Berufsbild im Überblick: Event Manager

Zu den allgemeinen Tätigkeiten eines Event Managers zählt das Projektmanagement:  das Konzipieren, Organisieren und Durchführen von Veranstaltungen. Seine Aufgabe umfasst die Koordination aller relevanten Arbeitsabläufe, von der Idee bis zur Umsetzung. Im Event Management wird Kunden- und Serviceorientierung großgeschrieben. Ziel des Event Managers ist es, Veranstaltungen des Auftraggebers so zu organisieren und zu gestalten, dass ein Mehrwert geschaffen wird. Dies kann dadurch geschehen, dass die Aufmerksamkeit, Bekanntheit und Reichweite des Auftraggebers gesteigert wird, und (Neu-)Kunden begeistert und langfristig an das Unternehmen gebunden werden. Gemeinsame Erlebnisse verbinden und stärken die Kundenbindung an das Unternehmen. Event Manager arbeiten meist in Büro- bzw. Meetingräumen sowie während der Veranstaltung vor Ort in gebuchten Locations, in Messehallen, auf großen Sportevents, auf Konzerten oder bei Stadt- und Straßenfesten. Um den Beruf als Event Manager erfolgreich auszuüben, ist neben organisatorischem Talent Interesse an verwaltenden und kaufmännischen Tätigkeiten hilfreich. Diese umfassen sorgfältiges und gewissenhaftes Erstellen von Kosten-, Gewinn- und Endkalkulationen sowie Durchführung von Erfolgskontrollen zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit. Nach der Durchführung einer Veranstaltung werden Abschlussberichte zum Ablauf des Projektes verfasst. Neben Tätigkeiten in diesen Bereichen, können ggf. auch Aufgaben im Bereich Marketing eines Unternehmens übernommen werden. Dabei entwickeln Event Manager beispielsweise Marketingkampagnen mit Fokus auf bevorstehenden Events, entwerfen Werbegeschenke oder sind für die Betreuung der Öffentlichkeitsarbeit des Unternehmens verantwortlich. Auch Aufgaben des Bereiches Sponsoring können von Event Managern übernommen werden. Der Beruf des Event Managers umfasst daher vielseitige Aufgaben.

Arbeitsbereiche: Event Manager

• Arbeit im Veranstaltungsmanagement eines Unternehmens
• Veranstaltungs- und Kongressagenturen
• Arbeit bei Veranstaltern von Messen, Ausstellungen oder Konzerten
• Öffentliche Verwaltung, wie z.B. im Stadtmarketing

Hauptaufgaben als Event Manager

Jedes Event benötigt jemanden, der ein Konzept entwirft, es plant und organisiert und anschließend in die Tat umsetzt und vermarktet. Event Manager planen und organisieren Events jeglicher Art – von der Kundenveranstaltung, zu Sportevents, über Messeauftritte bis zu großen Popkonzerten. Im Auftrag von Kunden konzipieren und organisieren sie selbst Events und begleiten das Projekt vom Beginn bis zum Ende. Sie sind für die verschiedenen Bereiche in der Planung und Umsetzung inhaltlich und zeitlich verantwortlich und müssen den Ablauf der Veranstaltung mit jedem Detail immer im Auge behalten. Ist der Ablauf der Veranstaltung festgelegt, werden jegliche Vorbereitungen für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung getroffen. Locations werden ausgesucht und gebucht, Künstler und Technikpersonal sowie weitere Dienstleister wie Logistik- oder Cateringunternehmen für die bevorstehende Veranstaltung beauftragt. Außerdem sind für Event Manager die veranstaltungsrechtlichen Vorschriften, die z.B. erforderliche Genehmigungen, Lärmschutz oder Sicherheit betreffen, genau zu beachten. Wichtig bei der Planung und Organisation des Events ist, dass die Ideen und Vorstellungen des Auftraggebers und auch das Budget immer im Blick gehalten werden. Meist sind Event Manager auch während der Veranstaltung vor Ort, sind für die Koordination von Arbeitsabläufen zuständig und Ansprechpartner bei möglichen Problemen. Auf ungeplante und unvorhergesehene Probleme müssen sie flexibel reagieren und kurzfristige Handlungsalternativen festlegen können. Nach der Veranstaltung erstellen sie einen Abschlussbericht über die Veranstaltung, über deren Erfolge, mögliche aufgetretene Probleme und stellen Verbesserungsmöglichkeiten, die für folgenden Veranstaltungen hilfreich sein könnten, zusammen. Da mit jedem Projekt ein wechselnder Auftraggeber, Veranstaltungsideen und -abläufe einhergehen, übt ein Event Manager einen sehr abwechslungsreichen Beruf aus.

Aufgaben im Überblick:

• Entwicklung eines Veranstaltungskonzeptes
• Erstellung von Ablauf-, Material- und Personaleinsatzplänen
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Cateringunternehmen, Technikern etc.
• Betreuung der Veranstaltung am Veranstaltungsort
• Zusammenarbeit mit den Abteilungen Öffentlichkeitsarbeit und Marketing eines Unternehmens

Qualifikationen: Wie wird man Event Manager?

Wer den Beruf des Event Managers anstrebt, dem stehen zwei Möglichkeiten offen. Hochschulen bieten teilweise den Studiengang Event Management an. Auch mit verwandten Studiengängen, wie einem Studium im wirtschaftswissenschaftlichen Bereich, z.B. Betriebswirtschaftslehre, oder im kommunikativen Bereich mit Schwerpunkt Marketing oder Event Management, ist ein Einstieg in den Beruf des Event Managers möglich. Obwohl ein Event Management – Studium nicht zwingend erforderlich ist, sollte man zumindest eine abgeschlossene Ausbildung in diesem Bereich vorweisen können. Je nach Ausbildungsstätte und -träger können sich die Zulassungskriterien, die Dauer der Ausbildung und die Bezeichnung des Abschlusses unterscheiden. Meist wird zur Zulassung die allgemeine Hochschulreife, die Fachhochschulreife oder ein mittlerer Bildungsabschluss vorausgesetzt. Da von einem Event Manager ein hohes Maß an (Selbst-) Organisation und Verantwortungsbewusstsein erwartet wird, sollte daher entweder ein abgeschlossenes Studium oder Berufserfahrung z.B. in Form von Praktika vorgewiesen werden können. Durch Teilnahme an Weiterbildungen können Interessierte sich weitere spezielle Fachkenntnisse aneignen. Ein Event Manager sollte kommunikationsstark sein und ein ausgeprägtes Organisationstalent besitzen. Darüber hinaus sind sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Sprache und Schrift von Vorteil. Zu den von einem Event Manager erwarteten Soft Skills zählen außerdem: Kreativität, Flexibilität, Kontaktfähigkeit und Genauigkeit.

Anforderungen im Überblick:

• Abgeschlossenes Studium und/oder Berufsausbildung
• Berufs- bzw. Praxiserfahrung z.B. durch vorherige Praktika
• Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick
• Kreativität
• Organisatorische Fähigkeiten und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten
• Flexibilität und Entscheidungsfähigkeit
• Service- und Kundenorientierung
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kaufmännische und wirtschaftliche Denkweise

Arbeitsalltag als Event Manager

• Organisation, Planung und Koordination der Veranstaltungsabläufe
• Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern und externen Auftragnehmern
• Zeitdruck und Flexibilität

Gehalt: Event Manager

Das Einstiegsgehalt und Einkommen eines Event Managers in Deutschland variiert je nach absolvierter Ausbildung, Berufserfahrung, Betrieb und Verantwortlichkeit. Daneben richtet sich das Gehalt in tarifgebundenen Betrieben nach den tarifvertraglichen Vereinbarungen. Während der Berufseinsteiger mit 20.000 Euro jährlich rechnen kann, erhält ein Praxiserfahrener bis zu 60.000 Euro jährlich. Durchschnittlich verdienen Event Manager aber zwischen 35.000 – 45.000 Euro im Jahr. Es kommt beim Gehalt daher auf die Aufgaben, Berufserfahrung und Leistungen eines Event Managers an.

Weiterbildungsmöglichkeiten DIM:

• Marketing und Management: Projektmanagement Seminar
• Kommunikation und Präsentation: Verhandlungstraining
• Grundlagen: Marketingplanung und -konzeption