in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen. Gut geeignet ist die Timeboxing-Methode, um die Arbeit mehrerer Abteilungen zu koordinieren. So können zum Beispiel Projekte effektiver bearbeitet werden, wenn alle Abteilungen klaren To-Dos und Aufgaben in festlegten Zeiträumen folgen.

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Nutzen Sie agile Methoden für Ihr Marketing und Projektmangement, um langfristig den Erfolg Ihrer Marketingmaßnahmen und Projekte zu steigern.  Lernen Sie strukturiert und systematisch mit den agilen Tools und Methoden umzugehen. In unseren Seminaren Agiles Marketing und Agiles Projektmanagement erhalten Sie einen strukturierten und umfassenden Überblick über die agile Denkweise, agile Methoden und Techniken.

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Vorteile des Timeboxing

Timeboxing Vorteile

Nicht umsonst erfreut sich die Timeboxing-Methode zahlreicher Anhänger. Richtig angewendet bringt diese einige bedeutende Vorteile mit sich. Grundsätzlich werden Ihr Arbeitsalltag und der Alltag im Privaten deutlich strukturierter. Das hat nicht selten auch ein wesentlich ruhigeres „Klima“ zur Folge. Es wird Ihnen zum Beispiel deutlich leichter fallen, die Arbeit abends hinter sich zu lassen. Zusätzlich dazu sorgt das Timeboxing in der Regel für ein deutlich fokussierteres Arbeiten. Ihre Aufgaben für die einzelnen Zeiträume sind klar definiert. Abweichungen gibt es nicht. Sie lassen sich also nicht von einer neuen E-Mail oder Ähnlichem ablenken. Hierfür haben Sie schließlich eine gesonderte Timebox.

Ein weiterer Vorteil: Mit jeder erledigten Aufgabe steigt Ihre Motivation dadurch, dass Sie ein Erfolgserlebnis genießen können. Zudem schützen Sie sich selbst davor, unangenehme Aufgaben immer weiter aufzuschieben. Ebenso dürfte Ihnen das Abschließen einzelner Aufgaben leichter fallen. Ist die Timebox beendet, muss die Aufgabe abgeschlossen sein. Zeit für weiteren Perfektionismus bleibt somit nicht. Ein „Verrennen“ in die einzelnen Aufgaben wird ausgeschlossen.

  • (Arbeits-)Alltag wird strukturierter und entschleunigt
  • Fokussiertes Arbeiten ohne Ablenkungen möglich
  • Motivation steigt mit jeder erledigten Aufgabe
  • Schützt vor dem Aufschieben von Arbeiten
  • Finalisieren einzelner Aufgaben wird einfacher (nicht in Aufgaben „verrennen“)

Beispiel für Ihren Timebox-Tag im Büro

  • Timebox 1: Beantwortung von E-Mails und Anfragen (8.30 - 9.30 Uhr)
  • Timebox 2: Beratungsgespräch mit Kunde XY (9.35 - 12.00 Uhr)
  • Timebox 3: Mittagspause (12.00 - 13.00 Uhr)
  • Timebox 4: Austausch mit Mitarbeitern (13.00 - 15.00 Uhr)
  • Timebox 5: Abarbeiten von Arbeitspaketen aus Projekt XY (15.00 – 17.00 Uhr)
  • Timebox 6: Planungsbesprechung Projekt XY (17.00 - 17.30 Uhr)

Wie Sie sehen, sind Sie bei der Einteilung der Timeboxen vollkommen frei. Die meisten Timeboxen in unserem Beispiel schließen direkt aneinander an. Eine Ausnahme ist die Timebox 2, die erst fünf Minuten nach Abschluss der Timebox 1 startet. Hier kommt es auf Erfahrungswerte an. Sind Sie dennoch bereits zum 9.30 Uhr bereit für die zweite Timebox, können Sie diese Zeit zum Beispiel zur Vorbereitung auf das Beratungsgespräch nutzen.

Tipps für die Umsetzung

Damit die Timeboxing-Methode von Erfolg gekrönt ist, kommt es auf die Feinheiten an. Sie sollten immer realistische Zeitblöcke festlegen. Andernfalls gerät möglicherweise der gesamte Zeitplan des Tages durcheinander. Um herauszufinden, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen, sollten Sie eine Testphase starten. So finden Sie heraus, welche Zeitblöcke realistisch sind. Unbedingt einbauen sollten Sie dabei einen Puffer. Auch wenn es sich nur um wenige Minuten handelt, kann Ihnen dieser Puffer eine große Hilfe sein. Am Ende der Testphase sollten Sie die Ergebnisse unbedingt auswerten. So können Sie prüfen, wie effektiv das Timeboxing für Sie wirklich war. Welche Aufgaben hätten einen deutlich größeren Zeitblock gebraucht? Welche ToDos können auch mit weniger Zeit zufriedenstellend erledigt werden? Werten Sie die Erfolge der Timeboxes aus. Ganz besonders wichtig ist zudem das disziplinierte Arbeiten. Sie müssen konsequent bleiben und Schlussstriche unter Aufgaben ziehen. Auch wenn dies am Anfang schwerfällt, wird sich der Schritt auszahlen, um insgesamt effizienter zu arbeiten.

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Legende:
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Nur noch wenige Plätze frei!
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Fazit: Zeit effektiver und strukturierter nutzen

Das Timeboxing ist eine hochspannende Methode, um Arbeiten effizient zu erledigen. Im Büro-Alltag können Sie klare Zeitspannen für einzelne Aufgaben festlegen. So wissen Sie am Ende des Tages genau, welche Aufgaben erledigt sein werden. Auch im privaten Rahmen können Sie auf diese Methode des Zeitmanagements zurückgreifen. Freizeit und Alltag lassen sich so strukturierter planen und Sie können einzelne Dinge intensiver genießen. Beim Planen des Timeboxing sollten Sie jedoch jederzeit strukturiert und realistisch vorgehen. Definieren Sie ausreichend lange Zeiträume, um sich nicht selbst zusätzlich unter Druck zu setzen. Zudem sollten Sie sich kleinere Puffer lassen. Vor allem in Besprechungen oder Kundenterminen kann es immer mal länger dauern als gedacht. Die Puffer sorgen dafür, dass derartige Zwischenfälle nicht den gesamten Tagesplan durcheinanderwirbeln.

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#Timeboxing #Timebox #Zeitmanagement #AgileMethoden #Agilität #AgilesProjektmanagement

Design Thinking – agil zum Ziel!

Design Thinking zählt zu den agilen Arbeitsmethoden, die ihren Ursprung oftmals im Bereich der Softwareentwicklung haben. Mit dieser Methode fokussieren Sie die Entwicklung von Lösungsansätzen komplexer Problemstellungen aus Sicht der Anwender oder Nutzer. Die methodische Herangehensweise zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass Sie bspw. bei der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen von deren Bedürfnissen und Erwartungshaltungen ausgehen. Als strukturierte und prozessorientierte Methode können Sie diese auch in vielen anderen (nicht professionellen) Arbeits- und Lebensbereichen anwenden.

Design Thinking – So läuft es ab

Design Thinking fußt auf einer zunächst bewertungsfreien Grundhaltung. Gemäß des aus der Antike bekannten und Sokrates zugewiesenen Ausspruchs „Ich weiß, dass ich nicht(s) weiß“, starten Sie quasi ohne Vorurteilswissen. Darüber hinaus profitiert diese Methode von kollaborativer Zusammenarbeit, Offenheit für Feedback und der fokussierten Kunden- bzw. Anwenderperspektive. Design Thinking durchläuft sechs Prozessschleifen:

  • Problem verstehen
  • Beobachten
  • Standpunkt festlegen
  • Ideen kreieren
  • Prototyp entwickeln
  • Testen

Insbesondere wiederholen sich die letzten beiden Phasen häufiger. Generell folgt Design Thinking einem iterativen Prozess – es können sich demnach theoretisch alle Phasen (mehrmals) wiederholen, bis eine finale Lösung gefunden ist.

Design Thinking Prozess

Design Thinking: Was ist das Problem?

Starten Sie den Prozess damit, zunächst genau das Problem zu verstehen. Entwickeln Sie dazu im Team ein gemeinsames Verständnis. Einfache Fragen helfen, den Kern der angestrebten Lösung herauszuarbeiten:

  • Um was geht es?
  • Wer hat den Nutzen bzw. wer profitiert von der Lösung?
  • Welche Rahmenbedingungen existieren?
  • Was soll die Lösung am Ende bewirken?

Design Thinking beginnt mit dem berühmten unbeschriebenen, weißen Blatt Papier. Schieben Sie Ihre Vorannahmen und Vorurteile beiseite und starten Sie wirklich bei Null. Der Prozess verläuft umso erfolgsversprechender, je weniger Sie zum Start eine (Vor-)Ahnung von dem haben, was am Ende herauskommen soll.

Design Thinking: Beobachten Sie genau

Erfolgreiches Design Thinking braucht eine solide Entscheidungsbasis. Beobachten Sie deshalb genau und tauchen Sie in die Welt Ihrer Kunden ein. Stellen Sie relevante Daten zusammen, die zu dem im ersten Schritt erarbeiteten Problemverständnis passen (könnten).

  • Um welchen Markt geht es und wie tickt er?
  • Mit wem stehen Sie im Wettbewerb und wie geht die Konkurrenz vor?
  • Recherchieren Sie (nicht nur im Internet).
  • Hören Sie sich als Inspirationshilfe themenrelevante Vorträge an.
  • Fragen Sie Kunden, Partner, Stakeholder, Lieferanten oder andere Menschen, die etwas zu dem Thema beitragen können.
  • Beobachten Sie intensiv das Verhalten Ihrer Kunden. Erkennen Sie Muster (Frequenz/ Intensität/Zeiten), Vorlieben oder andere Nutzungskriterien?

Tragen Sie alle Erkenntnisse sorgfältig zusammen und verdichten Sie die Informationen.

Empfehlung: Nutzen Sie (agile) Techniken zur Strukturierung und Visualisierung. So erkennen Sie leichter die Zusammenhänge. Für die ersten beiden Phasen im Design Thinking bietet sich methodisch zum Beispiel der Ansatz von „Jobs-to-be-done“ an.

Design Thinking Intensivworkshop

Im Design Thinking Intensivworkshop lernen Sie, wie die agile Methode genau funktioniert und wie Sie damit effektive Lösungen zu komplexen Problemen ermitteln. Hier finden die nächsten Termine:

Legende:
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Design Thinking: Ihr Standpunkt

Design Thinking ist Teamwork. Bringen Sie deshalb Ihr Team auf einen gemeinsamen Wissensstand. Entwickeln Sie mit Hilfe von Hypothesen ein tiefergehendes Verständnis für den Kunden und sein zu lösendes Problem. Nehmen Sie einen Standpunkt ein, von dem aus Sie zusammen einen klaren Kundenblick auf mögliche Lösungsansätze werfen können. Als Hilfskonstrukt erstellen Sie bspw. eine Persona. Dahinter steckt die facettenreiche und möglichst konkrete Beschreibung (Einstellungen, Motive, Verhalten) eines möglichen Kunden. Wichtig: an der Stelle wird keine Zielgruppe definiert! Allerdings steht die Persona für eine repräsentative Person aus Ihrer Zielgruppe. Finden Sie die Antwort auf die beiden wichtigen Fragen:

  • Welches Problem Ihres Kunden lösen Sie?
  • Und wie möchten Sie es lösen?

Beim Design Thinking geht darum, sich tief und empathisch in den Kunden hineinzudenken und hineinzufühlen. Entdecken Sie daher ganzheitlich seine wirklichen Bedürfnisse, Wünsche, aber auch Sorgen.

Design Thinking: Ideen finden

In der nächsten Phase von Design Thinking spüren Sie nun mögliche Lösungen auf. Auf den erarbeiteten Grundlagen generieren Sie viele Ideen, verwerfen viele davon und wählen letztlich nur wenige Ideen aus. Nutzen Sie auch hier weitere unterstützende Techniken und Tools, die Ihre Kreativität fördern. Der vielleicht schwierigste Part dieser Phase: Sie dürfen sich für den anstehenden Schritt nur auf eine einzige Idee (ohne Varianten) festlegen.

Design Thinking: Prototypen bauen

In der vorletzten Phase von Design Thinking bauen Sie auf Basis Ihrer (einen) ausgewählten Idee einen Prototyp. Dieser hat nicht den Anspruch, perfekt zu sein. Er kann relativ simpel gestaltet werden und soll lediglich einen ersten Eindruck seines Könnens vermitteln. Die wichtigen Rückmeldungen Ihres Kunden nutzen Sie, die Lösung weiterzuentwickeln. Bei einer Softwarelösung, einem einfachen Produkt oder einer Dienstleistung kann so ein Prototyp leichter umzusetzen sein, als bspw. bei der Entwicklung eines wasserstoffgetriebenen Raketenflugzeugs. Letztlich ist entscheidend, gemeinsam mit den Erfahrungen des Kunden herauszufinden, wie eine funktionale Lösung aussehen könnte. Vom einfach skizzierten Workflow über programmierte Dummies bis hin zum Modellbau ist hier alles denkbar.

Produktmanager

Design Thinking: Testen, testen, testen

Dem Testen kommt beim Design Thinking eine äußerst wichtige Bedeutung zu. Denn mit den vom Kunden erhaltenen Rückmeldungen gehen Sie nochmals an den Prototyp heran. So treiben Sie die Entwicklung weiter und nähern sich Schritt für Schritt der finalen Problemlösung. Vielleicht müssen Sie auch nochmal eine ganz andere Idee entwickeln. Oder es stellt sich heraus, dass das Verständnis der Problemstellung nicht richtig entwickelt wurde. Dann sind ggf. auch die Schritte zwei, drei oder vier zu wiederholen. Schlimmstenfalls starten Sie wieder bei Null.

Design Thinking: Erfolgsfaktoren

Damit Design Thinking gelingt, beachten Sie die folgenden sechs wichtigen Erfolgsfaktoren:

  • Ihr Team vereint möglichst viele verschiedene Erfahrungshorizonte. Völlig neue Ideen entstehen am ehesten, wenn verschiedene Disziplinen zusammenkommen und aus unterschiedlichen Perspektiven die Herausforderung beleuchten.
  • Das Team durchlebt alle Phasen des Projekts selbst. Einzelne Aufgaben werden nicht extern delegiert. Design Thinking lebt davon, das Projekt gemeinsam zum Erfolg zu führen. So sind alle Teammitglieder involviert und übernehmen Verantwortung.
  • Insbesondere in der kreativen Innovationsphase sollten Sie unbedingt auch „verrückte“ Ideen zulassen. Lösen Sie voreilige Ideenbremsen. Die Methode lädt gerade dazu ein, die potenzielle Kraft ausgefallener Einfälle nicht gleich mit negativen Bewertungen im Keim zu ersticken.
  • Show don´t tell: Diese provozierende Aufforderung sorgt für die schnelle Umsetzung neuer Ideen. So kommen Innovation und Kreativität möglichst rasch in die Kraft und können realisiert werden. „Besser unperfekt gestartet als perfekt gezögert“.
  • Die beste Idee gewinnt: Der Prozess gelingt nur mit Kollaboration auf Augenhöhe. Die Bewertung einer Idee erfolgt nicht hierarchisch. Es gewinnt die Idee, die für alle am meisten Erfolg verspricht – selbst wenn sie vom frisch eingestellten Junior kommt.
  • Keine Angst vor Rückschritten: Scheuen Sie sich nicht, wenn nötig auch nochmals weiter zurückzugehen. Ihre beste Idee nützt nichts, wenn Sie nicht wirklich das Problem verstanden haben.

Design Thinking schafft die Basis für Ihre Positionierung

Design Thinking ist ein agiler Ansatz, der bei der Entwicklung von Lösungen die Kundenperspektive ins Zentrum Ihrer Überlegungen stellt. Über sich wiederholende Feedbackschleifen nähern Sie sich mit der Methode so schrittweise der besten Lösung an. Die drei wesentlichen Vorteile von Design Thinking sind:

  • Die Basis eines gemeinsamen und soliden Problemverständnisses aus Kundenperspektive verringert die Gefahr, an der erwarteten Lösung vorbei zu entwickeln.
  • Regelmäßige Feedbackschleifen und die iterative Vorgehensweise sorgen dafür, dass innerhalb des Design Thinking Prozesses jeweils neue Erkenntnisse bis hin zur finalen Lösung berücksichtigt werden können.
  • Sich vor der Erstellung des Prototyps auf eine einzige Idee festzulegen, diszipliniert und schützt davor, sich zu verzetteln.

Nach dem erfolgreichen Durchleben aller Phasen, sollten Sie ein Ergebnis erarbeitet haben, mit dem Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen. Zugleich schaffen Sie damit die Basis, sowohl Ihre Positionierung als auch Ihre Kommunikation stringent und effizient zu gestalten.

Seminar Agiles Projektmanagement

Im Seminar Agiles Projektmanagement erarbeien Sie sich die Methoden, das Mindset und die Techniken, um Agilität in Ihre Projektarbeiten zu integrieren und nachhaltig zu festigen. Hier finden Sie die nächsten Termine :

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Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei der Implementierung agiler Methoden.

Unsere erfahrenen Marketingspezialisten und Marktforschungsexperten helfen Ihnen gerne. Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Beratungsgespräch!

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