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Stacey Matrix – Orientierung bei unsicheren Problemlagen

Die Stacey Matrix, benannt nach dem britischen Professor für Management Ralph D. Stacey, leistet in ihrer Ursprungsform eine strukturierende Hilfestellung bei der Auswahl von Managementstrategien unter Unsicherheit. In der Praxis finden Sie die Stacey Matrix häufig auch im engen Zusammenhang mit dem sog. Cynefin-Framework, das 1999 von Dave Snowden entwickelt wurde. Beide Ansätze ordnen Problemsituationen nach den vier Problemlagen „einfach“, „kompliziert“, „komplex“ und „chaotisch“.

Stacey Matrix und Cynefin-Framework

Die Stacey Matrix visualisiert in ihrer schematischen Darstellung insbesondere den Zusammenhang zwischen Anforderung (Was) und Lösungsansatz (Wie). Darüber hinaus gibt Ihnen das Cynefin-Framework für jede der vier Cluster spezifische Handlungsempfehlungen (z.B. agieren, reagieren, analysieren oder probieren). Diese unterscheiden sich abhängig von der jeweiligen Einordnung. Eine praktische Anwendung findet sich in der Kombination von Stacey Matrix und Cynefin-Framework, wenn es beispielsweise um die Frage geht, welche (agile) Arbeitsmethode zur Lösung welcher Problemsituation eingesetzt werden soll. Hier zeigt sich, dass bei einfacher Problemstellung noch traditionelle Methoden als Lösungsansatz ausreichen, während bei zunehmenden komplexen bis hin zu chaotischen Situationen vermehrt agile Methoden (z.B. Scrum, Kanban Board oder Design Thinking) vorteilhaft erscheinen.

Stacey Matrix „Wie-Achse“ und „Was-Achse“

Streng genommen stellt sich die Stacey Matrix zunächst weniger als eine Matrix, denn mehr als ein Koordinatensystem mit zwei Achsen dar. Dabei wird die horizontale Achse „Wie-Achse“ und die vertikale Achse als „Was-Achse“ bezeichnet.

  • Wie-Achse: Mit welcher Methode kann eine Problemstellung so gelöst werden, dass das bestmögliche Ergebnis erzielt wird? Dabei kann die potenzielle Lösung in ihrer Ausprägung „klar und bekannt“ aber auch „unbekannt und völlig neu“ sein.
  • Was-Achse: Mit welchem Problem sind wir konfrontiert und was ist die konkrete Aufgabenstellung? Diese kann sich entweder als „klar und eindeutig“ oder als „unklar und mehrdeutig“ herausstellen.

In dieses zweidimensionale Koordinatensystem lassen sich dann diagonal von links unten nach rechts oben die vier Kategorien „einfach“, „kompliziert“, „komplex“ und „chaotisch“ abtragen, so dass die Stacey Matrix entsteht. Je weiter man auf dieser Diagonalen nach rechts oben wandert, desto weiter entfernt man sich aus der Komfortzone, in der sowohl Problemstellungen als auch mögliche Lösungen noch überschaubar sind.

Stacey Matrix

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Stacey Matrix - einfach, kompliziert, komplex und chaotisch

Folgend werden die in der Stacey Matrix verwendeten Kategorien bzgl. ihres inhaltlichen Verständnisses näher definiert:

  • Bei einer einfachen Aufgabenstellung können Sie ohne großen Aufwand das Problem beschreiben und auf bekannte Lösungen zurückgreifen. Diese Lösungen haben sich in vergleichbaren Problemlagen bereits bewährt und bieten deshalb eine relativ hohe Gewissheit und Vorhersagbarkeit in Bezug auf die erfolgreiche Lösung der Aufgabe. So können Sie beispielsweise auf Basis von „Best Practices“, vorliegender Checklisten oder einer eher traditionellen Projektmanagement-Methode die Problemlösung zügig angehen und vorantreiben.
  • Komplizierte Problemfelder erkennen Sie daran, dass eine Vielzahl von Handlungsmöglichkeiten mit einer jeweilig bestimmten Kausalität verknüpft sind. Hier ist die Vielzahl dafür verantwortlich, dass Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, tiefergehend analysieren und planvoll vorgehen sollten.
  • Komplexe Umgebungen sind dadurch gekennzeichnet, dass viele Variablen in gegenseitiger Wechselwirkung zueinanderstehen. In dem Fall hilft Ihnen auch eine weitreichende Analyse nicht weiter. Es ist Ihnen unmöglich, genaue Vorhersagen zu treffen. Hier wird nur die Vorgehensweise von „Trial and Error“ dazu führen, aus aufgestellten Hypothesen und den jeweilig resultierenden Ergebnissen sukzessiv zu lernen.
  • Gemeinhin verstehen wir unter Chaos den Zustand völliger Unordnung. In einer solchen Situation sind weder die exakten Anforderungen noch die Spuren eines möglichen Lösungskorridors zu erkennen. Um im Chaos Klarheit und zunehmende Sicherheit zu gewinnen, sind in erster Linie schnelles Handeln und ein experimentelles Vorgehen von Nöten. Langwierige Analysen oder endlose Diskussionen über das Für und Wider wirken eher kontraproduktiv und führen nicht zum Ziel.
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Stacey Matrix – Beispiel Digitalisierung

Die Stacey Matrix können Sie beispielsweise heranziehen, wenn Sie sich dem tieferen Verständnis von Digitalisierung für Ihr Unternehmen nähern möchten. Digitalisierung stellt für viele nicht nur eine große Herausforderung in Bezug auf die „Wie-Achse“, sondern auch bereits in Bezug auf die „Was-Achse“ dar. Mit folgenden Gedankenschritten gelangen Sie auf der Diagonalen von „kompliziert“ über „komplex“ bis unter Umständen hin zum Punkt „chaotisch“:

  • Digitalisierung ist schon gar nicht einfach aber auch nicht nur kompliziert. Bereits die Implementierung einer Softwarelösung in Verbindung mit digital automatisiert gesteuerten Prozessen (z.B. Kundendialog, Customer Journey), bewirkt eine sofortige wechselseitige Beeinflussung relevanter Parameter (Informations-. Kommunikations- und Kaufverhalten). Damit ist bereits der Tatbestand einer komplexen Herausforderung gegeben.
  • Gerade in noch verhältnismäßig jungen und dynamischen Problemräumen, wie der der Digitalisierung, existiert noch kein breites gemeinsames Verständnis. Damit wandert man in der Stacey Matrix automatisch auf der vertikalen „Was-Achse“ nach oben (unklare und mehrdeutige Anforderung).
  • In Verbindung mit der Erkenntnis, dass auch das „Wie“ noch eher „unbekannt“ wenn nicht gar „völlig neu“ ist, führt ein solch fehlendes Verständnis in der Logik der Stacey Matrix in eine chaotische Problemlage.

Stacey Matrix und Cynefin-Framework Handlungsanweisungen

Anstatt mit einer schnellen, Hauptsache digitalen Umsetzung zu starten, nehmen Sie sich die Zeit, zunächst gemeinsam im Unternehmen zu verstehen, was digitale Transformation eigentlich für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden, Ihre Branche und Ihren Markt konkret bedeutet. Erst dann ist nach und nach ein zielgerichtetes, effektives und effizientes Handeln möglich. In Verbindung von Stacey Matrix und Cynefin-Framework werden den vier Zuständen folgende verschiedene Handlungsalternativen zugeschrieben:

  • Einfacher Problemkontext: Fakten feststellen (wahrnehmen), Auswahl bekannter Regeln vornehmen (klassifizieren) und als Lösung „Best Practice“ anwenden.
  • Komplizierter Problemkontext: Fakten einschätzen, entdeckte Zusammenhänge analysieren, Ziele formulieren, priorisieren, planen, umsetzen und kontrollieren.
  • Komplexer Problemkontext: Experimentieren, Hypothesen anhand der wahrgenommenen Ergebnisse überprüfen, Erkenntnisse entweder adaptieren oder aber neue Hypothesen aufstellen.
  • Chaotischer Problemkontext: schnelles Handeln um Wirkung zu erzeugen, die Auswirkungen wahrnehmen und sichern, darauf weitere stabilisierende Aktionen aufbauen und versuchen schnellstmöglich in Richtung Komplexität zu gelangen.

Anhand dieser Handlungsanweisungen können Sie sehr anschaulich nachvollziehen, wie sich das Thema Digitalisierung Schritt für Schritt weiter in unser Alltagsleben integrieren wird. So gesehen sind auch 25 Jahre Internet im Vergleich zu Entwicklungen anderer Technologien noch eher ein kurzer Zeitraum. Als Sidestep mit aktuellem Bezug sei an der Stelle auf die mitunter chaotisch anmutenden Bewältigungsstrategien im Umgang mit Covid 19 erinnert.

Fazit

Die Stacey Matrix stellt ein geeignetes und nützliches Instrument dar, mit dem Sie sich in neuen Problemräumen schneller orientieren können. Zusammen mit den Handlungsalternativen aus dem Cynefin-Framework, dient Ihnen dies als Navigationshilfe zur Bewältigung Ihrer unternehmerischen Herausforderungen. Vor allem in komplizierten, komplexen oder gar chaotischen Entscheidungssituationen sorgt die Stacey Matrix für mehr Klarheit.

Selbst wenn durch diese erste bloße Einordnung zunächst noch keine Probleme gelöst werden, so braucht es doch gerade in unsicheren Problemlagen Führung und Sicherheit. Dies schaffen Sie nur, wenn Sie wissen, was zu tun ist. Letztlich visualisiert die Stacey Matrix unterschiedliches organisatorisches Handeln und fördert dessen Verständnis. Zusätzlich bietet sie Ihnen einen guten Startpunkt für Reflexionen über die Einflussfaktoren von Kundenwünschen und innovativer Technologien in Bezug auf die eigene bestehende Realität Ihres Unternehmens.

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#StaceyMatrix #CynefinFramework #Management #Problemlösungen

Timeboxing: So optimieren Sie Ihr Zeitmanagement

Timeboxing ist eine interessante Methode für alle, die besser mit ihrer Zeit umgehen wollen. Immerhin ist Zeit unser wertvollstes Gut. Wie wäre es also, wenn Sie Ihr Zeitmanagement so optimieren können, dass Zeiten optimal genutzt werden? Genau auf diesem Grundgedanken basiert das Timeboxing, das sich über einige prominente Anhänger freuen darf. „Masterminds“ wie Bill Gates setzen bereits seit vielen Jahren auf diese agile Methode des Zeitmanagements. Das Gute: Sie können diese Herangehensweise sowohl im privaten Bereich als auch in Ihrem Unternehmen umsetzen. Was Sie über das Timeboxing wissen müssen und welche Vorteile die Methode bringt, erfahren Sie im Folgenden.

Definition: Was ist Timeboxing?

Das Timeboxing ist eine Herangehensweise im Zeitmanagement, die einem simplen Prinzip folgt. Zeiträume und Aufgaben werden hier in Timeboxen, also Zeitblöcken, zusammengefasst. Definiert werden so klare Aufgaben, die innerhalb der jeweiligen Timebox erledigt werden müssen. Eingesetzt wird das Timeboxing sowohl im privaten Bereich als auch in vielen Unternehmen. Im persönlichen Zeitmanagement können Sie so zum Beispiel Ihren Tagesablauf optimal festlegen. Im Unternehmen sind die Timeboxen optimal für die Arbeit in unterschiedlichen Teams geeignet. Mit Hilfe dieser Methode können klare Aufgaben definiert werden. Etwa: „Abschluss der Vorarbeit für Projekt XY in drei Wochen“.

Welchen Umfang eine Timebox mit sich bringt, variiert je nach Umfang und Aufgabe. Definiert werden können die Zeiträume in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen. Gut geeignet ist die Timeboxing-Methode, um die Arbeit mehrerer Abteilungen zu koordinieren. So können zum Beispiel Projekte effektiver bearbeitet werden, wenn alle Abteilungen klaren To-Dos und Aufgaben in festlegten Zeiträumen folgen.

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Vorteile des Timeboxing

Timeboxing Vorteile

Nicht umsonst erfreut sich die Timeboxing-Methode zahlreicher Anhänger. Richtig angewendet bringt diese einige bedeutende Vorteile mit sich. Grundsätzlich werden Ihr Arbeitsalltag und der Alltag im Privaten deutlich strukturierter. Das hat nicht selten auch ein wesentlich ruhigeres „Klima“ zur Folge. Es wird Ihnen zum Beispiel deutlich leichter fallen, die Arbeit abends hinter sich zu lassen. Zusätzlich dazu sorgt das Timeboxing in der Regel für ein deutlich fokussierteres Arbeiten. Ihre Aufgaben für die einzelnen Zeiträume sind klar definiert. Abweichungen gibt es nicht. Sie lassen sich also nicht von einer neuen E-Mail oder Ähnlichem ablenken. Hierfür haben Sie schließlich eine gesonderte Timebox.

Ein weiterer Vorteil: Mit jeder erledigten Aufgabe steigt Ihre Motivation dadurch, dass Sie ein Erfolgserlebnis genießen können. Zudem schützen Sie sich selbst davor, unangenehme Aufgaben immer weiter aufzuschieben. Ebenso dürfte Ihnen das Abschließen einzelner Aufgaben leichter fallen. Ist die Timebox beendet, muss die Aufgabe abgeschlossen sein. Zeit für weiteren Perfektionismus bleibt somit nicht. Ein „Verrennen“ in die einzelnen Aufgaben wird ausgeschlossen.

  • (Arbeits-)Alltag wird strukturierter und entschleunigt
  • Fokussiertes Arbeiten ohne Ablenkungen möglich
  • Motivation steigt mit jeder erledigten Aufgabe
  • Schützt vor dem Aufschieben von Arbeiten
  • Finalisieren einzelner Aufgaben wird einfacher (nicht in Aufgaben „verrennen“)

Beispiel für Ihren Timebox-Tag im Büro

  • Timebox 1: Beantwortung von E-Mails und Anfragen (8.30 - 9.30 Uhr)
  • Timebox 2: Beratungsgespräch mit Kunde XY (9.35 - 12.00 Uhr)
  • Timebox 3: Mittagspause (12.00 - 13.00 Uhr)
  • Timebox 4: Austausch mit Mitarbeitern (13.00 - 15.00 Uhr)
  • Timebox 5: Abarbeiten von Arbeitspaketen aus Projekt XY (15.00 – 17.00 Uhr)
  • Timebox 6: Planungsbesprechung Projekt XY (17.00 - 17.30 Uhr)

Wie Sie sehen, sind Sie bei der Einteilung der Timeboxen vollkommen frei. Die meisten Timeboxen in unserem Beispiel schließen direkt aneinander an. Eine Ausnahme ist die Timebox 2, die erst fünf Minuten nach Abschluss der Timebox 1 startet. Hier kommt es auf Erfahrungswerte an. Sind Sie dennoch bereits zum 9.30 Uhr bereit für die zweite Timebox, können Sie diese Zeit zum Beispiel zur Vorbereitung auf das Beratungsgespräch nutzen.

Tipps für die Umsetzung

Damit die Timeboxing-Methode von Erfolg gekrönt ist, kommt es auf die Feinheiten an. Sie sollten immer realistische Zeitblöcke festlegen. Andernfalls gerät möglicherweise der gesamte Zeitplan des Tages durcheinander. Um herauszufinden, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen, sollten Sie eine Testphase starten. So finden Sie heraus, welche Zeitblöcke realistisch sind. Unbedingt einbauen sollten Sie dabei einen Puffer. Auch wenn es sich nur um wenige Minuten handelt, kann Ihnen dieser Puffer eine große Hilfe sein. Am Ende der Testphase sollten Sie die Ergebnisse unbedingt auswerten. So können Sie prüfen, wie effektiv das Timeboxing für Sie wirklich war. Welche Aufgaben hätten einen deutlich größeren Zeitblock gebraucht? Welche ToDos können auch mit weniger Zeit zufriedenstellend erledigt werden? Werten Sie die Erfolge der Timeboxes aus. Ganz besonders wichtig ist zudem das disziplinierte Arbeiten. Sie müssen konsequent bleiben und Schlussstriche unter Aufgaben ziehen. Auch wenn dies am Anfang schwerfällt, wird sich der Schritt auszahlen, um insgesamt effizienter zu arbeiten.

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Fazit: Zeit effektiver und strukturierter nutzen

Das Timeboxing ist eine hochspannende Methode, um Arbeiten effizient zu erledigen. Im Büro-Alltag können Sie klare Zeitspannen für einzelne Aufgaben festlegen. So wissen Sie am Ende des Tages genau, welche Aufgaben erledigt sein werden. Auch im privaten Rahmen können Sie auf diese Methode des Zeitmanagements zurückgreifen. Freizeit und Alltag lassen sich so strukturierter planen und Sie können einzelne Dinge intensiver genießen. Beim Planen des Timeboxing sollten Sie jedoch jederzeit strukturiert und realistisch vorgehen. Definieren Sie ausreichend lange Zeiträume, um sich nicht selbst zusätzlich unter Druck zu setzen. Zudem sollten Sie sich kleinere Puffer lassen. Vor allem in Besprechungen oder Kundenterminen kann es immer mal länger dauern als gedacht. Die Puffer sorgen dafür, dass derartige Zwischenfälle nicht den gesamten Tagesplan durcheinanderwirbeln.

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#Timeboxing #Timebox #Zeitmanagement #AgileMethoden #Agilität #AgilesProjektmanagement

Design Thinking – agil zum Ziel!

Design Thinking zählt zu den agilen Arbeitsmethoden, die ihren Ursprung oftmals im Bereich der Softwareentwicklung haben. Mit dieser Methode fokussieren Sie die Entwicklung von Lösungsansätzen komplexer Problemstellungen aus Sicht der Anwender oder Nutzer. Die methodische Herangehensweise zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass Sie bspw. bei der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen von deren Bedürfnissen und Erwartungshaltungen ausgehen. Als strukturierte und prozessorientierte Methode können Sie diese auch in vielen anderen (nicht professionellen) Arbeits- und Lebensbereichen anwenden.

Design Thinking – So läuft es ab

Design Thinking fußt auf einer zunächst bewertungsfreien Grundhaltung. Gemäß des aus der Antike bekannten und Sokrates zugewiesenen Ausspruchs „Ich weiß, dass ich nicht(s) weiß“, starten Sie quasi ohne Vorurteilswissen. Darüber hinaus profitiert diese Methode von kollaborativer Zusammenarbeit, Offenheit für Feedback und der fokussierten Kunden- bzw. Anwenderperspektive. Design Thinking durchläuft sechs Prozessschleifen:

  • Problem verstehen
  • Beobachten
  • Standpunkt festlegen
  • Ideen kreieren
  • Prototyp entwickeln
  • Testen

Insbesondere wiederholen sich die letzten beiden Phasen häufiger. Generell folgt Design Thinking einem iterativen Prozess – es können sich demnach theoretisch alle Phasen (mehrmals) wiederholen, bis eine finale Lösung gefunden ist.

Design Thinking Prozess

Design Thinking: Was ist das Problem?

Starten Sie den Prozess damit, zunächst genau das Problem zu verstehen. Entwickeln Sie dazu im Team ein gemeinsames Verständnis. Einfache Fragen helfen, den Kern der angestrebten Lösung herauszuarbeiten:

  • Um was geht es?
  • Wer hat den Nutzen bzw. wer profitiert von der Lösung?
  • Welche Rahmenbedingungen existieren?
  • Was soll die Lösung am Ende bewirken?

Design Thinking beginnt mit dem berühmten unbeschriebenen, weißen Blatt Papier. Schieben Sie Ihre Vorannahmen und Vorurteile beiseite und starten Sie wirklich bei Null. Der Prozess verläuft umso erfolgsversprechender, je weniger Sie zum Start eine (Vor-)Ahnung von dem haben, was am Ende herauskommen soll.

Design Thinking: Beobachten Sie genau

Erfolgreiches Design Thinking braucht eine solide Entscheidungsbasis. Beobachten Sie deshalb genau und tauchen Sie in die Welt Ihrer Kunden ein. Stellen Sie relevante Daten zusammen, die zu dem im ersten Schritt erarbeiteten Problemverständnis passen (könnten).

  • Um welchen Markt geht es und wie tickt er?
  • Mit wem stehen Sie im Wettbewerb und wie geht die Konkurrenz vor?
  • Recherchieren Sie (nicht nur im Internet).
  • Hören Sie sich als Inspirationshilfe themenrelevante Vorträge an.
  • Fragen Sie Kunden, Partner, Stakeholder, Lieferanten oder andere Menschen, die etwas zu dem Thema beitragen können.
  • Beobachten Sie intensiv das Verhalten Ihrer Kunden. Erkennen Sie Muster (Frequenz/ Intensität/Zeiten), Vorlieben oder andere Nutzungskriterien?

Tragen Sie alle Erkenntnisse sorgfältig zusammen und verdichten Sie die Informationen.

Empfehlung: Nutzen Sie (agile) Techniken zur Strukturierung und Visualisierung. So erkennen Sie leichter die Zusammenhänge. Für die ersten beiden Phasen im Design Thinking bietet sich methodisch zum Beispiel der Ansatz von „Jobs-to-be-done“ an.

Design Thinking Intensivworkshop

Im Design Thinking Intensivworkshop lernen Sie, wie die agile Methode genau funktioniert und wie Sie damit effektive Lösungen zu komplexen Problemen ermitteln. Hier finden die nächsten Termine:

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Design Thinking: Ihr Standpunkt

Design Thinking ist Teamwork. Bringen Sie deshalb Ihr Team auf einen gemeinsamen Wissensstand. Entwickeln Sie mit Hilfe von Hypothesen ein tiefergehendes Verständnis für den Kunden und sein zu lösendes Problem. Nehmen Sie einen Standpunkt ein, von dem aus Sie zusammen einen klaren Kundenblick auf mögliche Lösungsansätze werfen können. Als Hilfskonstrukt erstellen Sie bspw. eine Persona. Dahinter steckt die facettenreiche und möglichst konkrete Beschreibung (Einstellungen, Motive, Verhalten) eines möglichen Kunden. Wichtig: an der Stelle wird keine Zielgruppe definiert! Allerdings steht die Persona für eine repräsentative Person aus Ihrer Zielgruppe. Finden Sie die Antwort auf die beiden wichtigen Fragen:

  • Welches Problem Ihres Kunden lösen Sie?
  • Und wie möchten Sie es lösen?

Beim Design Thinking geht darum, sich tief und empathisch in den Kunden hineinzudenken und hineinzufühlen. Entdecken Sie daher ganzheitlich seine wirklichen Bedürfnisse, Wünsche, aber auch Sorgen.

Design Thinking: Ideen finden

In der nächsten Phase von Design Thinking spüren Sie nun mögliche Lösungen auf. Auf den erarbeiteten Grundlagen generieren Sie viele Ideen, verwerfen viele davon und wählen letztlich nur wenige Ideen aus. Nutzen Sie auch hier weitere unterstützende Techniken und Tools, die Ihre Kreativität fördern. Der vielleicht schwierigste Part dieser Phase: Sie dürfen sich für den anstehenden Schritt nur auf eine einzige Idee (ohne Varianten) festlegen.

Design Thinking: Prototypen bauen

In der vorletzten Phase von Design Thinking bauen Sie auf Basis Ihrer (einen) ausgewählten Idee einen Prototyp. Dieser hat nicht den Anspruch, perfekt zu sein. Er kann relativ simpel gestaltet werden und soll lediglich einen ersten Eindruck seines Könnens vermitteln. Die wichtigen Rückmeldungen Ihres Kunden nutzen Sie, die Lösung weiterzuentwickeln. Bei einer Softwarelösung, einem einfachen Produkt oder einer Dienstleistung kann so ein Prototyp leichter umzusetzen sein, als bspw. bei der Entwicklung eines wasserstoffgetriebenen Raketenflugzeugs. Letztlich ist entscheidend, gemeinsam mit den Erfahrungen des Kunden herauszufinden, wie eine funktionale Lösung aussehen könnte. Vom einfach skizzierten Workflow über programmierte Dummies bis hin zum Modellbau ist hier alles denkbar.

Produktmanager

Design Thinking: Testen, testen, testen

Dem Testen kommt beim Design Thinking eine äußerst wichtige Bedeutung zu. Denn mit den vom Kunden erhaltenen Rückmeldungen gehen Sie nochmals an den Prototyp heran. So treiben Sie die Entwicklung weiter und nähern sich Schritt für Schritt der finalen Problemlösung. Vielleicht müssen Sie auch nochmal eine ganz andere Idee entwickeln. Oder es stellt sich heraus, dass das Verständnis der Problemstellung nicht richtig entwickelt wurde. Dann sind ggf. auch die Schritte zwei, drei oder vier zu wiederholen. Schlimmstenfalls starten Sie wieder bei Null.

Design Thinking: Erfolgsfaktoren

Damit Design Thinking gelingt, beachten Sie die folgenden sechs wichtigen Erfolgsfaktoren:

  • Ihr Team vereint möglichst viele verschiedene Erfahrungshorizonte. Völlig neue Ideen entstehen am ehesten, wenn verschiedene Disziplinen zusammenkommen und aus unterschiedlichen Perspektiven die Herausforderung beleuchten.
  • Das Team durchlebt alle Phasen des Projekts selbst. Einzelne Aufgaben werden nicht extern delegiert. Design Thinking lebt davon, das Projekt gemeinsam zum Erfolg zu führen. So sind alle Teammitglieder involviert und übernehmen Verantwortung.
  • Insbesondere in der kreativen Innovationsphase sollten Sie unbedingt auch „verrückte“ Ideen zulassen. Lösen Sie voreilige Ideenbremsen. Die Methode lädt gerade dazu ein, die potenzielle Kraft ausgefallener Einfälle nicht gleich mit negativen Bewertungen im Keim zu ersticken.
  • Show don´t tell: Diese provozierende Aufforderung sorgt für die schnelle Umsetzung neuer Ideen. So kommen Innovation und Kreativität möglichst rasch in die Kraft und können realisiert werden. „Besser unperfekt gestartet als perfekt gezögert“.
  • Die beste Idee gewinnt: Der Prozess gelingt nur mit Kollaboration auf Augenhöhe. Die Bewertung einer Idee erfolgt nicht hierarchisch. Es gewinnt die Idee, die für alle am meisten Erfolg verspricht – selbst wenn sie vom frisch eingestellten Junior kommt.
  • Keine Angst vor Rückschritten: Scheuen Sie sich nicht, wenn nötig auch nochmals weiter zurückzugehen. Ihre beste Idee nützt nichts, wenn Sie nicht wirklich das Problem verstanden haben.

Design Thinking schafft die Basis für Ihre Positionierung

Design Thinking ist ein agiler Ansatz, der bei der Entwicklung von Lösungen die Kundenperspektive ins Zentrum Ihrer Überlegungen stellt. Über sich wiederholende Feedbackschleifen nähern Sie sich mit der Methode so schrittweise der besten Lösung an. Die drei wesentlichen Vorteile von Design Thinking sind:

  • Die Basis eines gemeinsamen und soliden Problemverständnisses aus Kundenperspektive verringert die Gefahr, an der erwarteten Lösung vorbei zu entwickeln.
  • Regelmäßige Feedbackschleifen und die iterative Vorgehensweise sorgen dafür, dass innerhalb des Design Thinking Prozesses jeweils neue Erkenntnisse bis hin zur finalen Lösung berücksichtigt werden können.
  • Sich vor der Erstellung des Prototyps auf eine einzige Idee festzulegen, diszipliniert und schützt davor, sich zu verzetteln.

Nach dem erfolgreichen Durchleben aller Phasen, sollten Sie ein Ergebnis erarbeitet haben, mit dem Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen. Zugleich schaffen Sie damit die Basis, sowohl Ihre Positionierung als auch Ihre Kommunikation stringent und effizient zu gestalten.

Seminar Agiles Projektmanagement

Im Seminar Agiles Projektmanagement erarbeien Sie sich die Methoden, das Mindset und die Techniken, um Agilität in Ihre Projektarbeiten zu integrieren und nachhaltig zu festigen. Hier finden Sie die nächsten Termine :

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Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei der Implementierung agiler Methoden.

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#DesignThinking #Positionierung #Persona #AgilesMarketing #Produktmanager

Agile Methoden im Marketing: Definition, Nutzen, Empfehlungen

Agile Methoden im Marketing haben in den vergangenen Jahren bewiesen, dass sie ihre Daseinsberechtigung haben. Ursprünglich stammt der Gedanke hinter einer agilen Arbeitsweise aus dem Bereich der Software-Entwicklung. Heutzutage ist die Agilität jedoch auch im Marketing oftmals ein großer Erfolgsfaktor. Besser also, wenn Sie mit der Begrifflichkeit etwas anfangen können, die Vorteile und Nutzen des agilen Marketings kennen und wissen, auf welche Software Sie zurückgreifen sollten. Alles, was Sie über agile Methoden im Marketing wissen müssen, erfahren Sie im Folgenden.

Definition von Agilität

Agilität ist ein Begriff, den viele Menschen vor allem mit dem Sport oder körperlicher Bewegung in Verbindung bringen. Tatsächlich ist die Agilität aber auch im Marketing ein wichtiger Begriff. Gleichzusetzen ist die Agilität in diesem Fall durchaus mit der Beweglichkeit. Nur ist nicht die körperliche Beweglichkeit, sondern die Beweglichkeit eines Unternehmens gemeint. Sie müssen also schnell handeln können. Oder anders gesagt: Agil bleiben. Doch was bedeutet das genau? Der Fokus liegt hier in erster Linie natürlich auf der Schnelligkeit. Sie sollten mit Ihren Marketingkampagnen schnell auf Geschehnisse reagieren können und Ihre Strategien dementsprechend ausrechnen.

Ein einfaches Beispiel für das leichtere Verständnis ist die Senkung der Mehrwertsteuer im Jahr 2020. Hat Ihr Unternehmen auf diese Entwicklung reagiert und vielleicht schon wenig später passende Kampagnen starten können, haben Sie die agile Handlungsweise bereits unter Beweis gestellt. Kurz und knapp: Die Agilität beschreibt im Marketing die Fähigkeit, auf kurzfristige Entwicklungen schnell reagieren zu können.

Seminar Agiles Marketing

Nutzen Sie agile Methoden für Ihr Marketing, um langfristig den Erfolg Ihrer Marketingmaßnahmen zu steigern. Im Seminar Agiles Marketing lernen Sie die wichtigsten Tools und Methoden kennen. Infomieren Sie sich hier über aktuelle Termine und genaue Inhalte:

Vorteile und Nutzen von agilen Methoden im Marketing

Agile Methoden im Marketing Vortelile

Mit Ihrem agilen Marketing sollten Sie immer das Ziel verfolgen, Ihrem Kunden oder Interessenten den richtigen Content zum richtigen Zeitpunkt präsentieren zu können. Zusätzlich dazu profitieren Sie von einigen Vorteilen, wenn Sie Ihre Strategien agil ausrichten und planen. Einige dieser Vorteile haben wir hier für Sie aufgeführt:

  • Kurze und transparente Prozesse
  • Einfache Überprüfung von Ergebnissen
  • Schnelles Feedback durch Kunden möglich
  • Intensivere Zusammenarbeit der einzelnen Teams und Mitarbeiter
  • Bessere Einbringung einzelner Arbeitskräfte und Ideen
  • Ungeahnte Herausforderungen können frühzeitig erkannt werden
  • Optimal auf individuelle Kunden zugeschnittene Kampagnen

Mit Hilfe von agilen Methoden im Marketing können Sie die jeweiligen Prozesse zum Beispiel deutlich abkürzen. Zusätzlich überprüfen Sie im besten Fall mehrfach die Zwischenergebnisse und Zwischenziele, anstatt erst am Ende einer Kampagne die Ergebnisse zu überprüfen. Mit den kürzeren Prozessen geht zudem auch ein schnelleres Feedback durch den Kunden einher. Dieses ermöglicht Ihnen wiederum, Ihre Prozesse künftig noch einfacher optimieren zu können. So ergeben sich Kampagnen, die optimal auf die Bedürfnisse einzelner Kunden und Auftraggeber zugeschnitten werden können.

Darüber hinaus sorgen agile Methoden im Marketing dafür, dass die Teams und Mitarbeiter intensiver miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. So können Sie das Leistungspotenzial einzelner Mitarbeiter deutlich fördern. Eine wichtige Grundvoraussetzung für den Erfolg mit den agilen Methoden im Marketing sind die passende Software oder Applikationen. In Frage kommen hier vor allem Scrum und Kanban Board.

Scrum

Das Agile Marketing Tool Scrum ist eines der bekanntesten und beliebtesten Tools in diesem Segment. Mit Hilfe des Tools können Sie Ihre Teammitglieder miteinander in Verbindung bringen. Diese arbeiten eigenverantwortlich nach vorher festgelegten Regeln zusammen und konzentrieren sich so auf eine schnelle Umsetzung der Prozesse. Ein weiterer Vorteil: Die oftmals komplexen Prozesse können in Einzelteile zerlegt werden. Gearbeitet wird in jedem Scrum-Team mit den unterschiedlichen Rollen für Product Owner, das Entwicklungsteam oder den Scrum Master. Zusätzlich werden die Aufgaben und Teilaufgaben in sogenannte Sprints eingeordnet, um innerhalb der Teams für größtmögliche Transparenz zu sorgen. Geeignet ist Scrum insbesondere für Unternehmen, die innovativ arbeiten und ihre Arbeitsprozesse nach getaner Arbeit gründlich analysieren möchten.

Scrum

Seminar Kundenfokussierte Strategien im agilen Umfeld

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Kanban Board

Kanban Board

Das Kanban Board ist ein echter Allrounder im Bereich des agilen Marketings und des Projektmanagers. Hinter der Kanban-Entwicklungsmethode verbirgt sich eine Methode zur Steuerung von Produktionsprozessen. In vielen Unternehmen wurde jahrelang auf Whiteboards oder Ähnliches zurückgegriffen, wenn die Kanban-Entwicklungsmethode verfolgt wurde. Mit dem Kanban Board ist nun eine Möglichkeit vorhanden, auch digital die Prozesse effizienter gestalten zu können. Der Grundgedanke hinter dem Kanban Board ist dabei denkbar einfach: Unterschiedliche Spalten klären über den aktuellen Fortschritt bzw. Status im Projekt auf. Hierzu gehören zum Beispiel Spalten für die Formulierung der Aufgabe, für die Bearbeitung, die Prüfung oder die abgeschlossene Aufgabe. Das strukturierte Arbeiten in den einzelnen Teams wird also wesentlich leichter. Einsetzbar ist das Kanban Board für Unternehmen aus zahlreichen Bereichen. Nicht nur im Content Marketing oder der Projektplanung, sondern zum Beispiel auch im Vertrieb. Diese Umstände sorgen dafür, dass das Kanban Board speziell in den letzten Jahren massiv an Beliebtheit gewonnen hat.

Digital Brand Manager

Fazit: Agil bleiben, Erfolg haben

Die Agilität ist im Marketing heutzutage wichtiger denn je. Nutzer können durch das Internet und die sozialen Medien alle wichtigen Ereignisse binnen weniger Augenblicke verfolgen. Insgesamt wird die Welt zudem immer schnelllebiger. Auch im Marketing gilt: Wer im Trend ist, ist in. Genau deshalb sollten Sie zu den agilen Methoden im Marketing greifen, um Ihren Kunden die möglichst aktuellsten Kampagnen zu bieten. Erforderlich ist hierfür immer auch eine genaue Analyse. Dabei sollten Sie sowohl den Ist-Zustand als auch die Ziele (erreicht oder nicht) mehrfach überprüfen. Hilfreiche Tools wie Scrum oder Kanban Board können Ihnen bei der Planung und Verwirklichung Ihrer agilen Prozesse behilflich sein.

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Agiles Projektmanagement: Definition, Eckpfeiler, Fakten

Was ist agiles Projektmanagement eigentlich genau? Worin unterscheidet es sich vom klassischen Projektmanagement? Und worin liegen die Vorteile? Heutzutage ist diese Form des Projektmanagements in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Eingeführt wurde es damals durch die Software-Entwicklung und über die Jahre immer weiter verfeinert. Denn in jeder Branche gibt es bekanntlich immer Platz für Verbesserungen. Und das Projektmanagement muss darauf reagieren können.

Was ist agiles Projektmanagement?

Prof. Dr. Michael Bernecker"Agiles Projektmanagement beschreibt einen Prozess, bei dem Teams in kurzen Projekteinheiten arbeiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren und durch regelmäßigen Austausch und Zwischenergebnisse produktiver zu agieren."

– Prof. Dr. Michael Bernecker, GF des Deutschen Instituts für Marketing

Es gibt keine wissenschaftlich exakte Definition, was agiles Projektmanagement eigentlich ist. Es gibt jedoch ein Grundverständnis und verschiedene Frameworks (SCRUM, SCRUM@SCALE, PRINCE2, Extreme Programming,...), die agile Prinzipien im Projektmanagement eingrenzen. Grundsätzlich fokussiert sich agile Projektarbeit nicht auf die Tätigkeit im Projekt an sich, sondern auf das Ergebnis des Projektes (Produkt) und adressiert eine hohe Kundenorientierung (Stakeholder) sowie eine flexible Handlungsweise, um Veränderungen in der Projektumwelt adaptieren zu können. Durch eine iterative Vorgehensweise im Projekt wird das Projektteam stärker individuell eingebunden und die einzelnen Projektpakete werden transparenter und handelbarer.

Nähert man sich aus der Projektmanagement-Sicht dem agilen Kontext wird es vielleicht etwas einfacher. Dort unterscheidet man die institutionelle, die funktionelle und die eher allgemeine Definition:

Projektmanagement aus institutioneller Sicht ist der mit projektbezogenen Führungstätigkeiten betraute Personenkreis. Projektmanagement aus funktioneller Sicht betrachtet bezeichnet projektbezogene Führungstätigkeiten, d.h. die Planung, Organisation und Kontrolle von Projekten.

Dies führt zu einer allgemeinen Definition:

Projektmanagement ist ein eindeutig abgrenzbares Subsystem innerhalb einer Organisation (bestehend aus einer einzelnen Person oder Gruppe), das die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projektes sowie die Verantwortung gegenüber der Unternehmensleitung bzw. dem Projektauftraggeber übernimmt.

Damit versteht man agiles Projektmanagement als ein Projektmanagement, das sich nach agilen Prinzipien ausrichtet.

Agiles Projektmanagement – Ins Leben gerufen durch die Software-Entwicklung

Agiles Projektmanagement fand seinen Ursprung Berichten zufolge bereits 1957, wobei hier bestenfalls von teilweisem Projektmanagement gesprochen werden kann. 1970 wurde das Thema dann zum ersten Mal wirklich relevant und vor allem in der Branche der Software-Entwicklung eingesetzt. Anschließend wurden die Prozesse branchenübergreifend verfeinert, ehe im Jahr 2001 das sogenannte „agile manifesto“ veröffentlicht wurde. Dieses stammte von mehreren Entwicklern und soll als „formelle Proklamation“ von zwölf Grundprinzipien zur Software-Entwicklung dienen. Mittlerweile wird das agile Projektmanagement allerdings längst nicht mehr nur in Entwicklerkreisen umgesetzt, sondern findet sich auch in anderen Branchen wieder.

Agiles Projektmanagement: Die 12 Grundprinzipien aus dem „agile manifesto“

Auch wenn das „agile manifesto“ mittlerweile schon gute 17 Jahre alt ist, gilt es auch heutzutage noch immer als Grundlage für agiles Projektmanagement. Vor allem deshalb, weil hier die bis heute gültigen zwölf Grundprinzipien der agilen Arbeitsweise aufgelistet sind. Diese lauten wie folgt:

12 Prinzipien Agiles Manifest
  1. Die Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität und soll durch schnelle und fortwährende Auslieferungen erreicht werden.
  2. Die sich verändernden Rahmenbedingungen während eines Projekts müssen jederzeit beachtet werden, um dem Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
  3. Der Service oder das Produkt wird mit höherer Frequenz ausgeliefert.
  4. Ein fertiges und intaktes Produkt ist das Messinstrument für den Erfolg.
  5. Durch die agilen Prozesse wird eine nachhaltige Entwicklung gewährleistet.
  6. Entwickler und Stakeholder müssen auf täglicher Basis eng kooperieren.
  7. Für einen schnellen Erfolg sollten Meetings von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.
  8. Die Teams werden mit allen notwendigen Tools unterstützt und bleiben jederzeit motiviert, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
  9. Die Agilität soll durch einen Fokus auf technische Exzellenz und angemessenes Design gesteigert werden.
  10. Simplizität ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses.
  11. Mit großer Wahrscheinlichkeit erzielen die Teams die besten Erfolge, die sich selbst organisieren und ihre eigenen Strukturen erarbeiten.
  12. Die Arbeit wird durch die Teams in regelmäßigen Abständen überprüft und verbessert.

Agiles Projektmanagement und agiles Marketing im Seminar

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Agiles Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?

Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement unterscheiden sich deutlich. So sind im klassischen Projektmanagement die Zeit und der Aufwand variabel, der Umfang der Aufgabe allerdings fest. Beim agilen Projektmanagement sind die Zeit und der Aufwand wiederum fest, während der Umfang als variabel bezeichnet werden kann. Gerade aus Sicht der Kunden ist zudem interessant, dass die Arbeiten und Arbeitsprozesse stetig verbessert werden können. Bei einem klassischen Projektmanagement ist dies nicht möglich, da durch die steifen und vorgegebenen Arbeitsprozesse keine großen Anpassungen erledigt werden können. Hierfür wird im agilen Projektmanagement normalerweise mit sogenannten „Backlogs“ gearbeitet. In diesen werden die einzelnen Aufgaben (User Stories) und Fortschritte festgehalten, auf deren Grundlage dann die einzelnen Aufgaben für die „Sprints“ definiert werden. Bei einem klassischen Projektmanagement ist es hingegen so, dass die Anforderungen am Anfang definiert und die Ergebnisse erst ganz am Ende ausgearbeitet werden.

Agiles Projektmanagement – Die Vorteile

Warum agiles Projektmanagement in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, lässt sich anhand von ein paar Vorteilen sehr gut verdeutlichen. Die Arbeit innerhalb gewisser Arbeitsprozesse wird zum Beispiel deutlich flexibler gestaltet, da zwischendurch Platz für das „Feintuning“ gelassen werden kann. Gleichzeitig führt die agile Planung mit eigenem Überblick bei den zuständigen Personen für gewöhnlich dazu, dass die Projekte deutlich schneller erledigt werden. Und dank der durchgängigen Qualitätskontrolle können die Prozesse auch gleich mit entsprechender Qualität beendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass agiles Projektmanagement auf nahezu alle Branchen übertragbar ist. Wer zumindest einen Nachteil suchen möchte, der wird hier in der Abhängigkeit von den einzelnen Arbeitskräften fündig. Immerhin müssen die leitenden Arbeitskräfte wie zum Beispiel die Stakeholder jederzeit bestens in das Projekt involviert sein und gleichzeitig über genügend Kompetenz verfügen, um den Arbeitsprozess effektiv voranzutreiben.

Eine aktuelle Studie zum Einsatz des agilen Projektmanagements hat gezeigt, dass Unternehmen folgende Punkte im agilen Projektmanagement wirklich schätzen:

  • Qualitativ bessere Projektergebnisse
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Dienstleistern
  • Schnellere Umsetzung von Projekten
  • Schnelleres Erkennen und Reagieren auf auftretende Probleme
  • Höhere Flexibilität im Projekt
  • Bessere Mitarbeitermotivation durch mehr Verantwortung und selbständiges Arbeiten

Es ist daher sinnvoll, sich mit dieser Methode auseinanderzusetzen und speziell im Marketing zu prüfen, inwieweit agiles Projektmanagement einen Mehrwert liefern kann.

Agile Methoden im agilen Projektmanagement

Aus dem agilen Manifest leiten sich verschiedene Prinzipien für ein agiles Projektmanagement ab. Doch wie sollen diese Prinzipien im Projektalltag gelebt werden? Wie kann man diese Prinzipien so einsetzen, damit das agile Projekt erfolgreich wird?

Hier setzen dann die Methoden an, die sich im Projektmanagement in den letzten Jahren etabliert haben. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre haben wir bei der Implementierung von agilem Projektmanagement die folgenden „wichtigsten“ Agile Methoden identifiziert:

  • Daily-Standup Meeting
  • Kanban Tafeln
  • Sprints
  • User Stories und User Story Mapping

Kanban Board

Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend. Weitere Methoden sollten jedoch mit Bedacht eingeführt werden. Jede dieser Methoden muss im Projektablauf getestet und auf die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden und dann auch in der täglichen Anwendung eine Routine darstellen.

Agiles Manifest Methoden und Werte

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Agile Prinzipien im Projektmanagement nach dem AGIL-Schema

Um agiles Projektmanagement wirklich erfolgreich zu implementieren macht es Sinn sich mit den agilen Prinzipien auseinanderzusetzen. Agile Projektmanagement ist mehr als nur ein paar Tools oder einfache Checklisten. Die Grundprinzipien lassen sich mit dem Agil-Schema sehr gut darstellen:

Agiles Projektmanagement

Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung sind die vier Zieldimensionen die den Erfolg eines Projektes positiv beeinflussen sollen.
Nach Talcott Parsons, einem US-amerikanischen Soziologen sollte eine Organisation diese vier Dimensionen erfüllen.

  • Adaptation (Anpassung): Beschreibt die Fähigkeit eines Projektmanagements, auf die sich verändernden äußeren Bedingungen zu reagieren und sich anzupassen.
  • Goal Attainment (Zielverfolgung): Definiert die Fähigkeit eines Projektteams, Ziele zu definieren und diese im Projekt auch zu verfolgen.
  • Integration (Eingliederung): Ist die Fähigkeit einer Projektorganisation, Kohäsion (Zusammenhalt) und Inklusion (Einschluss) im Projektteam und mit den Stakeholdern herzustellen und abzusichern.
  • Latency bzw. Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung): Ist die Fähigkeit eines Projektteams, grundlegende Strukturen und Wertmuster aufrechtzuerhalten.
    Jedes agile Projektteam sollte in diesem Kontext sich die Frage stellen, wie sie die vier Dimensionen konkret angehen, was diese Dimensionen für Sie bedeuten und wie sie ihr tägliches Handeln daran ausrichten möchten.

Agiles Projektmanagement als Segen für die Arbeitsprozesse

Mit der Entwicklung des agilen Projektmanagements hat die Arbeit in zahlreichen Branchen deutlich an Qualität gewonnen. Die Unternehmen können in kurzen Arbeitsprozessen schnell und flexibel arbeiten und jederzeit die höchste Qualität versprechen. Kunden sind bekanntermaßen von diesen Arbeitsprozessen begeistert, da aufgrund der Flexibilität auch kurzfristig Änderungen oder Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden können. Läuft agiles Projektmanagement wirklich rund, sind diese Verbesserungen durch den Kunden aber gar nicht notwendig. Immerhin sollte durch die Qualitätskontrollen ohnehin jederzeit sichergestellt werden, dass die Projekte zur größten Zufriedenheit umgesetzt werden. Zusammenfassend kann agiles Projektmanagement als echter Segen bezeichnet werden, der die Arbeit in vielerlei Hinsicht effektiver gestaltet.

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